Der Stadtrat beschließt die in der Anlage enthaltene Finanzierung der Fraktionen des Stadtrates der Stadt Zwickau.

Transkript

1 Datum: Drucksachen-Nr. 080/9-2 Austauschvorlage Beratung und Beschlussfassung im öffentlich nichtöffentlich Haupt- und Verwaltungsausschuss am: Stadtrat am: am: am: spätester Beschlusstermin am: Betreff: Neufassung der Richtlinie zur Fraktionsfinanzierung Beschlussvorschlag: Der Stadtrat beschließt die in der Anlage enthaltene Finanzierung der Fraktionen des Stadtrates der Stadt Zwickau. Ortsrecht Investitionsmaßnahme Neue freiwillige Aufgabe Finanzielle Auswirkungen keine haushaltsmäßige Berührung Ausgabenerhöhung Bemerkung: Einnahmeerhöhungen Mittel stehen zur Verfügung Einnahmeminderungen Mittel stehen nicht zur Verfügung Ausgabenminderung Folgekostenberechnung in Anlage Amtsleiter Datum Oberbürgermeisterin Datum Bürgermeister

2 Blatt-Nr.: 2 Begründung: Dass die bisherige Fraktionsfinanzierungsrichtlinie dringend überarbeitungsbedürftig ist, zeigte sich insbesondere am Ende der letzten Wahlperiode. Gerade die Regelungen zum Erlöschen einer Fraktion erwiesen sich als fehlerhaft. Darüber hinaus musste in Auswertung der vom Rechnungsprüfungsamt vorgenommenen Prüfungen aller Fraktionen ebenfalls festgestellt werden, dass manche der bisherigen Regelungen genauer zu fassen sind. Die Stadtverwaltung Zwickau hat sich daher zu einer kompletten Überarbeitung der Richtlinie entschlossen. Dabei wurde insbesondere versucht, wichtige Regelungen deutlicher zu formulieren. Die nun vorliegende Fassung ist das Ergebnis einer umfangreichen Sachdiskussion im Hauptund Verwaltungsausschuss. Wesentliche Änderungen der als Anlage enthaltenen Neufassung sind aus Sicht der Verwaltung in folgenden Punkten enthalten: Ziffer 1.2: Neu aufgenommen wurde die explizite Formulierung, dass die Bildung einer Fraktion durch alle Mitglieder zu unterzeichnen ist. Entsprechend 33 Abs. 2 der Geschäftsordnung ist die Bildung der neuen Fraktionen schriftlich mittels Übergabe entsprechender Unterschriftenlisten der Stadträte mitzuteilen. Ziffer 2.1: Der Grundbetrag je Fraktion soll um 200 Euro reduziert werden. Dieser Vorschlag resultiert einerseits aus der Notwendigkeit der Haushaltskonsolidierung. Andererseits wird damit den Feststellungen des Staatlichen Rechnungsprüfungsamtes gefolgt. Ziffer 2.2: Mit dem Ende der Wahlperiode des Stadtrates erlöschen alle bisherigen Fraktionen. Die derzeitige Regelung der bisherigen Richtlinie musste ersetzt werden. Ziffer 3: Neu aufgenommen wurde der ausdrückliche Hinweis, dass Aufwendungen, die bereits durch die Entschädigungssatzung abgegolten werden, nicht aus der Fraktionsfinanzierung bezuschusst werden dürfen. Um nachträgliche und schwer finanzierbare Ausgaben zu vermeiden, sollte sich die Dauer aller Verträge an der Dauer der Wahlperiode und am Status der Fraktion orientieren. Ziffer 3.1: In dieser Ziffer werden Hinweise berücksichtigt, die der Sächsische Rechnungshof in seinem Jahresbericht 2005 gegeben hat. Für hauptamtliche Fraktionsmitarbeiter sind daher entsprechende Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen zu erarbeiten, um eine Gleichbehandlung z. B. mit Mitarbeitern der Stadtverwaltung sicherzustellen. Ähnliche Regelungen weisen auch Richtlinien zur Fraktionsfinanzierung anderer Städte auf. Ziffer 3.2: Hier wurden vor allem genauere Regularien für Dienstreisen ergänzt. Ziffer 3.4: Gegenüber der bisherigen Regelung wurden auch die Vorgaben für die Verwendung der Fraktionsmittel für die Öffentlichkeitsarbeit ergänzt und präzisiert. Im Hintergrund stehen auch hier die Empfehlungen des Sächsischen Rechnungshofes im bereits genannten Jahresbericht. Ziffer 4: Diese Ziffer wurde neu aufgenommen. Sie beinhaltet insbesondere die Vorgabe, in den Fraktionen nach eigenen Kassenordnungen zu arbeiten. Mit den Kassenordnungen geben sich die Fraktionen selbst ein klares und transparentes Instrumentarium, um die Mittel ordnungsgemäß zu bewirtschaften und um eine ausreichende Kontrolle zu sichern. Präzisiert wurden zudem die Regelungen für die Inventarisierung von Inventargut und Fachliteratur. Neu geregelt wurde zudem, dass Fraktionsmittel unter bestimmten Voraussetzungen in das Folgejahr übertragbar sind. Ziffer 5.1: In dieser Ziffer wurde insbesondere ein Frist geregelt, innerhalb derer die Prüfung der jährlichen Nachweise erfolgt. Ziffer 5.2: Hier wurde insbesondere die Regelung angepasst, wenn Fraktionen zum Ende der Wahlperiode erlöschen (vgl. oben). Ziffer 5.3: Vorgeschlagen wird hier, dass eine Einsichtnahme in die Belege auch durch den Oberbürgermeister erfolgen kann. Ziffer 6: Diese Ziffer wurde neu aufgenommen. Rechtsgrundlage: 3 Abs. 2 Ziffer 1 Hauptsatzung

