Gebrauchsanweisung Version 4.12

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1 Gebrauchsanweisung Version 4.12

2 Gebrauchsanweisung CGM PRAXISTIMER Diese Gebrauchsanweisung zeigt Ihnen den korrekten Umgang mit der CGM PRAXISTIMER Version 4.11 auf Ihrem System. Stand: Version 4.12 / Stand: 22. März CompuGroup Medical Deuschland AG Maria Trost Koblenz Telefax: 0261 / Internet: info.praxistimer@cgm.com Autor: Requirements Engineering CGM PRAXISTIMER Hinweise und Anregungen zum Handbuch und zur Online-Hilfe können Sie auch direkt an info.praxistimer@cgm.com richten. Die in diesem Handbuch dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien sind frei gewählt. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Eigentümers unzulässig und strafbar. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Eigentümers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der CGM PRAXISTIMER nutzt freie bzw. Open Source Softwarekomponenten, welche nicht modifiziert wurden. Die jeweiligen Lizenzbestimmungen sind unter den angegebenen Web-Links einsehbar und in dem Installationsverzeichnis der jeweiligen Komponenten abgelegt. Chilkat Software; VSFlexGrid; Graphics Server; Digital Persona; MZ-Tools; Olectra Resizer; VB Partner; VPE Standard; sevxpcontrols; sevtap; sevtrayicon Auf der CGM PRAXISTIMER CD finden Sie die Lizenzbedingungen und Haftungsausschlüsse dieser Komponenten in der Datei THIRDPARTYLICENSEREADME.HTML. Dokumentationen, Versionen und Programmquellen können unter der jeweiligen Herstellerhomepage bezogen werden. Die Produkte der Firma CompuGroup Medical Deuschland AG unterliegen einer kontinuierlichen technischen Weiterentwicklung. Trotz all unserer Bemühungen die Produktdokumentation auf dem aktuellen Stand zu halten, kann diese Anleitung von der neuesten Produktspezifikation abweichen. Technische Änderungen, die nicht dieser Bedienungsanleitung entsprechen, sind deshalb vorbehalten. Insbesondere können bestimmte Funktionen lizenzbedingt nicht in allen Installationen verfügbar sein. Der PraxisTimer wurde auf vielen verschiedenen Systemen erfolgreich getestet. Trotzdem können Fehler nicht ausgeschlossen sein. Die Firma CompuGroup Medical Deuschland AG haftet für keinerlei Schäden, die sich aus der Verwendung des Installationsdatenträger (CD-ROM) und der Software ergeben.

3 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt Inhalt Inhalt... 2 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Überblick Herzlich willkommen Hinweise zum Handbuch Herstellerangaben Zweckbestimmung Anwenderkreis Warenzeichen Systemvoraussetzungen Allgemeines zu den Systemvoraussetzungen Server (MS SQL Server Betrieb) Server (MS Access Betrieb): Arbeitsstation Terminalserver-Betrieb Terminalserver-Installation So arbeiten Sie mit dem CGM PRAXISTIMER Grundbegriffe Unterschiede CGM PRAXISTIMER BASIC/ PRO Philosophie der CGM PRAXISTIMER-Terminplanung Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Installation (Einzelplatz) Installation (Netzwerk) Lizenzierung CGM PRAXISTIMER und Virenscanner CGM PRAXISTIMER wird zum ersten Mal gestartet Wie reagiert der CGM PRAXISTIMER im Netz? Praxiseinstellungen Planung der Praxiseinstellungen Allgemeines Fragestellungen zur Planung Leistungsarten Parallelität und Nebenläufigkeit Einzelleistungen Sammelleistungen Kettenleistungen Leistungsübersicht Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 2

4 Inhalt Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Leistungsgruppen Gruppenzuordnung Schichtverwaltung Wechselschichten und Dienstpläne Der Schichtverwaltungs-Dialog Neue Schicht anlegen Schicht im Kalender eintragen Schicht aus dem Kalender löschen Schicht aus dem Kalender laden Schicht tauschen / übertragen Löschen / Kopieren / Umbenennen einer Schicht Erlaubte Zeiten Schritt 1: Gruppen Schritt 2: Leistungsarten zuweisen Schritt 3: Zeiten definieren Sonderzeiten Schritt 1: Gruppen Schritt 2: Leistungsarten zuweisen Schritt 3: Zeiten definieren Patientenzeiten Schritt 1: Gruppen bearbeiten Schritt 2: Patienten zuweisen Schritt 3: Zeiten definieren Ausschlüsse Zimmer/Standorte Zimmer Bezeichnungen Raumzuordnung Patienten Standorte (Wartezimmer) Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage...) Feiertage und bewegliche Festtage Eigene Feiertage erstellen und bearbeiten Feiertage und die automatische Terminsuche Feiertage vom Vorjahr übernehmen Urlaubsplanung Ferientermine Raum blockieren Praxiseinstellungen überprüfen Terminvergabe Die automatische Terminvergabe Allgemeines zur automatischen Terminvergabe Patienten-Auswahl Leistungsart-Auswahl Inhalt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

5 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt Spontankette erstellen Einschränkung der Terminsuche Suchkriterien ändern Terminvorschläge Terminspeicherung Die manuelle Terminvergabe Überblick Leistungsauswahl Feineinstellungen Terminvergabe und Warnungen Gleichzeitige Terminvergabe im selben Raum Termin löschen Aufgabenplanung Allgemeines Neue Aufgabe erstellen Periodische Aufgaben erstellen Aufgaben bearbeiten Aufgaben löschen Eigenschaften Ansicht Erinnerung Darstellungen Tagessichtdarstellung Das Terminraster Monatskalender / Navigation im Terminplan Wochensichtdarstellung Monatssichtdarstellung Ansichten anpassen Definition der Zimmeransichten Erstellen und Bearbeiten einer Zimmeransicht Auswahl der Zimmeransicht Rahmenzeiten anzeigen Patientennamenanzeige Ändern der Schriftgröße Farboptionen Farbdarstellung der Termine Karteikarte Allgemeines Vorgemerkte Terminsuchen ausführen Die Patientendaten Termininformation Temporäre Patienten Abgleich von temporären Patienten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 4

6 Inhalt Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zuordnung von Patienten Wartezimmer Allgemeines Bedienung der Wartezimmerliste Symbolleiste und Filterkriterien Termin- und Patientenliste Empfehlungen für die Wartezimmerliste Drucken Allgemeines Terminlisten CSV-Datei-Export Anpassen des Listendrucks Erinnerungslisten Bildschirmdruck (ganzer Bildschirm) Bildschirmdruck (Termingitter) Druckvorschau Terminkarten Allgemeines Anpassen des Direktdrucks der einfachen Terminkarten Anpassen des Terminkartendrucks mittels Word Drucken der Terminkarte Drucken aus der Karteikarte Statistik Allgemeines Erstellen einer Statistik Das Hauptfenster Auswahldialog Auswahl der Grunddaten Auswahldialog Auswahl des Zeitraumes und der Status Auswahldialog Aussehen des Diagramms Optionen Wie Sie eine erstellte Statistik weiter bearbeiten können Unterhalb einer erstellten Statistik werden noch weitere Register angezeigt Datentabelle Datensätze Beschreibung/Kommentare Detailangaben zur Datenselektion Register Leistungsarten Register Leistungs-Gruppen Register Behandler Register Zimmer Register Zeitraum Beispiele Inhalt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

7 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt 3D-Balkendiagramm (1) Liniendiagramm D-Kreisdiagramm D-Balkendiagramm (2) Schnittstellen Allgemeines CSV Patient-Import Der manuelle Import Der automatische Import Termin Import ZVG Direkte AIS/ZIS-Unterstützung Export von Terminen nach Outlook Export von Terminen Export von Mitarbeiterdaten für CGM ORGANIZER Optionen Allgemeines Ansicht 1 (aktueller Benutzer) Tagessicht Tage in der Wochensicht Monatskalender in der Hauptübersicht Ansicht 2 (aktueller Benutzer) Tooltipp für Hintergrundinfos Tooltipp für Termine Hilfslinien in der Tagessicht Patientennamen anonymisieren Schriftgröße in der Tagesansicht Allgemein (aktueller Benutzer) Nach 'Termin löschen' nach Alternativen suchen Abfrage vor 'Termin löschen' Nach Terminvergabe Behandler aktivieren Terminkartendruck nach Terminvergabe Beim Terminkartendruck Nulldistanzen unterdrücken Startfenster automatisch schließen Bei Neuanlage einer Leistung Wechsel in Raumzuordnung vorschlagen Benutzeranmeldung nur per Fingerabdruck erlauben Gelöschte Termine in der Karteikarte immer ausblenden Doppelklick in der Terminansicht für folgenden Aufruf aktivieren Sounds (aktueller Benutzer) Ansicht (alle Stationen) Hervorhebung des VIP-Status Privat-Patienten hervorheben Weitere Hervorhebungen Farben (alle Stationen) Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 6

8 Inhalt Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Farbeinstellungen in der Terminansicht Andere Farbeinstellungen Allgemein1 (alle Stationen) Karteikarte Erinnerungslisten definieren Allgemein2 (alle Stationen) Schichten kontrollieren Letzten Patienten merken Automatisierungen (alle Stationen) Automatisches Programmende Automatische Aktualisierungen OnlineTerminvergabe (alle Stationen) Patientenabgleich OnlineTerminvergabe Terminbestätigung OnlineTerminvergabe Terminvorschläge je angefangene Stunde ermitteln OnlineTerminvergabe Standortverwaltung Einen vorhandenen Standort duplizieren Terminsuche (alle Stationen) Allgemeiner Hinweis zur Terminsuche Tagesmitte Anzahl Terminvorschläge (maximal 500) Auswahl der Terminvorschläge Terminvorschläge je angefangene Stunde ermitteln Vorbelegung Wochentage Erster Suchtag der Terminsuche AIS-Anbindungen (Alle Stationen) Allgemeines zu AIS-Anbindungen Eigene Patientendatenbank Direktanbindungen an externe Programme Indirekte Anbindung an externe Patientenverwaltungssysteme Datenbank (alle Stationen) Wissenswertes über Datenbankeinstellungen Wissenswertes über Microsoft Access Datenbanken Wissenswertes über SQL Server Datenbanken Einstellungen Microsoft Access Einstellungen SQL Server UMS und Telefonie (alle Stationen) Allgemeines UMS-Einstellungen Vorlagen bearbeiten Inhalt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

9 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Tastatursteuerung Symbolleiste Terminlisten Umbestellungsliste Termine einer Leistungsart Telefonliste Terminbestätigung per Telefon Terminbestätigung per Terminbestätigung per Termininfo-UMS Allgemeine Funktionen der Telefonliste Vorgemerkte Suchaufträge Gelöschte Termine Systemprogramme Datenbankpflege Datentool INI-Editor Tracing Einstellungen Reset Terminzähler Terminblockierungen aufheben Angemeldete Computer UMS-Versand (Unified Messaging System) Überblick Voraussetzungen für UMS Die UMS-Einstellungen Die Funktionsweise UMS-Typen Versandoptionen Automatische Verwaltung von UMS Die UMS-Versandliste offene UMS übermittelte UMS Der UMS-Editor Fragen und Troubleshooting Verwaltung Benutzerverwaltung Allgemeines zur Benutzerverwaltung Einstellen der globalen Berechtigungen Verwaltung von Benutzern, Behandlern und Mitarbeitern Anlegen und Bearbeiten eines Benutzers Behandlerdaten übertragen Zimmerverwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 8

10 Inhalt Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Neuanlage und Bearbeitung eines Behandlungszimmers Löschen eines Behandlungszimmers Rahmenzeit ändern Statuspflege Patientenliste Anzeige von Patienten mit Terminsperre Anzeige von Patienten aus Patientenzeitgruppen Wichtig Regelmäßige Datensicherung Allgemeines zur Datensicherung Was ist zu sichern (MS Access)? Was ist zu sichern (SQL Server)? Reparieren von MS Access Datenbankdateien Das Datenbankutility Allgemeines Allgemeine Hinweise Aufruf des Programms Datenbankupgrade durchführen Ablauf des Upgrades Datenbankverbindung ändern Einstellen einer MS Access Datenbank Einstellen einer SQL Server Datenbank Datenübernahme in andere DB Neue Datenbank einrichten SQL Server Datenbanken anzeigen Access Datenbank reparieren / komprimieren Befehle und Abfragen direkt an die DB absetzen Datensicherung erstellen Datensicherungen mit dem Datenbankutility Datensicherungsstrategie planen Datensicherung zurücklesen Wordvorlagen Allgemeines zu Wordvorlagen Allgemeines Drucken mit Vorlagen Anpassen der Terminkartenvorlage Allgemeines Das CGM PRAXISTIMER-Menü Terminkarten Token Inhalt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

11 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt Patientendaten Termindaten Alternativ-Token Besondere Token Format Token Mehrere Terminzeilen mit unterschiedlichen Formaten Nummerierung der Termin-Token MITARBEITERZEITVERWALTUNG Allgemeines Einstellungen Kartenlesegerät Einstellungen allgemein Verwendung von Fingerabdruck-Sensoren Einstellungen Begrüßungstexte Arbeitszeitmodelle Überblick Arbeitszeitmodelle Arbeitszeitmodelle einsehen Verwendung von Arbeitszeitmodellen ermitteln Arbeitszeitmodelle anlegen und bearbeiten Arbeitszeitmodelle entfernen Pauseneinstellungen feste Pausen Pauseneinstellungen Variable Pausen Zeitbuchungen Buchungsterminal vom Timer aus aufrufen Buchungen durchführen Monatsauswertungen Monatsauswertungen einsehen Wertung und Summierung von Arbeitszeiten Neue Buchungen hinzufügen Monatssummen einsehen Monatsauswertungen drucken Monatsüberblick (alle Mitarbeiter) Änderungshistorie Liste der historischen Änderungen einsehen Arbeitzeitmodelle zuweisen Überstundenregelung Urlaubsregelung Korrektur des Überstundenkontos Korrektur des Urlaubskontos Auszubildendenstatus aktivieren und deaktivieren Monatsabschlüsse Allgemeines Monatsabschlüsse durchführen Monatsabschlüsse stornieren Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 10

12 Inhalt Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Berufsschule Überblick Berufsschule Berufsschulkürzel verwalten Berufsschulkürzel festlegen Berufsschulkalender Anwesenheitsliste Anzeige der An- und Abwesenheitsliste Einstellungen für einen Mitarbeiter Identifikation per KV-Chipkarte Identifikation per Fingerabdruck Auszubildendenstatus aktivieren und deaktivieren Arbeitzeitmodelle zuweisen Überstundenregelung Urlaubsregelung Person aus MAZV entfernen Daten der Mitarbeiterzeitverwaltung löschen Anbindung CGM ORGANIZER Allgemeines Aufruf CGM ORGANIZER Zuordnung der QM-Dokumente Aufruf eines zugeordneten CGM ORGANIZER Dokuments Export von Mitarbeiterdaten Import der Mitarbeiterdaten in CGM ORGANIZER Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Allgemeines Voraussetzungen Einrichtung (CGM PRAXISTIMER) Einrichtung (CGM LIFE eservices) Online-Behandler und Online-Leistungen Terminanfragen bearbeiten Liste Online-Termine Statistische Auswertungen Wie wird's gemacht Häufig gestellte Fragen Frage 1: Was muss nach dem Start beachtet werden? Frage 2: Wie kann ich das Suchprogramm auf meine Praxis bezogen einstellen? Frage 3: Kann man den Terminplaner auch mit der Tastatur und Funktionstasten bedienen? Frage 4: Ein Patient hat seinen Termin vergessen, wie finde ich den Termin im Kalender wieder? Frage 5: In meiner Praxis darf nur eine OP zu einem Zeitpunkt stattfinden, auch bei mehreren Behandlern. Wie kann ich das erreichen? Frage 6: Wie und wo werden die Feiertage erfasst? Frage 7: Wie kann ich eine kurzfristige Abwesenheit des Behandlers einplanen? Inhalt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

13 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Inhalt Frage 8: Ein Patient sagt seinen Termin ab und möchte gleich einen neuen Termin bekommen. Wie ist die Vorgehensweise? Frage 9: Wie kann ich einstellen, dass das Suchprogramm keine 2 Paar Behandlungen unmittelbar hintereinander vergibt? Frage 10: Wie kann ich einen Termin vergeben, bei dem ein bestimmter Behandler die erste Leistung beim Patienten erbringt und im Anschluss ein weiterer Behandler die nächste Leistung? Frage 11: Warum findet das Suchprogramm für eine offensichtliche Terminlücke keinen Terminvorschlag? Frage 12: Warum kann ich nicht verschiedene Sammelleistungen an einem Termin sammeln? Frage 13: Wieso fehlt im Kontextmenü der Punkt zur manuellen Terminvergabe? Frage 14: Das Fenster für den UMS-Versand sollte nach jeder Terminvergabe erscheinen. Es erscheint aber nicht bei jedem Patienten? Frage 15: Funktioniert der UMS-Versand nicht bei Sammelterminen? Frage 16: Weshalb stehen einige UMS-Nachrichten mehrfach in der Versandliste? Frage 17: Wann bekommt der Empfänger eine Terminerinnerung auf sein Handy? Frage 18: Bekomme ich bei UMS eine Bestätigung des Versands oder des Empfangs? Frage 19: Warum werden in der Mitarbeiterzeitverwaltung einige Summen als n.v. angezeigt? Frage 20: Warum werden in der Mitarbeiterzeitverwaltung Schichten nicht berücksichtigt? Frage 21: Warum werden in der Terminansicht bei mir keine Sprechblasen, sondern eckige Tooltips angezeigt? Hier nicht aufgeführte Fragen Index Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Inhalt 12

14 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Überblick Herzlich willkommen Herzlich willkommen beim CGM PRAXISTIMER. Mit dieser Software haben Sie ein modernes Terminplanungssystem erworben, welches Sie in die Lage versetzt, Ihrer ärztlichen Tätigkeit stressfrei und mit noch besserem wirtschaftlichem Erfolg nachzugehen. Bei der Entwicklung der Benutzeroberfläche haben wir in umfangreichen Versuchen erfahrenen Arzthelferinnen und `Greenhorns über die Schulter geschaut. Das Ergebnis ist eine leicht bedienbare, intuitive Software, welche sowohl vom Anfänger als auch vom Experten mit der Maus oder mit der Tastatur leicht zu bedienen ist. Die hohe Flexibilität von CGM PRAXISTIMER ermöglicht die optimale Anpassung an Ihre individuellen Gegebenheiten. Sogar wenn Sie nicht anwesend sind, wird die Praxisorganisation nach Ihren Vorgaben erfüllt. Dabei erhalten Sie zusätzlich ein hohes Maß an Flexibilität, welches es Ihnen ermöglicht auch auf unvorhersehbare Notfälle schnell und angemessen zu reagieren. Mit dem Terminplaner CGM PRAXISTIMER haben Sie ein Instrument erworben, welches die Grundlage für eine wirtschaftlich optimierte Praxisführung bildet. Gerade in den Zeiten eines erhöhten betriebswirtschaftlichen Druckes können Sie durch den Einsatz dieser Software Ihre Leistung optimieren ohne noch mehr Zeit zu investieren. Bei der Einrichtung der Software, vor allem aber bei der Anwendung wünschen wir Ihnen viel Spaß. Der Erfolg wird Ihnen schon nach kurzer Einarbeitung sicher sein. Hinweise zum Handbuch Medizinischer Fachbezug Der CGM PRAXISTIMER ist ein modernes, universelles Terminplanungssystem, welches sich in erster Linie an Ärzte aller Fachrichtungen richtet, z.b. für die Allgemeinmedizin, Kinderheilkunde, Chirurgie oder auch für den zahnärztlichen Bereich. Wir bemühen uns, die verwendeten, medizinischen Beispiele in möglichst allgemeiner Form zu präsentieren, um den Bezug zu einer bestimmten Fachrichtung gering zu halten. Sollten Sie in der Beschreibung dieses Handbuches Beispiele für zu fachbezogen halten oder für Ihr Anwendungsgebiet geeignete Beispiele vermissen, so setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Herstellerangaben Zweckbestimmung Das Softwareprodukt CGM PRAXISTIMER unterstützt die Praxismitarbeiter bei der Terminplanung, Terminverwaltung und dem Management von innerbetrieblichen Aufgaben. Das Programm ermöglicht es in der Ausbaustufe CGM PRAXISTIMER PRO, Terminvorschläge zu finden, welche den Terminkalender der Praxis unter Berücksichtigung der wesentlichen Praxisressourcen (Personal, Räume, Öffnungszeiten, Feiertage, Urlaube, Krankheiten, Schichten, reservierte Zeiten) 13 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

15 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER möglichst lückenfrei belegen. Dies ermöglicht gleichzeitig eine hohe Arbeitseffizienz und eine geringe Wartezeit für die Patienten. CGM PRAXISTIMER ist nicht dazu bestimmt, automatisiert und ohne die erforderliche Fach- und Sachkenntnis medizinische Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen für und während Behandlungen von Patienten zu ergreifen! Bei diesem Softwareprodukt handelt es sich nicht um ein Medizinprodukt im Sinne des 3 Medizinproduktegesetzes (MPG), respektive der europäischen Richtlinie über Medizinprodukte 93/42/EWG, die zuletzt durch die Richtlinie 2007/47/EG geändert wurde, obwohl sie im Zusammenhang mit der Gesundheitspflege genutzt wird. Bitte beachten Sie die Gebrauchsanweisung für den CGM PRAXISTIMER. Diese finden Sie im Verzeichnis Dokumentation auf der CD. Alternativ können Sie auf die Onlinehilfe während der Programmausführung zugreifen, indem Sie auf das?-symbol klicken. Anwenderkreis Das Softwareprodukt CGM PRAXISTIMER ist ausgelegt für die Benutzung durch die Mitarbeiter von Arztpraxen (Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen oder Praxisgemeinschaften) sowie MVZs (medizinischen Versorgungszentren) und kleineren Krankenhäusern/Polikliniken. Bitte prüfen Sie jedoch vor einem Kauf, ob der Funktionsumfang und die Funktionsausgestaltung den speziellen Anforderungen Ihrer Arbeitsumgebung hinreichend entsprechen. Um den CGM PRAXISTIMER einwandfrei bedienen zu können, empfehlen wir Ihnen die Teilnahme an einer Schulung. Bei Fragen zum Produkt und/oder Einweisung wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. Warenzeichen Adobe, Acrobat und Acrobat Reader sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern. Microsoft, Internet Explorer, Windows, Windows Server, Windows Vista, Windows NT Windows 7 sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern. Alle anderen Produkt- und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Inhaber. Systemvoraussetzungen Allgemeines zu den Systemvoraussetzungen Der CGM PRAXISTIMER läuft unter einer Vielzahl von Microsoft-Windows-Betriebssystemen. Für einen dauerhaft problemlosen Betrieb beachten Sie bitte unsere angegebenen Mindestvoraussetzungen für Hardware und Software. Bitte überprüfen Sie, bevor Sie die Installation durchführen, ob die genannten Voraussetzungen gegeben sind. Sollten Sie noch ältere Betriebssysteme wie Windows NT, Windows 95, Windows 98, Windows 2000 oder Windows ME einsetzen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass diese Betriebssysteme, sowie Microsoft Word 97, 2000 und Microsoft SQL Server 2000 seit dem CGM PRAXISTIMER 4.9 nicht mehr unterstützt werden. Bei Fragen steht Ihnen Ihre Hotline oder Ihr Vertriebsund Servicepartner zur Verfügung. Bitte lesen Sie das Kapitel Optionen Datenbank (alle Stationen) auf Seite 190. Es gibt Ihnen wertvolle Hilfestellungen zur Auswahl des Datenbanksystems. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER 14

16 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Der CGM PRAXISTIMER 4.11 wurde mit den folgenden Betriebssystemen getestet. Ab 4 Arbeitsplätzen wird ein dedizierter Server empfohlen! (Bedeutet ein Server, der nicht als Arbeitsplatz genutzt wird.) Server (MS SQL Server Betrieb) Betriebssystem: Windows XP Professional SP2, SP3 (32-Bit) Windows 2003 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 64-Bit)* Windows 2008 Server R2* Windows Small Business Server 2011* Windows Server 2012 Standard* Windows Vista Business (32-Bit) Windows Vista Business SP1 (32-Bit) Windows Vista Ultimate SP1(32-Bit) Windows 7 Professional (32-Bit) Windows 7 Professional (64-Bit)* Windows 7 Ultimate (32-Bit) Windows 7 Ultimate (64-Bit)* Windows 8 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 10 Professional (32,- 64-Bit*) Hardware: x86 kompatibler Prozessor mit 1 GHz, 1024 MB RAM (empfohlen: 2 GHz, 2 GB RAM); CD-ROM- oder DVD-Laufwerk; Grafikkarte, Auflösung min. 1024x768, 16Bit * Auf 64-Bit-Betriebssystemen ist das Programm nur innerhalb des integrierten 32-Bit-Subsystems ( WoW Windows on Windows ) lauffähig. Weitere Software: Microsoft Internet Explorer ab v7; MS Word 2003, 2007, 2010, 2012 (ausgenommen, nicht lauffähig: 64-Bit-Versionen, Office Starter 2010 und Office Home and Student 2010); Outlook 2007, 2010, 2012 Anbindung: Fingerprint Reader U.Are.U 4500B Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008 R2, 2012, 2014 MS SQL Server 2005 Express, 2008 Express, 2008 R2 Express, 2012 Express, 2014 Express mit folgenden Einschränkungen: Beachten Sie die geltenden Microsoft Einschränkungen: o 2005: o 2008: o 2008 R2: o 2012: o 2014: Nur mit gleichzeitiger Installation des SQL Server Management Studios. Es wird grundsätzlich empfohlen das Datenbankformat des CGM PRAXISTIMER auf SQL umzustellen. 15 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

17 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Server (MS Access Betrieb): Betriebssystem: Windows XP Professional SP2, SP3 (32-Bit) Windows 2003 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 64-Bit)* Windows 2008 Server R2* Windows Small Business Server 2011* Windows Server 2012 Standard* Windows Vista Business (32-Bit) Windows Vista Business SP1 (32-Bit) Windows Vista Ultimate SP1(32-Bit) Windows 7 Professional (32-Bit) Windows 7 Professional (64-Bit)* Windows 7 Ultimate (32-Bit) Windows 7 Ultimate (64-Bit)* Windows 8 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 10 Professional (32,- 64-Bit*) Hardware: x86 kompatibler Prozessor mit 1 GHz, 1024 MB RAM (empfohlen: 2 GHz, 2 GB RAM); CD-ROM- oder DVD-Laufwerk; Grafikkarte, Auflösung min. 1024x768, 16Bit * Auf 64-Bit-Betriebssystemen ist das Programm nur innerhalb des integrierten 32-Bit-Subsystems ( WoW Windows on Windows ) lauffähig. Weitere Software: Microsoft Internet Explorer ab v7; MS Word 2003, 2007, 2010, 2012 (ausgenommen, nicht lauffähig: 64-Bit-Versionen, Office Starter 2010 und Office Home and Student 2010); Outlook 2007, 2010, 2012 Anbindung: Fingerprint Reader U.Are.U 4500B Microsoft empfiehlt: Wenn Sie Access als Datenbanksystem verwenden, achten Sie unbedingt darauf, dass kein Client ein neueres Betriebssystem als der Server hat, auf dem die Datenbank liegt (also niemals z.b. mit einem Windows XP Client auf die Datenbank eines Windows 2000-Servers zugreifen) Anderenfalls kommt es im Betrieb sehr leicht zu schweren Beschädigungen der Datenbank! (Microsoft Support KB-Artikel #300216) Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER 16

18 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Arbeitsstation Betriebssystem: Windows XP Professional SP2 (32-Bit) Windows XP Professional SP3 (32 Bit) Windows 2003 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 32-Bit) Windows 2008 Server (SP1, 64-Bit)* Windows 2008 Server R2* Windows Small Business Server 2011* Windows Server 2012 Standard* Windows Vista Business (32-Bit) Windows Vista Business SP1 (32-Bit) Windows Vista Ultimate (32-Bit) Windows Vista Ultimate SP1 (32-Bit) Windows 7 Professional (32-Bit) Windows 7 Professional (64-Bit)* Windows 7 Ultimate (32-Bit) Windows 7 Ultimate (64-Bit)* Windows 8 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Professional (32-, 64-Bit*) Windows 8.1 Enterprise (32-, 64-Bit*) Windows 10 Professional (32,- 64-Bit*) Hardware: x86 kompatibler Prozessor mit 1 GHz, 512 MB RAM (empfohlen: 1 GB RAM, 2 GHz); Auflösung min. 1024x768, HiColor; (dringend empfohlen: Auflösung min. 1024x768, 24-Bit-Truecolor; 17 oder 19 Monitor) * Auf 64-Bit-Betriebssystemen ist das Programm nur innerhalb des integrierten 32-Bit-Subsystems ( WoW Windows on Windows ) lauffähig. Weitere Software: Microsoft Internet Explorer ab v7; MS Word 2003, 2007, 2010, 2012 (ausgenommen, nicht lauffähig: 64-Bit-Versionen, Office Starter 2010 und Office Home and Student 2010); Outlook 2007, 2010, 2012 Anbindung: Fingerprint Reader U.Are.U 4500B Terminalserver-Betrieb Der CGM PRAXISTIMER kann im Terminalserverbetrieb verwendet werden. Für den Terminaldienstserver gelten dabei o.a. Daten für die normalen Server. Für eine Terminal Arbeitsstation sind alle Systeme zugelassen, die über einen entsprechenden Remote-Zugriff verfügen. Das können insbesondere auch sogenannte Thin-Clients sein, also Rechner die als reine Terminallösung nur die nötige Rechenleistung haben, um den Anforderungen der Grafikausgabe und der Benutzereingabe zu genügen. Bitte beachten Sie, dass ein Terminal-Client wie auch ein normaler Client eine Farbtiefe von mindestens 16 Bit unterstützen muss. Zu Voraussetzungen und Empfehlungen für Hardware bei Nutzung im Terminalserver-Betrieb, fragen Sie bitte Ihren zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. Terminalserver-Installation Zur Installation des CGM PRAXISTIMER am Terminalserver ist eine lokale Anmeldung erforderlich. Eine Installation über einen Remotezugriff (RDP) wird nicht unterstützt. Die lokale Anmeldung kann auch über Fernzugriff mittels spezieller (Fernwartungs-)Software gewährleistet werden. 17 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

19 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER So arbeiten Sie mit dem CGM PRAXISTIMER Grundbegriffe Um optimal mit dem CGM PRAXISTIMER arbeiten zu können, sollten Sie einige Grundprinzipien dieses Planers kennen und Ihre persönliche Arbeitsweise ggf. darauf abstimmen. Daher hier eine kurze Einführung in die wichtigsten Begriffe, auf denen die Arbeit mit dem CGM PRAXISTIMER basiert (Sie finden in den Erläuterungen der entsprechenden Dialoge nochmals ausführlichere Erklärungen zu diesen Begriffen). Behandler sind diejenigen Mitarbeiter in einer Praxis, für die Termine gebucht werden können (meistens also die Ärzte). Falls aber auch Techniker oder Helferinnen eigene Termine gebucht bekommen, müssen diese als Behandler eingetragen werden. Unterstützende Helferinnen werden im Allgemeinen nicht als Behandler, sondern als normale Benutzer im CGM PRAXISTIMER eingetragen. Prioritäten stellen die Belastung eines Behandlers zu einem bestimmten Zeitpunkt einer Behandlung dar. Ein Behandler kann zu 100% ausgelastet sein, zu 50% (z.b. während eines Beratungsgesprächs) oder zu 0% (Leerzeit, in der er z.b. auf das Einsetzen der Betäubung beim Patienten wartet). Der CGM PRAXISTIMER findet an Hand dieser Auslastungen Terminlücken und füllt diese optimal auf. Räume sind die Behandlungszimmer, für welche Termine eingetragen werden. Wartezimmer und Rezeption fallen also i.a. nicht unter Räume. Praxisintervall: Der CGM PRAXISTIMER verwendet für die Darstellung eines Tages ein einheitliches (aber zwischen 5 und 30 Minuten einstellbares) Zeitraster. Alle Leistungen und Termine sind in Vielfache dieses Rasters aufgeteilt. So ist es z.b. nicht möglich, einen 25-Minuten- Termin zu vergeben, wenn man ein Praxisintervall von 10 Minuten eingestellt hat möglich wären dann nur 20 oder 30 Minuten (Vielfache von 10). Leistungen sind Behandlungsleistungen, die für einen Termin in Frage kommen. Es gibt vier verschiedene Arten von Leistungen. Normale Leistungen: Diese dauern ein oder mehrere Zeitintervalle lang, benötigen einen Behandler und einen Raum. Während der Leistung kann der Behandler in jedem Intervall unterschiedlich stark ausgelastet sein. Sammel- und Gruppenleistungen: Mit diesen Leistungen können Sie Termine anlegen, in denen mehrere Patienten gebündelt werden. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Anwendungsfälle. Zum Einen können Sie so Kurzbehandlungen definieren (z.b. Blutabnahmen), die weniger als eine Intervallzeit (z.b. 15 Minuten) dauern. Zum Anderen können Sie damit auch echte Gruppenbehandlungen (z.b. eine Ernährungsberatung für 10 Patienten) planen. Kettenleistungen: Hierbei handelt es sich um Leistungen, die aus mehreren normalen oder Sammelleistungen bestehen. Eine Operation mit Nachsorge wäre z.b. eine Kettenleistung, bestehend aus der Operation, dem Ziehen der Fäden und einer Narbenkontrolle. Jedes Kettenglied kann von einem anderen Behandler und in einem anderen Raum erbracht werden. Nulldistanzketten: Darunter versteht man Kettenleistungen, bei denen alle Glieder unmittelbar aufeinander folgen. Sie benötigen Nulldistanzketten, um einen Behandler- oder Zimmerwechsel während einer Behandlung fest einzuplanen. Schichten, Urlaube, Feiertage und Krankheitsausfälle können bei der Planung berücksichtigt werden, damit Termine nur an Stellen gesetzt werden, an denen eine Behandlung auch möglich ist. Behandlungsausschlüsse ermöglichen es, bestimmte Abhängigkeiten zu modellieren. Wenn Sie beispielsweise nur ein bestimmtes Gerät in der Praxis haben, kann ein Behandlungsausschluss zuverlässig verhindern, dass zwei Termine parallel gesetzt werden, für die dieses Gerät benötigt Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER 18

20 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 wird. Erlaubte Zeiten werden benutzt, um zu verhindern, dass eine bestimmte Leistung zu beliebigen Zeiten vergeben wird. Beispiel: Sie wollen Vorsorgetermine nur montags zulassen, also definieren Sie Montag als erlaubte Zeit dafür. Vorsorgetermine werden dann nur noch montags vorgeschlagen, nicht an anderen Tagen. Andere Leistungen können jedoch an Montagen ebenfalls dazugelegt werden. Sonderzeiten: Durch Anlegen von Sonderzeiten können Sie Zeiträume für bestimmte Leistungen reservieren. Der CGM PRAXISTIMER sperrt den angegebenen Zeitraum dann für alle anderen Leistungen. Beispiel: Sie reservieren einen Tag, an dem nur OP-Leistungen erbracht werden sollen. Um zu vermeiden, dass Leerzeiten entstehen, können Sie im Feld Distanz eingeben, ab welchem Zeitpunkt die Sonderzeit wieder für alle Leistungen freigegeben wird. Beispiel: Es fallen nicht genügend OP-Leistungen an, um den Zeitraum der Sonderzeit OP vollständig auszufüllen. Durch Eingabe der Distanz 2 Tage gibt der CGM PRAXISTIMER diesen Zeitraum 2 Tage vorher wieder für alle Leistungen frei. Die Anlage einer Sonderzeit bedeutet nicht, dass die in ihr definierten Leistungen auch nur an diesem Tag erbracht werden dürfen. Beispiel: Sie haben sich durch Anlage einer Sonderzeit einen Tag für OP-Leistungen reserviert und möchten, dass OP- Leistungen nur an diesem Tag erbracht werden. Hierzu müssen sie zusätzlich noch eine Erlaubte Zeit für OP-Leistungen anlegen. Unterschiede CGM PRAXISTIMER BASIC/ PRO Der CGM PRAXISTIMER besteht aus einem Grundmodul BASIC, das durch den Erwerb zusätzlicher Funktionen optimiert werden kann. Diese Erweiterungsversion des CGM PRAXISTIMERs wird als CGM PRAXISTIMER PRO bezeichnet. In Abhängigkeit von Ihrem Vertriebspartner sind weitere Bezeichnungen möglich. Bitte erkundigen Sie sich bei diesem auch nach dem jeweiligen Funktionsumfang. Die nur im CGM PRAXISTIMER PRO enthaltenen Funktionen sind: Leistungsarten Bestandteile definieren Kettentermine Neu/Ändern Erlaubte Zeiten Sonderzeiten Patientenzeiten Ausschlüsse Behandler/Leistung/Zimmer Automatische Terminvergabe Umbestellungsliste Liste Termine nach Leistungsart In diesem Handbuch wird jedoch zur sprachlichen Vereinfachung stets der Produktname CGM PRAXISTIMER verwendet. 19 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

21 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Philosophie der CGM PRAXISTIMER-Terminplanung Der CGM PRAXISTIMER wurde gezielt entworfen, um eine wirtschaftlich optimierte Terminplanung zu ermöglichen. Dies wird erreicht durch eine möglichst exakte, lückenlose Auffüllung von Terminen. Schauen wir uns aber zunächst eine typische, nicht-optimale Terminplanung an, die fast unvermeidlich bei der manuellen Terminvergabe über Praxispersonal entsteht. Die Wochensicht zeigt hier einen Terminkalender mit vielen kleinen Lücken, die auch später kaum noch sinnvoll mit Terminen aufgefüllt werden können. Bei manueller Terminvergabe sind solche Lücken als Sicherheitspuffer aber auch unerlässlich, da selbst eine erfahrene Praxiskraft kaum den Überblick über das komplexe Zusammenspiel aller wichtigen Praxisressourcen (Personal, Auslastung von Behandlern, Raumbelegungen, Nachsorge- und Vorbereitungszeit in den Räumen, Abwesenheiten von Behandlern, Urlaube u.v.a.m.) behalten kann. Würde man trotzdem versuchen, die Termine lückenlos zu vergeben, so wäre es sehr wahrscheinlich, dass der geplante Tagesablauf später aus dem Ruder läuft. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER 20

22 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Abhilfe schafft hier eine automatisierte Terminplanung wie im CGM PRAXISTIMER. Alle planungsrelevanten Ressourcen werden vom Programm verwaltet und bei der Terminvergabe beachtet. Ein Termin wird nur dann (aber auch genau dann) vergeben, wenn alle für ihn notwendigen Ressourcen bereit stehen. Dabei entsteht automatisch ein optimaler Terminplan, der keine bzw. nur absolut notwendige Lücken aufweist. Der Behandlungsplan ist dichter, aber ohne dass deshalb der Behandlungsablauf hektischer wird. Im Gegenteil: Sie werden bald feststellen, dass Sie bei gleichem oder höherem Terminaufkommen den Tag stressfreier und produktiver gestalten können. Sie brauchen also nicht zu befürchten, von einer straffen, maschinellen Terminplanung unter zusätzlichen Druck gesetzt zu werden. Darüber hinaus lässt sich das Programm sehr fein einstellen, um die Straffheit der Terminplanung zu steuern. 21 Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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24 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Installation (Einzelplatz) Bitte stellen Sie sicher, dass Sie mit Administratorrechten an Windows angemeldet sind und beenden Sie alle geöffneten Programme, bevor Sie mit der Installation beginnen! Nach dem Einlegen der CGM PRAXISTIMER-CD in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners startet der Setup-Assistent automatisch und begrüßt Sie zur Installation des Programms. Wenn das Installationsprogramm nach Einlegen der CD nicht automatisch startet, dann gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche [Start] (ggf. bei anderen Betriebssystemen auf [Ausführen...]). Geben Sie nun folgenden Befehl ein: (CD-Laufwerk):setup.exe (Enter oder OK) Wählen Sie den Installationspunkt Server / Einzelplatz. Befolgen Sie nun die Anweisungen des Installationsprogrammes. Überprüfen Sie die Angabe des Pfades. Es wird Ihnen standardmäßig der Pfad C:\- CGM\Timer vorgeschlagen. Unter Windows wird der CGM PRAXISTIMER im Startmenü unter Programme/CGM abgelegt. Klicken Sie auf [Start] [Programme] [CGM] [CGM PRAXISTIMER] [CGM PRAXISTIMER]. Das Programm wird dann gestartet. Wenn Sie bei der Installation die Erzeugung einer Verknüpfung auf dem Desktop angegeben haben, können Sie den CGM PRAXISTIMER auch bequem direkt vom Desktop per Doppelklick auf dessen Symbol starten. Installation (Netzwerk) Beachten Sie die folgenden Schritte: Schließen Sie alle laufenden Anwendungen! Installieren Sie zunächst den CGM PRAXISTIMER auf dem Server, d.h. auf dem Rechner auf dem das Datenverzeichnis liegen soll und dessen Daten täglich gesichert werden. Wählen Sie dazu den Installationspunkt Server aus. Folgen Sie den Anweisungen. Nehmen Sie die Installation an allen Stationen im Netz mit dem Installationspunkt Nebenstelle vor. Folgen Sie den Anweisungen. Während Sie an einem Arbeitsplatz die Installation vornehmen, darf der CGM PRAXISTIMER nicht auf einem anderen Arbeitsplatz in Betrieb sein. Das schließt auch angebundene Programme ein, die den CGM PRAXISTIMER indirekt benutzen können, wie z.b. Ihr Arzt- oder Zahnartzinformationssystem. 23 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

25 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Der CGM PRAXISTIMER wird auf jeder Arbeitsstation im Netz installiert. Während der Ausführung des Setups muss lediglich darauf geachtet werden, dass der richtige Pfad zum Serverlaufwerk ausgewählt wird. Geben Sie dazu im Verknüpfungsdialog den Netzwerkpfad ein, der Ihnen von der Server- Installation vorgegeben wurde. In der Regel ist dies \\<Name>\Timer, wobei anstelle von <Name> der Computername des Servers einzugeben ist. Auf dem Serverlaufwerk finden Sie im Timer-Ordner das Unterverzeichnis Install. Wenn Sie bereits vor der Installation einer Nebenstelle den am Server freigegebenen Timer-Ordner als Netzlaufwerk verbinden, können Sie die SETUP.EXE von dort starten, um eine Nebenstelle zu installieren. Damit umgehen Sie das Einlegen der CD auf jedem Arbeitsplatz. Die eigentliche Installation läuft auf jeder Arbeitsstation wie unter Installation (Einzelplatz) beschrieben ab. Lizenzierung Die CGM PRAXISTIMER Freischaltung erfolgt über [Start] [Programme] [CGM] [CGM PRAXISTIMER] [Freischalten]. Im folgenden Dialog tragen Sie bitte die Ihnen zugesandten Lizenzdaten exakt ein: Bitte übernehmen Sie die Ihnen zugesendeten Daten exakt und beachten Sie auch die Groß- und Kleinschreibung! Nach dem Ausfüllen der Felder klicken Sie bitte auf [Freischaltung durchführen], um den Vorgang abzuschließen. Mit [Abbrechen] beenden Sie die Lizenzierung, ohne CGM PRAXISTIMER freizuschalten. Die Lizenzierung, die nur einmal auszuführen ist, kann an jedem beliebigen Rechner durchgeführt werden, d.h. sowohl am Server wie auch an einem der Clients. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER 24

26 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 CGM PRAXISTIMER und Virenscanner Wenn Sie auf dem Rechner, auf dem CGM PRAXISTIMER installiert ist, z.b den Virenscanner McAfee VirusScan laufen lassen, kann es zu erheblichen Geschwindigkeitseinbußen kommen. Als Ursache konnten erhöhte Scanaktivitäten festgestellt werden. Bei einigen Programmabläufen des CGM PRAXISTIMERs werden indirekt etliche Systemdateien verwendet, um die gewünschte Funktionalität zu erreichen. Welche Dateien im Einzelfall Verwendung finden liegt nicht zuletzt am Betriebssystem. All diese benötigten Dateien, im Einzelfall über 400 werden, je nach Einstellung des Virenprogramms bei jedem Zugriff gescannt und erst bei bestandener Prüfung zur Verarbeitung freigegeben. Eine erhebliche Verzögerung des Programmablaufs ist vorprogrammiert. Abhilfe schaffen hier schon kleine Änderungen der Einstellungen am Virenscanner. Öffnen Sie den Dialog Eigenschaften des Scanners bei Zugriff und wechseln auf das Registerblatt Entdeckung (im beispielhaften Screenshot ist der Dialog der Version zu sehen). Entfernen Sie ggf. im Bereich Dateien scannen für die Option Beim Lesen vom Datenträger den Haken. Damit haben Sie weiterhin die Sicherheit, dass neue Schädlinge beim Schreiben auf die Festplatte gefunden werden. Diese Einstellung geht davon aus, dass ihr Rechner frei von Schadsoftware ist. Ein vollständiger Scan ist daher ratsam. Eine zweite allerdings weniger sichere Möglichkeit ist die Umstellung im Bereich Zu scannende Elemente. Ändern Sie dort die Einstellung auf Standardmäßige und zusätzliche Dateitypen. Damit werden nicht mehr alle Dateien gescannt, sondern nur noch die im Scanner definierten Dateitypen. Beachten Sie bitte, dass Schadsoftware in Dateien, die den hier definierten Dateitypen nicht entsprechen, nicht gefunden werden kann. Damit bleibt ein Restrisiko bestehen. Wenn Sie unsicher sind oder Fragen haben kontaktieren Sie unbedingt Ihren Vertriebs- und Servicepartner oder Ihre zuständige Hotline. 25 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

27 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER CGM PRAXISTIMER wird zum ersten Mal gestartet Nachdem Sie das Programm zum ersten Mal gestartet haben, ist es möglich, dass die Datenbankstruktur einmalig an die Erfordernisse der neuen Version angepasst werden muss. Der CGM PRAXISTIMER wird Sie dann auffordern, das Datenbankutility zu starten. Dieses finden Sie in der Programmgruppe [Start] [Programme] [CGM] [CGM PRAXISTIMER] [Datenbankutility]. Wählen Sie dort die Schaltfläche Datenbankupgrade und folgen Sie den Anweisungen. Bitte starten Sie in dieser Zeit den CGM PRAXISTIMER nicht an anderen Stationen und unterbrechen Sie diese Anpassung unter keinen Umständen, da ansonsten die Datenbank in einem undefinierten Zustand verbleibt und nicht mehr verwendet werden kann! Der Dialog meldet seinen Fortschritt über einen Laufbalken und eine Angabe, z.b. Reimportiere Termintabelle. Beachten Sie bitte, dass einzelne dieser Schritte durchaus mehrere Minuten dauern können und die Anwendung in dieser Zeit nicht reagiert. Dies ist aber prinzipbedingt und kein Fehlverhalten, auch wenn die Anwendung in der Taskliste u.u. als (reagiert nicht) markiert wird. Benutzen Sie also auch in diesem Fall keinesfalls die Funktion Prozess beenden. Wie reagiert der CGM PRAXISTIMER im Netz? Wenn an Station X ein Termin vergeben wird und an einer weiteren Station Y zur gleichen Zeit der gleiche Termin vergeben wird, so bekommt entweder Station X oder Station Y (je nach der Geschwindigkeit der Vorgänge) die Mitteilung, dass dieser Termin schon vergeben worden ist. Nachdem ein Termin gespeichert wurde, erscheint er, je nach Einstellung in den Optionen, nach einer bestimmten Zeit automatisch auf allen weiteren Clients im Netz. Ausführliche Informationen zum Einrichten der automatischen Aktualisierung der Terminansicht finden Sie unter Optionen Automatisierungen (alle Stationen) Automatische Aktualisierungen auf Seite 183. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Die erste Installation von CGM PRAXISTIMER 26

28 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Praxiseinstellungen Planung der Praxiseinstellungen Allgemeines Bevor Sie im Programm die Praxiseinstellungen vornehmen, sollten Sie eine klare Planung entwickeln. Letztendlich möchten Sie den strukturellen Aufbau und die Abläufe in Ihrer Praxis dem Programm beibringen, damit die automatische Terminvergabe perfekt alle Ihre Erfordernisse berücksichtigen kann. Wir empfehlen Ihnen, sich zunächst ausführlich eine Zeit lang mit den Demonstrationsdatenbanken zu beschäftigen, die dem Programm beiliegen. Diese zeigen für Zahnarzt- und für Humanarztpraxen exemplarisch, wie die Abläufe der Praxis effizient in Programmeinstellungen modelliert werden können. So lernen Sie am besten das Programm kennen und vermeiden Probleme durch eine vorschnelle, nichtoptimale Abbildung Ihrer Praxis in den Programmparametern. Erst wenn Sie an diesen Beispielen die grundsätzliche Arbeitsweise des Programms kennengelernt haben, sollten Sie daran gehen und die tatsächliche Anpassung für Ihre Praxis planen. Fragestellungen zur Planung Obwohl Sie die meisten praxisbezogenen Einstellungen des CGM PRAXISTIMERs später noch ändern können, sollten Sie eine Reihe von Fragen bereits im Vorfeld klären. Öffnungszeiten und Pufferzeiten: Im CGM PRAXISTIMER müssen Sie eine so genannte Rahmenzeit festlegen. Termine können nur innerhalb dieser Rahmenzeit liegen. Planen Sie diese immer etwas großzügiger als Ihre tatsächlichen Öffnungszeiten. Wenn Sie Termine auch nach Vereinbarung vergeben, muss die Rahmenzeit auch hier alle denkbaren Zeiten umfassen, damit Termine dort vergeben werden können. Ihre regulären Öffnungszeiten können Sie dann über die Schichteinträge oder über erlaubte Behandlungszeiten abbilden, sodass nur in dieser Zeit Termine innerhalb der Öffnungszeit automatisch vergeben werden. Die ungenutzte Rahmenzeit verbleibt dann als Puffer für unvorhergesehene Termine oder sonstige Arbeiten. Auch innerhalb des Tages ist es erfahrungsgemäß zu empfehlen, sich Pufferzeiten anzulegen, in denen keine Termine langfristig geplant werden. Dies können Sie ebenfalls über erlaubte Zeiten, Schichten oder über Sonderzeiten erreichen. Zeitintervall: Im CGM PRAXISTIMER werden alle Zeitdefinitionen, Terminlängen, 27 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

29 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Behandlungsdauern in wählbare Zeitintervalle von 5 bis 30 Minuten unterteilt. Dieses Zeitintervall wird bei der Neueinrichtung der Datenbank festgelegt und ist später nicht mehr änderbar. Überlegen Sie sich also hier ganz besonders, welches Intervall für Ihre Arbeitsabläufe das Richtige ist. Die meisten Praxen arbeiten übrigens mit 10 oder 15 Minuten langen Intervallen. Wenn Sie nur einige wenige kurze Leistungen, aber viele lange dauernde Leistungen haben, können Sie die kurzen möglicherweise auch über Sammelleistungen abbilden. Leistungen: Hier müssen Sie sich überlegen, wie Sie Ihre geplanten Behandlungen als Leistungsdefinitionen abbilden. Wir empfehlen Ihnen, für jede Behandlungsart eine Leistung anzulegen. Oft können Sie aber bei der Terminvergabe schon absehen, dass die Behandlung für bestimmte Patienten (z.b. neue Patienten) länger dauert als für andere. In diesem Fall sollten Sie die Leistung mehrfach mit unterschiedlichen Dauern anlegen und den Verwendungsparameter im Namen kenntlich machen. Beispiel: Sie haben in Ihrer Praxis eine Behandlungsleistung Kontrolle. Legen Sie dann diese Leistung im CGM PRAXISTIMER mehrfach an mit den Namen Kontrolle Neu (für neue Patienten), Kontrolle Norm. (für Stammpatienten) und Kontrolle Familie (für eine etwas länger dauernde, gemeinsame Familienbehandlung). Personal: Hier müssen Sie im Vorfeld nicht allzu viel beachten, da Sie jederzeit im CGM PRAXISTIMER nachträglich die Personaleinstellungen ändern können. Beachten Sie nur, dass alle Personen, für die Termine geplant werden, als Behandler kenntlich gemacht werden müssen. Das übrige Personal wird vom Programm nur in der Urlaubsplanung berücksichtigt. Räume: Räume im Sinne des CGM PRAXISTIMERs sind immer Räume, für die Termine geplant werden. Wartezimmer, Flure, Rezeption etc. sind also aus Sicht des Programms keine Räume. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Räume auch entsprechend den tatsächlichen Behandlungszimmern anzulegen 1. Vielfach wird der Fehler gemacht, die Räume im Programm nach Behandlern zu benennen. Dies scheint auf den ersten Blick attraktiv zu sein, wenn Behandler immer in getrennten Räumen arbeiten man sieht dann in der Übersicht in jeder Raumspalte die Termine eines anderen Behandlers. Tun Sie dies bitte nicht, Sie würden sich damit unnötig das Leben schwer machen und die Leistungsbreite des Programms beschränken. Die automatische Terminvergabe berücksichtigt Räume völlig anders als Personal. So kann in einem Raum zu einer Zeit nur ein Termin liegen, während für Personal durch verzahnte Parallelvergabe durchaus mehrere Termine gefunden werden können. Leistungsarten Parallelität und Nebenläufigkeit Praxiseinstellung Leistungsarten Parallelität und Nebenläufigkeit Eine Leistungsart z.b. OP kann aus mehreren Bestandteilen oder Prioritäten bestehen. Wenn man z.b. eine Helferinnen-Zeit während der OP als Behandlerzeit 0% definiert und eine Behandlerzeit mit einer Behandlerzeit 100% definiert, dann erreichen Sie damit, dass neben einer Behandlerzeit 100% kein weiterer Termin vergeben wird, jedoch neben einer Behandlerzeit 0% sehr wohl ein paralleler Termin 1 Falls Sie innerhalb eines Raumes mehrere streng getrennte Behandlungseinheiten haben (z.b. ein Raum mit mehreren EKG-Geräten, für die Termine gesucht werden), ist es sinnvoll die CGM PRAXISTIMER-Räume nach den Behandlungseinheiten zu benennen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 28

30 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 vergeben wird. Diese Bestandteile werden in diesem Menüpunkt definiert und bei der Anlage der Leistungsarten verwertet. Ausführliche Informationen zur Anlage der Leistungsarten finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten Einzelleistungen auf Seite 30. Grundsätzlich sollten Sie Ihre Einstellungen wie folgt vornehmen: Behandlerzeit 100% = keine parallele Terminvergabe möglich. Der Behandler ist in einem solchen Zeitintervall komplett ausgelastet. Die automatische Terminsuche vergibt dann keine belastenden Termine, die zu einem solchen Zeitintervall parallel liegen. Behandlerzeit 50% = parallele Terminvergabe ist grundsätzlich möglich. Verwenden Sie diese Priorität für Tätigkeiten, die den Behandler erfordern, aber nicht komplett auslasten, z.b. Setzen einer Betäubungsspritze. Die Terminsuche kann dann ggf. weitere Termine parallel dazu legen. Behandlerzeit 0% = alle Terminarten parallel möglich, 100%, 50% und 0%. Verwenden Sie diese Priorität für Leerzeiten, in denen der Behandler nichts zu tun hat, z.b. das Warten auf das Einsetzen der Anästhesie oder für reine Leerzeiten, in denen nur die Helferinnen tätig sind. Standardmäßig wird Ihnen diese Struktur angeboten: Durch einfachen Mausklick auf ein Häkchen oder ein Kreuz wird die Einstellung geändert. Beachten Sie, dass der CGM PRAXISTIMER die logische Symmetrie Ihrer Einstellungen gewährleistet, indem z.b. bei einem Klick auf den Schnittpunkt Frei-2/Beh. 0% auch das symmetrische Gegenstück, der Schnittpunkt Beh.0%/Frei-2 gleichzeitig mit an/ausgeschaltet wird. Nachdem Sie bei einem Behandler die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [OK]. Wählen Sie nun den nächsten Behandler aus und nehmen Sie die Einstellung vor. Sie können die Einstellungen eines Behandlers leicht auf einen anderen Behandler kopieren. Wählen Sie dazu im Feld kopieren von den Namen des Behandlers, dessen Einstellungen Sie verwenden wollen. CGM PRAXISTIMER ändert dann sofort die Markierungen. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle diese Einstellungen für alle Behandler auf den Auslieferungszustand zurücksetzen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche. Im Auslieferungszustand sind die Häkchen entsprechend dem Ampelprinzip gesetzt, neben 100% darf 29 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

31 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen dann nur 0% liegen, neben 50% nur 0% oder andere 50%-Leistungen siehe auch obige Abbildung. Neben der Einstellungsmöglichkeit Parallelvergabe können Sie im zweiten Register Nebenläufigkeit festlegen, wie oft je Behandler ein Prioritätsblock neben einem Block derselben Stufe liegen darf. Als Standardeintrag dürfen im CGM PRAXISTIMER maximal 999-mal Prioritätsblocke nebeneinander liegen. Diese Einstellung der Nebenläufigkeit beeinflusst die automatische Terminsuche und gilt nach Speicherung für alle Behandler. Einzelleistungen Praxiseinstellung Leistungsarten Einzelleistungen In diesem Dialog sehen Sie alle Ihre definierten Einzelleistungen. Sie können hier Leistungen neu anlegen, vorhandene ändern, eine neue Leistung auf Basis einer bereits vorhandenen erstellen ( neue Kopie ) sowie Leistungen umbenennen und löschen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 30

