Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig. Richtlinie über die Durchführung von Exkursionen und die Gewährung von Exkursionszuschüssen

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Christin Roth
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1 Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig Richtlinie über die Durchführung von Exkursionen und die Gewährung von Exkursionszuschüssen Inhalt 1. Grundsätzliche Regelungen 1.1 Begriffsbestimmung 1.2 Teilnehmer 1.3 Leitung von Exkursionen 1.4 Dienstreisen zur Begleitung von Exkursionen 2. Vorbereitung und Genehmigung von Exkursionen 2.1 Dauer 2.2 Antrag und Kostenvoranschlag 2.3 Auswahl der Verkehrsmittel 2.4 Auslandsexkursionen 2.5 Genehmigung von Exkursionen 3. Grundsätze zur Finanzierung 3.1 Fachbereichszuschuss 3.2 Eigenleistungen 3.3 Ersatz der Kosten bei genehmigter Nutzung von Privat-Kfz 4. Versicherungsrechtliche Fragen 4.1 Gesetzlicher Versicherungsschutz 5. Abrechnung und Rechnungslegung 5.1 Form und Frist 5.2 Drittmittel 6. Sonstiges 6.1 Besondere Vorkommnisse 6.2 Inkrafttreten Anlagen: 1. Antrag auf Genehmigung einer Exkursion 2. Antrag auf Benutzung eines Privat-Kfz 3. Abrechnungsformular der Exkursion 1

2 1 Grundsätzliche Regelungen 1.1 Begriffsbestimmung Exkursionen sind Reisen, die der Ausbildung oder der Ergänzung der Ausbildung an der Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig (HGB) dienen. Sie beginnen und enden am Ausbildungs- bzw. Dienstort Leipzig. Haushaltsmittel dürfen dafür nur in Anspruch genommen werden, soweit die Exkursion als verpflichtender Bestandteil der Ausbildung in der Studien- und Prüfungsordnung vorgesehen ist. Bei Exkursionen innerhalb Leipzigs werden keine Fahrtkosten erstattet. 1.2 Teilnehmer An Exkursionen dürfen unter Inanspruchnahme von Zuschüssen grundsätzlich nur immatrikulierte Studenten und Gasthörer der Hochschule für Grafik und Buchkunst Leipzig teilnehmen. Weitere Personen, die nicht Mitglieder der Hochschule sind, dürfen an Exkursionen nicht teilnehmen. Ausnahmen sind nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes und mit vorheriger Genehmigung des Rektors zulässig (z. B. Betreuung von körperbehinderten Studenten). 1.3 Leitung von Exkursionen Die Leitung von Exkursionen obliegt in der Regel den Professoren. Wissenschaftliche und künstlerische Mitarbeiter sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben können Exkursionen leiten, soweit sie die auf die Exkursion bezogene Lehrveranstaltung durchführen. Die Leitung von Exkursionen durch Gastprofessoren und -dozenten sowie Lehrbeauftragte ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig soweit sich der Lehrauftrag auf die Durchführung der Exkursion erstreckt. Studenten, auch wenn diese in einem Beschäftigungsverhältnis zur Hochschule stehen, darf die Leitung von Exkursionen nicht übertragen werden. 1.4 Dienstreisen zur Begleitung von Exkursionen Die Exkursion ist für deren Leiter eine Dienstreise. Grundsätzlich kann bei jeder Exkursion nur für einen Leiter eine Dienstreise genehmigt werden. Wenn an einer Exkursion mehr als 20 Studenten teilnehmen oder die teilnehmenden Studenten besonders intensiv betreut werden müssen, können für weitere Begleitpersonen Dienstreisen genehmigt werden. 2 Vorbereitung und Genehmigung von Exkursionen 2.1 Dauer Eine Exkursion darf nur so lange dauern, bis der mit dieser Reise verbundene Ausbildungszweck erreicht ist. 2