3 Blatt-Nr.: 3 Richtlinie zur Finanzierung der Fraktionen des Stadtrates der Stadt Zwickau 1. Grundsätze 1.1 Entsprechend der Geschäftsordnung für den Stadtrat der Stadt Zwickau und seiner Gremien können sich Mitglieder des Stadtrates zu Fraktionen zusammenschließen. Sie wirken bei der Willensbildung und Entscheidungsfindung mit. Insofern leisten Fraktionen einen Beitrag zur Effizienz und Optimierung der Stadtratsarbeit, da sie Vorarbeiten für eine sachgerechte und zügige Behandlung von Verhandlungsgegenständen in den Gremien und im Stadtrat leisten. 1.2 Fraktionen werden durch freiwilligen Zusammenschluss von Mandatsträgern mit gemeinsamer Grundüberzeugung gebildet. Entsprechend der Geschäftsordnung ist die Bildung von Fraktionen schriftlich dem Oberbürgermeister mitzuteilen. Die Mitglieder haben diese Mitteilung jeweils zu unterzeichnen. Änderungen (z. B. Austritt oder Auflösung) sind ebenfalls jeweils unmittelbar dem Oberbürgermeister mitzuteilen. Fraktionen erlöschen spätestens mit dem Ende der Wahlperiode. 1.3 Auf der Grundlage von 35a Abs. 3 SächsGemO erhalten die Fraktionen Mittel aus dem Haushalt zur Finanzierung ihrer notwendigen sachlichen und personellen Aufwendungen. Die Höhe sowie weitere Leistungen richten sich nach Punkt 2 dieser Richtlinie. Insbesondere haben die Fraktionen auf eine sparsame und wirtschaftliche Haushaltsführung zu achten. Die den Fraktionen gewährten Leistungen dürfen nicht für Zwecke der Parteien oder Wählergruppen verwendet werden! 2. Leistungen an Fraktionen 2.1 Die Fraktionen erhalten monatlich Mittel zur Deckung ihrer notwendigen Aufwendungen. Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus einem Grundbetrag je Fraktion in Höhe von Euro sowie einem Betrag in Höhe von 200 Euro für jedes Mitglied. 2.2 Eine Fraktion erhält die Mittel entsprechend Punkt 2.1 für jeden Monat, in dem sie die Stellung einer Fraktion hat, letztmals jedoch für den Monat, in dem die Wahlperiode endet (vgl. 33 Abs. 2 SächsGemO). 2.3 Bei einer Änderung der Anzahl der Fraktionsmitglieder werden die Zuschüsse in der bisherigen Höhe bis zum Ende des Monats weiter gezahlt, in dem die Änderung eintritt. Gleiches gilt, wenn sich die Fraktion innerhalb einer Wahlperiode auflöst.

