...da macht nicht nur das Essen Spaß!

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1 ...da macht nicht nur das Essen Spaß!

2 Was ist MensaMax? MensaMax ist eine Software, die eine ganze Reihe von unterschiedlichen Aspekten in der Schule, dem Internat oder dem Kindergarten abdeckt. Da MensaMax eine Web-Anwendung ist, stellt es zugleich eine zentrale Plattform dar, die allen Nutzern den Zugriff auf ihren speziellen Anwendungsbereich zur Verfügung stellt. Jeder sieht genau nur die Daten, die er sehen und bearbeiten darf. Aber genug der Vorrede fangen wir damit an, womit auch MensaMax angefangen hat, dem Essen. Die Mensa Speiseplan mit Allergenen und Zusatzstoffen, Nährwerten und Rezepturen Um Essen bestellen oder abholen zu können, muss es zumeist einen Speiseplan geben. Dieser wird in aller Regel vom Catering-Unternehmen, gelegentlich aber auch vom Sekretariat eingegeben. Da einmal eingegebene Speisen jederzeit wieder aufgerufen werden können, wird der Eingabeaufwand über die Zeit drastisch verkürzt. Die Ausweisung von Allergenen und Zusatzstoffen ist gesetzlich vorgeschrieben und kann ganz leicht mit MensaMax realisiert werden. Ähnlich einfach ist die Darstellung aller relevanten Nährwerte pro 100 Gramm und pro Portion. Manche Catering-Unternehmen erstellen ihren Speiseplan in einem gesonderten Warenwirtschaftssystem. In so einem Fall kann der Speiseplan in MensaMax importiert werden, so dass für den Caterer keine Doppelarbeit entsteht. In anderen Schulen wird durch einen Elternverein selbst eingekauft und gekocht. Durch Hinterlegung von Rezepturen errechnet MensaMax eine genaue Zutatenliste inklusive der Einkaufspreise bezogen auf die tagesaktuelle Schülerzahl, für die gekocht werden soll. Aufgrund der vollumfänglichen Funktionalität kann MensaMax auch in den berufsbildenden Schulen (Fachrichtung Hauswirtschaft) für den Unterricht eingesetzt werden. Mit und ohne Vorbestellung Es gibt unterschiedliche Verfahren, wie die Schüler an das Essen kommen: Mit Vorbestellung: Dabei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden kann, frei und unterschiedlich gewählt werden. Mit und ohne Vorbestellung: Die Vorbestellung ist empfohlen, aber die Spontanabholung ist möglich (so lange Vorrat reicht). Oft kostet das Spontanessen dann etwas mehr oder kann erst ab einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden. Nur ohne Vorbestellung: Es kann ein komplettes Menü abgeholt werden, wobei keine Vorbestellung möglich ist. Komponentenwahl: Es gibt keine fest definierten Menüs (ähnlich einer Autobahnraststätte). All you can eat: Jeder, der in die Mensa eintritt, bezahlt den Grundpreis und kann sich dann von der Theke beliebig nehmen. Dieses Verfahren ist mit und ohne Vorbestellung möglich.

3 MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen. Sie bestimmen Ihre Art der Essensausgabe und MensaMax passt sich an. Besondere Bestellformen Wenn das Essen vorbestellt werden muss oder kann, ist es in der Regel so, dass der Schüler oder die Eltern sich über das Internet, ein in der Schule angebrachtes Bestellterminal oder die Smartphone- App in ihr MensaMax-Konto einwählen, sich den Speiseplan anschauen und nach Lust und Laune Essen bestellen. In der Form der Essensbestellung gibt es einige Spielarten: Essenspflicht: Grundsätzlich ist für den Schüler ein Essen bestellt, der Schüler kann das Essen nicht abbestellen, sondern nur innerhalb der angebotenen Menügruppen umbestellen. Abo-Essen: Verbindliche Anmeldung für einen fest defi nierten Zeitraum zu einem monatlich gleichbleibenden Preis. In der Regel ist keine Abbestellung möglich. Dauerbestellung: Es besteht die Möglichkeit, für einen längeren Zeitraum und bestimmte Tage vorzubestellen. Manuelle Änderungen und Abbestellungen sind jederzeit möglich. Es werden nur die tatsächlichen Einzelessen berechnet. Ein Mehrfach- oder Bonuskartensystem kann insbesondere ältere Schüler motivieren, zum Essen zu gehen. Wie wird nun bezahlt? Die Essensabholung Bevor wir uns die tatsächliche Bezahlung anschauen, müssen wir uns um die konkrete Essensabholung kümmern. Da man in aller Regel bei der Essensabholung die Bezahlung mit Bargeld vermeiden will (obwohl MensaMax mit Bargeld umgehen kann), muss man ein anderes Medium fi nden, mit dem die Bezahlung stattfi ndet. Deswegen verwendet man meist für die Legitimation an der Essensausgabe: RFID-Chip, zumeist als Schlüsselanhänger Schülerausweis mit aufgedrucktem Barcode oder integriertem Chip Fingerprint Der Schüler hat also einen dieser drei vorgenannten Ausweise, geht damit an die Essensausgabe und bezahlt damit sein Essen. In Kindergärten oder in Schulen mit wenig Essensteilnehmern wird statt einem Ausweis mit einer Liste gearbeitet. Wie kommt nun das Geld auf die Karte, den Chip oder den Finger? Um genau zu sein, gar nicht. Der Ausweis ( = Karte/Chip/Finger) hat keinerlei Informationen über den Eigentümer gespeichert.