32 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Möglicherweise sehen Sie hinter den Namen einiger Leistungen eine warnende Markierung [!!]. Falls dies der Fall ist, ist die entsprechende Leistung derzeit für alle Behandler in allen Räumen gesperrt. Eine solche Leistung können Sie zwar noch manuell vergeben, nicht aber mehr bei der automatischen Terminsuche. Meist entsteht eine solche Warnung, nachdem der einzige Behandler gelöscht wurde, der diese Leistung erbringen durfte. Gehen Sie dann in die Raumzuordnung und ermöglichen Sie für ein oder mehrere Behandler die Durchführung der betroffenen Leistung. Ändern / Neu / Neue Kopie Legen Sie Ihre speziellen praxisbezogenen Leistungsarten an. Jede planbare Leistung sollten Sie als Leistungsart im Terminplaner anlegen. Jeder Leistungsart können Sie bestimmte Kriterien zuweisen. 31 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

33 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Geben Sie zuerst den Namen der gewünschten Leistungsart ein. Nun können Sie jedem Behandler eine bestimmte Dauer zuweisen. Markieren Sie dazu einen Behandler und die entsprechende Behandlerzeit. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [>>]. Beachten Sie Ihre Einstellung unter Praxiseinstellung Leistungsarten Parallelität und Nebenläufigkeit. Sie können jedem Behandler eine andere Struktur zuweisen. Wenn alle Behandler die gleiche Struktur haben, so markieren Sie einen Behandler und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Wählen Sie dann die gewünschten Behandler aus, die die gleiche Struktur haben wie der zuvor ausgewählte Behandler. Sofern Sie die CGM LIFE eservices onlineterminbuchung angebunden haben, können Sie hierfür im Feld Hinweis an Patienten: in Ihrer Online-Terminleistung einen Hinweis für den Patienten hinterlegen. Dieser Hinweis wird Ihren Patienten bei Anwahl der Leistung in der onlineterminbuchung als Tooltipp angezeigt. Somit kann der Patient beispielsweise auf Selbstzahler-Leistungen hingewiesen werden. Ausführliche Informationen zu Bestandteilen finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten Parallelität und Nebenläufigkeit auf Seite 28. Wenn Sie möchten, können Sie über die Schaltfläche [Raumzuordnung] direkt den Dialog Behandler- Leistung-Zimmer aufrufen. Dort können Sie festlegen, welche Behandler in welchen Räumen welche Leistungen erbringen dürfen. Wenn Sie im Dialog eine Leistung gerade neu anlegen, steht der Button [Raumzuordnung] nicht zur Verfügung, da die neue Leistung noch nicht in der Datenbank gespeichert ist. Ausführliche Informationen zur Raumzuordnung finden Sie unter Praxiseinstellungen Zimmer/Standorte Raumzuordnung auf Seite 69. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 32

34 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Nun können Sie auf der Registerkarte Sonstiges weitere Kriterien zuordnen: Erinnerungsliste1 (z.b. Techniker benötigt ) Wenn Sie bei der Leistung grundsätzlich einen Techniker benötigen, so machen Sie hier ein Kreuz. Unter Datei Drucken Erinnerungslisten können Sie für einen bestimmten Zeitraum eine Erinnerungsliste generieren, welche Ihnen alle Termine eines bestimmten Zeitraumes, in dem Sie einen Techniker benötigen, ausdruckt. Diese Liste können Sie dann Ihrem Techniker geben. 33 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

35 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Sie können den im Dialog gezeigten Namen der Erinnerungsliste für Ihre Zwecke beliebig anpassen unter Optionen Allgemein1 (alle Stationen) auf Seite 181. Ausführliche Informationen zu Erinnerungslisten finden Sie unter Drucken Erinnerungslisten auf Seite 140. Erinnerungsliste2 (z.b. HKP Genehmigung erforderlich ) Wenn für die Leistung ein genehmigter Heil- und Kostenplan vorliegen muss, dann machen Sie hier ein Kreuz. Unter Datei Drucken Erinnerungslisten können Sie für einen bestimmten Zeitraum eine Erinnerungsliste generieren, welche Ihnen alle Termine, die genehmigte HKP s benötigen, ausdruckt. Diese Liste hat ausschließlich eine Kontrollfunktion. Sie können den im Dialog gezeigten Namen der Erinnerungsliste für Ihre Zwecke beliebig anpassen unter Optionen Allgemein1 (alle Stationen) auf Seite 181 Ausführliche Informationen zu Erinnerungslisten finden Sie unter Drucken Erinnerungslisten auf Seite 140. Erinnerungsliste3 (z.b. Rechnung erstellen ) Wenn nach einer Leistung eine Rechnung geschrieben werden muss, dann machen Sie hier ein Kreuz. Unter dem Menüpunkt Datei Drucken Erinnerungslisten können Sie für einen bestimmten Zeitraum eine Erinnerungsliste aller Termine, die eine Rechnungserstellung erfordern generieren. Diese Liste hat ausschließlich eine Kontrollfunktion. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 34

36 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Sie können den im Dialog gezeigten Namen der Erinnerungsliste für Ihre Zwecke beliebig anpassen unter Optionen Allgemein1 (alle Stationen) auf Seite 181 Ausführliche Informationen zu Erinnerungslisten finden Sie unter Drucken Erinnerungslisten auf Seite 140. Leistungsart nicht anzeigen Wenn eine bestimmte Leistung nur in einem Kettentermin verwendet und nicht als alleinige Leistung vergeben wird, dann machen Sie hier ein Kreuz. Diese Leistung wird dann bei der Terminvergabe nicht angezeigt und kann einzeln nicht vergeben werden, wodurch Sie eine bessere Übersicht in der Terminvergabemaske erzielen. Ersten UND letzten Termin suchen Das Terminsuchprogramm sucht grundsätzlich den ersten Termin am Vormittag und den ersten Termin am Nachmittag. Wenn Sie den ersten und letzten Termin am Vormittag und Nachmittag angeboten haben wollen, dann markieren Sie diese Option. Terminerinnerung (UMS) erzeugen Wenn dieser Haken aktiviert ist, werden bei jeder Terminaktion die passenden UMS-Nachrichten (Erinnerung, Verschiebung, Löschung) angeboten. Termininfo- und Info-UMS sind von dieser Regel ausgenommen, da diese immer manuell erstellt werden. Termin an eservices-patienten übermitteln Patienten, die bei den CGM LIFE eservices eingeschrieben sind bekommen ihre Termine an ihr CGM LIFE eservices Konto übermittelt. Max. pro Tag (praxisweit) Wenn die gewünschte Leistung nur z.b. dreimal pro Tag vergeben werden darf, dann stellen Sie das hier ein. Diese Einstellung gilt für die gesamte Praxis, nicht je Behandler! Max. pro Tag und je Behandler Im Gegensatz zu dieser Einstellung wird die Leistung in Berücksichtigung je Behandler z.b. nur dreimal pro Tag vergeben (z.b. ein Gerät steht nur begrenzt am Tag jedem Behandler zur Verfügung). Max. parallel (praxisweit) Wie oft darf diese Leistung maximal parallel neben sich selber vergeben werden? Nutzen Sie die Option, wenn in Ihrer Praxis eine Leistung nicht beliebig oft parallel zueinander durchgeführt werden kann, weil nur eine begrenzte Anzahl von Geräten zur Verfügung steht (z.b. nur zwei Geräte zur Kurzwellenbestrahlung). Um die parallele Vergabe einer Leistung zu sich oder einer anderen Leistung ganz auszuschließen, nutzen Sie den Menüpunkt Ausschlüsse. Ausführliche Informationen zu Ausschlüssen finden Sie unter Praxiseinstellungen Ausschlüsse auf Seite Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

37 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Max. parallel je Behandler Diese Funktion schlägt bei der Terminsuche die Leistung nur maximal parallel neben sich selber und hinsichtlich je Behandler vor. Um die parallele Vergabe einer Leistung zu sich oder einer anderen Leistung ganz auszuschließen, nutzen Sie den Menüpunkt Ausschlüsse. Ausführliche Informationen zu Ausschlüssen finden Sie unter Praxiseinstellungen Ausschlüsse auf Seite 66. Bei diesen Funktionen können Sie eine maximal eingebbare Anzahl von 20 vornehmen, wünschen Sie generell keine Beachtung dieser Optionen so stellen Sie diese auf Egal ein. Materialkosten Hier können Sie einen Schätzbetrag für die Materialkosten bei einer speziellen Leistung erfassen. Dieser Wert wird über ein externes Statistik-Modul ausgewertet. Kalkulierter Verdienst Hier können Sie einen Schätzbetrag für den kalkulierten Verdienst bei einer speziellen Leistung erfassen. Dieser Wert wird über das Statistik-Modul ausgewertet. Folgender Behandler muss anwesend sein Die Anwesenheit überprüft lediglich, ob der angegebene Behandler eventuell Urlaub eingetragen hat oder keine Sprechstundenzeit eingetragen ist. Diese Funktion ist für Leistungen von behandelnden Helferinnen gedacht, welche nur am Patienten arbeiten dürfen, wenn ein Arzt in der Nähe ist. Gruppierung Legen Sie hier fest, welcher Gruppe die Leistung angehören soll - wichtig für die farbliche Darstellung in der Tagessicht. Optional haben Sie auch über den Menüpunkt Leistungsgruppen die Möglichkeit, gleich mehrere Leistungen einer bestimmten Leistungsgruppe zuzuordnen. Von diesem Dialog aus können Sie jetzt direkt per einfachem Mausklick auf den Farbtropfen hinter der Gruppenbezeichnung die zugehörige Gruppen und Gruppenfarbe bearbeiten. Ausführliche Informationen zum Zuordnen von Einzel- und Sammelleistungen zu Leistungsgruppen finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten Gruppenzuordnung auf Seite 44. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 36

38 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Sammelleistungen Praxiseinstellung Leistungsarten Sammelleistungen Allgemeines zu Sammelterminen Sammeltermine sind meistens solche Termine, die kürzer sind als das ausgewählte Zeitintervall. Wenn Sie z.b. ein 15-min-Intervall haben und eine Kontrollbehandlung nur 5 min dauert, dann können Sie diese als Sammeltermin anlegen. Damit können Sie erreichen, dass auf einen 15 min Termin z.b. drei Termine gelegt werden, nämlich drei Kontrollbehandlungen. Sammeltermine können aber auch als Gruppentermine aufgefasst werden. Sie können z.b. eine einstündige Ernährungsberatung als Sammeltermin für mehrere Patienten vergeben. Beachten Sie bitte, dass sich nur Termine derselben Sammelleistung an einem Termin ansammeln lassen. Neu / Neue Kopie / Ändern Mit der Schaltfläche [Neu] legen Sie eine neue Sammelleistung an. Wenn Sie dagegen eine vorhandene Leistung markieren und dann [Neue Kopie] anwählen, können Sie eine neue Sammelleistung auf Basis einer bereits existierenden Leistung erzeugen. Alle Einstellungen (außer dem Namen) werden dann von der markierten Leistung kopiert. Mit der Schaltfläche [Ändern] können Sie eine markierte Sammelleistung nachträglich bearbeiten. [Umbenennen] gestattet die Vergabe eines neuen Namens für eine bereits bestehende Leistung. [Löschen] entfernt eine Leistung. 37 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

39 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Geben Sie zuerst den Namen des Sammeltermins ein. Legen Sie nun fest, wie ein Termin vom automatischen Suchprogramm bewertet werden soll. Nach obigem Beispiel würden Sie nun im dritten Kästchen von oben eine 3 eintragen, denn nach drei Nachbehandlungen ist der 15 min Intervall ausgeschöpft (3x5) und muss somit als Behandlerzeit 100% bewertet werden. Allerdings können Sie die Einstellung auch so vornehmen, dass bereits nach der zweiten Nachbehandlung der Sammeltermin als Behandlerzeit 100% bewertet wird. Wie in der obigen Abbildung gezeigt, können Sie die 0% und die 50%-Stufe auch als [unbenutzt] kennzeichnen. Damit können Sie ein- oder zweistufige Sammelleistungen aufbauen (in früheren Versionen des CGM PRAXISTIMERs umfassten Sammelleistungen generell immer alle 3 Auslastungsstufen, nämlich 0%, 50% und 100%). Wenn Sie die Stufe 0% als unbenutzt kennzeichnen, beginnt ein solcher Sammeltermin bereits beim ersten Patienten mit 50%. Dadurch können Sie auch sicherstellen, dass er vom Suchprogramm nicht parallel zu einem normalen 100%-Termin gelegt wird. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 38

40 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Ausführliche Informationen zu den übrigen Einstellmöglichkeiten finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten Einzelleistungen auf Seite Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

41 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Kettenleistungen Praxiseinstellung Leistungsarten Kettenleistungen Allgemeines zu Kettenterminen Kettentermine sind Termine, die immer noch weitere Termine nach sich ziehen. Ein Beispiel für einen echten Kettentermin ist das Setzen von Kronen bei einem Zahnarzt. Hier wird in der ersten Sitzung z.b. abgeschliffen, ein Abdruck genommen und ein Provisorium eingesetzt. Danach braucht das Labor etwa eine Woche Zeit, um die Krone anzufertigen. Der Patient sollte dann für das Einsetzen nach frühestens einer Woche, spätestens aber nach drei Wochen wieder erscheinen. Neben den echten Kettenterminen gibt es noch die sogenannten Nulldistanzketten. Hier folgt der zweite Gliedtermin unmittelbar auf den ersten. Mit solchen Ketten lassen sich komplexere Arbeitsabläufe aus mehreren Grundleistungen zusammensetzen. Nulldistanzketten brauchen Sie für die folgenden Problemstellungen: Der Termin setzt sich aus verschiedenen Teilbehandlungen zusammen, die eventuell von verschiedenen Behandlern unmittelbar aufeinander folgend durchgeführt werden. Während einer komplexeren Behandlung muss das Zimmer gewechselt und dort weiterbehandelt werden. Nulldistanz-Terminketten werden im Voraus berechnet, das heißt der Terminplaner findet immer einen Folgetermin, wenn er den ersten Termin dieser Kette gefunden hat. Anlegen einer Kettenleistung Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu], wenn Sie eine neue Kettenleistung anlegen möchten. Klicken Sie auf [Ändern], wenn Sie eine bestehende Kettenleistung ändern möchten und klicken Sie auf Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 40

42 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 [Umbenennen], wenn Sie den Namen einer Kette ändern möchten. Wenn Sie dagegen eine vorhandene Leistung markieren und dann [Neue Kopie] anwählen, legen Sie eine neue Kettenleistung auf Basis einer bereits existierenden Leistung an und sparen bei sehr ähnlichen Leistungen dadurch Arbeit. Bei einer Neuanlage können Sie sich eine Kettenleistung aus den vorhandenen Leistungsarten zusammensetzen. Wählen Sie hierzu per Doppelklick oder über die Schaltfläche [>>] die gewünschten Leistungsbestandteile aus. Anschließend können Sie auf der rechten Seite die gewünschten Distanzen zwischen den einzelnen Leistungen einstellen. Wenn Sie als Distanz 0 Tage oder Werktage auswählen, so wird die folgende Leistung als Nulldistanzkette direkt im Anschluss gesucht. Neben der direkten Zahleneingabe der Distanz können Sie über die Tasten + und - im numerischen Tastenblock die Werte schrittweise hoch und herunter zählen. Wenn Sie im Feld T/WT stehen, führt dies zu einer Umschaltung zwischen Tagen und Werktagen was sie alternativ auch durch Eingabe der Buchstaben w und t erreichen können. Wenn alle Eingaben vollständig sind, schließen Sie die Definition mit [OK] ab. Die Angabe in Tagen kann wahlweise in Werktage oder echten Tage pro Behandlungsschritt berechnet werden! Die Distanz bezieht sich immer auf den nächsten Termin. Beim letzten Termin hat die Distanzangabe keine Bedeutung. Es kann eine maximale Distanzangabe von 270 Tagen vorgenommen werden. Falls es notwendig sein sollte, können Sie über die Pfeil-Schaltflächen neben der rechten Tabelle nochmals die Reihenfolge der Leistungen verändern oder mit der Kreuz-Schaltfläche eine Leistung nachträglich entfernen. 41 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

43 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Leistungsübersicht Praxiseinstellung Leistungsarten Leistungsübersicht Dieser Dialog gibt Ihnen einen Überblick über die Leistungsdauern und -strukturen der einzelnen Behandler. Im oberen Fensterabschnitt können Sie über das Dropdown-Menü Behandler den gewünschten Behandler aus der Liste auswählen. Standardmäßig ist die Option Nur Leistungen anzeigen, die der Behandler laut Raumzuordnung erbringen darf ausgewählt. Dadurch werden alle Leistungen ausgeblendet, für die bei diesem Behandler kein Raum zugewiesen wurde. Mit der Option Ausführlichen Leistungsnamen anzeigen wird der ausführliche Leistungsname in Klammern hinter dem Namen der Leistungsart zusätzlich eingeblendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Bearbeiten], können Sie die in der Liste markierte Leistung bearbeiten. Klicken Sie auf [Drucken ] um die vollständige Liste auszudrucken. Haben Sie die Option Ausführlichen Leistungsnamen anzeigen ausgewählt, wird die Liste im Querformat gedruckt. Klicken Sie auf [Drucken (alle Behandler) ] um die vollständige Liste aller Behandler auszudrucken. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 42

44 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Leistungsgruppen Praxiseinstellung Leistungsarten Leistungsgruppen Die Gruppierung ist für eine farbliche Darstellung in der Tagessicht erforderlich. In der Tagessicht haben Sie die Möglichkeit, sich eine Behandlersicht, eine Struktursicht oder eine Gruppensicht anzeigen zu lassen. Starten Sie diese Funktion, geben Sie jeder Gruppe einen Namen und weisen Sie dann jeder Gruppe eine Farbe zu, indem Sie einfach auf die z.zt. aktuelle Farbe klicken. Sie erhalten dann eine Farbauswahl. 43 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

45 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Gruppenzuordnung Praxiseinstellung Leistungsarten Gruppenzuordnung In diesem Fenster können Sie jeder vorher angelegten Gruppe eine oder mehrere Leistungen zuweisen, sodass eine bestimmte Leistungsart in der Tagesdarstellung sofort anhand der Farbe erkannt werden kann. Markieren Sie dazu ein Gruppe und die gewünschten Leistungsarten. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [>>]. Schichtverwaltung Wechselschichten und Dienstpläne Der Umgang mit Schichten und Dienstplänen ist im CGM PRAXISTIMER ausgesprochen flexibel geregelt. Nahezu alle praxisüblichen Dienstplanmodelle lassen sich mit den Wechselschichten des CGM PRAXISTIMERs abbilden. Es ist jedoch sehr wichtig, das zweischrittige Vorgehen beim Erstellen von Schichtplänen zu verstehen. Im ersten Schritt erstellen Sie immer eine Definition der Schicht, beispielsweise eine Frühschicht mit Sprechzeiten von 07:00 bis 15:00. Diese benennen Sie dann auch entsprechend mit Frühschicht. Mit der Erstellung der Schichtdefinition ist diese jedoch noch keinem Behandler zugeordnet. Auch wenn Sie eine ältere Schichtdefinition ändern (z.b. dass die Frühschicht erst ab 08:00 Uhr beginnt), ändern sich Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 44

46 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 dadurch noch nicht die Sprechzeiten der verschiedenen Behandler. Im zweiten Schritt übertragen Sie nun die Schichtdefinition in den Kalender der Behandler, welche nach der erstellten Schicht arbeiten sollen. Erst danach kann der CGM PRAXISTIMER die Sprech- und Sperrzeiten der Schicht berücksichtigen. Erst mit der Eintragung einer Schicht in den Kalender eines Behandlers wird diese Schicht für ihn berücksichtigt! Falls Sie die veränderte oder neu angelegte Schichtdefinition noch nicht in den Kalender übertragen haben, erhalten Sie einen Hinweis. Dies soll versehentliche Fehlbedienungen und anknüpfende Fehlbuchungen durch vergesse Schichteintragungen verhindern. Über die Buttons [Nein] und [Abbrechen] verlassen Sie diesen Dialog nicht, anschließend können Sie über die Menüleiste die Schicht in den Kalender eintragen (s. nachfolgende Beschreibungen). Mit Bestätigung der Schaltfläche [Ja] wird dieser Dialog ohne Eintragung in einen Behandlerkalender geschlossen. Gesetz den Fall für einen oder mehrere Behandler laufen bald die Schichteinträge aus, so werden Sie automatisch beim ersten Start des Tages gewarnt. Somit werden Fehlbuchungen rechtzeitig vermieden. 45 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

47 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Der Schichtverwaltungs-Dialog Praxiseinstellung Schichtverwaltung Überdiese Funktion können Sie für jeden beliebigen Zeitraum verschiedene Wechselschichten erfassen. Wählen Sie eine Schicht aus der Auswahlliste unterhalb der Menüleiste zum Bearbeiten aus, oder klicken Sie nun auf den Menüpunkt Schicht. Hier können Sie eine neue Schicht anlegen, eine vorhandene Schicht aus dem Kalender löschen oder die folgenden Operationen durchführen. Neue Schicht anlegen Schicht Neue Schicht anlegen Geben Sie den Namen der Schicht an. Nachdem Sie den Namen angegeben haben, definieren Sie die Sperrzeiten der neuen Schicht. Zur besseren Orientierung wird der Name der Wechselschicht, die für den angezeigten Behandler gilt, unten in der Statuszeile des CGM PRAXISTIMERs angezeigt. Außerdem wird dieser Name auch beim Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 46

48 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Listendruck für die Sperrzeiten berücksichtigt. Geben Sie den Zyklus an, nach welchem die Schicht wieder von vorne anfängt. Wenn Sie beispielsweise eine Frühschicht von einer Woche haben und eine Spätschicht von einer Woche, dann würden Sie bei Dauer 2 Wochen eintragen. Dieser Wert wird auch standardmäßig vorgegeben. Haben Sie jede Woche die gleichen Sprechzeiten, so müssen Sie hier 1 Woche eintragen. Am rechten Rand finden Sie zwei Schaltflächen, einen Stift und einen Radiergummi. Wenn der Stift aktiv ist, befinden Sie sich im Eintragen Modus und wenn der Radiergummi aktiv ist, dann befinden Sie sich im Löschen Modus. Klicken Sie auf den Stift, um Ihre Schicht anzulegen. Markieren Sie nun den Bereich, der gesperrt werden soll. Wenn Sie auf das Wort Sam oder Son oder auf eine Zahl klicken, wird die ganze Zeile bzw. Spalte markiert. Wenn Sie fertig sind, müssen Sie einmal auf die Schaltfläche [Speichern] klicken. Wenn Sie auf [Abbrechen] klicken, werden Ihre Eingaben verworfen. Wenn Sie einen Bereich fälschlicherweise markiert haben, so aktivieren Sie den Radiergummi und markieren den Bereich, den Sie rückgängig machen wollen. Anschließend aktivieren Sie wieder den Stift, um weiter zu schreiben. Mit der Erstellung der Schichtdefinition ist diese noch keinem Behandler zugeordnet. Erst mit der Eintragung einer Schicht in den Kalender eines Behandlers wird diese Schicht für ihn berücksichtigt! 47 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

49 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schicht im Kalender eintragen Schicht In Kalender eintragen Nachdem Sie eine oder mehrere Schichten angelegt haben, können Sie die Schicht in den Kalender übertragen. Sie brauchen eventuell bereits vorhandene Schichteinträge nicht zu löschen. Mit dem Eintrag werden auch alle älteren Schichteinträge überschrieben. Sie können Schichten nicht nur für Behandler, sondern auch für Praxisräume eintragen. Somit steht Ihnen neben der individuellen Raumblockierung eine Möglichkeit zur Verfügung, um auch regelmäßige Raumverfügbarkeiten leichter zu verwalten. Dies bietet sich an, wenn Sie z.b. Operationsräume haben, die tageweise vermietet sind oder angemietet werden. Zur Auswahl für die Eintragung stehen somit alle aktiven Behandler und alle Räume zur Verfügung. Wählen Sie den oder die gewünschten Behandler / Räume aus und geben Sie den entsprechenden Zeitraum ein. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Eintragen]. Der CGM PRAXISTIMER fragt Sie nun, ob Tage mit individuellen Anpassungen überschrieben werden sollen. Diese Funktion verhindert, dass Änderungen, die über die Funktion Schicht aus dem Kalender laden eingetragen wurden, durch Eintragen einer neuen Schicht überschrieben werden. Klicken Sie auf [Ja], werden die individuellen Änderungen verworfen und die ausgewählte Schicht über den kompletten Zeitraum geschrieben. Klicken Sie auf [Nein], werden beim Schreiben der Schicht alle Tage, an denen eine individuelle Änderung eingetragen wurde, nicht berücksichtigt. Beenden Sie die Funktion mit [Schließen]. Erst mit der Eintragung einer Schicht in den Kalender wird diese Schicht für die Terminvergabe berücksichtigt! Der Schichtname wird zusätzlich unten in der Statuszeile sowie beim Listendruck von Sperrzeiten mit angegeben. Vergessene Eintragungen von Schichtdefinitionen in den Kalender, sei es nach einer Veränderung oder Neuanlage von Schichtdefinitionen, werden Ihnen mittels einem Hinweis signalisiert. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 48

50 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Über die Buttons [Nein] und [Abbrechen] verlassen Sie diesen Dialog nicht, anschließend können Sie über die Menüleiste die Schicht in den Kalender eintragen (s.o.). Mit Bestätigung der Schaltfläche [Ja] wird dieser Dialog ohne Eintragung in einen Behandlerkalender geschlossen. Sollte es vorkommen, dass für einen oder mehrere Behandler bald die Schichteinträge auslaufen, so werden Sie automatisch beim ersten Start des Tages gewarnt. Somit werden Fehlbuchungen rechtzeitig vermieden. Schicht aus dem Kalender löschen Schicht Aus Kalender Löschen Um eine Schicht aus dem Kalender zu löschen, rufen Sie diese Funktion auf. Wenn Sie einfach eine neue oder geänderte Schicht eintragen möchten, brauchen Sie diese Funktion nicht vorher aufzurufen. Jede Schichteintragung überschreibt eventuell vorhandene, veraltete Schichteinträge für die betroffenen Behandler. Markieren Sie nun einfach einen Behandler und geben den gewünschten Zeitraum an, in welchem die Schicht aus dem Kalender entfernt werden soll. Klicken Sie nun auf [Löschen]. Beenden Sie den Dialog mit [Schließen]. 49 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

51 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schicht aus dem Kalender laden Schicht aus Kalender laden Nutzen Sie diese Funktion, um die Schichteinträge eines Behandlers oder eines Raumes aus dem Kalender zu laden. Geben Sie den Behandler und einen Zeitraum ein und bestätigen Sie mit [OK]. Ändern Sie anschließend die Schicht nach Ihren Bedürfnissen und speichern Sie die Schicht direkt in den Kalender wieder ab. Schicht tauschen / übertragen Schicht Schicht tauschen / übertragen Diese Funktion können Sie nutzen, wenn kurzfristig für einen bestimmten Zeitraum ein Behandler die Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 50

52 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Schichten eines anderen Behandlers übernimmt (alleinig oder zusätzlich zu den eigenen) oder wenn 2 Behandler ihre Schichten tauschen müssen. Beispiel 1: Behandler G. Gerhard muss für 2 Wochen seine Schichten gegen die Schichten von Petra Perfekt tauschen. In diesem Fall wählen Sie Modus (1) und wählen die beiden Behandler in den Auswahllisten aus. Geben Sie anschließend den gewünschten Zeitraum ein und drücken Sie dann [OK]. Alle im Kalender eingetragenen Schichten werden dann zwischen den beiden Behandlern getauscht. Beispiel 2.: Neben dem Tauschen der Schichten haben Sie die Möglichkeit, die Schichteinträge von einem Behandler auf einen anderen Behandler zu übertragen. Dies wäre der Fall, wenn z. B. Behandler Perfekt, Petra die Schicht von Behandler G. Gerhard übernimmt anstelle ihrer eigenen. Hierzu wählen Sie Modus (2) aus und tragen in der Auswahlliste unter Behandler A Petra, Perfekt ein. In der Auswahlliste Behandler B tragen Sie G. Gerhard, der die Schichten abgibt, ein. Anschließend geben Sie den gewünschten Zeitraum an und klicken auf [OK]. Nach bestätigen der Sicherheitsabfrage wird im Kalender für den angegebenen Zeitraum die Schicht von Behandler B für Behandler A eingetragen, anstelle der bisher auf Behandler A eingetragenen Schicht. Beispiel 3.: Der Behandler Dr. Theo, Timer ist für eine Woche erkrankt, Behandler G. Gerhard erklärt sich bereit die Schicht von Dr. Theo Timer zusätzlich zu seiner eigenen zu übernehmen. In dem Fall klicken Sie Modus (3) an und wählen Sie in der Auswahlliste unter Behandler A den Behandler G. Gerhard aus, weil dieser zusätzlich eine Schicht übernimmt. Unter Behandler B wählen Sie den Behandler Dr. Theo Timer, da dessen Schicht auf den Behandler A übertragen werden soll. Anschließend geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken auf [OK]. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage und für den Behandler G. Gerhard wird in dem angegebenen Zeitraum die Schicht von Behandler Dr. Theo Timer zusätzlich im Kalender eingetragen. Mit der Übertragung werden nicht nur die Schichtzeiten, sondern auch die Schichtnamen getauscht/übertragen. Dies kann evtl. verwirrend sein, wenn die Schichtnamen Behandlernamen enthalten ( Schicht Dr. A ), dann aber mit einer anderen Person getauscht werden. Beachten Sie bitte auch, dass lediglich eingetragene Schichten geändert werden, jedoch keine Termine geändert werden. Ggf. können Termine nach dem Tauschen in Sperrzeiten liegen, oder bei Modus (3) können parallel liegende Termine vorkommen. Hierbei empfiehlt es sich den Kalender für den angegebenen Zeitraum in der Kalenderansicht auf Termine innerhalb von Sperrzeiten oder auf parallele Termine zu prüfen. Löschen / Kopieren / Umbenennen einer Schicht Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinitionen kopieren Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinitionen löschen Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinitionen umbenennen Um eine Schichtstruktur zu kopieren, wählen Sie eine Schicht aus und rufen den Menüpunkt Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinition kopieren auf. Geben Sie der kopierten Schicht jetzt einen neuen Namen. Um eine Schichtstruktur zu löschen, wählen Sie die zu löschende Schicht aus und rufen den Menüpunkt Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinition löschen auf. Um eine Schichtstruktur umzubenennen, wählen Sie eine Schicht aus und rufen den Menüpunkt Bearbeiten Aktuelle Schichtdefinition umbenennen auf. Geben Sie jetzt den neuen Namen ein. 51 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

53 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Erlaubte Zeiten Über den Menüpunkt Praxiseinstellung Erlaubte Zeiten können Sie bestimmen, ob eine Leistungsart nur zu einer von Ihnen bestimmten Zeit erbracht werden darf. Wenn Sie für die Leistung Abdruck z.b. eine erlaubte Zeit von Mo. - Fr definieren, dann wird das Suchprogramm auch wirklich nur in dieser Zeit nach Terminen suchen und Termine vergeben. Manuell können Sie natürlich die Leistung Abdruck überall erbringen und eintragen. Das Anlegen und Verwalten von Erlaubten Zeiten erfolgt in drei Schritten. Schritt 1: Gruppen Praxiseinstellung Erlaubte Zeiten (1) Gruppen Um bestimmte Leistungsarten einer Erlaubten Zeit zuordnen zu können, müssen Sie zuerst eine Gruppe anlegen. In einer Gruppe werden alle Leistungsarten zusammengefasst, die bei der Definition der Erlaubten Zeiten gleichwertig behandelt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu] und geben Sie nun den Namen der Gruppe ein. Wenn Sie z.b. alle KFO-Leistungen nur zu einer bestimmten Zeit erbringen wollen, geben Sie als Gruppe einfach KFO-Zeit ein. Dieser neuen Gruppe müssen nun im nächsten Schritt die entsprechenden Leistungsarten zugewiesen werden. Schritt 2: Leistungsarten zuweisen Praxiseinstellung Erlaubte Zeiten (2) Leistungsarten zuweisen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 52

54 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Markieren Sie die gewünschte Gruppe und die entsprechenden Leistungsarten. Nun klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [=>]. Hinter den ausgewählten Leistungsarten erscheint jetzt die zugewiesene Gruppe. Wenn eine Leistungsart nicht mehr einer bestimmten Gruppe angehören soll, so markieren Sie einfach die entsprechende Leistungsart und klicken auf die Schaltfläche [<=]. 53 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

55 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schritt 3: Zeiten definieren Praxiseinstellung Erlaubte Zeiten (3) Zeiten definieren Im dritten Schritt können Sie nun die Gruppe inkl. Leistungsarten einer bestimmten Zeit zuweisen. Markieren Sie durch Mausklick den gewünschten Behandler, die gewünschten Räume, die gewünschte Gruppe und die gewünschten Wochentage samt Uhrzeiten, für welche eine Erlaubte Zeit im Kalender eingerichtet werden soll. Wenn Sie aus jeder Rubrik die gewünschten Markierungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [<< Hinzufügen]. Die markierten Teile werden Liste übernommen. Umgekehrt können Sie mehrere Zeilen markieren und auf [>> Entfernen] klicken die Zeilen werden dann gelöscht. Wenn Sie über die Funktionstaste <F2> die automatische Terminsuche starten, werden diese Erlaubten Zeiten berücksichtigt. Sie können die dargestellten Zeitdefinitionen nach beliebigen Kriterien sortieren. Mittels einfachen Klick auf die Kopfzeile können Sie beispielsweise die Behandler alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie anschließend eine weitere Spalte sortieren, ohne die Sortierung der ersten Spalte zu verändern. Möglicherweise sind unter den Zeitdefinitionen einige in der Spalte gilt ab oder gilt bis farbig hervorgehoben. Daran erkennen Sie auf einen Blick, dass eine solche Definition am heutigen Tage noch nicht oder nicht mehr gültig ist. Die Hervorhebung erleichtert Ihnen so auch die Suche nach bereits abgelaufenen Zeitdefinitionen. Wir empfehlen Ihnen, solche Definitionen zu löschen. Sortieren Sie die Liste aufsteigend nach der Spalte gilt bis. Die abgelaufenen und inzwischen ungültigen Definitionen stehen nun am Anfang der Liste. Sie können Sie nun markieren und durch einen Klick auf [>> Entfernen] löschen. Oberhalb des Listenfeldes Gruppen finden Sie zwei kleine Schaltflächen. Die Schaltfläche [G] führt zum Dialog Zeitgruppen definieren/bearbeiten, was Ihnen den Drei-Schritte-Weg über das Menü erspart. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei den Zeitgruppen Auswirkungen auf die Zeitdefinitionen haben können. Daher müssen vorliegende Änderungen im Zeitdefinitionsdialog vorher gesichert oder Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 54

56 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 verworfen werden (Sie bekommen eine entsprechende Abfrage). Nach Schließen des Dialogs Zeitgruppen definieren werden automatisch alle Zeitdefinitionen neu geladen, was u.u. auch die Sortierung der Spalten verändert. Die Schaltfläche [Z] führt zum Dialog Zeitgruppen zuordnen zu Leistungen. Diesen Dialog können Sie jederzeit zwischendurch aufrufen. Änderungen bei den Zeitdefinitionen bleiben davon unberührt. Erlaubte Zeiten für alle Leistungen definieren In der Auswahlliste für Gruppen finden Sie auch den Sondereintrag [Alle Leistungen]. Dieser ermöglicht es, erlaubte Zeiten zu definieren, die nicht an bestimmte Gruppen gebunden sind, sondern generell immer gelten. Dies bietet sich an, wenn Sie z.b. generelle erlaubte Zeiten für einzelne Räume festlegen möchten. Bearbeiten zusammenhängender Definitionen (EZ) In den Dialogen zur Definition der Erlaubten-/Sonder-/Patientenzeiten wurde die Möglichkeit einer einfachen Änderung der Zeitdefinitionen integriert. Da der Vorgang für alle drei Bereiche identisch ist, wird im folgenden beispielhaft das Ändern der Sonderzeiten erläutert. Sie können die dargestellten Zeitdefinitionen nach beliebigen Kriterien sortieren. Durch einfachen Klick auf die Kopfzeile können Sie beispielsweise die Behandler alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie anschließend eine weitere Spalte sortieren, ohne die Sortierung der ersten Spalte zu verändern. Mittels Doppelklick auf eine Zeile können Sie die jeweilige Zeitdefinition bearbeiten bzw. ändern. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie zwischen Diese Zeile bearbeiten oder Alle zugehörigen Zeilen bearbeiten wählen können. 55 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

57 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Mittels der Option Diese Zeile bearbeiten wird nur die markierte Zeile bearbeitet. Nehmen Sie hier Ihre jeweiligen Änderungen vor und speichern diese mit [OK]. Mit der Option Alle dazugehörigen Zeilen bearbeiten werden alle dazugehörigen Zeilen zum bearbeiten selektiert. Der Dialog sucht nun alle Datenzeilen, bei denen die Daten Zeitgruppe, Von-Zeit, Bis-Zeit, giltvon, Gilt-bis, Distanz gleich der angeklickten Zeile sind und merkt sich diese bzw. markiert sie. Somit gibt es nur in den Bereichen Behandler, Räume und Wochentage Unterschiede. Die ermittelte Kombination wird nun in den Bearbeitungsdialog geladen und kann dort weiter verändert werden. Falls die dargestellten Auswahlen bei einer Rückspeicherung mehr Kombinationen erzeugen würden als ursprünglich vorhanden waren, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Wann kann dies passieren? Nehmen wir an, sie haben ursprünglich eine Zeit aus den Auswahlen Behandler A und B, alle Räume, Wochentage Di, Mi und Do, Gruppe G1 erzeugt. Diese Auswahl führt zu 6 Kombinationen, 2 Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 56

58 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Behandler mal 3 Wochentage. Nun gehen Sie hin und entfernen eine einzelne der Datenzeilen wieder. Ein Doppelklick zur Detailbearbeitung findet die ursprüngliche 6er-Kombination wieder, es sind davon aber nur 5 übrig. Eine Rückspeicherung würde wieder die ursprünglichen 6 herstellen, daher käme in diesem Fall der Hinweis.Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit der Schaltfläche [OK]. Sonderzeiten Sonderzeiten halten eine bestimmte Zeit für eine bestimmte Leistung frei, d.h. aber nicht, dass nur zu der definierten Sonderzeit diese Termine vergeben werden dürfen. Das Terminsuchprogramm kann Leistungsarten auch außerhalb der Sonderzeiten vergeben. Die Sonderzeit garantiert nur, dass in der definierten Zeit keine anderen Leistungsarten vergeben werden dürfen. Wenn Sie wollen, dass eine Leistungsart in jedem Fall nur zu einer bestimmten Zeit gemacht werden darf, dann müssen Sie das über den Menüpunkt Praxiseinstellung Erlaubte Zeiten eingeben. Ausführliche Informationen zu erlaubten Zeiten finden Sie unter Praxiseinstellungen Erlaubte Zeiten auf Seite 52. Das Anlegen und Verwalten von Sonderzeiten erfolgt in drei Schritten. Schritt 1: Gruppen Praxiseinstellung Sonderzeiten (1) Gruppen Um bestimmte Leistungsarten einer Sonderzeit zuordnen zu können, müssen Sie zuerst eine Gruppe anlegen. In einer Gruppe werden alle Leistungsarten zusammengefasst, die bei der Definition der Sonderzeiten gleichwertig behandelt werden. Klicken Sie einmal die Schaltfläche [Neu] und geben Sie nun den Namen der Gruppe ein. Wenn Sie z.b. für alle KFO-Leistungen eine bestimmte Zeit freihalten wollen, geben Sie als Gruppe einfach KFO-Zeit ein. Dieser neuen Gruppe müssen nun im nächsten Schritt die entsprechenden Leistungen zugewiesen werden. 57 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

59 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schritt 2: Leistungsarten zuweisen Praxiseinstellung Sonderzeiten (2) Leistungsarten zuweisen Markieren Sie die gewünschte Gruppe und die entsprechenden Leistungsarten. Nun klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [=>]. Hinter den ausgewählten Leistungsarten erscheint jetzt die zugewiesene Gruppe. Wenn eine Leistungsart nicht mehr einer bestimmten Gruppe angehören soll, so markieren Sie einfach die entsprechende Leistungsart und klicken auf die Schaltfläche [<=]. Schritt 3: Zeiten definieren Praxiseinstellung Sonderzeiten (3) Zeiten definieren Im dritten Schritt können Sie nun die Gruppe inkl. Leistungsarten einer bestimmten Zeit zuweisen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 58

60 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Markieren Sie durch Mausklick den gewünschten Behandler, die gewünschte Leistungsart und die gewünschten Wochentage samt Uhrzeiten, für welche eine Sonderzeit im Kalender eingerichtet werden soll. Um zu vermeiden, dass Leerzeiten entstehen, können Sie im Feld Distanz eingeben, ab welchem Zeitpunkt die Sonderzeit wieder für alle Leistungen freigegeben wird. Beispiel: Es fallen nicht genügend Leistungen an, um den Zeitraum der Sonderzeit vollständig auszufüllen. Durch Eingabe der Distanz 2 Tage gibt der CGM PRAXISTIMER diesen Zeitraum 2 Tage vorher wieder für alle Leistungen frei. Wenn Sie z.b. eine Sonderzeit für den Freitag mit einer Distanz von 2 Tagen anlegen, wird bei der Terminvergabe am Donnerstag davor Die Sonderzeit wieder freigegeben. Zur Berechnung der Distanz werden, egal ab welcher Uhrzeit eine Sonderzeit beginnt oder endet, immer volle Werktage (Mo.-Fr.) verwendet. Dabei wird ein Tag der angegebenen Distanz auf den Tag der Sonderzeit selbst verwendet. Wenn Sie aus jeder Rubrik die gewünschten Markierungen vorgenommen haben, müssen Sie auf die Schaltfläche [<< Hinzufügen] klicken. Die markierten Teile werden in das untere große Kästchen übernommen. Wenn Sie nun über die Funktionstaste <F2> Termine suchen, werden diese Sonderzeiten berücksichtigt. Möglicherweise sind unter den Zeitdefinitionen einige in der Spalte gilt ab oder gilt bis farbig hervorgehoben. Daran erkennen Sie auf einen Blick, dass eine solche Definition am heutigen Tage noch nicht oder nicht mehr gültig ist. Die Hervorhebung erleichtert Ihnen so auch die Suche nach bereits abgelaufenen Zeitdefinitionen. Wir empfehlen Ihnen, solche Definitionen zu löschen. Sortieren Sie die Liste aufsteigend nach der Spalte gilt bis. Die abgelaufenen und inzwischen ungültigen Definitionen stehen nun am Anfang der Liste. Sie können Sie nun markieren und durch einen Klick auf [Entfernen] löschen. Oberhalb des Listenfeldes Gruppen finden Sie zwei kleine Schaltflächen. Die Schaltfläche [G] führt zum Dialog Zeitgruppen definieren/bearbeiten, was Ihnen den Drei-Schritte-Weg über das Menü erspart. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei den Zeitgruppen Auswirkungen auf die Zeitdefinitionen haben können. Daher müssen vorliegende Änderungen im Zeitdefinitionsdialog vorher gesichert oder 59 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

61 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen verworfen werden (sie bekommen eine entsprechende Abfrage). Nach Schließen des Dialogs Zeitgruppen definieren werden automatisch alle Zeitdefinitionen neu geladen, was u.u. auch die Sortierung der Spalten verändert. Die Schaltfläche [Z] führt zum Dialog Zeitgruppen zuordnen zu Leistungen. Diesen Dialog können Sie jederzeit zwischendurch aufrufen; Änderungen bei den Zeitdefinitionen bleiben davon unberührt. Tipp zur Bedienung: Wenn Sie z.b. 4 Behandler haben und Sie wollen für den ersten und letzten Behandler eine "Sonderzeit" definieren, dann klicken Sie einfach auf den ersten Behandler, drücken die <Strg>-Taste (gedrückt halten!) und klicken gleichzeitig mit der Maus auf den vierten Behandler, nun sind beide Behandler markiert. So können Sie in allen Spalten vorgehen. Erlaubte Zeiten für alle Leistungen definieren In der Auswahlliste für Gruppen finden Sie auch den Sondereintrag [Keine Leistung]. Dieser ermöglicht es, Sonderzeiten zu definieren, die nicht an bestimmte Gruppen gebunden sind, sondern generell alle Leistungen für einen bestimmten Zeitraum sperren. Dies bietet sich an, wenn Sie z.b. generelle Sonderzeiten für einzelne Räume festlegen möchten. Bearbeiten zusammenhängender Definitionen (SZ) In den Dialogen zur Definition der Erlaubten-/Sonder-/Patientenzeiten wurde die Möglichkeit einer einfachen Änderung der Zeitdefinitionen integriert. Da der Vorgang für alle drei Bereiche identisch ist, wird im folgenden beispielhaft das Ändern der Sonderzeiten erläutert. Sie können die dargestellten Zeitdefinitionen nach beliebigen Kriterien sortieren. Mittels einfachen Klick auf die Kopfzeile können Sie beispielsweise die Behandler alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie anschließend eine weitere Spalte sortieren, ohne die Sortierung der ersten Spalte zu verändern. Durch Doppelklick auf eine Zeile können Sie die jeweilige Zeitdefinition bearbeiten bzw. ändern. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie zwischen Diese Zeile bearbeiten oder Alle zugehörigen Zeilen bearbeiten wählen können. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 60

62 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Mittels der Option Diese Zeile bearbeiten wird nur die markierte Zeile bearbeitet. Nehmen Sie hier Ihre jeweiligen Änderungen vor und speichern diese mit [OK]. Mit der Option Alle dazugehörigen Zeilen bearbeiten werden alle dazugehörigen Zeilen zum bearbeiten selektiert. Der Dialog sucht nun alle Datenzeilen, bei denen die Daten Zeitgruppe, Von-Zeit, Bis-Zeit, giltvon, Gilt-bis, Distanz gleich der angeklickten Zeile sind und merkt sich diese bzw. markiert sie. Somit gibt es nur in den Bereichen Behandler, Räume und Wochentage Unterschiede. Die ermittelte Kombination wird nun in den Bearbeitungsdialog geladen und kann dort weiter verändert werden. Falls die dargestellten Auswahlen bei einer Rückspeicherung mehr Kombinationen erzeugen würden als ursprünglich vorhanden waren, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Wann kann dies passieren? Nehmen wir an, sie haben ursprünglich eine Zeit aus den Auswahlen Behandler A und B, alle Räume, Wochentage Di, Mi und Do, Gruppe G1 erzeugt. Diese Auswahl führt zu 6 Kombinationen, 2 Behandler mal 3 Wochentage. Nun gehen Sie hin und entfernen eine einzelne der Datenzeilen wieder. Ein Doppelklick zur Detailbearbeitung findet die ursprüngliche 6er-Kombination wieder, es sind davon 61 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

63 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen aber nur 5 übrig. Eine Rückspeicherung würde wieder die ursprünglichen 6 herstellen, daher käme in diesem Fall der Hinweis.Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit der Schaltfläche [OK]. Patientenzeiten Mit dem Menüpunkt Patientenzeiten ist es möglich, bestimmte Patienten in verschiedene Kategorien einzuteilen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass ein Patient zu der Kategorie A gehört. Diese Kategorie A können Sie dann wiederum so festlegen, dass A Patienten an allen Tagen der Woche einen Termin bekommen. B Patienten könnten z.b. so eingerichtet werden, dass sie nur am Mo, Di und Fr Termine bekommen usw. Gehen Sie zum Anlegen von Patientenzeiten wie folgt in drei Schritten vor: Schritt 1: Gruppen bearbeiten Praxiseinstellung Patientenzeiten (1) Gruppen Legen Sie zuerst eine Gruppe bzw. Kategorie an. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Neu] und geben dann den Namen der Kategorie/Gruppe ein. Mit den Schaltflächen [Umbenennen] bzw. [Löschen] können Sie eine Gruppe/Kategorie umbenennen bzw. löschen. Schritt 2: Patienten zuweisen Praxiseinstellung Patientenzeiten (2) Patienten zuweisen Im zweiten Schritt können Sie nun die angelegten Gruppen/ Kategorien den verschiedenen Patienten zuweisen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 62

64 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wählen Sie dazu einen Patienten aus und die Kategorie, welche Sie dem Patienten zuweisen wollen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [>>]. Wenn Sie eine Kategorie bei einem Patienten löschen wollen, dann markieren Sie einfach den gewünschten Patienten und klicken auf die Schaltfläche [<<]. Sie können auch bei einem einzelnen Patienten die Patientenzeitgruppe in der Karteikarte festlegen. 63 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

65 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schritt 3: Zeiten definieren Praxiseinstellung Patientenzeiten (3) Zeiten definieren Im dritten Schritt können Sie nun die angelegten Kategorien einer bestimmten Zeit zuweisen. Markieren Sie dazu aus jeder Box die gewünschte Position und klicken dann auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Wenn Sie eine festgelegte Zeit aus der großen Box löschen wollen, dann markieren Sie einfach die gewünschte Zeile und klicken auf die Schaltfläche [Entfernen]. Möglicherweise sind unter den Zeitdefinitionen einige in der Spalte gilt ab oder gilt bis farbig hervorgehoben. Daran erkennen Sie auf einen Blick, dass eine solche Definition am heutigen Tage noch nicht oder nicht mehr gültig ist. Die Hervorhebung erleichtert Ihnen so auch die Suche nach bereits abgelaufenen Zeitdefinitionen. Wir empfehlen Ihnen, solche Definitionen zu löschen. Sortieren Sie die Liste aufsteigend nach der Spalte gilt bis. Die abgelaufenen und inzwischen ungültigen Definitionen stehen nun am Anfang der Liste. Sie können Sie nun markieren und durch einen Klick auf [Entfernen] löschen. Oberhalb des Listenfeldes Gruppen finden Sie zwei kleine Schaltflächen. Die Schaltfläche [G] führt zum Dialog Zeitgruppen definieren/bearbeiten, was Ihnen den Drei-Schritte-Weg über das Menü erspart. Bitte beachten Sie, dass Änderungen bei den Zeitgruppen Auswirkungen auf die Zeitdefinitionen haben können. Daher müssen vorliegende Änderungen im Zeitdefinitionsdialog vorher gesichert oder verworfen werden (Sie bekommen eine entsprechende Abfrage). Nach Schließen des Dialogs Zeitgruppen definieren werden automatisch alle Zeitdefinitionen neu geladen, was u.u. auch die Sortierung der Spalten verändert. Die Schaltfläche [Z] führt zum Dialog Patienten zuweisen. Diesen Dialog können Sie jederzeit zwischendurch aufrufen; Änderungen bei den Zeitdefinitionen bleiben davon unberührt. Bearbeiten zusammenhängender Definitionen (PZ) In den Dialogen zur Definition der Erlaubten-/Sonder-/Patientenzeiten wurde die Möglichkeit einer einfachen Änderung der Zeitdefinitionen integriert. Da der Vorgang für alle drei Bereiche identisch ist, Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 64

66 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 wird im folgenden beispielhaft das Ändern der Sonderzeiten erläutert. Sie können die dargestellten Zeitdefinitionen nach beliebigen Kriterien sortieren. Mittels einfachen Klick auf die Kopfzeile können Sie beispielsweise die Behandler alphabetisch auf- oder absteigend sortieren. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie anschließend eine weitere Spalte sortieren, ohne die Sortierung der ersten Spalte zu verändern. Durch Doppelklick auf eine Zeile können Sie die jeweilige Zeitdefinition bearbeiten bzw. ändern. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie zwischen Diese Zeile bearbeiten oder Alle zugehörigen Zeilen bearbeiten wählen können. Mittels der Option Diese Zeile bearbeiten wird nur die markierte Zeile bearbeitet. 65 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

67 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Nehmen Sie hier Ihre jeweiligen Änderungen vor und speichern diese mit [OK]. Mit der Option Alle dazugehörigen Zeilen bearbeiten werden alle dazugehörigen Zeilen zum bearbeiten selektiert. Der Dialog sucht nun alle Datenzeilen, bei denen die Daten Zeitgruppe, Von-Zeit, Bis-Zeit, giltvon, Gilt-bis, Distanz gleich der angeklickten Zeile sind und merkt sich diese bzw. markiert sie. Somit gibt es nur in den Bereichen Behandler, Räume und Wochentage Unterschiede. Die ermittelte Kombination wird nun in den Bearbeitungsdialog geladen und kann dort weiter verändert werden. Falls die dargestellten Auswahlen bei einer Rückspeicherung mehr Kombinationen erzeugen würden als ursprünglich vorhanden waren, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet. Wann kann dies passieren? Nehmen wir an, sie haben ursprünglich eine Zeit aus den Auswahlen Behandler A und B, alle Räume, Wochentage Di, Mi und Do, Gruppe G1 erzeugt. Diese Auswahl führt zu 6 Kombinationen, 2 Behandler mal 3 Wochentage. Nun gehen Sie hin und entfernen eine einzelne der Datenzeilen wieder. Ein Doppelklick zur Detailbearbeitung findet die ursprüngliche 6er-Kombination wieder, es sind davon aber nur 5 übrig. Eine Rückspeicherung würde wieder die ursprünglichen 6 herstellen, daher käme in diesem Fall der Hinweis.Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit der Schaltfläche [OK]. Ausschlüsse Praxiseinstellung Ausschlüsse Durch Ausschlüsse können Sie verhindern, dass Leistungen gleichzeitig oder in kurzer Folge terminiert werden. Hierzu gibt es zwei Arten von Ausschlüssen, einmal die parallelen Ausschlüsse, zum anderen die seriellen Ausschlüsse. Mit der Schaltfläche [Neu] legen Sie einen weiteren Ausschluss an. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 66

68 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zum Auswählen eines vorhandenen Ausschlusses nutzen Sie bitte die Auswahlliste rechts oben. Mit der Schaltfläche [Löschen] können Sie den aktuell ausgewählten Ausschluss entfernen. Mit [Umbenennen] können Sie dem aktuell ausgewählten Ausschluss einen neuen Namen geben. [Alle löschen] entfernt alle definierten Ausschlüsse. Wann brauchen Sie parallele Ausschlüsse? Beispiel: Sie haben 3 Behandler, die alle theoretisch einen chirurgischen Eingriff vornehmen könnten. Allerdings haben Sie in Ihrer Praxis nur ein Besteck für die OP zur Verfügung, sodass nur ein Behandler einen chirurgischen Eingriff zu einer bestimmten Zeit vornehmen kann. Diesen Fall müssen Sie dem Terminplaner bekannt machen, sonst vergibt er möglicherweise 2 chirurgische Eingriffe nebeneinander. Wann brauchen Sie serielle Ausschlüsse? Beispiel: Ein Behandler möchte eine bestimmte Leistung nicht zweimal in unmittelbarer Folge durchführen. Hierzu definieren Sie einen seriellen Ausschluss für diesen Behandler mit der bestimmten Leistungsart. Folgebehandler und Folgeleistung wählen Sie entsprechend. Wann brauchen Sie parallele UND serielle Ausschlüsse? Beispiel: Sie haben in Ihrer Praxis nur ein bestimmtes, chirurgisches Besteck. Daher können Sie Leistungen, für welche dieses Besteck benötigt wird, nicht parallel vergeben. Außerdem muss dieses Besteck nach jedem Einsatz 30 Minuten lang sterilisiert werden. Daher dürfen die Leistungen zeitlich nicht unmittelbar nacheinander vergeben werden. Hinweise In dem Fenster für Ausschlüsse müssen Sie den Satz, der von oben nach unten zu lesen ist, sehr gut beachten. Dieser Satz lautet: Wenn für Behandler... eine der Leistung... eingetragen ist, dürfen für Behandler... die Leistungen.. 67 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

69 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen nicht gleichzeitig/ frühestens nach... Std. vergeben werden. Die Pünktchen müssen Sie nun sinnvoll ergänzen. Durch einfachen Mausklick müssen Sie aus den rechts unter Was bearbeiten aufgeführten Punkten die gewünschten Einträge vornehmen, indem Sie die gewünschten Behandler oder Leistungen in den vorangestellten Kästchen markieren. Wählen Sie anschließend, ob der Ausschluss parallel, seriell oder seriell und parallel wirken soll. Sie erkennen die Bedeutung auch am Text in der linken Hälfte. Falls der Ausschluss sowohl vom Erstbehandler auf den Zweitbehandler, als auch vom Zweitbehandler auf den Erstbehandler wirken soll, so können Sie das dem CGM PRAXISTIMER durch das Ankreuzen von Ausschluss wirkt beidseitig mitteilen. Wir empfehlen Ihnen außerdem dringend, zu jedem Ausschluss einen entsprechenden Namen und / oder eine kurze Begründung einzugeben. Beides ist für den CGM PRAXISTIMER bedeutungslos. Sie selber erkennen dann aber zu einem späteren Zeitpunkt erheblich besser die Bedeutung des Ausschlusses. Zimmer/Standorte Praxiseinstellung Zimmer/Standorte Zimmerverwaltung Zimmer Bezeichnungen Praxiseinstellung Zimmer/Standorte Zimmerverwaltung Die Räume sind standardmäßig mit den Namen Raum 1, Raum 2, Raum 3...usw. belegt. Diese Bezeichnungen können mit dieser Funktion geändert werden. Die Raumbezeichnungen bieten Ihnen eine bessere Übersicht, besonders bei der Terminsuche, da am Ende einer Terminsuche immer angezeigt wird, in welchem Raum ein Termin gefunden wurde. Auch bei dem Menüpunkt Raumzuordnung ist eine individuelle Bezeichnung der Räume von Vorteil. Zu jedem Raum können Sie einen Kurznamen vergeben. Dieser Name wird verwendet, wenn der Platz für den normalen, langen Namen unzureichend knapp ist (in einigen Dialogen und Drucklisten). Eine Änderung wird erst nach dem Neustart des Programms aktiv. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 68

