Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Name: Ausbildungsbetrieb: Berufsschule:

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1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Name: Ausbildungsbetrieb: Berufsschule:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Seite I Vorwort 1 II Beispiel 2 Wochenbericht III Vorlage 5 Wochenbericht IV Ankreuzkatalog für Grundlagen der Ausbildung in meinem Betrieb ab S. 6 das erste Lehrjahr Mein Büro Das Programm Word Das Programm Excel Auftragsbearbeitung Beschaffung V Ankreuzkatalog für das zweite Lehrjahr VI Ankreuzkatalog für das dritte Lehrjahr Kundengewinnung und -Bindung Finanzbuchhaltung Gesprächsführung Personalwirtschaft Zahlungsfähigkeit des Betriebes Kosten und Leistungsrechnung Organisation von Arbeitsprozessen Organisation von Geschäftsterminen Projektplanung

3 I Vorwort 2 Liebe angehende Büromanagerin, lieber angehende Büromanager mit Beginn ihrer Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement beginnt für Sie ein neues Kapitel, mit neuen Erfahrungen und neuen Herausforderungen. Gerade zu Beginn der Ausbildung weiß man noch nicht so ganz, was alles auf einen zukommt. Dieser Ausbildungsnachweis, der erstmalig im Bürobereich Stichworte für die theoretische Ausbildung vorgibt, die nur noch angekreuzt werden müssen, soll beim Berufsstart behilflich sein und eine inhaltliche Orientierungshilfe sein. Dabei richtet sich dieser Ausbildungsnachweis mit den vorgegebenen Stichworten am Bildungsplan für den neuen Büroberuf, also an den Themen, die in der Berufsschule vermittelt werden sollen. Mit dem hier vorgegebenen Ausbildungsnachweis sollte die Pflicht zur Führung eines Berichtshefts leichter sein. Während oder am Ende einer jeden Ausbildungswoche ist ein Wochenbericht zu schreiben. Die Vorlage dazu befindet sich auf der Seite 5. Diese Vorlage sollte demnach wöchentlich kopiert und für die jeweilige Woche genutzt werden. Ähnliche Vorlagen findet man auch auf den Seiten der für Sie zuständigen IHK bzw. HWK. Neu ist, dass man die Inhalte der Berufsschule (oder en) nicht mehr aufschreibt, sondern nur noch ankreuzt. (vgl. Seite 6 ff.) Am Ende des ersten Ausbildungsjahres sollten daher möglichst viele Kreuze vorhanden sein. Dies bedeutet aber nicht, dass unbedingt alle Inhalte in der Berufsschule behandelt werden müssen! Generell entspricht der hier vorgeschlagene Ausbildungsnachweis den Empfehlungen des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Bildung Hier heißt es im Amtlichen Teil des Bundesanzeigers vom , dass ein Ausbildungsnachweis folgende Mindestanforderungen erfüllen sollte: Die Ausbildungsnachweise sind täglich oder wöchentlich in möglichst einfacher Form von Auszubildenden selbständig zu führen sowie abzuzeichnen ( ) Die Ausbildungsnachweise müssen mindestens stichwortartig den Inhalt der betrieblichen Ausbildung wiedergeben. Dabei sind betriebliche Tätigkeiten einerseits sowie Unterweisungen bzw. überbetriebliche Unterweisungen (z. B. im Handwerk), betrieblicher Unterricht und sonstige en andererseits zu dokumentieren. In die Ausbildungsnachweise müssen darüber hinaus die Themen des Berufsschulunterrichts aufgenommen werden. Neben der Berufsschule gibt es während einer Ausbildung z. T. zusätzliche en, um die theoretischen Inhalte zu vertiefen. Hierzu kann man in Spalte zwei des Ankreuzkatalogs ebenfalls ein Kreuz machen. Die dritte Spalte ist dafür gedacht, dass man sich Inhalte selbst beigebracht hat, weil man z. B. wegen Krankheit gefehlt hat oder erst im zweiten Lehrjahr startet, weil man die Ausbildung verkürzt. Die Kreuze sollten demnach als Eigenkontrolle zu sehen sein. Jetzt bleibt nur noch die Frage, wo denn die Berufsschulinhalte im 2. Und 3. Ausbildungsjahr sind. Keine Angst, mit dem Kauf des 2. und 3. Bandes der Primus GmbH ist dann natürlich auch der Service verbunden, die fehlenden Seiten des Ankreuzkatalogs zu erhalten und in einem Ordner/Schnellhefter zu ergänzen!

