Transparenzregister. (am neu in Kraft getreten)

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1 Transparenzregister (am neu in Kraft getreten) 1. Wer ist betroffen? Die neuen Transparenzpflichten treffen alle in Deutschland ansässige Vereinigungen im Sinne des 20 Abs. 1 S. 1 GwG, das sind: 1. alle juristischen Personen des Privatrechts, u.a.: AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.a, 2. eingetragenen Personengesellschaften, u.a.: OHG, KG, Partnerschaften sowie 3. Rechtsgestaltungen im Sinne des 21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und 4. Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen. 5. Die GbR ist mangels Eintragung grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des 40 Abs. 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen. 2. Wer ist wirtschaftlich Berechtigter? Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte (vgl. 19 Abs. 2 GWG, 3 Abs. 1 und Abs. 2 GwG). Das sind 1. ausschließlich natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle [die Vereinigung] letztlich steht oder 2. die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.

2 2 Wie in 3 Abs. 2 GWG konkretisiert, zählt bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar 1. mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder 2. mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder 3. auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben. Unter den Begriff der Kontrolle auf vergleichbare Weise fallen auch Absprachen zwischen mehreren Anteilseignern untereinander, also auch Treuhandverhältnisse uns Stimmbindungsvereinbarungen (Gesetzesbegründung). Definition: Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden, vgl. 3 Abs. 2 Satz 2 GwG. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (konzernrechtlicher Begriff nach 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach 20 Abs. 1 GwG ausüben kann. Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter. Bei rechtsfähigen Stiftungen und Verwaltern von Trusts oder Treuhändern oder bei diesen vergleichbaren Rechtsformen ist wirtschaftlich Berechtigter jede natürliche Person, die 1. als Treugeber, Verwalter von Trusts oder Protektor handelt, 2. die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist, 3. die als Begünstigte bestimmt worden ist. Ist die Person, die Begünstigte des verwalteten Vermögens werden soll noch nicht bestimmt, so gilt die Gruppe von natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll, als wirtschaftlich Berechtigter 4. Ansonsten ist jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt, wirtschaftlich Berechtigter.

3 3 3. Welche Pflichten bestehen? Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben folgende Pflichten: 1. Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einholen, 2. diese Angaben aufbewahren, 3. auf aktuellem Stand zu halten und 4. der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen (Mitteilungspflicht). Die Transparenzpflichten unterteilen sich demnach in zwei Bereiche: - die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte durch die gesetzlichen Vertreter und - die daraus resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister. Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, haben die Verpflichtung, 1. den Vereinigungen gegenüber, also den Gesellschaften, die für die Mitteilung notwendigen Angaben zu machen und 2. jede Änderung dieser Angaben unverzüglich mitzuteilen (sog. Angabepflicht, 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Bei Vereinen und Genossenschaften sind Mitglieder, die mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren, verpflichtet dies dem Verein mitzuteilen. Zu Stiftungen vgl. 20 Abs. 3 Satz 3 GwG. Die Angabepflicht entfällt, wenn eine Mitteilungsfiktion (s.u.) besteht oder wenn die Anteilseigner, Mitglieder und wirtschaftlich Berechtigten die erforderlichen Angaben bereits in anderer Form mitgeteilt haben. Einschränkung bei Beteiligungs- oder Kontrollketten keine Nachforschungspflicht: Für den Fall, dass der Anteilseigner nur unter der mittelbaren Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten steht, trifft die Angabepflicht diesen wirtschaftlich Berechtigten. Nach der Gesetztesbegründung muss also ein Anteilseigner den in einer Beteiligungskette weiter hinten stehenden wirtschaftlich Berechtigten nicht angeben. Es besteht also bei Beteiligungsketten weder für die mitteilungsverpflichteten Gesellschaften noch für die angabeverpflichteten Anteilseigner eine Nachforschungspflicht.