70 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Raumzuordnung Allgemeines Praxiseinstellung Zimmer/Standorte Raumzuordnung Über diesen Dialog können Sie festlegen, welcher Behandler welche Leistung in welchem Raum erbringen darf. In der Tabelle sehen Sie ein oben links eine Dropdown-Liste mit den Behandlernamen. Dort können Sie den gewünschten Behandler auswählen, welchem Sie bestimmte Räume zuordnen wollen. In der Tabelle sehen Sie dann ein grünes Häkchen für jede Kombination, die der Behandler erbringen darf und ein rotes Kreuz für jede Kombination, die er nicht erbringen darf. Sollten in dieser Tabelle komplett alle Leistung in einem Raum gesperrt sein, so wird Ihnen diese Raumspalte optisch sichtbar gemacht (roter Hintergrund). Ebenfalls wird eine Raumspalte komplett grün hinterlegt, wenn alle Leistungen diesem Raum zugeordnet und somit freigegeben sind. Wenn Sie mit der Maus auf einen Raumkurznamen zeigen und die Maus kurzzeitig nicht bewegen, wird übrigens der komplette Raumname eingeblendet. Die Liste der Raumzuordnung erscheint in einem Zebramuster, so dass Sie die einzelnen Zeilen besser unterscheiden können. Der Leistungsname sowie der Raumname werden ihnen als Tooltipp angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Kästchen in der Liste zeigen. Rufen Sie die Raumzuordnung aus dem Leistungsdialog heraus auf, wird in der Liste die jeweilige Leistungsart markiert. Im folgenden Beispiel z.b. darf Dr. Theo Timer die Leistung Aknemassage in den ersten zwei Behandlungsräumen erbringen, nicht aber in den restlichen Räumen. 69 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

71 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Durch einmaligen Mausklick auf ein Kreuz wird das Kreuz zum Häkchen und umgekehrt. Wenn Sie ein Häkchen setzen bedeutet das, dass diese Leistung in diesem Raum erbracht werden darf. Diese Einstellungen haben nur Auswirkung auf das automatische Suchprogramm, nicht auf die manuelle Terminvergabe. Sie können in einem größeren Bereich der Tabelle alle Häkchen/Kreuze umschalten, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste den Bereich markieren. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden alle Symbole innerhalb der Markierung umgeschaltet. Eine andere Möglichkeit der einfachen Umschaltung direkt über mehrere Leistungszeilen und Raumspalten in dieser Tabelle besteht ebenfalls. Dazu markieren Sie bitte mit gedrückter linker Maustaste den größeren Bereich und das Symbol (Häkchen/ Kreuz), welches in diesem Bereich zuletzt angesteuert und in der Markierung mit eingebunden ist, wird direkt für den restlichen markierten Bereich übereinstimmend umgewandelt. Genauso können Sie auf einen Spaltenkopf oben (Zimmerkürzel) oder einen Zeilenkopf links (Leistungsnamen) klicken. Es wird dann ein Kontextmenü geöffnet, in dem Sie die Umschaltung für die gesamte Spalte bzw. Zeile vornehmen können. Kopieren von Behandler-Raum-Leistungs-Zuordnungen In der Praxis haben oft mehrere Behandler dieselbe oder eine sehr ähnliche Zuordnungstabelle. Sie können die Zuordnungen für einen Behandler festlegen und, wenn Sie fertig sind, diese Zuordnungen auf einen oder mehrere andere Behandler kopieren. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche [Kopieren...]. Es erscheint eine Auswahlliste mit allen übrigen Behandlern. Markieren Sie mit der Maus den oder die Behandler, auf die Sie die aktuelle Zuordnungstabelle kopieren möchten. Sie können mehrere Behandler markieren, indem Sie mit gedrückter, linker Maustaste über die Liste streifen oder mit gedrückter STRG-Taste die einzelnen Listeneinträge markieren. Drucken der Zuordnungstabelle Wenn Sie auf die Schaltfläche [Drucken...] klicken, wird die aktuell angezeigte Zuordnungstabelle ausgedruckt, ggf. über mehrere Blätter verteilt. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 70

72 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Speichern der Zuordnungstabelle Alle Einstellungen bzw. Änderungen werden dann gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche [OK] klicken. Schließen der Zuordnungstabelle Um diesen Dialog zu schließen, klicken Sie auf das "X" rechts oben, oder verlassen diese Raumzuordnung mit der Schaltfläche [Abbrechen]. Über diese Aktionen beenden Sie den Dialog, ohne die Eingaben zu sichern. Standardmäßig sind für jeden Behandler, jede Leistung und jedes Zimmer überall Kreuze gesetzt. Das heißt, dass standardmäßig keine Zuordnung zur Leistung und Zimmern besteht. Patienten Standorte (Wartezimmer) Praxiseinstellung Zimmer/Standorte Patienten Standorte Diese Einstellung findet nur in der Wartezimmerliste Anwendung. In der Wartezimmerliste können Sie den Standort des Patienten ändern und eingeben, d.h. Sie können angeben, in welchem Wartezimmer (Wartezimmer 1, Rezeption, Vorflur) der Patient momentan sitzt. In der Warteliste sehen Sie außerdem auch, auf welches Zimmer der Patient wartet. 71 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

73 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage...) Feiertage und bewegliche Festtage Praxiseinstellung Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage, ) Feiertage Im CGM PRAXISTIMER sind Feiertage und besondere Festtage für Länder Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande, Belgien und Luxemburg vordefiniert. Wenn Sie auf die Flaggen-Schaltfläche oben rechts klicken, können Sie das Land wählen, in dem Sie arbeiten und dessen Feiertage standardmäßig anzeigen lassen. Hinweis: Wenn Sie im Kalender bestimmte Feiertage aktiv eingetragen haben, die es in einem anderen Land nicht gibt, werden diese nach Umschaltung auf ein solches Land hellgrau und mit einem Sternchen markiert. Beispiel Screenshot oben: Der luxemburgische Nationalfeiertag ist im Kalender als aktiv eingetragen, das aktuelle Land ist aber Deutschland. Da es diesen Feiertag hier nicht gibt, er aber nicht einfach bei einer Länderumschaltung verloren gehen soll, hebt ihn das Programm hier sichtbar hervor. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 72

74 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Eigene Feiertage erstellen und bearbeiten Wenn Sie auf [Neu] klicken, können Sie eigene Feiertage (bzw. beliebige arbeitsfreie Sondertage) definieren. Eine Definition besteht aus einem Namen, Hinweisen und einer formelhaften Angabe zum ggf. beweglichen Datum des Feiertags. Als Basis kommt entweder ein festes Datum in Frage (z.b. Hochzeitstag des Praxisinhabers), der Ostersonntag oder der vierte Advent. Zur Basis kann dann noch eine Differenz in Tagen addiert oder abgezogen werden oder der nächste Sonntag, der auf eine bestimmte Differenz folgt. Wenn Sie einen eigenen Feiertag abgespeichert haben, wird er in der Liste des Hauptdialogs rot markiert. Eigene Feiertagsdefinitionen sind länderunabhängig, sie bleiben also immer erhalten, auch wenn Sie auf ein anderes Land umschalten. Feiertage und die automatische Terminsuche Im Auslieferungszustand sind keine Feiertage im Arbeitskalender eingetragen, d.h. alle Tage sind als normale Werktage oder Wochenende gekennzeichnet. Die automatische Terminvergabe würde im Auslieferungszustand also Terminvorschläge für den 01. Januar machen, falls dieser ein Werktag ist, da sie nicht weiß, ob dieser Tag für Ihre Praxis arbeitsfrei sein soll. Um dies zu vermeiden, müssen Sie die Feierund Festtage, für die keine Termine in Ihrer Praxis geplant werden sollen, in den Kalender eintragen. Der CGM PRAXISTIMER prüft ca. ein halbes Jahr im Voraus jeweils beim ersten Start des Tages, ob Feiertage für das kommende Jahr eingetragen wurden. Falls nicht, könnte es passieren, dass die automatische Terminsuche Termine in das kommende Jahr legt an Tagen, die normalerweise Feiertage sind. In diesem Fall bekommen Sie einen Hinweis auf die Situation. In den Programmoptionen können Sie die Prüfung auch abschalten oder einen anderen Zeitbereich für die Prüfung angeben. Feiertage vom Vorjahr übernehmen Es wird häufig der Fall sein, dass Sie einmal eingetragene Feiertage des ersten Jahres auch in den kommenden Jahren eintragen möchten. Der CGM PRAXISTIMER möchte Ihnen jedoch höchstmögliche Flexibilität bieten. Daher ist es im Programm möglich (und notwendig), die Feiertage für jedes Kalenderjahr unabhängig neu ein- oder auszutragen. Über die Schaltfläche [Vom Vorjahr übernehmen] können Sie aber mit einem Klick die aktiven, eingetragenen Feiertage des vorherigen Kalenderjahres übernehmen und somit die lästige Routinearbeit stark verkürzen. 73 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

75 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Urlaubsplanung Praxiseinstellung Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage,...) Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung Die Urlaubsplanung ist weitgehend selbsterklärend. Markieren Sie mit der Maus den gewünschten Bereich, den Sie als Urlaub markieren wollen. Wenn Sie auf eine Datumszahl klicken, wird dieses Datum bei allen Behandlern markiert. Dies bietet sich insbesondere bei Betriebsurlaub an. Wochenenden sind in der Darstellung blau, eingetragene Feiertage türkis markiert. Bitte beachten Sie, dass nur Feiertage berücksichtigt werden, die Sie im Feiertagsdialog für das entsprechende Jahr auch tatsächlich als aktiv eingetragen haben. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die für Ihren Praxisablauf relevanten Feiertage gelten. Die Wochentage in der Kopfzeile werden entsprechend der Ferienfarbe eingefärbt. Die dazugehörige Ferienbezeichnung wird in einem Tooltip ausgegeben, wenn Sie mit der Maus über den eingefärbten Bereich fahren. Klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen [Urlaub/ÜA], [Individuell], [Krank] oder [Stunden]. Urlaub oder Überstundenausgleich eintragen Wenn Sie auf [Urlaub/ÜA] klicken, bekommen Sie einen kleinen Auswahldialog, in dem Sie wählen können, ob der Urlaub / Überstundenausgleich als ganztägig oder halbtägig verrechnet wird. Diese Angabe ist z.b. für die Verwaltung des Urlaubskontos in der Mitarbeiterzeitverwaltung wichtig. Für die Terminvergabe hingegen ist die exakte Zeit der Abwesenheit wichtig, damit keine Termine in diesen Zeitbereich hinein geplant werden. Daher können Sie neben der Schnellwahl für vormittags und nachmittags (basierend auf der in den Optionen eingestellten Tagesmitte-Uhrzeit) auch einen freien Zeitbereich eingeben. Bitte beachten Sie, dass alle Zeitbereiche für das Urlaubskonto als halber Urlaubstag gewertet werden, unabhängig von der tatsächlichen Stundenzahl! Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 74

76 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Sie können auch halbe Tage von Urlaub mit halben Tagen von Überstundenausgleich kombinieren. Tragen Sie hierzu beispielsweise zuerst Urlaub vormittags ein und bestätigen Sie dies mit [>>]. Tragen Sie anschließend für nachmittags einen Überstundenausgleich ein und bestätigen dies mit [OK]. Logisch inkonsistente Angaben werden dabei vom Dialog durch Sperrung einzelner Elemente verhindert. Standardmäßig ist im Hauptdialog die Checkbox Wochenenden und Feiertage überspringen angekreuzt. Wenn Sie nun einen zusammenhängenden Bereich markieren, der Wochenenden und/oder Feiertage umfasst, so wird bei einem Klick auf Urlaub das U -Kennzeichen nur an den Arbeitstagen eingetragen. Die Felder bei den Wochenenden und Feiertagen bleiben leer. So vermeiden Sie, dass Urlaubseinträge Wochenenden unnötigerweise in die Jahressummen einfließen. Die Urlaubseinstellungen sind für das automatische Terminsuchprogramm von großer Bedeutung. Sobald Sie vergessen einen Urlaub einzugeben, wird das automatische Terminsuchprogramm (über <F2>) möglicherweise Termine in die Urlaubszeit legen. Wenn Sie die Urlaubsplanung für das gesamte Praxisteam vornehmen wollen, müssen Sie im Menü Datei Benutzer- und Rechteverwaltung neben den Behandlern noch sonstige Mitarbeiter (Benutzer, die keine Behandler sind) anlegen. Diese erscheinen dann auch in der Urlaubsplanung. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Änderungen, die Sie im Urlaubsdialog vornehmen, erst nach der Beendigung über [OK] gespeichert werden. Sie können den Dialog also jederzeit ohne Änderungen über die Schaltfläche [Abbrechen] verlassen. Nach dem Eintragen von Abwesenheiten bietet die Urlaubsplanung Ihnen die Möglichkeit beim Verlassen des Dialoges direkt die Umbestellungsliste zu öffnen. Dazu muss die Option Umbestellungsliste nach dem Beenden des Dialoges öffnen angehakt sein und die Urlaubsplanung über [OK] verlassen werden. Ausführliche Informationen zur Anlage der sonstigen Mitarbeiter finden Sie unter Verwaltung Benutzerverwaltung auf Seite Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

77 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Ausführliche Informationen zur Wertung des Überstundenausgleichs finden Sie im Kapitel M Wertung und Summierung von Arbeitszeiten ab Seite 260. Ausführliche Informationen zur Umbestellungsliste finden Sie im Kapitel Terminlisten Umbestellungsliste ab Seite201. Jahressummen Auf der rechten Seite des Urlaubsdialogs sehen Sie für alle Personen die Jahressummen von Urlaubs-, Krankheits- und individuellen Abwesenheitstagen dargestellt. Bitte beachten Sie, dass diese Summen nicht nur für den angezeigten Monat, sondern für das ganze Jahr gelten. Hervorhebung in der Tagesansicht In der Ansicht Tagesansicht sind für Sie auf einen Blick die Urlaubsplanung und Abwesenheiten Ihres gesamten Praxisteams erkennbar. Klicken Sie dazu rechts unten, etwas oberhalb der Statusleiste auf das Inforegister Mitarbeiter. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 76

78 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Mit einfachem Mausklick erscheint direkt der Arbeitsplan/-status der zum Zeitpunkt des angesteuerten Tages im obigen Monatskalender aktuell in der Urlaubsplanung eingetragen ist. Zur kurzen Statuserkennung steht das U für Urlaub, I für Individuell, K für Krank und BS für Berufsschule. Über diese Ansichtsfunktion können Sie jederzeit in die Aufgabenplanung wechseln. Stundengenaue Abwesenheitsplanung Wollen Sie für bestimmte Tage bestimmte Stunden sperren, weil Sie dort einen Außentermin haben oder an einem Seminar teilnehmen, klicken Sie im Urlaubsplanungsdialog auf die Schaltfläche [Stunden]. Wählen Sie dann den oder die Zeitbereiche, an denen der Behandler nicht für Termine ver- 77 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

79 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen fügbar ist. Stundenweise Abwesenheitsplanungen sind nur für Behandler, nicht für sonstige Mitarbeiter möglich. Sie dienen, ähnlich wie die individuellen Abwesenheiten, ausschließlich der Feinsteuerung der Terminplanung und werden insofern nicht mit dem Urlaubskonto verrechnet. Wählen Sie den oder die gewünschten Zeitbereiche aus den Auswahllisten und klicken Sie auf die Schaltfläche [>>]. Um einen Eintrag zu löschen, brauchen Sie nur die entsprechende Zeile zu markieren und dann auf die Schaltfläche [<<] klicken. Wenn Sie am Ende [Ok] wählen, werden Ihre Eingaben übernommen und Sie befinden sich wieder im Hauptdialog der Urlaubsverwaltung. Drucken der Urlaubsplanung Sie haben die Möglichkeit, die aktuelle Ansicht der Urlaubsplanung auszudrucken. Klicken Sie hierzu auf [Drucken]. Die aktuelle Monatstabelle mit den Urlaubseinträgen und den Summen wird dann im Querformat ausgedruckt. Damit die Tabelle auf eine Seite passt, wird sie für den Druck etwas verkleinert. Jahresübersicht Ab der Version 4.9 steht Ihnen die Jahresübersicht zur Verfügung. Um in die Jahresübersicht zu gelangen, klicken Sie auf den neuen Button [Jahresübersicht] in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 78

80 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Im Gegensatz zur Monatsübersicht wird Ihnen in der Jahresübersicht nur der Urlaub einer einzelnen Person über das gesamte Jahr angezeigt. Mit den beiden Auswahlmenüs im oberen linken Bereich können alle aktiven Mitarbeiter sowie das gewünschte Jahr ausgewählt werden Auf der rechten Seite der Jahresübersicht sehen Sie die Monatssummen von Urlaubs-, Krankheits- und individuellen Abwesenheiten dargestellt. In der letzten Zeile befinden sich die Jahressummen der jeweiligen Abwesenheiten. Sie haben die Möglichkeit die aktuelle Ansicht der Urlaubsplanung auszudrucken. Klicken Sie hierzu auf [Drucken]. Die aktuelle Jahrestabelle mit den Urlaubseinträgen und den Summen wird dann im Querformat ausgedruckt. Damit die Tabelle auf eine Seite passt, wird sie für den Druck etwas verkleinert. Ferientermine Praxiseinstellung Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage,...) Ferientermine Im Dialog Ferientermine können Sie sich alle wichtigen Ferientermine des Jahres anzeigen und farbig hervorheben lassen. Somit können Sie sowohl vor der Planung eines Termins als auch während der Terminvergabe die Ferientermine berücksichtigen. Konfiguration der Schulferien Unter Praxiseinstellung Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage, ) Ferientermine können Sie Ihre Ferientermine verwalten. 79 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

81 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Nutzen Sie die Pfeiltasten Links und Rechts um zwischen den Jahren zu blättern. Mit der Stopp-Taste gelangen Sie in das aktuelle Jahr. Mit dem Plus-Pfeil können Sie die im Vorjahr eingetragenen Ferienbezeichnungen als Vorlage übernehmen. Die Termine werden ohne Datum übernommen, somit müssen Sie nur noch einen Zeitraum angeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu ] um einen neuen Ferientermin zu erstellen und auf [Bearbeiten] um einen vorhandenen Ferientermin zu ändern. Mit [Löschen] entfernen Sie den ausgewählten Ferientermin aus der Datenbank. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Ferientermins erscheint das Fenster Ferientag definieren. Tragen Sie hier die Bezeichnung, die Farbe und den Zeitraum des Ferientermins ein. Anzeige der Ferientermine Die Ferientermine werden im CGM PRAXISTIMER an mehreren Stellen angezeigt: Bei eingestellter Tages-, Wochen- oder Monatsansicht wird die Datumsleiste entsprechend der Ferienfarbe eingefärbt, sowie die Ferienbezeichnung eingeblendet, wenn der angezeigte Zeitraum innerhalb des Ferienzeitraumes liegt. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 80

82 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Überschneidungen von Ferienterminen erkennen Sie anhand der drei hinter dem Ferientermin. Die vollständigen Ferieninformationen befinden sich in einem Tooltipp, der erscheint, wenn Sie die Maus über die Leiste bewegen. Die Leiste wird immer in der Farbe des zuerst beginnenden Ferientermins eingefärbt. Unter dem Minikalender wird immer der nächste, in der Zukunft liegende Ferientermin angezeigt. Wenn Sie sich aktuell innerhalb eines Ferientermins befinden, wird dieser dort bis zu seinem Ende eingeblendet. Überschneiden sich zwei oder mehrere Termine, werden beide eingeblendet. 81 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

83 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Schulferien in der automatischen Terminsuche In der automatischen Terminsuche werden Terminvorschläge, die innerhalb eines Ferientermins liegen, ensprechend der Ferienfarbe eingefärbt. Überhalb der Suchergebnisse werden die Ferienbezeichnung, Dauer und Farbe in einer neuen Leiste eingeblendet. Überschneidungen von Ferienterminen erkennen Sie anhand der drei hinter dem Ferientermin. Die vollständigen Ferieninformationen befinden sich in einem Tooltipp, der erscheint, wenn Sie die Maus über die Leiste bewegen. Die Leiste sowie die Termine werden bei parallel liegenden Ferienterminen immer in der Farbe des zuerst beginnenden Ferientermins eingefärbt. Grundlegende Prinzipien und Begriffe der automatischen Terminsuche finden Sie im Kapitel Die automatische Terminvergabe auf Seite 85. Raum blockieren Falls Sie in Ihrer Praxis in die Situation geraten kurzfristig ein Raum manuell für eine bestimmte Zeit zu sperren, ist Ihnen dies über eine Raumblockierung möglich. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 82

84 Praxiseinstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Klicken Sie mit linkem Mausklick in der Ansicht Tagesansicht auf eine freie Zeile des erforderlichen Raumes. Hier erhalten Sie ein Kontextmenü, indem wählen Sie die Funktion Raum blockieren aus. Über diesen Dialog kann der gewünschte Raum ganztägig, vormittags, nachmittags sowie in einer bestimmten angegebenen Zeit blockiert werden. Somit wird in dieser Zeit der Raum von der automatischen Terminvergabe nicht belegt, jedoch ist weiterhin eine manuelle Terminvergabe möglich. Sie können und sollten zu einer Raumblockierung eine kurze Begründung eingeben (z.b. Grundreinigung / Renovierung ), damit das gesamte Praxispersonal über den Zweck der Raumblockierung informiert ist. Der Begründungstext wird Ihnen als Tooltipp in Tages-, Wochen- und Monatssicht angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über eine Raumblockierung streifen. Eine Aufhebung des blockierten Bereiches führen Sie mit linkem Mausklick über die Ansicht Tagesansicht auf einer dieser Zeilen aus. Im Anschluss wird Ihnen ein Kontextmenü angezeigt, hier steuern Sie die Funktion Raumblockierung aufheben... an. Die anknüpfende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit der Schaltfläche [JA]. Mit den Schaltflächen [Nein] und [Abbrechen] wird diese Funktion ohne Änderung geschlossen. 83 Praxiseinstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

85 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Praxiseinstellungen Praxiseinstellungen überprüfen Zum einfacheren Aufspüren von problematischen Praxiseinstellungen wurde unter dem Menüpunkt Praxiseinstellungen Praxiseinstellungen überprüfen ein Analysetool integriert. In dieser Analyse werden folgende Varianten berücksichtigt: Leistungen die laut Raumzuordnung niemand erbringen darf Erlaubte-Zeit-Gruppen ohne aktuell zugewiesene Leistungen Erlaubte-Zeit-Gruppen ohne aktuell zugewiesene Zeitdefinition Sonderzeit-Gruppen ohne aktuell zugewiesene Leistungen Sonderzeit-Gruppen ohne aktuell zugewiesene Zeitdefinition Ein Behandler darf laut Raumzuordnung eine Leistung nirgendwo erbringen und trotzdem existieren speziell für diesen Behandler erlaubte Zeiten, die ihm diese Leistung freigeben wollen Eine Leistung hat erlaubte Zeiten, welche aber vollständig von fremden Sonderzeiten übersperrt werden, ohne dass sie durch eine passende, eigene Sonderzeit wieder freigegeben werden. Dieser Dialog kann in der Benutzer- und Rechteverwaltung über die Einstellung Sonstige Praxiseinstellungen geschützt werden. Zur direkten Problembehebung können Sie über ein Kontextmenü, welches durch rechte Maustaste über einem Problem aufrufbar ist, in die jeweiligen Einstellungen wechseln. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Praxiseinstellungen 84

86 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminvergabe Die automatische Terminvergabe Allgemeines zur automatischen Terminvergabe Termine Terminsuche Sie können die Terminsuche alternativ mit <F2> aufrufen. Außerdem können Sie von der Patientenkarteikarte (<F4>) aus einen Termin für den Patienten suchen lassen. Die automatische Terminvergabe ist für Sie der Schlüssel zu einem wirtschaftlich optimierten Zeitmanagement. Sie ermöglicht es dem Praxispersonal jederzeit und von jeder Arbeitsstation aus Termine zu vergeben, die den Vorgaben des Praxisinhabers perfekt entsprechen. Auch für ungeschultes Personal ist die Terminvergabe schnell und ohne genaue Kenntnisse des Praxisablaufs fehlerfrei zu erledigen. Durch die kontrollierte Planung und der konsequenten Vermeidung von kleinen Lücken im Tagesablauf wird sowohl die Zufriedenheit Ihrer Patienten erhöht (weniger Wartezeit) als auch persönliche Freiräume für das Personal geschaffen. Der Behandlungstag wird stressfrei und weniger hektisch verlaufen. Für den Aufruf der Terminsuche innerhalb des Programms empfehlen wir den Weg über die Patientenkarteikarte, da Sie dann vor der Vergabe bereits alle wichtigen Details des Patienten nachschlagen können. 85 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

87 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe Grundlegende Prinzipien und Begriffe des CGM PRAXISTIMERs sowie die Philosophie einer optimalen Terminvergabe finden Sie im Kapitel Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER auf Seite 13. Patienten-Auswahl Als erstes wählen Sie bitte den Patienten aus, für den die Termine vergeben werden. Sie können wie üblich nach Name bzw. Namensanfang oder der Patientennummer suchen. Ist ein Patient noch nicht in der Datenbank gespeichert, so klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [Neuer Patient] und geben den Namen des Patienten ein. Falls Sie den CGM PRAXISTIMER mit einem Patientenverwaltungssystem betreiben, benutzen Sie bitte die Schaltfläche [Temp. Patient], um einen temporären Patienten einzutragen. Zum Ergonomischen Arbeitsablauf werden die Angaben, die bereits für die Patientensuche eingetragen wurden, automatisch in diesen nachfolgenden Dialog übernommen. Auf der rechten Seite erscheinen soweit dem Programm bekannt einige wichtige Detaildaten zum ausgewählten Patienten. An den Terminzählern sehen Sie, wie viele Termine der Patienten bei Ihnen bekommen und wie viele er abgesagt hat oder nicht erschienen ist. Mit dieser Information können Sie sofort auf unzuverlässige Patienten reagieren. Falls zu dem Patienten vorgemerkte Terminsuchen hinterlegt sind, können Sie diese direkt per Doppelklick ausführen und ersparen sich in diesem Fall einige manuelle Detailangaben. Bestätigen Sie anschließend die Patientenauswahl mit <Enter> oder klicken Sie auf [Weiter >>]. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 86

88 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Leistungsart-Auswahl Wählen Sie hier eine Leistungsart aus. Bei Leistungen, die mit einem * versehen sind, handelt es sich um Kettenleistungen. Mit der Liste links außen haben Sie einige Möglichkeiten, um sich mehr Übersicht zu verschaffen. Im oberen Bereich können Sie die Gesamtleistungsliste beschränken auf nur Einzel-, nur Sammel- oder nur Kettenleistungen. Im unteren Bereich können Sie die Auswahl auf eine bestimmte Leistungsgruppe beschränken. Alternativ können Sie auch einfach anfangen, den Namen der gesuchten Leistung einzutippen. Mit jedem Tastendruck wird die angebotene Leistungsauswahl auf diejenigen Leistungen eingeengt, die mit den getippten Zeichen beginnen. Wenn die Auswahl übersichtlich genug ist, drücken Sie die Cursorpfeiltaste nach unten. Danach können Sie in der Auswahlliste navigieren und sich die gewünschte Leistung markieren. Bestätigen Sie anschließend die Leistungsauswahl mit <Enter> oder klicken Sie auf [Weiter >>]. Spontankette erstellen Unterhalb der Leistungsauswahl finden Sie die Schaltfläche [Spontankette erstellen ]. Hierüber gelangen Sie in einen Dialog, welcher von der Bedienung der weitgehend dem Definitionsdialog für Kettenleistungen entspricht. 87 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

89 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe Der Unterschied liegt darin, dass Sie hier die Möglichkeit haben, spontan und individuell eine zu suchende Kette festzulegen, die nur für die aktuelle Suche gilt. Falls es für Sie sinnvoll erscheint, die hier erstellte Kettendefinition dauerhaft abzuspeichern, aktivieren Sie bitte den entsprechenden Radiobutton Dauerhafte Kettenleistung im oberen Dialogbereich. Sie bekommen daraufhin die Möglichkeit, einen Namen für die Kette einzugeben. Mit der Speicherung ist diese Kette dann dauerhaft definiert und steht auch für zukünftige Suchen zur Verfügung. Auch eine spontane Kette kann später wie jede andere Kette im Kalender ganz oder teilweise verschoben werden. Der Kettenbezug der Leistungen untereinander bleibt dabei wie bei jeder anderen Kette erhalten. Eine ausführliche Beschreibung der Dialogbedienung im Detail finden Sie im Kapitel Anlegen einer Kettenleistung auf Seite 40. Einschränkung der Terminsuche In diesem Dialogabschnitt können Sie die Terminsuche nun auf vielerlei Art einschränken und damit auch auf viele Patientenwünsche eingehen. Hier eine Auflistung der wichtigsten Möglichkeiten: Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 88

90 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Behandler- und Kettengliedbeschränkungen Allgemeine Behandlerbeschränkung: Im Listenfeld links oben stehen alle Behandler, welche die gewünschte Leistung (bei Ketten: mindestens eine der Leistungen) erbringen dürfen. Falls Sie einen bestimmten Behandler von der Terminsuche ausschließen möchten, nehmen Sie für ihn die Markierung mit <Strg>-Mausklick weg. Spezielle Behandlerbeschränkung: Wenn Sie eine Kettenleistung gewählt haben, können Sie für jedes Kettenglied einzeln Behandler ein- oder ausschließen. Dazu klicken Sie in der Tabelle rechts oben auf eines der Häkchen oder Kreuzchen. Die Tabelle ist oben beschriftet mit den Behandlerkürzeln. Ein Häkchen in der Spalte DD zeigt z.b. an, dass für das entsprechende Kettenglied der Behandler mit dem Kürzel DD ( Doris Dentin ) in Frage kommt, ein Kreuz würde diesen ausschließen. Ist eine Zelle leer, so bedeutet dies, dass der entsprechende Behandler die Leistung im angegebenen Raum nicht erbringen darf, daher kann an diese Stelle auch kein Häkchen gesetzt werden. Kettenglied-Deaktivierung: Bei einer Terminkette können Sie das Häkchen in der Spalte aktiv deaktivieren. Dann wird für das entsprechende Kettenglied kein Termin gesucht werden. Wenn Sie eine Terminkette verschieben, kann es sein, dass bereits einige Glieder deaktiviert sind, z.b. weil der entsprechende Termin bereits in der Vergangenheit liegt oder er manuell gelöscht wurde. Daher haben Sie auch nicht immer die Möglichkeit, ein deaktiviertes Glied wieder zu aktivieren. Zeitbeschränkungen Termine suchen ab: Hier können Sie angeben, ab welchem Datum das Programm Termine suchen soll. Grundsätzlich werden Termine ab diesem Zeitpunkt bis maximal 180 Tage in die Zukunft gesucht. Mit der Schaltfläche Heute stellen Sie den Kalender auf den aktuellen Tag ein. Mit >>Tag, >>Woche usw. können Sie den Kalender schnell und bequem um die angegebene Einheit weiterschalten. Hinweis: Unter Extras Optionen Terminsuche können Sie angeben, dass als erster Suchtag statt dem heutigen Tag z.b. immer der morgige Tag voreingestellt wird. Uhrzeit: Hier können Sie angeben, zu welchen Uhrzeiten Termine gesucht werden sollen (z.b. weil der Patient am Telefon gerade sagt, dass er nur vormittags könne). Mit den Schaltflächen Vormittag, Nachmittag, Ganzer Tag können Sie die Uhrzeiten ohne viel Tipperei schnell auf 89 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

91 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe die Grundwerte einstellen. Hinweis: Die Tagesmitte liegt standardmäßig auf 13:00 Uhr, sie können Sie aber unter Extras Optionen Terminsuche umstellen. Kalenderwoche: Stellen Sie hier ein, ob Termine an allen oder nur in geraden/ungeraden Kalenderwochen gesucht werden sollen. Wochentage: Stellen Sie hier ein, für welche Wochentage Termine vorgeschlagen werden sollen. Sie können die Vorbelegung der Wochentage unter Extras Optionen Terminsuche ändern. Weitere Einschränkungen Mit einem Klick auf die Werkzeug-Schaltfläche kommen Sie zu den Sucheinstellungen. Dort können Sie die globalen Suchkriterien weiter einschränken, was aber in aller Regel nicht notwendig sein dürfte. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Nach dem Sie alle Einschränkungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Weiter >>] oder bestätigen mit <Enter>. Suchauftrag speichern Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Suchauftrag speichern ] können Sie die bis jetzt angegebene Suchkonfiguration für den gewählten Patienten in dessen Karteikarte abspeichern. Dies bietet sich an, wenn bereits jetzt wissen, dass der Patient in einiger Zeit eine bestimmte Behandlung benötigt, aber noch keinen endgültigen Behandlungstermin festlegen können.. Gespeichert wird die Leistungsauswahl sowie ggf. vorhandene Behandlereinschränkungen. Falls Sie beim Suchen ab -Datum ein bestimmtes, von der Voreinstellung abweichendes Datum gewählt haben, wird dieses als minimales Suchdatum hinterlegt. So können Sie beispielsweise direkt xx eingeben, wenn Sie wissen, dass die Behandlung frühestens ab September stattfinden wird. Sie finden den Suchauftrag anschließend in der Timer-Karteikarte des Patienten unter dem Reiter Terminsuchen. Von dort aus können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die konkrete Terminsuche starten, um einen Termin zu finden. Wenn es sich bei dem gespeicherten Suchauftrag um eine Terminverschiebung handelt, erhalten Sie ab Version 4.9 eine neue Abfrage ob der bestehende Termin gelöscht werden soll. Suchkriterien ändern Zum Ändern der Suchkriterien klicken Sie innerhalb des obigen Dialogs Einschränkung der Terminsuche oder im Dialogabschnitt der Terminsuche selbst auf das Schraubenschlüsselsymbol. Daraufhin öffnet sich folgender Dialog: Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 90

92 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wählen Sie hier die Regeln aus, die bei der Terminsuche Verwendung finden sollen. Standardmäßig sind alle Regeln aktiviert. Um davon abzuweichen, entfernen Sie die Markierung von einzelnen Regeln durch Anklicken. Sie benötigen diese Einstellungen, falls Sie abweichend von der üblichen CGM PRAXISTIMER- Terminplanung in Sonderfällen Termine unter Missachtung der allgemeinen Regeln vergeben müssen. Mit [<< Zurück] gelangen Sie wieder in die Terminsuche. Die Einstellung der Regeln und deren Bedeutung finden Sie im Kapitel Praxiseinstellungen auf Seite 27. Sie können die Vorbelegung für die maximale Anzahl Terminvorschläge und die Ausgestaltung der Terminvorschläge festlegen unter Extras Optionen Terminsuche (alle Stationen). 91 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

93 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe Terminvorschläge Im Dialogabschnitt Terminsuche findet nun die eigentliche Suche nach freien Terminen statt, die den bislang eingestellten Kriterien entsprechen. Das Programm versucht dabei, Termine zu finden, die den Kalender möglichst ohne Lücken füllen. Dies ist wichtig für einen späteren, optimierten Tagesablauf. Es werden Ihnen nun einige Termine zur Auswahl angeboten. Unterhalb der Liste mit Terminvorschlägen sind eine Reihe von Schaltflächen eingeblendet. Hier eine kurze Erläuterung Ihrer Funktion. Ändert die Startzeit Start- und Endzeit des Bereiches für die Terminsuche Setzt die Start- und Endzeit auf den Anfang und das Ende Ihrer im CGM PRAXISTIMER hinterlegten Rahmenzeit Stellt den Zeitbereich auf Vormittag ein Stellt den Zeitbereich auf Nachmittag ein Sucht frühere Termine Sucht spätere Termine Öffnet eine Kalendervorschau mit dem gewählten Termin Öffnet einen Dialog mit den Suchkriterien Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Termin wird dieser übernommen. Sie gelangen in den abschließenden Dialog, wo Sie den gewünschten Termin speichern können. Wenn Sie Termine nur in einem bestimmten Zeitraum suchen wollen (z.b. weil der Patient erst ab 10:30 kann), können Sie die entsprechende Uhrzeit in das Textfeld für die Uhrzeit eingeben. Klicken Sie anschließend links außen nochmals auf die Schaltfläche für das zu suchende Kettenglied die Terminsuche wird dann für dieses Kettenglied wiederholt und die eingegebene Uhrzeit dabei berücksichtigt. Bei einigen Vorschlägen zu Kettenterminen sehen Sie möglicherweise den Wochentag rot markiert. Dies zeigt an, dass die eingestellte Maximaldistanz zur vorangehenden Behandlung überschritten würde. Oft ist eine kleine Überschreitung der Distanz aber nicht zu vermeiden und auch nicht problematisch, daher haben Sie die Möglichkeit, die entsprechenden Vorschläge trotzdem zu akzeptieren. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 92

94 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Falls Sie in der Liste in der Zimmerspalte einen Vorschlag fett blau hervorgehoben sehen, handelt es sich um einen Sammeltermin, der noch aufgefüllt werden kann. Sie sollten nach Möglichkeit solche Vorschläge bevorzugen. Terminvorschläge, die innerhalb eines Ferientermins liegen, ensprechend der Ferienfarbe eingefärbt. Überhalb der Suchergebnisse werden die Ferienbezeichnung, Dauer und Farbe in einer neuen Leiste eingeblendet. Bei dem Symbol mit der Lupe handelt es sich um eine Vorschau. Sie können sich anhand dieser Funktion einen Überblick verschaffen, wie es um einen Termin herum aussieht und danach entscheiden, ob Sie den Termin wirklich auswählen wollen. Wenn Sie bestimmte Sucheinschränkungen, wie erlaubte Zeiten, Sonderzeiten, etc. aufheben wollen, dann klicken Sie einmal auf die Schaltfläche mit dem Werkzeug. Grundlegende Prinzipien und Begriffe des CGM PRAXISTIMERs sowie die Philosophie einer optimalen Terminvergabe finden Sie im Kapitel Allgemeines zum CGM PRAXISTIMER auf Seite 13. Informationen über voreinstellbare Optionen der Terminsuche finden Sie im Kapitel Optionen Terminsuche (alle Stationen) auf Seite 187. Informationen zur Anzeige der Ferientermine in der autmatischen Terminsuche finden Sie im Kapitel Schulferien in der automatischen Terminsuche auf Seite 82 Die Einstellung der Regeln und deren Bedeutung finden Sie im Kapitel Praxiseinstellungen Die automatische Terminvergabe Suchkriterien ändern auf Seite 90. Terminspeicherung Nachdem ein Terminvorschlag (bei Ketten: alle Terminvorschläge) von Ihnen akzeptiert wurden, gelangen Sie zum Dialogabschnitt Terminvergabe. Hier werden zur Kontrolle nochmals die Daten der Terminvorschläge aufgelistet. Sie haben hier die Möglichkeit, zu jedem einzelnen Termin eine kurze Notiz, einen Zusatz, die VIP-Kennzeichnung sowie die VVL-Kennzeichnung für vorverlegbare Termine einzugeben. Wenn Sie alle Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [Beenden]. Die Termine werden nun gespeichert. Die Terminkalenderanzeige des CGM PRAXISTIMERs springt anschließend auf 93 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

95 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe den letzten vergebenen Termin. Sollte die Terminspeicherung nicht gelingen (z.b. weil einer der geplanten Termine bereits parallel von einer anderen Station aus belegt wurde), bekommen Sie eine entsprechende Meldung und müssen die Terminsuche leider wiederholen. Die manuelle Terminvergabe Überblick Klicken Sie in der Ansicht Tagessicht auf eine freie Zeile. Sie erhalten ein Kontextmenü. Hier wählen Sie die Funktion Neuer Termin aus. Leistungsauswahl Auf der linken Seite sehen Sie die vorhandenen Leistungsgruppen als Baumstruktur. Wenn Sie einen Zweig aufklappen, sehen Sie alle Leistungen der entsprechenden Gruppe. Einzelleistungen haben einen einzelnen Kopf als Symbol, Sammelleistungen zwei Köpfe. Kettenleistungen sehen Sie hier nicht, da sich diese nicht manuell vergeben lassen. Falls Sie den CGM PRAXISTIMER PRO lizenziert haben, sehen Sie die einzelnen Leistungen grün oder rot eingefärbt. Grüne Leistungen signalisieren, dass der gewählte Behandler diese Leistung im aktuellen Zimmer erbringen darf. Rote Leistungen signalisieren, dass er diese Leistung im aktuellen Zimmer nicht erbringen darf. Falls der Behandler im aktuellen Zimmer gar keine Leistungen erbringen darf, wird zusätzlich eine rote Warnung unterhalb der Behandlerauswahlliste eingeblendet. Wählen Sie nun eine Leistung und einen Patienten aus. Sie können die vordefinierte Leistung noch in der Dauer und der Anfangszeit anpassen, solange Sie dadurch nicht in Konflikt mit bereits bestehenden Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 94

96 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminen desselben Zimmers geraten. Feineinstellungen Geben Sie im Feld Termin-Notiz eine kurze Notiz für diesen Termin ein, falls erforderlich. Unter dem Feld Zusatz können Sie einen kurzen Zusatz zur Leistung angeben, der nur bei Nutzung in der Tagessicht in Klammern hinter dem Leistungsnamen angezeigt wird. Dieser Zusatz ist gedacht zur genaueren Kennzeichnung der Leistung, z.b. bei Zahnärzten die Angabe der Zahnnummer. Für dieses Feld stehen Ihnen 6 Zeichen zur Verfügung. Wenn der Termin (oder der Patient) für Sie besonders wichtig ist, markieren Sie das Kästchen VIP. Der Termin kann dann in der Tagesansicht sowie in der Warteliste besonders hervorgehoben werden. Außerdem können Sie in diversen Listen gezielt nach VIP-Terminen suchen. Markieren Sie das Kästchen Vorverlegbar, um den Termin als einen bevorzugt vorverlegbaren Termin zu kennzeichnen. Falls irgendwann eine Terminlücke entstehen sollte, in welche dieser Termin hinein vorverlegt werden kann, besteht im Dialog Fülltermine die Möglichkeit, so markierte Termine besonders zu berücksichtigen. Eventuelle Konflikte mit angrenzenden Terminen oder Sperrzeiten zeigt Ihnen der CGM PRAXISTIMER an. Möglicherweise muss die geplante Zeit gekürzt werden, damit sich keine Termine überlappen. Terminvergabe und Warnungen Bei einer manuellen Terminspeicherung werden Sie mit einer Warnung auf Situationen hingewiesen, in denen eine Terminvergabe problematisch sein könnte. Der CGM PRAXISTIMER gibt dabei in den folgenden Fällen eine Warnung aus (mit * markierte Punkte gelten dabei nur für die Ausbaustufe CGM PRAXISTIMER PRO): Der Behandler hat parallel einen oder mehrere Termine in anderen Räumen. Der Termin liegt ganz oder teilweise in einer Sperrzeit (Abwesenheit, Schicht, Pause, Urlaub etc) des Behandlers. Der Patient hat parallel bereits einen oder mehrere Termine. Der Termin liegt ganz oder teilweise im Bereich einer Raumblockierung. Die maximale Vergebbarkeit der Leistung pro Tag würde mit diesem Termin überschritten. Die maximale Vergebbarkeit der Leistung pro Tag und Behandler würde mit diesem Termin überschritten. Die maximale, parallele Vergebbarkeit der Leistung würde mit diesem Termin überschritten. Die maximale, parallele Vergebbarkeit der Leistung pro Behandler würde mit diesem Termin überschritten. (*) Laut Raumzuordnung darf der Behandler im aktuellen Zimmer die gewählte Leistung nicht erbringen. 95 Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

97 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminvergabe (*) Laut Raumzuordnung darf der Behandler im aktuellen Zimmer keinerlei Leistungen erbringen. (*) Laut Raumzuordnung darf der Behandler die gewählte Leistung generell in keinem Raum erbringen. Sie haben trotzdem die Möglichkeit, den Termin zu speichern, diese Warnung also zu ignorieren. Neben diesen Warnungen kann die Terminspeicherung auch scheitern, wenn z.b. von einer anderen Station aus ein überlappender Termin in dasselbe Zimmer gelegt wurde. Sie bekommen in diesem Fall eine entsprechende Meldung. Nach der Terminspeicherung wird je nach optionaler Einstellung eine Terminkarte gedruckt und/oder der Behandler des Termins zum aktuellen Behandler gemacht. Dies können Sie einstellen unter Optionen Allgemein. Achten Sie immer auf den aktuell eingestellten Behandler (unten links)! Gleichzeitige Terminvergabe im selben Raum Wenn Sie eine Zeit zur Vergabe eines Termins auswählen, erscheint an allen anderen Plätzen bei der Auswahl derselben Zeit und desselben Raumes eine Hinweismeldung, dass der Terminzeitraum bereits bearbeitet wird und eine andere Zeit ausgewählt werden soll. Verlassen Sie an der Arbeitsstation, die den Zeitraum bearbeitet, die Terminsuche, wird der Bereich wieder zur Bearbeitung freigegeben. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminvergabe 96

98 Terminvergabe Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Termin löschen Um einen Termin aus dem Programm zu entfernen bietet Ihnen der CGM PRAXISTIMER in vielen Dialogen die Funktion Termin löschen an. Vor dem Löschvorgang haben Sie die Möglichkeit ein Kommentar oder eine Begründung anzugeben, warum der Termin gelöscht wurde. Sie haben die Auswahl zwischen der Option [Abgesagt durch Patient] und [Abgesagt durch Praxis]. Mit dem Button [Abbrechen] verlassen Sie den Dialog und der Termin wird nicht gelöscht. Nachdem Sie einen Termin gelöscht haben, wird er in den Papierkorb verschoben. Außerdem erscheint eine Kopie des Termins, gemeinsam mit dem hinterlegten Kommentar und einer Lösch-Kennzeichnung. Der CGM PRAXISTIMER bietet Ihnen die Möglichkeit die Abfrage vor dem Löschen eines Termins abzuschalten. Zur Überprüfung öffnen Sie bitte die Optionen über Extras Optionen und wechseln Sie in den Bereich Aktueller Benutzer Allgemein. Ist die Option Abfrage vor Termin löschen aktiviert, erscheint der Dialog zur Auswahl der Absage und Eingabe eines Kommentars. Ist diese Option deaktiviert, erscheint keine Abfrage und die abgesagten Termine werden automatisch als Abgesagt durch Patient in der Karteikarte hinterlegt. Ausführliche Informationen zur Papierkorb finden Sie im Kapitel Terminlisten Gelöschte Termine auf Seite 205 Ausführliche Informationen zur Karteikarte finden Sie im Kapitel Karteikarte auf Seite Terminvergabe Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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100 Aufgabenplanung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Aufgabenplanung Allgemeines Aufgaben Neue Aufgabe Sie können die Aufgabenplanung auch mit <Strg> + <A> aufrufen oder indem Sie mit der linken Maustaste auf die Aufgabenplanung am rechten Bildschirmrand klicken. Neue Aufgabe erstellen In der Aufgabenplanung können Sie Ihre täglichen Arbeiten erfassen. Fixe Aufgaben fallen nur einmalig an und können nach Erledigung durchgestrichen werden. Periodische Aufgaben fallen immer wieder an (z.b. wöchentliche CGM PRAXISTIMER-Datensicherung). Sie können nach Wunsch ebenso als endgültig erledigt und durchgestrichen werden. Des Weiteren wird mit der Erledigung einer periodischen Aufgabe sofort dieselbe Aufgabe für die nächste Periode angesetzt. Wenn eine periodische Aufgabe keinen Sinn mehr hat, müssen Sie sie also explizit löschen. Geben Sie nun alle für Sie wichtigen Daten der Aufgabe ein. Wenn Sie eine Aufgabe nur an einem bestimmten Computer im Netz sehen wollen, dann geben Sie den gewünschten Rechner unter Sichtbar für ein. 99 Aufgabenplanung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

101 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Aufgabenplanung Wenn Sie eine Erinnerung für die Aufgabe wünschen, dann setzen Sie ein Häkchen neben dem Wort Erinnerung am. Bei periodischen Aufgaben haben Sie hier nur die Wahl, sich am jeweils selben oder vorherigen (Werk)tag erinnern zu lassen. Bei fixen Aufgaben müssen Sie ein bestimmtes Datum / Uhrzeit angeben, wann Sie erinnert werden möchten. Diese Aufgabenerinnerung erscheint einmal pro CGM PRAXISTIMER-Start und Rechner, aufgrund dieser Sicherheitsvorkehrung wird eine Deaktivierung von unbefugten Personen weitgehends vermieden. Neben der Uhrzeitangabe finden Sie den Hinweis Hier klicken, um Standardzeit zu merken. Damit können Sie die aktuell angezeigte Beginn-Uhrzeit als Standard für zukünftige Aufgaben einstellen. Wenn Sie also das nächste Mal eine Aufgabe erstellen, ist im Dialog bereits diese Standarduhrzeit eingetragen. Das Eingabefeld Details/ Notizen bietet Ihnen genügend Platz, um ausführliche Informationen zur dieser Aufgabe zu hinterlassen. Periodische Aufgaben erstellen Klicken Sie in der Aufgabenverwaltung einfach auf die Schaltfläche [Serienaufgabe...]. Wenn die Aufgabenplanung z.b. alle 3 Tage eine bestimmte Aufgabe generieren soll, dann kennzeichnen Sie einfach per Mausklick einen Punkt vor Täglich und geben Sie dahinter 3 ein. Somit lassen sich bei periodischen Aufgaben die Dauer der Aufgabe konfigurieren. Sie können Beginndatum, Endedatum oder wahlweise die Angabe, wie oft die Aufgabe erstellt werden soll generieren. Darüber hinaus können Sie über diese Option eine nächste Aufgabe, jeweils nach einer bestimmten Zeitangabe nach Abschluss der vorangehenden Aufgabe erlauben. Im Weiteren können Sie wöchentliche, monatliche, quartalsweise und jährliche Aufgaben automatisch generieren lassen. Außerdem haben Sie bei den meisten Einstellungen die Wahl, ob Sie Werktage oder Wochentage als Grundlage verwenden möchten. Die periodischen Aufgaben erscheinen später mit einem dunkelroten Pin in der Tagessicht-Aufgabenliste (einfache Aufgaben haben einen grünen Pin). Sobald Sie eine periodische Aufgabe erledigen, bekommen Sie einen Hinweis, wann diese Aufgabe das nächste Mal wieder ansteht. Möchten Sie eine periodische Aufgabe endgültig erledigen, müssen Sie sie löschen. Ansonsten wird sie immer wieder für die nächstmögliche Periode (gerechnet ab dem Datum des zuletzt eingetragenen Fälligkeitsdatums) eingetragen. Hinweis: Wenn Sie eine periodische Aufgabe bearbeiten und den Dialog mit [Ok] beenden, wird das nächste Fälligkeitsdatum auf Basis des aktuellen Tagesdatums berechnet. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Aufgabenplanung 100

102 Aufgabenplanung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Aufgaben bearbeiten Eine periodische bereits erledigte Aufgabe kann jederzeit bearbeitet werden. Hierzu genügt der Klick auf die gewünschte Aufgabe. Wählen Sie nun im Kontextmenü den Punkt Aufgabe bearbeiten aus. Daraufhin öffnet sich der gleiche Dialog wie beim Anlegen einer neuen Aufgabe. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor. Aufgaben löschen Beim Löschen von periodischen Aufgaben wird der Benutzer gefragt, ob er alle diese Aufgaben oder nur die bereits Erledigten gelöscht werden sollen. In unserem Beispiel handelt es sich um die periodische Aufgabe Mülltonne grau. Folgende Vorgehensweisen stehen Ihnen zur Auswahl. Diese können Sie einfach per Mausklick mit einem Punkt kennzeichnen. Diese Aufgabe löschen (Serie beenden) deaktiviert komplett die ausgewählte Serie. Alle Aufgaben der Serie löschen bedeutet, dass alle angelegten und zugleich erledigten Aufgaben zu dieser Serie entfernt werden. Alle erledigten Aufgaben der Serie löschen, dazu werden lediglich nur alle erledigten Aufgaben beseitigt. Aufgabe bearbeiten, wechselt zur Aufgabenverwaltung. Über die Aufgabenanzeige in der Tagesansicht können Sie ebenfalls direkt die anstehende periodische Aufgabe als erledigt markieren. In dem Sie vor dem Betreff der Aufgabe mit linkem Mausklick auf den Pin klicken. Übereinstimmend wird das Erinnerungsdatum entsprechend den Voreinstellungen für das nächste Erscheinen verändert. Im Anschluss erscheint ein Hinweisfenster. 101 Aufgabenplanung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

103 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Aufgabenplanung Mit dem Button [OK] wird die selektierte periodische Aufgabe als erledigt markiert und gleichzeitig werden Sie auf die nächste bevorstehende Erinnerung dieser Aufgabe informiert. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Dialog ohne Änderungen vorzunehmen. Eigenschaften Aufgaben Eigenschaften Die Eigenschaften, die Sie entweder durch Klick der rechten Maustaste auf der Aufgabenplanung erhalten oder über Aufgaben Eigenschaften, sind für die Darstellung der Aufgabenplanung in der Tagessicht gedacht. Beachten Sie, dass normalerweise nur Aufgaben sichtbar werden, die für alle Computer oder für Ihren aktuellen Computer bestimmt sind. Beachten Sie außerdem, dass periodische Aufgaben immer höchstens einmal angezeigt werden, auch wenn sie z.b. eine tägliche Aufgabe definiert haben und Sie die 7-Tage-Anzeige gewählt haben. Alle Aufgaben anzeigen: Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie alle Aufgaben sehen möchten, auch wenn diese noch in weiter Zukunft liegen. Aufgaben von heute anzeigen: Zeigt nur Aufgaben für heute an. Aufgaben der nächsten 7 Tage anzeigen: Mit dieser Ansicht können Sie alle Aufgaben sehen, die innerhalb der nächsten 7 Tage fällig werden. Erledigte Aufgaben anzeigen: Hiermit können Sie zur Kontrolle auch Aufgaben anzeigen, die bereits als erledigt markiert sind. Solche Aufgaben werden in grauer Farbe und durchgestrichen angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Pin können Sie auch eine erledigte Aufgabe erneut reaktivieren. Alte, nicht erledigte Aufgaben anzeigen: Diese wichtige Einstellung verhindert, dass Sie eine Aufgabe vergessen können, wenn Sie sie z.b. einen Tag lang nicht erledigen und am Folgetag die Ansicht Nur Aufgaben von heute anzeigen wählen. Stattdessen bleiben auch alte Aufgaben so immer in Ihrem Blickfeld. Aufgaben für fremde Rechner anzeigen: Mit dieser Option sehen Sie auch Aufgaben, die weder für alle Computer noch für Ihren aktuellen Computer vergeben wurden. Diese Option lässt sich über die Benutzer- und Rechteverwaltung mit einem Passwortschutz versehen. Sortierung der Aufgaben: Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Sortierung aus. Zur Wahl stehen aufsteigend oder absteigend (nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe). Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Aufgabenplanung 102

104 Aufgabenplanung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Ansicht Bei der Aufgabenanzeige in der Tagesansicht kann man auch die einzelnen Spalten ( Betreff & Verantwortlich) per Drag & Drop versetzen, dadurch ist der komplette Aufgabenbetreff sichtbar. Außerdem zeigt ein Tooltipp beim Überfahren mit der Maus den vollständigen Betreff der Aufgabe, sowie die zuständige Person an. Dies ist hilfreich, wenn nicht genügend Platz für die Aufgabenanzeige zur Verfügung steht, so wie es in der Standardeinstellung gegeben ist. Erinnerung Als Erinnerung der Aufgabenfälligkeit erhalten Sie entsprechend Ihren Voreinstellungen folgenden Dialog. Möchten Sie dauerhaft die Erinnerung für diese Aufgabe abschalten, so bestätigen Sie bitte die Schaltfläche [Erinnerung abschalten]. Über die Schaltfläche [Abbrechen] wird das offene Erinnerungsfenster geschlossen. Allerdings bleibt die Erinnerung für andere Stationen jedoch bestehen. Um die [Aufgabe bearbeiten] zu können, klicken Sie bitte auf diese benannte Schaltfläche, somit wechseln Sie wieder in die Aufgabenverwaltung. Falls Sie aus diversen Gründen nochmals [Erneut erinnern] möchten, so geben Sie bitte zuvor eine Zeit im unteren rechten Bereich des Dialoges an. 103 Aufgabenplanung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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106 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Darstellungen Tagessichtdarstellung Das Terminraster Ansicht Tagessicht In der Ansicht Tagessicht, die Sie auch mit einem Klick auf das Symbol oder dem Tastaturkürzel <Strg> + <T> erreichen, sehen Sie die Termine eines Tages mit Angaben zu Patienten- oder Leistungsdaten. Je nach Farbeinstellung werden hier die Termine farblich dargestellt. Sie können direkt einen Termin erfassen. Die aktuelle Uhrzeit wird in der Tagesansicht durch eine blaue Linie markiert. Das dazugehörige Intervall wird ebenfalls eingefärbt. In der Tagessicht sind die Termine mit Symbolen markiert, die Ihnen zusätzliche Informationen bieten. Hier eine Auflistung der möglichen Symbole. Status: angemeldet Der Patient wurde auf angemeldet gesetzt und wartet nun auf seine Behandlung. Wenn er länger als 10 Minuten wartet (Zeitdauer ist in den Optionen einstellbar), verwandelt sich das Symbol in einen Blitz (s.u.). In der Wartezimmerliste wird gleichzeitig die Uhrzeit, zu der er angemeldet wurde, angezeigt. Status: In Behandlung Der Patient befindet sich gerade in Behandlung bzw. in einem 105 Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

