Wichtige Informationen zum elektronischen Transparenzregister und den damit verbundenen bußgeldbewehrten Meldepflichten

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1 Wichtige Informationen zum elektronischen Transparenzregister und den damit verbundenen bußgeldbewehrten Meldepflichten Sehr geehrte Damen und Herren, wie Ihnen sicherlich nicht entgangen sein wird, hat die Bundesregierung im Rahmen der Umsetzung der vierten EU-Geldwäscherichtlinie nun neben den bekannten öffentlichen Registern wie Handelsregister, Partnerschaftsregister, etc. auch ein elektronisches Transparenzregister geschaffen, über dessen Folgen wir Sie hiermit noch einmal genauer informieren möchten. Mit dem elektronischen Transparenzregister soll erkennbar gemacht werden, welche natürlichen Personen in Wahrheit hinter juristischen Personen und Personengesellschaften stehen und dort die Fäden in der Hand halten. Man will also das Gesicht hinter dem Firmengeflecht ins Licht holen. Das Gesetz hat zur Bezeichnung dieser Personen den Begriff wirtschaftlich Berechtigter eingeführt. Diese zusätzliche Transparenz ist deshalb nötig, weil das Geldwäschegesetz nun auch eine Pflicht für Unternehmer vorsieht, Kunden und Geschäftspartner auf Anzeichen für illegale Aktivitäten und Geldwäscheverdacht zu prüfen und im Zweifel den Auftrag abzulehnen oder die Geschäftsbeziehung zu beenden. Ohne Kenntnis von den tatsächlichen Machtstrukturen und den Hintermännern des Geschäftspartners wäre die Erfüllung dieser Prüfpflicht nicht möglich. Mit der Einführung dieses Registers wurden neue, umfangreiche Meldepflichten geschaffen, die wir Ihnen im Folgenden genauer erläutern möchten. Die (Erst-) Anmeldung der jeweils eintragungspflichtigen Angaben zur Eintragung im Register muss bis zum erfolgen. Bei Verstoß gegen die Mitteilungspflichten drohen empfindliche Bußgelder, die in einfachen Fällen bis zu ,- und bei schwerwiegenden, wiederholten und systematischen Verstößen bis zu ,- betragen können. Zudem wird eine Art Internetpranger eingeführt, indem sämtliche bestandskräftigen Bußgeldentscheidungen (samt Angaben zu Art und Charakter des Verstoßes und der für den Verstoß verantwortlichen natürlichen oder juristischen Personen) für mindestens fünf Jahre auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde veröffentlicht werden. Von diesen Meldepflichten betroffen sind alle juristischen Personen des Privatrechtes, sowie eingetragene Personengesellschaften. Praktisch sind also, alle Gesellschaftsformen, wie etwa AG, GmbH, KG, OHG, Stiftung und Verein von diesen Meldepflichten betroffen. Auch nicht eingetragene, eigennützige Stiftungen und in Funktion und Struktur damit vergleichbare Rechtsgestaltungen sind davon betroffen. Eine Ausnahme gibt es hier nur für die GbR. Ebenfalls ausgenommen sind börsennotierte Unternehmen, sofern sich die kontrollierende Stellung bereits aus den entsprechenden Stimmrechtsmitteilungen ergibt. Der einfachen Lesbarkeit halber verwenden wir in diesem Schreiben allerdings nur die Bezeichnung die Gesellschaft.

