Das Nr.1 ipad-kassensystem für die Gastronomie. Kurzanleitung

Transkript

1 Das Nr.1 ipad-kassensystem für die Gastronomie Kurzanleitung

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3 Willkommen bei orderbird! Willkommen bei orderbird, der Nr. 1 unter den ipad- Kassensystemen für die Gastronomie. Wir danken Dir für Dein Vertrauen und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit! Deine Netzwerkzugangsdaten: SSID / Netzwerkname Passwort 3

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5 Quickstart - Hardware aufstellen und einrichten in 10 Minuten ipad einrichten und registrieren und orderbird-app installieren Wie funktioniert die orderbird-technik? Router Drucker anschließen und in der orderbird-app einrichten Bonieren - Die Grundfunktionen von orderbird POS Die wichtigsten Befehle im Überblick Bestellungen aufnehmen I Bestellungen aufnehmen II Abrechnen / Bezahlen my.orderbird - Dein Chefzugang für orderbird POS im Internet my.orderbird einrichten und benutzen 22 Die 3 häufigsten Fragen 24 5

6 Quickstart Hardware aufstellen und einrichten in 10 Minuten Router orderbird POS Drucker 6

7 ipad bzw. ios-geräte einrichten und registrieren Wenn Du Dein ipad bzw. ios-gerät noch nicht eingerichtet hast, führt Apple Dich in einfachen Schritten durch die Einrichtung. Gib Deinem Gerät zuerst einen Namen; er wird später auf jeder Rechnung erscheinen. Falls Du mehrere Geräte einrichtest, achte darauf, dass Du sie unterschiedlich benennst. Das hilft Dir, den Überblick zu behalten. Solltest Du während der Einrichtung kein Internet zur Verfügung haben, kannst Du die Geräte auch später über itunes registrieren. Wenn Apple Dich auffordert, Dich mit einem WLAN zu verbinden, wähle Dein Hausnetz und nicht das orderbird-netz aus. Das orderbird-netzwerk verfügt erst dann über eine Internetverbindung, wenn Du Deinen Router mit unserem verbunden hast. Apple-ID und orderbird-app installieren Während des Einrichtungsprozesses fragt Apple Dich nach Deiner Apple-ID. Wir empfehlen Dir ausdrücklich, eine extra Apple-ID für Deinen Betrieb anzulegen und nicht Deinen privaten Account zu verwenden. Zum einen musst Du beim Anlegen der Apple-ID Kreditkarteninformationen hinterlegen, damit Du Apps installieren kannst, zum anderen sollte die orderbird-app regelmäßig geup-datet werden. Dabei wird oft das Passwort der Apple-ID abgefragt. Generell sollten Deine Mitarbeiter auch in Deiner Abwesenheit Zugang zu diesen Informationen haben. Wenn Du den Einrichtungsprozess von Apple erfolgreich beendet hast, installierst Du als Erstes die orderbird-app. Gehe dazu in den App Store und suche nach orderbird. Dann klickst Du einfach auf App installieren und die App wird, vorausgesetzt Du bist mit dem Internet verbunden, auf Dein ipad bzw. ios-gerät heruntergeladen. Melde Dich nun mit deinen my.orderbird- Zugangsdaten in der orderbird-app an. 7

