file:///c:/dokumente und Einstellungen/Computer/Desktop/Homepage/... Anlagen: 4 Muster für Anträge und Abrechnungen

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1 1 von :58 Universität Augsburg Der Kanzler Universität Augsburg Ã Augsburg An alle Angehörigen des wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Personals der Universität Augsburg im Hause Ihre Zeichen Ihre Nachricht vom Unsere Zeichen (bei Antwort bitte angeben) Telefon (08 21) oder Durchwahl Augsburg, den O Â Betreff: Reisen 0 Â 24 Anlagen: 4 Muster für Anträge und Abrechnungen Sehr geehrte Damen und Herren, zu Ihrer Information sind im folgenden unter Zugrundelegung der gegenwärtig geltenden Rechtsvorschriften die Grundsätze zusammengefasst, die bei der Durchführung von Reisen von Bedeutung sind. Zur Vermeidung von Nachteilen wird dringend gebeten, diese Grundsätze zu beachten. I. Dienstreisen Dienstreisen im Sinne des Bayer. Reisekostengesetzes (BayRKG) sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die nur durchgeführt werden dürfen, wenn der dienstliche Zweck nicht auf andere Weise billiger und einfacher erreicht werden kann (Art. 3 Abs. 1 BayRKG). Reisen, die nicht schriftlich angeordnet (z. B. durch das Ministerium) werden, sind nach den Bestimmungen des BayRKG nur dann Dienstreisen, wenn sie vor Antritt der Reise durch den Kanzler schriftlich als Dienstreise genehmigt werden (Antragsformular siehe Formblatt 1). 2. Die Reisen bei Durchführung von Exkursionen sind für den Leiter der Exkursion und die aus dienstlicher Veranlassung teilnehmenden wissenschaftlichen Mitarbeiter grundsätzlich Dienstreisen. Diese Reisen bedürfen ebenfalls der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Kanzler.

2 2 von :58 3. Reisen können grundsätzlich nicht nachträglich als Dienstreisen genehmigt werden. Zur Vermeidung von Nachteilen für die Angehörigen der Universität wird deshalb eindringlich gebeten, die Anträge auf Genehmigung von Dienstreisen rechtzeitig, d.h. in der Regel mindestens eine Woche vor dem beabsichtigten Antritt der Reise, der Universitätsverwaltung zu übersenden. Die dienstliche Notwendigkeit der Reise ist im Antrag jeweils genau zu begründen und vom Vorgesetzten (z.b. Lehrstuhlinhaber) zu bestätigen. Die Dienstreisen dürfen erst nach der schriftlichen Genehmigung durch den Kanzler angetreten werden. Ausnahmsweise kann eine Dienstreise ohne vorherige Genehmigung angetreten werden, wenn beispielsweise ein kurzfristig angesetzter Termin wahrzunehmen ist. 4. Die Dienstreisegenehmigung ist der Reisekostenabrechnung als Anlage beizufügen (Abrechnungsformular siehe Formblatt 2 bzw. Formblatt 3 für Auslandsreisen). 5. Der Universität Augsburg stehen für Reisekosten nur sehr geringe Haushaltsmittel zur Verfügung. Es wird deshalb um Verständnis gebeten, dass nur die dienstlich unabweisbar notwendigen Reisen als Dienstreisen genehmigt werden können. 6. Reisen zur Teilnahme an Kongressen und Tagungen sowie Reisen zu Forschungsund Studienzwecken können grundsätzlich nicht als Dienstreisen anerkannt und genehmigt werden, da die Tatbestände des Art. 2 Abs. 1 BayRKG in der Regel nicht erfüllt sind. Tatbestandserfordernis des Art. 2 Abs. 1 ist, dass die Teilnahme an derartigen Veranstaltungen ausschließlich im dienstlichen Interesse liegt. Ausschließlich im dienstlichen Interesse liegt eine Dienstreise dann, wenn mit der Anordnung bzw. Genehmigung ein Weisungsrecht der Universität verbunden ist, d. h. wenn der Betreffende im Auftrag der Universität tätig wird. Diese Regelung ist aber grundsätzlich auf Reisen zur Teilnahme an Kongressen und Tagungen nicht anwendbar. Einem Hochschullehrer ist es vielmehr grundsätzlich freigestellt, ob er an einer solchen Veranstaltung teilnimmt; jedenfalls besteht keine Dienstpflicht zur Teilnahme. Auch das Ministerium hat festgelegt, dass Reisen zur Teilnahme an Tagungen nur in Ausnahmefällen Dienstreisen sind. Ein solcher Ausnahmetatbestand kann beispielsweise erfüllt sein, wenn ein Amtsträger mit der Teilnahme betraut wird. Weiter gehört nach einer Entscheidung des Ministeriums auch die Teilnahme an Fachtagungen, die u. a. der Information über die fachliche und didaktische Entwicklung, der Erarbeitung von Studienplänen und der Behandlung von Studienreformfragen dienen, nicht zu den Dienstaufgaben der wissenschaftlichen Beamten und Angestellten. Eine Anerkennung von Reisen zum Besuch der genannten Veranstaltungen als Dienstreisen im Sinne des BayRKG kann daher nicht erfolgen, und zwar auch dann nicht, wenn auf die Erstattung von Reisekosten verzichtet wird. 7. Vor Durchführung von Reisen zur Teilnahme an Tagungen und Kongressen sowie zu Forschungs- und Studienzwecken ist zu prüfen, ob für die Reise ein Sonderurlaub gem. Â 18 der Urlaubsverordnung in Betracht kommt. Im Falle einer Beurlaubung ist ggf. die Gewährung von Unfallfürsorge im Rahmen des Â 31 Abs. 5 BeamtVG möglich. II. Forschungsreisen