4 II Beispiel für einen Wochenbericht 3 Name: Beispiel Vorname: Elvira Ausbildungsjahr: 1 Ausbildungsnachweis Nr.1 für die Woche von bis (43.KW). Tag Ausgeführte Arbeiten, Unterricht, Unterweisungen etc. Einzel- stunden Gesamtstunden Rechnungen geschrieben 2 Ablage 2 Montag Einarbeitung neues PC-Programm 4 8 Berufsschule 8 Inhalte wurde angekreuzt Dienstag 8 Eingangskontrolle neue Warenlieferung 2 Auftragsbestätigungen schreiben 6 Mittwoch 8 Erstellung einer PP-Präsentation für den Chef 8 Donnerstag (Auswertung der Umsatzzahlen) 8 Teilnahme an einer 8 Zum Arbeitssicherheit Freitag 8 FREI Samstag

5 In der wurden u. a. folgende Themen behandelt: 4 Kaufvertragsstörung Nicht-Rechtzeitig-Lieferung - Bedeutung / Gründe Nicht-Rechtzeitig-Lieferung - Eintritt des Verzugs Nicht-Rechtzeitig-Lieferung - Rechte des Käufers X X X Eigenstudium Das< Ausbildungsvertrag wurde letzte Woche wegen Krankheit verpasst. Demzufolge sieht der Ankreuzkatalog (wenn man nachgearbeitet hat) an dieser Stelle so aus! Der Ausbildungsvertrag Inhalte des Ausbildungsvertrages Mindestangaben im Ausbildungsvertrag Eintragung des Ausbildungsverhältnisses bei der IHK/HWK Eigenstudium X X X

6 III Vorlage Wochenbericht Name: Vorname: Ausbildungsjahr: 5 Ausbildungsnachweis Nr. für die Woche von bis ( KW). Tag Ausgeführte Arbeiten, Unterricht, Unterweisungen etc. Einzel- stunden Gesamtstunden Samstag Freitag Donnerstag Mittwoch Dienstag Montag Zur Kenntnis genommen: Ausbilder Eigenständig erstellt: Auszubildende(r) Datum Unterschrift Datum Unterschrift

7 IV Ankreuzkatalog 6 1. LEHRJAHR 1: Grundlagen der Ausbildung in meinem Betrieb Die duale Ausbildung Der Ausbildungsvertrag Rechte und Pflichten in der Ausbildung Das Jugendarbeitsschutzgesetz Ansprechpartner während der Ausbildung Der Tarifvertrag Ziel der Ausbildung (u. a. berufliche Handlungskompetenz) Der Ausbildungsbetrieb als dualer Partner Die Berufsschule als dualer Partner Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten Inhalte des Ausbildungsvertrages Mindestangaben im Ausbildungsvertrag Eintragung des Ausbildungsverhältnisses bei der IHK/HWK Rechtliche Grundlagen (BBiG, BetrVG.) Rechte des Auszubildenden Pflichten des Auszubildenden Geltungsbereich Regelungen für Arbeitszeit und Pausen Regelungen für die Berufsschule Die Jugend- und Auszubildendenvertretung Der Betriebsrat Die Industrie- und Handelskammer Die Handwerkskammer Die Berufsgenossenschaft Gewerkschaften Zustandekommen eines Tarifvertrages Tarifvertragsarten

8 Der Ausbildungsbetrieb* Unterscheidung Betrieb -Unternehmen Ansprechpartner im Betrieb * vergleiche hierzu auch Verantwortungsbereiche / Zuständigkeiten den ersten Quartalsbericht Berufliche Stellung von Auszubildenden und Arbeitnehmer Mein Betrieb allgemein Betriebe im primären, sekundären oder tertiären Sektor Ziele von Betrieben Vollmachten in Betrieben 2: Mein Büro Arbeitsraum, Arbeitsplatz und Arbeitszeit gestalten Gesundheit erhalten und fördern Termine planen und Zeitmanagement organisieren Die Bedeutung von Umwelt- und Gesundheitsfaktoren erkennen Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft am Arbeitsplatz analysieren Den Arbeitsplatz gestalten Die Raumarten unterscheiden Unfallverhütungsvorschriften beachten Arbeitszeit- und Pausenregelungen kennenlernen Psychische Belastungen am Arbeitsplatz bewältigen Vorbeugende Maßnahmen zur Gesunderhaltung im Beruf Terminplanung Zeitmanagement

9 Sitzungen und Besprechungen Informationsweiterleitung Informationen ordnen und aufbewahren Datenschutz / Datensicherung Anlässe für Sitzungen/Besprechungen Vorbereitung/Durchführung/Nachbereitung Protokolle erstellen (mit Word) Telefon Posteingang bearbeiten Postausgang bearbeiten Aufbewahrungsfristen Ordnungssysteme Ordnungshilfsmittel Bedeutung von Datenschutz Maßnahmen zur Datensicherung 3: Textverarbeitung mit Word (Entspricht den Veröffentlichungen auf IHK-AKA zum alten Ausbildungsberuf Bürokaufmann/frau) Befehle Format, Zeichen, Sonderzeichen Öffnen, speichern, schließen, drucken z. B. Fett, Großschreibung, Kapitälchen, Schriftgröße ( ) Zeichenabstand ändern (sperren, erweitern, schmal) Smileys oder andere Sonderzeichen einfügen