2 Für die Meldung sieht das Gesetz folgenden Ablauf vor: Zunächst muss die Gesellschaft die Informationen von ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen. Diese sind zur unverzüglichen, wahrheitsgemäßen Antwort gegenüber der Gesellschaft verpflichtet. Die Gesellschaft hat dann die Informationen an das Transparenzregister zu melden. In der Folge hat die Geschäftsführung der Gesellschaft mindestens einmal jährlich zu prüfen, ob die Eintragungen noch korrekt sind und etwaige Änderungen anzumelden. Dabei wird der Geschäftsführung jedoch keine ausdrückliche Nachforschungspflicht auferlegt. Sie muss lediglich prüfen, ob sich die Änderungen aus den der Gesellschaft zugeflossenen Informationen oder auf andere Weise erlangten Informationen ergeben. Nichtsdestotrotz sollen die wirtschaftlich Berechtigten selbstständig etwaige Änderungen an die Gesellschaft mitteilen. Zu beachten ist, dass jeder einzelne dieser Schritte Bußgeldbewehrt ist. Sollten die wirtschaftlich Berechtigten also keine Auskunft geben, oder die geschäftsführenden Organe einer Meldepflichtigen Vereinigung ihre Meldepflicht nicht erfüllen, so droht ihnen jeweils auch persönlich ein Bußgeld und die Veröffentlichung des Verstoßes auf der Homepage der Aufsichtsbehörde. Meldepflichtiger auf Seiten der Gesellschaft ist dabei der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft, bzw. bei Trusts der Trustee und bei Treuhandverhältnissen der Treuhänder. Auskunftspflichtige sind die jeweiligen wirtschaftlich Berechtigten, bzw. bei Konzernstrukturen die jeweils übergeordneten Gesellschaften, die die Anteile an der Gesellschaft halten. Die übergeordneten Gesellschaften müssen der untergeordneten Gesellschaft jedoch nur Angaben über die natürlichen Personen machen, die an Ihr wirtschaftlich Berechtigte sind. Werden die Anteile der übergeordneten Gesellschaft von weiter übergeordneten Gesellschaften gehalten, so sind nur die tatsächlichen natürlichen wirtschaftlich Berechtigten an der Spitze der Beteiligungskette persönlich auskunftspflichtig gegenüber der mittelbar kontrollierten Gesellschaft. Die wirtschaftlich Berechtigten als Auskunftspflichtige haben jede Änderung bezüglich der Mitteilungspflichtigen Angaben unverzüglich an den Meldepflichtigen weiterzuleiten. Die Meldepflichtigen haben wiederum die Pflicht, die Mitteilungen auf dem aktuellem Stand zu halten und mindestens einmal im Jahr auf Aktualität und Richtigkeit zu prüfen. Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter ausfindig gemacht werden kann, z.b. wenn sich die Gesellschaftsanteile im Streubesitz befinden (kein Anteil über 25%), wenn die Gesellschaft in kommunaler Hand ist (keine natürliche Person hält Anteile) oder wenn ein Geschäftsanteil von mindestens 25% von einer ausländischen Gesellschaft gehalten wird, die keine Informationen über die dahinterstehenden realen Personen herausgibt, ist deren gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder geschäftsführender Partner als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter einzutragen. Als Wirtschaftlich Berechtigter gilt gemäß Gesetz jede natürliche Person, die mittelbar oder unmittelbar, - mehr als 25% der Kapitalanteile hält, - mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert (hiermit sind z.b. Poolverträge gemeint) oder - auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

3 Mitteilungspflichtige Angaben bezüglich jedes wirtschaftlich Berechtigten sind: Vor- und Nachnahme, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (Halten von Gesellschaftsanteilen, Kontrolle von Stimmrechten o.ä.), sowie Typ des wirtschaftlich Berechtigten (echter wirtschaftlich Berechtigter oder Geschäftsführer als fiktiver wirtschaftlich Berechtigter ). Von diesen Meldepflichten gibt es jedoch eine Ausnahme: Meldepflichtige Tatsachen, die sich aus elektronisch abrufbaren Angaben in anderen öffentlichen Registern ergeben, müssen nicht zusätzlich im Transparenzregister angemeldet werden. Dies betrifft ausdrücklich das Handelsregister, das Partnerschaftsregister, das Genossenschaftsregister, das Vereinsregister und das Unternehmensregister. Diese Meldefiktion gilt jedoch nur für Tatsachen, die direkt aus den jeweiligen Registereinträgen ersichtlich sind. Zudem werden nicht alle beim Register liegenden Informationen hierfür verwertet. Aus dem Handelsregister z.b. werden nur die Liste der Gesellschafter und die Eintragungen zum Handelsregister für diese Meldefiktion herangezogen, nicht jedoch die beim Register eingereichten Gesellschaftsverträge. Bei einer normalen GmbH mit natürlichen Personen als Gesellschafter und ohne Stimmbindungsvereinbarungen o.