8 Wie funktioniert die orderbird-technik? Damit die Drucker auch das ausdrucken, was Du in orderbird POS buchst, ist ein Netzwerk notwendig, welches alle Informationen von ipad an Drucker und von ipad an my.orderbird weitergibt. Dieses Netzwerk heißt bei orderbird Airfy Private WIFI. airfy ist unser Partner und Spezialist in Sachen Netzwerk und Gäste-WLAN. Du benötigst zwingend Internet in Deinem gastronomischen Betrieb. Einer unserer Router wird dafür an Deine Fritzbox, Deinen Speedport o.ä. angeschlossen. Dieser Router sendet das Internetsignal per WLAN an alle anderen Router, die Du ggf. von uns bekommst, weiter und sorgt dafür, dass Deine Daten minutengenau auf my.orderbird für Dich einsehbar sind. Wichtig: Alle Router, die Du von orderbird erhältst, müssen so aufgestellt sein, dass sie sich sehen, und die Informationen von einem zum anderen Router weitergegeben werden können (sogenanntes Meshing - siehe Grafik). Deine Drucker müssen mit einem orderbird-router verkabelt werden. Da es nicht immer möglich ist, ein so langes LAN-Kabel zu verlegen, kannst Du den Drucker einfach an einen beliebigen orderbird-router anschließen. Deine ipads müssen mit dem Airfy Private WIFI verbunden werden. Danach kannst Du in orderbird POS z.b. ein Weizen buchen. Diese Information wird per WLAN an den nächstgelegenen orderbird-router gesendet; der leitet sie wiederum an den richtigen Drucker weiter (der Bon wird gedruckt) und lädt sie auf my.orderbird hoch (Deine Daten werden gesichert und sind für Dich einsehbar). Zusammenfassung wichtiger Fakten: 1. Nur ein orderbird-router muss mit dem Internet verbunden werden - der aber zwingend. 2. Alle anderen orderbird-router bekommen das Internetsignal über WLAN weitergeleitet. 3. Deine Drucker müssen mit einem orderbird-router verkabelt werden - ganz egal welchem. 4. Deine ipads müssen in den Einstellungen mit dem Airfy Private WIFI verbunden werden. 8

9 Überblick in Echtzeit - von überall! Büro Küche Gästebereich Bar Terrasse Netzwerkabdeckung Meshing (Ineinandergreifende Netzwerke) 9

10 Router anschließen Grundsätze zum Aufstellen von Routern: 1. Router so hoch wie möglich aufstellen, am besten in ca. 2 Meter Höhe. 2. Nicht vergessen, die Antennen an den Router zu schrauben. 3. Falls mehr als ein Router verwendet wird, sollte jeder zu mindestens einem anderen Router Sichtkontakt haben (d.h. keine Mauern, Decken oder Verkleidungen dazwischen). 4. Lieber einen Router zu viel, als einen zu wenig aufstellen - ein stabiles Netzwerk ist die Grundlage für das Arbeiten mit orderbird POS. Verbinde bitte mindestens einen orderbird-router mit deinem Internet-Router. Dazu steckst Du einfach ein LAN-Kabel in den blauen Port unseres Routers und das andere Ende in einen beliebigen LAN- (nicht WAN-) Port Deines Routers. Deine Drucker werden per LAN-Kabel an einen gelben LAN-Port unseres Routers angeschlossen. Solltest Du mehrere Router haben, ist es egal, an welchen orderbird-router der Drucker angeschlossen wird. Verbinde den orderbird-router mit Deinem Internet-Router per LAN-Kabel Verbinde den orderbird-router per LAN-Kabel mit Deinem Drucker Router mit dem Stromnetz verbinden und einschalten ACHTUNG: Wenn Dein Internet-Router komplexe Einstellungen (Telefonanlage, etc.) hat, kann es zu Verbindungsproblemen zwischen den beiden Routern kommen. In diesem Fall empfehlen wir Dir, Deinen Netzwerktechniker zu befragen und die Einstellungen an Deinem Internet-Router zu überprüfen. 10

11 Fehlerbehebung In seltenen Fällen kann es zu Problemen bei der Verbindung vom orderbird-router zu Deinem Internet-Router kommen, z.b. wenn Dein Internet-Router eine spezielle Konfiguration hat. Hier ein paar Tipps und Tricks für Dich und / oder Deinen Netzwerktechniker: LED 1 leuchtet nicht Ein-Aus-Schalter am orderbird-router prüfen. LED 2 blinkt, LED 2 leuchtet nicht dauerhaft signalisiert einen Fehler. Bitte achte dabei auf die anderen LEDs; sie verraten Dir genauer, wo das Problem liegt. LED 3 blinkt LED 3 und 4 helfen Dir bei der Installation. Leuchtet LED 3 dauerhaft, funktioniert die Mesh-Verbindung. Blinkt LED 3, funktioniert die Verbindung, ist aber sehr schwach. In dem Fall solltest Du einen besseren Standort für den orderbird-router finden. LED 9 blinkt der Router erhält keine DHCP-Adresse von Deinem Internet-Router. LED 10 blinkt Deine Firewall blockt die sichere airfy-verbindung zu unserem Server (IPSEC). Bitte prüfe an Deiner Firewall, ob die Ports 443 TCP, 500 UDP und 4500 UDP freigeschaltet sind. LED 9 und 10 blinken gleichzeitig der Router hat eine DHCP-Adresse erhalten, aber es gibt ein Problem mit Deinem Netzwerk (kein Internet oder DNS-Probleme). Hat alles nicht geholfen? In unserem Online-Handbuch (support.orderbird.com) findest Du die komplette Anleitung unseres Netzwerkpartners airfy. 11