4 Hier ist nur eine Nummer hinterlegt, über die MensaMax den Schüler identifiziert. Wenn also der Ausweis verloren wird, ist lediglich der Materialwert des Ausweises verloren gegangen, aber kein Geld. Wo ist dann das Geld? Es wird ein Konto bei einer Bank eingerichtet, auf das durch Überweisung, Lastschrift, aber auch mit Bargeld eingezahlt wird. Wer der Konteninhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein? die Schule der Schulträger (Kommune / Landkreis) der Caterer der Förderverein oder Mensaverein ein Dritter damit Beauftragter (z.b. wir) Die eingehenden Gutschriften werden dabei vollautomatisch auf sogenannte virtuelle Schülerkonten verteilt. Diese virtuellen Konten werden zumeist auf Guthabenbasis geführt, eher selten auf Schuldenbasis. Jeder Einkauf wird von diesem virtuellen Konto abgebucht. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass das echte Geld vom Konto der Eltern auf das Bankkonto vielleicht nur einmal im Monat transferiert wird, aber innerhalb von MensaMax dennoch jede Transaktion verwaltet wird und einsehbar ist somit entstehen auch kaum Kontoführungsgebühren bei der Bank. Sollte das Bankkonto von kommunaler Seite aus verwaltet werden, ist oft eine Einbuchung über das kommunale Finanzwesen gewünscht. MensaMax hat daher Schnittstellen zu diversen Finanz-Software-Systemen (z.b. SAP, CIP, H&H, Finanz+, INFOMA, mps, DATEV,...). Will man eine Bargeldeinzahlung zulassen, wählt man neben der Möglichkeit über das Sekretariat oder am Kiosk einzuzahlen oft die Variante, dass ein Bargeldaufwerter in der Schule aufgestellt wird. Bildungs- und Teilhabepaket Selbstverständlich ist in MensaMax die gesetzeskonforme Abrechnung nach dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) möglich. Hierunter fällt die Abbildung der bewilligten Zeiträume (auch nachträglich) sowie der Bewilligungsstellen. Sie geben in MensaMax die Bewilligungen ein und erzeugen zumeist jeden Monat eine Liste aus MensaMax, die an die Bewilligungsstelle übersandt wird fertig. Mehr ist nicht zu tun. MensaMax kann dabei die Eltern erinnern, wenn der Bewilligungszeitraum sich dem Ende neigt, damit diese sich frühzeitig um eine Verlängerung kümmern können. An der Essensausgabe ist selbstverständlich alles stigmatisierungsfrei niemand wird geoutet. Kiosk Gibt es an der Schule auch einen Kiosk oder Pausenverkauf, wäre es doch schade, wenn zwar das Mittagessen bargeldlos ausgegeben werden kann, aber am Kiosk wieder mit Hartgeld gehandelt werden müsste. Selbstverständlich können alle Waren über MensaMax aber auch mit Bargeld bezahlt werden. Dennoch ist die bargeldlose Ausgabe bevorzugt, weil sie auch deutlich schneller ist und damit der Umsatz in der an sich recht kurzen Pausenzeit ansteigt.

