Stand des Leistungsangebots

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1 Berlin, Perinorm Anwendertreffen Der Beuth-Normen-Manager Stand des Leistungsangebots Teamleitung Normen-Management-Lösungen für mittlere und große Unternehmen Beuth Verlag GmbH 2016 Der Beuth Normen-Manager Was ist das? Beuth Normen-Manager sind Beuth Mitarbeiter, die in Ihrem Auftrag Aufgaben erledigen, damit Sie sich um Wichtigeres kümmern können. Beuth Normen-Manager sind Ihre persönlichen Ansprechpartner. Sie sorgen dafür, dass Sie Zeit für die Jobs haben, die Ihnen niemand abnehmen kann Perinorm Anwendertreffen Beuth Normen-Manager

2 Welche Aufgaben können das sein? Systembereitstellung Administration Zugriffssteuerung Normenbeschaffung Normenbereitstellung Profilverwaltung Lizenzmanagement Recherche Bestellverwaltung Änderungsdienst Schulungen Statistiken Werknormen Perinorm Anwendertreffen Beuth Normen-Manager Systembereitstellung Einrichtung des Accounts Schaffung der technischen Voraussetzungen für die Erstkonfiguration Browsereinstellungen bei den Anwendern prüfen und bei Bedarf anpassen Speicherort(e) für die Dokumente bestimmen Etwaige Einschränkungen für den Internetzugang mit der IT klären Aufbereitung der Bestandsdaten aus dem Vorgängersystem für die Migration Konzept für die Erstkonfiguration erstellen Benutzerrollen definieren Zugriffssteuerung und Lizenzmanagement für die Dokumente skizzieren Änderungsdienste planen 4

3 Administration Erstkonfiguration Import der Bestandsdaten, soweit vorhanden Import der Anwenderzugänge Rechte- und Rollenvergabe Lizenzsteuerung für die Dokumente Änderungsdienste Administration der Anwendung im laufenden Betrieb Anwenderverwaltung Lizenzmanagement Profilverwaltung Dokumentverwaltung 5 Lizenzmanagement Einholen von Angeboten bei allen Regelsetzern Prüfung unterschiedlicher Varianten auf Basis der jeweiligen Preismodelle Umsetzung der gewählten Lizenzen in der Software Überwachung der Copyright-Bestimmungen Regelmäßige Prüfung und Anpassung der Lizenzen bei Bedarf 6

4 Recherche nach benötigten Standards nach Anwendungshinweisen nach Begleitinformationen nach verbundenen Dokumenten u. v. m. Und das weltweit! 7 Normenbeschaffung Beschaffung aller benötigten Normen über das eigene Archiv über andere Anbieter über andere Anbieter mit Kundenvollmacht Ablage der Dokumente am vorgesehenen Speicherort Alternativ: Freischaltung der Dokumente auf dem BV-Onlineserver 8

5 Bestellverwaltung Zentrales Bestellmanagement Auswertung der eingegangenen Bestellungen Durchführung der Bestellvorgänge Information der Anwender über Bestelleingänge Kostenstellenzuordnung Rechnungslegung 9 Normenbereitstellung Normen-Management-System Einbindung und Bereitstellung aller beschafften Dokumente in Ihrem System Berücksichtigung der Lizenzbedingungen 10

6 Änderungsdienst Einrichtung der Änderungsdienste auf Basis des vereinbarten Konzepts Laufende Prüfung und Aktualisierung Pflege der hierfür benötigten Benutzerdaten Gibt Auskunft darüber, ob ein Dokument sich gegenüber der letzten Ausgabe von Perinorm geändert hat. Es gelten folgende Codes für alle Datenbestände: N Neu aufgenommen nach der letzten Ausgabe U Unverändert seit der letzten Ausgabe A Dokumente geändert nach der letzten Ausgabe W Zurückgezogen nach der letzten Ausgabe H Historische Dokumente (länger als einen Monat zurückgezogen) Die folgenden Codes werden optional benutzt: C Datensätze geändert nach der letzten Ausgabe F Vorankündigung (nur DIN-Normen) I Beabsichtigte Zurückziehung gemeldet nach der letzten Ausgabe M Alle geänderten Dokumente (mit Eintrag im Feld Geändert durch ) P Teilweiser Ersatz gemeldet nach der letzten Ausgabe R Wieder gültig gemacht nach der letzten Ausgabe S Änderung der Dokumentart nach der letzten Ausgabe(nur britische Daten) 11 Profilverwaltung Erstellung der Profile/Kataloge zur Überwachung von Normenbeständen Basis sind die vorab vereinbarten Kriterien wie z. B. Person Abteilung Standort Projekt Thema usw. Regelung von Lese- und Schreibrechten Profile/Kataloge werden verwendet, um Datensätze zu Dokumenten zu sammeln, die z.b. ein und demselben Sachgebiet oder aus einem anderen Grund einer gemeinsamen Kategorie angehören. Dort enthaltene Dokumente können gezielt überwacht werden. 12

