VOLUNTEERS-FRAGEBOGEN

Transkript

1 VOLUNTEERS-FRAGEBOGEN BITTE schnellstmöglich bis spätestens 1. Oktober 2016 mit einem Foto zurücksenden an: Liebe Turn-Freunde und Turn-Fans, Liebe Volunteers! Wir würden uns sehr über eure ehrenamtliche Unterstützung bei den Hamburg Gymnastics 2016 freuen! Falls du Interesse hast, bitten wir dich, den folgenden Fragebogen vollständig auszufüllen und mit einem Foto von dir (Porträtaufnahme) an uns zurückzusenden! Am Ende hast du die Möglichkeit, uns zusätzliche Informationen, Anmerkungen oder Fragen zu schreiben! So haben wir die Möglichkeit, frühzeitig einen Überblick über alle Volunteers zu gewinnen und die Einsätze bestmöglich zu koordinieren. Minderjährige Volunteers müssen bis spätestens bis zum 15. November 2016 eine Einverständniserklärung eines/-r Erziehungsberechtigten vorlegen. Ein entsprechendes Formular bekommst du von uns! Bei Fragen wende dich an: Viel Spaß beim Ausfüllen! Vorname, Name Allgemeine Angaben Geburtsdatum (Mindestalter: 15 Jahre bzw. Jg. 2001) Straße, Hausnummer PLZ, Wohnort adresse Telefonnummer Handynummer T-Shirt-Größe (M/ L/ XL /XXL) Fremdsprachenkenntnisse 1

2 Spezielle Kenntnisse und Lizenzen Führerschein (Pkw) Erste-Hilfe-Schein Kampfrichter-Lizenz Gerätturnen männlich/ weiblich Trainer-Lizenz Gerätturnen männlich/ weiblich Gruppenhelferschein Gerätturnen männlich/ weiblich Ich benötige das Formular für die Einverständnis-Erklärung (Pflicht für alle Minderjährigen!) Sonstige Hinweise (Allergien, Lebensmittelunverträglichkeiten, Medikamente?) (bitte Lizenzstufe angeben) (bitte Lizenzstufe angeben) (bitte Lizenzstufe angeben) Generelle Verfügbarkeit Jeder einzelne Volunteer ist ein wichtiger Teil der Hamburg Gymnastics! Wenn du dich für mehrere Tage meldest, bedeutet das nicht, dass du rund um die Uhr im Einsatz bist! Wir möchten, dass alle Volunteers auch die Möglichkeit haben, die Wettkämpfe zu verfolgen. Dieses ist besonders gut möglich, wenn du bei deinen Einsätzen flexibel bist! Dienstag, 22. November ab ca. 12:00 Uhr bis ca. 18:00 Uhr (Abholung und Betreuung Team USA) Dienstag, 22. November ab ca. 17:00 Uhr bis 21:00 Uhr (Betreuung Team USA ggf. Trainingsbegleitung) Mittwoch, 23. November ab ca. 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr (Betreuung Team USA - Trainingsbegleitung) Mittwoch, 23. November ab ca. 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr (Annahme von Lieferungen, Einkäufe, Vorbereitung, Dekoration) 2