4 4 Wenn ein Anteilseigner selbst eine juristische Person oder eine eingetragene Personengesellschaft mit Sitz im Inland ist, so unterliegt diese Gesellschaft selbst Informationseinholungs- und Mitteilungspflichten, damit wird eine Mehrfachmeldung vermieden. Ausnahme: Die angabepflichtige Gesellschaft erlangt auf andere Weise Kenntnis von den Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten, der die Kriterien für den wirtschaftlich Berechtigten auch dieser Gesellschaft erfüllt. Dann müssen auch die Gesellschaften auf der unteren Beteiligungsebene die Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten melden. Es sollte jährlich geprüft werden, ob neben den Angaben des wirtschaftlich Berechtigten, weitere Informationen auf andere Weise bekannt werden, aus denen sich eine Änderung des wirtschaftlich Berechtigten ergibt. 4. Welche Informationen sind dem Transparenzregister mitzuteilen? Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten. Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben. Bei Trusts, bestimmten nicht rechtsfähigen Stiftungen oder Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen entsprechen, sowie rechtsfähigen Stiftungen ergeben sich Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses aus 3 Abs. 3 GwG. Bei Trusts, bestimmten nicht rechtsfähigen Stiftungen oder ähnlichen Rechtsgestaltungen sind dem Register auch die Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen.

5 5 5. Ausnahmen von der Mitteilungspflicht? Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen ergeben (sog. Mitteilungsfiktion, 20 Abs. 2 GwG). Eintragungen in solchen anderen öffentlichen Quellen sind soweit die Dokumente dort elektronisch abrufbar sind: Eintragungen im Handelsregister wie z.b. Liste der Gesellschafter von GmbH und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) nach 8 Abs. 1 Nr. 3, 40 GmbHG sowie Gesellschafterverträge nach 8 Abs. 1 Nr. 1 ivm 2 Abs. 1a Satz 2 GmbHG, sofern diese als Gesellschafterliste gelten. Eintragungen im Partnerschaftsregister Eintragungen im Genossenschaftsregister Eintragungen im Vereinsregister Eintragungen im Unternehmensregister, wie die Bekanntmachungen des Bestehens einer Beteiligung nach 20 Abs. 6 AktG, Stimmrechtsmitteilungen nach 26, 26a WpHG Greift die Meldefiktion, so entfällt auch die Angabepflicht der Anteilsinhaber, vgl. 20 Abs. 4 GwG. GmbH: Wurde z. B. die Gesellschafterliste bislang nicht elektronisch hinterlegt, so entfällt die Meldepflicht nicht. Nach Wortlaut des Gesetztes und der Gesetzesbegründung können lediglich elektronisch abrufbare Dokumente berücksichtigt werden. Ergibt sich aus den Registern nicht, woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, so ist eine gesonderte Angabe hierzu erforderlich. Insofern ist individuell zu prüfen, ob der/die wirtschaftlich Berechtigte sich bereits aus den Registern ergeben. 6. Was tun bei Zweifeln? Bestehen Zweifel, ob die Mitteilungspflichten schon durch die in anderen Registern veröffentlichten Informationen erfüllt sind, können Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister gemeldet werden. Allerdings ist dann diese Mitteilung bei Änderungen des wirtschaftlich Berechtigten bzw. der Informationen über diesen zu aktualisieren, auch wenn sich diese Änderungen dann aus anderen Registern ergeben, 20 Abs. 2 Satz 4 GwG.

6 6 7. Wer muss die Informationen eintragen lassen? Die gesetzlichen Vertreter, die geschäftsführenden Gesellschafter oder die Partner der Gesellschaft haben die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. Bei Trusts, nicht rechtsfähigen Stiftungen und bestimmten Rechtsgestaltungen nach 21 GwG haben die Verwalter bzw. Treuhänder die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen und dem Transparenzregister mitzuteilen. 8. Bis wann müssen die Eintragungen vorgenommen werden? Die Mitteilungen müssen erstmals bis zum 1. Oktober 2017 erfolgen. Die Mitteilungspflicht entfällt, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen ergeben. Wer der Mitteilungspflicht nicht nachkommt riskiert ein Bußgeld. Allerdings kann das Transparenzregister erst ab dem 27. Dezember 2017 eingesehen werden. 9. Wer führt das Transparenzregister? Die Bundesanzeiger Verlags GmbH wurde durch die Verordnung über die Übertragung der Führung des Transparenzregisters (Transparenzregisterbeleihungsverordnung TBelV, BGBl. Teil I, Nr. 41, Seite 1938ff.) bis mit der Führung des Registers beliehen. Link zum Transparenzregister (mit weiteren Informationen, Kurzanleitung, AGB etc.): Wer hat Einsicht in das Transparenzregister? Es soll nur einen begrenzten Zugang zu dem Register geben. Insofern haben ein Einsichtsrecht, soweit zur Erfüllung ihrer Aufgaben und gesetzlichen Pflichten erforderlich: Behörden, wie Aufsichtsbehörden, Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen, die gemäß 13 des Außenwirtschaftsgesetzes zuständigen Behörden, Strafverfolgungsbehörden, Bundeszentralamt für Steuern sowie die örtlichen Finanzbehörden nach 6 Absatz 2 Nummer 5 der Abgabenordnung und die für Aufklärung, Verhütung und Beseitigung von Gefahren zuständigen Behörden, die nach 2 GwG Verpflichteten,

