Ausschuss für technische und operative Unterstützung (zur Unterrichtung) ZUSAMMENFASSUNG

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1 CA/T 11/14 Orig.: en München, den BETRIFFT: VORGELEGT VON: EMPFÄNGER: IT-Roadmap: Sachstandsbericht Präsident des Europäischen Patentamts Ausschuss für technische und operative Unterstützung (zur Unterrichtung) ZUSAMMENFASSUNG Das vorliegende Dokument gibt einen Überblick über die Tätigkeiten im Rahmen der IT- Roadmap von Mai bis Oktober 2014, nachdem die aktualisierte IT-Roadmap (CA/46/14) im Juni vom Verwaltungsrat einstimmig genehmigt wurde. Schwerpunkt der IT-Roadmap im Jahr 2014 sind mit der Bereitstellung neuer Recherchetools, einer neuen Version der CMS-Online-Einreichung und des EPA-Dienstes "Globale Akte" sowie mit den laufenden Entwicklungen an der elektronischen Akte (edossier) weiterhin die Ergebnisse für die Bediensteten des EPA und externe Nutzer. Dieses Dokument wurde nur in elektronischer Form verteilt. CA/T 11/14 d

2 - I - INHALTSVERZEICHNIS Gegenstand Seite I. STRATEGISCH/OPERATIV 1 II. EMPFEHLUNG 1 III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 1 IV. ÜBERBLICK ÜBER DIE ERGEBNISSE SEIT MAI 1 A. ERGEBNISSE FÜR PRÜFER 1 B. EPOQUE 1 C. ERGEBNISSE FÜR EXTERNE NUTZER 2 V. STRANG 1: PLANUNG FÜR DIE NÄCHSTEN 6 MONATE 3 VI. STRANG 2: PLANUNG FÜR DIE NÄCHSTEN 6 MONATE 4 VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 5 VIII. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 5 CA/T 11/14 d

3 I. STRATEGISCH/OPERATIV 1. Operativ II. EMPFEHLUNG 2. Nicht zutreffend III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 3. Nicht zutreffend IV. ÜBERBLICK ÜBER DIE ERGEBNISSE SEIT MAI A. ERGEBNISSE FÜR PRÜFER 4. Beim Projekt OCR-BNS ist inzwischen die Erfassung des verbleibenden noch nicht elektronisch gespeicherten Stands der Technik aus der Patent- und der Nichtpatentliteratur per OCR abgeschlossen, sodass die gesamte interne Dokumentation des EPA im Volltext recherchierbar ist. 5. Nach umfangreichen Tests haben die Prüfer die erste Generation eines neuen Tools erhalten, das über die rein boolesche Suche hinausgeht. Mit diesem Tool können die Prüfer nun Textpassagen aus einer Patentanmeldung auswählen und auf dieser Grundlage ähnliche Dokumente des Stands der Technik finden. Außerdem können die Prüfer damit in Abbildungen nach Positionen suchen, die den Bezugszeichen entsprechen. Die von diesem Tool zur Suche in Abbildungen und zur nicht booleschen Suche gelieferten Recherchenergebnisse werden auf innovative Weise nach der Anzahl gemeinsamer Konzepte (oder Merkmale) sowie nach deren Vorkommen im Volltext eines Dokuments gewichtet ausgegeben. Möglich ist zudem das Filtern von Ergebnissen, z. B. durch die Beschränkung auf Klassen. 6. Außerdem können immer mehr Prüfer ein System für elektronische B-Schriften (edrex) nutzen, das es ihnen ermöglicht, die druckfertige B-Schrift zu korrigieren und fertigzustellen und alle Änderungen einzusehen, die vom Anmelder in den einzelnen Versionen von Ansprüchen und Beschreibung vorgenommen wurden. Die Einführung der Produktionsversion dieses Tools für alle Prüfer soll bis zum Jahresende abgeschlossen sein. B. EPOQUE 7. Wie in der letzten Sitzung des Ausschusses für technische und operative Unterstützung im Mai berichtet, hat das Amt nach der Einführung von "New Internal" in EPOQUE seine Ressourcen auf die Entwicklung der New-EPOQUE- Datenbankstruktur und der "logischen Datenbank" konzentriert. Die logische Datenbank schafft relationale Verbindungen zwischen getrennten Datenbanken, CA/T 11/14 d 1/5