5 Für die Abrechnung ist es unerheblich, ob der Kiosk Teil der Mensa oder eine eigene Einrichtung an der Schule ist. An einer Schule können auch mehrere Kioske gleichzeitig und auch von unterschiedlichen Betreibern (z.b. Caterer, Hausmeister, Schülerfirma) geführt werden. Die Eltern können, wenn gewünscht, den Geldbetrag, der täglich am Kiosk ausgegeben werden darf, begrenzen. Auch Warengruppen können eingeschränkt werden. Die Kioskverkaufsoberfl äche ist frei gestaltbar: Mit und ohne Warengruppen Topseller Freiverkäufe Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze Hinterlegung unterschiedlicher Preise für unterschiedliche Kundengruppen Unterkontenverwaltung Jetzt hat man ja schon ein Konto eingerichtet, auf das die Eltern für das Schulessen und gegebenfalls auch den Kiosk einzahlen. Was liegt da näher, als nicht auch andere Positionen auf dem gleichen Wege abzurechnen? Zum Beispiel Klassenfahrten und Ausfl üge, Lernmittel und Unterrichtsmaterialien, Versicherungen und Beiträge, Betreuungsangebote und Veranstaltungen, Klassenkassen, Spendenkonten usw. Natürlich müssen die einzelnen Einzahlungen sauber voneinander getrennt werden nicht, dass der Ausflug plötzlich am Kiosk aufgegessen wird. Diese getrennte Unterkontenverwaltung bietet MensaMax, bis hin zur Möglichkeit, dass man auch Geld zwischen den Unterkonten überweisen kann. Ganztagesbetreuung Wenn in MensaMax schon alle Schüler erfasst sind (Regelfall), weil diese aus dem Schulverwaltungsprogramm importiert wurden (und zumindest jedes Schuljahr neu automatisiert abgeglichen werden) warum nicht diesen Datenfundus auch für weitere Buchungen nutzen? AG-Verwaltung In MensaMax werden die AGs, die Sie für ein Schulhalbjahr anbieten wollen, definiert. Die Schüler haben die Möglichkeit, sich innerhalb eines festgelegten Zeitraumes anzumelden. Dabei können diese für mehrere oder sich überschneidende AGs Wunsch-Prioritäten vergeben. Ein ausgeklügelter Zuteilungsalgorithmus verteilt nach dem Anmeldeschluss die AGs weitgehend gerecht und beachtet dabei eventuelle Betreuungspfl ichten in der offenen oder gebundenen Ganztagesform. Die AGs können von Ihnen sehr genau beschrieben werden, ggf. auf Klassen und maximale Teilnehmerzahl beschränkt, mit Bild und Videomaterial interessant erläutert und mit Kosten unterlegt sein. Dadurch kann sich der Schüler den Inhalt besser vorstellen. Nach der Zuteilung durch MensaMax sieht der Schüler genau, für welche AG er nun zugelassen wurde und welche AG er leider nicht besuchen kann. Projekttage, Wintersporttage, Ferienprogramme u.v.m. Neben den AGs fi nden an einer Schule noch eine ganze Reihe von anderen Veranstaltungen statt, bei denen der Schüler ebenfalls eine Auswahl hat. Sehr häufi g geschieht hier die Anmeldung nach dem Windhundprinzip ( = Wer zuerst kommt, mahlt zuerst).

6 Wie bei den AGs können diese Veranstaltungen ebenfalls präzise beschrieben werden, nur für bestimmte Personen zugelassen sein etc. Ebenfalls, wie bei den AGs, stehen dezidierte Auswertemöglichkeiten (Listen und Statistiken) zur Verfügung, und genauso wie bei den AGs kann auch manuell eingegriffen werden. Kurse, Hausaufgabenbetreuung, Nachhilfe, Verlässliche Grundschule u.v.m. Unter diesen Terminen werden im Gegensatz zu den AGs oder Projekttagen kurze Einheiten verstanden, die vielleicht nur ein oder zwei Stunden dauern. Eine Anmeldung zu einem solchen Termin erfolgt meist über eine Art Stundenplan. Dabei sieht jeder nur die Termine, die für ihn zugelassen sind. Bei Bedarf können für jeden Termin unterschiedliche Anmeldefristen eingesteuert werden. Außerdem kann man bestimmen, dass z.b. die An- oder Abmeldung durch den Schüler von den Eltern geändert werden kann, umgekehrt aber nicht. Dieses Ober-/Unter- Verhältnis lässt sich beliebig tief gliedern. Schulbibliothek und Lehrmittelverwaltung Oft werden die Bücher und Lehrmittel über Karteikarten oder lange Listen ausgegeben. Warum hier nicht MensaMax nutzen? Der Schüler besitzt ja bereits einen Ausweis, Chip oder Fingerprint. Sie können in MensaMax beliebig viele Ausgabestellen ( = Bibliotheken, Lehrmittelorte) verwalten. Darin können Sie die Grunddaten der zu erfassenden Medien ( = Buch, Lehrmittel, CD, DVD, Gerät, etc.) in aller Detailliertheit definieren. Auf Basis dieser Informationen werden dann massenhaft und automatisiert die tatsächlichen Einzelexemplare erstellt. Natürlich können Sie sehr feingliedrig festlegen, welche Ausleihzeiten und ggf. Gebühren anzusetzen sind. In MensaMax kann sich der Schüler informieren, welche Medien er ausleihen kann. Er kann Reservierungen vornehmen und Verlängerungen durchführen, sofern das Medium nicht schon von anderen angefragt ist. Weiterhin erinnert MensaMax an bald abzugebende Medien. Durch MensaMax geht die Ausgabe und Rücknahme schneller und ist sauber dokumentiert. Zeiterfassung Aus unterschiedlichen Gründen sollen Zeiten von Personen erfasst werden. Dies könnte sein: Mitarbeiter des Caterers, z.b. zur Dokumentation wegen des Mindestlohngesetzes Anwesenheitszeiten von Schülern, z.b. aus abrechnungstechnischen Gründen für Betreuungszeiten MensaMax erfasst dabei, wenn gewünscht und notwendig, neben den Start- und Ende-Zeiten auch die Pausen, Urlaubszeiten, Feier- und Krankheitstage. Tages-, Wochen- oder Monats- Soll-Zeiten können den Ist-Zeiten gegenüber gestellt werden. Die Registrierung erfolgt wie gewohnt mittels Ausweis, Chip oder Fingerprint.