107 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Darstellungen Status: abgemeldet Status: Nicht erschienen Status: Angemeldet seit längerer Zeit Telefonsymbol Versicherungsnachweis (silber, gesetzliche Kasse) ok Versicherungsnachweis (gold, privat) ok Versicherungsnachweis fehlt Behandlungsraum. Die Behandlung des Patienten wurde beendet und er hat die Praxis verlassen. Der Patient ist nicht zu seinem vereinbarten Termin erschienen. Wenn Sie diesen Status setzen, wird der zum Patient gehörige Zähler nicht erschienen hochgezählt. Sie können diese Zähler in der Karteikarte des Patienten auf einen Blick einsehen und können so die Terminierung von unzuverlässigen Patienten vermeiden. Hinweis: Wenn sich ein Patient verspätet und wurde bereits auf nicht erschienen gesetzt, so wird durch Ändern seines Status auf angemeldet der negative Zähler wieder korrigiert. Wenn ein angemeldeter Patient länger als 10 Minuten wartet (Zeitdauer ist in den Optionen einstellbar), ändert sich sein Statussymbol in einen Blitz. Sie können dann angemessen reagieren und z.b. dem Patienten einen Kaffee anbieten, um eine potenzielle Verärgerung direkt zu vermeiden. Dieses Symbol können Sie von der Telefonliste (F9) aus setzen. Es dient als Anzeige, ob ein Patient z.b. wegen einer Umbestellung bereits angerufen wurde oder noch anzurufen ist. Zeigt an, dass zu diesem Patient ein gültiger Versicherungsnachweis für eine GKV vorliegt. Zeigt an, dass zu diesem Patient ein gültiger Nachweis für eine private Krankenversicherung vorliegt. Zeigt an, dass zu diesem Patienten derzeit kein gültiger Versicherungsnachweis vorliegt. Wahrscheinlich wurde seine KV- Karte im aktuellen Quartal noch nicht eingelesen. Die KV-Chipkartensymbole erscheinen nur bei einer Anbindung an einige bestimmte Patientenverwaltungs- bzw. Abrechungsprogramme. Bitte fragen Sie Ihren Praxisbetreuer, welche Programme dieses Feature unterstützen! Beachten Sie außerdem, dass die Anzeige der KV-Symbole den Aufbau der Tagessicht verlangsamen kann, da die notwendigen Informationen jeweils von der externen Patientenverwaltung abgefragt werden müssen. Fragezeichen vor dem Namen: Zu dem so markierten Termin liegt eine Terminnotiz vor. Die Notiz wird angezeigt, wenn Sie auf den Termin gehen und aus dem Kontextmenü den Punkt Information wählen dort können Sie die Notiz auch ändern. Außerdem können Sie in den Optionen einstellen, dass die Notiz auch als Tooltipp angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Termin zeigen. Buchstabe Q vor dem Namen: Dieser Termin beinhaltet Leistungen, denen QM-Dokumente aus dem CGM ORGANIZER zugeordnet sind. Im Kontextmenü zum betreffenden Termin können Sie die jeweiligen QM-Dokumente einsehen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt CGM ORGANIZER aus dem Kontextmenü. vor dem Namen: Dieser Termin ist ein Onlinetermin, der über die Anbindung an CGM LIFE eservices vereinbart wurde. Zahlenangabe wie 2/3 statt Patientenname: Es handelt sich um einen Sammeltermin. Diese Termine enthalten mehrere Patienten. Im Beispiel würde 2/3 bedeuten, dass die Leistungsart 3 Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Darstellungen 106

108 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Patienten im Termin zulässt und derzeit 2 Patienten eingetragen sind. (t) hinter dem Namen: Es handelt sich um einen Termin für einen temporären Patienten. Buchstabe U im Farbkodierungsfeld: Der aktuelle Behandler hat für den angezeigten Tag Urlaub. Buchstabe I im Farbkodierungsfeld: Für den aktuellen Behandler ist eine ganztägige, individuelle Abwesenheit eingetragen. Buchstabe K im Farbkodierungsfeld: Der aktuelle Behandler ist am angezeigten Tag aus Krankheitsgründen abwesend. Buchstabe S im Farbkodierungsfeld: Für den aktuellen Behandler ist in der Stundenplanung eine stundenweise Abwesenheit am angezeigten Tag eingetragen. Buchstabe R im Farbkodierungsfeld: Für den aktuellen Raum ist eine individuelle Raumblockierung eingetragen worden. Buchstabe F im Farbkodierungsfeld: Der angezeigte Tag ist ein Feiertag. In der Tagessicht ist an Feiertagen außerdem das Tagesdatum in der Infoleiste oben fett hervorgehoben. Mehr zur Einstellung der Feiertage finden Sie unter Praxiseinstellungen Arbeitskalender (Urlaub, Feiertage...) auf Seite 72. Hellgrauer Farbkode über alle Zimmer: Dies kennzeichnet immer eine Abwesenheit des aktuellen Behandlers, i.d.r. also eine für ihn eingetragene Wechselschicht. Monatskalender / Navigation im Terminplan Der Monatskalender rechts oben gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den aktuellen Monat. Mit einem Klick auf ein bestimmtes Datum springen Sie zum entsprechenden Tag. Den Monat können Sie schnell über die Pfeilbuttons oben am Kalender wechseln. Wenn Sie das Jahr anklicken, erscheinen auch dafür entsprechende Pfeile. Um schneller im Terminkalender zu navigieren, können Sie auch die folgenden Tastaturkürzel verwenden. ESC: Springt immer auf den heutigen Tag und schaltet in die Tagessicht um, falls Sie sich vorher in der Wochen- oder Monatssicht befanden. Dies können Sie auch erreichen, indem Sie auf die rot markierte Heute -Zeile unten im Monatskalender klicken. Wenn der angezeigte Tag mit dem aktuellen Tagesdatum überein stimmt, ist außerdem das Datum in der Infoleiste oben fett hervorgehoben und mit dem Zusatz *** HEUTE *** versehen. Diese deutliche Hervorhebung soll versehentliche Terminvergaben am falschen Tag vermeiden. Graues Plus (Ziffernblock): Springt in der Tagessicht einen Tag weiter (in Wochensicht eine Woche, in Monatssicht einen Monat). Graues Minus (Ziffernblock): Springt in der Tagessicht einen Tag zurück (in Wochensicht eine Woche, in Monatssicht einen Monat). <Strg> + Graues Plus (Ziffernblock): Springt in der Tagessicht eine Woche weiter (in Wochensicht einen Monat, in Monatssicht ein Jahr). <Strg> + Graues Minus (Ziffernblock): Springt in der Tagessicht eine Woche zurück (in Wochensicht einen Monat, in Monatssicht ein Jahr). Der Monatskalender zeigt außerdem auch die Kalenderwochen an und hebt Samstage, Sonntage und Feiertage fett hervor dies ist in den Optionen einstellbar. Eine genauere Erläuterung der Farbkodierungen finden Sie im Abschnitt Farboptionen auf Seite 114 weiter unten. Mehr zu den optionalen Einstellungen der Tagessicht finden Sie im Kapitel Optionen auf Seite Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

109 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Darstellungen Wochensichtdarstellung Ansicht Wochensicht In der Ansicht Wochensicht, die Sie auch mit einem Klick auf das Symbol oder dem Tastaturkürzel <Strg> + <W> erreichen, sehen Sie alle Termine einer Woche ohne die Angabe der Patienten- oder Leistungsdaten zu jedem Termin. Je nach Farbeinstellung werden hier die Termine farblich dargestellt. Darüber hinaus sind die einzelnen Tage mittels trennende Hilfslinien leichter erkennbar. Sie können direkt in der Wochensicht einen Termin erfassen oder aus der Wochensicht in die Tagessicht verzweigen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf die Wochensicht und wählen aus dem Kontextmenü die Funktion zur Tagessicht aus. Ausführliche Informationen zu angezeigten Symbolen, Buchstabenkürzeln oder allgemeinen Farbkodierungen für Abwesenheiten finden Sie ebenfalls unter Darstellungen Tagessichtdarstellung auf Seite 105. Monatssichtdarstellung Ansicht Monatsansicht In der Ansicht Monatssicht, die Sie auch mit einem Klick auf das Symbol oder dem Tastaturkürzel <Strg> + <M> erreichen, sehen Sie ähnlich wie in der Wochensicht alle Termine eines Monats ohne die Angabe der Patienten- oder Leistungsdaten zu jedem Termin. Je nach Farbeinstellung werden hier die Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Darstellungen 108

110 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Termine farblich dargestellt. Zusätzlich sorgen trennende Hilfslinien in dieser Ansicht für einen leichten Überblick der einzelnen Tage. Sie können direkt in der Monatsansicht einen Termin erfassen oder aus der Monatssicht in die Tagessicht verzweigen. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf einen Termin der Monatssicht und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Funktion zur Tagessicht aus. Ausführliche Informationen zu angezeigten Symbolen, Buchstabenkürzeln oder allgemeinen Farbkodierungen für Abwesenheiten finden Sie ebenfalls unter Darstellungen Tagessichtdarstellung auf Seite 105. Ansichten anpassen Sie können die Ansicht in der Tages-, Wochen- und Monatssicht auf bestimmte Zimmer oder Zimmergruppen beschränken. Gerade in einer Praxis mit mehreren Behandlern und vielen Räumen ist es zur besseren Übersicht sinnvoll, Ansichten zu definieren, in welchen ein Behandler nur die Räume sieht, welche von ihm benötigt werden. Definition der Zimmeransichten Ansicht Zimmer Anpassen Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Tages-, Wochen- oder Monatssicht und der Auswahl von Anpassen gelangen Sie zur Definition der Zimmeransichten. Sie sehen dann folgenden Dialog: 109 Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

111 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Darstellungen Sie sehen hier eine Liste der aktuell definierten Zimmeransichten. In der ersten Spalte steht der Name der Ansicht, ggf. farblich oder fett hervorgehoben. In der zweiten Spalte steht der Name des Behandlers, auf welchen mit Anwahl der betreffenden Zimmeransicht in der Terminansicht automatisch umgeschaltet wird. Diese automatische Umschaltung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Behandler haben, welche immer in getrennten Zimmern arbeiten. Sie können aber auch Ansichten definieren, bei denen keine Umschaltung vorgenommen wird. Dies kann sinnvoll sein, wenn ein Behandler aus Übersichtsgründen mehrere Ansichten haben will mit nur wenigen Zimmern (z.b. Operationsräume vs. normale Behandlungszimmer). In der dritten Spalte sehen Sie die Kurznamen der Zimmer, welche bei Anwahl dieser Ansicht in den Terminansichten angezeigt werden. Rechts neben der Liste sehen Sie zwei kleine, mit Pfeilsymbolen beschriftete Buttons. Damit könne Sie die jeweils markierte Ansicht in der Listenreihenfolge nach oben oder unten verschieben. Erstellen und Bearbeiten einer Zimmeransicht Ansicht Zimmer Anpassen Neu Ansicht Zimmer Anpassen Bearbeiten Mit der Schaltfläche [Neu] können Sie eine neue Zimmeransicht erstellen. Mit [Bearbeiten] können Sie eine bereits vorhandene, in der Liste aufgeführte Ansicht bearbeiten. Sie gelangen dann in den folgenden Dialog: Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Darstellungen 110

112 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Im Bezeichnungsfeld können Sie eine freie Bezeichnung für die gewählte Zimmeransicht eingeben. Bitte beachten Sie, dass der hier eingegebene Name nicht allzu lang sein sollte, damit er in der Terminansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht) rechts neben dem Behandler angezeigt werden kann. Wenn er zu lang ist, wird er automatisch abgekürzt. Im Kombinationsfeld für die Behandlerumschaltung können Sie entweder (Keine Umschaltung) oder einen bestimmten Behandler wählen. Mit der späteren Aktivierung der Zimmeransicht wird dann automatisch auf den gewählten Anwender umgeschaltet. In der Liste der darzustellenden Zimmer können Sie die Zimmerreihenfolge ändern und die Zimmer auswählen, welche in dieser Ansicht dargestellt werden sollen. Auswahl der Zimmeransicht Ansicht Zimmer Die Auswahl erreichen Sie auch über einen Klick mit der rechten Maustaste in die Tages-, Wochen- und Monatssicht. Wählen Sie alle Zimmer, um alle Zimmer in der jeweiligen Sicht darzustellen oder eine Ihrer Zimmergruppen, deren Definition im vorherigen Abschnitt erklärt wurde. Wenn bei der Definition einer Ansicht eine Umschaltung auf einen bestimmten Behandler gewählt 111 Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

113 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Darstellungen wurde, wird die passende Behandlerfarbe als Farbquadrat vor dem Namen der Ansicht aufgeführt. Sie sollten aber aus Übersichtsgründen den Namen oder das Kürzel des Behandlers auch im Namen der Ansicht mit aufführen so wie in obigen Beispielen bei den Behandlungen für Dr. Timer und Dr. Dentin. Wenn Sie eine solche Ansicht wählen, wird gleichzeitig auch der angegebene Behandler als aktueller Behandler eingestellt. Des Weiteren bleibt die zuletzt eingestellte, individuelle Zimmeransicht für den nächsten CGM PRAXISTIMER-Start erhalten. Währenddessen wird zur besseren Orientierung die Bezeichnung der aktuellen Zimmeransicht neben dem Behandlerauswahlfeld (oben links) angezeigt. Wenn das Farbquadrat weiß ist, handelt es sich immer um eine Ansicht ohne Behandlerumschaltung. Wenn Sie eine solche Ansicht wählen, bleibt der derzeitig eingestellte, aktuelle Behandler unverändert. Rahmenzeiten anzeigen Ansicht Gesamte Rahmenzeit Hiermit ändern Sie die Anzeige Ihrer Termine von der normalen Darstellung mit gut lesbaren Beschriftungen auf die kompakte Darstellung der gesamten Rahmenzeit. Aufgrund der eingeschränkten Schriftgröße eignet sich diese Ansicht nicht immer als Arbeitsoberfläche. Sie soll Ihnen lediglich eine schnelle Übersicht der Gesamtauslastung eines ganzen Tages, einer Woche oder eines Monats ermöglichen. Welche Ansicht aktuell aktiv ist, sehen Sie an dem kleinen Häkchen vor dem Menüeintrag. Die Auswahl der Rahmenzeit wird im Kapitel Verwaltung Rahmenzeit ändern auf Seite 222 erklärt. Patientennamenanzeige Ansicht Patientennamen ausblenden Um die Initialen anstatt der Namen einzublenden, können Sie das neue Augen-Icon in der Symbolleiste verwenden. Die Grafik zeigt immer an, welcher Zustand momentan aktiv ist. Fahren Sie mit der Maus über das Icon um zu sehen, was passiert wenn Sie es anklicken. = Die Namen der Patienten sind sichtbar, anklicken um die Initialen einzublenden = Es sind nur die Initialen der Patienten sichtbar, anklicken um die vollständigen Namen anzuzeigen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Darstellungen 112

114 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Je nach Konfiguration kann es erforderlich sein, dass die Symbolleiste des CGM PRAXISTIMER zurückgesetzt werden muss, damit das neue Icon ausgewählt werden kann. Zum Zurücksetzen der Symbolleiste rufen Sie den Dialog Symbolleiste anpassen über das Menü Ansicht Symbolleiste Symbolleiste anpassen auf. Klicken Sie nun auf den Button Zurücksetzen. Sie können die Namensanzeige außerdem mit der Tastenkombination Strg+I (i) oder über das Menü Ansicht steuern. Hier gibt eine neue Auswahl Patientennamen ausblenden. In den CGM PRAXISTIMER Optionen können Sie pro Arbeitsplatz festlegen, ob bereits beim Programmstart die Initialen eingeblendet werden sollen. Öffnen Sie hierzu die CGM PRAXISTIMER Optionen über Extras Optionen und klicken Sie auf den Bereich Ansicht 2. Sie finden die Auswahl im Abschnitt Patientennamen anonymisieren. Ändern der Schriftgröße Ansicht Schriftgröße Sie können die Schriftgröße über die Tastenkombination <Alt+Pfeiltaste oben> vergrößern und mit <Alt+Pfeiltaste unten> verkleinern. Verwenden Sie die Tastenkombination <Alt+N> um die Schriftgröße wieder auf den Standardwert zu stellen. Über das Menü Ansicht Schriftgröße erreichen Sie die Funktionen zum Verändern der Schriftgröße direkt per Maus. Sie können die Schriftgröße auch manuell in den Optionen festlegen. Öffnen Sie hierzu die CGM PRAXISTIMER Optionen über Extras Optionen und klicken Sie auf den Bereich Ansicht 2. Im Abschnitt Schriftgröße in der Tagesansicht können Sie nun den gewünschten Wert eintragen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Schriftgröße auf den Standardwert von 8pt zurückgesetzt. Wählen Sie den Punkt Kalender in der Aufgabenleiste automatisch anpassen aus, passt sich zusätzlich der Kalender zusammen mit der Mitarbeiter/Aufgabenleiste an die eingestellte Schriftgröße automatisch an. 113 Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

115 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Darstellungen Farboptionen Farbdarstellung der Termine Sie haben -speziell in der Tagesansicht- sehr umfangreiche Möglichkeiten, die Termine in informativer Weise farblich zu kennzeichnen. Hierbei können Sie unabhängige Farbinformationen für den Farbbalken (der kurze Block vor einem Termin, der meist nur einen Farbblock enthält) und die Terminschattierung (der Hintergrundbereich des Kalenders hinter einem Termin) auswählen. Bei der Terminschattierung wird immer eine hellere Pastellvariante eines Farbtons genommen, damit die textuellen Termininformationen jederzeit lesbar bleiben. Eine Strukturfarbe wie Rot würde in der Terminschattierung daher z.b. als hellrosa dargestellt werden. Wenn Sie für die Terminschattierung die Auswahl Transparent wählen, wird der Hintergrundbereich des Termins nicht weiter verändert. Die verschiedenen Farbkodierungsmöglichkeiten werden in den folgenden Abschnitten im Detail beschrieben. Extras Ansicht Gruppenfarben Sie können jeder Leistungsart eine bestimmte Gruppe zuweisen. Die Farbe einer Gruppe legen Sie im Menü Praxiseinstellung Leistungsarten Leistungsgruppen an. Wenn Sie nun aus dem Kontextmenü Gruppenfarben anwählen, erreichen Sie dadurch, dass in der Tagessicht alle Leistungen, egal welches Behandlers, in der jeweiligen Gruppenfarbe angezeigt werden. Zusätzlich können Sie die inaktiven Behandler durch graue Farbe abblenden, alle Behandler anzeigen oder nur den aktiven Behandler anzeigen. Die Gruppenfarben sind sinnvoll, wenn Sie in der Übersicht hauptsächlich Wert auf eine Unterscheidung der Leistungsgruppen (z.b. chirurgische Leistungen gegenüber prophylaktischen Leistungen) legen. Behandlerfarben Sie können bei der Behandleranlage festlegen, welche Farbe ein Behandler bekommen soll. Wenn Sie nun die Funktion Behandlerfarben auswählen, werden alle Termine mit der jeweiligen Behandlerfarbe angezeigt. Die zusätzlichen Einstellungen, nur den aktiven Behandler anzuzeigen oder die Inaktiven grau abzublenden, machen hier praktisch keinen Sinn, da dann alle sichtbaren Termine nur in einer Farbe angezeigt würden. Die Behandlerfarben sind dann sinnvoll, wenn Sie eine Übersicht aller Termine sehen möchten und Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Darstellungen 114

116 Darstellungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 anhand der Farbgebung sehen möchten, wann welcher Behandler Termine hat. Ausführliche Informationen zur Anlage von Behandlern finden Sie unter Verwaltung Benutzerverwaltung auf Seite 215. Strukturfarben Bei der Leistungsartenanlage legen Sie fest, ob eine Leistung aus 100, 50 oder 0% Behandlerzeit besteht. Wenn Sie nun die Funktion Strukturfarben auswählen, dann werden alle Leistungsarten mit Ihrer Struktur angezeigt. Rot steht dabei für 100% Behandlerzeit, gelb für 50 % Behandlerzeit und grün für 0% Behandlerzeit (Ampelprinzip) verlängerte Terminzeiten haben eine zusätzliche Farbe. Sie können diese Farbkodierung in den Optionen nach Ihren Vorstellungen anpassen, wir raten Ihnen aber zu den einheitlichen Standardfarben, da diese eine Hilfestellung durch Hotline, Support oder Praxisbetreuer erleichtern. Zusätzlich können Sie die inaktiven Behandler durch graue Farbe abblenden, alle Behandler anzeigen oder nur den aktiven Behandler anzeigen. Es wird empfohlen, die Strukturfarben mit der Abblendung der inaktiven Behandler zu kombinieren. Auf diese Weise haben Sie alle Termine der Praxis im Blick. Außerdem erkennen Sie für den aktiven Behandler zu jeder Zeit, wie ausgelastet dieser ist. Sind beispielsweise in einer Zeile nur grüne Termine zu sehen, könnte der Behandler u.u. noch parallele Tätigkeiten verkraften. Sind dort mehrere rote Termine zu sehen, ist der Behandler massiv überlastet. Die automatische Terminvergabe berücksichtigt und optimiert die Auslastungen aller Behandler. Inaktive Behandler markieren Wählen Sie diese Option, wenn nur der aktuelle Behandler farblich dargestellt werden soll. Alle anderen Behandler werden dann dunkelgrau dargestellt. Dies ist eine empfohlene Option in Kombination mit den Struktur- oder Gruppenfarben. Nur aktuellen Behandler zeigen Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur die Termine des aktuellen Behandlers sehen wollen. Termine anderer Behandler werden komplett ausgeblendet. Bei dieser Darstellung können Sie keine manuellen Termine vergeben, nur die Ansicht ist möglich. Alle Behandler zeigen Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Termine aller Behandler farbig dargestellt haben wollen. So haben Sie die gesamte Terminauslastung der Praxis im Blick. Jedoch können Sie nur in Kombination mit Behandlerfarben zwischen den einzelnen Behandlern unterscheiden. Wir empfehlen Ihnen daher eher die Option inaktive Behandler markieren. Ausführliche Informationen zur Farbeinstellung finden Sie unter Darstellungen Tagessichtdarstellung auf Seite 105. Ausführliche Informationen zu angezeigten Symbolen, Buchstabenkürzeln oder allgemeinen Farbkodierungen für Abwesenheiten finden Sie ebenfalls unter Darstellungen Tagessichtdarstellung auf Seite Darstellungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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118 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Karteikarte Allgemeines Patienten Karteikarte Die Karteikarte des Patienten kann als Zentralstelle im Terminprogramm angesehen werden, da Sie vom Patienten aus sowohl einen bestimmten Termin verschieben, löschen als auch neu vergeben können. Außerdem können Sie zu einem bestimmten Termin in die Tagessicht springen. Sie können die Karteikarte auch mit <F4> aufrufen. Bitte beachten Sie, dass sowohl Aussehen als auch Funktionalität der Karteikarte im Detail vom angebundenen Abrechnungsprogramm/Patienten-Stammdatenverwaltungsprogramm abhängen. 117 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

119 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Karteikarte Die in der Karteikarte angezeiten Termine können sortiert werden. Klicken Sie den entsprechenden Spaltenkopf der Terminliste an, um die Termine nach dieser Spalte zu sortieren. Ab Version 4.11 gelöschte Termine werden ebenfalls in der Karteikarte angezeigt. Diese Termine erkennen Sie an der durchgestrichenen Schrift. In der Spalte Status befindet sich ein schwarzes Kreuz, wenn der Termin seitens der Praxis abgesagt wurde. Wurde der Termin seitens des Patienten abgesagt, ist ein rotes Kreuz zu sehen. In diesem Fall wird auch der Terminzähler Abgesagt hochgezählt. In der Spalte Termininfo/Kommentar können Sie den Absagegrund einsehen. Bewegen Sie die Maus über den gelöschten Eintrag, werden zusätzliche Informationen (Löschdatum und der vollständige Kommentar, falls der Platz nicht ausreicht) zum Eintrag eingeblendet. Klicken Sie die Option gelöschte und abgesagte Termine ausblenden an, um nur noch die tatsächlichen Termine anzeigen zu lassen.des Weiteren wird in der Karteikarte verwaltet, wie viel Termine ein Patient abgesagt hat oder an wie vielen Terminen der Patient einfach nicht erschienen ist. Außerdem wird auch gezeigt, wie viele Termine ein Patient schon insgesamt bekommen hat. Mit einem Rechtsklick über einer der Zähleranzeigen bekommen Sie ein Kontextmenü. Hier können Sie dann jeden Zähler einzeln oder alle zusammen auf 0 zurücksetzen. Unterhalb der Zähler können Sie für den angezeigten Patienten seine Patientenzeitgruppe festlegen. Dies ist eine schnelle Alternative für das Menü Praxiseinstellungen Patientenzeiten Zeiten zuordnen. Näheres zu Patientenzeiten finden Sie unter Praxiseinstellungen Patientenzeiten. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit einem Patienten eine Terminsperre zu erteilen. Damit erhalten Sie jedes Mal einen Hinweis über diese Sperre, wenn versucht wird diesem Patienten einen Termin zuzuordnen. Sie können dann entscheiden ob Sie der Sperre nachgehen oder dem Patient dennoch einen Termin vergeben. Die Terminsperre kann jederzeit aufgehoben werden. Wenn Sie die Stammdaten eines Patienten ändern wollen, so klicken Sie einfach auf die Schaltfläche [Ändern]. Wenn Sie einen neuen Patienten aufnehmen wollen, so klicken Sie auf die Schaltfläche [Neuer Patient]. Zum Löschen des aufgerufenen Patienten klicken Sie auf die Schaltfläche [Patient löschen]. Zum Versenden von UMS-Nachrichten klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [UMS senden]. Diese Schaltfläche ist nur anwählbar, wenn entsprechende, gültige Kontaktdaten eingetragen sind und diese Daten für den UMS-Versand freigeschaltet sind (sichtbar durch Häkchen). Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Karteikarte 118

120 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Über den Button [Termininfo] können Sie den Termininfo-Dialog aufrufen. Die zum Termin eingetragene Termininfo wird in einer eigenen Spalte angezeigt. Bewegen Sie die Maus über den Eintrag um die vollständige Termininfo in einem Tooltipp zu sehen. Zum Drucken einer Terminkarte mit allen ausstehenden Terminen verwenden Sie die Schaltfläche [Drucken]. Wenn in der Terminanzeige auch Termine aus der Vergangenheit aufgeführt werden (bei diesen ist das Datum hellgrau statt schwarz gedruckt), werden Sie gefragt, ob Sie alle oder nur die zukünftigen Termine drucken möchten. Wenn einige zusammenhängende Termine Nulldistanztermine sind, welche direkt aufeinander folgen, ist es möglich, beim Ausdruck nur den jeweils ersten zu drucken. Dies kann in den Optionen eingestellt werden. Nähere Hinweise zum Drucken einer Terminkarte finden Sie im Kapitel Terminkarten auf Seite 145. Standardmäßig werden in der Terminliste alle Patiententermine ab heutigen Datum minus 14 Tage aufgeführt. Sie können diese Differenz aber in den Optionen oder durch Klick auf den Text Hier klicken, um Default-Datum zu ändern ändern. Die Schaltfläche [Aktueller Patient] existiert nur, wenn Sie den CGM PRAXISTIMER mit einer externen Anbindung betreiben. In diesem Fall können Sie darüber den zuletzt im Patientenverwaltungssystem bearbeiteten Patienten bekommen (sofern das Patientenverwaltungssystem diese Funktionalität unterstützt). Die Funktionen zum Ändern, Löschen und Neuanlegen von Patienten stehen nur zur Verfügung, wenn Sie im CGM PRAXISTIMER mit der eigenen Datenbank arbeiten. Ausführliche Informationen zur Anbindung von Patientendatenbanken finden Sie unter Optionen AIS-Anbindungen (Alle Stationen) auf Seite 188. Vorgemerkte Terminsuchen ausführen Im Rahmen der automatischen Terminsuche können Sie für einen Patienten einen bestimmten Suchauftrag in dessen Karteikarte hinterlegen. In diesem Fall finden Sie solche Suchen unter dem Reiter Terminsuchen, auf den dann auch sofort automatisch umgeschaltet wird, falls ein gewählter Patient solche Suchen hinterlegt hat. 119 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

121 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Karteikarte Um die hinterlegte Suche auszuführen und einen konkreten Termin zu vereinbaren, wählen Sie bitte die Schaltfläche [Terminsuche ausführen]. Sie kommen darüber direkt in den automatischen Terminsuchassistenten und stehen genau an der Stelle, von der aus sie zu einem früheren Zeitpunkt den Suchauftrag gespeichert hatten. Alle damals gemachten Voreinstellungen (Patientenwahl, Leistungs- oder Kettenauswahl, Behandlerund Leistungsbeschränkungen, Uhrzeitbeschränkungen, etc) sind im Suchdialog dann bereits eingestellt. Falls als Suchdatum in der Karteikarte aktuell stand, wird gemäß der normalen Voreinstellungen gesucht. Anderenfalls kann auch ein minimales Suchdatum hinterlegt worden sein. Über die Schaltfläche [Terminsuche löschen] können Sie eine Suchvormerkung entfernen, wenn Sie wissen, dass diese nicht mehr benötigt wird. Über die Schaltfläche [Neuer Termin] können Sie wie gewohnt eine automatische Suche starten, die unabhängig von den hier gezeigten Suchvormerkungen ist. Die Patientendaten Die Daten der Patienten werden aus Platzgründen auf 3 bis 4 kleine Registerkarten verteilt. Auf der ersten Karte sehen Sie auf einen Blick die wichtigsten Daten (Patientenname, -nummer, Versicherungsdaten, Haupttelefonnummer). Der Name mit Titel und Zusätzen wird außerdem ganz oben rechts im Dialog aufgeführt. Im Feld Geb.-Datum wird hinter dem Datum auch das Alter in Jahren angegeben. Wenn Sie mit der Maus auf dieses Feld zeigen, wird auch das Sternzeichen des Patienten als Tooltipp angezeigt. Falls der Patient am aktuellen Behandlungstag Geburtstag haben sollte, wird das Datum außerdem fett hervorgehoben. Wenn Sie dies sehen, können Sie ihm freundlich gratulieren und so seine Praxisbindung positiv bestärken. Falls das angebundene Patientenverwaltungssystem dem CGM PRAXISTIMER die KV-Kartensymbole (=Versicherungsnachweisinformation) liefert, wird das entsprechende Symbol vor dem Feld Kasse angezeigt. So sehen Sie direkt, ob die KV-Karte noch eingelesen werden muss. Das Geschlecht des Patienten wird als stilisiertes männliches oder weibliches Gesicht unterhalb der Terminzähler angezeigt. Falls dort kein Symbol erscheint, ist das Geschlecht des Patienten unbekannt. Befindet sich links neben der Geschlechtskennzeichnung bedeutet das, dass dieser Patient bei den CGM-LIFE eservices eingeschrieben ist und alle Termine, die Sie Ihm/Ihr vergeben auch über die onlineterminbuchung an den Patienten weitergegeben werden können. Ausführliche Informationen zur CGM LIFE eservices onlineterminbuchung finden Sie im Kapitel Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung auf Seite 293. Das Feld Risiko enthält wichtige Hinweise wie Risikoanamnesen. Es ist daher rot hervorgehoben, damit solche Risikohinweise nicht übersehen werden. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Karteikarte 120

122 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Dem Patient kann eine Terminsperre vergeben werden. Damit erscheint beim Versuch, einen Termin zu vergeben, immer ein Hinweis auf die Sperre. Sie können danach entscheiden, ob der Patient einen Termin bekommt oder nicht. Auf der zweiten Karte werden die Adressdaten und Details zur Versicherung und Anamnese gezeigt: Wenn eine vollständige Adresse zu dem Patienten erfasst und eine Internetverbindung verfügbar ist, kann diese über den Button Adresse im Web anzeigen angezeigt werden. Es wird dazu der Systembrowser gestartet und die Adresse in Google Maps nachgeschlagen. Dies kann beispielsweise. zur Vorbereitung von Hausbesuchen genutzt werden. Auf der dritten Karte stehen Daten zu den Bereichen UMS und Telefonie. Mit den Radiobuttons vor den Kommunikationsdaten können Sie angeben, worunter der Patient hauptsächlich erreichbar ist. Wenn er beispielsweise angibt, hauptsächlich im Büro erreichbar zu sein, wählen Sie den Radiobutton vor Telefon (Büro). Von nun an wird diese Telefonnummer für diesen Patienten auf der ersten Registerkarte mit angezeigt. Wenn Sie den CGM PRAXISTIMER zusammen mit telemed für die UMS-Kommunikation nutzen, können Sie hier für einzelne Patienten besondere Erreichbarkeitsoptionen einstellen (wir empfehlen Ihnen jedoch die Defaulteinstellung). Wenn Sie den Radiobutton Eigene Einstellung aktivieren, können Sie über die Ankreuzkästchen diejenigen Kommunikationsdaten markieren, die für den UMS-Versand berücksichtigt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass sich die UMS-Funktionen teilweise noch in Vorbereitung befinden. Derzeit ist es noch nicht möglich, UMS-Nachrichten an Fax- oder Festnetznummern zu versenden. Über den Button UMS in der Karteikarte können Sie dem Patienten auch jederzeit direkt eine UMS- Nachricht an alle aktivierten Nummern/Adressen senden. 121 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

123 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Karteikarte Auf der vierten Karte finden Sie das Patientenfoto des angezeigten Patienten, falls das angebundene Patientenverwaltungssystem dieses liefert. Die zugrunde liegende Bilddatei muss jedoch eines der Formate BMP (Windows Bitmap), GIF (Graphics Interchange Format) oder JP(E)G (Joint Picture Experts Group) haben, sonst ist eine Darstellung innerhalb der Karteikarte leider nicht möglich. Termininformation Um sich weitere Informationen zum Termin des Patienten einzublenden, wählen Sie über die Ansicht Tagesansicht den entsprechenden Termin mit linkem Mausklick an. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie bitte die Funktion Termininfo. Die Termininfo kann auch aus der Karteikarte des Patienten heraus aufgerufen werden. Über drei verschiedenen Register erhalten Sie viele Informationen zum Termin, die Ihnen zusätzlich auch für eine bessere Qualitätssicherung Ihres Praxisteams und Patienten hilfreich sind. Die Daten in dem Register Terminformation werden aus der automatischen oder manuellen Terminvergabe entnommen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Karteikarte 122

124 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Das Register Historie spiegelt die einzelnen Aktionen, die mit diesem Termin ausgeführt wurden. In dieser Protokollierung können Sie die einzelnen Patienwartezeiten einsehen und sinnvoll in statistischen Auswertungen und Qualitätsmanagement (z.b. CGM ORGANIZER) nutzen. Der Zusammenfluss dieser Daten ergibt sich aus der Pflege der Patientenstatus und des verbundenen Statuswechsels. Die Schaltflächen [OK]und [Abbrechen] schließen diesen Dialog. Über die Funktion [Termin ändern] können Sie direkt in die manuelle Terminvergabe verzweigen, um eine Terminänderung vorzunehmen. Ausführliche Informationen zur Ausführung von Patientenstatus und Statuswechsel können Sie dem Kapitel Wartezimmer auf Seite 129 entnehmen. Temporäre Patienten Wenn Sie den CGM PRAXISTIMER in direkter Verbindung mit einem Patientenverwaltungssystem benutzen, greift der Terminplaner auf dessen Patientendaten zurück. Ähnlich sieht es aus, wenn Sie den Patientenabgleich zwischen CGM PRAXISTIMER und Ihrem Patientenverwaltungssystem über BDT- oder CSV-Dateien vornehmen. Wenn Sie nun schnell einen Termin für einen Patienten vergeben möchten, der noch nicht im Patientenverwaltungssystem erfasst ist, müssen Sie diesen Patienten im CGM PRAXISTIMER temporär erfassen. Wenn Sie anschließend einen Termin eines temporär erfassten Patienten suchen wollen, geht das nicht über die Karteikarte mit <F4>, sondern über die Funktionstaste <F3> oder über den Menüpunkt Patienten Temporäre Patienten. Die Telefonnummer des temporären Patienten wird in einem Tooltipp vollständig angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Patientennamen streifen. Diese Auskunft erhalten Sie ebenso, wenn Sie den Termin mit linkem Mausklick bestätigen und den Kontextmenüpunkt Information aktivieren. 123 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

125 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Karteikarte Abgleich von temporären Patienten Patient Temporärer Patientenabgleich (STRG + F3) Temporäre Patienten sollten nur benutzt werden, wenn sie noch nicht im Patientenverwaltungssystem erfasst sind, z.b. weil sie zu einem ersten Termin in der Praxis angemeldet sind. Sie können temporäre Patienten nachträglich komfortabel zu Stammpatienten umschreiben, wenn Sie die CGM PRAXISTIMER Funktion temporärer Patientenabgleich verwenden. Wir empfehlen Ihnen, diese Funktion regelmäßig, z.b. 1x pro Woche zu verwenden, um die statistischen Patientendaten innerhalb der CGM PRAXISTIMER Datenbank korrekt zu halten. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Karteikarte 124

126 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie die Funktion bereits einmal verwendet haben, ist dort der Zeitraum der letzten Verwendung bis heute eingetragen. Neben dem Zeitraum können Sie auch bestimmte Terminstatus ein- oder ausschließen. In der Voreinstellung werden Termine mit dem Status nicht erschienen in der Liste nicht berücksichtigt, da der dort vermerkte, temporäre Patient höchstwahrscheinlich nie in der Praxis erfasst wurde und daher auch nicht zugeordnet werden kann. 125 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

127 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Karteikarte Im zweiten Schritt wird eine Liste von Terminen mit temporären Patienten erstellt und in der oberen Dialoghälfte angezeigt. Durch Doppelklick auf eine Zeile können Sie nun den jeweiligen Patienten einem Patienten im Patientenverwaltungssystem zuordnen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Karteikarte 126

128 Karteikarte Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zuordnung von Patienten Im Zuordnungsdialog sehen Sie oben den Namen und ggf. die Telefonnummer des temporären Patienten. Unten sehen Sie die Daten des am besten passenden Patienten. Falls das Patientenverwaltungssystem keinen passenden Patienten finden konnte, haben Sie die Möglichkeit, durch Eingabe eines Namens- und Vornamensanfang selber verschiedene Varianten des Namens durchzuprobieren. Wenn Sie eine Übereinstimmung gefunden haben, wählen Sie die Schaltfläche [Zuordnen]. Der Termin wird dann vorgemerkt für eine Umschreibung des temporären Patienten zu dem gewählten Stammpatienten. Wenn Sie einmal keine passende Übereinstimmung finden sollten, wählen Sie einfach [vor >>] und überspringen Sie so diesen Termin/Patienten. Der Termineintrag bleibt dann einfach unverändert. Wenn Sie fertig sind oder nicht mehr weitermachen möchten, wählen Sie [Schließen]. Sie kommen dann in den Hauptdialog zurück. Dort sind die eben vorgenommenen Zuordnungen in der unteren Liste des Dialogs angezeigt. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit für eine Kontrolle. Erst wenn Sie im Hauptdialog [Speichern] wählen, werden die Patientendaten in den Terminen umgeschrieben. Dabei wird auch der Terminzähler des Patienten direkt um eins erhöht. 127 Karteikarte Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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130 Wartezimmer Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wartezimmer Allgemeines Ansicht Wartezimmer Sie können die Wartezimmerliste auch mit <F5> aufrufen. Die Wartezimmerliste zeigt Ihnen (nach Wartestatus gefiltert) die geplanten Termine des Tages an sie soll Ihnen zu jeder Zeit einen Überblick über den aktuellen Praxisbetrieb verschaffen. Nur wenn Sie in der Tagessicht die Patienten die jeweils passenden Wartestatus zuweisen, macht die Wartezimmerliste überhaupt Sinn. Wenn der Patient in die Praxis kommt, muss der Patient von der Helferin an der Rezeption angemeldet werden. Dafür klicken Sie in der Tagessicht einfach auf den Patienten und wählen die Funktion angemeldet aus. Wenn ein Patient im Behandlungszimmer sitzt, sollten Sie auf den Patienten klicken und die Funktion in Behandlung auswählen. Wenn der Patient dann die Praxis verlässt, müssen Sie erneut auf den Patienten klicken und ihn als abgemeldet kennzeichnen. Im Praxisalltag hat sich gezeigt, dass die meisten nur die Funktionen angemeldet und abgemeldet benutzen. Darüber hinaus wird bei der Pflege der Patientenstatus auch die Uhrzeit des Statuswechsels protokolliert. Diese Daten können in statistischen Auswertungen zur Patientenwartezeit sinnvoll in Ihr Qualitätsmanagement (z.b. CGM ORGANIZER) einfließen. Außerdem können die Daten in der Termininformation eingesehen werden. Ausführliche Angaben zur Termininformation können Sie im Kapitel Karteikarte Termininformation auf Seite 122 nachlesen. 129 Wartezimmer Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

131 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wartezimmer Die Wartezimmerliste wird regelmäßig aktualisiert. In der Statuszeile unten wird Ihnen das Zeitintervall angezeigt, nach dem die Liste aktualisiert wird (dies ist derzeit eingestellt auf 60 Sekunden). Die Liste wird auch jedes Mal neu aufgebaut, wenn Sie manuell einen Status ändern oder die Filtereinstellungen ändern. Außerdem können Sie die Anzeige auch jederzeit durch einen Klick auf die Schaltfläche mit der laufenden Uhrzeit aktualisieren. Bedienung der Wartezimmerliste Symbolleiste und Filterkriterien In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen im Detail die einzelnen Schaltflächen, Symbole und Bedienungsmöglichkeiten der Wartezimmerliste. Grüner Smiley: Zeigt alle Patiententermine an, die den Wartestatus angemeldet haben. Diesen Status sollten Sie immer aktivieren, da gerade diese Patienten die in der Praxis wartenden sind. Violetter Smiley: Zeigt alle Patiententermine an, die den Wartestatus in Behandlung haben. Es ist u.u. sinnvoll, diesen Statusfilter zu aktivieren, um Patienten zu erkennen, die möglicherweise in einem Behandlungsraum vergessen wurden. Gelber Smiley: Zeigt alle Patiententermine an, die den Wartestatus abgemeldet haben. Wir empfehlen Ihnen, in der Wartezimmerliste diese Symbolschaltfläche zu deaktivieren, da abgemeldete Patienten für den Überblick der Warteliste nicht interessant sind. Roter Smiley: Zeigt alle Patiententermine an, die den Wartestatus nicht erschienen haben. Beachten Sie: Wenn Sie diesen Status bei einem Termin setzen, wird der entsprechende Terminzähler für den Patienten erhöht. Falls der Patient sich lediglich verspätet hat und Sie setzen den Status später noch auf angemeldet um, wird der Zählerstand zurückkorrigiert. Schwarzes Kreuz: Zeigt alle Patiententermine an, die keinen besonderen Status haben. Wir empfehlen Ihnen, diesen Statusfilter nicht zu setzen oder ihn nur kurzzeitig einzuschalten, um einen neu ankommenden Patienten auf angemeldet zu setzen. Portrait: Hierüber kann ein nicht geplanter Patiententermin eingefügt werden. Geben Sie im folgenden Dialog die Daten ein und bestätigen mit [OK] oder beenden die Eingabe mit [Abbrechen]. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wartezimmer 130

132 Wartezimmer Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Der CGM PRAXISTIMER merkt sich den Zustand (pro Arbeitsstation) der Filterschaltflächen in der Symbolleiste. Bei einem späteren Aufruf der Liste wird exakt dieser Zustand wieder hergestellt auch dann, wenn das gesamte Programm zwischendurch beendet wurde. Behandlerfilter: Damit können Sie die Anzeige einschränken auf Patiententermine für einen bestimmten Behandler. Verwenden Sie dies, wenn Sie selbst ein Behandler sind und in Ihrem Arbeitsbereich eine Warteliste beobachten möchten, die nur Ihre Patienten enthält. Zimmerfilter: Damit können Sie die Anzeige einschränken auf Patiententermine für ein bestimmtes Behandlungszimmer. Verwenden Sie dies, um im Behandlungszimmer sehen zu können, welche Patienten als nächstes dafür geplant sind. Auswahlliste Datum: In der Regel ist die Wartezimmerliste nur am aktuellen Tag interessant. Sie können über die Datumsauswahl aber auch an einen beliebigen anderen Tag navigieren, um z.b. nachzuschauen, welche Patienten dort nicht erschienen sind oder keinen Status zugewiesen bekamen. Der CGM PRAXISTIMER merkt sich nicht den Zustand des Behandler- und Zimmerfilters sowie der Datumsauswahl. D.h. bei jedem Aufruf der Wartezimmerliste wird jede Auswahl wieder auf den Standardwert zurückgesetzt. Schaltfläche Uhrzeit: Die laufende Uhrzeit wird Ihnen sekundengenau auf einer Schaltfläche angezeigt. Ein Klick auf diese Schaltfläche führt zu einer sofortigen Aktualisierung der Warteliste. Ansonsten wird die Warteliste alle 60 Sekunden oder bei Änderungen der Filterkriterien aktualisiert. Schaltfläche Schließen: Damit beenden Sie den Dialog des Wartezimmers. Sie brauchen das Wartezimmer aber nicht jedes Mal zu schließen, wenn Sie wieder zurück zur zentralen Terminansicht des CGM PRAXISTIMERs wollen. Schalten Sie einfach mit <ALT> + <TAB> zwischen CGM PRAXISTIMER Hauptprogramm und der Wartezimmerliste. Alternativ können Sie auf einen beliebigen Bereich des CGM PRAXISTIMER Hauptfensters klicken, sofern dieses nicht vollständig von der Wartezimmerliste verdeckt wird. Wenn Sie einen Patienten einfach dazwischen schieben wollen, ohne dass dieser in der Tagessicht erscheint, dann klicken Sie einfach auf die Schaltfläche mit dem Kopf. Es wird dann ein Patient angelegt, der nur in der Wartezimmerliste dieses Tages erscheint, nicht im normalen Terminkalender. In der Wartezimmerliste haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Soll-Termin eines Patienten zu verändern. Doppelklicken Sie dazu einfach auf den Soll-Termin. Diese Einstellung gilt nur für die Wartezimmerliste. 131 Wartezimmer Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

133 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wartezimmer Termin- und Patientenliste Sie haben einige Möglichkeiten, mit der Terminliste des Wartezimmers zu arbeiten und den Arbeitsablauf Ihrer Praxis sowie die Anzeige der Warteliste effektiv zu steuern. Zunächst einmal lässt sich die Liste nach jeder Spalte außer dem Status auf- oder absteigend sortieren. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus auf den gewünschten Spaltenkopf (das graue Überschriftenfeld der Spalte). Es erscheint dann ein kleiner Pfeil, der nach oben (aufsteigend) oder nach unten (absteigend) weist und so die Sortierung anzeigt. Die Standardsortierung ist aufsteigend nach geplanter Terminuhrzeit. Status: Klicken Sie mit linker oder rechter Maustaste irgendwo in das Statusfeld eines aufgelisteten Termins. Sie erhalten ein Kontextmenü, über das Sie den Status ändern können. Die Statusänderung spiegelt sich auch in der Tagesansicht des CGM PRAXISTIMERs wider. Weiterhin werden hier Patienten hervorgehoben, die länger angemeldet sind. Dazu wird ein Blitzsymbol vor der Uhrzeit angezeigt. Weitere Informationen zur Hervorhebung von Patienten finden Sie im Kapitel Optionen Ansicht (alle Stationen) auf Seite 178. Termin (Terminuhrzeit): Klicken Sie mit linker Maustaste irgendwo in das Terminuhrzeitfeld eines aufgelisteten Termins. Es erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die geplante Terminuhrzeit ändern können. Eine hier geänderte Uhrzeit wirkt sich nur auf die Anzeige innerhalb der Wartezimmerliste aus. Die Terminanzeige in den Hauptansichten des CGM PRAXISTIMERs wird dadurch nicht verändert. Mit der Änderung der Zeit können Sie am aktuellen Tag dynamisch die Reihenfolge der Behandlungen ändern und so an unvorhergesehene Gegebenheiten anpassen. Patientenname, -vorname: In dieser Spalte können Sie nichts ändern (außer der Sortierung). Sollten Sie zuvor bei der Terminvergabe das Kästchen "VIP" markiert haben, so wird der Name je nach gewünschter Art der Hervorhebung in farbig (rot) oder in fett angezeigt. Weiterhin wird hier temporäre Patienten markiert, indem vor dem Patientennamen ein Glockensymbol erscheint. Ausführliche Informationen zur Hervorhebung von VIPs finden Sie unter Optionen Ansicht (alle Stationen) auf Seite 178. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wartezimmer 132

134 Wartezimmer Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Standort: Klicken Sie mit der linken Maustaste in dieses Feld. Sie können dann aus einer Auswahlliste den aktuellen Standort des Patienten wählen. Diese Funktion dient der Übersicht in großen Praxen, die mehrere Wartezimmer über evtl. mehrere Etagen verteilt haben. Zimmer: Klicken Sie mit linker Maustaste irgendwo in das Zimmerfeld eines aufgelisteten Termins. Es erscheint eine Auswahlliste, in der Sie das geplante Zimmer ändern können. Eine Änderung hier wirkt sich nur auf die Anzeige innerhalb der Wartezimmerliste aus. Die Terminanzeige in den Hauptansichten des CGM PRAXISTIMERs wird dadurch nicht verändert. Mit der Änderung des Zimmers können Sie am aktuellen Tag dynamisch die Behandlungsreihenfolge und Abläufe steuern und so an unvorhergesehene Gegebenheiten anpassen. Leistung: Klicken Sie mit linker Maustaste irgendwo in das Leistungsfeld eines aufgelisteten Termins. Es erscheint eine Auswahlliste, in der Sie die geplante Leistung ändern können. Eine Änderung hier wirkt sich nur auf die Anzeige innerhalb der Wartezimmerliste aus. Die Terminanzeige in den Hauptansichten des CGM PRAXISTIMERs wird dadurch nicht verändert. Notiz: Doppelklicken Sie in das Notizfeld eines angezeigten Termins oder markieren Sie das Feld und drücken Sie <F2>. Es erscheint die Schreibcursormarke und Sie können eine Notiz eingeben oder ändern. Mit <ESC> können Sie eine angefangene Änderung verwerfen oder mit <ENTER> akzeptieren. Die Änderung wird dann gespeichert und findet sich auch in der Tagessicht des CGM PRAXISTIMERs wieder. Patient in Arzt- bzw. Zahnarztinformationssystem öffnen: Klicken Sie hierzu den gewünschten Termin in der Spalte Status oder Patient an. Es öffnet sich das Kontextmenü zu diesem Termin und Sie können auswählen, dass der Patient in Ihrem Arzt- bzw. Zahnarztinformationssystem geöffnet werden soll. Bitte beachten Sie, dass der Dialog zum Öffnen eines Patienten je nach Arzt- bzw. Zahnarztinformationssystem unterschiedlich aussehen kann. Bei Fragen zur Anbindung des Arzt- bzw. Zahnarztinformationssystems an den CGM PRAXISTIMER wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Hotline oder Ihren Vertriebspartner. Änderungen in den Feldern Status und Notiz wirken sich auch auf die normalen Terminansichten (Tagessicht) des CGM PRAXISTIMERs aus. Änderungen in allen anderen Feldern haben keine Auswirkungen außerhalb der Wartezimmerliste. Empfehlungen für die Wartezimmerliste Hier unsere Empfehlung für eine effiziente Arbeit mit der Wartezimmerliste: Stellen Sie in der Wartezimmerliste die Filterung so ein, dass nur angemeldete Patienten (grüner Smiley) und Patienten in Behandlung (violetter Smiley) angezeigt werden. Alle anderen Filterungsschaltflächen sollten deaktiviert sein. Es sollten Termine für alle Behandler und alle Zimmer angezeigt werden. Weisen Sie ankommenden Patienten in der Tagessicht den Wartestatus angemeldet zu. In der Wartezimmerliste taucht ein solcher Patient sofort auf, wobei auch seine Ankunftszeit dort angezeigt wird. Weisen Sie Patienten den Status in Behandlung zu, wenn Sie diese aufrufen und den Patienten in ein Behandlungszimmer setzen. Oft verwenden Praxen die Behandlungsräume quasi als zusätzliche Wartezimmer. Das ist zwar nicht unbedingt der Sinn der Sache, oft haben Patienten aber ein subjektiv kürzeres Wartegefühl, wenn Sie in ein Zimmer gerufen werden selbst, wenn Sie dort nochmals einige Minuten warten müssen. Über den violetten Smiley sehen Sie auf einen 133 Wartezimmer Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

135 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wartezimmer Blick auch alle Patienten in den Behandlungsräumen. Weisen Sie Patienten den Status abgemeldet zu, wenn diese die Behandlung abgeschlossen haben und die Praxis verlassen. Dies können Sie auch in der Wartezimmerliste machen. Wenn Sie diesen Empfehlungen folgen, bietet die Wartezimmerliste Ihnen eine ständig aktuelle Übersicht von wartenden und aktiven Patienten. An Hand des Blitzsymbols erkennen Sie auch Patienten, die bereits übermäßig lange warten und können auf diese Situation reagieren. Lassen Sie nicht zu, dass sich Patienten unbeachtet fühlen. Sprechen Sie sie an, bitten Sie sie um Entschuldigung für die Wartezeit. Sie werden schnell bemerken, dass sich dieser Service für Ihre Praxis auszahlt. In den meisten Praxen wird leider auch übersehen, dass das Wartezimmer der Raum ist, mit dem Patienten als erstes, am meisten und am längsten in Berührung kommen. Gestalten Sie das Wartezimmer daher so, dass dem Patienten die Wartezeit angenehm gemacht wird. Bemühen Sie sich um die Zufriedenheit Ihrer Patienten. Zufriedene Patienten sind das Kapital jeder Praxis! Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wartezimmer 134

136 Drucken Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Drucken Allgemeines Der CGM PRAXISTIMER bietet Ihnen eine große Anzahl durchdachter und praxisnaher Druckfunktionen. Terminlisten können Sie jederzeit nach vielfältigen Kriterien und Filtern erstellen und ausdrucken lassen. Erinnerungslisten für wichtige Terminarten sind ebenso wenig ein Problem wie der Ausdruck von Telefon- und Umbestelllisten. Seit der CGM PRAXISTIMER-Version gibt es die Möglichkeit, den Druck von Terminkarten über Microsoft Word vorzunehmen. Dabei können Sie die Terminkartenvorlagen mit allen gestalterischen Mitteln von Word an Ihre Praxis anpassen. Nutzen Sie diese Chance, sich durch einen professionellen Auftritt die Sympathie von Patienten zu sichern. Der Druck von Terminkarten wird auf Grund des Umfangs allgemein in dem eigenen Kapitel Terminkarten auf Seite 145 behandelt. Nähere Informationen zum Anpassen von Word-Terminkartenvorlagen finden Sie im Kapitel Wordvorlagen auf Seite Drucken Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

137 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Drucken Terminlisten Datei Drucken Terminlisten Sie können diese Funktion auch mit <Strg> + <P> aufrufen. Im CGM PRAXISTIMER können Sie sich verschiedenste Terminlisten nach unterschiedlichsten Kriterien gefiltert ausdrucken. Wählen Sie im oberen Dialogteil die gewünschte Liste aus und markieren Sie im Listenfenster daneben die im Druck zu berücksichtigenden Eigenschaften. Mit STRG-Mausklick können Sie im Listenfenster mehrere Einträge unabhängig voneinander markieren. Hier eine kurze Erklärung der verschiedenen Listentypen: Behandlerliste: Termine für alle, einen oder mehrere ausgewählte Behandler der Praxis. Gruppiert nach Datum und Behandler. Diese Liste kann z.b. jeder Behandler in seinem Büro oder seinem Behandlungsraum hinterlegen, um auch ohne PC einen Überblick über seine Termine zu haben. Zimmerliste: Termine für alle, einen oder mehrere ausgewählte Behandlungsräume der Praxis. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Drucken 136