7 Schulungen Schulungen der Anwender im System Seminar Inhouse-Schulung vor Ort Online-Kurs per Webmeeting Hotline und Support telefonisch per per Webkonferenz 13 Statistiken Statistikerstellung nach Vereinbarung, z. B. Wer? Wie oft? Welche Dokumente? Welche Kostenstelle? Wonach? u. v. m. Dokumentation der Aufwände für die übernommenen Tätigkeiten 14

8 Wie finden Sie heraus, was Sie brauchen? ist individuell Der Beuth Verlag unterstützt Sie bei Bestands- und Bedarfsanalyse In einem Workshop werden gemeinsam Prozessbeschreibungen erarbeitet Bestelleingang Bestellung Bereitstellung Information Rechnung 15 Welche Szenarien gibt es zum Beispiel? Sie haben bereits eine Perinorm-Mehrplatzversion und beauftragen zusätzlich einen Beuth Normen-Manager, der z. B. die Administration der User für Sie übernehmen soll. Sie haben eine Perinorm-Einzelplatzversion und planen den Umstieg auf eine Mehrplatzversion. Bei der Gelegenheit wollen Sie zusätzlich einen Beuth Normen- Manager engagieren, der sich um die Normenbeschaffung kümmern soll. Sie haben noch kein Normen-Management-System und führen eine neue Software ein, die vollständig vom Beuth Normen-Manager administriert wird. In Ihrem Unternehmen werden die Bestellungen freigegeben, um alles andere Normenbeschaffung, Normenbereitstellung, Lizenzmanagment kümmert sich Ihr Beuth Normen-Manager. Sie bestimmen, wofür Sie unsere Unterstützung in Anspruch nehmen möchten: Komplettes Outsourcing oder Unterstützung in Teilbereichen. 16

9 Normen-Management-Lösung Termine und Fakten Beispielszenario für die Einführung einer neuen Normen-Management-Lösung Perinorm mit Beuth Normen-Manager Ab dem wird bei der Firma XXX eine neue Software für das Normen-Management eingeführt. Zu diesem Zeitpunkt wird auf Ihrem Desktop ein neues Icon mit dem Namen Perinorm für das Login in die neue Datenbank bereitstehen. Da das Login per Single Sign On funktioniert, benötigen Sie keine gesonderten Zugangsdaten. 17 Normen-Management-Lösung Termine und Fakten Das bisherige System XXX steht für eine Übergangszeit noch parallel zur Verfügung. Es wird allerdings nicht mehr aktualisiert und es können dort keine Bestellungen mehr aufgegeben werden. Die Abschaltung des Systems XXX erfolgt definitiv zum Wir empfehlen ab dem ausschließlich mit dem neuen System Perinorm zu arbeiten und nur noch in Ausnahmefällen auf das bisherige System zuzugreifen. Beispielszenario für die Einführung einer neuen Normen-Management-Lösung Perinorm mit Beuth Normen-Manager 18

10 Normen-Management-Lösung Die wichtigsten Neuerungen 1. Neue Software-Oberfläche Beispielszenario für die Einführung einer neuen Normen-Management-Lösung Perinorm mit Beuth Normen-Manager 2. Neu-Organisation der Bestellabläufe 3. Datenmigration 4. Compliance-konforme Netzwerknutzung 5. Ablösung des Papierarchivs 6. Schulungen 7. Ihre neuen Ansprechpartner 19 Normen-Management-Lösung Ihre Beuth-Normen-Manager Das sind Ihre Ansprechpartner bei Beuth: Normenbeschaffung und Lizenzen Beispielszenario für die Einführung einer neuen Normen-Management-Lösung Perinorm mit Beuth Normen-Manager Telefon Technischer Support Telefon Beuth Normen-Management-Vertrag Telefon

11 Normen-Management in Ihrem Auftrag beginnt da, wo unsere Dienstleistungen bisher endeten und Ihre Arbeit eigentlich erst anfängt 21 Die 5 Bs Wie funktioniert s? Bestandsanalyse Bedarfsanalyse Beschreibungen Budget Bestellung 22

12 Beuth. Kontaktieren Sie uns. Teamleiterin Normen-Management-Lösungen für mittlere und große Unternehmen Telefon: Beuth Verlag GmbH Am DIN-Platz Burggrafenstraße Berlin 23 Unsere Dienstleistung für Sie Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Sie haben noch Fragen? Sprechen Sie uns einfach direkt an. 24