4 Blatt-Nr.: 4 Die Verwaltung ist gehalten, an der Lösung von Problemen mitzuwirken, die sich aus üblichen, von dieser Richtlinie gedeckten Rechtsgeschäften bei Fraktionsauflösungen vor Ende der Wahlperiode ergeben können. 2.4 Die Fraktionen erhalten entsprechende Räumlichkeiten kostenlos im Rathaus zur Verfügung gestellt. Nur in den Fällen, in denen die Stadtverwaltung keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung stellen kann, können Mittel für die Anmietung entsprechender Räume genutzt werden. 3. Zulässigkeit und Grenzen der Verwendung Ausgaben müssen grundsätzlich einen Bezug zur Fraktionstätigkeit haben. Es muss nachvollziehbar sein, dass die entstandenen Kosten der notwendigen Zweckbestimmung unterliegen. Die Fraktionsmittel dürfen weder Ersatz noch Zuschuss für Aufwendungen sein, die den Mitgliedern des Stadtrates oder der Stadtratsgremien entstehen und welche bereits durch die Entschädigungssatzung abgegolten werden. Verträge sind seitens der Fraktionen stets auf die Wahlperiode zu befristen und nach Möglichkeit an den Status der Fraktion zu binden. 3.1 Personalkosten Zur Bearbeitung der Aufgaben der Fraktionen können Mitarbeiter eingestellt werden. Auf Arbeitsverhältnisse mit Fraktionsmitarbeitern sind bzgl. der Vergütung die Eingruppierungsregelungen des gültigen Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst anzuwenden. Für etwaige Fraktionsmitarbeiter sind daher in Abstimmung mit der Stadtverwaltung Stellenbeschreibungen zu erstellen, aus denen die jeweilige Eingruppierung folgt. Arbeitsverhältnisse sind auf die jeweilige Wahlperiode zu begrenzen und an den Status der Fraktion zu binden. Die anfallenden Personalkosten sind Bestandteil der Geschäftsführungskosten. Arbeitsverträge, die zum Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens dieser Richtlinie bereits bestehen, sind anzupassen. 3.2 Fraktionsgeschäftsführung/ Sachkosten Hierzu zählen alle Sachkosten für den laufenden Geschäftsbedarf, in Ausnahmefällen entsprechend des Punktes 2.4 können hierunter auch erforderliche Mietkosten fallen. Dienstreisen, die einen eindeutigen Bezug zur zulässigen Fraktionsarbeit aufweisen, sind gemäß Sächsischem Reisekostengesetz zu beantragen und abzurechnen. Hierzu ist das Formblatt der Stadtverwaltung zu nutzen. Die Berechnung der Reisekosten kann durch die Stadtverwaltung übernommen werden.