138 Drucken Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Gruppiert nach Datum und Zimmer. Diese Liste kann z.b. morgens in jedem Behandlungsraum hinterlegt werden. Gesamtliste: Alle Termine des angegebenen Zeitraumes. Gruppiert nach Datum. Termine nach Leistungsart: Alle Termine ausgewählter Leistungen innerhalb des angegebenen Zeitraumes. Gruppiert nach Datum und Leistungsart. Sie können diese Liste z.b. verwenden, um sich besonders aufwändige oder wichtige Behandlungen (z.b. Operationen) vorzumerken. Termine nach Vergabedatum: Mit dieser wichtigen Liste können Sie sich alle Termine ausgeben lassen, die innerhalb des angegebenen Zeitraums vergeben wurden (nicht: Termine, die im angegebenen Zeitraum liegen!). Sie können diese Liste auch als Unterstützung für Ihre tägliche Datensicherung ansehen. Wenn Sie täglich Ihre Datensicherung machen und einmal am Tag diese Liste ausdrucken, können Sie im Notfall zum einen die Datensicherung vom Vortag einlesen, zum anderen die Termine des aktuellen Tages von der Druckliste in den Terminplaner übertragen. So gehen Ihnen keine Termine verloren! Sperrzeiten von Behandlern: Listet die Abwesenheit von allen, einem oder ausgewählten Behandlern auf (also deren Schichtplan). Sperrzeiten von Raum/Räumen: Listet eingetragene Raumsperren sowie die Raumschichten der gewählten Räume auf. Jede Liste können Sie außerdem nach verschiedenen Terminstatus (beliebig, angemeldet, an/abgemeldet, nicht erschienen) filtern. Falls Sie die Anbindung an CGM LIFE eservices onlineterminbuchung lizenziert haben, können Sie sich über das Auswahlkästchen Nur Online-Termine alle Listen gezielt nur nach online gebuchten Terminen filtern lassen. Die Schnellwahlbuttons ermöglichen Ihnen darüber hinaus, den Zeitraum mit meist nur einem Mausklick sinnvoll einzustellen. Den Effekt der Schnellwahlbuttons können Sie auch sofort an den beiden Datumsauswahlboxen ablesen. Sie erhalten vor dem Druck eine Druckvorschau. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite Drucken Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

139 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Drucken CSV-Datei-Export Über die Ausgabeoption Tabelle (CSV-Datei) haben Sie die Möglichkeit die vollständigen Patientendaten in eine Tabelle zu exportieren. Wählen Sie dazu die Ausgabeoption Tabelle (CSV Datei) erstellen (inkl. erweiterter Patientendaten) an. Im Anschluss können Sie durch Klick auf die Schaltfläche [Dateipfad ] den Dateinamen sowie den Ablagepfad der zu erzeugenden CSV-Datei ändern. Über die Schaltfläche [Tabellenfelder ] wählen Sie die zu verwendenden Datenfelder. Zur Übernahme in den Bereich Aktuell verwendet markieren Sie im Bereich verfügbare Felder das gewünschte Datenfeld und klicken einmal auf den Doppelpfeil nach rechts. Wenn Sie ein Datenfeld nicht verwenden wollen, markieren Sie es und klicken Sie auf den Doppelpfeil nach links. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, können Sie durch die Pfeiltasten nach oben und unten nachträglich die Reihenfolge verändern. Mit Klick auf [OK] speichern Sie Ihre Auswahl und stehen wieder im Hauptdialog des Terminlistendrucks. Hier können Sie durch Klick auf [OK] den Export starten. Sofern Microsoft Excel auf Ihrem System installiert ist, wird Ihre Tabelle in Excel geöffnet, ansonsten wird Ihnen die Tabelle im Editor angezeigt. Im Falle des CSV-Datei-Exports erhalten Sie keine Druckvorschau. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Drucken 138

140 Drucken Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Bedeutung der Tabellenfelder: DATUM ZEIT_VON ZEIT_BIS LEISTUNG BEHANDLER ZIMMER NOTIZ PATIENTNR ANREDE TITEL NAME VORNAME TELEFON GEB_DATUM CAVE KASSE ERSTDATUM ERSTELLER B_KURZ Z_KURZ ZUSATZ STATUS VIP VVL ANGERUFEN PRAXISNR GESCHLECHT NAME_ZUSATZ BEMERKUNG STRASSE PLZ ORT LAND VERSNR VERSSTAT VNACHWEIS TELEFAX TEL_MOBIL TEL_SONST BERUF ARB_GEBER STAMMBEH SEL RECALL Datum des Termins Uhrzeit Terminbeginn Uhrzeit Terminende Leistungsart des Termins Zugewiesener Behandler Zimmer des Termins Notiz zum Termin Patienten-ID Anrede des Patienten Titel des Patienten Name des Patienten Vorname des Patienten Telefonnummer des Patienten Geburtsdatum des Patienten Cave des Patienten Krankenkasse des Patienten Datum der Terminerstellung Terminersteller Kurzbezeichnung des Behandlers Kurzbezeichnung des Zimmers Leistungszusatz Patientenstatus VIP-Kennzeichnung des Patienten Angabe ob Termin vorverlegbar ist Anruf-Kennzeichnung des Termins Nummer/ID der Praxis Geschlecht des Patienten Namenszusatz des Patienten Bemerkung zur Adresse des Patienten Strasse des Patienten Postleitzahl des Patienten Ort des Patienten Land des Patienten Versichertennummer des Patienten Versichertenstatus des Patienten Angabe zum Versicherungsnachweis Fax-Nummer des Patienten Mobilrufnummer des Patienten Weitere Telefonnummer des Patienten des Patienten Beruf des Patienten Arbeitgeber des Patienten Stammbehandler des Patienten Selektionskennzeichnung des Patienten Recall-Info zum Patienten 139 Drucken Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

141 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Drucken Anpassen des Listendrucks Datei Drucken Listendruck anpassen Sie können die beim Listendruck verwendeten Schriftarten und Randabstände individuell anpassen. Bei den Schriftarten ist es möglich, für Seitenüberschrift, Tabellen und Fußzeilen jeweils unterschiedliche Schriften und Schriftgrößen zu verwenden. Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten global für alle CGM PRAXISTIMER-Stationen innerhalb Ihres Praxisnetzes. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder umstellen möchten auf den Auslieferungszustand, klicken Sie einfach die Schaltfläche Zurücksetzen auf Werkseinstellungen an. Erinnerungslisten Datei Drucken Erinnerungslisten Die Erinnerungslisten haben nur dann eine Auswirkung, wenn Sie bei der Leistungsartenanlage die entsprechenden Kriterien (Registerseite Sonstiges) angekreuzt haben. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Drucken 140

142 Drucken Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Hier brauchen Sie lediglich den Zeitraum und den gewünschten Listentyp auszuwählen und auf die Schaltfläche [OK] zu klicken. Sie erhalten vor dem Druck eine Druckvorschau. Ausführliche Informationen zu Leistungsartenanlage finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten auf Seite 28. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite 142. Bildschirmdruck (ganzer Bildschirm) Datei Drucken Bildschirmdruck Ganzer Bildschirm Mit diesem Befehl können Sie sich den aktuellen Bildschirminhalt auf ein Blatt des Druckers ausgeben lassen. Es wird der sichtbare Fensterinhalt des CGM PRAXISTIMERs erfasst, d.h. genau das, was Sie in der aktuellen CGM PRAXISTIMER-Terminanzeige aktuell sehen, inklusive der Aufgabenleiste und des Monatskalenders rechts oben. Nicht gedruckt werden die äußere Titelleiste des CGM PRAXISTIMERs und Bildschirmelemente außerhalb des CGM PRAXISTIMER-Fensters. Wenn in der Terminanzeige nur ein Teil der Behandlungsräume sichtbar ist, so wird auch nur der sichtbare Teil gedruckt. Ebenso werden im Ausdruck nur Termine des am Bildschirm sichtbaren Zeitbereichs auftauchen. Sie erhalten vor dem Druck eine Druckvorschau. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite Drucken Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

143 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Drucken Bildschirmdruck (Termingitter) Datei Drucken Bildschirmdruck Termingitter (mehrere Seiten) Mit diesem Befehl können Sie sich den vollständigen Inhalt des aktuell angezeigten Terminrasters ausgeben lassen. Dabei wird der Inhalt auf so viele Druckseiten wie nötig verteilt. Auch wenn es Behandlungsräume gibt, die Sie aus Platzgründen derzeit nicht sehen (am Bildschirm müssten Sie den horizontalen Rollbalken verwenden, um diese in den Sichtbereich zu rollen), werden diese gedruckt. Auch werden hierbei alle Bereiche des Rasters über die gesamte Tageszeit gedruckt. Nicht gedruckt werden Elemente außerhalb der Terminanzeige wie Titelleisten, Symbolleisten, Aufgabenleiste oder der Monatskalender rechts oben. Falls Sie als schriftliche Dokumentation eine Auflistung der Tagestermine benötigen, empfehlen wir Ihnen, die Terminlisten-Druckfunktionen Behandlerliste, Gesamtliste oder Zimmerliste zu verwenden. Diese bieten in der Praxis eine weit bessere Übersicht als die optisch attraktiven Bildschirmausdrucke. Sie erhalten vor dem Druck eine Druckvorschau. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite 142. Eine ausführliche Beschreibungen der alternativen Terminlisten finden unter Drucken Terminlisten auf Seite 136. Druckvorschau Die Druckvorschau wird vor jedem Druck angezeigt. In der Vorschau haben Sie die Möglichkeit, die Liste über die Schaltfläche mit dem Druckersymbol auszudrucken oder mit der Schaltfläche Stop-Zeichen die Druckvorschau abzubrechen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Drucken 142

144 Drucken Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Symbole von links nach rechts: Liste drucken Liste per versenden Darstellung der Liste 1:1 Liste in Kleinformat Bild vergrößern Bild verkleinern zur ersten Seite zur vorhergehenden Seite zur nächsten Seite zur letzten Seite Info Druckvorschau verlassen 143 Drucken Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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146 Terminkarten Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminkarten Allgemeines In der aktuellen Version des CGM PRAXISTIMERs existieren zwei verschiedene Möglichkeiten Terminkarten zu drucken, der direkte Druck aus dem CGM PRAXISTIMER auf Blankozettel und der Druck über MS Word. Sie können beide Varianten anpassen. Anpassen des Direktdrucks der einfachen Terminkarten Extras Terminkarte anpassen Integrierte Terminkarte Im folgenden Dialog sehen Sie die Grundeinstellungen der einfachen Terminkarte, die Sie auf Blankozettel ausdrucken können: Hier können Sie den Praxisstempel und die Fußzeile der Terminkarte anpassen. Die Terminkarte wird standardmäßig auf Blankopapier gedruckt. Geben Sie in den freien Zeilen einfach den gewünschten Text ein und klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche [ABC], um die Schriftart und Schriftgröße festzulegen. Außerdem können Sie hier den oberen und den linken Rand einstellen. Schließen Sie Ihre Eingaben mit [OK] ab. 145 Terminkarten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

147 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminkarten Anpassen des Terminkartendrucks mittels Word Extras Terminkarte anpassen MS Word Terminkartenvorlage... Um das Aussehen der Terminkarten, die mit MS Word gedruckt werden, anzupassen lesen Sie bitte das Kapitel Wordvorlagen auf Seite 239. Drucken der Terminkarte Der Druck der Terminkarte kann aus der Kalenderansicht heraus durch Anklicken des Termins und Auswählen von Terminkarte im aufklappenden Menü ausgelöst werden. Im folgenden Dialog tragen Sie Anmerkungen zum Termin ein und bestimmen die Druckmethode Ausdruck direkt auf Drucker oder Ausdruck über MS Word. Wenn Sie den Ausdruck über MS Word gewählt haben, können Sie aus der darunter liegenden Liste eine geeignete Word Terminkartenvorlage auswählen. Die dort aufgeführten Vorlagendateien wurden bei der Installation des CGM PRAXISTIMERs auf Ihrem System voreingestellt. Sie können jede Vorlage auf Ihre Praxis anpassen über den Menüpunkt Extras Terminkarte anpassen Word-Tk-Vorlage bearbeiten. Wenn Sie eine professionelle und dennoch kostengünstige Sonderanfertigung einer Word- Terminkartenvorlage speziell für Ihre Praxis wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Praxisbetreuer oder Ihren Vertriebs- und Servicepartner. Er wird Sie in dieser Hinsicht gerne beraten. Lösen Sie den Druck mit [Drucken] aus oder stoppen Sie den Vorgang mit [Abbrechen]. Eine Terminkarte kann zusätzlich zum Druck aus der Kalenderansicht auch direkt nach der Terminvergabe gedruckt werden, dafür müssen Sie allerdings unter Extras Optionen im Register Allgemein bei Terminkartendruck nach Terminvergabe ein Häkchen setzen. Ausführliche Informationen zu den Optionen finden Sie unter Optionen Allgemeines auf Seite 171. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminkarten 146

148 Terminkarten Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Drucken aus der Karteikarte Zur Erstellung einer Terminkarte mit allen Terminen eines Patienten ab einem Zeitpunkt rufen Sie dessen Karteikarte <F4> auf, wählen die Termine unter Termine ab dem aus und starten den Druck der Terminkarte mit der Schaltfläche [Drucken]. Falls in der Terminliste auch bereits vergangene Termine stehen, bekommen Sie vor dem Ausdruck eine Abfrage, ob Sie auch diese vergangenen Termine drucken möchten. Die Terminkarte enthält dann Termineinträge in der folgenden Form. In dieser Vorlage wird die Möglichkeit genutzt verschiedener Schattierungen für aufeinanderfolgende Termine zu drucken, um die Lesbarkeit zu verbessern. 147 Terminkarten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

149 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminkarten Der Kalender, durch das Token ${#Kalender} produziert, kennzeichnet alle Tage, die einen Termin enthalten. Der Patient erhält dadurch einen schnellen Überblick. Aufgrund seiner Komplexität sind dem Kalender keine individuellen Designmöglichkeiten gegeben. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminkarten 148

150 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Statistik Allgemeines Im Folgenden erhalten Sie eine kurze Einführung in das Programm CGM PRAXISTIMER Statistik. Mit der CGM PRAXISTIMER Statistik ist es möglich die CGM PRAXISTIMER-Daten auszuwerten. Alle Termine können nach individuellen Kriterien für Statistiken bereitgestellt werden. Ziel von CGM PRAXISTIMER Statistik ist es, bestimmte Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und durch bestimmte Einstellungen im CGM PRAXISTIMER auszuschalten. Außerdem sollte eine Möglichkeit geschaffen werden, bestimmte Trends in der Praxis aufzuzeigen. Wir hoffen, dass wir mit dem Produkt CGM PRAXISTIMER Statistik einen weiteren Schritt in Richtung Economy Timetable - sprich wirtschaftliche Terminplanung unternommen haben. Erstellen einer Statistik Extras Statistik Der CGM PRAXISTIMER sollte bei Aufruf von CGM PRAXISTIMER Statistik an keinem Arbeitsplatz aktiv sein. Das Hauptfenster Nach dem Programmstart sehen Sie folgendes Bild: 149 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

151 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Auswahldialog Auswahl der Grunddaten Doppelklicken Sie, um eine neue Statistik zu erstellen. Sie sehen nun folgendes Bild: Hier können Sie nun eine fünfstufige Datenselektion vornehmen. Markieren Sie nur solche Leistungen, Behandler, Leistungsgruppen und Zimmer, die Sie auswerten möchten. Wenn Sie keine Markierungen vornehmen, werden automatisch alle Daten ausgewertet. Klicken Sie jeweils auf weiter, um zur nächsten Auswahl zu gelangen oder klicken Sie oben auf die entsprechenden Registerkarten-Reiter, Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 150

152 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 wenn Sie genau wissen, wo Sie Anpassungen vornehmen möchten. Auswahldialog Auswahl des Zeitraumes und der Status Monatskalender und Schnellwahl Nach der Auswahl von Leistungen, Gruppen, Behandlern und Zimmern wählen Sie den Zeitraum, für den Sie die Statistik erstellen möchten. Sie können dabei entweder den Zeitraum exakt über die beiden Monatskalender vorgeben oder Sie verwenden die Schnellwahl-Schaltflächen. Wenn Sie beispielsweise auf [Letztes Quartal] oder [Dieses Quartal] klicken, wird der Zeitraum in den Kalendern entsprechend eingestellt. Aufteilung der Graphenachse In der Auswahlliste Graphenachse aufteilen in... können Sie einstellen, um Summierungen über einzelne Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre gehen sollen. Dies beeinflusst die Feinabstufen von bestimmten Summenbildungen. Beispiel: Sie erstellen eine Statistik des aktuellen Quartals über die Anzahl von Terminen mit einer zweiten Gruppierung nach Behandlern. Zunächst wählen Sie dabei die Abstufung Woche. Die erstellte Statistik zeigt dann für jede Woche des Zeitraumes, welcher Behandler wie viele Termine hatte. Dies ist vielleicht etwas zuviel an Details. 151 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

153 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Daher entschließen Sie sich, die Abstufung auf Monate zu erhöhen. Das Ergebnis sieht nun etwas übersichtlicher aus. Für jeden Monat des Quartales sind 4 Behandlerbalken zu sehen, die die Anzahl der Termine des jeweiligen Behandlers darstellen. Status Durch Auswahl eines oder mehrerer Status über den/die entsprechenden Status verfügen. werden nur noch Termine ausgewertet, die Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 152

154 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Auswahldialog Aussehen des Diagramms Gruppierung Nachdem Sie alle Daten selektiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche [weiter>>] oder auf [<<zurück], um zum Vorherigen Dialog zurückzukehren. Sie können auch direkt die einzelnen Dialoge über Ihren Karteireiter auswählen. Mit [abbrechen] beenden Sie die Statistikerstellung. Die einzelnen Selektionen werden im Abschnitt Detailangaben zur Datenselektion auf Seite 161 weiter unten in diesem Kapitel erklärt. Die Gruppierung der Statistik legen Sie im folgenden Dialog fest: Sie können Ihre Daten in 2 Ebenen gruppieren, d.h. Sie können zum einen Ihre Daten in der Vertikalen nach dem Zeitraum gruppieren und in der Horizontalen nach Behandlern. Außerdem können Sie festlegen, ob Sie die Termindauer oder die Anzahl der Termine auswerten möchten. Wenn Sie in dem CGM PRAXISTIMER bei der Leistungserfassung einen kalkulierten Verdienst und die kalkulierten Materialkosten erfasst haben, dann können Sie Ihre Daten auch nach dem Gesichtspunkt Einnahmen oder Ausgaben auswerten. Verfügbare Gruppierungen Hier eine Beschreibung der verfügbaren Gruppierungsmöglichkeiten und ihrer Einsatzgebiete. Bitte beachten Sie, dass Sie über die Auswahl von 1. und 2. Gruppierung praktisch alle Gruppierungen zueinander in Relation setzen können. Termindatum: Termindaten werden nach ihrem Datum gruppiert. Beispiel: Sie möchten zur Analyse von saisonalen Terminverteilungen ein 2D-Säulendiagramm sehen, welches Ihnen 153 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

155 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik einfach die Gesamtanzahl der Termine des letzten Jahres, aufgeteilt nach Monaten, anzeigt. Behandler: Gruppiert die Termindaten nach Behandler. Beispiel: Sie möchten sehen, wie viele Termine jeder Behandler im letzten Quartal hatte. Zimmer: Termine werden nach den Behandlungszimmern gruppiert, für die sie geplant sind. Beispiel: Sie möchten in einem Kuchendiagramm sehen, wie sich die Termine des letzten Quartals prozentual auf ihre Behandlungsräume verteilt haben, um die effektive Raumauslastung zu kontrollieren. Leistung: Termine werden nach ihre Leistungsarten gruppiert. Diese Gruppierung macht in den meisten Praxen nur dann Sinn, wenn bei der Datenauswahl vorher nicht alle Leistungen gewählt wurden, sondern nur ganz bestimmte, interessierende Leistungen. Anderenfalls geht meistens die Übersicht verloren, da es i.d.r. sehr viele Leistungsarten gibt. Beispiel: Sie möchten eine Übersicht verschiedener Operationsleistungen analysieren, um zu erkennen, inwieweit bestimmte Geräte ausgelastet werden. Leistungsgruppe: Termine werden nach ihren Leistungsgruppen gruppiert. Beispiel: Sie möchten wissen, welchen Anteil an Terminen Operationen ausmachen und welcher Anteil auf Vorsorgeleistungen entfällt. Terminbeginn (Uhrzeit): Termine werden nach der geplanten Terminanfangszeit gruppiert. Die Uhrzeiten werden hierbei stündlich fest unterteilt im Bereich der Praxistahmenzeit (Öffnung bis Praxisschluss). Geänderte Termine: Bei dieser Gruppierung werden die Termin in die zwei festen Gruppen geändert vs nicht geändert eingeteilt. Dies bietet Ihnen eine Übersicht darüber, wie viele Termine nach der Erstvergabe nochmals verschoben oder anderweitig geändert wurden. Patientenalter: Hier werden die Termine nach dem Alter der Patienten gruppiert. Damit diese Gruppierung Ihnen einen für Sie sinnvollen Überblick bietet, sollten Sie die Unterteilung des Altersintervalls ggf. selber festlegen siehe Abschnitt Definition von Wertebereichen / Gruppierungen auf Seite 156. Beispiel: Sie sind Orthopäde und möchten wissen, wie die prozentualen Anteile an Terminen von 50-, 60-, 70- und 80-jähirigen in ihrer Praxis sind. Bitte beachten Sie, dass diese Gruppierung nur dann Daten liefern kann, wenn Sie den CGM PRAXISTIMER entweder mit eigener Patientendatenbank betreiben oder das angebundene Patientenverwaltungssystem die Altersinformationen zu den Patienten an den CGM PRAXISTIMER übergibt! Online-Termine: Bei dieser Gruppierung werden die Termin in die zwei festen Gruppen Online- Termine vs Normale Termine eingeteilt. Diese Statistik setzt voraus, dass Sie den CGM PRAXISTIMER mit einer Anbindung an die CGM LIFE eservices Onlineterminvergabe betreiben. Alle Termine, die vom Patienten selbst über das CGM Life Terminportal angefordert wurden, werden als Online-Termine gezählt. Alle anderen, praxisseitig vergebenen Termine werden als normale Termine gewertet. Ersteller: Für jeden in der Terminhistorie vermerkten Ersteller eines Termins wird eine Gruppe eingerichtet. Bitte beachten Sie, dass als Ersteller sowohl ein Rechnername als auch ein Benutzername auftauchen kann, je nachdem ob bestimmte Vergaberechte mit Passwort geschützt sind oder nicht. Falls die Terminvergabe nicht geschützt ist, ist der Benutzername dem Programm nicht bekannt und es wird ersatzweise der Rechnername aufgeführt, von dem aus ein Termin vergeben wurde. Hinweis: Um die Übersicht zu wahren, werden hier nur die Ersteller gruppiert, welche im Datenerhebungszeitraum tatsächlich Termine eingetragen haben. Wartezeit (Termin): Die Termine werden hier gruppiert nach der Wartezeit ab Termin (also die Zeit.ab geplanter Terminuhrzeit bis zum Zeitpunkt des Behandlungsbeginns, wofür das korrekte Setzen des In Behandlung -Status vorausgesetzt wird). Bei dieser Statistik werden nur die Daten gewertet, bei denen die Statusdaten verfügbar und logisch korrekt gesetzt sind. Es kann sinnvoll sein, eine eigene Wertebereichsunterteilung der Wartezeitblöcke vorzunehmen siehe Abschnitt Definition von Wertebereichen / Gruppierungen auf Seite 156. Anwendungsbeispiel: Sie Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 154

156 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 möchten, aufgeteilt pro Behandler, sehen können, wie lange die Patienten auf den Behandlungsbeginn warten müssen. Terminvergabezeit: Gruppiert die Termine nach der Uhrzeit der Vergabe. Es kann auch hier sinnvoll sein, eine eigene Wertebereichsunterteilung der Uhrzeiten vorzunehmen siehe Abschnitt Definition von Wertebereichen / Gruppierungen auf Seite 156. Beispiel: Sie möchten erkennen, zu welchen täglichen oder nächtlichen Zeiten die Onlineterminvergabe über CGM LIFE eservices verwendet wird, um Termine in Ihrer Praxis zu buchen. Auszuwertende Felder (Aggregierungsfunktionen) Bei den meisten Terminstatistiken spielt die Anzahl der Termine die Hauptrolle, entweder als absolute Zahl oder prozentual in Vergleichsgruppen. Beispiele dafür sind Statistiken wie Anzahl Termine pro Behandler, Anzahl Termine pro Leistungsgruppe, Vergleich geänderte zu nicht geänderten Terminen pro Behandler/pro Leistungsgruppe. Für speziellere Anwendungsfälle kann es jedoch nötig sein, Basisdaten zu aggregieren, d.h. nicht einfach zu zählen, sondern vor der Darstellung mit bestimmten Funktionen auszuwerten. Hierzu bieten wir Ihnen die folgenden Möglichkeiten an: Summe Termindauer: Alle geplanten Termindauern werden summiert. Die entstehende Zahl kann dann wiederum gruppiert werden. Beispiel: Sie möchten wissen, wie ausgelastet Ihre Behandlungszimmer innerhalb Monats sind. Hierzu wählen Sie als erste und einzige Gruppierung Zimmer aus. Beim auszuwertenden Feld wählen Sie Summe Termindauer. Im Ergebnis erhalten Sie pro Zimmer die absolute, geplante Summe der Behandlungsdauern. Summierte Kosten: Hiermit können Sie die Kostensumme der Behandlungen statistisch auswerten, was insbesondere in Zusammenhang mit Leistungsgruppen sinnvoll ist. Dies setzt voraus, dass Sie in den Leistungen geschätzte Kosten hinterlegt haben.bitte beachten Sie, dass eine fehlende Hinterlegung als 0 EUR angesehen wird! Summierter Verdienst:: Hiermit können Sie den geschätzten Verdienst der Behandlungen statistisch auswerten, was insbesondere in Zusammenhang mit Leistungsgruppen sinnvoll ist. Dies setzt voraus, dass Sie in den Leistungen den geschätzten Verdienst hinterlegt haben. Bitte beachten Sie, dass eine fehlende Hinterlegung als 0 EUR angesehen wird! Mittlere Terminlänge: Hiermit können Sie die mittlere, geplante Terminlänge auswerten. Beispiel: Sie möchten wissen, wie viele Minuten Ihre Patienten im Durchschnitt bei welchem Behandler warten. Bitte beachten Sie, dass diese Statistik unfaire Ergebnisse liefert, wenn sich die Tätigkeiten zwischen den Behandlern stark unterscheiden (z.b. ein Behandler nur Kurzbehandlungen, ein anderer nur lange Operationen macht). Mittlere Wartezeit absolut: Diese Auswertung gibt den Durchschnitt der gemessenen Patientenwartezeit an. Bitte beachten Sie, dass dies die Wartezeit des Patienten zwischen Anmeldung und Behandlungsbeginn ist. Mittlere Wartezeit ab Termin: Diese Auswertung gibt den Durchschnitt der gemessenen Patientenwartezeit ab geplantem Terminbeginn an. Dies ist die Wartezeit des Patienten zwischen Terminbeginn und Behandlungsbeginn. Kürzere Wartezeiten hier zeigen eine gute Effizienz der Praxis im Patientenmanagement, sodass sich diese Statistik im Rahmen des Qualitätsmanagements gut als Nachweis eignet. Mittlere Anzahl Tage ab Terminerstellung: Diese Auswertung gibt den Durchschnitt der Tage zwischen Terminerstellung und Termin an. Sie eignet sich somit für eine Beurteilung der Terminvorlaufzeit im Rahmen des Qualitätsmanagements. 155 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

157 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Definition von Wertebereichen / Gruppierungen Für einige Gruppierungen müssen die Rohdaten in Wertebereiche eingruppiert werden, damit eine aussagekräftige und sinnvolle Übersicht gewährleistet wird. Diese Gruppierungen sind z.b. Patientenalter, Uhrzeiten oder Wartezeiten der Patienten. Sie erkennen solche Gruppierungen daran, dass rechts oben über der Auswahlliste der Hyperlink Definition eingeblendet wird. Ein Klick darauf führt in einen Unterdialog, in welchem Sie die Wertebereiche einsehen oder verändern können. Zu jeder wertebereichsabhängigen Gruppierung gibt es bereits eine sinnvolle Werkseinstellung, die für viele Praxen ausreichend ist. Sollten Sie eine andere Bereichsunterteilung benötigen, können Sie dies im dargestellten Dialog (Beispiel einer Wartezeitunterteilung) tun. Möchten Sie eine komplett neue Unterteilung erstellen, wählen Sie zunächst die Schaltfläche [Alles löschen]. Anschließend geben Sie auf der rechten Seite geeignete Minima und Maxima an sowie einen gleichmäßigen Unterteilungsbereich. Außerdem können Sie auch vorhandene Bereiche feiner unterteilen oder einzelne, neue Abschnitte einfügen. Beispiel: Sie möchten die Wartezeiten von 5 bis 90 Minuten in 5-Minuten-Schritten unterteilen. Wartezeiten über 90 Minuten kommen bei Ihnen hinreichend selten vor, sodass dieser Bereich angemessen erscheint. Geben Sie nach Löschung der vorhandenen Daten daher als Minimum 5 Minuten ein, als Maximum 90 Minuten und als Unterteilung wieder 5 Minuten. Ein Klick auf die Schaltfläche [<<] erzeugt auf der linken Seite die passende Unterteilung. Nach einer Bestätigung mit [OK] wird diese Unterteilung nun der Standard für alle Statistiken, welche ungemittelte Wartezeiten (ohne Aggregierungsfunktion) enthalten. Vordefinierte Schnellauswahl von Statisiken Das Erstellungsprogramm bietet Ihnen auch über die unteren (linken) Karteireiter des Assistentenschritts Gruppierung neben Benutzerdefiniert auch eine Schnellauswahl an. Diese Auswahl stellt Ihnen eine Reihe von vordefinierten Auswertungen zur Verfügung, die Sie bequem auf Kopfdruck wählen können. Eine hier getroffene Auswahl überschreibt andere Einstellungen in diesem Assistenten! Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 156

158 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wir stellen Ihnen hier eine Auswahl von nützlichen und informativen Praxisstatistiken vor. Sie können diese Statistiken jederzeit mit wenigen Mausklicks direkt auswählen und auf Basis Ihrer aktuellen Praxisdaten analysieren. Sie können nach erfolgter Auswahl auch noch Details wie Zeitraum, Zeitraumsunterteilung oder andere Parameter verändern. Termine pro Behandler (Kuchen): Hier sehen Sie die prozentuale Aufteilung der Termine pro Behandler in Form eines Kuchendiagramms. Zeitbasis: Letzter Monat. Termine pro Behandler (2D-Säulen): Hier sehen Sie die Aufteilung der Termine pro Behandler in Form eines Säulendiagramms. Zeitbasis: Letzter Monat. Termine pro Behandler (3D-Säulen): Hier sehen Sie die prozentuale Aufteilung der Termine pro Behandler in Form eines 3D-Säulendiagramms. Zeitbasis: Aktuelles Quartal. Das Quartal wird bei diesem Diagrammtyp nach Monaten unterteilt. Termine pro Behandler (Prozentual): Hier sehen Sie die prozentuale Aufteilung der Termine pro Behandler in Form eines Säulendiagramms. Dies ist lediglich eine optisch andere Variante. Zeitbasis: Aktuelles Quartal, unterteilt nach Monaten. Termine pro Leistungsgruppe: Hier sehen Sie die prozentuale Terminverteilung auf die Leistungsgruppen in Form eines Kuchendiagramms. Zeitbasis: Letzter Monat. Termine pro Zimmer (Kuchen): Hier sehen Sie die prozentuale Terminverteilung auf die Behandlungszimmer in Form eines Kuchendiagramms. Zeitbasis: Letzter Monat. Termine pro Zimmer (2D-Säulen): Hier sehen Sie die absolute Terminverteilung auf die Behandlungszimmer in Form eines Säulendiagramms. Zeitbasis: Letzter Monat. Mittlere Termindauer pro Behandler: Hier sehen Sie die mittlere Termindauer pro Behandler in Form eines Säulendiagramms. Berücksichtigt wird dabei die geplante Termindauer laut Kalender, nicht die tatsächlich gemessene Behandlungsdauer der Patienten. Änderungsstatistik (alle Gruppen): Hier sehen Sie pro Leistungsgruppe eine Gegenüberstellung der geänderten Termine im Vergleich zu nicht geänderten Terminen. Online-Termine pro Behandler: Hier sehen Sie eine Gegenüberstellung von Onlineterminen im 157 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

159 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Vergleich zu herkömmlich vergebenen Terminen pro Behandler. Diese Statistik setzt voraus, dass Sie über eine aktive Anbindung zu CGM LIFE eservices verfügen und Ihr Kalender mit der Onlineterminvergabe synchronisiert ist. Online-Termine pro Leistungsgruppe: Hier sehen Sie pro Leistungsgruppe, wie die Verteilung von Onlineterminen zu herkömmlich vergebenen Terminen ist. Diese Statistik setzt voraus, dass Sie über eine aktive Anbindung zu CGM LIFE eservices verfügen und Ihr Kalender mit der Onlineterminvergabe synchronisiert ist. Wartezeitverteilung pro Behandler: Hier können Sie sehen, wie sich die Patienten-Wartezeiten pro Behandler prozentual verteilen. Die Darstellung erfolgt in prozentual gestapelten 2D-Säulen. Diese Statistik setzt voraus, dass Sie die tatsächlichen Patientenwartezeiten aller Termine durch zeitnahes Setzen der Wartestatussymbole (Smileys für Anmeldung, Behandlung und Abmeldung) korrekt mitführen. Diagrammeigenschaften Wenn Sie auf das Register Diagramm klicken, können Sie Ihrer Statistik einen individuellen Diagramm- Typ zuordnen. Durch einfachen Klick auf den jeweiligen Diagramm-Typ erhalten Sie eine kleine Vorschau. Nachdem Sie Ihre Gruppierungen und die Zuordnung des Diagramm-Typs vorgenommen haben, klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [Fertigstellen]. Je nach Zeitraum und Daten kann der Auswertungslauf einige Zeit dauern. Im unteren Bereich können Sie Texte festlegen, die als Titel, links oder unter dem Diagramm eingeblendet werden. Neben festen Texten können Sie hier auch 2 spezielle Platzhalter angeben, welche besonders nützlich sind, wenn Sie die Statistikdefinitionen abspeichern und regelmäßig wiederverwenden. ${TIMESPAN}: Dieser Platzhalter wird in der Darstellung ersetzt durch Ihren aktuell gewählten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 158

160 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zeitraum. Haben Sie beispielsweise das Quartal Q2/2012 gewählt, wird der Platzhalter ersetzt durch bis ${TIMESPANDESC}: Dieser Platzhalter wird in der Darstellung ersetzt durch den Typ des von Ihnen gewählten Zeitraums. Haben Sie beispielsweise ein Quartal wie Q2/2012 gewählt, wird der Platzhalter ersetzt durch das Wort Quartal. Optionen Extras Optionen Im Optionendialog der Statistik können Sie die Optik der statistischen Auswertung festlegen. Dazu finden Sie in den einzelnen Bereichen die jeweiligen Einstellmöglichkeiten. Farbpalette: Legen Sie hier fest, ob sie für das endgültige Diagramm kräftige Primärfarben, matte Pastellfarben oder lieber Grauwerte verwenden wollen. Die Umsetzung der jeweiligen Färbung erfolgt nach der eigentlichen Erstellung des Diagramms. Daher kann es passieren, dass Elemente in deutlich unterschiedlichen Farben bei Verwendung von Graustufen plötzlich nahezu gleich erscheinen. In diesem Fall haben beide Farben einen ähnlichen Helligkeitswert. Dieser ist unabhängig vom Farbwert. Vordergrund: Hier geben Sie die Schriftfarbe für die mittig gelegene Überschrift des Diagramms an. Hintergrund: Die Hintergrundfarbe der Statistik wird hier festgelegt. Beachten Sie bitte, dass Schriftfarben nicht identisch mit der Hintergrundfarbe sein sollten. Rahmenstil: Wählen Sie hier, ob Sie einen schmalen Rahmen um die Statistik haben möchten oder nicht. Die ist nützlich für die Speicherung der Statistik als Grafikdatei. Name der Schriftart: Geben Sie hier den Namen der Schriftart ein, die für die mittig gelegene 159 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

161 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Überschrift der Statistik verwendet werden soll. Größe der Schriftart: Geben Sie einen Wert für die Größe der Überschrift ein. Gültige Werte liegen zwischen 50 und 500. Schriftstil: Hier können Sie einstellen, ob die Überschrift der Statistik Kursiv, Fett, Unterstrichen oder in einer beliebige Kombination daraus formatiert werden soll. Wie Sie eine erstellte Statistik weiter bearbeiten können Wenn Sie die Statistik als Bild speichern wollen, wählen Sie diese Schaltfläche. Sie können eine erstellte Statistik speichern. Gespeichert wird die Datenselektion und die Gruppierung. Nach einem erneuten Aufruf werden eventuell veränderte Daten berücksichtigt. Mit diesem Symbol können Sie eine erstellte Statistik ausdrucken. Kopieren Sie das erstellte Diagramm in die Zwischenablage, um es in Word o.ä. einzusetzen. Hiermit können Sie eine erstellte Statistik löschen. Bei dreidimensionalen Diagrammtypen können Sie eine erstellte Statistik drehen und die Perspektive verändern. Sie können eine erstellte Statistik noch einmal verändern (Datenselektion und Gruppierung ändern). Sie können die Daten einer erstellten Statistik nach Excel übernehmen. Sie können in einer erstellten Statistik z.b. eine Trendlinie oder Mittelwertlinie einzeichnen lassen. Im Weiteren können Sie festlegen, wie viel Datenpunkte Sie in einer Auswertung sehen möchten. Wenn Sie z.b. 52 Wochen zur Auswertung gebracht haben, lassen sich diese nur schlecht darstellen. In einer Balkendarstellung würden 52 Balken nebeneinander dargestellt werden. Um die Übersicht hierbei nicht zu verlieren, können Sie die Datenpunkte von z.b. 52 dann auf 10 setzen. Mit der Scrollbar können Sie sich dann immer jeweils 10 Wochen ansehen und dann weiter scrollen. Unterhalb einer erstellten Statistik werden noch weitere Register angezeigt Datentabelle Klicken Sie auf das Register Datentabelle und dann auf die Schaltfläche [Datentabelle laden]. Es werden nun die Daten in einer Tabelle dargestellt. Diese Daten können Sie durch Klick auf die Schaltfläche [in Excel bearbeiten] in eine neue Excel-Arbeitsmappe einfügen oder durch Bestätigung der Schaltfläche [Exportieren] in eine ASCII-Datei umwandeln. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] um die angezeigten Daten direkt zu Drucken. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 160

162 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Datensätze Klicken Sie auf das Register Datensätze und dann auf die Schaltfläche [Datensätze laden]. Es werden nun alle Datensätze (Termine) angezeigt, die zur Auswertung gebracht wurden. Auch diese Datensätze können Sie exportieren, um sie später in Excel selbst auszuwerten. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken] um die angezeigten Daten direkt zu Drucken. Beschreibung/Kommentare Klicken Sie auf das Register Beschreibung/Kommentare, um die Statistik für spätere Einblicke und Aufrufe der gespeicherten Statistik zu beschreiben. Detailangaben zur Datenselektion Register Leistungsarten Wenn Sie z.b. nur Ihre Füllungstermine auswerten wollen, dann dürfen Sie in diesem Register nur die Füllungstermine markieren. Register Leistungs-Gruppen Wenn Sie bestimmte Leistungsgruppen auswerten wollen, so markieren Sie einfach die gewünschte Gruppe. Es werden dann automatisch alle Termine, welche dieser Gruppe zugeordnet sind, ausgewertet. Tipp: Wenn Sie die Aufteilung der Termine nach Gruppen auswerten wollen, empfiehlt sich ein Kreisdiagramm. Register Behandler Wenn Sie zwei bestimmte Behandler miteinander vergleichen wollen, dann markieren Sie nur die Behandler, welche Sie einander gegenüberstellen möchten. Register Zimmer Wenn Sie die Auslastung nur bestimmter Zimmer sehen möchten, markieren Sie die entsprechenden Zimmer. Register Zeitraum Das Register Zeitraum wurde bereits ausführlich beim Auswahldialog erklärt. 161 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

163 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Statistik Beispiele 3D-Balkendiagramm (1) Datenselektion: Leistungsarten (alle), Leistungsgruppen (alle), Behandler (alle), Zimmer (alle), Zeitraum (Januar - Februar nach Wochen) Diagramm-Typ: 3D-Säulen Diagramm-Stil: Vertikal (Standard) Liniendiagramm Datenselektion: Gleiche Datenselektion Diagramm-Typ: Linien Diagramm-Stil: Linien. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Statistik 162

164 Statistik Version 4.12, Stand: 22. März D-Kreisdiagramm Datenselektion: überall Alle, bei Leistungsgruppen wurden nur bestimmte Gruppen markiert, Gruppierung (1. Gruppierung: Leistungsgruppen) Diagramm-Typ: 3D-Kreis Diagramm-Stil: Linien zwischen Beschriftung 3D-Balkendiagramm (2) Datenselektion: überall Alle, Zeitraum (aktuelles Quartal) Diagramm-Typ: 3D Säulen Diagramm-Stil: Pareto 163 Statistik Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

165 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Schnittstellen Schnittstellen Allgemeines Der CGM PRAXISTIMER bietet eine Reihe von Schnittstellen, um Patienten- oder Termindaten zu importieren und zu exportieren. Falls Sie weitergehende Fragen zu einer Datenübernahme oder dem Zusammenspiel des CGM PRAXISTIMERs mit einem anderen Programm haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Praxisbetreuer. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Schnittstellen 164

166 Schnittstellen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 CSV Patient-Import Der manuelle Import Datei Import Patienten CSV Patientenimport Der CSV-Patientenimport ermöglicht Ihnen einen regelmäßigen (z.b. täglichen) Abgleich Ihrer Patientendaten mit nahezu beliebigen externen Programmen. Das externe Programm muss lediglich eine ASCII- oder ANSI-Datei liefern können, in denen zeilenweise alle Patientendaten stehen. Idealerweise stehen in der ersten Zeile der Datei die Feldnamen ( Name; Vorname; PatNr; Strasse;... ) des Fremdprogramms. Nach Aufruf des Importprogramms wählen Sie bitte zunächst die Importdatei aus, welche die einzulesenden Patientendaten enthält. Falls Sie bereits einen Import durchgeführt haben, wird der zuletzt verwendete Dateiname vorgeschlagen. Bestätigen Sie dann mit [Weiter]. Im nächsten Schritt müssen Sie das Trennzeichen auswählen, welches Ihre Patientendaten voneinander trennt (Tab, Semikolon, Komma, etc.). Des Weiteren müssen Sie angeben, ob die erste Zeile der Datei die vom externen Programm verwendeten Feldnamen enthält. In diesem Fall erscheinen die Feldnamen als Überschrift in der Vorschau, anderenfalls erscheint Feld1... Feld x in der Vorschau. Falls die Daten aus einem DOS-Programm stammen, müssen Sie i.d.r. das Häkchen bei ASCII (DOS) Zeichensatz aktivieren. Anderenfalls werden deutsche Sonderzeichen möglicherweise nicht korrekt übernommen. Machen Sie nach dem ersten Import unbedingt eine Stichprobe mit Patienten wie Müller und Jürgens. In der Vorschau spiegelt sich jede Änderung der Einstellungen sofort wieder. Unterhalb der Vorschautabelle können Sie über ein Listenfeld einstellen, in welchem Format Datumsangaben (z.b. für das Geburtsdatum eines Patienten) in der Datei vorkommen. Diese Einstellung ist wichtig, damit das Datum korrekt in das Datumsformat des CGM PRAXISTIMERs umgewandelt werden kann welches übrigens als laufende Zahl mit Basis gespeichert wird. Wenn alles korrekt aussieht, wählen Sie wieder [Weiter]. 165 Schnittstellen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

167 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Schnittstellen Im dritten Schritt müssen Sie nun die Feldnamen des CGM PRAXISTIMERs (links) den Feldnamen der Importdatei (rechts) zuordnen. Markieren Sie dazu in jeder der beiden Listen das korrespondierende Feld und klicken Sie dann auf [Zuordnen]. Die ersten drei Felder des CGM PRAXISTIMERs sind Pflichtfelder und müssen immer zugeordnet werden. Bei den anderen Feldern können Sie darauf verzichten, diese Daten werden dann ignoriert. Wenn alle Zuordnungen vollständig sind, wählen Sie die Schaltfläche [Import]. Wenn Sie das Häkchen vorhandene Stammdaten beibehalten aktivieren, werden Ihre Datensätze vor dem Import nicht gelöscht, sondern nur die Sätze bei gleichlautenden Patientennummern aktualisiert. Bei einem späteren automatischen Import wird dieses Häkchen automatisch immer gesetzt. Bei einem ersten, vollständigen Import sollte man es nicht aktivieren, damit die Daten der Übernahmedatei komplett, alleinig und vollständig eingelesen werden. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Schnittstellen 166

168 Schnittstellen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Während des Imports zeigt Ihnen ein Laufbalken den aktuellen Fortschritt an. Falls alles korrekt war, sehen Sie einen nach oben gerichteten Daumen und bekommen ggf. detailliertere Meldungen über die Anzahl der importierten Patienten. Die Feldnamen-Zuordnung wird nach Verlassen automatisch gespeichert und in einer nächsten Sitzung vorgeschlagen. Daher müssen Sie bei einem regelmäßigen (z.b. täglichen) Datenabgleich die Grundeinstellungen nicht immer wieder neu vornehmen. Der automatische Import Für einen täglichen Datenabgleich können Sie in den Optionen einstellen, dass beim Start des CGM PRAXISTIMERs automatisch die zuletzt verwendete ASCII-Datei (z.b. patient.txt ) für eine Aktualisierung verwendet wird. Falls die Datei am selben Ort wie beim letzten Import vorgefunden wird, wird sie beim Start eingelesen. Falls Sie nicht vorhanden ist, geht der S tart ohne Import normal vonstatten. Sollten beim Import Fehler auftreten oder einige Datensätze nicht importiert werden können, werden Sie entsprechend benachrichtigt. Die Übernahmedatei wird nach einem erfolgreichen Import umbenannt, indem an den existierenden Namen ein *.bak angehängt wird. Aus patient.txt würde dann patient.txt.bak. Dadurch wird verhindert, dass die Datei unnötigerweise mehrmals am Tag eine Aktualisierung auslöst. Sobald Sie die Datei neu erzeugen, wird sie aber wie gewohnt erkannt und eingelesen. Falls sich seit dem letzten Import etwas an den Feldnamen oder ihrer Reihenfolge geändert haben sollte, wird der automatische Import abgebrochen und Sie müssen die Felder manuell neu zuordnen. 167 Schnittstellen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

169 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Schnittstellen Termin Import ZVG Datei Import Termine Terminimport ZVG Mit dieser Funktion können Daten des ZVG-Terminplaners übernommen werden. Führen Sie diesen Import bitte nicht alleine aus! Wenden Sie sich an Ihren Praxisberater! Direkte AIS/ZIS-Unterstützung Extras Optionen AIS-Anbindungen Eine Reihe von Programmen wird vom CGM PRAXISTIMER direkt unterstützt. Sie müssen sich dabei nicht manuell um den Abgleich von Patientendaten kümmern, da diese Programme Daten direkt austauschen können. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Programmen finden Sie unter Optionen AIS-Anbindungen (Alle Stationen) auf Seite 188. Export von Terminen nach Outlook Datei Export Termine nach Outlook exportieren. Sie haben die Möglichkeit, Termine in einen benutzerdefinierten Kalender von Microsoft Outlook zu exportieren. Hierzu stehen Ihnen umfangreiche Filterungsmöglichkeiten zur Verfügung. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Schnittstellen 168

170 Schnittstellen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Stellen Sie vor dem Export den gewünschten Zeitraum, die Leistungen und die Behandler, deren Termine exportiert werden sollen, ein. Die Auswahl der Leistungen und Behandler wird pro Arbeitsstation gemerkt, sodass Sie diese Einstellungen nicht immer wieder erneut vornehmen müssen. Wählen Sie anschließend den gewünschten Outlook-Kalender, in den exportiert werden soll. Wir empfehlen Ihnen, sich hierzu einen benutzerdefinierten Kalender anzulegen. Mit [OK] starten Sie den Export. Um versehentliche Duplizierungen zu vermeiden, werden im Outlook-Kalender beim Export immer alle CGM PRAXISTIMER-Termine aus früheren Exporten gelöscht, die im angegebenen Zeitraum liegen. Export von Terminen Datei Export Termine auslagern Zur Aufbewahrung von alten Terminen haben Sie die Möglichkeit, die Termine eines bestimmten Zeitraumes in eine CSV-Datei auszulagern. 169 Schnittstellen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

171 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Schnittstellen Wählen Sie bitte das Datum aus, bis zu dem die Termine, Schichten und/oder Urlaube und Fehlzeiten exportiert werden sollen. Zur Wahl des Speicherorts klicken Sie auf die Schaltfläche [...]. Wählen Sie dann im Bereich danach aus Kalender entfernen, welche Daten Sie nach dem Export aus der CGM PRAXISTIMER-Datenbank löschen möchten. Vorausgewählt sind hierbei Termine und Schichtdaten. Durch das Löschen dieser Daten verringern Sie den Platzbedarf der Datenbank und erhöhen die Arbeitsgeschwindigkeit des CGM PRAXISTIMERs. Wir empfehlen Ihnen daher, Termindaten älter als 2 bis 3 Jahre zu löschen, wenn Sie diese nicht dauerhaft im Zugriff haben müssen. Wenn Sie Urlaube und Fehlzeiten nicht entfernen lassen, können Sie auch für vergangene Jahre immer wieder auf die korrekten Daten der Urlaubs- und Stundenplanung zugreifen. Die erzeugte Datei können Sie z.b. mit Microsoft Excel laden, anschauen und bearbeiten. Exportierte und danach aus dem Kalender entfernte Daten können später nicht mehr in den CGM PRAXISTIMER zurück gelesen werden. Export von Mitarbeiterdaten für CGM ORGANIZER Datei Export Mitarbeiterexport für CGM ORGANIZER Wenn Sie den CGM PRAXISTIMER zusammen mit dem CGM ORGANIZER Qualitätsmanagementsystem verwenden, können Sie sich bei der Ersteinrichtung des CGM ORGANIZER etwas Arbeit sparen, indem Sie die CGM PRAXISTIMER Mitarbeiterdaten (Name, Vorname, Titel) in eine Datei exportieren und darüber in den CGM ORGANIZER übernehmen. Ausführliche Informationen zu diesem Vorgehen finden Sie im Abschnitt Anbindung CGM ORGANIZER Export von Mitarbeiterdaten auf Seite 289. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Schnittstellen 170

172 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Optionen Allgemeines Extras Optionen In den Optionen im Menü Extras können Sie bestimmte Standardvorgaben ändern. Sie können die Optionen auch mit der Tastenkombination <Strg> + <O> aufrufen. Die einzelnen Einstellungsseiten sind in zwei Abschnitten geordnet nach lokalen und globalen Optionen. Lokale Optionen gelten nur für den aktuellen Arbeitsplatz (genauer: Für die aktuell dort angemeldete Windows-Benutzerkennung), globale Optionen gelten netzwerkweit für alle Arbeitsplätze des CGM PRAXISTIMERs. Für technisch Interessierte: Die lokalen Optionen werden in der Windowsregistry im Bereich Current User gespeichert, sie sind also verknüpft mit dem aktuell angemeldeten Windows-Benutzerkonto des aktuell verwendeten Rechners. In einem Domänennetzwerk ist es möglich, dasselbe Benutzerprofil eines Benutzers beim Anmelden auf jedem Rechner zu verwenden, so dass dieser überall seine Einstellungen wiederfindet. Die globalen Optionen werden in der zentralen Konfigurationsdatei (i.d.r. Timer.ini im CGM PRAXISTIMER-Installationsverzeichnis) gespeichert. 171 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

173 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Ansicht 1 (aktueller Benutzer) Tagessicht Hier können Sie einstellen, welche Terminsymbole in der Tagessicht des Terminplans angezeigt werden können. Die Smileys geben den Wartestatus des Patienten in Tagessicht und in der Wartezimmerliste an. Sie setzen die Status später pro Termin manuell über das Terminmenü in der Tagessicht. Die Chipkartensymbole für die Krankenversicherungskarten zeigen den Versicherungsnachweis der Patienten an (goldene Karte=privat, silberne Karte=Kasse). Liegt kein Nachweis vor, wird eine durchgestrichene KV-Karte eingeblendet. Die Chipkartensymbole für die Krankenversicherungskarten sind nur dann anwählbar, wenn der CGM PRAXISTIMER an ein Patientenverwaltungssystem angebunden ist, welches die notwendigen Daten liefern kann. Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der KVK-Symbole den Aufbau der Tagessicht mehr oder weniger stark verlangsamt, da die notwendigen Daten immer zeitnah von dem angebundenen Patientenverwaltungssystem erfragt werden müssen! Wir empfehlen Ihnen, die Anzeige der KVK-Symbole immer abzuschalten, wenn diese für den Arbeitsablauf Ihrer Praxis entbehrlich sind. Tage in der Wochensicht Hier können Sie angeben, ob Ihre Praxis in einer 5-, 6- oder 7-Tage-Woche arbeitet. Die entsprechenden Tage werden dann in der Wochensichts-Übersicht eingeblendet. Monatskalender in der Hauptübersicht Hier können Sie Details zu dem kleinen Monatskalender auf der rechten Bildschirmseite des CGM Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 172

174 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 PRAXISTIMERs einstellen. Wenn Kalenderwochen für Sie wichtig sind, aktivieren Sie das Kästchen Kalenderwochen anzeigen. Diese werden dann in einer abgesetzten Spalte vor den Wochentagen aufgelistet. Die jeweilige Kalenderwoche wird in der Tages- und Wochensicht aber auf jeden Fall auch in der Infozeile oberhalb des Terminrasters angezeigt. Wenn Sie das Kästchen Heute-Sprungzeile anzeigen aktivieren, wird im Kalender unten eine anklickbare, mit einem roten Kringel markierte Zeile eingeblendet. Ein Klick darauf bringt Sie immer in die Tagessicht des heutigen Tages. Dies geht aber auch mit einem Tastendruck auf ESC oder das entsprechende Symbol der Symbolleiste. Des Weiteren können Sie noch einstellen, dass Samstage, Sonntage und eingetragene Feiertage fett hervorgehoben werden. Ansicht 2 (aktueller Benutzer) Tooltipp für Hintergrundinfos Hier können Sie festlegen, ob für Hintergrundbereiche Ihres Kalenders (Schichteinträge, Feiertagseinträge, Raumsperren, etc.) nähere Informationen per Tooltipp angezeigt werden sollen. Tooltipp für Termine Hier können Sie festlegen, ob Tooltipps für Termine immer angezeigt werden, nur falls der Termin eine Notiz enthält oder gar nicht. Hilfslinien in der Tagessicht Um schneller die Termine zu erkennen und abzugrenzen, können Sie sich horizontale Hilfslinien nach jeder vollen Stunde anzeigen lassen. 173 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

175 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Patientennamen anonymisieren Um einzustellen, dass schon beim Start des CGM PRAXISTIMER nur die Initialen der Patienten angezeigt werden Schriftgröße in der Tagesansicht Im Textfeld können Sie den Wert der Schriftgröße einsehen und verändern. Lassen Sie das Feld leer, wird die Standardgröße von 8pt eingestellt. Aktivieren Sie den Haken bei Kalender in der Aufgabenleiste automatisch anpassen, so wird sich die Breite der Mitarbeiter- und Aufgabenleiste automatisch an die Größe des Kalenders anpassen. Allgemein (aktueller Benutzer) Nach 'Termin löschen' nach Alternativen suchen Wenn Sie einen Termin löschen, kann die entstehende Lücke gefüllt werden, indem ein anderer Termin dorthin vorverlegt wird. Durch Aktivieren dieser Option wird nach jedem Löschen eines Termins automatisch die Funktion zum Ermitteln von Füllterminen gesucht. Abfrage vor 'Termin löschen' Ist die Option Abfrage vor Termin löschen aktiviert, erscheint der Dialog zur Auswahl der Absage und Eingabe eines Kommentars. Ist diese Option deaktiviert, erscheint keine Abfrage und die abgesagten Termine werden automatisch als Abgesagt durch Patient in der Karteikarte hinterlegt. Nach Terminvergabe Behandler aktivieren Wenn Sie einen Termin für Behandler X vergeben, wird dieser Behandler danach in der Ansicht aktiviert. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 174

176 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminkartendruck nach Terminvergabe Hier können Sie einstellen, dass unmittelbar nach der Vergabe eines Termins der Dialog zum Druck der Terminkarte erscheint. Aus technischen Gründen ist dies nur dann möglich, wenn der Termin vom CGM PRAXISTIMER-Programm aus vergeben wurde, nicht, wenn die Terminvergabe von einem externen Programm ausgelöst wurde. Beim Terminkartendruck Nulldistanzen unterdrücken Hiermit legen Sie fest ob Nulldistanzbehandlungen innerhalb einer Terminkette als ein Termin auf der Terminkarte erscheinen, oder die einzelnen Komponenten aufgelistet werden. In der Regel ist es sinnvoll die Nulldistanzen auf der Terminkarte zu unterdrücken, da für den Patienten ja nur seine Ankunftszeit in der Praxis wichtig ist. Startfenster automatisch schließen Normalerweise müssen Sie nach dem Programmstart die Schaltfläche [Ok] des Startfensters bestätigen, bevor Sie mit der Arbeit im CGM PRAXISTIMER beginnen können. Wenn dies für Sie lästig ist, können Sie mit dieser Option das Startverhalten so ändern, dass das Startfenster nach erfolgreichem Start sofort geschlossen wird. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn Sie eine Arbeitsstation nur zur informationellen Terminanzeige anstatt zur Terminvergabe verwenden. Bei Neuanlage einer Leistung Wechsel in Raumzuordnung vorschlagen Normalerweise müssen Sie nach dem Programmstart die Schaltfläche [Ok] des Startfensters bestätigen, bevor Sie mit der Arbeit im CGM PRAXISTIMER beginnen können. Wenn dies für Sie lästig ist, können Sie mit dieser Option das Startverhalten so ändern, dass das Startfenster nach erfolgreichem Start sofort geschlossen wird. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn Sie eine Arbeitsstation nur zur informationellen Terminanzeige anstatt zur Terminvergabe verwenden. Benutzeranmeldung nur per Fingerabdruck erlauben Haken Sie diese Option an, so wird an diesem Arbeitsplatz immer anstelle der Benutzerkennwortabfrage eine Abfrage nach dem Fingerabdruck erscheinen. Dialoge, die die Eingabe des Administratorkennworts erfordern, erscheinen weiterhin. Gelöschte Termine in der Karteikarte immer ausblenden Aktivieren Sie diese Option um für diesen Arbeitsplatz dauerhaft die Anzeige der gelöschten und abgesagten Termine in der Karteikarte zu deaktivieren. Bei Bedarf können Sie in der Karteikarte die Anzeige temporär wieder einschalten. Doppelklick in der Terminansicht für folgenden Aufruf aktivieren Aktivieren Sie diese Option um per Doppelklick auf einen Termin eine bestimmte Aktion auslösen. 175 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