3 Mittwoch, 23. November ab ca. 16:00 Uhr bis 22:00 Uhr (Vorbereitung, Dekoration, Aufbau) Donnerstag, 24. November ab ca. 8:00 Uhr bis 13:00 Uhr (Schulturn-Cup Annahme von Lieferungen, Einkäufe etc.) Donnerstag, 24. November ab ca. 13:00 Uhr bis 20:00 Uhr (Training, Vorbereitung, Dekoration) Donnerstag, 24. November ab ca. 17:00 Uhr bis 22:00 Uhr (Training, Vorbereitung, Dekoration) Freitag, 25. November ab 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr (Team-Patenschaften) Freitag, 25. November ab 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr (Qualifikation) Freitag, 25. November ab 13:00 Uhr bis ca. 18:00 Uhr (Qualifikation) Freitag, 25. November ab 15:00 Uhr bis ca. 21:00 Uhr (Qualifikation) Samstag, 26. November ab 9:00 Uhr bis 14:00 Uhr (Lucky Loser-Runde) Samstag, 26. November ab 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr (Hauptrunde) Samstag, 26. November ab 13:00 Uhr bis 18:00 Uhr (Hauptrunde, VIP-Empfang) Samstag, 26. November ab 16:00 Uhr bis 21:00 Uhr (Finale, VIP-Empfang,,Aufräumarbeiten in der Halle) Samstag, 26. November ab 18:00 Uhr bis ca. 22:00 Uhr (Abschluss-Party) Samstag, 26. November ab 22:00 Uhr bis ca. 1:00 Uhr (Abschluss-Party) Sonntag, 27. November ab 11:00 Uhr bis ca. 15:00 Uhr (Aufräumarbeiten in der Sporthalle Wandsbek) Montag, 28. November ab 10:00 Uhr bis 16:00 Uhr (Aufräumarbeiten in der Sporthalle Wandsbek, Abholungen, Leergut) Antrag auf Schul- bzw. Arbeitsbefreiung Wir können dir als Veranstalter bzw. Ausrichter einen Antrag auf Schul- bzw. Arbeitsfreistellung zur Wahrnehmung ehrenamtlicher Tätigkeit ausstellen! Ich benötige eine Schulbefreiung Bitte den Zeitraum/ Tage angeben: Ich benötige eine Arbeitsfreistellung Bitte den Zeitraum/ Tage angeben: 3

4 Volunteercamp Auch in diesem Jahr bieten wir für alle Volunteers eine kostenlose Unterbringung vom November (3 Nächte) in unserem Volunteercamp in einer kleinen Turnhalle in der Nähe der Wettkampfhalle beim Wandsbeker Turnerbund an! Schlafsack, Isomatte bzw. Luftmatratze sowie Handtücher sind selbst mitzubringen! Das Volunteercamp wird geleitet von den erfahrenen Turncamp-Trainern bzw. Mitarbeitern der TopSportvereine Metropolregion Hamburg. Ein kostenloses Frühstück gibt es in der Sporthalle Wandsbek. Ich möchte im Volunteercamp übernachten. Bitte den Zeitraum/ Tage angeben: Einsatzbereiche Für euren Einsatz als Volunteer stehen euch verschiedene Einsatzbereiche zur Verfügung. Ihr könnt euch gern für einen oder mehrere Bereich anmelden! Delegationsbetreuung Begleittransfer bei An- und Abreise Trainingsaufsicht Betreuung der Teams während des Wettkampfes incl. Ein- und Ausmarsch Info-Desk Informationen über Hamburg geben (Shopping, Sightseeing etc.) Material ausgeben Büroarbeiten (Listen aushängen, Kopieren, Laminieren, Drucken etc.) T-Shirt- u. Partybändchen-Ausgabe an Volunteers Infos über den Wettkampfablauf geben. Foto- und Film -Team Kontakt und Abstimmung mit Social-Media- Team Ansprechpartner für die akkreditierten Fotografen Foto-Zonen abstimmen Kontakt zu den offiziellen Fotografen und Filmern - ggf. Hinweise für Bilder/ Motive und Posts anfragen Bereiche koordinieren (Backstage, Action, Teamfotos, Volunteers, Zuschauer etc.) - um eine gute Mischung zu erhalten Showauftritte filmen nicht vergessen ggf. selbst kleine Videos per Handy machen! 4

5 Fotos und Videos sichten und vorsortieren, Ordner anlegen und beschriften (Rechteinhaber beachten) für geordnete Übergabe an Veranstaltungsleitung (Annelie und Petra Schulz) Kontakt zum Leinwand-Team Fotomaterial für Veröffentlichung in der Halle bereitstellen Social-Media-Team mit Foto- und Filmmaterial unterstützen Social-Media-Team Facebook, Twitter und ggf. Instagram bespielen Selfie-Wand bespielen als Verbindung zum Publikum und zu den Teams Kontakt ggf. zum Leinwand-Team ggf. geeigneten Content einspielen Kontakt zum Foto- und Film-Team Bedarfe abstimmen Kurztexte für Facebook-Posts während des Wettkampfes auf Deutsch und Englisch erstellen nach Zeitplan veröffentlichen Alle Bereich abdecken auch Backstage in verschiedenen Formaten Unterstützung Floormanagement Betreuung der Showauftritte Betreuung/ Beaufsichtigung Fotografen und Pressevertreter (Foto-Zonen!) Unterstützung Organisation Team-Fotos Unterstützung Einlassmanagement Empfang von verschiedenen Zuschauergruppen (Showteams, Schulturncup, Ehrengäste, Presse) Information über den Ablauf Unterstützung Einlasskontrolle in Zusammenarbeit mit dem Kassenteam Begleitung von Gästen in den Innenraum bzw. zur Wettkampfleitung Kontakt zum Kassenteam Kontrolle und Beobachtung der Tribünenauslastung Beachtung von Sicherheitsvorgaben VIP-Empfang Begrüßung/ Empfang Ehrengäste Dekoration Getränkeservice Gästebetreuung u. Infos zum Ablauf 5