12 Drucker anschließen Schließe nun Deine(n) Drucker per LAN-Kabel an den orderbird-router an. Das LAN-Kabel des Druckers muss in den gelben LAN-Port des orderbird- Routers gesteckt werden. Wenn Du eine Kassenlade benutzt, schließe diese bitte an den Rechnungsdrucker an Einstellungen Wi-Fi Wi-Fi Netzwerke Das LAN-Kabel des Druckers muss in den gelben LAN-Port des orderbird-routers Netzwerk wählen Airfy Private WIFI Drucker mit dem Stromnetz verbinden und einschalten orderbird POS-Software Gehe in Deinem ipad bzw. ios-gerät in die Einstellungen, dann auf WLAN und verbinde Deine ios-geräte mit dem orderbird-netzwerk. Deine Zugangsdaten findest Du auf Seite 2. Öffne danach ganz einfach die orderbird-app und mache Deine erste Buchung! 12

13 Drucker in der App einrichten Öffne nun die orderbird-app und tippe auf Einstellungen Drucker. Um weitere Drucker anzulegen, klicke unten rechts auf das + Zeichen. Um Drucker zu löschen, wische von rechts nach links über den Druckernamen. Nun wird ein Drucker nach dem anderen eingerichtet. Schalte dafür alle Drucker aus und lasse nur denjenigen Drucker an, welchen Du einrichten möchtest, z.b. den Getränkedrucker. Klicke nun in der orderbird-app auf Getränkedrucker. Einstellungen Drucker Bondruck Rechnung Druckeinstellungen Getränkedrucker Drucker aktiv Drucker finden BONDRUCK Einzelbon Einstellungen Druckeinstellungen Verfügbare Drucker Drucker Dru Getränkedru- Getränkedrucker Bondruck Drucker aktiv Rechnung Drucker finden BONDRUCK Einzelbon Klicke dann auf Drucker IP automatisch finden. Die App sucht jetzt nach allen Druckern, welche eingeschaltet und an orderbird-router angeschlossen sind. Da nur der Getränkedrucker eingeschaltet ist, sollte Dir auch nur eine IP-Adresse angezeigt werden. Wähle diese aus. Danach kannst Du oben rechts einen Testdruck machen. Nun schaltest Du den Getränkedrucker aus und den Küchendrucker an. Wiederhole das Prozedere mit allen Deinen Druckern. Fertig! 13

14 Bonieren Die Grundfunktionen von orderbird POS 14

15 Die wichtigsten Befehle im Überblick Eine Zusammenfassung der wichtigsten Befehle und Buttons von orderbird POS: ios 7 Info-Button Notiz und Einstellungen der Warengruppen Neu anlegen und hinzufügen Klicke immer auf das Plus (+) oben rechts Aktion durchführen Klicke auf den Aktionsbutton (z.b. zum Versenden oder Drucken eines Berichtes) Sortieren Klicke auf Bearbeiten in der unteren blauen Leiste. Durch Gedrückthalten und Verschieben kannst Du Tische, Artikel, etc. sortieren Aktivieren Schiebe den Regler zum Aktivieren nach rechts (z.b. zum Aktivieren eines diversen Artikels oder Druckers) Löschen und stornieren Streiche waagerecht über die Sache, die Du löschen möchtest (z.b. Tische, Artikel und Warengruppen) 15