177 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Im darunter befindlichen Menü können Sie nun zwischen 3 Optionen wählen: Termin ändern Ruft den Dialog zur manuellen Änderung eines Termins auf Karteikarte des Patienten im CGM PRAXISTIMER Die Karteikarte des Patienten im CGM PRAXISTIMER wird aufgerufen Aufruf Patientenverwaltungssystem Hier wird die gleiche Funktion verwendet, wie beim Aufruf eines Patienten aus der Terminansicht oder dem Wartezimmer heraus. Der Eintrag variiert, je nachdem welches Patientenverwaltungssystem der CGM Sie verwenden. Nach Aktivierung der Doppelklickfunktion ist unter Umständen eine leichte Verzögerung bei einem Einzelklick auf einen Termin feststellbar. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 176

178 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Sounds (aktueller Benutzer) Im CGM PRAXISTIMER können Sie verschiedene Programmereignisse wie Programmstart, Erfolgreiche Terminsuche etc. mit Klängen untermalen. Sie können jedem Ereignis eine individuelle Klangdatei im *.wav-format zuweisen oder den einzelnen Klang abschalten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Systemsteuerung/Sounds aufrufen] Es öffnet sich der entsprechende Bereich der Windows-Systemsteuerung. Rollen Sie in der Liste Programmereignisse nach unten und suchen Sie den Eintrag PraxisManager. Unterhalb davon sind die registrierten Programmereignisse aufgelistet. Zu jedem Ereignis können Sie nun eine Sounddatei auswählen. Wenn Sie zu einem Ereignis keinen Sound möchten, klicken Sie in das Auswahlfeld Sounds und drücken Sie die ENTF-Taste. Auf jedem Windowssystem sind i.d.r. bereits eine Reihe von Klangdateien vorhanden. Unter Windows XP beispielsweise im Verzeichnis Windows\Media. Sie können auch Ihren Computer durchsuchen nach Dateien mit der Endung *.wav. Bei der Installation des CGM PRAXISTIMERs werden ebenfalls eine Reihe wohlklingender Standardklänge mit installiert. Diese finden Sie normalerweise im Verzeichnis Windows\Media\Timer. Wenn Sie die Klangunterstützung des CGM PRAXISTIMERs für das gesamte Netzwerk abschalten möchten, deaktivieren Sie das Kästchen [CGM PRAXISTIMER Klänge] 177 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

179 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Ansicht (alle Stationen) Hervorhebung des VIP-Status Wählen Sie hier, ob und in welcher Form VIP-Termine hervorgehoben werden sollen. Durch eine Hervorhebung fallen Ihnen wichtige Termine in der Tagesansicht sowie in der Warteliste sofort ins Auge. Sie können den VIP-Status eines Termins auch für andere Zwecke benutzen, z.b. als Risikokennzeichnung. In vielen Listenfunktionen des CGM PRAXISTIMERs können Sie explizit nach VIP- Terminen suchen. Privat-Patienten hervorheben Privatpatienten können in der Tagesansicht besonders hervorgehoben werden. Die Funktion setzt voraus, dass Sie eine SQL-Datenbank für den CGM PRAXISTIMER einsetzen. Wenn Sie noch nicht mit einer SQL-Datenbank arbeiten erscheint Ihnen der Dialog zur Aktivierung der Privatpatientenanzeige ausgegraut. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 178

180 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Kontaktieren Sie Ihren Vertriebs- und Servicepartner oder Ihre Hotline um weitere Informationen zu einer Umstellung auf das SQL Datenbankformat zu erhalten. Sobald Sie zum ersten Mal eine der Darstellungsoptionen auswählen, erscheint die Meldung, dass ein Patientenabgleich durchgeführt werden muss. Hierbei werden die Patienten aller zukünftigen Termine mit denen Ihres Abrechnungsprogramms abgeglichen. Sobald die Privatpatientenhervorhebung aktiviert wurde, werden bei jeder Terminaktion einzelne Patienteninformationen abgerufen um die Daten aktuell zu halten. Ein erneuter vollständiger Patientenabgleich ist somit nicht erforderlich. Sie können den Abgleich vorab auch manuell durchführen, indem Sie auf den Button [Patientenabgleich durchführen] klicken. Je nachdem, wie viele Daten vorliegen kann der Patientenabgleich mehrere Minuten in Anspruch nehmen. 179 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

181 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Nach erfolgreichem Patientenabgleich können Sie die Anzeige beliebig umschalten. Das Datum des letzten vollständigen Patientenabgleiches wird im Dialog vermerkt. Weitere Hervorhebungen Wenn Sie einem Patienten den Wartestatus angemeldet zuweisen, wird der Termin in der Tagessicht normalerweise mit einem grünen Smiley markiert. Hier können Sie einstellen, nach welcher Wartezeit sich das Symbol in ein Blitzsymbol verwandelt. An Hand des Blitzes sehen Sie dann sofort, wenn ein Patient bereits übermäßig lange warten musste. Sie können dann angemessen reagieren und ihm z.b. einen Kaffee anbieten, um seine Praxisbindung positiv zu bestärken. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Sonderzeiten und Raumblockierungen in der Tagesansicht hervorzuheben. Setzen Sie dazu den Haken an der Option Sonderzeiten in Tagesansicht hervorheben. Wechseln Sie danach in den Bereich Farben (Alle Stationen). Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit die Farben für die entsprechenden Markierungen festzulegen. Farben (alle Stationen) Farbeinstellungen in der Terminansicht In diesem Bereich können Sie diverse Farbkodierungen für die Terminansicht des CGM PRAXISTIMERs ändern. Die Farben für die Auslastungen werden Ihnen später angezeigt, wenn Sie im Menü Extras Kalenderfarben Strukturfarben aktivieren. Die Strukturfarben zeigen die Auslastung des jeweiligen Behandlers und damit die mögliche Parallelisierung von Terminblöcken an. Sie sind daher nach dem Ampelprinzip vergeben (rot = höchste Auslastung, gelb = mittel, grün = wenig Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 180

182 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Auslastung). Wir raten Ihnen, diese Standardfarben nicht zu ändern, da das Ampelprinzip für die meisten Anwender intuitiv erfassbar ist und eventuelle Supportanfragen leichter geklärt werden können. Mehr zur Farbdarstellung und Strukturfarben finden Sie im Kapitel Darstellungen Farboptionen auf Seite 114. Wenn Sie Termine manuell über die ursprünglich geplanten Behandlungsdauer hinaus verlängern, werden die verlängerten Zeitintervalle als türkisblaue Stukturfarbe angezeigt. Verlängerte Terminblöcke werden von der automatischen Terminsuche übrigens als nichtparallelisierbar (100% Auslastung) gewertet. Wir empfehlen Ihnen daher, Termine nur in Ausnahmefällen über die geplante Zeit hinaus zu verlängern. Andere Farbeinstellungen Hier können Sie angeben, ob bestimmte Tabellen bzw. Terminraster in einem leicht schattierten Zebrastreifenmuster erscheinen sollen. In diesem Fall wird jede zweite Zeile der Tabelle leicht abgedunkelt. Allgemein1 (alle Stationen) Karteikarte In der Karteikarte sehen Sie auf einen Blick die aktuellen Termine des aufgerufenen Patienten. Dabei werden standardmäßig alle seine Termine aufgelistet ab dem heutigen Tagesdatum minus 14 Tage. Diese Differenz können Sie hier (oder auch direkt in der Karteikarte) nach Ihren Wünschen anpassen. Wenn Sie nur Patiententermine ab heute sehen wollen, geben Sie hier die Zahl 0 ein. 181 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

183 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Erinnerungslisten definieren Bei der Anlage von Leistungen können Sie drei Häkchen für Erinnerungsmarkierungen setzen. In früheren Version waren diese Erinnerungen vornehmlich für Zahnärzte auf HKP (Heil- und Kostenplan), Rechnung erstellen und Techniker erforderlich eingestellt. Ab der Version 3.4 des CGM PRAXISTIMERs können Sie die Bezeichnungen für die Erinnerungen nun selber vergeben. In den Feldern Bezeichnung in Dialogen geben Sie den Text ein, der in den Leistungsanlage-Dialogen vor dem jeweiligen Schalter erscheinen soll. Bei Überschrift im Druck geben Sie den Titel der Erinnerungsliste ein, so wie er oben auf der ausgedruckten Liste erscheinen soll. Ausführliche Informationen zu Erinnerungslisten finden Sie unter Drucken Erinnerungslisten auf Seite 140. Ausführliche Informationen zur Anlage und Änderung von Leistungen finden Sie unter Praxiseinstellungen Leistungsarten auf Seite 28. Allgemein2 (alle Stationen) Schichten kontrollieren An dieser Stelle können Sie eine Anzahl von Tagen angeben (voreingestellt sind 180 Tage). Der CGM PRAXISTIMER wird dann beim ersten Start des Tages prüfen, ob es Schichten gibt, die innerhalb dieser Tageszahl auslaufen. Diese Prüfung ist sinnvoll, da anderenfalls die automatische Terminsuche möglicherweise Termine an Tagen vergeben wird, für die keine Schichten mehr definiert sind. Diese Termine könnten dann u.u. außerhalb der Arbeitszeiten des jeweiligen Behandlers liegen. Aus diesem Grund sollten Sie Schichten für alle Behandler möglichst immer für 6 Monate im Voraus eintragen. Letzten Patienten merken Der CGM PRAXISTIMER ist in der Lage, sich den Patienten zu merken, der zuletzt (in Karteikarte oder für Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 182

184 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 eine Terminvergabe) verwendet wurde. Wenn Sie dieses Häkchen anwählen, wird beim nächsten Aufruf von einem der genannten Dialoge direkt der gemerkte Patient geladen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn in Ihrem Workflow oft dieselbe Tätigkeit mehrfach für den gleichen Patienten wiederholt werden muss. Automatisierungen (alle Stationen) Automatisches Programmende Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten und der Server nie abgeschaltet wird, können Sie hier einstellen, ob und wann an allen Stationen im Netz der Terminplaner geschlossen werden soll. Damit können Sie sicherstellen, dass zum Zeitpunkt der Datensicherung die Datenbank ordnungsgemäß geschlossen ist. Automatische Aktualisierungen Wenn der CGM PRAXISTIMER in einem Netzwerk betrieben wird und Sie an mehreren Stationen Termine vergeben, kann es sinnvoll sein, die Terminansicht an allen Stationen nach einer gewissen Zeit zu synchronisieren. Hier können Sie eingeben, nach welcher Zeit das Programm eventuelle Änderungen im Terminraster abgleicht. Sie können jedoch auch manuell jederzeit die jeweilige Terminansicht neu aufbauen, indem Sie die entsprechenden Tasten oder Schaltflächen für Tagessicht, Wochensicht oder Monatssicht drücken. Dies sind <Strg> + <T> für Tagessicht, <Strg> + <W> für Wochensicht und <Strg> + <M> für Monatssicht. 183 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

185 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen OnlineTerminvergabe (alle Stationen) Patientenabgleich OnlineTerminvergabe Hier können Sie einstellen, wann die online gebuchten Termine Ihrer Patienten mit den Patientendaten in Ihrem Praxisverwaltungssystem abgeglichen werden sollen. Dieser Abgleich verknüpft automatisch alle Online-Termine temporärer Patienten, zu denen passende Daten in Ihrer Praxisverwaltungssoftware vorliegen. Diese Funktion ist sinnvoll, da so alle zu einem Termin verfügbaren Informationen des Patienten ohne weiteres Zutun sofort eingesehen werden können. Terminbestätigung OnlineTerminvergabe Mit dieser Einstellung legen Sie fest ob Sie die Terminvorschläge Ihrer Patienten vorab überprüfen möchten und entscheiden, ob eine Terminvereinbarung getroffen wird oder ob die Termine automatisch eingetragen werden sollen. Im automatischen Modus werden die von Ihren Patienten online gebuchten Termine direkt in den Kalender des CGM PRAXISTIMER eingetragen. Im manuellen Modus werden die online gebuchten Termine vorläufig in den Kalender eingetragen und müssen von Ihnen bestätigt oder abgelehnt werden. Terminvorschläge je angefangene Stunde ermitteln Wenn Sie diese Option aktivieren, ändern Sie das Suchverhalten für die OnlineTerminvergabe. Statt wie bisher den jeweils ersten freien Termin vor und nach der Tagmitte zu ermitteln, wird nun versucht, für jede angefangene Stunde ein freier Termin zu finden. Bitte beachten Sie, dass diese Option die bisher verwendete Logik der automatischen Terminsuche stark verändert. Je nach Umfang Ihrer Konfiguration kann eine Terminsuche dadurch länger dauern. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 184

186 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 OnlineTerminvergabe 2 Standortverwaltung Um einen neuen Standort hinzuzufügen, füllen Sie die Felder im oberen Fensterabschnitt aus und klicken auf [Hinzufügen]. Die Felder Bezeichnung, Kürzel und Inst.-UID sind Pflichtfelder. In der darunter befindlichen Liste sind alle Standorte eingetragen. Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Feld können Sie dieses bearbeiten (*Pflichtfeld): CGM Life Kd-Nr. die 9-stellige Kundennummer der registrierten Institution *Bezeichnung der Name des Standortes, wird im Dialog Liste Online-Termine verwendet *Kürzel ein Kürzel für Ihren Standort, welches in den Zuordnungsdialogen als Spaltenüberschrift verwendet wird BSNR P-Stamm die BSNR des Standortes der Praxisstamm unter dem sich die Patienten befinden Verwenden Sie das Feld Aktiviert um den jeweiligen Standort für die onlineterminbuchung freizugeben. Ist das Feld nicht aktiviert, erscheint anstelle der onlineterminbuchung ein Hinweis, dass die onlineterminbuchung für diesen Standort nicht aktiviert ist. Über den [ ] Button in der Spalte UID können Sie die Institutions-UID des Standortes einsehen. Der CGM PRAXISTIMER trägt die passende Institutions-UID automatisch in dieses Feld ein. Eine Änderung der Institutions-UID kann dazu führen, dass Ihre onlineterminbuchung nicht mehr funktioniert und sollte nur nach Rücksprache mit Ihrem zuständigen Vertriebspartner oder Ihrer Hotline durchgeführt werden. Um einen Standort aus der Datenbank zu entfernen, markieren Sie diesen in der Liste der eingetragenen 185 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

187 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Standorte und klicken Sie auf [Entfernen]. Beachten Sie, dass sämtliche Einstellungen und Zuweisungen zu diesem Standort aus der Datenbank entfernt werden. Es muss sich immer mindestens 1 Standort in der Datenbank befinden. Einen vorhandenen Standort duplizieren Durch manuelles Duplizieren eines Standortes können Sie mit einer eservices Registrierung mehrere Standorte unterschiedlicher Konfiguration auf Ihrer Website zur Auswahl angebieten. Dieses Feature funktioniert nur mit der HTML5-Version der onlineterminbuchung. Um einen Standort zu duplizieren müssen Sie die Institutions-UID Ihres bereits vorhandenen Standortes über den [ ] Button in der Spalte UID aufrufen und herauskopieren (nicht entfernen!). Nun muss ein neuer Standort hinzugefügt werden. Füllen Sie hierfür die Felder im oberen Fensterabschnitt aus. Verwenden Sie die kopierte Institutions-UID. Geben Sie Im Feld Standort eine andere Bezeichnung ein, als die bei dem in der Liste bereits vorhandenen Eintrag (z.b. Standort 2). Mit einem Klick auf [Hinzufügen] wird der neue Standort in der Datenbank hinzugefügt und kann konfiguriert werden. Ausführliche Informationen zur Konfiguration der onlineterminbuchung finden Sie im Kapitel Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung auf Seite 293. Beispiel einer Website mit Standortverwaltung: Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 186

188 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminsuche (alle Stationen) Allgemeiner Hinweis zur Terminsuche Alle Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden bei der Terminsuche als Standard-Voreinstellung verwendet. Sie können Sie aber während der Terminsuche jederzeit über die Suchoptionsseite ändern. Tagesmitte Standardmäßig wird vom automatischen Suchprogramm die Tagesmitte um Uhr angesetzt. Das heißt, das Suchprogramm schlägt Ihnen Termine ab Uhr vor, wenn Sie nur am Nachmittag suchen wollen. Anzahl Terminvorschläge (maximal 500) Hier legen Sie fest, wie viele Termine pro Terminsuche vorgeschlagen werden sollen. Empfohlen wird ein Wert zwischen 20 und 50, abhängig von Ihren Anforderungen und der Geschwindigkeit Ihres Systems. Auswahl der Terminvorschläge Hiermit beeinflussen Sie die Menge der Terminvorschläge, die erzeugt werden. Wenn Sie die erste Option aktivieren, sucht das Programm für jeden Behandler einen Terminvorschlag, das Zimmer ist aber egal, d.h. es wird das erstbeste, passende Zimmer für den Vorschlag verwendet. Verwenden Sie diese Option, wenn für die Terminauswahl das Zimmer nicht wichtig ist. Wenn Sie die zweite Option aktivieren, bekommen Sie sehr viel mehr Vorschläge. Das Programm sucht dann für jeden Behandler und pro Behandler auch für jedes mögliche Zimmer einen Vorschlag heraus. Verwenden Sie diese Option, wenn für die Terminauswahl das Zimmer wichtig ist. Terminvorschläge je angefangene Stunde ermitteln Wenn Sie diese Option aktivieren, ändern Sie das Suchverhalten für die automatische Terminvergabe. 187 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

189 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Statt wie bisher den jeweils ersten freien Termin vor und nach der Tagmitte zu ermitteln, wird nun versucht, für jede angefangene Stunde ein freier Termin zu finden. Bitte beachten Sie, dass diese Option die bisher verwendete Logik der automatischen Terminsuche stark verändert. Je nach Umfang Ihrer Konfiguration kann eine Terminsuche dadurch länger dauern. Vorbelegung Wochentage Markieren Sie hier, für welche Wochentage das Programm Termine sucht. Wenn Sie am Wochenende keinen Praxisbetrieb haben, deaktivieren Sie die Kästchen für Samstag und Sonntag. Erster Suchtag der Terminsuche Normalerweise sucht das Programm Termine immer ab dem aktuellen Tagesdatum und der aktuellen Uhrzeit. Wenn Sie aber keine Termine für den aktuellen Tag, sondern erst frühestens für den nächsten Tag suchen wollen, tragen Sie hier eine 1 ein. Im Dialog der Terminsuche wird als erstes Suchdatum dann der morgige statt der heutige Tag voreingetragen. AIS-Anbindungen (Alle Stationen) Allgemeines zu AIS-Anbindungen Hier geben Sie an, ob Sie mit einer eigenen Patientendatenbank arbeiten wollen oder mit einer externen Datenbank. Bei der eigenen Datenbank werden alle Patientenstammdaten im CGM PRAXISTIMER erfasst und verwaltet, unabhängig von Stammdaten, die Sie in einem Arzt- oder Zahnarztinformationssystem führen. Der CGM PRAXISTIMER ist aber in der Lage, an viele marktführende Patientenverwaltungssysteme Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 188

190 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 angebunden zu werden. In diesem Fall greift er über definierte Schnittstellen direkt auf die Stammdaten des Arzt- oder Zahnarztinformationssystems zu. Sie arbeiten somit immer mit einem einheitlichen und aktuellen Datenbestand. Wenn es für Ihr Arzt- und Zahnarztinformationssystem eine Anbindung gibt, empfehlen wir Ihnen, diese auszuwählen. Eigene Patientendatenbank Bei der eigenen Patientendatenbank haben Sie die Möglichkeit, die Daten regelmäßig mit einer ASCII/ANSI-Datei Patient.txt abzugleichen. Diese Datei erstellen Sie (z.b. einmal täglich) über eine Exportfunktion Ihres Arztinformationssystems. Anschließend kopieren Sie die Datei in das CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis. Wenn der CGM PRAXISTIMER beim Start diese Datei vorfindet, liest er sie ein und gleicht die Daten mit seiner Patientendatenbank ab. So werden neue Patienten automatisch hinzugefügt. Sie haben beim Abgleich die Möglichkeit, die komplette Liste als Datenbestand zu importieren oder nur neue Daten mit Ihrem CGM PRAXISTIMER-Datenbestand abzugleichen. Wir empfehlen Ihnen Letzteres. Neben dem Abgleich per CSV steht Ihnen auch die Möglichkeit eines BDT-Abgleiches zur Verfügung. Wenn Sie das entsprechende Häkchen aktivieren, können Sie BDT-Dateien von Einzelpatienten oder mehreren Patienten gleichzeitig importieren. Dazu stellen Sie in Ihrem Patientenverwaltungssystem das Programm ptbdtdimp.exe mit der folgenden Aufrufsyntax als Annahmeprogramm für BDT-Datenexport ein: Die importierten Patienten werden in die eigene Patientendatenbank übernommen und stehen Ihnen danach für alle CGM PRAXISTIMER Funktionen zur Verfügung. Wenn Sie mit BDT-Patienten arbeiten, sollten Sie keine eigenen Patienten im CGM PRAXISTIMER anlegen, da diese bei gleichlautender Patientennummer vom BDT-Import überschrieben werden. Aus diesem Grunde empfehlen wir Ihnen, den Haken sperre manuelle Neuanlage von Patienten zu aktivieren. Dies bewirkt, dass Sie interne Patienten nicht mehr neu anlegen oder ändern können, sondern nur noch per BDT oder CSV importieren. Damit Sie bei Terminen für neue Patienten diese nicht erst umständlich im Patientenverwaltungssystem anlegen müssen, bewirkt der Haken gleichzeitig, dass Ihnen auch bei der internen Patientendatenbank die Funktionalität von temporären Patienten zur Verfügung gestellt wird. Ausführliche Informationen zu temporären Patienten finden Sie im Abschnitt Karteikarte Temporäre Patienten auf Seite 123. Direktanbindungen an externe Programme Die Liste an externen Anbindungen wird von unserer Programmierung ständig angepasst und flexibel um neu aufkommende Anforderungen erweitert. Es würde jedoch den Platz dieses Handbuchs sprengen, alle Details, Optionen und Funktionalitäten jeder Anbindung hier aufzuführen. 189 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

191 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Indirekte Anbindung an externe Patientenverwaltungssysteme Falls für Ihr Patientenverwaltungssystem keine Direktanbindung an den CGM PRAXISTIMER verfügbar ist, können Sie in den meisten Fällen die Patientendaten des Patientenverwaltungssystem über eine ASCII/ANSI-Datei in die Datenbank des CGM PRAXISTIMERs übernehmen. Die Daten können dann täglich beim ersten Start des CGM PRAXISTIMERs synchronisiert werden, wenn Sie morgens als erstes eine Patientenliste aus Ihrem Patientenverwaltungssystem exportieren und sie ins CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis legen. Nähere Details zu dieser Importfunktion finden Sie unter Schnittstellen CSV Patient- Import auf Seite 165. Bitte fragen Sie Ihren Praxisbetreuer, welche Möglichkeiten der Anbindung es für das von Ihnen verwendet Arztinformationssystem gibt. Datenbank (alle Stationen) Wissenswertes über Datenbankeinstellungen Der CGM PRAXISTIMER legt alle seine Termindaten, Aufgaben und Praxiseinstellungen in einem relationalen Datenbanksystem ab. Auf dieser Registerkarte können Sie Details dazu einstellen, nachdem Sie mittels der Schaltfläche [Einstellungsseite freigeben] das Administratorpasswort eingegeben haben. Zurzeit stehen als Datenbanksysteme für den CGM PRAXISTIMER Microsoft Access oder Microsoft SQL Server zur Verfügung. Bei einer Neuinstallation wird mit erstem Start der CGM PRAXISTIMER mit einer Microsoft Access Datenbank angelegt. Nutzen Sie das Datenbankutility um ggf. auf eine Microsoft SQL Server Datenbank umzustellen. Um die Größe der Microsoft Access Datenbanken gering zu halten, wird vor/während eines Upgrades der Datenbank automatisch komprimiert. Zudem prüft der CGM PRAXISTIMER einmal pro Tag und Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 190

192 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Station die Größe, sofern es sich um eine JetDatenbank handelt und die Komprimierung länger als 7 Tage her ist. Falls die Datenbank größer als 150MB ist, erscheint ein Hinweis mit der Empfehlung regelmäßig zu komprimieren oder einen Umstieg auf Microsoft SQL Server. Wissenswertes über Microsoft Access Datenbanken Microsoft Access ist eine sogenannte Desktop-Datenbank. Die Daten werden dabei in einer einzelnen Datei auf dem Server (i.d.r. timer.mdb) vorgehalten. Alle Arbeitsstationen greifen über das Netzwerk parallel auf diese Datei zu. Wenn eine Station während des Zugriffs auf die Datei unterbrochen wird (z.b. durch Stromausfall oder Programmabstürze), kann es passieren, dass die Datenbankdatei beschädigt wird. Meistens lässt sich die Datenbank jedoch über das CGM PRAXISTIMER Datenbankutility schnell wieder reparieren. Es ist wichtig zu wissen, dass solche Beschädigungen bei Desktopdatenbanken prinzipbedingt niemals ausgeschlossen werden können. Umso wichtiger ist gerade bei ihnen eine regelmäßige, tägliche Datensicherung (siehe Datensicherung). Microsoft empfiehlt: Wenn Sie Access als DB-System verwenden, achten Sie unbedingt darauf, dass kein Client ein neueres Betriebssystem als der Server hat, auf dem die Datenbank liegt (also niemals z.b. mit einem Windows 2000 Client auf die DB eines Win98 -Servers zugreifen). Anderenfalls kommt es im Betrieb sehr leicht zu schweren Beschädigungen der Datenbank! (Microsoft Support KB-Artikel #300216). Da die Datenbankzugriffe bei MS Access einfachen Dateizugriffen entsprechen, können Sie die Datenbank auch auf ein Nicht-Windowssystem (Linux oder einen Novellserver) legen. Diese Möglichkeit haben bei SQL Server Datenbanken beispielsweise nicht. Ein weiterer Vorteil von MS Access ist seine recht hohe Geschwindigkeit auch bei schwächerer Hardware. Bei Einplatzsystemen empfehlen wir den Betrieb mit einer MS Access Datenbank. Wissenswertes über SQL Server Datenbanken Microsoft SQL Server ist im Gegensatz zu einer Desktopdatenbank wie Access ein echter Datenbankserver. Hierbei gibt es keinerlei direkte Zugriffe der Clients auf physikalische Dateien des Servers. 191 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

193 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Sämtliche Zugriffe laufen über einen Kommunikationsdienst ab, der auf dem Server läuft. Dieser Dienst ist der SQL Server Dienst. Der Dienst nimmt die Anfragen der Clients entgegen und bearbeitet sie. Dabei greift nur die Dienstanwendung selber auf die Serverdateien der Datenbank zu. Der Zugriff ist somit perfekt kontrolliert. Die bei Access erwähnte prinzipbedingte Gefahr von Datenbankbeschädigungen gibt es hier nicht. Auch wenn ein Client während des Zugriffs abstürzt, sorgt der SQL Server Dienst immer dafür, dass die Datenbank in einem korrekten Zustand bleibt. Der Betrieb mit einem SQL Server wird grundsätzlich empfohlen. Einstellungen Microsoft Access Bei Verwendung einer Access Datenbank geben Sie im Feld UNC-Datenquelle den Pfad zur Datenbankdatei (*.mdb, im Normalfall ist dies die timer.mdb im CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis). Wenn Sie auf die Schaltfläche [...] klicken, können Sie auch in Verzeichnissen nach der Datei suchen. Sie müssen in das Feld UNC-Datenquelle unbedingt einen UNC(=Unified Name Convention)-Pfad eintragen. Dies ist ein Pfad, der statt einem Laufwerksbuchstaben wie c:\ mit einem Doppelbackslash und Rechnernamen beginnt wie \\server\timer\.... Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 192

194 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Hinweis: Nur mit einem UNC-Pfad sind alle Arbeitsstationen im Netz gleichermaßen in der Lage, die Datenbankdatei zu finden. Ein normaler Pfad mit Laufwerksbuchstabe ist nur im Einzelplatzbetrieb zulässig! Hinweis: Wenn der CGM PRAXISTIMER beim Start die Datenbank nicht öffnen kann, sind auch die Optionen nicht zugänglich. In diesem Fall benutzen Sie das separate CGM PRAXISTIMER Datenbankutility, um Einstellungen zu korrigieren. Einstellungen SQL Server Tragen Sie die notwendigen Daten zum Zugriff auf die CGM PRAXISTIMER-Datenbank in die entsprechenden Felder ein. Der Servername steht standardmäßig auf (local). Tragen Sie hier aber unbedingt den Namen desjenigen Rechners ein, auf dem der SQL Server Dienst läuft in aller Regel wird dies Ihr Praxisserver sein. Die Standardempfehlung unseres Hauses für Benutzername, Passwort und Datenbankname ist timer / timer / timer. Beachten Sie bitte, dass es sich bei diesen Feldern um SQL Server-Angaben handelt. Mit Benutzername ist hier also niemals ein Windows-Anmeldename gemeint. Ebenso ist das Passwort i.d.r. weder identisch mit dem Windowspasswort des angemeldeten Benutzers noch identisch mit dem Standard-Administratorpasswort init des CGM PRAXISTIMERs. Das Feld Backuppfad (UNC) wird verwendet, falls Sie Datensicherungen Ihrer Timerdatenbank über das CGM PRAXISTIMER Datenbankutility vornehmen oder ein angebundenes Patientenverwaltungssystem eine solche Datensicherung automatisiert anstößt. Falls Sie Ihre Datensicherung mit anderen Methoden vornehmen (z.b. nächtliche, automatische Bandsicherungen aller SQL Server Datenbankverzeichnisse), benötigen Sie diese Angabe nicht. Voraussetzung für die Verwendung einer SQL Server Datenbank ist ein korrekt eingerichteter Microsoft SQL Server. Die Einrichtung sollte ein erfahrener Techniker vornehmen. 193 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

195 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Bitte fragen Sie Ihren Praxisbetreuer nach Installationsmöglichkeiten für SQL Server. Die Umstellung von MS Access auf SQL Server Betrieb ist mit dem CGM PRAXISTIMER Datenbankutility möglich. Auch dieses Werkzeug sollte jedoch nur von einem erfahrenen Techniker verwendet werden! Wenn die hier beschriebenen Zugangsdaten inkorrekt sind, hat der CGM PRAXISTIMER keinen Zugriff auf seine Datenbank. Achten Sie daher hier unbedingt auf korrekte Angaben und sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Hotline. UMS und Telefonie (alle Stationen) Allgemeines Die Abkürzung UMS steht für Unified Messaging System und bietet eine universelle Kommunikationsplattform zum Versand von Kurznachrichten via SMS und . Um genaueres über die UMS-Funktionen zu erfahren, lesen Sie bitte das Kapitel UMS (Unified Messaging System). Hier können Sie die UMS-Funktionen des CGM PRAXISTIMERs in drei Bereichen beeinflussen. UMS-Einstellungen Unversandte Info-UMS löschen nach <n> Tagen Wenn Sie aus der Karteikarte eines Patienten heraus eine informelle UMS an diesen schreiben, diese UMS aber die angegebene Anzahl an Tagen nicht versendet wird, kann der CGM PRAXISTIMER diese Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 194

196 Optionen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 automatisch löschen. Info-UMS/ Terminverschiebungen/ Terminlöschunge/ Terminerinnerung/Termininfo Hier haben Sie jeweils die Wahl, ob Sie entsprechende Nachrichten standardmäßig in der Versandliste sammeln oder direkt versenden möchten. Wenn Sie die automatische UMS-Erstellung für bestimmte Aktionen verhindern möchten, geben Sie nicht versenden an. Vorbelegung UMS-Kommunikationswege Diese Einstellungen geben an, welche Rufnummern/ Kommunikationsdaten von Patienten normalerweise für UMS-Nachrichten verwendet werden. Sie können diese Einstellung für einzelne Patienten in der Karteikarte überschreiben. Vorbelegung der Standard-Telefonnummer Hier geben Sie an, welche Telefonnummer normalerweise auf der ersten Registerkarte einer Patienten- Karteikarte angezeigt wird. Auch diese Einstellung können Sie in der Karteikarte für einzelne Patienten anders festlegen. UMS-Vorlagen bearbeiten Sie können für die einzelnen Nachrichtenarten Vorlagen erstellen. In diesen Vorlagen können Sie bestimmte Daten wie Termindatum, Uhrzeit oder Patientenname vom System ausfüllen lassen. telemed-absenderadresse Gegen Sie hier Ihre telemed-absenderadresse ein. Eine Benutzung von UMS-Funktionen ist nur dann möglich, wenn Sie am telemed-sms-dienst teilnehmen. Zustellung der Terminerinnerung Terminerinnerungs-UMS können bis zu 7 Tage im Voraus und zu einer Wunsch-Uhrzeit versendet werden. Sie können über die Auswahlmenüs festlegen, wie viele Tage im Voraus und zu welcher Uhrzeit eine Terminerinnerung zugestellt werden soll. Wird das Zustellungsdatum bereits bei der Terminvergabe unterschritten, erhält der Patient die Terminerinnerung sofort. Informationen zu UMS Hier erhalten Sie einen kurzen Informationstext zu den UMS-Funktionen. 195 Optionen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

197 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Optionen Vorlagen bearbeiten Geben Sie hier einen Vorlagentext für jeden Nachrichtentyp ein. Zur Personalisierung der Nachricht stehen Ihnen Makros für den Namen und Vornamen und je nach Nachrichtenart für Termininformationen zur Verfügung. Diese fügen Sie durch Doppelklick an der aktuellen Stelle in den Text ein. Der Dialog zählt die verwendeten Zeichen. Da Vor- und Nachname der Patienten keine feste Größe haben, wird eine großzügige Anzahl von 10 Zeichen (Vorname) und 15 Zeichen (Nachname) verwendet. Sie erkennen an der Zahl in Klammern hinter den Makros, wie viele Zeichen benötigt werden Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Optionen 196

198 Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Tastatursteuerung und Symbol- Erläuterungen Tastatursteuerung Die wichtigsten Programmteile lassen sich mit der Tastatur sehr elegant bedienen. Taste <F1> <F2> <F3> <F4> <F5> <F6> <F7> <F8> <F9> <F10> <Strg>-<F4> <Num +> <Num > <Strg>-<Num +> <Strg>-<Num > <Esc> Funktion Hilfe Automatische Terminsuche Termine von temporären Patienten suchen Karteikarte (Suche nach Patiententerminen Wartezimmerliste Liste Online-Termine Umbestellungsliste (Telefonnummern, etc.) Termine einer Leistungsart suchen Telefonliste Menüleiste Kalender anzeigen (links) Tag weiter bzw. Woche weiter Tag zurück bzw. Woche zurück Woche weiter bzw. Monat weiter Woche zurück bzw. Monat zurück Aktueller Tag / Tag aktualisieren / Fenster schließen < > markieren <Enter> <Pfeil>-Tasten <Strg>-<A> <Strg>-<B> <Strg>-<T> <Strg>-<W> <Strg>-<M> Ausführen / Speichern / Eintragen / OK in allen List-Boxen (Patient, Leistung, etc.) positionieren Neue Aufgabe erstellen Beenden Tagessicht anzeigen/ Termine aktualisieren (Refresh) Wochensicht anzeigen Monatssicht anzeigen 197 Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

199 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Taste <Strg>-<O> <Strg>-<P> <Strg>-<i> <Strg>-Mausklick <Alt>-<Pfeiltaste unten> <Alt>-<Pfeiltaste oben> <Alt>-<N> Funktion Optionen Druckprogramm Termine Patientennamen ausblenden Verschiedene Teile aus einer Liste markieren Schriftgröße verkleinern Schriftgröße vergrößern Schriftgröße zurücksetzen Symbolleiste Ansicht: Nur Aufgabenliste Ansicht: Aufgabenliste und schmaler Kalender Ansicht: Kalender und schmale Aufgabenliste Ansicht: Nur Kalender Heutiger Tag Tagessicht Wochensicht Monatssicht Wartezimmerliste Automatisches Suchprogramm Karteikarte Notizen (Post-It) Druckprogramm Papierkorb (Termine) Neues Objekt (Termin, Aufgabe etc.) Farbeinstellungen für die Termine Schnell zurück blättern Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen 198

200 Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Schnell vorwärts blättern zurück blättern vorwärts blättern Neue Aufgabe Telefonliste Stoppuhr CGM ORGANIZER starten CGM ORGANIZER Dashboard starten Die Namen der Patienten sind sichtbar, anklicken um die Initialen einzublenden Es sind nur die Initialen der Patienten sichtbar, anklicken um die vollständigen Namen anzuzeigen Hilfe-Assistent 199 Tastatursteuerung und Symbol-Erläuterungen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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202 Terminlisten Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Terminlisten Umbestellungsliste Termine Umbestellungsliste Die Umbestellungslisten sind dafür gedacht, dass Sie bei einem Behandlerausfall in der Praxis ganz schnell eine Liste generieren können, anhand dieser dann Patienten angerufen und umbestellt werden können. Um eine Umbestellungsliste zu generieren, wählen Sie zuerst den oder die entsprechenden Behandler mit gehaltener Strg-Taste können Sie mehrere Behandler unabhängig voneinander markieren. Danach wählen Sie den gewünschten Zeitraum und ob ggf. nur VIP-Termine angezeigt werden sollen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Liste anzeigen]. Termine, die in Sperrzeiten der Behandler liegen, werden in der Umbestellungsliste dunkelgrau hervorgehoben. Wenn bei einem Patienten eine Adresse hinterlegt ist, kann diese in der Liste angeklickt werden. Es öffnet sich nun Ihr Standard- Programm mit einer neuen an diesen Patienten. Haken Sie Nur in Sperrzeiten liegende Termine anzeigen an und klicken Sie auf [Liste anzeigen] nur noch alle in Sperrzeiten liegende Termine anzeigen. Markieren Sie zum Umbestellen eines Termins einfach den gewünschten Patienten und klicken Sie auf die Schaltfläche [Verschieben]. Nun wird das automatische Suchprogramm gestartet. Die Vorgaben des markierten Termins werden dabei berücksichtigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken], um die Umbestellungsliste auszudrucken. Sie erhalten zunächst eine Druckvorschau. 201 Terminlisten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

203 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminlisten Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite 142. Termine einer Leistungsart Termine Termine einer Leistung Hier können Sie sich Termine einer bestimmten Leistungsart für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. Markieren Sie dazu einfach die gewünschten Leistungsarten und wählen Sie einen Zeitraum aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [Suchen]. Es werden Ihnen nun alle Termine der gewünschten Leistungsart angezeigt. Diese Liste ist besonders dann geeignet, wenn ein Patient abgesagt hat und Sie gerne einen gleichwertigen Termin eines anderen Patienten vorverlegen möchten. Besonders die Termine mit einer VIP Markierung dürften hier wichtig sein. Einen VIP-Merker kann man bei der automatischen und bei der manuellen Terminvergabe setzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken], um die Umbestellungsliste auszudrucken. Sie erhalten zunächst eine Druckvorschau. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite 142. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminlisten 202

204 Terminlisten Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Telefonliste Termine Telefonliste Mit der Telefonliste können Sie jederzeit eine Telefonliste für einen bestimmten Zeitraum erzeugen. In der Telefonliste werden alle Termine eines bestimmten Zeitraumes zusammengestellt, unabhängig für welchen Behandler die Termine geplant waren. Der Grundgedanke dieser Telefonliste ist, dass man für z.b. eine Woche im Voraus alle Termine anzeigen kann. Anhand dieser Liste kann man sofort sehen, welche Termine in der kommenden Woche von großer Bedeutung sind und für die man vom Patienten eine Terminbestätigung einholen möchte. Im rechten, unteren Fensterabschnitt können Sie die unterschiedlichen Kontaktiinformationen an- und abwählen. Die Spalten werden sofort ein- bzw. ausgeblendet. Terminbestätigung per Telefon Ist die Terminbestätigung per Telefon erfolgt, kann man durch Doppelklick auf die Spalte/Zeile OK den Termin abhaken. Nachdem Sie diesen Termin abgehakt haben, erscheint in der Tagessicht hinter dem Namen des Patienten ein Telefon, welches Ihnen sofort anzeigt, dass eine Terminbestätigung schon erfolgt ist. Terminbestätigung per Wenn bei einem Patienten eine Adresse hinterlegt ist, kann diese in der Liste angeklickt werden. Es öffnet sich nun Ihr Standard- Programm mit einer neuen an diesen Patienten. Terminbestätigung per Termininfo-UMS Mit einer Temrininfo-UMS können Sie Ihren Patienten eine Terminbezogene Info-UMS zusenden. Um eine Termininfo-UMS zu versenden, setzen Sie bei den gewünschten Terminen in der Spalte UMS einen Haken. Eine Termininfo kann auch gleichzeitig für mehrere Termine erstellt werden indem Sie mehrere Termine anwählen. Um gleichzeitig mehrere Termine für den UMS-Versand anzuwählen, markieren Sie diese (ziehen bei gedrückter Linker Maustaste, Shift+Klick oder Strg. + Klick) und klicken 203 Terminlisten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

205 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminlisten mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich. Es erscheint nun ein Kontextmenü mit Markierungsoptionen. Klicken Sie nun im unteren Fensterabschnitt auf die Schaltfläche [UMS-Termininfo senden]. Es wird für jeden ausgewählten Termin eine UMS erzeugt. Ausführliche Informationen zum UMS-Editor finden Sie unter UMS-Versand (Unified Messaging System) Der UMS-Editor auf Seite 212. Allgemeine Funktionen der Telefonliste Aus der Telefonliste heraus lassen sich auch Termine sofort verschieben. Markieren Sie dazu einen Termin und klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Verschieben]. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken], um die Telefonliste auszudrucken. Sie erhalten zunächst eine Druckvorschau. Um lange Telefonnummern beim Druck besser darstellen zu können, wird die Telefonliste bei vollständiger Auswahl aller Kontaktinformationen im Querformat ausgegeben. Damit temporäre Patienten leichter in der Telefonliste zu erkennen sind, werden diese durch ein (t) hinter dem Namen gekennzeichnet. Ausführliche Informationen zur Druckvorschau finden Sie unter Drucken Druckvorschau auf Seite 142. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminlisten 204

206 Terminlisten Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Vorgemerkte Suchaufträge Termine Vorgemerkte Suchaufträge Hier könnten Sie nach eingestelltem Suchdatum oder Erstellungsdatum selektieren und es werden Ihnen für den gewählten Zeitraum von allen Patienten gespeicherte Suchaufträge aufgelistet. Wenn Sie den jeweiligen Suchauftrag auswählen, werden die Kontaktdaten des Patienten im oberen Bereich angezeigt. Von dieser Liste aus können Sie für den markierten Suchauftrag die [Terminsuche ausführen] oder [Terminsuche löschen]. Gelöschte Termine Termine Gelöschte Termine Hier können Sie sich alle gelöschten Termine ab einem bestimmten Tag anzeigen lassen. Wenn Sie einen Termin wiederherstellen möchten, dann markieren Sie einfach den gewünschten Termin und klicken auf die Schaltfläche [Wiederherstellen]. 205 Terminlisten Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

207 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Terminlisten Wenn Sie auf die Schaltfläche [Papierkorb leeren] klicken, werden alle angezeigten Termine nach einer erneuten Abfrage endgültig und unwiderruflich gelöscht. Bei Anwahl von [Schreddern] werden lediglich die aktuell ausgewählten Termine gelöscht. [Fülltermine] gestattet Ihnen die Suche nach passenden Alternativen für den frei gewordenen Termin. Suchen Sie in einem geeigneten Zeitraum nach Terminalternativen. Die Suche ist nach exakten Alternativterminen, allen Terminen, nur vorverlegbaren und nur exakten, vorverlegbaren Terminen möglich. Exakt bedeutet hierbei, dass nur nach Terminen derselben Leistungsart gesucht wird. Im anderen Fall würde nach allen Terminarten gesucht, die zeitlich in die entstandene Lücke hineinpassen würden. Wenn Sie auf [Suchen] gehen, wird Ihnen unten eine Liste der passenden Einfügetermine angeboten. Das Feld VVL ist markiert, wenn ein Termin bei der Vergabe als vorverlegbar gekennzeichnet wurden. Das Feld VIP ist markiert, wenn der Termin bei der Vergabe als VIP-Termin markiert wurde. Mit [Verschieben] verlegen Sie einen der Alternativtermine auf den frei gewordenen Termin. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Terminlisten 206

208 Systemprogramme Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Systemprogramme Datenbankpflege Extras System Programme CGM PRAXISTIMER Datenbankutility Das Datenbankutility sollten Sie nur in Verbindung mit der Hotline benutzen, da Sie damit die CGM PRAXISTIMER-Datenbank irreparabel beschädigen können! Datentool Extras System Programme Datentool Das Datentool sollten Sie nur in Verbindung mit der Hotline benutzen, da Sie damit die CGM PRAXISTIMER-Datenbank irreparabel beschädigen können! INI-Editor Extras System Programme INI-Editor Den INI-Editor sollten Sie nur in Verbindung mit der Hotline benutzen. Tracing Einstellungen Extras Systemprogramme CGM PRAXISTIMER Tracing-Einstellungen Die Tracing-Einstellungen sollten Sie nur in Verbindung mit der Hotline benutzen. 207 Systemprogramme Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

209 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Systemprogramme Reset Terminzähler Extras System Programme Reset Terminzähler Mit dieser Anweisung können Sie alle Terminstatuszähler (Anzahl Termine, wie oft nicht erschienen, wie oft abgesagt,...) zu allen Patienten auf 0 zurücksetzen. Bitte beachten Sie, dass Sie alternativ auch bei jedem Patienten einzeln die Zähler in der Karteikarte zurücksetzen können. Terminblockierungen aufheben Extras System Programme Terminblockierungen aufheben Es kann vorkommen, dass z.b. nach einem Absturz der gerade blockierte Terminzeitraum durch den PC nicht mehr freigegeben werden kann. Wenn Sie alle vorhandenen Terminblockierungen auflösen möchten wählen Sie diesen Punkt aus. Es ist die Eingabe Ihrer Administratorkennwortes erforderlich. Angemeldete Computer Hilfe Angemeldete Computer Über diesen Dialog können Sie die momentan angemeldeten Computer einsehen. Es werden alle Computer mit Namen und Anmeldezeitpunkt aufgeführt, die sich am CGM PRAXISTIMER angemeldet haben. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Systemprogramme 208

210 UMS-Versand (Unified Messaging System) Version 4.12, Stand: 22. März 2016 UMS-Versand (Unified Messaging System) Überblick Die Abkürzung UMS steht für Unified Messaging System und bietet eine universelle Kommunikationsplattform zum Versand von Kurznachrichten via SMS und . Mit der Anbindung an CompuGroup UMS können Sie Ihre Patienten schnell und unkompliziert mit solchen Nachrichten ansprechen. Von jeder CGM PRAXISTIMER-Arbeitsstation aus können beliebige UMS-Nachrichten verschickt werden. Dazu ist lediglich ein telemed-mailrechner innerhalb des Praxisnetzwerkes notwendig. UMS können entweder manuell über die Karteikarte eines Patienten oder aus der Telefonliste heraus erstellt und versendet werden oder es können bei bestimmten Aktionen (Terminlöschung, -erstellung und -verschiebung) UMS erzeugt werden. Für jeden Patienten kann im Bedarfsfall individuell festgelegt werden, ob und an welche Nummern UMS-Nachrichten verschickt werden. Sie können auch nur bestimmte Leistungen für den Versand von UMS-Nachrichten freigeben. UMS-Nachrichten können wahlweise zunächst in einer CGM PRAXISTIMER-internen Versendeliste gesammelt oder aber direkt per telemed versendet werden. Auch für jede einzelne UMS können Sie diese Entscheidung jederzeit manuell ändern. Voraussetzungen für UMS Mindestens ein über das Praxisnetzwerk erreichbarer Rechner, auf dem tel ordnungsgemäß installiert ist. Für die Teilnahme am telemed-sms-dienst muss Ihre telemed- adresse freigeschaltet sein. Falls Sie das Securitymodul nicht nutzen, benötigen Sie noch ein spezielles Benutzername/Kennwort-Paar für die SMS-Authentifizierung (über diese Angaben wird sichergestellt, dass niemand unter einer fremden Kennung SMS-Nachrichten versenden kann). Wenn Sie Fragen zu diesen Angaben haben sollten, wenden Sie sich bitte an Ein korrekt installiertes CompuGroup UMS-Paket (ist Bestandteil des CGM PRAXISTIMERs). Während des Setups werden Sie nach den o.g. Angaben gefragt. Benutzung der CGM PRAXISTIMER-eigenen Patientendatenbank oder Anbindung an ein externes Patientenverwaltungssystem, welches die benötigten Kommunikationsdaten der Patienten (Handyrufnummern, Adressen) liefern kann. Wussten Sie schon...? Auch andere CompuGroup-Produkte können die UMS-Fähigkeiten nutzen. Fragen Sie Ihren Praxisberater nach dem aktuellen Stand der Entwicklung. Die UMS-Einstellungen Für genauere Erläuterungen zu den UMS-spezifischen Einstellungen siehe Kapitel Optionen UMS und Telefonie (alle Stationen) auf Seite UMS-Versand (Unified Messaging System) Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

211 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 UMS-Versand (Unified Messaging System) Die Funktionsweise UMS-Typen Es gibt 5 unterschiedliche UMS-Typen: Info-UMS Eine Info-UMS wird aus der Karteikarte heraus versendet und hat keinen direkten Terminbezug. Terminverschiebung Eine Terminverschiebung wird Ihnen angeboten, wenn Sie einen Termin im CGM PRAXISTIMER über die automatische Terminverschieung oder durch eine manuelle Änderung verschieben. Nach einer Terminverschiebung wird Ihnen eine neue Terminerinnerung angeboten (hierfür muss die Terminerinnerung eingeschaltet sein). Terminlöschung Eine Terminlöscheung wird Ihnen angeboten, wenn Sie einen Termin im CGM PRAXISTIMER löschen und bezieht sich ausschließlich auf den entfernten Termin. Teriminerinnerung Eine Terminerinnerung wird Ihnen angeboten, wenn Sie einen Termin im CGM PRAXISTIMER vergeben haben. Nach einer Terminverschiebung bekommen Sie ebenfalls eine neue Terminerinnerung angeboten. Termininfo-UMS Mit einer Temrininfo-UMS können Sie Ihren Patienten eine Terminbezogene Info-UMS zusenden. Die Termininfo-UMS kann aus der Telefonliste heraus erstellt werden. Im Kontextmenü beim Anklicken eines Termins gibt es einen neuen Eintrag UMS Termininfo senden mit dem Sie ebenfalls eine Termininfo-UMS erstellen können. Grundsätzlich können die UMS in 2 Gruppen aufgeteilt werden: terminierte Nachrichten und Nachrichten, die direkt versendet werden. Terminerinnerungen werden standardmäßig einen Tag vor dem Termin um 10:00 Uhr (in den Optionen änderbar) an den Patienten versendet. Terminverschiebungen, Terminlöschungen, Info-UMS und Termininfo-UMS werden immer sofort versendet. Versandoptionen Beim Erstellen einer UMS-Nachricht haben Sie die Wahl die Nachricht in die Versandliste oder den tel -postausgang zu legen oder direkt zu versenden/übermitteln. In der Versandliste können UMS-Nachrichten so lange aufbewahrt werden, bis Sie sie zum endgültigen Versand an telemed weiterreichen. Gleiches gilt für den tel -postausgang. Die Nachrichten bleiben hier solange, bis die Übermittlung der Nachricht an den telemed-server erfolgt ist. Bei der Opton Sofort versenden werden die Nachrichten vom UMS-Server in Ihrer Praxis direkt an den telemed-server übermittelt und weiterverarbeitet. Automatische Verwaltung von UMS Unversandte UMS, die nicht mehr gültig sind, z.b. weil der Termin zwischenzeitlich gelöscht wurde, werden automatisch storniert. Befindet sich eine UMS bereits auf dem telemed-server kann eine Stornierung nur dann durchgeführt werden, wenn zu dem betreffenden Termin eine Verschiebe-, Löschoder neue Erinnerungs-UMS versendet wird. Hier eine Übersicht der Funktionsweise der automatischen Verwaltung: Termin wird erstellt Terminerinnerungs-UMS wird versendet Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER UMS-Versand (Unified Messaging System) 210

212 UMS-Versand (Unified Messaging System) Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Termin wird verschoben Termin wird gelöscht Eine Terminverschiebungs-UMS wird versendet, dadurch wird die ungültige Terminerinnerung storniert. Eine neue Terminerinnerungs-UMS wird angeboten Eine Terminlöschungs-UMS wird versendet, dadurch wird die ungültige Terminerinnerung storniert Die UMS-Versandliste Mit der Taste <F11> können Sie die Versandliste aufrufen. In ihr können UMS-Nachrichten so lange aufbewahrt werden, bis Sie sie zum endgültigen Versand an telemed weiterreichen. Die Versandliste ist in 2 Abschnitte (Tabs) aufgeteilt. Alle noch nicht versandten UMS werden im Tab offene UMS aufgelistet. Im Tab übermittelte UMS sehen Sie alle an tel übermittelten UMS. offene UMS Im oberen Fensterabschnitt finden Sie 5 Checkboxen, mit denen Sie die Anzeige der UMS-Nachrichten nach ihrem Erstellungsgrund (Info-UMS, Terminerinnerung, Terminverschiebung, Terminlöschung, Termininfo-UMS) filtern können. Innerhalb der Liste können Sie jede Nachricht durch einen Doppelklick nachbearbeiten. Durch einen Klick in der Spalte Status können Sie die Nachricht aus dem aktuellen Sendestapel herausnehmen. In der Spalte Text befindet sich eine Vorschau auf den UMS-Inhalt. Fahren sie mit der Maus über einen Eintrag in dieser Spalte wird der vollständige Text in einem Tooltip dargestellt. In der Auswahlliste Versandmodus können Sie vor dem Senden nochmals festlegen, ob der aktuelle Sendestapel sofort per telemed versendet werden soll oder ob die Nachrichten lediglich in den telemed- Postausgang verschoben und später von dort manuell gesendet werden. Mit den Buttons Buttons [Alle Zurückhalten] und [Alle Sendebereit] können Sie den Sendestatus von allen UMS umschalten. Klicken Sie auf [Senden] um alle angezeigten UMS zu übermitteln. Es werden grundsätzlich nur diejenigen UMS-Nachrichten versendet, die momentan angezeigt und nicht auf zurückhalten gesetzt sind. 211 UMS-Versand (Unified Messaging System) Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

213 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 UMS-Versand (Unified Messaging System) übermittelte UMS Im Tab übermittelte UMS sehen Sie alle an tel übermittelten UMS. In der Spalte Status können Sie sehen, wann eine Nachricht an tel übermittelt wurde. Über den Button [Drucken] kann die aktuelle Auswahl an Nachrichten ausgedruckt werden. Beim Aufruf der Liste werden immer die UMS der letzten 14 Tage angezeigt. Wenn Sie einen anderen Zeitbereich sehen möchten können Sie das im Menü UMS ab Übermittlungsdatum einstellen. Der UMS-Editor Der Editorerscheint, wenn eine UMS durch eine Terminaktion (Erstellung, Verschiebung, Löschung) oder manuell (Info oder Termininfo) ausgelöst wurde. Im Versendefenster können Sie den Text der UMS-Nachricht eingeben oder bearbeiten. Alle Kommunikationswege, auf denen der Empfänger per UMS erreicht werden kann, sind im Versendefenster aufgelistet. Sie können per Ankreuzkästchen einzelne davon hinzufügen oder vom Versand ausnehmen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER UMS-Versand (Unified Messaging System) 212