3 3 von :58 Für Forschungsreisen im Zusammenhang mit von dem zuständigen akademischen Gremium (Ständige Kommission für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs, Fachbereichsräte) genehmigten Forschungsprojekten gilt folgendes: Der Bewilligungsbescheid über Forschungsmittel Typ A oder B beinhaltet nicht schon die Genehmigung der einzelnen Reise. Reisen für Forschungszwecke im Rahmen der hierfür genehmigten Mittel bedürfen vielmehr der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Kanzler (Formblatt 1). Die Abrechnungen von Reisebeihilfen, die aus Mitteln der Forschungsförderung nach Typ B finanziert werden, erfolgt durch die zentrale Universitätsverwaltung. Die Forschungsreisen nach Typ A werden von den Fachbereichsverwaltungen abgewickelt (Abrechnungsformular siehe Formblätter 2 und 3). 2. Reisen, die zur Durchführung von Forschungsvorhaben unmittelbar erforderlich sind, können nach einer Entscheidung des Senats bis auf weiteres auch aus den Etats der Lehrstühle finanziert werden. Die Reisen bedürfen einer ausführlichen Begründung ihrer Notwendigkeit und ihres un-mittelbaren Zusammenhangs mit einem Forschungsvorhaben. Die Reisen werden vom Dekan genehmigt (Antragsformular siehe Formblatt 4). Der Dekan kann diese Befugnis hauptberuflich tätigen Mitgliedern der Fakultät übertragen. Er kann auch von einer gewissen Betragsgrenze an dabei sein Einverständnis vom Votum einer kleinen Forschungskommission der Fakultät abhängig machen. Der Dekan muß sicherstellen, dass bei der Finanzierung von Forschungsreisen der Mittelbau anteilig berücksichtigt wird. Die Abrechnung erfolgt über die Fachbereichsverwaltungen (Abrechnungsformular siehe Formblätter 2 und 3). Für den Bereich des Faches Physik der Mathematisch-Naturwissen-schaftlichen Fakultät werden die Abrechnungen von der zentralen Universitätsverwaltung vorgenommen. 3. Zu allen Forschungsreisen wird gegenwärtig entsprechend ministeriellen Richtlinien eine Reisebeihilfe gewährt. Dabei wurde auf der Basis eines Beschlusses des Senats vom vom Rektorat am eine Neuregelung für die Abrechnung beschlossen. Bei allen Forschungsreisen, die ab Januar 2001 durchgeführt werden, können die Fahrtkosten 2. Klasse Deutsche Bundesbahn sowie die Tagungsgebühren voll erstattet werden. Weiter können die Übernachtungsgelder im In- und Ausland wie bei Dienstreisen erstattet werden. Sofern triftige Gründe die Benutzung des Flugzeuges erforderlich machen, ist eine Erstattung der Flugkosten (Touristen- oder Economyklasse) in voller Höhe möglich. Sonstige Kosten (z.b. Fahrtkosten Klasse, Tagegelder usw.) werden wie bisher zu zwei Dritteln erstattet. III. Reisen zur Pflege internationaler Beziehungen Ab sofort besteht auch die Möglichkeit, notwendige Ausgaben für Reisen, die der Pflege internationaler Beziehungen dienen, aus Mitteln der Titelgruppe 73 zu bestreiten. Die Fakultäten entscheiden, bis zu welcher Höhe Reisekosten erstattet werden können. Dabei sind die gleichen Grundsätze wie bei Forschungsreisen anzuwenden (vgl. Abschnitt II.3). Die Reisen bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Kanzler (Formblatt 1). Die Abrechnung erfolgt durch die zentrale Universitätsverwaltung (Formblatt 3).