4 indem datenbankübergreifend derselbe Referenzcode für ein und dieselbe Patentanmeldung verwendet wird. Rund 150 Datenbanken mit 800 Millionen Einträgen sind inzwischen migriert worden, und die Nutzer können gleichzeitig mehrere Datenbanken durchsuchen, sodass zeitraubende Mehrfachsuchen überflüssig werden. Das Ergebnis wird ihnen in konsolidierter Form angezeigt. 8. Die Migration von EPOQUE und Espacenet zum Betrieb auf neuen x86-geräten mit der neuen Datenbankstruktur ist mittlerweile abgeschlossen, und die neue EPOQUE-Version soll Ende 2014 für die Prüfer des EPA bereitstehen. 9. Zudem wird im November 2014 eine Pilotversion von EPOQUE Net verfügbar sein, die mit den neuen Datenbanken und der x86-umgebung arbeitet; dies war beim Nutzertreffen von EPOQUE Net im September angekündigt worden. Die Mitgliedstaaten sind eingeladen, diese Pilotversion ab Anfang November zu nutzen, da das Amt die neue EPOQUE-Net-Software mit dem neuen Datenbankformat in der x86-umgebung im ersten Quartal 2015 nach und nach freigeben möchte. Eine Freigabebescheinigung mit der zugehörigen Dokumentation wird als Unterstützung für die Nutzung der neuen Datenbanken zur Verfügung gestellt. 10. Des Weiteren ist geplant, dass die ECLA ab dem 1. April 2015 nicht mehr in EPOQUE Net verfügbar ist. C. ERGEBNISSE FÜR EXTERNE NUTZER 11. Auf dem Nutzertag für die Online-Dienste im Oktober in Stockholm hat das Amt offiziell den Start des Systems zur Online-Einreichung (CMS), Version 1.8, und unseres neuen Systems zur Web-Einreichung bekannt gegeben. Diese neuen Systeme weisen unter anderem folgende technische Merkmale auf: webbasierte Systeme keine lokale Software-Installation erforderlich automatische Aktualisierungen garantierte Sicherheit gleiche Unterstützung für EP- und PCT-Verfahren (einschließlich nachgereichter Unterlagen - ein seit Langem bestehender Wunsch der Nutzer) CA/T 11/14 d 2/5

5 12. Beim Treffen der IP5-Amtsleiter im Juni 2014 in Korea hat der Präsident den EPA- Dienst "Globale Akte" angekündigt. Dieses der Öffentlichkeit zugängliche Tool ist das erste Produkt der IP5-Zusammenarbeit im Bereich der Globalen Akte. Dank der agilen Reaktion des Teams der IT-Roadmap konnte das EPA als erstes Amt den Viewer für die Prüfungsakten im Rahmen der Globalen Akte bereitstellen, mit dem auf Daten zugegriffen wird, die vom SIPO zur Verfügung gestellt wurden. Die Industrieverbände der IP5-Regionen haben dem EPA ihr Lob für diese Leistung ausgesprochen, weniger als 18 Monate nach den ersten Diskussionen im ersten Treffen der Task-Force "Globale Akte" im Januar 2013 in Den Haag diesen Dienst bereitzustellen. 13. Für den Zeitraum 2014/2015 wurden Mittel genehmigt, um den Bestand des EPA- Dienstes "Globale Akte" auf alle IP5-Ämter zu erweitern. Es besteht die Hoffnung, dass das JPO und das KIPO dem SIPO bis zum Ende des ersten Quartals 2015 folgen und den Nutzern des Dienstes Prüfungsakten auf Anfrage zur Verfügung stellen werden. V. STRANG 1: PLANUNG FÜR DIE NÄCHSTEN 6 MONATE 14. In den nächsten Monaten wird der Schwerpunkt der Arbeiten auf der elektronischen Akte (edossier) liegen, die mit einer gemeinsamen Benutzeroberfläche für Prüfer, Formalsachbearbeiter und Anmelder einen aktuellen und benutzerfreundlichen Online-Zugriff auf alle Patentakten des EPA ermöglichen wird. Die elektronische Akte bietet eine einheitliche grafische Benutzeroberfläche, die auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Nutzerkreise zugeschnitten ist, und den entsprechenden elektronischen Workflow. 15. Diese Umgebung wird der Dreh- und Angelpunkt in der täglichen Arbeit von Prüfern, Formalsachbearbeitern und anderen am Patenterteilungsprozess Beteiligten sein und Papierakten unnötig machen, die systematisch ausgedruckt und gepflegt werden müssen. Vor diesem Hintergrund hat das Amt besonders darauf geachtet, die von externen Ergonomieexperten konzipierte elektronische Akte mit umfassenden Möglichkeiten zum Sichten und zum Anfügen von Kommentaren auszustatten, damit die Nutzer effizient ohne eine Papierakte arbeiten können. 16. Zu den Beispielen für die Vorteile, die die elektronische Akte bringen wird, gehören der leichtere Zugriff auf die aktuellsten Verfahrens- und Rechtsstandsdaten zu allen Patentanmeldungen, der Wegfall der Notwendigkeit, Papierakten zu pflegen, die raschere Übermittlung von EPA-Produkten an Anmelder und Vertreter sowie die bessere Verwaltung von Patent-Portfolios durch die Anmelder. 17. Bei der Arbeit mit der elektronischen Akte können sich die Prüfer besser auf den intellektuellen Teil des Recherchen- und Prüfungsprozesses konzentrieren, während die eher administrativen Aufgaben entfallen, die mit der Arbeit mit Papierunterlagen verbunden sind. CA/T 11/14 d 3/5