7 Sollten manuelle Korrekturen gestattet und notwendig sein, werden diese derart protokolliert, dass durchgeführte Veränderungen jederzeit ersichtlich sind. Dokumentenverwaltung Es kommt immer mehr vor, dass Personen auch Dokumente hochladen wollen, um diese ggf. auch mit anderen zu teilen. Es könnte sich um die Schulleitung handeln, die der Lehrerschaft Dokumente zur Verfügung stellen will. Oder um den Lehrer, der den einzelnen Klassen die Hausaufgaben, andere Arbeitsmaterialien oder auch nur Informationen für den nächsten Ausfl ug auf diese Weise zukommen lassen möchte. Der Schüler möchte so dem Lehrer seine Hausarbeit übergeben. In MensaMax ist es möglich, beliebige Informationen einzustellen und diese können nach einem ausgefeilten Berechtigungssystem anderen sichtbar gemacht werden. Der Speicherplatz kann nach Ihren Wünschen individuell beschränkt werden, damit hier kein Wildwuchs entsteht. MensaMax ist online Dadurch, dass MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen, unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.b. PC, Tablet oder Smartphone). Jeder kann also seine Aufgaben von dort machen, wo er sich gerade befi ndet und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung. Was ist, wenn es zu Hause einmal keine Online-Verbindung gibt? Eltern, die über keinen Internetzugang verfügen, können entweder über das Sekretariat bestellen (zumeist bei Grundschülern) oder es wird in der Schule ein Bestell-Terminal aufgestellt. Kommunikationsplattform Natürlich gibt es mittlerweile unzählige Kommunikationsplattformen, auf denen sich Personen unterhalten können. MensaMax will hierzu keine Konkurrenz darstellen. Andererseits ist es sicherlich gut, wenn Schüler, Eltern, Lehrer, Caterer etc. untereinander Informationen austauschen können. Dies kann in Form eines offenen Forums sein, welches allerdings durch Rechte und Freigaben beschränkt sein kann, als auch durch persönliche Mitteilungen an eine konkrete Person oder Personengruppe. Und wenn während der Essensausgabe das Internet ausfällt? Das ist kein Problem, während der Essensausgabe wird oft offl ine gearbeitet, eine kontinuierliche Verbindung ist also gar nicht notwendig.

8 Was können wir für Sie tun? Wir verstehen uns nicht nur als Verkäufer für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung unterstützen wir Sie. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden. Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Elternbriefes, bei der Integration der Schülerdaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind, um Ihnen das Leben leichter zu machen. Nach der Umsetzung beginnt für Sie mit der Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpfl ichtung: Schulungen, Unterstützung sowohl per Bildschirminteraktion über das Internet als auch per Telefon und bieten wir ebenso an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt. Planung Einrichtung Nutzung Sie haben Appetit bekommen und Lust auf weitere Informationen? Wir unterstützen Sie gern, wenn Ihnen der eigene Aufwand zu groß erscheint oder Sie lieber die Projektverantwortung in unsere Hände geben wollen. Getreu unserem Motto freuen wir uns auf eine Zusammenarbeit: Gute Qualität und guter Service bleiben in Erinnerung, wenn der Preis schon längst vergessen ist! Breustedt GmbH Informationssysteme Bauschlotter Straße Pforzheim Tel / info@breustedt-gmbh.de