7 7 wie z. B. Versicherungsvermittler, Güterhändler, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Rechtsanwälte. Im Übrigen als dritte Gruppe: Personen, die jedoch ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme darlegen müssen, z. B. Journalisten. Aber nur: Name, Vorname, Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland (nicht Wohnort) des wirtschaftlich Berechtigten und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, sofern sich die anderen Angaben nicht schon in den anderen öffentlich zugänglichen Registern befinden. 11. Möglichkeit der vollständigen oder teilweisen Beschränkung des Einsichtsrechts auf Antrag Auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten beschränkt die registerführende Stelle die Einsichtnahme in das Transparenzregister vollständig oder teilweise (Zugangssperre), wenn ihr der wirtschaftlich Berechtigte darlegt, dass der Einsichtnahme unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich Berechtigten entgegenstehen. Überwiegend schutzwürdiges Interesse: Bei Minderjährigen oder Geschäftsunfähigen und bei Gefahr, Opfer einer Straftat, wie z.b. Betrug, Bedrohung, Erpressung, Nötigung, zu werden. 12. Kosten Für die Führung des Transparenzregisters werden Gebühren gegenüber den juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften erhoben. Auch für die Einsichtnahme werden Gebühren und Auslagen erhoben, 24 GwG. Die Gebühren stehen derzeit noch nicht fest. 13. Rechtsfolgen bei Verstößen Jeder, der vorsätzlich oder leichtfertig gegen seine Pflichten aus dem GwG verstößt, handelt ordnungswidrig ( 56 Abs. 1 GwG nf) und hat ein hohes Bußgeld zu befürchten. Nicht nur das Unterlassen der Mitteilung wird mit Bußgeld sanktioniert, sondern auch die Mitteilung

8 8 falscher Informationen sowie die Einsichtnahme in das Transparenzregister unter Vorspiegelung falscher Tatsachen. Die Bußgelder reichen gemäß 56 Abs. 2 GwG je nach Einzelfall von einer Geldbuße von bis zu ,00 Euro oder bei einem schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstoß - bis zu ,00 Euro oder dem Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils sowie - bis zu ,00 Euro oder 10 Prozent des Gesamtumsatzes gegenüber bestimmten juristischen oder natürlichen Personen aus dem Bereich der Finanzdienstleistungen. 14. Empfehlung GmbH s Bitte prüfen Sie bei Ihren GmbH s, ob die Gesellschafterlisten elektronisch abrufbar sind. Falls nicht, sollte entweder eine aktuelle Gesellschafterliste unterzeichnet durch die Geschäftsführer durch einen Notar beim Handelsregister eingereicht werden oder eine Meldung über die wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister vorgenommen werden. Wir empfehlen, die Einreichung beim Handelsregister. Denn ist eine Mitteilung an das Transparenzregister erfolgt und ändert sich danach der wirtschaftlich Berechtigte, so dass sich die Angaben zu ihm nun aus anderen öffentlichen Registern ergeben, ist die Mitteilung bei Änderungen des wirtschaftlich Berechtigten bzw. der Informationen über diesen auch beim Transparenzregister zu aktualisieren. Bitte prüfen Sie, ob außerhalb des im Handelsregister veröffentlichten Gesellschaftsvertrages und der veröffentlichten Gesellschafterliste Stimmbindungsvereinbarungen oder Treuhandverhältnisse bestehen, die dazu führen, dass der wirtschaftliche Einfluss von einem oder mehreren Gesellschafter(n) auf die Gesellschaft von den Angaben in der Gesellschafterliste und/ oder veröffentlichtem Gesellschaftsvertrag abweicht und über 25 % liegt. AG s Die Angabepflicht der Aktionäre gegenüber ihrer AG nicht die Mitteilungspflicht der AG selbst entfällt, wenn sich diese in das Aktienregister angemeldet haben sowie wenn Inhaberaktionäre eine Meldung nach 20 AktG an die Gesellschaft gemacht haben. Die Angabepflicht entfällt aber nur dann, wenn die AG mit der Meldung die unter Ziffer 4 dargestellte Mitteilungspflicht vollumfänglich erfüllen kann.

