Handbuch Arbeitszeiterfassungsprogramm 7. EU Forschungsrahmenprogramm

Transkript

1 Handbuch Arbeitszeiterfassungsprogramm Stand September 2008, Version 2.0.3

2 Sehr geehrte Anwenderin, sehr geehrter Anwender, dieses Handbuch soll Ihnen die Verwendung des Arbeitszeiterfassungsprogramms erleichtern. Es besteht aus zwei Teilen: Installationsanleitung Sicherheitszertifikat/ Arbeitszeitprogramm Dieser Teil befasst sich mit der Frage, welche Voraussetzungen Sie für das Arbeitszeiterfassungsprogramm erfüllen müssen und welche technischen Vorbereitung Sie treffen müssen, damit das Programm lauffähig ist. Kurzanleitung Arbeitszeitprogramm In diesem Abschnitt erhalten Sie eine kurze Einführung in die Verwendung des Arbeitszeitprogramms. Weitere Hinweise zur Verwendung des Arbeitszeitprogramms finden Sie auch im Handout Projektbezogenes Arbeitszeitblatt. Wir wünschen Ihnen nun viel Erfolg bei Ihrer Arbeit! Ihr ZENDAS-Team 2

3 1 Installation Sicherheitszertifikat Das Programm zur Arbeitszeiterfassung besteht aus zwei Dateien: ArbeitszeiterfassungHohenheim.crt (Sicherheitszertifikat) ArbeitszeitblattHohenheim.xls (Excel-Datei) Das Arbeitszeitblatt enthält Makros und ist digital signiert. Damit alles funktioniert, müssen Sie zuerst das Zertifikat installieren. Öffnen Sie dazu den Windows-Explorer. Klicken Sie das Sicherheitszertifikat ArbeitszeiterfassungHohenheim.crt mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü Zertifikat installieren. Es erscheint ein Assistent, der Sie durch die Installation führt. 3

4 Klicken Sie auf Weiter > Da das Zertifikat nicht automatisch erkannt wird, müssen Sie den Speicherort wählen. Dazu wählen Sie: Alle Zertifikate in folgendem Speicher speichern und klicken dann Durchsuchen an. 4

5 Wählen Sie dann Vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstellen aus und klicken Sie auf OK. Danach erscheint das folgende Fenster, in dem der Speicherort nochmals angezeigt wird. Klicken Sie auf Weiter >. 5

6 und auf Fertig stellen. Anschließend erscheint eine Sicherheitswarnung. Diese bestätigen Sie dann mit Ja. Sofern alles geklappt hat, erscheint die Bestätigung, dass der Import erfolgreich war; diese können Sie mit einem Klick auf OK schließen. 6

7 2 Installation Arbeitszeitblatt Öffnen Sie nun das Arbeitszeitblatt. Excel zeigt Ihnen eine Sicherheitswarnung an.. Setzen Sie einen Haken bei: Makros aus dieser Quelle immer vertrauen und klicken Sie auf Makros aktivieren. 7

8 Kopieren Sie sich das Arbeitszeitblatt auf Ihr persönliches Laufwerk (U:\) bzw. speichern Sie es dort ab. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie beim Speichern des Arbeitszeitblattes dieses zusätzlich mit einem Kennwort schützen. Hierzu klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Im folgenden Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Extras und dann Allgemeine Optionen. Es erscheint nun das Fenster Speicheroptionen. Geben Sie nun ein Passwort unter Lese-/ Schreibkennwort ein. Das Kennwort sollte mindestens 8 10 Zeichen lang sein, Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen beinhalten. Bestätigen Sie die Einagbe nun durch OK. 8

9 Das Kennwort müssen Sie schließlich durch wiederholte Eingabe bestätigen. dadurch soll sichergestellt werden, dass Sie sich bei der ersten Eingabe nicht vertippt haben. Klicken Sie wiederum auf OK. Sie befinden sich anschließend wieder im Dialogfenster Speichern unter. Klicken Sie hier unbedingt noch auf Speichern, dann erst ist die Datei kennwortgeschützt. Fertig! Weitere Hinweise zur Verschlüsselung von Dateien finden Sie auch auf dem ZENDAS Info-Server unter: 9