6 Siegerehrung Geschenke sortieren nach Siegerehrungen Einhalten des Protokolls bei der Siegerehrung Kontakt zur EDV und WK-Leitung Vorbereitung des Gabentisches Betreuung der Ehrenden Abschluss-Party Vorbereitung/ Aufbau der Party-Location Kasse und Einlasskontrolle Ansprechpartner für die Delegationen bei der Party Kampfrichter-Assistenz Einsatz als Zeitnahme, Linie oder Schreiber am Gerät Team-Patenschaften Empfang und Begrüßung der Schulklassen/ Gruppen Betreuung während der Wettkämpfe Organisation eines Treffens mit dem Paten- Team nach dem Wettkampf Allgemeine Infos zum Wettkampf, zum Ablauf und zu den Teams geben. Schulturncup Unterstützung Auf- bzw. Abbau Unterstützung/ Betreuung der Schulklassen Einsatz als Stationsbetreuung EDV-Eingabe oder Musikbetreuung Gesundes Frühstück vorbereiten Unterstützung Siegerehrung Technik- & DJ-Unterstützung Betreuung der Leinwand und Unterstützung der Wettkampfleitung und Moderatoren Unterstützung / Assistenz DJ 6

7 Dresscode bei den Hamburg Gymnastics 2016 ALLE VOLUNTEERS sollten während ihres Einsatzes möglichst einheitlich gekleidet und offiziell erkennbar sein. Das heißt, für alle gilt: weißes T-Shirt, Hemd oder Bluse (ohne Aufdruck!); Blazer oder Jackett in dunkelblau oder schwarz; Rock oder Hose ggf. auch Jeans in dunkelblau oder schwarz. Solltet Ihr Fragen zum Outfit haben oder auch leihweise etwas benötigen, meldet euch bitte gern!! Fahrtkosten und Verpflegung Wichtiger Hinweis: Wir erstatten keine Fahrtkosten (Zug, ÖPNV, Kilometergeld) für eingesetzte Volunteers. Lediglich die von uns eingesetzten Team-Leitungskräfte erhalten einen entsprechenden Fahrtkostenzuschuss. Alle Volunteers erhalten während der Hamburg Gymnastics freien Eintritt, freie Verpflegung, bekommen das offizielle Hamburg-Gymnastics-Crew-Shirt und sind zur traditionellen Abschlussfeier herzlich eingeladen! Deine Anmerkungen und Fragen etc. 7

8 Herzlichen Dank für deine Hilfe! Wir freuen uns sehr, dich im Team der Hamburg Gymnastics 2016 begrüßen zu können! Bitte denke daran, uns mit deinem ausgefüllten Volunteer-Bogen auch ein Foto von dir (Porträtaufnahme im jpg-format in der Größe zwischen 250KB und max. 1 MB) zuzusenden! Wir möchten in diesem Jahr alle unsere Volunteers in einer Präsentation auf der Leinwand in der Sporthalle Wandsbek vorstellen! Die ersten Einsatzpläne werden voraussichtlich bis Ende Oktober 2016 verschickt! Für Fragen und weitere Infos meldet euch sehr gern bei mir! Ich freue mich auf eure Rückmeldungen und ein schönes Hamburg-Gymnastics-Wochenende mit euch! Herzliche Grüße und bis bald! Eure PETRA Petra Schulz TopSportvereine Metropolregion Hamburg e.v. Veranstaltungsleitung Hamburg Gymnastics volunteers@hamburg.de Internet: bzw. 8