3 2.2 Antrag und Kostenvoranschlag Der Exkursionsleiter oder ein von ihm Beauftragter bereiten rechtzeitig den Exkursionsantrag gemäß Anlage 1 vor und reichen ihn, zusammen mit dem Dienstreiseantrag für den Leiter und dem Kostenvoranschlag, mindestens drei Wochen vor Beginn der Exkursion im Fachbereichsbüro zur weiteren Bearbeitung und Prüfung ein. 2.3 Auswahl des Verkehrsmittels Bei der Entscheidung über das zu nutzende Verkehrsmittel ist grundsätzlich das preiswerteste, öffentliche Verkehrsmittel auszuwählen. Dabei ist das Großkundenabonnement der Hochschule zu nutzen. Kosten für selbst beschaffte Tickets werden nicht erstattet. Hochschuleigene Dienst-Kfz können nach vorheriger Genehmigung durch das Sachgebiet Organisation/Innerer Dienst genutzt werden. Bei der Nutzung eines Personentransportunternehmens sind vom Exkursionsleiter oder seinem Beauftragten mindestens zwei Vergleichsangebote einzuholen. Mietwagen dürfen nur benutzt werden, wenn sie sich als das kostengünstigste Verkehrsmittel herausstellen. Die Beauftragung erfolgt gemäß der Beschaffungsordnung durch das Sachgebiet Haushalt/Beschaffung. Privat-Kfz dürfen nur ausnahmsweise eingesetzt werden. Hierfür ist das vorherige Einverständnis mittels Anlage 2 dieser Ordnung beim Sachgebiet Haushalt/Beschaffung einzuholen. Ein Versicherungsschutz durch die Hochschule bzw. den Freistaat Sachsen besteht dabei nicht. Eine Haftung der Hochschule bzw. des Freistaates ist ausgeschlossen. 2.4 Auslandsexkursionen Werden Auslandsexkursionen geplant, soll sich der Exkursionsleiter rechtzeitig um Zuschüsse Dritter (DAAD, Goetheinstitut, u. a.) zu bemühen. Das Ergebnis ist im Antrag aktenkundig zu machen. Auf die Verwaltungsvorschrift zur Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Drittmitteln wird ausdrücklich hingewiesen. 2.5 Genehmigung der Exkursion Die Genehmigung der Exkursion obliegt dem Dekan. Die Zuständigkeit des Rektors/des Kanzlers für die Anordnung von Dienstreisen bleibt davon unberührt. 3 Grundsätze zur Finanzierung 3.1 Fachbereichszuschuss Sofern nicht Mittel Dritter zur Verfügung stehen, kann für die Exkursion aus den Mitteln des Fachbereiches ein Zuschuss von maximal 60% der Gesamtkosten gewährt werden. Die Entscheidung hierüber trifft der Dekan im Rahmen der 3

4 verfügbaren Mittel des Fachbereiches. Der Restbetrag ist als Eigenleistung durch die Teilnehmer zu erbringen. Für die Berechnung des Zuschusses dürfen nur folgende Kosten herangezogen werden: a) Fahrtkosten vom Ausbildungsort zum Exkursionsort und zurück soweit entstanden, bis zur Höhe der Kosten für die Benutzung des preiswertesten öffentlichen Verkehrsmittels (i.d.r. Bahn, 2. Klasse), einschließlich der erforderlichen Fahrten vor Ort, ausgenommen Taxibenutzung, b) Übernachtungskosten, einschließlich Frühstück, soweit diese entstanden sind, bis zu einem Höchstbetrag von 10,00 pro Person und Übernachtung, c) Nebenkosten, die erforderlich und nachgewiesen sind, z.b. Eintritts- u. Führungsgelder, Visakosten. Grundlage für die Ermittlung der Höhe des Fachbereichszuschusses bilden die Kosten der Exkursion und die finanzielle Lage des Fachbereiches. Ausgaben für Trinkgelder, Gastgeschenke, Abschiedsfeiern, usw. sind nicht anrechnungsfähig. 3.2 Eigenleistung Die von den Exkursionsteilnehmern zu entrichtende Eigenleistung, ist vor Beginn der Exkursion beim Exkursionsleiter oder seinem Beauftragten einzuzahlen. Die Berechtigung auf Teilnahme an der Exkursion entsteht erst mit Einzahlung der Eigenleistung. Eine Rückzahlung der Eigenleistung bei Nichtteilnahme ist bei Gründen, die der Teilnehmer selbst zu vertreten hat, ausgeschlossen. 3.3 Ersatz der Kosten bei genehmigter Nutzung von Privat-Kfz Werden nach Genehmigung private Kraftfahrzeuge eingesetzt, so erhalten die Fahrer 0,12 pro gefahrenem Kilometer erstattet. 4 Versicherungsrechtliche Fragen 4.1 Gesetzlicher Versicherungsschutz Studenten und Exkursionsreiseleiter im Angestelltenverhältnis genießen bei ihrer Teilnahme an Exkursionen den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz nach dem Sozialgesetzbuch VII. Beamte erhalten im Falle eines Unfalles im Zusammenhang mit Exkursionen, Leistungen nach Maßgabe des Beamtenversorgungsgesetzes. 4

5 5 Abrechnung und Rechnungslegung 5.1 Form und Frist Spätestens drei Wochen nach Beendigung der Exkursion sind vom Exkursionsleiter ein Exkursionsbericht sowie die Abrechnung nach Anlage 3, mit Originalbelegen, dem Fachbereichsbüro zuzuleiten. Dieses reicht sie nach Prüfung auf Vollständigkeit an das Sachgebiet Haushalt/Beschaffung weiter. 5.2 Drittmittel Soweit bei Exkursionen Drittmittel in Anspruch genommen worden sind, ist der Verwendungsnachweis nach den Vorgaben des Drittmittelgebers zu erstellen. 6 Sonstiges 6.1 Besondere Vorkommnisse Besondere Vorkommnisse während einer Exkursion (Unfälle oder schwere Erkrankungen, etc.) sind unverzüglich der Hochschulverwaltung nach jeweiliger Zuständigkeit zu melden. 6.2 Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt am Tag nach Ihrer Verkündung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Exkursionsrichtlinie vom außer Kraft. Leipzig, den gez. Prof. Joachim Brohm Rektor 5

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