214 UMS-Versand (Unified Messaging System) Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wenn Sie an einem Platz mehrere UMS-Nachrichten gleichzeitig erstellen, werden diese gemeinsam innerhalb eines UMS Editorfensters dargestellt und können dort durchgeschaltet werden. Am unteren Fensterrand erscheint dann ein Hinweis Es werden mehrere UMS-Nachrichten erzeugt. Die UMS-Nachrichten werden im Editor chronologisch sortiert. Wenn Sie beispielsweise einen Termin verschieben, werden zuerst die Terminverschiebung und danach die neue Terminerinnerung angezeigt. Um die einzelnen UMS-Nachrichten durchzuschalten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Das Feld An Patient wurde zu einem Dropdown-Menü umfunktioniert. Hier werden alle Empfänger der einzelnen UMS-Nachrichten aufgelistet. Hat ein Patient zwei Termine, wird er auch zweimal in der Liste aufgeführt. Auf der rechten Seite über die Pfeiltasten: Eine Änderung am Nachrichtentext wird immer nur zur jeweils ausgewählten UMS-Nachricht gespeichert. Wenn Sie eine einzelne UMS-Nachricht doch nicht senden möchten, entfernen Sie im Fenster Versand alle Haken für die Kontaktdaten. Bitte beachten Sie, dass pro UMS-Nachricht im Editor eine UMS erstellt wird. Wenn Sie sowohl SMS als auch Mail zum Versand auswählen werden 2 UMS mit identischen Inhalt erstellt. Wann öffnet sich der UMS-Editor mit mehreren Nachrichten? Terminverschiebung mit Verschiebe- und Erinnerungs-UMS Sammeltermine mit mehreren Empfängern Kettentermine Termininfo-UMS aus der Telefonliste mit mehreren Empfängern Fragen und Troubleshooting Wenn ich von der Karteikarte aus eine UMS versenden oder wenn ich die Versandliste aufrufen möchte, erscheint lediglich ein Infofenster: Das CompuGroup-UMS-Paket ist nicht (oder nicht auf dem aktuellen Rechner) korrekt installiert worden. Das UMS-Setup ist ein eigenständiges Setup, welches separat installiert werden muss. Der UMS-Editor erscheint nach einer Terminaktion nur bei manchen Patienten: Der UMS-Editor erscheint nur dann,... o... wenn der Patient über mindestens eine gültige UMS-Kommunikationsadresse (z.z. also eine Handynummer oder eine adresse) verfügt. o... wenn für diesen Patienten die entsprechenden UMS-Kommunikationsadressen freigegeben sind. Dies kann entweder in den Optionen per Defaulteinstellung oder in der Karteikarte für einen einzelnen Patienten geschehen. Temporäre Patienten können nicht für UMS-Nachrichten benutzt werden. Der UMS-Editor erscheint bei einigen Terminaktionen nicht: Aus technischen Gründen ist ein UMS-Versand bei Terminaktionen, die aus einem Patientenverwaltungssystem heraus gestartet werden, nicht möglich 213 UMS-Versand (Unified Messaging System) Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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216 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Verwaltung Benutzerverwaltung Allgemeines zur Benutzerverwaltung Datei Benutzer- und Rechteverwaltung In früheren Versionen des CGM PRAXISTIMERs gab es getrennte Dialoge zur Verwaltung von Behandlern, von Benutzern und von sonstigen Mitarbeitern. In der Version wurden diese Trennungen aufgehoben und zur zentralen Benutzer- und Rechteverwaltung zusammengefasst. Somit ist jeder eingetragene Benutzer des CGM PRAXISTIMERs entweder ein Behandler oder ein sonstiger Mitarbeiter (für den keine eigenen Termine geplant werden). Der CGM PRAXISTIMER verfügt über ein sehr fein abstufbares Rechtesystem. Als Praxisinhaber können Sie zu praktisch jeder wichtigen Programmfunktion festlegen, ob diese Funktion... ohne Prüfung von jeder Person benutzt werden darf.... ein benutzerspezifisches Passwort erfordert, wobei geprüft wird, ob der ausgewiesene Benutzer das Recht zur Benutzung der Funktion hat.... das Administratorpasswort des CGM PRAXISTIMERs erfordert. Dieses sollte bei sehr kritischen Funktion verlangt werden, die den Datenbestand gefährden. Wenn sich ein Benutzer vor Aufruf einer Programmfunktion identifizieren muss, kann das Programm bei einigen Funktionen auch protokollieren, welcher Mitarbeiter die Funktion zu welcher Zeit ausgeführt hat. Dies wird im CGM PRAXISTIMER u.a. bei der Vergabe- und Verschiebung sowie dem Löschen von Terminen benutzt. Sie können z.b. in den Informationen zu einem Termin später nachschauen, wer den Termin vergeben oder verschoben hat. Wenn der CGM PRAXISTIMER keine Informationen über den Benutzer hat, weil z.b. keine Passwortabfrage vor der Terminvergabe verlangt wurde, wird ersatzweise der Name der Arbeitsstation und des dort angemeldeten Windowsbenutzers protokolliert. 215 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

217 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Verwaltung Einstellen der globalen Berechtigungen Der Dialog für Benutzer- und Rechteverwaltung besteht aus 2 Registerkarten. In der ersten davon können Sie global festlegen, welche Programmbefehle des CGM PRAXISTIMERs überhaupt durch Passwortabfragen geschützt werden sollen. Sie sehen auf der linken Seite die Spalte Programmteil. Hier sind thematisch sortiert alle Programmbefehle aufgeführt, die sich vor unbefugter Benutzung schützen lassen. In der rechten Spalte Geschützt durch... ist aufgeführt, ob und wie der jeweilige Punkt geschützt ist. Sie haben hier die Wahl zwischen (ungeschützt, jeder darf diese Funktion verwenden), einem Benutzerpasswort (bestimmte Mitarbeiter dürfen nach Eingabe ihres Passwortes die Funktion verwenden) oder Admin (nur nach Eingabe des Administratorpassworts darf die Funktion verwendet werden). Wenn Sie mit der Maus mehrere Zeilen der Liste markieren und dann die rechte Maustaste drücken, erscheint ein hilfreiches Kontextmenü. Dort haben Sie die Möglichkeit, alle markierten Punkte gleichzeitig auf einen bestimmten Wert zu setzen. So müssen Sie nicht immer jeden Punkt einzeln bearbeiten. Bestimmte Programmteile wie z.b. die Benutzer- und Rechteverwaltung selbst sind übrigens immer durch ein Administratorpasswort geschützt. Durch Klick auf den Button Admin-PW ändern können Sie das aktuelle Administratorpasswort anpassen. Bei Ersteinrichtung einer Timerdatenbank ist dieses Passwort auf init gesetzt. Nach einer Änderung des Passwortes müssen Sie es noch einmal eingeben, um versehentliche Tippfehler auszuschließen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle Berechtigungen auf den ursprünglichen Auslieferungszustand zurücksetzen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche. Die Schaltfläche Alle Programmpunkte ohne Passwort freischalten dient zu Ihrer Arbeitserleichterung bei der Ersteinrichtung des Programms. So kommen Sie schnell und ohne Behinderungen an nahezu jeden Programmpunkt, den Sie bei der Einrichtung aufrufen müssen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Verwaltung 216

218 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Verwaltung von Benutzern, Behandlern und Mitarbeitern In der zweiten Registerkarte werden die angelegten Benutzer aufgeführt. Oben stehen blau hervorgehoben alle Behandler, darunter in normaler Farbe die sonstigen Mitarbeiter. Zu jedem Benutzer kann ein vollständiger Benutzername, ein etwas kürzerer Listenname und ein maximal 5 Zeichen langes Kürzel angegeben werden. Je nach Platzverhältnissen auf dem Bildschirm oder im Ausdruck verwendet der CGM PRAXISTIMER dann die am besten passende Alternative. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu], um einen neuen Benutzer anzulegen oder auf [Bearbeiten], um einen vorhanden Benutzer zu bearbeiten. Soll ein Benutzer gelöscht werden, so markieren Sie den gewünschten Benutzer und klicken auf die Schaltfläche [Löschen]. Wenn Sie einen Behandler löschen, werden auch alle seine Termine und Einstellungen aus der Datenbank entfernt. 217 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

219 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Verwaltung Anlegen und Bearbeiten eines Benutzers Im oberen Teil des Dialogs können Sie den vollständigen Namen, den Listennamen und das Kürzel für den Benutzer eingeben. Wie oben bereits beschrieben, verwendet der CGM PRAXISTIMER je nach Platzverhältnissen auf dem Bildschirm oder im Ausdruck eine dieser Alternativen. Wenn Sie das Kästchen Benutzer ist ein Behandler aktivieren, zeigen Sie dem CGM PRAXISTIMER an, dass er für diesen Benutzer Termine planen kann und soll. Nur für Behandler ist auch die Behandlerfarbe relevant, welche in den Terminansichten für Übersicht sorgt. Das Kästchen wird deaktiviert, sobald der neu angelegte Behandler gespeichert wurde. Dies liegt darin begründet, dass man später aus technischen Gründen den Behandlerstatus einer Person nicht mehr zurücknehmen kann. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Verwaltung 218

220 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wenn für einen Mitarbeiter Termine geplant werden, muss dieser immer als Behandler angelegt werden! Wenn Sie das Kästchen Benutzer ist nicht aktiv anhaken, wird dieser Benutzer als inaktiv gekennzeichnet. Er wird dann in den meisten Dialogen aus der Liste der Behandler/Mitarbeiter ausgeblendet. So können Sie ausgeschiedene Mitarbeiter mit ihren Daten/Terminen/Urlauben weiterhin im Programm führen, ohne dass diese inaktive Person im Tagesablauf störend in den Auswahldialogen auftaucht. Jeder Benutzer kann ein Kennwort haben. Er identifiziert sich beim Programm durch alleinige Eingabe dieses Kennwortes (ein Benutzername wie bei anderen Programmen ist nicht notwendig). Zu welchen Programmfunktionen ihm dieses Kennwort Zugang verschafft, legen Sie in der Liste im unteren Dialogteil fest. Dort finden Sie alle Programmfunktionen aufgelistet, die sich im CGM PRAXISTIMER mit Passwörtern schützen lassen. Fett dargestellte Funktionen benötigen derzeit ein Administratorpasswort, um ausgeführt zu werden. Sie können bei den globalen Berechtigungen einstellen, welche Funktionen wie stark geschützt werden. Machen Sie ein Häkchen bei allen Funktionen, die dieser Benutzer grundsätzlich verwenden darf. Möglicherweise sind darunter einige Funktionen, die momentan ohnehin nicht durch eine Passwortabfrage geschützt sind. Wir empfehlen trotzdem, die entsprechenden Häkchen bei dem Benutzer zu machen, um später für alle Fälle vorbereitet zu sein. Hinweis: Bei Funktionen, die in den globalen Berechtigungseinstellungen durch das Administratorpasswort gesichert sind, reicht die Eingabe eines Benutzerpasswortes niemals aus, um Zugang zu der Funktion zu erlangen auch dann nicht, wenn das entsprechende Häkchen bei dem Benutzer gesetzt wurde. Mit dem Fingerprint Reader U.Are.U 4500 der Firma digitalpersona können Ihre Mitarbeitern auch einen Fingerabdruck zur Identifikation hinterlegen. Bevor Sie den Fingerabdruck-Sensor im CGM PRAXISTIMER einsetzen können, muss dieser auf Ihrem System eingerichtet werden. Die erforderliche Anbindungsinstallation für den Fingerabdruck-Sensor finden Sie auf der CGM PRAXISTIMER CD. Installieren Sie die Dateien bitte, bevor Sie den Fingerabdruck-Sensor mit Ihrem Rechner verbinden. Hierzu wählen Sie über das CD Startmenü den Punkt [Digital Persona] an und führen Sie je nach System die Datei Setup.exe aus. Fingerabdruck-Sensoren anderer Hersteller als digitalpersona werden derzeit vom Programm nicht unterstützt. Dies gilt ausdrücklich auch für Sensoren, die zu digitalpersona baugleich, bauähnlich oder auf DP-Hardware aufgebaut ist (z.b. Microsoft Fingerabdruckscanner). Wenn Sie biometrische Personendatenidentifikation in Ihrer Praxis einführen wollen, informieren Sie sich bitte vorab über die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Möglicherweise benötigen Sie eine Betriebsvereinbarung, um diese Einbuchungsmöglichkeiten einsetzen zu können. Behandlerdaten übertragen Praxiseinstellungen Behandlereinstellungen übertragen 219 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

221 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Verwaltung Das Hinzufügen von neuen Behandlern und sonstigen Mitarbeitern wird durch den Menüpunkt Behandlerdaten übertragen vereinfacht. Diese Funktion finden Sie im Dialog Benutzerverwaltung oder im Menü über Praxiseinstellungen Behandlereinstellungen übertragen. Wählen Sie zunächst den Behandler/Mitarbeiter, dessen Einstellungen übertragen werden sollen aus. Im Anschluss wählen Sie den Behandler/Mitarbeiter aus auf den die Einstellungen übertragen werden sollen. Folgende Einstellungen stehen für eine Übertragung von Behandler zu Behandler zur Verfügung: Zugriffsberechtigungen, Leistungszeiten, Ausschlüsse, Raumzuordnung, Erlaubte Zeiten, Sonderzeiten, Patientenzeiten und Schichten. Durch Klick auf die Büroklammer hinter den einzelnen Einstellungen, können Sie in den jeweiligen Bearbeitungsdialog zur Prüfung wechseln. Haken Sie die zu übertragenen Einstellungen an und starten Sie den Vorgang durch Klick auf [Kopieren]. Beachten Sie, dass auch bei Mitarbeitern die nicht als Behandler angelegt sind die Zugriffsberechtigungen übertragen werden können. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Verwaltung 220

222 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zimmerverwaltung Praxiseinstellung Zimmer/Standorte Zimmerverwaltung In der Zimmerverwaltung können Sie die verschiedenen Behandlungsräume im Programm anlegen. Neuanlage und Bearbeitung eines Behandlungszimmers Klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [Neu], um ein neues Zimmer anzulegen. Geben Sie nun den Namen des Zimmers und einen Kurznamen ein. Dieser wird verwendet, wenn die Platzverhältnisse auf dem Bildschirm oder in Drucklisten zu knapp für den langen Namen sein sollten. Schließen Sie Ihre Eingabe mit [OK] ab oder beenden die Anlage des neuen Zimmers mit [Abbrechen]. Um ein bereits angelegtes Zimmer zu bearbeiten, markieren Sie den entsprechenden Eintrag in der Zimmerliste und klicken auf [Bearbeiten]. Ändern Sie nun die Daten und klicken abschließend auf [OK] um die Änderungen zu übernehmen, oder auf [Abbrechen], um sie zu verwerfen. Löschen eines Behandlungszimmers Markieren Sie das Zimmer, welches Sie löschen wollen. Klicken Sie einmal auf die Schaltfläche [Löschen]. Das Zimmer inklusive aller Termine werden dann unwiderruflich gelöscht. 221 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

223 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Verwaltung Rahmenzeit ändern Datei Rahmenzeit ändern Hier können Sie die Rahmenzeit Ihrer Praxis verändern. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche [Testen] klicken. Daraufhin werden die Buttons [Drucken] und [OK] aktiv und es werden Ihnen mögliche Termine von Patienten angezeigt, die gelöscht werden müssten. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Drucken], um sich eine Liste der Termine ausdrucken zu lassen. Schließen Sie Ihre Änderungen mit [OK] ab. Die Rahmenzeit kann länger sein als die praxisüblichen Sprechzeiten. So ist es möglich auch nach der regulären Sprechzeit noch Termine zu erfassen. Allerdings werden diese nicht vom Suchprogramm vorgeschlagen. Statuspflege Patienten Statuspflege Mit Hilfe der Statuspflege können Sie z.b. am Ende eines Arbeitstages alle Termine mit vergessenem Status automatisch korrigieren lassen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Verwaltung 222

224 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Vielleicht haben Sie vergessen, einen angemeldeten Patienten zeitnah abzumelden, wenn er die Praxis verlässt. In diesem Fall bliebe der Termin auf dem Status angemeldet oder in Behandlung stehen. Das obere Häkchen sorgt dafür dass solche Termine den Status abgemeldet bekommen. Oder ein Patient ist nicht zum Termin erschienen. Sein Termin hat dann wahrscheinlich keinen Status. Er sollte aber den Status nicht erschienen bekommen, damit dieser Umstand in der CGM PRAXISTIMER Karteikarte zu diesem Patienten vermerkt wird. Dies wird durch das untere Häkchen erreicht (der entsprechende Zähler des Patienten wird dann um eins erhöht). Die Funktion Tägliche Statuspflege ist in ihrer Verwendung beschränkt auf einzelne Tage. Außerdem wird sichergestellt, dass keine Terminstatus verändert werden von Terminen, die in der Zukunft liegen. Bei Verwendung dieser Funktion wird keine Statuswechsel-Uhrzeit für den neu geschriebenen Status eingesetzt. Eine statistische Auswertung der Patientenwartezeiten sowie die diesbezügliche Termininformation werden also nicht verfälscht. Patientenliste Patienten Patientenliste Mit der Patientenliste können Sie Patienten mit Terminsperre und solche, die einer oder mehreren Patientenzeitgruppen zugeordnet sind, angezeigen. Anzeige von Patienten mit Terminsperre Nach Auswahl des Feldes Patienten mit Terminsperre anzeigen und Anklicken des Buttons [Liste anzeigen] werden die entsprechend gekennzeichneten Patienten angezeigt. 223 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

225 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Verwaltung Durch einen Klick auf den Button [Drucken] können Sie die jeweils angezeigte Patientenliste drucken. Über den Button [Karteikarte aufrufen] können Sie in die Karteikarte eines ausgewählten Patienten springen und mit dem Button [Patientenzeiten] die Zuordnung der Patienenzeitgruppen aufrufen. Sie können durch An- oder Abwählen des Häckchens in der Spalte Terminsperre und durch Bestätigung mit dem Button [Übernehmen] eine Terminsperre bei einem Patienten anbringen oder entfernen. Anzeige von Patienten aus Patientenzeitgruppen Wählen Sie das Feld Patienten der folgenden Patientenzeitgruppe anzeigen: aus. In der darunter stehenden Liste befinden sich alle im CGM PRAXISTIMER konfigurierten Patientenzeitgruppen. Hier können Sie die gewünschte Gruppe auswählen. Eine Mehrfachselektion mit Strg + Linke Maustaste ist ebenfalls möglich. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Verwaltung 224

226 Verwaltung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Durch einen Klick auf den Button [Drucken] können Sie die jeweils angezeigte Patientenliste drucken. Über den Button [Karteikarte aufrufen] können Sie in die Karteikarte eines ausgewählten Patienten springen und mit dem Button [Patientenzeiten] die Zuordnung der Patienenzeitgruppen aufrufen. 225 Verwaltung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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228 Wichtig Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wichtig Regelmäßige Datensicherung Allgemeines zur Datensicherung Bitte stellen Sie in Ihrer Praxis sicher, dass eine tägliche Datensicherung erfolgt. Nur mit einer aktuellen Sicherung können wir Ihnen im Falle von Katastrophen helfen. Der CGM PRAXISTIMER bietet Ihnen über das CGM PRAXISTIMER Datenbankutility Funktionen zur Datensicherung und zum Zurücklesen von Sicherungen an. Diese Funktionen sichern zuverlässig die Timerdatenbank, unabhängig davon, welches DBMS (Datenbank Management System) sie verwenden. Mehr zur Verwendung dieses Werkzeugs lesen Sie im Kapitel Datenbankutility. Zusätzlich zur Datenbank sollten Sie außerdem regelmäßig Sicherheitskopien der CGM PRAXISTIMER Konfigurationsdatei (i.d.r. ist das die timer.ini im CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis) erstellen. Sie können aber auch eigene Sicherungsstrategien verwenden (z.b. automatische, nächtliche Bandsicherungen). Diese sollte unbedingt ein erfahrener Techniker einrichten. Wir erklären in den folgenden Abschnitten, welche Dateien des CGM PRAXISTIMERs zu sichern sind. Was ist zu sichern (MS Access)? Falls Sie Microsoft Access als Datenbanksystem verwenden, sichern Sie täglich die verwendete Datenbankdatei. Dies ist i.d.r. die Datei timer.mdb im Programmverzeichnis des CGM PRAXISTIMERs. Sicherheitshalber sollten Sie aber in den Optionen auf der Einstellungsseite Datenbank den Pfad zur verwendeten Datenbankdatei nachschlagen. Diese Datei ist auf jeden Fall die zu sichernde Datenbank. Es ist möglich, eine *.MDB-Datenbankdatei zur Sicherung zu kopieren, auch wenn diese vom CGM PRAXISTIMER geöffnet ist. Dies sollte grundsätzlich jedoch vermieden werden. In den Optionen können Sie einstellen, dass sich der CGM PRAXISTIMER im gesamten Netzwerk nachts zu einer bestimmten Uhrzeit selber schließt. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Zugriffe auf die Datenbank beendet sind, bevor Sie eine Sicherung starten. Zusätzlich zur Datenbank sollten Sie außerdem regelmäßig Sicherheitskopien der CGM PRAXISTIMER Konfigurationsdatei (i.d.r. ist das die timer.ini im CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis) erstellen. Was ist zu sichern (SQL Server)? Falls Sie Microsoft SQL Server als Datenbanksystem verwenden, können Sie dessen Datenverzeichnis in eine automatische Bandsicherung mit einbeziehen. Der Ort des Datenverzeichnisses ist bei den verschiedenen Versionen von SQL Server unterschiedlich und kann zusätzlich auch bei der Einrichtung geändert werden. Standardmäßig liegt das Datenverzeichnis entweder unter MSSQL\Data oder unter Programme\- Microsoft SQL Server\MSSQL\Data. Fragen Sie Ihren Netzwerk- oder Praxisbetreuer, wo in Ihrer Praxis das entsprechende Datenverzeichnis liegt und lassen Sie es in die tägliche Datensicherung mit einbeziehen. Zusätzlich zur Datenbank sollten Sie außerdem regelmäßig Sicherheitskopien der CGM PRAXISTIMER Konfigurationsdatei (i.d.r. ist das die timer.ini im CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis) erstellen. Die Einrichtung einer Datensicherungsstrategie sollte unbedingt ein erfahrener Techniker vornehmen. 227 Wichtig Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

229 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wichtig Reparieren von MS Access Datenbankdateien Führen Sie bitte vor der Daten-Rekonstruktion in jedem Fall eine Datensicherung durch! Sollte ein Rechner durch Stromausfall oder Softwarefehler abstürzen, während der CGM PRAXISTIMER läuft, kann es passieren, dass dadurch die Access-Datenbank beschädigt wird. Wenn Sie als Datenbanksystem den SQL Server benutzen, kann dies nicht passieren, da der SQL Server auf solche Ausfälle vorbereitet ist. Bei einer beschädigten Access-Datenbank können Sie versuchen eine Datenrekonstruktion vorzunehmen. Wählen Sie aus dem Windows-Startmenü Programme CompuGroup Praxistimer Datenbank- Utility aus. Wählen Sie dann in dem Programm die Schaltfläche Access DB reparieren/komprimieren aus. Bitte achten Sie darauf, dass weder der CGM PRAXISTIMER noch ein angebundenes Arzt- oder Zahnarztinformationssystem geöffnet ist! Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wichtig 228

230 Das Datenbankutility Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Das Datenbankutility Allgemeines Allgemeine Hinweise In dem separaten Datenbankutility sind alle Bereiche des CGM PRAXISTIMERs ausgelagert, die mit Pflege und Wartung der Datenbank zu tun haben: Aktualisierung der Datenbank nach Installation einer neuen CGM PRAXISTIMER- Programmversion oder nach Zurückspielen einer älteren CGM PRAXISTIMER-Datenbank. In der Regel wird dieser Vorgang vom CGM PRAXISTIMER aus gestartet und läuft vollautomatisch ab. Ändern der Datenbankverbindung. Dies können und sollten Sie im Normalfall über die CGM PRAXISTIMER-Optionen vornehmen. Falls der CGM PRAXISTIMER jedoch auf Grund von DB- Problemen oder falschen Verbindungsangaben nicht starten kann, müssen Sie die Änderungen im Datenbankutility vornehmen. Daten in andere DB übernehmen. Wenn Sie das DBMS umstellen von MS Access auf MS SQL Server oder umgekehrt, können Sie hier Ihre Daten von einer Datenbank in die andere kopieren. Neue Datenbank einrichten. Mit diesem Punkt können Sie eine CGM PRAXISTIMER-Datenbank von Grund auf neu erstellen. SQL Server Datenbanken anzeigen. Wenn Sie SQL Server als DBMS verwenden (anderenfalls ist dieser Punkt nicht anwählbar), können Sie sich alle Datenbanken auf dem Server anzeigen lassen. Sie können dann auch einzelne dieser Datenbanken löschen oder eine davon auswählen und diese zur aktuellen CGM PRAXISTIMER-Datenbank machen. MS Access Datenbank reparieren und komprimieren. Wenn Sie MS Access als DBMS verwenden (anderenfalls ist dieser Punkt nicht anwählbar), können Sie mit diesem Punkt Ihre Datenbank komprimieren und reparieren lassen, wenn diese beschädigt wurde. Eine Beschädigung erkennen Sie meistens daran, dass der CGM PRAXISTIMER den Start mit einer Meldung nicht erkennbares Datenbankformat verweigert. Bitte lesen Sie unbedingt den Abschnitt Optionen Datenbank, in der Sie wichtige Informationen über den Umgang MS Access Datenbanken finden. Datentool / Befehle und Daten direkt an die DB absetzen. Diesen Punkt wird nur für technischen Support benötigt. Verwenden Sie Ihn bitte nur nach Rücksprache mit Hotline oder Technikern. Sie laufen sonst Gefahr, sich Ihre CGM PRAXISTIMER-Datenbank unbrauchbar zu machen. Datensicherung erstellen oder zurücklesen. Über diesen Punkt können Sie manuell Ihre CGM PRAXISTIMER-Datenbank sichern. Dies ersetzt jedoch keine automatisierte, regelmäßige Sicherung auf externe Datenträger. Bitte benutzen Sie das Datenbankutility nur nach Rücksprache mit Ihrer Hotline oder Ihrem Praxisbetreuer. Bei unsachgemäßer Benutzung können Sie sich Ihre CGM PRAXISTIMER- und Termindaten irreparabel beschädigen. Aufruf des Programms Extras Systemprogramme Datenbankpflege Sie können das Datenbankutility entweder über das Extras-Menü des CGM PRAXISTIMERs starten 229 Das Datenbankutility Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

231 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Das Datenbankutility (hierzu ist die Eingabe des Administratorpasswortes notwendig) oder direkt über das Windows- Startmenü unter Programme CGM CGM PRAXISTIMER Datenbankutility. Durch unsachgemäße Verwendung des Datenbankutilities können Sie sich Ihre CGM PRAXISTIMER- Datenbank irreparabel zerstören oder den CGM PRAXISTIMER in einem nicht startfähigen Zustand hinterlassen. Daher sind alle kritischen Programmfunktionen nur zugänglich nach Eingabe eines speziellen DBUtil-Passwortes. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [Zugriff auf Systemarbeiten ermöglichen]. Sie werden dann nach dem Passwort gefragt. Bei korrekter Eingabe wird die zweite Registerkarte des Programmdialoges freigeschaltet und sie können alle Programmpunkte verwenden. Das Passwort ist im Auslieferungszustand auf init gesetzt. Sie können es aber über die Schaltfläche [Zugangs-Passwort ändern] jederzeit auf ein eigenes Passwort umstellen. Bitte beachten Sie, dass dieses Passwort unabhängig von dem Administrator-Passwort innerhalb des CGM PRAXISTIMERs gespeichert wird. Nach dem Programmstart sehen Sie den Hauptdialog des Utilities. Achten Sie bitte auf den unteren Bereich. Dort wird die aktuelle CGM PRAXISTIMER-Datenbank aufgeführt. Diese Information wird aus der CGM PRAXISTIMER-Konfigurationsdatei (i.d.r. timer.ini im Programmverzeichnis) gelesen. Falls Sie das Utility auf Grund von Datenbankproblemen aufgerufen haben, kontrollieren Sie bitte unbedingt, ob die genannte Datenbank die korrekte bzw. die von Ihnen erwartete Datenbank ist. Bei einer Access-Datenbank sollte dort auch unbedingt ein UNC-Pfad stehen, der mit einem Doppelbackslash und dem Namen des Serverrechners beginnt. Eine lokale Pfadangabe wie c:\programme\.. ist nur bei Einzelplatzsystemen zulässig. Datenbankupgrade durchführen Ablauf des Upgrades Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Das Datenbankutility 230

232 Das Datenbankutility Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wenn Sie eine neue Version des CGM PRAXISTIMERs einspielen, bekommen Sie beim ersten Start nach der Installation Hinweise, ob die Datenbankstruktur angepasst werden muss. Falls dies der Fall ist, wird normalerweise auch automatisch das Datenbankutility gestartet und führt das Upgrade für Sie durch. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm, lehnen Sie sich zurück und starten Sie bitte keine weiteren CGM PRAXISTIMER an anderen Arbeitsstationen, bis das Upgrade erfolgreich beendet wurde. Falls ein Upgrade einer Datenbank nötig ist, das Utility aber nicht automatisch gestartet wurde, können Sie es auch manuell aufrufen und das Upgrade durchführen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [Timer-Datenbank upgraden auf neueste Version]. Falls die Datenbank bereits auf dem aktuellsten Stand ist, bekommen Sie einen Hinweis, dass ein Upgrade nicht notwendig ist. Ansonsten läuft das Upgrade nun vollautomatisch ab, der Vorgang kann einige Minuten dauern. Eine Fortschrittsanzeige informiert Sie über die jeweils aktuellen Schritte. Das Programm kann bei einigen Schritten systembedingt den Eindruck erwecken, es wäre abgestürzt und wird u.u. im Taskmanager auch mit dem Hinweis (reagiert nicht) aufgeführt. In der Regel ist dies jedoch kein Absturz. Beenden Sie bitte nicht den laufenden Prozess oder Task, ansonsten wird Ihre Datenbank nicht ordnungsgemäß aktualisiert. Datenbankverbindung ändern Mit diesem Punkt können Sie die Datenbank ändern, welche der CGM PRAXISTIMER verwendet. Sie können hier jedoch keine neue DB einrichten. Die angegebene Datenbank muss bereits existieren und Sie muss auf dem Stand der aktuellen CGM PRAXISTIMER-Programmversion sein. Falls sich der CGM PRAXISTIMER normal starten lässt, können und sollten Sie die Datenbank in den CGM PRAXISTIMER-Optionen ändern. Bitte notieren Sie sich vor jeder Änderung der Datenbankverbindungen die vorher eingestellten Daten. Falls die neu eingestellte Datenbankverbindung inkorrekt ist, hat der CGM PRAXISTIMER keinerlei Zugriff mehr auf seine Termin- und Einstellungsdaten! Bitte verwenden Sie die Schaltfläche Verbindung testen, bevor Sie den Dialog mit Ok bestätigen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Zugriff auf die eingestellte Datenbank erlangt werden kann. 231 Das Datenbankutility Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

233 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Das Datenbankutility Einstellen einer MS Access Datenbank Bei Verwendung einer Access Datenbank geben Sie im Feld Pfad zur Datenbankdatei den Pfad zur Datenbankdatei ein (*.mdb, im Normalfall ist dies die timer.mdb im CGM PRAXISTIMER-Programmverzeichnis). Wenn Sie auf den Button [...] klicken, können Sie auch in Verzeichnissen nach der Datei suchen. Sie müssen unbedingt einen UNC(=Unified Name Convention)-Pfad eintragen. Dies ist ein Pfad, der statt einem Laufwerksbuchstaben wie c:\ mit einem Doppelbackslash und Rechnernamen beginnt wie \\PRAXISSERVER\Timer\.... Hinweis: Nur mit einem UNC-Pfad sind alle Arbeitsstationen im Netz gleichermaßen in der Lage, die Datenbankdatei zu finden. Ein normaler Pfad mit Laufwerksbuchstabe ist nur im Einzelplatzbetrieb zulässig! Hinweis: Wenn der CGM PRAXISTIMER beim Start die Datenbank nicht öffnen kann, sind auch die Optionen nicht zugänglich. In diesem Fall benutzen Sie das separate CGM PRAXISTIMER Datenbankutility, um Einstellungen zu korrigieren. Einstellen einer SQL Server Datenbank Tragen Sie die notwendigen Daten zum Zugriff auf die CGM PRAXISTIMER-Datenbank in die entsprechenden Felder ein. Der Servername steht standardmäßig auf (local). Tragen Sie hier aber unbedingt den Namen desjenigen Rechners ein, auf dem der SQL Server Dienst läuft in aller Regel wird dies Ihr Praxisserver sein. Die Standardempfehlung unseres Hauses für Benutzername, Passwort und Datenbankname ist timer / Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Das Datenbankutility 232

234 Das Datenbankutility Version 4.12, Stand: 22. März 2016 timer / timer. Beachten Sie bitte, dass es sich bei diesen Feldern um SQL Server-Angaben handelt. Mit Benutzername ist hier also niemals ein Windows-Anmeldename gemeint. Ebenso ist das Passwort i.d.r. weder identisch mit dem Windowspasswort des angemeldeten Benutzers noch identisch mit dem Standard-Administratorpasswort init des CGM PRAXISTIMERs. Voraussetzung für die Verwendung einer SQL Server Datenbank ist ein korrekt eingerichteter Microsoft SQL Server ab Version Die Einrichtung sollte ein erfahrener Techniker vornehmen. Bitte fragen Sie Ihren Praxisbetreuer nach Installationsmöglichkeiten für SQL Server. Datenübernahme in andere DB Mit diesem Punkt können Sie CGM PRAXISTIMER-Daten von einer Datenbank in eine andere übernehmen. Beide Datenbanken müssen bereits existieren und strukturell angepasst sein für die aktuelle CGM PRAXISTIMER-Programmversion. Verwenden Sie diesen Punkt, wenn Sie das DBMS wechseln möchten von MS Access auf MS SQL Server (oder umgekehrt). Nehmen wir an, Sie möchten Ihre Daten von Access auf SQL Server migrieren, dann gehen Sie wie folgt vor: Machen Sie auf jeden Fall eine Datensicherung, bevor Sie eine Datenübernahme und DBMS- Migration durchführen! Erstellen Sie eine neue, leere Datenbank auf dem SQL Server. Wählen Sie dazu den Punkt Neue Datenbank einrichten und bestätigen Sie die Standardvorgaben (2 Behandler, 2 Zimmer etc.). Auf die Frage CGM PRAXISTIMER an neu erstellte Datenbank anschließen? antworten Sie mit Nein Wählen Sie im Datenbankutility nun den Punkt [Datenübernahme in andere DB]. Geben Sie als Quelldatenbank Ihre aktuelle CGM PRAXISTIMER-Datenbankverbindung an. Geben Sie als Zieldatenbank die Verbindung der gerade neu erstellten SQL Server Datenbank an. Die Daten sollten nun übernommen werden. Stellen Sie anschließend die Datenbankverbindung auf die neu erstellte SQL Server Datenbank ein. Seit der CGM PRAXISTIMER-Version ist auch der umgekehrte Weg möglich, also eine Migration von SQL Server auf das MS Access DBMS. Dies wird allerdings nicht empfohlen. Bitte lesen Sie zu Hintergründen das Kapitel Optionen Datenbank und lassen Sie sich in dieser Thematik von Ihrem Praxisbetreuer beraten. Führen Sie eine Datenbankmigration bitte nicht allein durch. Lassen Sie sich von einem erfahrenen Praxisbetreuer bei Planung und Durchführung unterstützen! Neue Datenbank einrichten Dieser Punkt löst den in früheren Versionen (bis einschließlich v3.3.7) vorhandenen CGM PRAXISTIMER- Menüpunkt Neuer Kalender ab. Sie können hiermit eine neue, leere Grunddatenbank unter einem beliebigen DBMS (MS Access oder MS 233 Das Datenbankutility Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

235 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Das Datenbankutility SQL Server) anlegen und sofort danach als CGM PRAXISTIMER-Datenbank verwenden. Wählen Sie als erstes das gewünschte DBMS und stellen danach die gewünschte Verbindung für die neue DB ein. Benutzen Sie die Schaltfläche [Verbindung testen] um zu vermeiden, dass Sie versehentlich eine bereits existierende Datenbank angeben und damit deren Daten überschreiben. Falls Sie eine bereits existierende Datenbank angeben, bekommen Sie eine Warnung. Falls Sie Ihre aktuelle CGM PRAXISTIMER-Datenbank angeben, bekommen Sie sogar zwei Warnungen. Bitte lesen Sie diese Warnhinweise genau und bestätigen Sie diese nicht leichtfertig. In aller Regel darf die anzulegende DB noch nicht existieren! Hinweis: Für das Anlegen einer neuen Datenbank auf einem SQL Server benötigen Sie das Administratorpasswort des SQL Servers. Wenn alles ok ist, können Sie nun angeben, wie die Grundstruktur der neuen Datenbank aussieht. Die Angaben für Räume und Behandler können Sie später im CGM PRAXISTIMER ändern und erweitern. Die Rahmenzeit können Sie ebenfalls später ändern. Falls jedoch bereits (echte) Termine vergeben wurden, müssen bei einer Verkürzung der Rahmenzeit eventuell Termine gelöscht werden. Das Planungsintervall lässt sich später generell nicht mehr ändern. Wenn die Datenbank erstellt wurde, werden Sie gefragt, ob Sie diese nun an den CGM PRAXISTIMER als Arbeitsdatenbank anschließen möchten. Da Sie in der Regel nun die weitere Konfiguration (Anlage von Leistungen, Personal, Räumen etc) vornehmen möchten, beantworten Sie die Frage in der Regel mit Ja. Wenn Sie eine neue Datenbankeinrichtung planen, schauen Sie sich unsere mitgelieferten Demo- Datenbanken für Zahnarzt- und Humanarzt-Praxen an. Diese zeigen beispielhaft, wie Praxiseinstellungen sinnvoll vorgenommen werden können. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Das Datenbankutility 234

236 Das Datenbankutility Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Bevor Sie eine neue Datenbank einrichten, planen Sie diese zusammen mit Ihrem Praxisbetreuer. Spätere Änderungen sind oft aufwändig oder nicht mehr möglich. SQL Server Datenbanken anzeigen Wenn Sie den SQL Server verwenden, können Sie sich auch alle Datenbanken auf diesem Server anzeigen lassen, ohne den mitgelieferten SQL Server Enterprise Manager verwenden zu müssen. Sie benötigen allerdings das Administratorpasswort des SQL Servers 2. Sie können aus der Liste der Datenbanken eine DB markieren und als TimerDB verwenden. Die Datenbankverbindung dieser DB wird dann als Arbeitsdatenbank des CGM PRAXISTIMERs eingetragen. Sie können eine markierte Datenbank auch vom SQL Server löschen (die Berechtigung dazu haben Sie durch Eingabe des Adminpasswortes erlangt). Tun Sie dies jedoch nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie die markierte Datenbank nicht mehr brauchen werden. Wenn Ihnen der Name der aufgelisteten Datenbank unbekannt ist, löschen Sie diese auf keinen Fall! Es handelt sich wahrscheinlich um die Datenbank eines anderen Anwendungsprogrammes. Hinweis: Wenn Sie sich mit der Administration des SQL Servers auskennen, vermissen Sie in der Liste möglicherweise die Datenbanknamen master, model, msdb und tempdb. Dies sind Systemdatenbanken des SQL Servers und werden nicht mit aufgelistet, um eine Fehlbedienung zu vermeiden. Hier eine Erklärung von Datenbanknamen, die Sie möglicherweise aufgelistet sehen: Northwind: Diese Datenbank ist eine Demonstrationsdatenbank von Microsoft, die standardmäßig mit dem SQL Server installiert wird. Die Datenbank dient zur Erlernung der SQL Server Administration und enthält die Geschäftsdaten des virtuellen Lebensmittelhändlers Northwind Inc. 2 Die Administratorkennung für den SQL Server lautet üblicherweise sa (für Systemadministrator). Das Passwort wird bei der Einrichtung des SQL Servers festgelegt. Es ist normalerweise nicht identisch mit dem Passwort für die CGM PRAXISTIMER-Datenbank und es ist nicht gateway2000 oder init. Falls Sie es nicht wissen, wenden Sie sich bitte an Ihren Praxisbetreuer. 235 Das Datenbankutility Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

237 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Das Datenbankutility Pubs: Dies ist eine weitere Demonstrationsdatenbank von Microsoft. Sie enthält Daten von Büchern und Autoren. Timer: Wie der Name schon anzeigt, handelt es sich höchstwahrscheinlich um Ihre CGM PRAXISTIMER-Datenbank. Z1: Falls Sie Zahnarzt und Kunde von CompuGroup Dentalsysteme mit der Software Z1 sind, ist dies die Datenbank Ihres Abrechnungsprogramms Z1. Diese Funktion SQL Server Datenbanken anzeigen steht nur zur Verfügung, wenn die aktuelle Datenbankeinstellung auf einen SQL Server verweist. Wenn Sie aktuell Microsoft Access als Datenbanksystem verwenden, ist diese Funktion nicht zugänglich. Löschen Sie niemals eine Datenbank, die Sie nicht kennen! Es handelt sich wahrscheinlich um die DB eines anderen Anwendungsprogrammes! Access Datenbank reparieren / komprimieren Wenn Sie eine MS Access Datenbank verwenden, besteht die Möglichkeit, dass die physikalische Datenbankdatei im Betrieb beschädigt wird. Dies kann z.b. passieren, wenn eine Arbeitsstation während eines Schreibzugriffes im CGM PRAXISTIMER abstürzt oder ein Stromausfall eintritt. In diesem Fall liefert der CGM PRAXISTIMER beim Start oft eine Meldung wie Nicht erkennbares Datenbankformat. Zum Glück lässt sich die DB aber in den meisten Fällen mit diesem Punkt wieder reparieren. Reparieren und Komprimieren einer Access DB ist eine immer zusammengehörige Aktion. Es wird dabei eine Sicherheitskopie der alten Datenbank erstellt. Sie finden diese Sicherheitskopie im Programmverzeichnis des CGM PRAXISTIMERs unter einem Namen wie timer_bck_ _ mdb 3. Eine Komprimierung der Datenbank ist auch gelegentlich empfehlenswert, um einfach mal aufzuräumen. Die Größe der Datenbank wird dabei reduziert und die Geschwindigkeit des Zugriffes wird erhöht. Microsoft empfiehlt eine regelmäßige Komprimierung. Lesen Sie das Kapitel Optionen Datenbank (alle Stationen) auf Seite 190. Es enthält nützliches Hintergrundwissen über die vom CGM PRAXISTIMER unterstützten Datenbanksysteme, insbesondere MS Access. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die aktuelle Datenbankeinstellung auf eine Microsoft Access Datenbank verweist. Wenn Sie aktuell SQL Server als Datenbanksystem verwenden, ist diese Funktion nicht zugänglich. 3 Im Dateinamen sind Datum und Uhrzeit der Erstellung eingebaut in der Form JJJJMMTT_hhmmss mit J=Jahr, M=Monat; T=Tag; h=stunde; m=minute; s=sekunde. In obigem Beispiel wäre die Datei also am um 09:28 Uhr erstellt worden. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sicherheitskopien existieren können, ohne sich gegenseitig zu überschreiben. Außerdem entspricht eine alphabetische Sortierung so immer auch der Sortierung nach Erstellungszeit. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Das Datenbankutility 236

238 Das Datenbankutility Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Befehle und Abfragen direkt an die DB absetzen Bitte benutzen Sie diese Funktion nur nach Rücksprache mit Ihrer Hotline oder Ihrem Praxisbetreuer. Bei unsachgemäßer Benutzung können Sie sich Ihre CGM PRAXISTIMER- und Termindaten irreparabel beschädigen. Datensicherung erstellen Datensicherungen mit dem Datenbankutility Mit dieser Funktion können Sie manuell eine Datensicherung Ihrer CGM PRAXISTIMER Datenbank anstoßen. Geben Sie einfach die Zieldatei an, auf die Ihre DB kopiert werden soll. Wenn Sie SQL Server als DBMS verwenden, müssen Sie in den Optionen vor Benutzung der Sicherung einen UNC-Backuppfad für den SQL Server angeben, anderenfalls ist eine Datensicherung nicht möglich. Die erstellte Datensicherungsdatei ist spezifisch für das verwendete DBMS. Das bedeutet, dass Sie eine unter SQL Server erstellte Datensicherung später nicht im Access-Betrieb zurücklesen können (und umgekehrt). Eine gelegentliche, manuelle Datensicherung ist kein Ersatz für eine automatisierte, tägliche Datensicherung. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Praxisdaten tagesaktuell und automatisch gesichert werden. Datensicherungsstrategie planen Lassen Sie sich bei der Planung einer Datensicherungsstrategie von Ihrem Praxisbetreuer beraten. Eine gute Strategie muss immer alle wichtigen Daten automatisiert, regelmäßig und vollständig sichern. Dies geht am besten mit nächtlichen Backups auf Streamerbänder. Sorgen Sie auch für zyklisch rotierende Backups. Sichern Sie z.b. jeden Arbeitstag der Woche auf ein eigenes Band mit der Beschriftung Montag, Dienstag etc. Erst in der nächsten Woche wird dann wieder das Montagsband überschrieben. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass z.b. eine defekte Datenbank abends auf das einzige Band gesichert wird, auf dem sich die einzige funktionierende Datenbankversion des Vortages befand. Aus ähnlicher Motivation heraus empfiehlt es sich, in größeren Abständen (z.b. 1x pro Monat) Komplettsicherungen der Daten auf ein Medium wie CD oder DVD vorzunehmen. Falls sich Daten über einen längeren Zeitraum schleichend verändern, kann man immer noch auf ältere Stände zurückgreifen. Die folgenden Daten des CGM PRAXISTIMERs sollten Sie regelmäßig sichern: Die Timer-Konfigurationsdatei (normalerweise ist dies die Timer.ini im Programmverzeichnis des CGM PRAXISTIMERs): Diese Datei enthält an wichtigen Daten die Datenbankverbindungsangabe (DSN) sowie die Lizenzfreischaltung. Die Access-Datenbank (nur bei Verwendung von MS Access als DBMS): Im Normalfall die timer.mdb im Programmverzeichnis. Die SQL Server Datenbank (nur bei Verwendung von MS SQL Server als DBMS): Im Normalfall ist dies die Datenbank timer auf Ihrem SQL Server. 237 Das Datenbankutility Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

239 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Das Datenbankutility Kontrollieren Sie in den Timeroptionen die DB-Einstellungen, um zu vermeiden, dass Sie eine falsche oder veraltete DB in Ihre Sicherungsstrategie aufnehmen! Bei SQL Server reicht es nicht aus, nur die betroffene DB zu sichern. Sichern Sie auf jeden Fall auch die Master-DB des SQL Servers mit. Am besten ist es, das komplette Data-Verzeichnis des SQL Servers zu sichern. Datensicherung zurücklesen Bitte benutzen Sie diese Funktion nur nach Rücksprache mit Ihrer Hotline oder Ihrem Praxisbetreuer. Eine über das Datenbankutility erstellte Datensicherungsdatei ist spezifisch für das verwendete DBMS. Das bedeutet, dass Sie eine unter SQL Server erstellte Datensicherung später nicht im Access-Betrieb zurücklesen können (und umgekehrt). Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Das Datenbankutility 238

240 Wordvorlagen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wordvorlagen Allgemeines zu Wordvorlagen Allgemeines Die hier vorgestellten Wordvorlagen gestatten Ihnen eine individuelle Anpassung der Druckfunktionalität der Terminkarte des CGM PRAXISTIMERs. Sie nutzen diese Vorlage beim Druck der Terminkarte, wenn Sie den Druck über Word wählen. Die Vorlagen gewährleisten ein professionelles Aussehen Ihrer individuell angepassten Terminkarten. Die automatisierte Übertragung von Patienten und Termindaten spart darüber hinaus Zeit und verhindert manuelle Übertragungsfehler. Die Anzahl der Termine ist gegenüber der direkten Terminkarte nicht mehr begrenzt. Drucken mit Vorlagen Starten Sie den Druck der Terminkarte wie im Kapitel Terminkarte beschrieben. Wählen Sie im Druckdialog Ausdruck über MS Word aus und schreiben Sie gegebenenfalls Anmerkungen zur Terminkarte in die beiden dafür vorgesehenen Felder. Diese Anmerkungen werden jedoch nur gedruckt, wenn Sie in der Vorlage entsprechende Tokens eingesetzt haben. Mit [Abbrechen] beenden Sie den Vorgang, ohne die Terminkarte auszudrucken. Mit [Drucken] startet der Ausdruck über Word und erstellt aufgrund der aktuellen Vorlage die patientenbezogene Terminkarte. Ist die Erstellung der Terminkarte über Word beendet, wird Ihnen dies mit dem folgenden Dialog mitgeteilt: Im "Normalfall" bei bereits angepasster Vorlage werden Sie die Terminkarte nun drucken wollen, um 239 Wordvorlagen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

241 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wordvorlagen anschließend im CGM PRAXISTIMER weiterzuarbeiten. Dazu klicken Sie bitte [Drucken und Beenden] oder betätigen einfach Return auf Ihrer Tastatur. Daraufhin wird Ihnen eine Auswahl der von Ihnen installierten Drucker angeboten, aus welcher Sie den gewünschten Drucker wählen. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit [OK]. Möchten Sie zukünftig Ihre Terminkarten immer auf diesem Drucker drucken, aktivieren Sie durch Anhaken die Option Diesen Drucker hier immer nehmen und nicht mehr fragen. Word druckt dann das Dokument auf dem gewählten Drucker aus und schließt sich. Falls Sie später diese Druckerauswahl ändern möchten, müssen Sie die Vorlage öffnen (über Extras Terminkarte anpassen Word Tk Vorlage). In der Word-Menüleiste finden Sie ganz rechts ein zusätzliches Menü CGM PRAXISTIMER. Machen Sie ein Häkchen bei der Checkbox Druckerauswahl am Ende immer anzeigen. Beim nächsten Ausdruck erscheint diese Box dann wieder. Das Word Dokument wird nicht gespeichert, es geht auf diesem Weg nach dem Druck verloren! Möchten Sie vor dem Druck noch Änderungen vornehmen, klicken Sie [Abbrechen] an oder drücken die Escape-Taste, und schließen anschließend das Worddokument, ohne es abzuspeichern. Anpassen der Terminkartenvorlage Allgemeines Die Vorlage Ihrer Terminkarte bietet Ihnen alle Gestaltungsmöglichkeiten, die Sie von Word her kennen. Um diesen Funktionsumfang zugänglich zu machen, starten Sie über den folgenden Menüpunkt Microsoft Word zur Bearbeitung der Vorlage. Extras Terminkarte anpassen Word TK-Vorlage bearbeiten... Nutzen Sie nun die Möglichkeiten der Textverarbeitung, um das Aussehen der Terminkarte Ihren Wünschen anzupassen. Eine Anleitung zur Bedienung von Word kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Bitte nutzen Sie das Schulungsangebot Ihres Vertriebspartners. Eine Besonderheit ist das automatische Ersetzen von Schlüsselwörtern (Tokens) durch die Daten und Termine des Patienten. Eine Vorlage kann folgenden Inhalt haben: Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wordvorlagen 240

242 Wordvorlagen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Der Text der Vorlage enthält normalen Text, wie die Anschrift der Praxis, und besondere Zeichenfolgen, die Platzhalter oder Tokens, wie z.b. ${#Nachname}. Diese Tokens werden beim Druck, bzw. der Dokumentenerstellung durch die entsprechenden Werte des Patienten ersetzt. Die Formatierung wird dabei vom Token übernommen. Mit dem folgenden Patienten sieht das erstellte bzw. gedruckte Dokument so aus, wie im Bild dargestellt. 241 Wordvorlagen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

243 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wordvorlagen Neben den Daten des Patienten stehen auch Tokens für die Daten der Termine zur Verfügung. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie eine thematische Zusammenfassung. Das CGM PRAXISTIMER-Menü Wenn Sie eine Terminkartenvorlage in Word überarbeiten, finden Sie ganz rechts in der Word- Menüleiste ein zusätzliches Menü CGM PRAXISTIMER. Hier können Sie einen kleinen Dialog aufrufen, der einige bequeme Anpassungsmöglichkeiten bietet. Hier eine Beschreibung der einzelnen Bereiche des Dialoges. Termintabelle Hier können Sie einstellen, wie die Tabelle mit den Termindatenzeilen von den Druckmakros aufbereitet werden soll. Wenn Sie die vollständige Kontrolle über das Aussehen der Tabelle selbst behalten wollen, wählen Sie den ersten Punkt. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wordvorlagen 242

244 Wordvorlagen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Ansichtsoptionen Der Punkt individuelle Dokumenten-Ansicht nicht verändern verhindert, dass nach der Druckaufbereitung die Ansicht auf die Seitenbreite vergrößert wird. Der Punkt Beim Ausfüllen keinen blauen Schirm anzeigen bewirkt, dass während der Druckaufbereitung die gewohnte Word/Windows-Ansicht beibehalten wird. Ist dieser Punkt nicht angehakt, wird währenddessen auf einen blauen Hintergrundschirm mit weißer Schrift umgeschaltet. Dies bietet leichte Geschwindigkeitsvorteile. Drucker Wie im Abschnitt Drucken mit Vorlagen beschrieben, erscheint ein Druckauswahldialog vor dem Druck. Sie können dort jedes Mal einen Drucker wählen, Sie können aber auch sagen Diesen Drucker hier immer nehmen und nicht mehr fragen. Wenn Sie dann später einmal den Drucker umstellen möchten, machen Sie einfach ein Häkchen hier bei dem Punkt Druckerauswahl am Ende immer anzeigen. Beim nächsten Druck wird dann die Druckerabfrage wieder erscheinen. Monatskalender Hier können Sie einige Feineinstellungen zur Formatierung des Termin-Monatskalenders vornehmen. Sonstiges Wenn Sie bei einem Termin des CGM PRAXISTIMERs keinen Zusatz zur Leistung angeben, wird an Stelle des Zusatzes immer ein gespeichert. Sie können Leistung und Zusatz über Terminkarten-Token mit in den Terminkartendruck übernehmen. Der Punkt Minuszeichen bei Zusatz als leer ansehen bewirkt hierbei, dass dieses Zeichen verborgen wird und der Leistungszusatz daher nicht im Druck der Termintabelle erscheint. Wenn dagegen ein spezieller Zusatz eingegeben wurde, wird dieser auch im Druck erscheinen. Terminkarten Token Patientendaten In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die Funktionen der Patientendaten-Token: Wert Token (Platzhalter) Nachname Vorname Vorname und Nachname Titel des Patienten Patientennummer Nachname Vorname Name Titel patientnr Mit den dargestellten Tokens greifen Sie auf die Patientendaten zu. Ein Token besteht immer aus ${# am Anfang und } am Ende. Das Token ${#Name} ist eine Abkürzung für die Kombination ${#Vorname} ${#Nachname}. 243 Wordvorlagen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

245 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wordvorlagen Termindaten Zum Einsetzen der Termindaten in Ihren Ausdruck verwenden Sie bitte die folgenden Token: Wert Token Datum des Termins Datum1, Datum2,... Zeit des Termins Zeit1, Zeit2,... Dauer des Termins Dauer1, Dauer2,... Wochentag mit 3 Buchstaben Wochentag1, Wochentag2,... Behandlungszimmer Zimmer1, Zimmer2,... Arzt oder Behandler Arzt1, Arzt2,... Geplante Leistung (Kurzname) Leistung1, Leistung2,... Geplante Leistung (Langname) LeistLang1, LeistLang2,... Zusatz Zusatz1, Zusatz2,... Besondere Zeitformate FD1, FD2,... Zur exakten Bestimmung des Aussehens können Sie zu den Zeitangaben Formate angeben. Die Nummer, z.b. 1, hinter dem Tokennamen Datum gestattet den Druck mehrerer Termine. Datum1 wird durch das Datum des ersten Termins ersetzt, Datum2 durch das Datum des zweiten Termins usw. Nur vorhandene Termine erscheinen im Ausdruck. Alternativ-Token Speziell beim Geschlecht möchte man manchmal im Fliesstext unterschiedliche Inhalte haben, z.b. bei einem männlichen Patienten Der Patient und bei einer weiblichen Patientin Die Patientin oder einfach nur Er bzw. Sie. Dazu wurden die Alternativ-Tokens geschaffen, bei welchen Sie direkt die Alternativen angeben können. Das Token ${#mw(der/die)} wird bei einem weiblichen Patienten den Text Die, aber bei einem männlichen Patienten Der erzeugen. Besondere Token Neben den Patienten- und Termintoken verfügt der CGM PRAXISTIMER über zusätzliche Fähigkeiten. Die beiden Token ${#Anmerkung1} und ${#Anmerkung2} werden durch die Anmerkungen ersetzt, die Sie unmittelbar vor dem Druck im Dialog eingeben. Leere Zeilen werden hierbei nicht produziert, um das Druckbild zu schützen. Das Token ${#Kalender} produziert kleine Monatsübersichten, bei welchen Tage mit Termin hervorgehoben gedruckt sind. Es werden alle Monate zwischen dem ersten und letzten Termin zweispaltig ausgegeben, auch wenn in einem Zwischenmonat kein Termin vergeben ist. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wordvorlagen 244

