Ratgeber Softwareeinführung Teil 1 - So bitte nicht -

Transkript

1 Ratgeber Softwareeinführung Teil 1 - So bitte nicht - Unser Ratgeber zeigt Ihnen in 10 Schritten, wie eine Softwareeinführung niemals funktionieren kann 1

2 1. Unterstützung durch die Chefetage Ein komplett neues Softwaresystem einführen und dabei die Unterstützung der Chefetage verlangen natürlich nicht. Immerhin sollen Projektleiter und Geschäftsführung mit solchen banalen Dingen nicht von Ihrer täglichen Arbeit abgelenkt werden. Was wäre auch eine solche Einführung mit Unterstützung, schnellen und einfachen Entscheidungen, wenn Probleme während des Prozesses auftreten? 2

3 2. Auswahl der Software Sie haben immer recht? Die Software bildet Ihre persönlichen Favoriten ab? Dann setzen Sie darauf den Einführungsprozess so schnell als möglich zu starten. Kosten-Nutzen-Analysen oder Softwarevergleiche werden aber auch wirklich überschätzt. 3

4 3. Kollegen informieren Denken Sie immer Zeit ist Geld! Warum also Kollegen und Fachpersonal mit der unnötigen Diskussion zur Auswahl der richtigen Softwarelösung belästigen. Geben Sie Ihren Kollegen nur ein kurzes Briefing über die unnötigsten und einfachsten Funktionen der Software. Teilen Sie Ihren Kollegen erst nach Abschluss des Softwarekaufes mit, welche gravierenden Änderungen auf sie zukommen und was diese Softwareeinführung für Aufwand eines jeden Mitarbeiters bedeutet. Kollegen lieben es vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden und arbeiten täglich freiwillig mehr. Schon mit diesen Dingen erreichen Sie, dass Ihre Kollegen nie wieder ohne diese Software arbeiten möchten. 4

5 4. Prozessanalysierung Änderungen am Ablauf einer Softwareeinführung sind kaum möglich. Vor allem dann nicht, wenn die Software Abteilungsübergreifend eingesetzt werden soll. Planungsphase und die Organisation von vorhandenen Mitteln wird enorm überbewertet. Merken Sie sich, die Notwendigkeit der einzelnen Prozesse wird erst dann analysiert, wenn der Einführungsprozess bereits in Gang ist. Anforderungen an eine Software im voraus klären? Funktionieren Schnittstellen von vornherein komplett fehlerfrei ohne Anpassungen? Ignorieren Sie diese Punkte gleich zu beginn. Das wird dann schon funktionieren. 5

6 5. Gründliche Planung Chaotische Planung, unnötige Arbeiten, Risikoentscheidungen Softwareeinführung ohne Nervenkitzel wäre nun wirklich langweilig. Wenn so für Sie der Einführungsprozess aussieht, unterschätzen Sie von Beginn an das Projekt, damit das Desaster auch wirklich bis zum Ende des Prozesses perfekt ist. Um dies auch so richtig zu erreichen, stellen Sie sicher das Ihre gewünschten Endergebnisse unklar und verwirrend dargestellt werden. Unterschätzen Sie auch anfallende Kosten und halten Sie Ihr Budget knapp, denn ein worst-case-szenario kommt bei Ihnen so bestimmt nicht vor. Was macht in der Liegenschaftsverwaltung schon ein Euro mehr oder weniger im Jahresabschluss. 6

7 6. Teams sinnvoll bilden Stellen Sie aus Mitarbeitern, welche sich nicht leiden können ein Team zusammen, dass den Einführungsprozess unterstützt. Erteilen Sie die Führung dieses Teams am Besten dem Praktikanten. Der muss schließlich noch vieles Lernen. Am besten müssen Änderungen am Projekt mehrere Instanzen durchlaufen, bis Sie beim Entscheidungsträger ankommen. Sie wollen doch nicht, dass der Prozess reibungslos und erfolgreich über die Bühne geht? 7

8 7. Selbstständigkeit Kostenreduzierung ist ein wichtiges Thema. Auch bei einer Softwareeinführung muss an allen Ecken und Enden gespart werden. Daher empfiehlt es sich jegliche Punkte selbstständig durchzuführen. Expertenmeinungen sind teuer und auch nicht nötig. Setzen Sie lieber Ihre Kollegen unter druck und regeln Sie jegliche Probleme in den eigenen Reihen. Dies führt zwar zu einer Überlastung Ihrer selbst und Ihrer Kollegen. Aber selbstverständlich haben Sie einige Wochen übrig sich in diese komplexen Themen einzuarbeiten. Auch wenn ein Experte dafür nur wenige Stunden benötigen würde. 8

9 8. Individuelle Einsatzbereitschaft Wenn Sie Ihr Projekt in diesem Stil verwirklichen. Dann darf eine chaotische Organisation nicht fehlen. Übergehen Sie die Meinungen Ihrer Kollegen. Schnelle Änderungen im Unternehmen sind vor allem im Bereich Software für jeden Mitarbeiter ein must have. Somit werden Ihre Kollegen schnell die neue Software akzeptieren. Alle Mitarbeiter haben sich mit der Einführung der Software abgefunden? Jetzt fehlt noch der gewisse Kick um auch den letzten Mitarbeiter zu überzeugen. Vertauschen Sie doch einfach die Positionen Ihrer Kollegen. Immerhin ist es ein leichtes für eine Sekretärin ab heute die Finanzbuchhaltung zu leiten. 9