9 9 Nicht börsennotierten AG s: Bei Aktien, die sich ausschließlich im Streubesitz befinden, muss eine Meldung lediglich dann erfolgen, wenn einer der Aktionäre mehr als 25 % der Aktien hält oder wenn nicht bereits eine Meldung in den Gesellschaftsblättern - Bundesanzeiger genügt - erfolgt ist. Eine Meldung in den Gesellschaftsblättern hat bereits nach Aktiengesellschaft zu erfolgen, wenn einem Unternehmen mehr als der vierte Teil der Aktien einer Aktiengesellschaft mit Sitz im Inland gehört. Auch hier empfehlen wir - falls bisher eine Meldung nach AktG unterblieben ist - diese nachzuholen und nicht das Transparenzregister zu bemühen. Alle anderen AG s werden ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister melden müssen. Börsennotierte AG s: Bei Gesellschaften, die an einem organisierten Markt ( 2 Abs. 5 WpHG) notiert sind oder nach EU-Recht ihre Stimmrechtsanteile offenlegen müssen, wie z.b. bei börsennotierten Gesellschaften, gilt die Mitteilungspflicht als erfüllt. Personengesellschaften (u.a. OHG, KG, GmbH & Co. KG) Bei Personengesellschaften ergeben sich die Gesellschafter, ihre Vertretungsmacht und bei KG s auch die Einlage der Kommanditisten aus dem Handelsregisterauszug, da bei Personengesellschaften üblicherweise keine Gesellschaftsverträge oder Gesellschaferlisten eingereicht werden. Bitte prüfen Sie durch den Abruf eines aktuellen Handelsregisters, ob die aktuellen Gesellschafter auch korrekt zum Handelsregister angemeldet worden sind. Falls nicht, holen Sie dies bitte nach. Bei den vertretungsberechtigten Gesellschaftern unterstellt der Gesetzgeber, dass diese wegen ihrer starken gesellschaftsrechtlichen Stellung auch die Kontrolle über die Gesellschaft ausüben. Beispiel: Bei einer aus zwei oder drei Gesellschaftern bestehenden OHG und KG wird von Gesetztes wegen unterstellt, dass jeder Gesellschafter zu mehr als 25 % Einfluss auf die Gesellschaft nehmen kann. Weicht der gesellschaftsvertraglich vereinbarte Kapitalanteil einer KG von den zum Handelsregister angemeldeten Angaben ab, so dass erst aus diesem vertraglichen Kapitalanteil eine entsprechende Stellung als wirtschaftlich Berechtigter mit mehr als 25 % Stimmkraft folgt, ist eine Mitteilung an das Transparenzregister vorzunehmen. Eine Mitteilung an das Transparenzregister wird somit auch eine OHG vornehmen müssen, wenn das gesellschaftsvertraglich vereinbarte Stimmverhältnis von dem aus dem Handelsregister abzuleitenden Stimmverhältnis abweicht und zu einer Stimmkraft von mehr als 25 % führt.

10 Allgemein Bitte nehmen Sie die gesetzlichen Neuerungen zum Geldwäschegesetz zum Anlass, die zu Ihren Gesellschaften im Handelsregister bzw. Unternehmensregister eingetragenen Angaben auf ihre Aktualität zu prüfen und die nicht angemeldeten Änderungen nachzuholen. Die Pflicht zur Meldung von Veränderungen, insbesondere in das Handelsregister als auch Unternehmensregister, bestand bereits vor Einführung des Transparenzregisters, so dass die Einführung des Transparenzregisters für Sie lediglich in Bezug auf bestehende Stimmbindungsvereinbarungen und Treuhandverhältnisse und bisher nicht elektronisch geführte Gesellschafterlisten relevant werden dürfte. Gerne unterstützen wir Sie bei der Prüfung und der Anmeldung zum Transparenzregister, die auch durch unsere Kanzlei erfolgen kann.