5 Blatt-Nr.: 5 Dienstreisen bedürfen der Zustimmung durch den Fraktionsvorsitzenden, Dienstreisen des Fraktionsvorsitzenden bewilligt sein Stellvertreter. Im Geschäftsbetrieb üblicherweise kurzfristig anfallende Dienstfahrten, insbesondere innerhalb des Stadtgebiets, sind mittels Fahrtenbuch abzurechnen und entsprechend den hierfür geltenden Regelungen der Stadtverwaltung zu vergüten. Berücksichtigt werden können darüber hinaus Fortbildungskosten, wenn die Fortbildung im Auftrag der Fraktion erfolgt und der Vorbereitung von Initiativen oder der Meinungsbildung der Fraktion zu Entscheidungen dienen. 3.3 Sitzungen und Klausurtagungen Sitzungen und Klausurtagungen der Fraktionen sind erstattungsfähig. Sie sollten grundsätzlich in Zwickau und nach Möglichkeit in Räumlichkeiten der Stadtverwaltung stattfinden. Ausgaben für Referenten können nur dann aus den den Fraktionen zur Verfügung gestellten Mitteln bestritten werden, wenn die Referenten für die Fraktionsarbeit erforderlich sind. Die Notwendigkeit der Referententätigkeit ist schlüssig zu begründen. Gleiches gilt für Klausurtagungen oder Sitzungen außerhalb der üblichen Fraktionsräume. 3.4 Öffentlichkeitsarbeit Die Verwendung von Mitteln der Fraktionsfinanzierung zugunsten von politischen Parteien, Wählervereinigungen oder ihrer Gruppierungen ist grundsätzlich nicht gestattet. Insbesondere ist es unzulässig, in der Vorwahlphase (sechs Monate vor der Wahl) oder im Kommunalwahlkampf unter Einsatz öffentlicher Haushaltsmittel für die Fraktionen tragenden Parteien oder Wählervereinigungen Wahlwerbung zu betreiben. Die Öffentlichkeitsarbeit muss einen sachlichen Bezug zur Fraktionsarbeit haben. Ausgaben dürfen daher nur zur Information über die Arbeit der Stadtratsfraktion eingesetzt werden. Eine gezielte Verstärkung der Öffentlichkeitsarbeit in der Vorwahlphase ist nicht zulässig. In der Schlussphase des Wahlkampfes (sechs Wochen vor der Wahl) ist zudem die Verwendung von Mitteln für Öffentlichkeitsarbeit zu Arbeits- und Erfolgsberichten nicht erlaubt, auch wenn diese zu anderen Zeiten gestattet wäre. 3.5 Unzulässige Ausgaben Die zur Verfügung gestellten Mittel dürfen insbesondere nicht verwendet werden für: die Bewirtung der Fraktionsmitglieder, gesellige Veranstaltungen oder allgemeine Bildungsreisen, Spenden, Verfügungsmittel für den Vorsitzenden,

6 Blatt-Nr.: 6 Aufwendungen für die Teilnahme an Parteiveranstaltungen, soweit es sich im Einzelfall nicht um eine aufgabenorientierte Fortbildung handelt, Geschenke, Darlehen und andere Zuwendungen an Fraktionsmitglieder, Angestellte der Fraktion, Beschäftigte der Stadtverwaltung und andere Dritte, Aufwendungen der Fraktionsmitglieder für die Teilnahme an Fraktionssitzungen. 3.6 Zulässige Ausgaben Blumen dürfen aus Fraktionsmitteln bezahlt werden, wenn sie Zwecken der Außenrepräsentation dienen und der Anlass im aktuellen Aufgabenbereich der Fraktion begründet ist. Sie dürfen nicht im Widerspruch zu Pkt stehen. 4. Bewirtschaftung der Haushaltsmittel Die jährlich zur Verfügung stehenden Mittel werden entsprechend Punkt 2.1 in den Haushaltsplan eingestellt. Die Fraktionen haben dazu auf Anforderung eine Übersicht entsprechend der VwV Gliederung und Gruppierung Anlage 21 zu erstellen. Im Haushaltsjahr nicht verausgabte Fraktionsmittel sind grundsätzlich zum Jahresende an die Stadtverwaltung zurückzuführen. Ausnahmen sind möglich, wenn ein konkreter Bedarf für die Übertragung besteht. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn die Ansammlung von Mitteln einer späteren Investition dient. Im Fall der Übertragung nicht verbrauchter Mittel ist deshalb stets anzugeben, für welchen konkreten Zweck die Mittel künftig verwendet werden sollen. Die Übertragung der Mittel in das Folgejahr bedarf der Zustimmung des Stadtrates. Die Bewirtschaftung der Mittel durch die Fraktion erfolgt nach einer fraktionseigenen Kassenordnung. Diese hat mindestens folgende Punkte verbindlich zu enthalten: Gestaltung der Verfügungsberechtigung, Regelung der Zeichnungsbefugnis für die sachlich/rechnerische Feststellungen sowie für Anordnungen - inklusive Stellvertreterregelungen, Gestaltung der Buch- und Belegführung, Art und Weise der Führung des Barkassenbetriebes des Belegwesens und der Buchungen, Regelung der internen Finanzrevision, Haftung bei etwaigen Rückforderungen (vgl. Punkt 6). Die Kassenordnung ist spätestens zwei Monate nach Beginn der Fraktionstätigkeit bzw. nach Inkrafttreten dieser Richtlinie an den Oberbürgermeister zu übergeben.