16 Bestellungen aufnehmen I Zurück ins Hauptmenü. Öffne hier einen neuen Tisch oder buche direkt einen Artikel. Dieser wird auf Tisch/Theke gebucht. Über diese Buttons kannst Du in den Oberwarengruppen navigieren. Die erste Ansicht enthält immer die Favoriten. Drückst Du den jeweiligen Button erneut, gelangst Du zu den Warengruppen Über die Lupe kommst Du in die Suchfunktion. Hier kannst Du nach der PLU oder nach Namen suchen. Der schnellste Weg, um eine Übersicht Deiner Warengruppen zu bekommen. Jede Zahl steht für eine Warengruppe. Drücke darauf und Du gelangst zu den Artikeln in einer Warengruppe. Der schnellste Weg zu Deinen Favoriten. 16

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18 Bestellungen aufnehmen II 1 2 Hier schickst Du Deine Bestellung ab und kommst zur Übersicht aller offenen Tische. Hier kannst Du Parteien anlegen und benennen, um Dir das Abrechnen später zu erleichtern. 5a 5b Wähle hier aus, ob In- oder Außer-Haus abgerechnet werden soll. Das ist die Schnellbezahlfunktion. Tische werden sofort abgerechnet. Anpassen unter: Einstellungen Bezahlung Schnellbezahlung. 3 Hier kannst Du die Ansicht der gebuchten Artikel ändern. Alle untereinander (Liste) oder zusammengefasst (Gruppiert). Achtung: Bei gruppierter Ansicht ist kein Storno möglich! 5c 6 Weitere Bezahloptionen, wenn ein Rabatt vergeben oder eine Rechnung gesplittet werden soll. Hier kannst Du Tische und Parteien von einem auf den anderen Tisch umbuchen. 4a Klicke auf das Info-Symbol, um dem jeweiligen Artikel eine Notiz anzuhängen. 7 Artikel mit dem blauen Rechteck haben immer einen Bestellablauf, also eine Abfrage. 4b Stornieren. Wische von rechts nach links über den Artikel, um ihn zu stornieren. 8 Rechts steht die Anzahl der gerade bonierten Artikel, links die der bereits abgeschickten Artikel an den Tisch. 18

19 b 8 7 4a 5a 5b 5c 19

20 Abrechnen / Bezahlen 1 2 Hier kannst Du die Rechnung splitten. Blaues Häkchen: Artikel wird berechnet. Kein blaues Häkchen: Artikel wird nicht berechnet. Wenn hinter jedem Artikel ein blaues Häkchen ist, kannst Du auf Alle abwählen klicken, um die Artikel zu markieren, die abgerechnet werden sollen Hier kannst Du einen Rabatt vergeben. In den Einstellungen kannst Du Rabatte vordefinieren. Hier kannst Du eine Zwischenrechnung drucken. Hier gelangst Du zu den Zahlarten (Bar, EC, etc.), um abzurechnen. 3 Das ist der Betrag, der sich aus den aktiven Artikeln zusammensetzt. 7 Hier kannst Du eine Rechnung mit mehreren Zahlarten abrechnen. 20

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22 my.orderbird einrichten und benutzen my.orderbird ist Dein Chefzugang im Internet, mit dem Du Deinen Betrieb immer und von überall im Auge hast. Du erhältst individuelle Auswertungen und Berichte, bindest Deinen Steuerberater über DATEV ein und im Falle eines Diebstahls oder bei einem defekten ipad sind Deine sensiblen Daten gesichert. Bitte registriere Dich unter und lege Dir dort einen Account an. Damit Deine Daten automatisch hochgeladen werden, musst Du unseren Router per LAN-Kabel mit Deinem Internet-Router verbinden. Beachte bitte, dass Du nur dann einen vollständigen Z-Bericht in der orderbird-kasse generieren kannst, wenn das ipad mit dem Internet bzw. mit my.orderbird verbunden ist. 1 Hier kannst Du auf Deine Berichte zugreifen. 6 Hier gelangst Du zum DATEV- oder GDPdU-Export. 2 3 Stelle hier ein, ob Du Deinen Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresbericht sehen möchtest und wähle in der Kalenderansicht rechts das Datum. Danach kannst Du den Bericht als PDFoder CSV-Datei exportieren. 7 8 Hier kannst Du jederzeit einsehen, wie viele Tische offen sind und wie viel Umsatz sich auf ihnen befindet. Unter Einstellungen kannst Du alle Daten aktualisieren und weitere Lizenzen für das Arbeiten im Schwarm dazubuchen. 4 Zusätzlich kannst Du für eine genauere Auswertung auch nach Kellner filtern. 9 Hier siehst Du Deinen Umsatz im Vergleich zum Vormonat, Tag, Jahr. 5 Hier kannst Du alte Rechnungen einsehen und als PDF exportieren, um sie z.b. einem Gast zu senden. 10 Im detaillierten Buchungsbericht kannst Du auswerten, welche Artikel, Warengruppen oder Tische besonders gut laufen und welche nicht. 22