10 3 Kurzanleitung Arbeitszeitblatt Das Arbeitszeitblatt besteht aus drei Bereichen: tägliche Arbeits- und Pausenzeiten Verteilung der Stunden auf EU-Projekte Verteilung der Stunden auf andere Projekte Hierbei tragen Sie Ihre Arbeitszeit in Arbeitsbeginn und ende sowie Pausenbeginn und ende im Format Stunden:Minuten ein. Eingabehinweise erläutern Ihnen die gültigen Eingaben. Handbuch Arbeitszeiterfassung 2008 ZENDAS 7. EU Forschungsrahmenprogramm Stand: Sep. 2008, Version

11 Sollte der von Ihnen eingetragene Wert ungültig sein, erscheint eine Warnung. Bitte klicken Sie in diesem Fall auf Wiederholen und korrigieren Ihre Eingabe. Die sich aus Arbeitsbeginn, -ende und Pausenzeiten ergebende Arbeitszeit wird automatisch berechnet und erscheint in den Spalten Reine Arbeitszeit IST und Productive Hours i.s.d. EU. Beide vorgenannten Spalten haben im Regelfall denselben Wert. Lediglich bei krankheitsbedingter Abwesenheit und Urlaub weichen die Werte von einander ab. In diesen Fällen weist nur die Spalte Reine Arbeitszeit IST die Summe der Tagesarbeitzeit auf. Auf Projekte kann nur die Arbeitszeit verteilt werden, die der Beschäftigte tatsächlich erbracht hat. Bei Krankheit und Urlaub wird dem Beschäftigten jedoch lediglich Arbeitszeit gutgeschrieben, von deren Erbringung er krankheits- bzw. urlaubsbedingt freigestellt ist. Die Produktivstunden müssen Sie im Folgenden auf die Projekte und Tätigkeiten verteilen, in denen Sie tätig waren. Dazu ordnen Sie in der Tabellenzeile die Stunden und Minuten dem jeweiligen Projekt bzw. der Tätigkeit zu, indem Sie in den Spalten des jeweiligen Projektes die Summe der Stunden und die Summe der Minuten, die Sie an dem Projekt gearbeitet haben, eingeben. Bei Tätigkeiten außerhalb von Projekten geben Sie diese Zeiten unter Sonstiges ein. 11

12 Solange nicht alle Zeiten eines Arbeitstages ordnungsgemäß verteilt sind, werden die Summenfelder gelb markiert. Bitte ordnen Sie dann die fehlenden Zeiten den entsprechenden Projekten/ Tätigkeiten zu. Am Monatsende drucken Sie bitte das Blatt aus. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken". Bitte beachten Sie, dass der Ausdruck nur möglich ist, wenn alle Stunden Projekten bzw. der Spalte Sonstiges zugeordnet sind. Der Ausdruck wird automatisch wie folgt aufgeteilt: Arbeitszeitblatt Übersicht für EU-Projekte Übersicht für andere (nationale) Projekte Dokumentation der Projektstunden (je Projekt ein Ausdruck) 12

13 Das Programm ermittelt anhand Ihrer Eingaben, welche dieser Ausdrucke benötigt werden und zeigt Ihnen dies durch Haken an den entsprechenden Ausdrucken an. Eine manuelle Veränderung ist nicht möglich. Fehlt Ihrer Meinung nach ein Ausdruck, prüfen Sie bitte, ob Sie dem Projekt Zeiten zugeordnet haben. Sofern nicht alle Zeiten verteilt sind, ist der Ausdruck nicht möglich und das Programm zeigt Ihnen die Tage an, an denen eine Differenz zwischen Arbeitszeit und zugeordneter Projekttätigkeit besteht. Bitte korrigieren Sie in diesem Fall die Verteilung der Projektstunden und starten Sie den Ausdruck erneut. 13

14 Alle Ausdrucke werden mit einer eindeutigen Kontrollsumme versehen, die keinen Rückschluss auf das Druckdatum oder die Uhrzeit zulässt. Dennoch ist diese Kontrollsumme bei jedem Ausdruck verschieden. Sie dient dazu, nachzuweisen, dass die Projektdokumentationen auf einer Arbeitszeiterfassung beruhen und keine Doppelabrechnungen möglich sind. Aus diesem Grund müssen Arbeitszeitblatt und Projektdokumentation immer im gleichen Druckvorgang ausgegeben werden. Bitte beachten Sie, dass alle Ausdrucke, die Sie zur Unterzeichnung vorlegen, dieselbe Kontrollsumme haben! Die Ausdrucke unterschreiben Sie schließlich und legen Sie zusammen Ihrem Vorgesetzen vor. Dieser prüft, ob die Kontrollsummen identisch sind und zeichnet die Ausdrucke gegen. 14