7 Blatt-Nr.: 7 Die Fraktionen haben über das bewegliche Inventargut ab einem Anschaffungs- bzw. Herstellungswert von 100 Euro eine Inventarliste zu führen. Fachliteratur ist in einem gesonderten Verzeichnis aufzulisten. Inventargüter und Fachliteratur sind Eigentum der Stadt Zwickau. 5. Nachweis und Kontrolle der ordnungsgemäßen Mittelverwendung 5.1 Jährlicher Nachweis Über die Verwendung der den Fraktionen zur Verfügung gestellten Mittel ist ein Nachweis in einfacher Form entsprechend Anlage 1 zu führen. Dieser Bericht über das abgelaufene Haushaltsjahr ist bis spätestens des Folgejahres an den Oberbürgermeister zu übergeben. Mit dem Nachweis sind vollständige Inventarliste sowie das Verzeichnis der vorhandenen Fachliteratur abzugeben. Erforderlich ist schließlich die Erklärung des Fraktionsvorsitzenden, dass die Mittel bestimmungsgemäß nur für die Geschäftsführung der Fraktion verwendet wurden Der Oberbürgermeister prüft den Nachweis innerhalb von sechs Wochen nach Eingang der erforderlichen Unterlagen. Nicht in Anspruch genommene Mittel sind entsprechend Pkt. 4 an den städtischen Haushalt zurückzuführen bzw. können auf Antrag mit den monatlichen Zahlungen verrechnet werden. In dem unter Pkt. 4 geregelten Ausnahmefall ist eine Übertragung von Mitteln möglich. 5.2 Auflösung der Fraktion Bei Auflösung einer Fraktion ist innerhalb von 6 Wochen nach dem Auflösungstag ein Nachweis entsprechend Punkt 5.1 dem Oberbürgermeister zu übergeben. Nicht in Anspruch genommene Mittel sind an den städtischen Haushalt zurückzuführen. Vorhandenes Inventar sowie Fachliteratur sind der Stadtverwaltung zu übergeben. Die Fraktion ist nach ihrer Auflösung mit dem Ziel der vollständigen Beendigung abzuwickeln. Diese Regelungen gelten auch, wenn die Fraktionen zum Ende der Wahlperiode erlöschen. Eine sich mit der neuen Wahlperiode konstituierende Fraktion gleichen Namens oder gleicher politischer Herkunft ist mit der vorhergehenden nicht identisch und nicht deren Rechtsnachfolgerin. Sofern dem keine schwerwiegenden Gründe entgegenstehen, ist die Verwaltung gehalten, die Bildung von Fraktionen gleichen Namens oder gleicher politischer Herkunft durch Übergabe des bisher genutzten Inventars zu erleichtern.

8 Blatt-Nr.: Prüfung und Aufbewahrung Der örtlichen und überörtlichen Prüfung ist von den Fraktionen Einsicht in die Belege über die Inanspruchnahme der Mittel zu geben. Eine Einsichtnahme durch den Oberbürgermeister ist zu gewährleisten, wenn begründete Zweifel an der Nachweisführung bzw. der bestimmungsgemäßen Verwendung der Mittel bestehen. Das städtische Rechnungsprüfungsamt sollte mindestens einmal jährlich eine Prüfung durchführen. Kassenbücher und Belege sind nach 34 Abs. 2 KomKVO mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Nach der Auflösung der Fraktion sind die entsprechenden Akten der Stadtverwaltung zu übergeben. 6. Sanktionen Die den Fraktionen zur Verfügung gestellten Mittel können zurückgefordert werden, insoweit sie zweckwidrig verwendet wurden. Die fraktionseigene Kassenordnung hat eine entsprechende Regelung zu enthalten. 7. Schlussbestimmungen Zur besseren Lesbarkeit wurde darauf verzichtet, den Text in weiblicher und männlicher Form abzufassen. Die Richtlinie ist im Amtsblatt der Stadt Zwickau zu veröffentlichen und tritt am 1. Januar 2010 in Kraft. Sie ersetzt die am beschlossene Richtlinie zur Finanzierung der Fraktionen des Stadtrates der Stadt Zwickau.