ä. gibt es keinen Handlungsbedarf: Soweit alle Gesellschafter natürliche Personen sind, korrekt im Handelsregister eingetragen sind, der/die Geschäftsführer korrekt im Handelsregister eingetragen sind und es keine Stimmbindungsverträge, Stimmrechtsvollmachten, Nießbrauchsrechte oder Kontrollverschiebende Regelungen im Gesellschaftsvertrag gibt, ist eine Eintragung im Transparenzregister aufgrund der Meldefiktion nicht erforderlich, da sich alle nötigen Informationen dem Handelsregister entnehmen lassen. Dies gilt nicht, wenn die letzte Gesellschafterliste vor dem Jahr 2007 beim Handelsregister eingereicht wurde. Denn die Meldefiktion setzt eine elektronische Abrufbarkeit der Informationen in den anderen Registern voraus. Vor 2007 eingereichte Unterlagen sind jedoch nicht im elektronischen Handelsregister abrufbar. Bei OHG und GmbH & Co. KG gilt im Wesentlichen dasselbe wie für die GmbH. Allerdings besteht hier eine Besonderheit, für die Fälle, in denen kein Gesellschafter mehr als 25% hält oder über Vollmachten etc. kontrolliert. In diesem Fall gilt ja der Geschäftsführer, bzw. der geschäftsführende Gesellschafter als wirtschaftlicher Berechtigter. Der Geschäftsführer der OHG ist jedoch nicht im Handelsregister eingetragen, so dass er dem Transparenzregister mitzuteilen ist. Bei der GmbH & Co. KG ist als Geschäftsführer die Komplementärgesellschaft eingetragen. Da diese keine natürliche Person ist, ist dem Transparenzregister der Geschäftsführer der Komplementärgesellschaft mitzuteilen. Bei Konzernstrukturen wiederum gilt, dass die kontrollierenden natürlichen Personen ganz oben gemeldet werden müssen. Diese ergeben sich nämlich nicht direkt aus dem Handelsregistereinträgen der Tochter-, bzw. Enkelgesellschaft, so dass die Meldefiktion nicht greift. Es wäre also ein Eintrag im Sinne von Wirtschaftlich Berechtigter ist Herr X mit mittelbarer Beteiligung/Kontrolle über XX% erforderlich, um die natürlichen Personen zu identifizieren, die letztlich die Fäden der Gesellschaft in der Hand halten.

4 Bei Stimmrechtsvollmachten hat der bevollmächtigte die Kontrolle über die Stimmrechte, ohne dass dies aus dem Handelsregister ersichtlich ist. Wenn also eine Person durch Stimmrechtsvollmachten (zusammen mit ggf. von ihm selbst gehaltenen Anteilen) insgesamt mehr als 25% der Stimmrechte wahrnehmen kann, so ist er wirtschaftlich Berechtigter aufgrund Stimmrechtsvollmacht und dies ist dem Transparenzregister mitzuteilen. Die Mitteilung hat zu erfolgen, sobald die Stimmrechtsvollmacht in Kraft tritt. Bei einer bedingten Vollmacht (z.b. die nur gelten soll, wenn der Vollmachtgeber im Koma liegt) hat die Mitteilung bei Eintritt der Bedingung zu erfolgen. Im Gegenzug ist auch sofort mitzuteilen, wenn die Vollmacht wieder entzogen wird, oder wenn die Bedingung wegfällt. Auch bei Nießbrauchsrechten an Gesellschaftsanteilen entsteht eine solche Verlagerung der Kontrolle über Stimmrechte weg von den aus dem Handelsregister ersichtlichen Beteiligungs- und Kontrollverhältnissen. Damit sind auch solche Nießbrauchsrechte beim Transparenzregister zu melden, soweit dadurch die Kontrolle über mehr als 25 % übertragen wird, bzw. der Nießbraucher dadurch insgesamt mehr als 25% kontrolliert. Bei Stimmbindungsvereinbarungen ist es so, dass durch die Stimmbindungsabsprache die wirtschaftliche Kontrolle über mehrere Gesellschaftsanteile zusammengelegt wird, so dass (bei einer Gesamtbeteiligung der Vereinbarenden von über 25%) ein neuer Machtfaktor für die Kontrolle von Stimmrechten entsteht, der sich aus den Angaben im Handelsregister nicht erkennen lässt. Wenn die Vereinbarung den Inhalt hat, dass sich die Vereinbarenden verpflichten, so abzustimmen, wie es einer von Ihnen tut, so ist dieser Entscheider als Wirtschaftlich Berechtigter über die Gesamtbeteiligung mittels