Perinorm-Volltexte Ihre Fragen im Focus

Transkript

1 Lars Maltzahn Perinorm-Volltexte Ihre Fragen im Focus DIN-Akademie im Beuth Verlag Beuth Verlag GmbH 2017

2 Ihre Vorstellung(en) Kurze Vorstellung der Teilnehmer(-innen) 2 Lars Maltzahn

3 4 x W Workshop Wie verwalte ich Volltexte derzeit? Welche Methoden (Gruppen, Bereitstellung) bieten sich an? Wo liegen noch Potentiale, was könnte besser sein? => Die Fragen und die Lösungen 3 Lars Maltzahn

4 Die Volltexte Überlegungen im Vorfeld 4 Lars Maltzahn

5 Volltext-Sammlungen grundsätzliche Überlegungen Ist es sinnvoll, Volltexte selber zu hosten? => kann notwendig sein, wenn Vertraulichkeit gewährleistet werden muss => kann notwendig sein, wenn die Policy des Unternehmens es erfordert 5

6 Volltext-Sammlungen grundsätzliche Überlegungen Wie viele Volltext-Sammlungen benötige ich? Faustformel: Mindestens pro Regelwerk/Lizenz eine Volltext-Sammlung, um die Zugriffsrechte steuern zu können. Empfehlung: Firmendaten/Werknormen generell einzeln 6

7 Volltextsammlungen Welcher Anwender darf welche Dokumente sehen? Kriterien: Standorte Projekte Regelwerke Lizenzrechte (Einzelplatz/Mehrplatz/Floating Licence) Vertraulichkeit (Werknormen/Firmendaten) Fehlt hier etwas? Wie organisieren Sie? 7

8 8 Lars Maltzahn Eigenen Webserver verwenden

9 Eigenen Webserver verwenden Eine Anleitung für Ihre IT-Abteilung steht bereit... 9

10 Eigenen Webserver verwenden Eine Anleitung für Ihre IT-Abteilung steht bereit... 10

11 Weitere Hinweise zu Volltextsammlungen 11 Lars Maltzahn

12 Volltextsammlungen Im Falle der Einzelplatz-Lizenzierung ist für jeden Nutzer eine Sammlung anzulegen: 12

13 Volltextsammlungen - Es empfiehlt sich, die Sammlung vorab mit einem Pfad zu versehen: 13

14 Volltextsammlungen - Für spezielle Lizenzen ( Floating ) können gleichzeitige Zugriffe festgelegt werden 14

15 Volltextsammlungen und dann über ausgewählte gemeinsam Nutzen die Rechte zu vergeben: 15

16 Volltextsammlungen - Danach erfolgt die Anbindung der Dokumente... 16

17 Volltextsammlungen - z. B. über die Control-Datei: 17

18 Volltextsammlungen - Perinorm meldet das Ergebnis: 18

19 Mit Perinorm können verknüpft werden 1. Dokumente, die von Austrian Standards geliefert werden 2. Dokumente anderer Regelsetzer 3. Beliebige andere Dokumente wie z. B. Werknormen o. a. Alles geht, vorausgesetzt Sie haben direkten Zugriff auf die Dokumente! 19

20 Volltextadministrator - Jeder Volltextadministrator bestimmt über die Sammlungen, die er selbst angelegt hat. - Ausnahme: Ein anderer Volltext-Administrator hat ihm nicht nur Leserechte, sondern auch Schreibzugriff auf weitere, gemeinsam genutzte Sammlungen eingeräumt. - Über die Funktion gemeinsam nutzen werden in einer Mehrplatzumgebung Lese- und/oder Schreibrechte auf die Volltexte vergeben. 20

21 Welche Funktionen zur Dokumentenanzeige bietet Perinorm? Jeder Datensatz kann mit Dokumenten und Dateien verknüpft werden. Alle gängigen Formate werden unterstützt: PDF, Excel, Word usw. Jeder Datensatz kann mit beliebig vielen Dokumenten verlinkt werden. Sie legen fest, welcher Anwender welche Dokumente sehen darf. 21

22 Dokumente einzeln an einen Datensatz anhängen Hierzu benötigen Sie das Dokument und eine Volltextsammlung. Die Zuordnung erfolgt in der Ergebnisliste oder in der Vollanzeige. 22

23 Dokumente einzeln an einen Datensatz anhängen 23

24 Listengesteuerte Volltextverknüpfung Sie benötigen hierzu den vollständigen Dokument-Pfad, den AC-Code und die Sprache 24

25 25 Exkurs: Wie komme ich vom Datensatz auf den Dateinamen der PDF-Datei?

26 Dateinamen der PDF-Datei recherchieren Beispiel: DIN EN 13599: Die Volltext-Online-ID gibt Aufschluss 26

27 Dateinamen der PDF-Datei recherchieren Selbstverständlich funktioniert das auch umgekehrt, geben Sie einfach den Dateinamen in die Freitextsuche ein: 27

28 Abonnierte Dokumente direkt vom Online- Server des Beuth Verlag beziehen 28

29 Volltexte online Voraussetzungen: - Sie beziehen die Dokumente über Normen-Ticker/dok oder - Sie haben das Sofortkauf -Modul erworben - Es wird eine feste IP-Adresse bzw. ein fester IP-Adressbereich benötigt. 29

30 Vorteile von Online Volltexten - Tägliche Aktualisierung - Kein Aufwand für Perinorm Online Kunden - Sehr geringer Aufwand für Perinorm-DVD-Kunden - Verfügbar, wenn der Datensatz einen Eintrag im Feld Volltexte Online ID hat und sobald er tatsächlich verfügbar ist - Zurückgezogene Dokumente werden on the fly mit einem Zurückziehungsstempel versehen - Normen-Ticker-Kunden erhalten für Archivierungszwecke weiterhin parallel die DVD. 30 Selbst wenn Sie nicht alle Dokumente online beziehen können, sollten Sie sich durch diese Form der Bereitstellung einen Teil der Arbeit abnehmen lassen, wo immer das geht.

31 Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Sie haben noch Fragen? Sprechen Sie uns einfach an! Lars Maltzahn Vertrieb Unternehmenslösungen Support und Implementierung Telefon Beuth Verlag GmbH Am DIN-Platz Burggrafenstraße Berlin