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24 Die 3 häufigsten Fragen Der Drucker druckt nicht. Stelle zunächst sicher, dass Dein ipad mit dem richtigen Netzwerk verbunden ist. Schließe hierzu die orderbird-app und gehe in die Einstellungen (des ipads) WLAN. Dann überprüfe in der orderbird-app unter Einstellungen Drucker, ob die Drucker auf aktiv gestellt sind und eine der Bonarten aktiviert ist. Zu guter Letzt solltest Du testen, ob das LAN-Kabel des Druckers defekt ist. Stornieren nicht möglich. Stelle sicher, dass Deine bonierten Artikel nicht gruppiert sind. Ob ein Artikel gruppiert ist oder nicht, kannst Du direkt oberhalb der bonierten Artikel erkennen und einstellen. Einstellungen können nicht bearbeitet werden. Stelle sicher, dass alle Tische im Bestellblock abgerechnet sind und die Schicht geschlossen ist. Nur dann kannst Du Einstellungen ändern. Solltest Du noch immer keine Einstellungen bearbeiten können, ist eventuell ein Benutzer angemeldet, der hierzu nicht die Rechte besitzt. 24

25 Weiterempfehlen lohnt sich! Neukunden werben und doppelt Prämie kassieren Für jede Empfehlung schenken wir Dir als Dankeschön eine Jahreslizenz im Wert von 390,-. Auch der Neugeworbene soll nicht leer ausgehen: Er erhält als Willkommensgeschenk einen Rabatt im Wert von 100,- auf unser Starterpaket. 1. Empfehlen Kontaktdaten direkt an senden. 2. Gutschein erhalten Der Interessent erhält einen Rabatt von 100,- auf das orderbird-starterpaket. 3. Prämie kassieren Sobald der Gutschein eingelöst wird, erhältst Du eine orderbird-jahreslizenz im Wert von 390,-. 25

26 Retourenschein Aus Erfahrung wissen wir, dass jeder Betrieb individuelle Anforderungen ans Netzwerk hat. Daher hast Du unter Umständen mehr Router als vielleicht nötig bei uns bestellt. Wir können Dich beim Aufstellen der Router beraten: In unserem Backend sehen wir, wie gut die Verbindung der einzelnen Router untereinander oder wie die Verbindung von ipad / ipod zu Router ist. Melde Dich also gerne bei uns, damit wir zusammen Dein Netzwerk analysieren. Sollte nach der gemeinsamen Netzwerkanalyse ein oder mehrere Router nicht benötigt werden, kannst Du uns diese ganz einfach mit dem Retourenschein zurücksenden. Der Retourenschein gilt ausschließlich für das Zurücksenden der Router. Die Router müssen in der Originalverpackung und unversehrt zu uns zurückgesendet werden, nur dann können wir Dir dafür eine Gutschrift ausstellen. 26

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28 Wir helfen Dir gerne weiter Falls Du Fragen hast, können wir sie Dir sicher in unserem Online-Support-Center beantworten. Du findest es in Deiner orderbird POS-App unter Online-Hilfe oder direkt unter: support.orderbird.com und international: Unser Service-Team ist montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr telefonisch erreichbar und in Notfällen * auch außerhalb unserer Geschäftszeiten. * Ein Notfall liegt vor, wenn ein produktiver Betrieb mit orderbird POS nicht mehr oder nur eingeschränkt möglich ist und / oder Deine Frage in unserem Online-Support-Center nicht beantwortet werden kann. 28