Stimmbindungsvereinbarung anzumelden. Wenn die Vereinbarung nur eine einheitliche Stimmabgabe mittels gemeinsamer Entscheidung beinhaltet, so sind sämtliche Mitglieder dieser Stimmrechts-GbR (GbR s entstehen per Gesetz automatisch) als wirtschaftlich Berechtigte über die Gesamtbeteiligung mittels Stimmbindungsvereinbarung mit gemeinsamer Entscheidungsfindung beim Transparenzregister anzumelden. Denn der einzelne kann zwar nicht direkt über die gepoolten Stimmrechte verfügen, aber er übt durch seine Mitwirkung an der Entscheidungsfindung ein Maß an Kontrolle über die Gesamtstimmrechte aus. Auch Kontrollverschiebende Regelungen im Gesellschaftsvertrag führen zu einer Mitteilungspflicht zum Transparenzregister. So kann z.b. einem Minderheitsgesellschafter ein uneingeschränktes Vetorecht für Gesellschafterbeschlüsse eingeräumt worden sein, was für diesen faktisch eine Kontrolle über 100% der Gesellschaft ermöglicht. Auch Regelungen, nach denen z.b. Familienstämme nur geschlossen abstimmen dürfen, oder allein durch den Patriarchen oder Sprecher des Familienstammes vertreten werden, führen zu einer meldepflichtigen Verschiebung der Kontrolle, soweit dadurch eine Kontrolle von mehr als 25% der Gesellschaft ermöglicht wird. Das Gleiche gilt bei Regelungen zu von dem Beteiligungsverhältnis abweichenden Stimmrechten. Bei Testamentsvollstreckung über geerbte Gesellschaftsanteile ist wie bei Stimmrechtsvollmachten und Nießbrauchsrechten der Testamentsvollstrecker als wirtschaftlich Berechtigter beim Transparenzregister anzumelden, wenn der verwaltete Nachlass mehr als 25% der Gesellschaftsanteile beinhaltet, oder der Testamentsvollstrecker ebenfalls Gesellschaftsanteile hält und damit insgesamt mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert. Auch hier gilt, dass die Anmeldung erst bei Beginn der Testamentsvollstreckung zu erfolgen hat und auch das Ende der Testamentsvollstreckung wieder mitteilungspflichtig ist.

5 Der eigentliche Vorgang der Meldung zum Transparenzregister stellt sich wie folgt dar: Die Gesellschaft ruft die Seite des Transparenzregisters ( - zurzeit noch nicht über Google zu finden) auf und registriert sich dort. Dabei ist zunächst eine Basisregistrierung mit Name und adresse vorzunehmen. Von der Basisregistrierung aus lässt sich dann unter erweiterte Registrierung ein erweitertes Profil anlegen. Von dem erweiterten Profil aus lassen sich dann Profile für transparenzpflichtige Rechtseinheiten (also einzelne Gesellschaften etc.) anlegen Nachdem das Profil einer transparenzpflichtigen Rechtseinheit erstellt wurde, können dort nun die Mitteilungen mittels der dort zur Verfügung gestellten Online-Formulare angemeldet werden. In den Formularen besteht auch die Möglichkeit, weitere Dokumente hochzuladen. Die Informationen in solchen Dokumenten ersetzen jedoch nicht die manuelle Eintragung der meldepflichtigen Angaben. Es ist also nicht ausreichend, z.b. eine Liste der wirtschaftlich Berechtigten hochzuladen, sondern die einzelnen Personen sind jeweils manuell in das Formular einzutragen. Die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen dient also lediglich dem Belegen von Angaben zu Art und Umfang der Beteiligung der einzelnen wirtschaftlich Berechtigten. Änderungen der Mitteilungen werden wie beim Handelsregister gehandhabt. Sobald etwas eingetragen ist, bleibt es im Register bestehen. Bei Änderung oder Berichtigung der Angaben wird die veraltete Information lediglich als überholt kenntlich gemacht. Eine Löschung ist nicht möglich. Eine zentrale Verwaltung der Mitteilungen an das Transparenzregister durch eine Stabsstelle im Konzern oder einen externen Dienstleister ist durch die Ausgestaltung des Transparenzregisters machbar. Allerdings hat z.b. die Meldung einer Muttergesellschaft für ihre Tochtergesellschaft keine automatische Befreiung der Tochtergesellschaft von ihrer Mitteilungspflicht zur Folge. Vielmehr muss dafür zunächst die Tochtergesellschaft ihre Muttergesellschaft zur Meldung bevollmächtigten, bzw. mit der Meldung beauftragen. Das Gesetz und die Nutzungsbedingungen des Transparenzregisters haben jedoch keine näheren Anforderungen an die Vollmachterteilung gestellt, so dass auch eine mündliche Vollmacht