10 Format, Absatz, Rahmen, Schattierungen, Nummerierung, Aufzählung Textausrichtung (Block, zentriert ) Zeilenabstand Einzug Rahmen Schattierung Nummerierung Aufzählung Spalten einrichten und gestalten Dateiformate Seite einrichten Dokumentenvorlage Seitenränder Ausrichtung des Blattes Abstand Kopf- / und Fußzeile Text Texterfassung Löschen Kopieren Einfügen Felder / Autotext einfügen Beschriftung von Abbildungen Suchen und Ersetzen Kopf-/Fußzeile Seitenumbruch Seitenzahlen / Fußnote Einfügen Datei Silbentrennung Tabulator Tabellen erstellen und bearbeiten Sortieren Grafische Elemente Clipart, Organigramm, Autoformen oder Textfeld einfügen und bearbeiten Seitendruck Serienbrief einrichten und bearbeiten

11 4: Tabellenkalkulation mit Excel (Entspricht den Veröffentlichungen auf IHK-AKA zum alten Ausbildungsberuf Bürokaufmann/frau) Befehle Gestaltung Format Zellen Bearbeitung Öffnen, speichern, schließen, drucken Ausrichtung der Seite, Seitenränder Kopf/-Fußzeile Wiederholungszeile/-spalte Anpassen an eine Seite Spaltenbreite Zeilenhöhe Gitternetz ein- oder ausblenden Zellen/Zeilen/Spalten/Tabellen-blatt einfügen Übersichtliche Gestaltung auf einer Seite Zahlenformate, benutzerdefinierte Formate Ausrichtung und Verbindung von Zellen Schriftart/Schriftgröße Rahmen Muster Kopieren Kopieren mit absoluter Adressierung Löschen Eingabe vorgegebener Werte Benennen von Zeilen und Spalten Ersetzen Sortieren Tabellenüberschrift Zellen verschiedener Tabellenblätter verknüpfen

12 Berechnungen/Funktionen Darstellung Stellungnahme Vorbereiten für den Ausdruck Grundrechenarten Dreisatz Prozentrechnung Gewogener Durchschnitt Produkt Ausfüllen Reihe berechnen Anzahl Minimum/Maximum Mittelwert Summe Falsch, Nicht, Oder, Und, Wahr, Wenn Runden Zählenwenn Summewenn Jahr/Monat/Wochentag/Tage360 Stunde/Minute/ Heute SVerweis Ganzzahl Richtige Diagrammart Richtiger Diagramminhalt Achsenbenennung Legende Diagrammüberschrift Datenbeschriftung Achse formatieren Übersichtliche Darstellung Datentabelle anzeigen Trendlinie hinzufügen Zeichenfläche formatieren Zusätze, z. B. Textfelder Gitternetzlinien formatieren Textfeld Optimierung des Datenblattes für den Ausdruck

13 5: Auftragsbearbeitung Rechtliche Grundlagen Bearbeitung von Kundenanfragen Anfrage Angebot Anpreisung Gültigkeit / Bindung eines Angebotes (Fristen, Freizeichnungsklauseln) Überprüfung der Kreditwürdigkeit Überprüfung der Lieferfähigkeit Erstellung eines Angebotes Abwicklung von Kundenaufträgen Aufbau und Struktur einer betrieblichen EDV-Anlage erschließen Leistungskomponenten von Textverarbeitungsprogrammen einsetzen Preisberechnung mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms vornehmen Schriftstücke drucken und vervielfältigen Integrierte Unternehmersoftware Aufbau eines Angebotes mit Word Kundendatei Artikeldatei Hardware Software Netzwerk Intranet - Internet Entwicklung und Gestaltung von Formularen kennenlernen Verwendung von Textbausteinen einbeziehen Einbindung von Objekten anwenden Rechnerische Grundlagen der Preisberechnung beherrschen Den Dreisatz anwenden Das Prozentrechnen anwenden Tabellenkalkulationsprogramme bei der Preisberechnung einsetzen Aufbau und Formatierung von Tabellen beherrschen Einsatz einfacher Funktionen und Formeln anwenden Geeignete Adressierungsmöglichkeiten kennenlernen Drucken, Scannen, Kopieren Das ERP-System kennenlernen

14 6: Beschaffung Bedeutung der Beschaffung Rechtliche Grundlagen Anfragen und Angebote bearbeiten Lagerhaltungsprozesse Bezahlung der Warenlieferung Störungen im Kaufvertrag Beschaffungsobjekte unterscheiden Bedarf an betriebsnotwendigen Gütern ermitteln Sich über Bezugsquellen informieren Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns beachten Rechtsgeschäfte, Willenserklärungen Vertragsarten Rechtssubjekte unterscheiden Rechtsobjekte vergleichen Vertragsfreiheit und Form der Rechtsgeschäfte beachten Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Rechtsgeschäften Allgemeine Geschäftsbedingungen Inhalte von Angeboten Zustandekommen von Kaufverträgen Arten des Kaufvertrags Bezugskalkulation Angebote vergleichen und bewerten Angebotsvergleich mit Tabellenkalkulationsprogramm Bestellung durchführen Wareneingangskontrolle Warenlagerung Lageraufgaben Lagerabläufe Lagerkennziffern Zahlungsverkehrsarten Schlechtleistung Nicht-rechtzeitig-Zahlung Nicht-rechtzeitig-Lieferung Annahmeverzug