10 9. Fast geschafft Die Softwareeinführung ist fast abgeschlossen? Vergessen Sie nicht. Es wird Zeit die Projektleitung Ihres Amtes zu entheben und einen Mitarbeiter aus einem komplett anderen Bereich diese Position zu übergeben. Dies bringt Schwung in Ihr Projekt, vor allem dann, wenn bei der vorherigen Projektleitung von einer Protokollierung der Schritte abgesehen wurde. Dies wird den Arbeitseifer der neuen Leitung enorm steigern. Mit etwas Glück erklärt sich der alte Leiter natürlich mit gerechtfertigter Aufwandsentschädigung bereit Fragen zum Projekt zu beantworten. 10

11 10. Einführung abgeschlossen Vorab eine Testumgebung installieren? Natürlich nicht. Setzen Sie gleich von Beginn an die Software im Tagesgeschäft ein. Buchen Sie Ihre Mieten und geben Sie diese über Ihre Finanzbuchhaltungsschnittstelle weiter. Bleiben Sie dem Motto treu Es wird schon klappen. Dies bringt den richtigen Pepp in Ihren Arbeitstag. 11

12 Ratgeber Softwareeinführung Teil 2 Professionell und effektiv durchführen 12

13 Worauf kommt es an? Klären Sie vorab die folgenden Punkte ab. Welche Abläufe sollen in der Software abgebildet werden? Welche Funktionen werden benötigt? Sind Schnittstellen zu bereits verwendeten Softwarelösungen möglich (z.b.: Finanzbuchhaltungssystem) Bis zu welchen Zeitpunkt soll die neue Software eingeführt werden? Welche Probleme können auftreten und wie können diese Bestmöglich umgangen werden (z.b.: Ersatz für Projektleitung, falls Krankheit) Wie sind die bisherigen Daten gehalten (Altsystem, Excel-Dateien, Word- Dokumente?) Welches Budget ist für die geplante Softwareeinführung vorhanden? Welche Hardwareausstattung ist vorhanden? 13

14 Anforderungen definieren Wichtig für die Einführung einer Immobilienverwaltungssoftware ist die eigenen Prozessabläufe detailliert zu definieren und zu analysieren, welche Funktionen in welchem Umfang benötigt werden. Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen zusammen und definieren Sie detailliert Ihre Prozesse. Dies sollte am Besten jede Abteilung vorab untereinander klären. Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Funktionen. Oft sind auch Funktionen die, die vorhandene Liegenschaftssoftware nicht kann schon ein guter Anfang diese Liste auszuarbeiten. Werten Sie diese Funktionen aus und geben Sie an, welche Funktionen sehr wichtig und welche nur ein Zusatz wäre. 14

15 Softwarevergleiche Bevor man sich für eine Software entscheidet. Sollte ein Softwarevergleich durchgeführt werden. Welche Softwareprodukte gibt es? Welche der Softwareprodukte bilden die meisten Funktionen der im Unternehmen benötigten Abläufe ab? Stellen Sie einen Kosten-Nutzen-Vergleich auf. Beachten Sie dabei auch Punkte wie (Support, Updates, Schulungen, Handbücher) Suchen Sie sich die am Besten zu Ihnen passenden Produkte raus und lassen Sie sich die Software vom Unternehmen präsentieren (vor Ort, im Softwareunternehmen oder via Onlinepräsentation). Hierbei macht es auch Sinn, dem Unternehmen vorab gewisse Dokumente zu übermitteln, um anhand eines Beispiels festzustellen ob Ihre Abläufe abgebildet werden können. 15

16 Kosten sparen? Bitte nicht an der falschen Stelle Softwareeinführung bedeutet hohen Kosten. Lizenzen kosten einiges an Geld. Um trotzdem Kosten zu sparen wird oftmals versucht während der Einführung zu sparen. Doch dies ist eigentlich genau der Falsche Ansatz. Eine Software zu kaufen ist schnell geschehen. Diese Software allerdings effektiv und professionell einzurichten und auch im weiteren Verlauf zu nutzen, erfordert eine aufwendige und korrekte Einführung. Wird dies nicht berücksichtig, fallen Kosten trotzdem an, aber die User weigern sich nach einiger Zeit die Software weiter zu verwenden. Rechnen Sie lieber mehr Geld ein, um Ihre Mitarbeiter effektiv schulen zu können. Ein Mitarbeiter, welcher versteht wie er die Software bestmöglich nutzen kann um seine Arbeitsaufwand zu reduzieren, wird die Software nicht mehr missen wollen. 16

17 Installation / Test / Parallel Sie haben sich für ein Softwareprodukt entschieden? Nun sollten Sie vor der kompletten Inbetriebnahme eine Testumgebung starten und parallel in Ihrem Altsystem und der neuen Software arbeiten. Dies bedeutet mehr Aufwand, so können aber Fehler und eventuelle Anpassungen noch geklärt werden. 17

18 Musterprojektplan Projektschritte KW Termin 1 Präsentation bei Ihnen vor Ort Workshop 5 3 Beauftragung Datenimport Import der Daten aus der Altsoftware Grundschulung der Mitarbeiter Einführung in die Grundfunktionalität. Schwerpunkt ist hier die Erfassung und Pflege der Stammdaten sowie die Finanzbuchhaltung bis Arbeiten mit der Software Parallel zur Implementierung der Softwareanpassungen arbeiten Ihre Mitarbeiter mit der Software. Dabei ergeben sich i.d.r. Fragen, die in der nächsten Schulung zu klären sind. Nachschulung und Einführung in den übrigen Bereichen z.b. Technik Parallel-Betrieb Die Daten werden in die Software und in der Altsoftware erfasst ab 10 ab 13 bis 17 9 Projektabschluss voraussichtlich im Oktober 18

19 Weitere Informationen unter: Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5 D Rosenheim Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)