ausreichen dürfte. Die Einsichtnahme in das Transparenzregister ist verschiedenen Behörden im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung (z.b. Steuerbehörden und Strafverfolgungsbehörden), Unternehmern (einzelfallbezogen) im Rahmen der Erfüllung ihrer Pflicht zur Prüfung von Geschäftspartnern gestattet, sowie jedem, der ein berechtigtes Interesse im Einzelfall darlegen kann (z.b. Journalisten, die an einem Artikel über Geldwäsche arbeiten) gestattet. Gerade dieses Einsichtsrecht für jedermann ist dabei ein Streitpunkt. Die EU möchte, dass das Transparenzregister grundsätzlich jedermann offen einsehbar ist, während der deutsche Gesetzgeber zum Schutze der berechtigten wirtschaftlich Berechtigten hier zunächst noch das Erfordernis der Darlegung eines berechtigten Interesses im Einzelfall vorgesehen hat. Was genau dann im Fall der Fälle als berechtigtes Interesse anerkannt werden wird und welche Anforderungen an die Darlegung dieses Interesses gestellt werden, ist leider noch völlig ungeklärt. Eine Präzisierung dieser Einsichtskriterien durch Rechtsverordnung ist noch nicht erfolgt und es gibt bisher

6 auch noch keinerlei Rechtsprechung oder auch nur Präzedenzfälle dazu. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die Einsichtnahme in das Transparenzregister erst ab dem möglich sein wird. Eine Beschränkung der Einsicht ist auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten möglich, wenn dieser glaubhaft machen kann, dass der Einsichtnahme unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich berechtigten entgegenstehen. Solche schutzwürdigen Interessen liegen z.b. vor, wenn der wirtschaftlich Berechtigte minderjährig oder geschäftsunfähig ist, oder wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Einsichtnahme den wirtschaftlich Berechtigten der Gefahr aussetzen würde, Opfer einer Straftat (z.b. Bedrohung, Betrug, Erpressung oder Geiselnahme) zu werden. Die Einzelheiten dieser Beschränkungsmöglichkeit werden durch Rechtsverordnung konkretisiert werden, allerdings ist diese Rechtsverordnung bisher noch nicht erlassen worden. Die Kosten für Eintragungen und Einsichtnahmen in das Transparenzregister sind noch offen. Der Gesetzgeber hat im Geldwäschegesetz nur die Möglichkeit der Kostenerhebung vorgesehen. Eine entsprechende Rechtsverordnung über die Erhebung von Gebühren ist jedoch noch nicht erlassen worden. Bis zum Erlass einer solchen Rechtsverordnung ist die Eintragung in das Transparenzregister damit gebührenfrei. Die Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Mitteilungspflichten haben wir ja bereits oben erläutert. Da die Regelungen zum Transparenzregister jedoch noch neu sind, in vielen Teilbereichen noch Unklarheit über die tatsächliche Reichweite, bzw. die Auslegung der Gesetzesnormen herrscht und konkretisierende Rechtsverordnungen noch nicht erlassen worden sind, besteht die Hoffnung, dass die Aufsichtsbehörde in der Anfangszeit zunächst nur wenig Gebrauch von der Möglichkeit der Bußgeldverhängung machen wird und sich auf Rügen o.ä. beschränkt. Garantiert kann dies jedoch nicht werden, so dass im Zweifelsfall besser eine Übererfüllung der Pflichten anzuraten ist. Abschließend müssen wir Sie darauf hinweisen, dass das oben Dargestellte keinen Anspruch auf Rechtssicherheit erheben kann. Es fehlt hier bisher leider noch an klarstellenden Rechtsverordnungen und Beispielsfällen aus der Praxis, so dass viele Punkte auf bloßer juristischer Auslegung des Gesetzestextes basieren. Der Bundesanzeiger Verlag als mit der Schaffung und Führung des Transparenzregisters beauftrage Stelle vermag ebenfalls keine Klärung herbeizuführen, da die Beantwortung von vertiefenden Fragen als dem Verlag verbotene Rechtsberatung angesehen und daher verweigert wird. Es bleibt also abzuwarten, wie sich die tatsächliche Handhabe des Transparenzregisters in den kommenden Monaten und Jahren entwickeln wird, bevor rechtssichere Angaben zu den entsprechenden Problemkreisen gemacht werden können. Unsere Ausführungen zu dem Thema orientieren sich daher an dem Grundsatz, im Zweifel den sichersten Weg zu wählen und eine Übererfüllung der Pflichten angesichts der Risiken einer mangelhaften Erfüllung in Kauf zu nehmen. Ihr Team von sb+p