6 18. Zusätzlich zu den Funktionen, die für die Prüfer vorgesehen sind, können die Formalsachbearbeiter und die Rechtsassistenten all ihre Aufgaben elektronisch mit edossier ausführen und müssen keine Papierakten anlegen, bearbeiten oder aktualisieren. Wenn im Laufe der weiteren Umsetzung des neu gestalteten Prozesses viele der derzeitigen Formalprüfungsschritte wegfallen oder automatisiert werden, werden die Formalsachbearbeiter die verbleibenden Ausnahmen mithilfe der elektronischen Akte bearbeiten. 19. Das sind aber noch nicht alle Vorhaben für die elektronische Akte. Es ist ein kontrollierter Zugriff für berechtigte Anmelder und Vertreter zur elektronischen Akte geplant, der im Zentrum ihrer täglichen Zusammenarbeit mit dem EPA stehen soll. Für die erste Version der elektronischen Akte werden im November 2014 Betatests auf freiwilliger Basis mit Prüfern und Formalsachbearbeitern anlaufen; zunächst soll dabei die Funktion für die effiziente papierlose Bearbeitung aller Recherchenakten auf den Prüfstand kommen. VI. STRANG 2: PLANUNG FÜR DIE NÄCHSTEN 6 MONATE 20. Der Schwerpunkt der Tätigkeiten in Strang 2 liegt weiterhin auf der Bereitstellung - mittels einer halbautomatischen Recherche - von nach Relevanz geordneten Dokumenten, die alle wesentlichen Elemente einer Patentanmeldung offenbaren und qualitativ so hochwertig sind, dass sie die Notwendigkeit einer weiteren Verfeinerung der Suche minimieren. 21. Dazu wurden im Jahr 2014 zwei verwandte Projekte gestartet, die zwei wesentliche Komponenten eines halbautomatischen Recherchesystems liefern sollen. 22. Die erste Komponente ist die Möglichkeit, relevante Suchkonzepte automatisch aus einer Patentanmeldung zu extrahieren und anzureichern, weil die erfolgreiche Automatisierung der Recherche in hohem Maße von der Qualität der Ergebnisse der Konzeptextraktionsphase abhängig ist. Die einschlägigen Arbeiten sind bereits im Rahmen des Projekts "Annotated Patent Literature" (Patentliteratur mit Kommentaren) angelaufen, das wertvolle Rechercheninformationen wie Suchkonzepte und Synonyme sowie konkrete Suchbegriffe wie Parameter und chemische Formeln liefern wird. 23. Die zweite Komponente ist die Möglichkeit, die von modernen Suchmaschinen erhaltenen Recherchenergebnisse nach ihrer Relevanz zu ordnen. Dies wird das Ergebnis eines zweiten Projekts (ERa - Enhanced Ranking) sein, dessen Schwerpunkt die Verbesserung der für die Darstellung der Recherchenergebnisse verwendeten Ranking-Algorithmen ist. So sollen Ranking-Algorithmen bereitgestellt werden, die den Erfordernissen der Nutzer am besten gerecht werden, indem diejenigen Parameter bewertet werden, die typischerweise Einfluss auf die Ergebnisse einer Recherche haben. CA/T 11/14 d 4/5

7 24. Außerdem sind Arbeiten angelaufen, um zunächst EPOQUE, das Recherchetool des EPA, in das oben erläuterte neue System zur Suche in Abbildungen und zur nicht booleschen Suche zu integrieren. Dies wird den Prüfern die Flexibilität bieten, ihre Recherchen mit einem Tool zu beginnen und mit dem anderen fortzusetzen, wobei Suchabfragen und -ergebnisse problemlos zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden, sodass Doppelarbeit vermieden wird. Darüber hinaus sollen auch weitere Funktionen bereitgestellt werden, beispielsweise die Beibehaltung von Textmarkierungen in beiden Systemen und die einheitliche Erfassung des Recherchenverlaufs. Diese Integration dient dazu, die Effizienz der Prüfer in der Recherchen- und Prüfungsphase zu erhöhen, und wird im Zuge der Einführung der elektronischen Akte in Zukunft weiter ausgearbeitet. 25. Neben den oben erläuterten Projekten wird im Rahmen von Strang 2 mit Unterstützung eines externen Auftragnehmers ein Dienst entwickelt, der die automatisierte Weiterleitung neuer Anmeldungsakten an das richtige Prüferteam auf der Grundlage einer automatischen Vorklassifizierung der Anmeldungen ermöglicht, sodass das Eingreifen von Mitarbeitern in diese Tätigkeiten reduziert wird. Analog wird ein weiterer Dienst entwickelt, der die Prüfer bei der regelmäßigen Umklassifizierung von Teilen der Sammlungen zum Stand der Technik unterstützt. Beide Dienste werden in der ersten Jahreshälfte 2015 verfügbar sein. VII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 26. Die Ausgaben im Rahmen der IT-Roadmap im Jahr 2014 liegen innerhalb des genehmigten Budgets. Derzeit konzentrieren sich die meisten Ressourcen auf Entwicklungen im Rahmen von Strang 1 und insbesondere auf die elektronische Akte und die allmähliche Umsetzung des neu gestalteten Patenterteilungsprozesses mit dem Case-Management-System. VIII. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 27. Ja CA/T 11/14 d 5/5