4 4 von :58 V. Vorstellungsreisen Die Grundsätze, nach denen die Kostenerstattung bei Vorstellungsreisen abgewickelt wird, sind vom Ministerium im Einvernehmen mit dem Finanzministerium festgelegt. Danach können anläßlich der Vorstellung von Bewerbern anfallende Reisekosten von der Universität nur dann übernommen werden, wenn der Bewerber zur persönlichen Vorstellung schriftlich eingeladen wurde. Die Einladung zur persönlichen Vorstellung darf den Bewerbern grundsätzlich nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Kanzlers, im Rahmen von Berufungsverfahren vom Dekan oder vom Vorsitzenden des Berufungsausschusses mitgeteilt werden. Den Bewerbern soll zusammen mit der Bitte um persönliche Vorstellung mitgeteilt werden, dass ihnen auf Antrag die Kosten der billigsten Fahrkarte des preisgünstigsten regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels für den kürzesten Reiseweg zwischen dem Wohnort und dem Vorstellungsort erstattet werden; dies sind in der Regel die Fahrtkosten der 2. Klasse DB (für Bewerber, die im Ausland wohnen, gelten besondere Bestimmungen); 2. dass ihnen ein Verpflegungszuschuß gewährt werden kann, wenn die Vorstellungsreise länger als 11 Stunden dauert; 3. dass ihnen ein Übernachtungszuschuß gewährt werden kann, wenn wegen weiter Entfernung oder ungünstiger Verkehrsverbindungen eine Übernachtung notwendig ist. Aus Gründen der Sparsamkeit und auch im Interesse des Bewerbers wird gebeten, den Vorstellungstermin so zu vereinbaren, dass die An- und Rückreise nach Möglichkeit am gleichen Tag angetreten und beendet werden kann. Der Reisekostenabrechnung sind die schriftliche Zustimmung des Kanzlers und die Einladung beizufügen. Ferner wird gebeten, die Reisekostenabrechnung vom Einladenden gegenzuzeichnen. VI.Reisen von Gutachtern und Sachverständigen Für die Einladung von Gutachtern und Sachverständigen ist ausschließlich der Rektor zuständig. Honorare und Reisekosten können den Gutachtern und

5 5 von :58 Sachverständigen nur bewilligt werden, wenn sie vom Rektor schriftlich zugesichert worden sind. VII. Abrechnung von Reisekosten Generell mußte bei der Abrechnung der Reisekosten bisher immer wieder festgestellt werden, dass die amtlichen Vordrucke oft nur sehr lückenhaft ausgefüllt werden. Es wird deshalb gebeten, die für die Berechnung der Reisekosten erforderlichen Angaben, vor allem Datum, Uhrzeiten, bei Auslandsreisen Zeitpunkt des Grenzübertrittes, kurze Erläuterung des Dienstgeschäftes, Fahrtkosten, Mitreisende etc., in die Formblätter einzutragen. Taxi- und Flugkosten können nur gegen Vorlage von Belegen und Angabe von triftigen Gründen erstattet werden, ebenso werden Teilnahmegebühren und ähnliches nur bei Vorliegen der Belege erstattet. Es ist außerdem darauf zu achten, dass auf jedem Abrechnungsantrag die jeweils gültige Bankverbindung angegeben ist. Mit freundlichen Grüßen gez. Dr. Köhler (Dr. Köhler)