246 Wordvorlagen Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Format Token Speziell bei Zeit und Datumsangaben haben Sie eventuell weitergehende Formatierungswünsche. Für einfache Fälle wurden folgende Tokens vordefiniert: Bedeutung Token Wochentag Kalenderwoche Monat ausgeschrieben Jahr vierstellig Wochentag KW Monat Jahr Für weitere spezielle Wünsche stehen Ihnen beim FD-Token für die Zeit und das Datum des Termins Formatangaben zur Verfügung, die in Klammern an das Token angeschlossen werden. ${#FD1(<Formatzeichen/-folgen>)} Neben den Standard-Office-Datum/Zeit-Bildern werden auch zusätzliche Format-Zeichen unterstützt. Insgesamt sind dies: Zeichen/-folgen Bedeutung T TT TTT TTTT WW M MM MMM MMMM JJ JJJJ H HH m Der Tag mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen Der Tag zweistellig, also evtl. mit führender Null Der Wochentag mit den ersten drei Buchstaben Der ausgeschriebene Wochentag Der Wochentag mit den ersten zwei Buchstaben Der Monat mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen Der Monat zweistellig, also evtl. mit führender Null Der Monatsname mit den ersten drei Buchstaben Der ausgeschriebene Monatsname Das Jahr zweistellig ohne Jahrhundert, also evtl. mit führender Null Das Jahr vollständig vierstellig Die Stunde mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen Die Stunde zweistellig, also evtl. mit führender Null Die Minute mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen 245 Wordvorlagen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

247 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Wordvorlagen Zeichen/-folgen mm S SS K KK Bedeutung Die Minute zweistellig, also evtl. mit führender Null Die Sekunde mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen Die Sekunde zweistellig, also evtl. mit führender Null Die Kalenderwoche mit minimaler Stelligkeit, also die reine Zahl ohne führende Nullen Die Kalenderwoche zweistellig, also evtl. mit führender Null \ Fluchtzeichen. Das folgende Zeichen wird dann immer als Fülltext genommen und nicht als Formatzeichen interpretiert Sie können sich das Datumsformat aus den genannten Teilen beliebig zusammenstellen. Ein Token wie ${#FD1(\K\W K,WW)} zeigt die Kalenderwoche und den Wochentag des Termins an, z.b. KW 22, Mo. Um zwischen den Steuerzeichen und normalem Text im Format zu unterscheiden, gibt es das Fluchtsymbol. Das Zeichen hinter dem Fluchtsymbol wird als normaler Buchstabe und nicht als Kürzel für eine Formatangabe verwendet. Hier im Beispiel als das \K und \W, die als Text KW gedruckt werden. Zur Ausgabe der Uhrzeit eines Termins verwenden Sie zum Beispiel ${#FD1(hh:mm)}. Die Uhrzeit wird dann im üblichen Format 10:30 ausgegeben. Das Datum könnte so aussehen: ${#FD1(TTT,TT.MM.JJ)}. Die Ausgabe erfolgt dann mit dem Wochentag: Don, Mehrere Terminzeilen mit unterschiedlichen Formaten Zur Verbesserung der Lesbarkeit der Terminkarten können Sie die Fähigkeiten von Word nutzen. In der eingangs gezeigten Wordvorlage werden die Termine in Tabellenzeilen angeordnet. Die zweite Zeile ist hierbei mit einem grauen Hintergrund ausgezeichnet. Die Zeilen werden dadurch abwechselnd mit weißem und grauem Hintergrund gedruckt, was die Lesbarkeit erhöht. Neben verschiedenen Hintergründen stehen auch andere Möglichkeiten zur Kennzeichnung offen. Word bietet zum Beispiel Fett- oder Kursivdruck an, um Textpassagen zu unterscheiden. Nummerierung der Termin-Token Die Positionierung mehrerer Termine auf der Terminkarte kontrollieren Sie durch die den Tokens angehängten Ziffern. Beispielsweise steht Zeit1 für die Uhrzeit des ersten Termins, Zeit2 für die Uhrzeit des zweiten Termins und so weiter. Durch diese Unterscheidung stehen Ihnen Möglichkeiten zur unterschiedlichen Textgestaltung aufeinanderfolgender Termine zur Verfügung. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Wordvorlagen 246

248 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Allgemeines Über die Mitarbeiterzeitverwaltung können Sie Arbeitszeiten, Anwesenheiten, Pausenzeiten, Überstunden und Urlaubsregelungen für Ihr Praxispersonal komfortabel verwalten. Selbstverständlich werden dabei die bereits vorhandenen Daten des CGM PRAXISTIMERs wie Mitarbeiternamen, Urlaube, Krankheitseinträge, Feiertage nahtlos und ohne Mehrfacheingabe verwendet. Für das Ein- und Ausstempeln können Ihre Mitarbeiter wahlweise ihre Krankenversicherungskarten oder ihre jeweiligen CGM PRAXISTIMER Kennwörter verwenden. Die allgemeinen Einstellungen zum Modul werden im CGM PRAXISTIMER über das Menü [Mitarbeiterzeitverwaltung] vorgenommen. Zur leichteren Einrichtung der Mitarbeiterzeitverwaltung, rufen Sie die Checkliste, im Menü unter Praxiseinstellungen Mitarbeiterzeitverwaltung Checkliste auf. 247 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

249 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, alle für eine funktionierende Mitarbeiterzeitverwaltung erforderlichen Einstellungen vorzunehmen. Durch Doppelklick auf eine Zeile wird der einsprechende Menüpunkt zum Bearbeiten geöffnet. Zur besseren Orientierung werden bereits besuchte Menüpunkte mit einem grünen Häkchen markiert. Einstellungen Kartenlesegerät Sofern die Zeiterfassung der Mitarbeiter über Einlesen der KV-Karte gestartet werden soll, aktivieren Sie unter dem Menüpunkt Mitarbeiterzeitverwaltung Einstellungen Buchungsterminal Ihr Kartenlesegerät. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 248

250 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Der CGM PRAXISTIMER kann nun auch mit Terminals umgehen, welche eine CT-API-Schnittstelle verwenden. Um ein solches Gerät einzurichten wählen Sie zunächst unter Art des Kartenlesers den Punkt CT-API-konformer KVK/eGK-Leser (ein KVK/eGK-Kartenleser welcher über eine CT-API- Schnittstelle verfügt) aus. Je nach Einstellung des KVK/eGK-Kartenleser tragen Sie im Feld Pfad zur CT- API-DLL den entsprechenden Treiber ein (dieser befindet sich i.d.r. im Windows-Systemverzeichnis - die jeweilige Treiberdatei entnehmen Sie der Gebrauchsanweisung ihres Kartenlesers). Wählen Sie unter Anschluss/COM-Port: den vom KVK/eGK-Kartenleser verwendeten Port aus. Der Anschluss wird bei einigen Geräten als COM(Port) virtuell definiert. Prüfen Sie ggf. die Einstellung im Gerätemanager und tragen Sie den entsprechenden Anschluss(COM) im Feld Anschluss/COM-Port ein. Verwenden Sie einen generischen Kartenleser, so stellen Sie die Art des Kartenlesers entsprechend ein. Geben Sie im Bereich Serieller Anschluss die benötigten Angaben ein. Die möglichen Buchungsarten, können unter dem Bereich Einbuchungsmöglichkeit individuell pro Arbeitsplatz eingestellt werden. Somit können Sie auch einzelne Buchungsarten deaktivieren. Mit der Schaltfläche [OK] speichern Sie Ihre Einstellungen. 249 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

251 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Einstellungen allgemein Mitarbeiterzeitverwaltung Einstellungen allgemein Im Menüpunkt Einstellungen allgemein legen Sie allgemeine Regelungen zur Arbeitszeiterfassung fest. Um Fehlbuchungen zu vermeiden, setzen Sie den Haken bei Kurz aufeinander folgenden Buchungen und legen den Abstand in Sekunden fest, in dem der Benutzer bei zwei aufeinander folgenden Buchungen, die letzte oder beide Buchungen stornieren kann. Des Weiteren bietet das Modul Ihnen die Möglichkeit, Fehlbuchungen zu erkennen. Hier können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen: Hinweis auf möglicherweise vergessene Buchung ausgeben o wenn Mitarbeiter länger als.. Stunden eingebucht war o bei einer Einbuchung des Mitarbeiters über einen Tageswechsel (Mitternacht) hinaus o bei einer Einbuchung des Mitarbeiters bis nach. Uhr Im Bereich Nachtarbeit legen Sie den Zeitbereich fest, in dem Buchungen als Nachtarbeit gewertet werden. Beachten Sie hierzu die folgenden Hinweise, die zum Stand der Drucklegung dieses Handbuches gültig sind: Nach 6 V ArbZG hat der Arbeitgeber dem Nachtarbeitnehmer für die während der Nachtzeit geleisteten Arbeitsstunden eine angemessene Anzahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das ihm hierfür zustehende Bruttoarbeitsentgelt zu gewähren. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 250

252 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Eine Voraussetzung für die Anwendung der Bestimmung ist, dass der betreffende Mitarbeiter ein Nachtarbeitnehmer ist. Dabei sind Nachtarbeiter im Sinne des Arbeitszeitgesetzes Arbeitnehmer, die auf Grund ihrer Arbeitszeitgestaltung normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht zu leisten haben oder Nachtarbeit an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr leisten ( 2 V ArbZG). Nachtzeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Zeit von 23:00 Uhr bis 6:00 Uhr morgens ( 2 III ArbZG). Nachtarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist eine Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit umfasst ( 2 IV ArbZG). Im Bereich Zulässige Einbuchungsmöglichkeiten können Sie praxisweit festlegen, welche Methoden zur Mitarbeiteridentifikation generell möglich sein sollen. Pro Arbeitsplatz können Sie über den Dialog Einstellungen Buchungsterminal aber auch einzelne Identifikationsmöglichkeiten gezielt rausnehmen (z.b. wenn ein Fingerabdrucksensor oder KVK-Leser an manchen Arbeitsplätzen nicht verfügbar ist). Im Bereich Sonstiges können Sie festlegen, ob jeder Mitarbeiter über das Buchungsterminal direkt Einsicht in seine Monatsdaten und summen nehmen kann. Falls Sie hier kein Häkchen setzen, werden die entsprechenden Sprungbuttons im Buchungsterminal deaktiviert. Alle Einstellungen speichern Sie durch Anwählen des Buttons [OK]. Verwendung von Fingerabdruck-Sensoren Falls Sie die Buchungen innerhalb der Mitarbeiterzeitverwaltung über die biometrische Identifikation von Fingerabdrücken vornehmen möchten, müssen Sie keine besonderen Einstellungen vornehmen. Das Programm unterstützt Fingerabdruck-Sensoren U.Are.U 4500B der Firma digitalpersona direkt und exklusiv. Andere digitalpersona Modelle sind prinzipiell auch möglich, hier können wir aber keine Gewähr für eine einwandfreie Funktion übernehmen. Bevor Sie den Fingerabdruck-Sensor im CGM PRAXISTIMER einsetzen können, muss dieser auf Ihrem System eingerichtet werden. Die erforderliche Anbindungsinstallation für den Fingerabdruck-Sensor finden Sie auf der CGM PRAXISTIMER CD. Installieren Sie die Dateien bitte, bevor Sie den Fingerabdruck-Sensor mit Ihrem Rechner verbinden. Hierzu wählen Sie über das CD Startmenü den Punkt [Digital Persona] an und führen Sie je nach System die Datei Setup.exe aus. Nach erfolgreicher Installation der Anbindung, steht Ihnen unter dem Menüpunkt Mitarbeiterzeitverwaltung Allgemeine Einstellungen die Einbuchungsmöglichkeit per Fingerabdruck zur Verfügung. Fingerabdruck-Sensoren anderer Hersteller als digitalpersona werden derzeit vom Programm nicht unterstützt. Dies gilt ausdrücklich auch für Sensoren, die zu digitalpersona baugleich, bauähnlich oder auf DP-Hardware aufgebaut ist (z.b. Microsoft Fingerabdruckscanner). 251 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

253 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Wenn Sie biometrische Personendatenidentifikation in Ihrer Praxis einführen wollen, informieren Sie sich bitte vorab über die geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Möglicherweise benötigen Sie eine Betriebsvereinbarung, um diese Einbuchungsmöglichkeiten einsetzen zu können. Einstellungen Begrüßungstexte Mitarbeiterzeitverwaltung Einstellungen Begrüßungstexte In den Einstellungen Begrüßungstexte besteht die Möglichkeit, Begrüßungstexte zu erfassen, die je nach Wochentag im Buchungsdialog angezeigt werden. Bei besonders wichtigen Informationen, können je Tag, die Schriftart, -größe, -farbe und die Angaben fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen festlegen. Geben Sie zunächst Ihren Text ein und zum Ändern der Schriftart, -größe, -farbe und der Angaben fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen gehen Sie auf das Symbol Angaben mit [OK]. Arbeitszeitmodelle Überblick Arbeitszeitmodelle. Anschließend speichern Sie die Die Festlegung der Arbeitszeitmodelle ist die Basis der Mitarbeiterzeitverwaltung. Ein Arbeitszeitmodell legt die folgenden Dinge fest: Zu welchen Tageszeiten und an welchen Wochentagen sind Zeitbuchungen überhaupt zulässig? Was sind die Kernzeitbereiche, an denen ein Mitarbeiter eingebucht sein sollte? Wie ist seine Sollarbeitszeit pro Woche und wie verteilt sich diese auf die einzelnen Wochentage? Welche Pausenzeiten sind vorgesehen? Gibt es Pausen nur zu festen Zeiten (z.b. 12:00 13:00 Uhr) oder sind variable Pausen vorgesehen? Ein Arbeitszeitmodell kann nach Fertigstellung einem oder auch mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Regelungen bezüglich Überstunden (inkl. Kappungsregeln und Übertragung in den Folgemonat) und Urlaubsregelungen werden jedoch direkt für jeden Mitarbeiter einzeln eingestellt, sind also nicht an Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 252

254 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Arbeitszeitmodelle gekoppelt. Arbeitszeitmodelle einsehen Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle Im Menü Arbeitszeitmodelle können verschiedene Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichen Kriterien angelegt, bearbeitet und wieder gelöscht werden. In der Liste von vorhandenen Arbeitszeitmodellen sehen Sie an evtl. vorhandenen Schlosssymbolen, welche Modelle gesperrt sind, weil sie bereits für Mitarbeiter verwendet worden sind. Für diese Modelle gelten Einschränkungen hinsichtlich der Bearbeitungsmöglichkeit. Ein graues Schloss in der Liste der Modelle signalisiert, dass ein Modell einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen wurde, das Modell jedoch noch nicht in einem Abschluss verwendet wurde. Ein solches Modell können Sie bearbeiten, es wird jedoch ausdrücklich empfohlen, dies nicht (oder nur nach Rücksprache mit betroffenen Mitarbeitern) zu tun. Veränderungen des Arbeitszeitmodell wirken sich umgehend und ggf. auch Rückwirkend auf die Berechung der Arbeitszeiten und Überstunden der Mitarbeiter aus, denen dieses Modell zugewiesen wurde. Sie können die betroffenen Mitarbeiter durch einen Klick auf den Button [Verwendung ] ermitteln. Ein goldenes Schloss signalisiert, dass ein Modell auch schon in einem oder mehr Monatsabschlüssen verwendet wurde. Ein solches Modell ist gegen Veränderungen durch Bearbeitung geschützt. Sie können die Details des Modells daher lediglich in einem Nur-Lese-Modus einsehen, diese aber nicht verändern. Falls eine Notwendigkeit besteht, diese Daten dennoch zu ändern, müssen vorher alle entsprechenden Abschlüsse aller betroffenen Personen storniert werden. Wir empfehlen Ihnen, für Veränderungen in verwendeten Arbeitszeitmodellen eine Kopie des Modells unter einem angepassten Namen (z.b. Für Ärzte ab Q1/2012 ) anzulegen. Hierzu öffnen Sie das Modell, klicken auf [Kopie erzeugen] und speichern das Modell ab. Weisen sie dann die Kopie ab dem anvisierten Geltungstag ihren Mitarbeitern zu. Auf diese Weise werden vergangene Daten auf Basis des alten, unveränderten Modells berechnet. Zukünftige Daten werden hingegen auf Basis des neuen, geänderten Modells berechnet. 253 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

255 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Verwendung von Arbeitszeitmodellen ermitteln Sie können durch Anklicken des Buttons [Verwendung ] herausfinden, welche Mitarbeiter von Veränderungen eines Arbeitszeitmodells betroffen sind. Es wird Ihnen daraufhin eine Liste aller Mitarbeiter verwendet, die dieses Modell zugewiesen haben (oder hatten). Wenn ein Mitarbeiter mit Sternchen markiert ist, bedeutet dies, dass das Modell bereits in Abschlüssen für ihn verwendet und die Berechnungsdaten daher fixiert wurden. Über den Sprungbutton auf der rechten Seite neben einem Mitarbeiter können Sie in dessen Änderungshistorie verzweigen. Dort können Sie dann die Arbeitszeitmodell-Zuweisung für ihn ggf. anpassen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 254

256 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Arbeitszeitmodelle anlegen und bearbeiten Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle Klicken Sie in diesem Dialog auf [Neu], um neue Arbeitszeitmodelle festzulegen. Zur Bearbeitung von bereits existierenden Arbeitszeitmodellen, markieren Sie mittels Mausklick die jeweilige Definition und klicken Sie den Button [Bearbeiten] an. Zuerst legen Sie den Namen des Arbeitszeitmodells fest, anschließend erfassen Sie unter dem Punkt Tägliche Arbeitszeiten die Zeiten der Mitarbeiter. Die Buchungszeiten legen fest, an welchen Tagen zu welchen Uhrzeiten eine Buchung als Arbeitszeit anerkannt wird. Die Voreinstellung schlägt hier 06:00 bis 18:00 Uhr vor. Wenn sich dann ein Mitarbeiter z.b. morgens um 05:45 Uhr einbucht, kann er dies zwar tun, das Programm würde aber für die Ermittlung der Arbeitszeit erst die Zeit nach 06:00 Uhr anerkennen. Wenn er sich abends um 18:05 wieder ausstempelt, würde das Programm die Arbeitszeit so werten, als wäre er um 18:00 gegangen. Die Mitarbeiterzeitverwaltung protokolliert unabhängig davon jedoch immer den exakten Zeitpunkt der Buchung. Die Kernzeiten legen fest, wann der Mitarbeiter eingestempelt sein sollte, voreingestellt ist hier 08:00 bis 16:00 Uhr. Wenn er z.b. erst verspätet zur Arbeit kommt und sich erst um 08:22 einbucht, würde auf seinen Monatsauswertungen ein Hinweis erscheinen, dass an diesem Tag die Kernzeit verletzt wurde. Die Sollzeiten legen für jeden Wochentag fest, wie viele Stunden der Arbeitnehmer arbeiten sollte. Die Summe davon ergibt dann die Wochenarbeitszeit im Bild oben 40 Stunden. Pausen sind in der Sollzeit natürlich nicht inbegriffen, sondern werden von dieser abgezogen. Mehr zu Pausenregelungen finden Sie weiter unten. Setzen Sie zunächst den Haken bei Buchungen und Kernzeiten, somit erhalten Sie den bisherigen Auslieferungszustand. Unter Buchungen werden die üblichen Rahmenarbeitszeiten erfasst. Unter dem Punkt Kernzeiten erfassen Sie die Mindestarbeitszeiten. Zur schnelleren Übertragung, bei immer gleichen Arbeitszeiten auf alle Werktage, geben Sie bitte Ihre entsprechenden Zeiten in der unteren Zeile des Dialogs ein: 255 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

257 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Anschließend kopieren Sie durch Klick auf die nebenstehenden Werte auf alle Werktage. Es besteht eine Auswahlmöglichkeit zwischen festen Pausenzeiten oder variablen Pausen. Alle Zeitangaben aus dieser Tabelle können Sie komplett durch Klick auf den Button und abschließender Bestätigung der Sicherheitsabfrage entfernen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle Einstellungen zu einem speziellem Arbeitszeitmodell auf den ursprünglichen Auslieferungszustand zurücksetzen wollen, klicken Sie einfach auf diesen Button. Wenn Sie eine Kopie aller Daten Arbeitszeitmodells unter einem neuen Namen speichern möchten, klicken Sie auf den Button [Kopie erzeugen]. Ihre Eingaben speichern Sie endgültig mit dem [OK] Button. Arbeitszeitmodelle entfernen Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle Klicken Sie in diesem Dialog auf [Löschen], um ein Arbeitszeitmodell zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass jedem Mitarbeiter, der in der Mitarbeiterzeitverwaltung verwendet wird, immer ein gültiges Arbeitszeitmodell zugewiesen sein muss. Wenn Sie versuchen, ein Arbeitszeitmodell zu löschen, welches sich derzeit in Verwendung befindet, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis vom Programm. Sie müssen dann allen betroffenen Mitarbeitern zunächst ein alternatives Modell zuweisen, bevor Sie das alte Modell löschen können. Arbeitszeitmodelle, welche bereits in Abschlüssen verwendet wurden, können nicht gelöscht werden. Pauseneinstellungen feste Pausen Feste Pausen legen fest, zu welchen Tageszeiten in der Praxis eine Pause, z.b. Mittagspause von 12:00 bis 14:00 Uhr definiert ist. Wenn ein Mitarbeiter während einer festen Pause eingebucht ist, wird ihm die Pause von der Arbeitszeit abgezogen. Wenn er während der Pause vollständig ausgebucht ist (dies sollte der Normalfall sein), wird sie ihm aber natürlich nicht ein zweites Mal abgezogen. Falls der Mitarbeiter in der Pausenzeit nur teilweise ausgebucht ist, wird die Arbeitszeit so gekürzt, als wäre er bis zum Ende der Pause ausgebucht gewesen. Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle Um Einstellungen von festen Pausen zu bearbeiten bzw. neu zu definieren, gehen Sie zunächst in die Neuanlage bzw. in die Bearbeitung Ihres gewünschten Arbeitszeitmodells. Dann wählen Sie unter dem Punkt Pausen den rechts entsprechend angeordneten Button an. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 256

258 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zur schnelleren und einfachen Übertragung von festen Pausen auf alle Werktage geben Sie bitte die entsprechende Pausenregelung in der unteren Zeile des Dialogs ein. Anschließend kopieren Sie durch Klick auf die nebenstehenden Werte auf alle Werktage. Alle Zeitangaben aus dieser Tabelle können Sie komplett durch Ausführung des Buttons und abschließender Bestätigung der Sicherheitsabfrage entfernen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle Einstellungen zu einer speziellen festen Pausendefinition auf den ursprünglichen Auslieferungszustand zurücksetzen wollen, klicken Sie einfach auf diesen Button. Ihre Eingaben speichern Sie endgültig mit dem [OK] Button. Pauseneinstellungen Variable Pausen Variable Pausen legen fest, ab wie viel Stunden Arbeitszeit ein Mitarbeiter bestimmte Pausen einhalten sollte. Die Voreinstellungen sehen Sie in der Abbildung weiter unten. Wenn ein Mitarbeiter durchgängig länger als 6 Stunden eingebucht ist, wird ihm das Programm z.b. eine halbe Stunde Pause von der Arbeitszeit abziehen. Falls er während seiner Pause ausgebucht war, was der Normalfall sein sollte, wird ihm das Programm die halbe Stunde natürlich nicht abziehen, da er seine Pause ja wie vorgesehen genommen hatte. Sollte er zu kurz (sagen wir 22 Minuten) ausgebucht gewesen sein, wird das Programm ihm von der Arbeitszeit nochmals 8Minuten abziehen, um auf die vorgesehene halbstündige Pause zu kommen. Mitarbeiterzeitverwaltung Arbeitszeitmodelle Die Details zu Ihren variablen Pausen nehmen Sie in der Neuanlage bzw. in der Bearbeitung Ihres gewünschten Arbeitszeitmodelles vor. Hier wählen Sie dann als nächsten Schritt unter dem Punkt Pausen den rechts entsprechend angeordneten Button aus. 257 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

259 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG In diesem Dialog können Sie drei Einstellungsvarianten gleichzeitig aktivieren. Klicken Sie einfach in das vorgesehene Kästchen, um ein Häkchen zu setzen. Im Anschluss lassen sich die Zeitangaben für eine Mindestarbeitszeit und die Mindestpausenzeit sicherstellen. Die Deaktivierung einer Einstellungsvariante wird ebenfalls durch einfachen Mausklick in das Ankreuzkästchen ausgelöst. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt alle Einstellungen zu einer speziellen variablen Pausendefinition auf den ursprünglichen Auslieferungszustand zurücksetzen wollen, klicken Sie einfach auf diesen Button. Ihre Eingaben speichern Sie endgültig mit dem [OK] Button. Zeitbuchungen Mitarbeiterzeitverwaltung Buchungsterminal Buchungsterminal vom Timer aus aufrufen Das Einloggen der Mitarbeiter kann über den Menüpunkt Buchungsterminal wahlweise durch Einlesen der KV-Karte, per Fingerabdruckerfassung oder manuell mit Passworteingabe geschehen. Der Buchungsterminaldialog kann außerhalb des CGM PRAXISTIMER, z.b. als Verknüpfung über den Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 258

260 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Autostart, geöffnet werden. Eine Verknüpfung auf den Desktop erzeugen Sie mittels der Datei StaffTerminalExe.exe, welche sich im Timerverzeichnis befindet. Buchungen durchführen Im Buchungsdialog werden Ihre Buchungen des aktuellen und des letzten Buchungstages angezeigt. Nach Einloggen in das Buchungsterminal der Mitarbeiterzeitverwaltung öffnet sich für den jeweiligen registrierten Mitarbeiter dieser Erfassungsdialog. Über die Schaltfläche [Kommt] buchen Sie sich in das System zum oben rechts angezeigten Zeitpunkt ein. Um die Buchungszeit Ihres Arbeitsendes zu registrieren, klicken Sie bitte die Schaltfläche [Geht] an. Optional ist es Ihnen möglich bei jeder Buchungsart einen Kommentar zusätzlich zu hinterlassen. Kommt es zu zwei dicht aufeinander folgenden Buchungen erhalten Sie eine Warnmeldung. Sie werden gefragt, wie Sie diese Doppelbuchung handhaben wollen. Ihr eingetragener Wochenspruch erscheint in diesem Dialog unterhalb der Tabelle der letzten aufgelisteten Buchungen. Über [Abbrechen] schließen Sie das Fenster, ohne Eintragungen vorzunehmen. Über die Buttons [Monatsübersicht] und [Summen] kann der Mitarbeiter selbst direkt Einsicht in seine Buchungsdaten und summen nehmen. Falls diese Buttons deaktiviert sind, wurde diese Möglichkeit in den allgemeinen Einstellungen der Mitarbeiterzeitverwaltung abgeschaltet. Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Einstellungen auf Seite MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

261 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Monatsauswertungen Die Monatsübersicht zeigt alle Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter an. Vorgenommene Buchungen lassen sich hier kontrollieren und ggf. korrigieren, löschen oder neue Buchungen einfügen. Monatsauswertungen einsehen Mitarbeiterzeitverwaltung Monatsauswertung Die Monatsübersicht sehen Sie über den Dialog zur Monatsauswertung ein. Hier erhalten Sie zunächst je Mitarbeiter eine monatliche Übersicht der An- und Abwesenheitszeiten. Wertung und Summierung von Arbeitszeiten In diesem Abschnitt soll kurz dargestellt werden, wie die Mitarbeiterzeitverwaltung die Arbeitszeit und Überstundenberechnung in Abhängigkeit von vorhandenen Buchungen, Sollarbeitszeit, Urlauben, Krankheit und Feiertagen bewertet. Sollarbeitszeit: Die Sollarbeitszeit ist im Arbeitszeitmodell für jeden Wochentag individuell einstellbar und wird daher aus dem Modell übernommen. Lediglich an eingetragenen Feiertagen ist die Sollarbeitszeit Null. Urlaubstag: Ein ganztägiger Urlaubstag wird als Arbeitszeit in Höhe der Sollarbeitszeit dieses Wochentages gewertet (z.b. 8h Soll => 8h Ist => 00:00 h Differenz). Normalerweise wird ein Mitarbeiter an einem Urlaubstag nicht eingebucht gewesen sein. Wenn er trotz Urlaub Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 260

262 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 stundenweise eingebucht sein sollte, wird diese Zeit entsprechend als Überstunden gewertet. Halber Urlaubstag: Ein halber Urlaubstag wird als Arbeitszeit in Höhe der halben Sollarbeitszeit gewertet. Da es nur ein halber Tag ist, wird erwartet, dass der Mitarbeiter außerdem einige Stunden eingebucht ist falls nicht wird ein Hinweis Fehlbuchung erscheinen. Ansonsten ist das Verhalten analog zu einem ganzen Urlaubstag. Überstundenausgleich (ganzer Tag): Ein Überstundenausgleichstag wird mit 0 Stunden Ist-Zeit bei normaler Sollarbeitszeit gewertet. Sollte er trotz des Ausgleichs eingebucht sein, wird diese Arbeitszeit normal gewertet. Überstundenausgleich (halber Tag): Bei einem halbtägigen Überstundenausgleich wird mindestens eine Ein-/Ausbuchung erwartet, anderenfalls würde der Tag als Fehlbuchung gewertet werden. Im Übrigen wird einfach nur die eingebuchte Arbeitszeit gezählt. Feiertag: Ein im Kalender eingetragener Feiertag senkt die Sollarbeitszeit dieses Tages auf Null. Falls ein Mitarbeiter an einem Feiertag eingebucht ist, gilt diese Zeit als Überstunden. Feiertagsarbeitszeit wird ggf. in den Summen und Auswertungen gesondert aufgeführt. Ob Feiertagsarbeitszeit zusätzliche Leistungen (Bonuszahlungen, erhöhte Stundensätze) nach sich zieht, obliegt den Arbeitsvereinbarungen innerhalb Ihrer Praxis. Individuelle Abwesenheit: Eine ganztägige Eintragung I/Individuell abwesend wird von der Mitarbeiterzeitverwaltung als dienstlich bedingte Abwesenheit angesehen. Sie wird daher wie bei einem Urlaubstag als geleistete Arbeitszeit in Höhe der Sollarbeitszeit des Tages gewertet. Falls der Mitarbeiter zusätzlich stundenweise eingebucht war, wird diese Zeit als Überstunden gewertet. Krankheitstage: Eine Krankmeldung wird ähnlich wie bei Urlaubstagen als geleistete Arbeitszeit in Höhe der Sollarbeitszeit gewertet. Allerdings führt hier eine stundenweise Einbuchung nicht zu einer Wertung als Überstunden (z.b. wenn ein Mitarbeiter morgens 2 h eingebucht war, dann erkrankt, sich ausbucht und später eine Krankeintragung im Kalender vorgenommen wird). Stundenweise Abwesenheit/Stundenplanung: Die im CGM PRAXISTIMER vorhandene Stundenplanung ( stundenweise, individuelle Abwesenheit ) dient ausschließlich der Steuerung / Blockierung der Terminplanung und ist auch nur für Behandler, nicht aber andere Mitarbeiter einstellbar. Auf die Mitarbeiterzeitverwaltung und die Berechnung der Arbeitszeiten hat dies keinerlei Einfluss und wird in der Monatsansicht deswegen auch nicht dargestellt. Schichteinträge/Wechselschichten: Die im CGM PRAXISTIMER einstellbaren Wechselschichten dienen ausschließlich der Steuerung / Blockierung der Terminplanung und sind auch nur für Behandler, nicht aber andere Mitarbeiter einstellbar. Auf die Mitarbeiterzeitverwaltung und die Berechnung der Arbeitszeiten hat dies keinerlei Einfluss und wird in der Monatsansicht deswegen auch nicht dargestellt. Sonntagsarbeit: In den Monatssummen und -auswertungen wird u.a. auch die Sonntagsarbeit dargestellt. Die Arbeitszeitwertung an sich erfolgt jedoch genau wie an allen anderen Wochentagen anhand des Arbeitszeitmodells. Ob Sonntagsarbeit zusätzliche Leistungen (Bonuszahlungen, erhöhte Stundensätze) nach sich zieht, obliegt ausschließlich den Arbeitsvereinbarungen innerhalb Ihrer Praxis. Nachtarbeit: In den Monatssummen und -auswertungen wird u.a. auch die Nacharbeit dargestellt (gemäß der Einstellungen, die Sie bei der Einrichtung für Nachtarbeit vorgenommen haben). Die Arbeitszeitwertung an sich erfolgt jedoch genau wie sonst anhand des Arbeitszeitmodells. Ob Nachtarbeit zusätzliche Leistungen (Bonuszahlungen, erhöhte Stundensätze) nach sich zieht, obliegt den Arbeitsvereinbarungen innerhalb Ihrer Praxis. 261 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

263 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Neue Buchungen hinzufügen Über die Schaltfläche [Buchung neu ] oder die Taste [Einfg] können Sie ein neues Buchungspaar hinzufügen. Zusätzlich zu den Zeitangaben können Sie auch Kommentare zur Kommt- oder Geht- Buchung aufnehmen. Sollten ihre Buchungen zu Überschneidungen mit bereits existierenden Buchungen führen, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis. Monatssummen einsehen Ein Klick auf den Button [Summen] zeigt für den aktuellen Mitarbeiter die Summen seiner Arbeitszeiten inklusive Urlaube, Fehlzeiten und Überstundenüberträge an. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 262

264 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Feiertagsarbeit werden in den Summen gesondert aufgeführt, falls sie anfallen. Die dargestellten Stundenzahlen sind dabei als Bestandteil der im oberen Teil aufgeführten Buchungsstunden zu verstehen. Ob Nachtarbeit, Sonntagsarbeit oder Feiertagsarbeit zusätzliche Leistungen (Bonuszahlungen, erhöhte Stundensätze) nach sich ziehen, obliegt den Arbeitsvereinbarungen innerhalb Ihrer Praxis. Monatsauswertungen drucken Beim Ausdruck der Monatsauswertung über den Button [Drucken] erhalten Sie, den Ausdruck einer Monatsübersicht des einzelnen Mitarbeiters. Hier haben Sie die Auswahl zwischen einer Kurzliste und einer ausführlichen Liste. Mittels der Kurzliste werden Ihnen nur die Tages- und Gesamtsummen ausgedruckt. Die Ausführliche Liste beinhaltet alle vorhandenen Kommt-/ Geht-Zeiten. Wählen Sie die gewünschte Art der zu druckenden Liste und bestätigen Sie dies mit [Ok], somit wird der Ausdruck gestartet. Über [Abbrechen] schließen Sie das Fenster, ohne eine Übersicht auszudrucken. Beim Ausdruck der Monatsauswertung über den Button [Alle drucken], erhalten Sie die Monatsübersicht für alle Mitarbeiter. 263 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

265 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Monatsüberblick (alle Mitarbeiter) Mitarbeiterzeitverwaltung Monatsüberblick (alle Mitarbeiter) Hier können Sie sich einen Überblick über die aktuellen Stände der Urlaubs- und Überstundenkonten aller Mitarbeiter verschaffen. Sollten Sie hier unerwartete Werte vorfinden, können Sie zur Klärung für jeden Mitarbeiter in dessen Monatsübersicht bzw. seine Änderungshistorie verzweigen. Klicken Sie hierzu einfach auf die blau markierten Hyperlinks. Bei den Überstunden werden Ihnen die Daten der (im angezeigten Monat) neu geleisteten Überstunden sowie der Gesamtkontostand des Überstundenkontos angezeigt. Beim Urlaub sehen Sie den Gesamturlaubsanspruch sowie in Klammern die Zusammensetzung (Anspruch aktuelles Jahr + Anspruch Vorjahr). In der Spalte Fehlbuchung sehen Sie die Anzahl Tage mit Fehlbuchungen im angezeigten Monat. Hier sollte immer eine 0 stehen. Sollte dies nicht der Fall sein, liegen für den Mitarbeiter noch unkorrigierte Fehlbuchungen vor. Dies sollten Sie prüfen und die Fehlbuchungsumstände korrigieren (meist fehlt eine Ein-/Ausbuchung oder es wurde vergessen, einen Urlaubstag oder eine individuelle Abwesenheit einzutragen). Änderungshistorie Die Änderungshistorie ist die zentrale Stelle, an der Sie alle historischen Änderungen von Steuerdaten (Arbeitszeitmodellzuweisungen, Urlaubsregelungen, Überstundenregelungen etc) für jeden Mitarbeiter einsehen können. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 264

266 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Liste der historischen Änderungen einsehen Mitarbeiterzeitverwaltung Änderungshistorie Alle Änderungen in dieser Historie beeinflussen die Berechnung der Soll-/Ist-/Überstunden sowie der Urlaubsberechung. Sie können alle Änderungen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. Allerdings nur solange, bis Monatsabschlüsse für den angezeigten Mitarbeiter vorgenommen wiurden. Änderungen, die hinter einem Monatsabschluss liegen, können Sie nicht mehr bearbeiten, anderenfalls würden die festgeschriebenen Daten der Abschlüsse ja nicht mehr den Änderungen entsprechen. Aus dem gleichen Grund können Sie auch keine neuen Änderungsdaten in die Zeit vor dem letzten Monatsabschluss einfügen oder löschen. Wenn dies notwendig werden sollte, stornieren Sie bitte für den betroffenen Mitarbeiter die Abschlüsse bis zu dem gewünschten Änderungszeitpunkt und führen Sie die Abschlüsse danach erneut durch. Wenn für einen Mitarbeiter Abschlüsse vorliegen, erkennen Sie dies in der Liste an ausgegrauten Einträgen mit einem Schlosssymbol. Wenn Sie entsprechende Einträge bearbeiten, schaltet der jeweilige Bearbeitungsdialog automatisch in einen Nur-Lese-Modus um. Arbeitzeitmodelle zuweisen Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zuweisen. Eine Änderung der Arbeitszeitmodellzuweisung bewirkt, dass die Soll-/Ist-Stundenberechnung sich ab dem angegebenen Stichtag nach dem neuen Arbeitszeitmodell richtet. 265 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

267 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Die Mitarbeiterzeitverwaltung betrachtet das Datum der ersten Arbeitszeitmodellzuweisung intern als Eintrittsdatum des Mitarbeiters und damit als Basis für alle darauffolgenden Zeitberechnungen. Sie können diesen Dialog auch nutzen, um einen Mitarbeiter vorübergehend als inaktiv bezüglich der Mitarbeiterzeitverwaltung zu führen, z.b. während einer Elternzeit. Weisen Sie ihm dazu einfach das vordefinierte Modell (ohne/inaktiv) zu. Später können Sie den Mitarbeiter durch Zuweisung eines anderen Modells aktivieren. In dem Zeitraum, in dem der Mitarbeiter als inaktiv geführt wird, werden keine Zeitdaten für ihn angezeigt oder weiterberechnet. Wenn Sie den Mitarbeiter später wieder aktivieren, müssen Sie ggf. die Stände für Urlaubskonto und Überstundenkonto manuell korrigieren. Überstundenregelung Hier können Sie die Überstundenregelung für den Mitarbeiter festlegen. Zwischen folgenden Optionen können Sie wählen: Übertrag ohne Einschränkung: Alle angefallenen Über- oder Unterstunden des Mitarbeiters werden auf den Folgemonat übertragen. Es gibt keinen Verfall und keine Kürzung von Überstunden. Keine Überstunden übertragen: Mit einem Monatsabschluss verfallen alle angefallenen Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 266

268 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Überstunden des Mitarbeiters, sie werden also auf 0:00 h gekürzt. Falls Unterstunden angefallen sein sollten, wird die Unterstundenzahl auf den Folgemonat übertragen. Übertrag maximal n Stunden: Dieser Fall ist für Arbeitsverträge mit Überstundenkappung vorgesehen. Falls mehr als n Überstundenstunden angefallen sind, werden diese nach Übertragung auf den Folgemonat auf n Stunden gekürzt. Das heißt, ein Mitarbeiter kann niemals mehr als diese n Stunden ansammeln. Falls weniger Überstunden angefallen sind, werden diese ungekürzt übertragen. Falls Unterstunden angefallen sind, wird die Unterstundenzahl ebenfalls vollständig übertragen. n Stunden nicht übernehmen bzw. abziehen: Dieser Fall ist für Arbeitsverträge vorgesehen, bei denen die Sollarbeitszeit und ggf. bis zu n Überstunden (z.b. 10 Überstunden) mit dem Grundgehalt abgegolten sind ( Kappung von unten ). Wenn dann z.b. 9 Überstunden angefallen sind, werden diese beim Monatsabschluss auf 0 gekürzt, da sie ja abgegolten sind. Wenn 12 Überstunden angefallen sind, wären die ersten 10 mit dem Gehalt abgegolten, die übrigen 2 würden in den Folgemonat übertragen werden. Unterstunden werden wie immer vollständig übertragen. Bei dieser Kappungsregelung ist es möglich, ein Überstundenpolster aufzubauen. Wenn z.b. 3 Monate lang jeweils 25 Überstunden anfielen, würde das Überstundenkonto danach 45 Überstunden enthalten (pro Monat würden = 15 Überstunden angesammelt). Wenn im vierten Monat dann nur 5 Überstunden anfielen, würden zwar keine neuen Stunden hinzukommen, das Konto würde dadurch aber auch nicht verringert werden. Im unteren Bereich wird Ihnen der aktuelle Kontostand angezeigt. Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit dem Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Urlaubsregelung Die Anzahl der Urlaubstage, die einem Mitarbeiter zusteht, sowie mögliche Resturlaubstage aus dem Vorjahr werden über diesen Dialog erfasst. 267 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

269 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Unter dem Punkt Jahresurlaub geben Sie die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr ein. Unter dem Punkt Einstellungen (Verfall des Resturlaubs) können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: Verfällt nicht Verfällt mit Ende des Jahres Gültig bis maximal z.b. 31. März Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit einem Klick den Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 268

270 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Korrektur des Überstundenkontos Hier können Sie eine Korrektur für das Überstundenkonto des Mitarbeiters eintragen. Die Korrektur wird zum angegebenen Geltungstag eingesetzt. Unterhalb des Datums sehen den aktuellen Überstunden-Kontostand des Mitarbeiters, falls das Geltungsdatum in der Zukunft liegt. Falls Sie eine Korrektur in der Vergangenheit eintragen (z.b. eine Überstundenausbezahlung zum 15. des Vormonats), wird der Kontostand zum Geltungstag um 00:00 Uhr angezeigt. Beachten Sie daher, dass im angezeigten Kontostand keine an diesem Tag neu angefallen Überstunden sowie keine bereits eingetragenen Überstundenkorrekturen eingeflossen sind. Korrektur des Urlaubskontos Hier können Sie den Stand des Urlaubskontos für den angezeigten Mitarbeiter korrigieren. Wie bei allen Bewegungsdaten kann die Korrektur nicht durch das Einsetzen eines Absolutwertes ( jetzt genau MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

271 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Tage Resturlaub ) erfolgen, sondern durch Einsetzen eines relativen Korrekturwertes ( +4 Tage Resturlaub ) zu einem bestimmten Geltungsdatum. Nur so ist gewährleistet, dass Änderungen an anderen Datenbeständen, z.b. Eintrittsdatum des Mitarbeiters oder allgemeine Urlaubsregelung, immer korrekt einbezogen werden können. Zu Ihrer Informationen wird der Kontostand des Mitarbeiters zum ausgewählten Geltungstag angezeigt- Falls der Geltungstag in der Zukunft liegt, sehen Sie hier denselben Stand wie er Ihnen im Summendialog des Mitarbeiters angezeigt würde. Wenn Sie eine Korrektur für die Vergangenheit eintragen (z.b. Ausbezahlung von 3 Urlaubstagen im Vormonat), wird der Kontostand aus Sicht des Geltungstages um 00:00 Uhr angezeigt. Beachten Sie daher, dass im angezeigten Kontostand eventuell für diesen Tag vorliegender Urlaub oder Urlaubskorrekturen noch nicht in den angezeigten Stand eingeflossen ist. Auszubildendenstatus aktivieren und deaktivieren Wenn ein Mitarbeiter eine Ausbildung beginnt, klicken Sie auf die Schaltfläche [Auszubildendenstatus ]. Nun können Sie den Beginn der Ausbildung festlegen und diese Änderung eintragen. Analog gehen Sie bei der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses vor. Für Mitarbeiter, die sich aktuell in einer Ausbildung befinden, können Sie den Berufsschulkalender pflegen und dort deren Berufsschulzeiten eintragen. Die Berufsschulzeiten werden automatisch in der Monatsauswertung angezeigt und in allen Berechnungen berücksichtigt. Bei der Berechung und Anzeige der Arbeitszeiten werden Berufsschulzeiten nur während des Zeitraums der Ausbildung berücksichtigt! Monatsabschlüsse Allgemeines Bei einem Monatsabschluss werden alle Steuerungsdaten (zugewiesenes Arbeitszeitmodell, Urlaubsregelung, Überstundenregelung) und alle Bewegungsdaten (Buchungen, Urlaube, Krankheiten, manuelle Korrekturen von Überstunden oder Urlauben ) eines Mitarbeiters fixiert. Dies ermöglicht dem Programm, bei zukünftigen Berechnungen der Stunden/Urlaube auf einem definierten Datenstand aufzusetzen und erhöht beträchtlich die Performanz des Systems. Daher sollten Sie tatsächlich einen regelmäßigen, monatlichen Abschluss durchführen, z.b. zwischen dem 05. und 10. des Folgemonats. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 270

272 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Natürlich sollten vorher alle notwendigen Nachträge und Korrekturen für alle Mitarbeiter vorgenommen worden sein. Dem Performanzvorteil steht gegenüber, dass Sie nach einem Abschluss keinerlei Daten mehr ändern können, die zeitlich vor diesem Abschluss liegen und daher den Berechnungsstand verfälschen könnten. Sie erkennen dies in den Dialogen i.d.r. durch Schloss-Symbole und eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten. Dies stellt aber kein praktisches Problem dar. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass Sie Daten eines Mitarbeiters korrigieren müssen, stornieren Sie einfach die Abschlüsse dieses Mitarbeiters bis zum gewünschten Zeitraum. Anschließend können Sie die Korrekturen vornehmen und danach den Abschluss erneut durchführen. Monatsabschlüsse durchführen Mitarbeiterzeitverwaltung Monatsabschlüsse durchführen Im Dialog Monatsabschluss durchführen können Sie Abschlüsse für alle, einzelne oder gezielt ausgewählte Mitarbeiter durchführen. Markieren Sie hierzu zunächst den oder die gewünschten Mitarbeiter. Über das Auswahlkästchen Auch derzeit inaktive Mitarbeiter anzeigen können Sie sich auch diejenigen Mitarbeiter anzeigen lassen, die aktuell das Arbeitszeitmodell inaktiv zugewiesen bekommen haben (z.b. wegen Elternzeit o.ä.). Bezüglich des Abschlusszeitraumes haben Sie die Wahl, den Abschluss über alle noch nicht abgeschlossenen Monate durchzuführen oder nur bis einschließlich eines bestimmten Monats. Letztere 271 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

273 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Einstellung kann sinnvoll sein, wenn Sie bereits wissen, dass z.b. für den Vormonat noch manuelle Korrekturen an den Buchungsdaten anstehen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, starten Sie den Monatsabschluss über den Button [Starten]. Monatsabschlüsse stornieren Sollten wider Erwarten, nach einem bereits erfolgten Monatsabschluss, Änderungen der Buchungszeiten oder Urlaubseinträge notwendig sein, so haben Sie die Möglichkeit, einen Monatsabschluss zu stornieren. Beachten Sie hierbei, dass bei Korrekturen der Zeitbuchungen, die Abschlüsse darauf folgender Monate erneut durchgeführt werden müssen. Mitarbeiterzeitverwaltung Monatsabschlüsse stornieren Wählen Sie im Dialog Monatsabschlüsse stornieren zunächst den oder die gewünschten Mitarbeiter aus. Zu Ihrer besseren Übersicht wird Ihnen bei jedem Mitarbeiter angezeigt, für welchen Zeitraum Abschlüsse vorliegen. Bei Bedarf können Sie auch inaktive Mitarbeiter einblenden lassen (dies sind Mitarbeiter, denen aktuell das Arbeitszeitmodell inaktiv/ohne zugewiesen ist, z.b. wegen Elternzeit). Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, starten Sie die Stornierung über den Button [Starten]. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 272

274 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Berufsschule Überblick Berufsschule Die Mitarbeiterzeitveraltung unterstützt Sie auch in der Verwaltung und Anrechnung der Berufsschulzeiten Ihrer Auszubildenden. Hierzu sind folgende gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen: Gemäß 7 Berufsbildungsgesetz (BBiG) hat der Ausbildungsbetrieb seine Auszubildenden für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freizustellen. Die Unterrichtszeit in der Berufsschule ist keine Arbeitszeit. Sie wird aber auf die tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeit angerechnet, also so behandelt, als ob sie Arbeitszeit wäre. Berufsschulkürzel verwalten Um die gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen ist es notwendig Berufsschulkürzel, welche die genaue Unterrichtszeit beinhalten, anzulegen. Mitarbeiterzeitverwaltung Berufsschulkürzel Es öffnet sich der Dialog Berufsschulkürzel verwalten. Um ein vorhandenes Berufsschulkürzel zu ändern, wählen Sie im linken Bereich des Dialoges das zu ändernde Kürzel aus und gehen auf den Button [Ändern ]. Zum Löschen eines vorhandenen Berufsschulkürzels, wählen Sie im linken Bereich des Dialoges das zu löschende Kürzel aus und gehen auf den Button [Löschen]. Berufsschulkürzel festlegen Über den Button [NEU ] starten Sie die Neuanlage eines Berufsschulkürzels (Unterrichtszeit). 273 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

275 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Geben Sie zunächst ein bis zu achtstelliges Kürzel ein. Anschließend haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar zu erfassen. Im unteren Bereich des Dialoges legen Sie die genaue Zeit (von-bis) fest. Abschließend wählen Sie die gewünschte Farbe für die spätere Markierung im Kalender aus. Ihre Eingaben speichern Sie endgültig mit dem [OK] Button. Über [Abbrechen] schließen Sie das Fenster, ohne Ihre Eingaben zu speichern. Berufsschulkalender Die angelegten Berufsschulkürzel müssen in den Berufsschulkalender zu den jeweiligen Tagen eingetragen werden. Mitarbeiterzeitverwaltung Berufsschulkalender Im Berufsschulkalender werden für die Mitarbeiter, welche in der Benutzerverwaltung als Auszubildende/der markiert sind und die zugehörigen Berufsschulkürzel (Unterrichtszeiten) in den Kalender eingetragen. Zur besseren Orientierung wird wird das Datum an Ferientagen entsprechend der Ferienfarbe eingefärbt und die Schrift ist fett. Der Hintergrund wird grau eingefärbt. Feiertage werden in fetter Schrift geschrieben. Im Dialog Informationen zum gewählten Tag werden alle eingetragenen Berufsschulkürzel, Feiertage und Ferien des Tages angezeigt. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 274

276 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Wählen Sie zunächst den auszubildenden Mitarbeiter aus. Markieren Sie im linken Bereich das für den ausgewählten auszubildenden Mitarbeiter geltende Berufsschulkürzel (Unterrichtszeit) und klicken Sie im rechten Bereich den Tag an dem die Unterrichtszeit gilt an. Nachdem Sie Ihre Zuordnung abgeschlossen haben, können Sie über den Button [Drucken] eine Liste über die Berufsschulzeiten des derzeit ausgewählten auszubildenden Mitarbeiters ausdrucken. Ihre Eingaben speichern Sie endgültig mit dem Button [OK]. Über [Abbrechen] schließen Sie das Fenster, ohne Ihre Zuordnungen zu speichern. Berufsschuleinträge werden in der Mitarbeiterleiste unterhalb des Minikalenders durch ein kleines bs (Tage mit zusätzlichen Eintragungen im Urlaubskalender) und großes BS (nur Berufsschule) gekennzeichnet. 275 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

277 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Anwesenheitsliste Die An-/ Abwesenheitsliste gibt jederzeit Auskunft darüber, wer sich gerade aus Ihrem Team in der Praxis befindet. Anzeige der An- und Abwesenheitsliste Mitarbeiterzeitverwaltung Anwesenheitsliste Durch Anwahl des Punktes Eingebuchte Personen werden alle anwesenden Personen aufgelistet. Durch Auswahl des Punktes Ausgebuchte Personen wechselt die Ansicht und es werden alle abwesenden Mitarbeiter angezeigt. Außerdem werden im CGM PRAXISTIMER-Hauptfenster (unten rechts im Reiter Mitarbeiter ) die aktuell eingebuchten Mitarbeiter in grün hervorgehoben. Nicht eingebuchte Mitarbeiter werden in den Standardfarben blau und schwarz dargestellt. Ein Tooltipp gibt zu jedem Mitarbeiter ggf. weitere Informationen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 276

278 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Einstellungen für einen Mitarbeiter Für jeden einzelnen Mitarbeiter muss vor seiner ersten Buchung eine Zuordnung seiner KVK- oder Fingerabdrucksdaten, des zugewiesenen Arbeitszeitmodells, sowie der Einstellungen zur Urlaubs- und Überstundenregelungen registriert worden sein. Datei Benutzer- und Rechteverwaltung Im Dialog zur Benutzerverwaltung markieren Sie einen Benutzer und Klicken auf [Mitarbeiterzeitverwaltung ], um die diesbezüglichen Optionen des Mitarbeiters einzustellen. Ein Mitarbeiter wird in die Mitarbeiterzeitverwaltung aufgenommen, wenn Sie ihm eine Personalnummer vergeben. Das Programm macht Sie darauf aufmerksam, falls Sie eine Personalnummer doppelt verwenden sollten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie einmal eine Personalnummer für eine Person vergeben haben, können Sie zwar diese Nummer jederzeit ändern (sofern Sie eindeutig ist), sie können Sie aber nicht mehr löschen, da hierdurch der Mitarbeiter aus der Mitarbeiterzeitverwaltung entfernt würde. Das Entfernen setzt jedoch das vollständige Löschen sämtlicher seiner Mitarbeiterzeitverwaltungsdaten (Buchungen und Steuerdaten) voraus. Wenn Sie dies möchten, wählen Sie den Button [Person aus der MAZV entfernen]. Lesen Sie vorher aber bitte unbedingt den entsprechenden Abschnitt weiter unten! Über den Button [Änderungshistorie aufrufen ] können Sie die vollständige Liste aller 277 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

279 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Datenänderungen zum Mitarbeiter einsehen und ggf. Änderungen dort vornehmen.. Mit der Schaltfläche [Schließen] wird der Dialog geschlossen. Alle geänderten Daten bleiben erhalten. Identifikation per KV-Chipkarte Sie können Mitarbeiter anhand einer KV-kompatiblen-Chipkarte identifizieren. Dies ist insofern praktisch, als dass in Ihrer Praxis wahrscheinlich KVK-Leser verfügbar sind und Sie so nicht in zusätzliche Hardware investieren müssen. Damit der Mitarbeiter sich mittels seiner KV-Karte ein- und ausbuchen kann, ordnen Sie jedem Mitarbeiter die jeweilige KV-Karte zu. Hierzu gehen Sie auf das Symbol hinter dem Punkt Identifikation per Krankenversichertenkarte. Stecken Sie die entsprechende Krankenversichertenkarte in den eingestellten Kartenleser und klicken Sie auf den Button [KV-Karte]. Im nächsten Schritt entnehmen Sie die KV-Karte und wählen den Button [Zuordnung speichern] um die Zuordnung abzuschließen. Hinweis zum Datenschutz: Zur Identifikation des Mitarbeiters werden keine tatsächlichen Daten seiner Krankenversichertenkarte oder der elektronischen Gesundheitskarte im Programm gespeichert. Es wird lediglich eine Prüfsumme über die Kartendaten verwendet, welche sicherstellt, dass dieselbe Karte immer wieder erkannt werden kann. Identifikation per Fingerabdruck Neben der Identifikation durch eine KV-Chipkarte können Sie einen Mitarbeiter auch mittels eines Fingerabdruck-Lesers identifizieren. Wenn Sie einen passenden Fingerabdruck-Sensor installiert haben, können Sie einen beliebigen Finger zur Identifikation erfassen. Hierzu gehen Sie auf das Symbol hinter dem Punkt Identifikation per Fingerabdruck und wählen Sie im nachfolgenden Dialog den Button [Abdruck erfassen ]. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 278

280 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Während der Erfassung muss derselbe(!) Finger insgesamt 4 Mal erfasst werden. Dadurch bekommt das Programm die Möglichkeit, die biometrischen Kennlinien aus verschiedenen Blickwinkeln zuverlässig zu analysieren. Diese Zuverlässigkeit gestattet es, später bei der Identifikation den Finger auch denn zu erkennen, wenn er gedreht oder abgeschrägt auf die Scanneroberfläche gelegt wurde. Nach zufriedenstellender Datenerfassung wird der Dialog beendet und die Daten des Fingers sind damit zur zukünftigen Identifikation des Mitarbeiters gespeichert. Sollten Daten für denselben Finger bereits für einen anderen Mitarbeiter hinterlegt sein, wird das Programm Sie auf das potenzielle Duplikat aufmerksam machen. Hinweis zum Datenschutz: Zur Identifikation des Mitarbeiters werden keine Bilddaten des Fingerabdrucks selbst gespeichert. Es wird lediglich ein Satz an mathematisch normierten, analysierten Kennliniendaten des Fingers gespeichert, welcher die Identifikation ermöglicht.. Lesen Sie zu diesem Thema bitte auch bitte den Abschnitt Verwendung von Fingerabdruck-Sensoren auf Seite MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

281 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Auszubildendenstatus aktivieren und deaktivieren Wenn ein Mitarbeiter eine Ausbildung beginnt, klicken Sie auf die Schaltfläche unter Auszubildendenstatus. Nun können Sie den Beginn der Ausbildung festlegen und diese Änderung eintragen. Analog gehen Sie bei der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses vor. Für Mitarbeiter, die sich aktuell in einer Ausbildung befinden, können Sie den Berufsschulkalender pflegen und dort deren Berufsschulzeiten eintragen. Die Berufsschulzeiten werden automatisch in der Monatsauswertung angezeigt und in allen Berechnungen berücksichtigt. Bei der Berechung und Anzeige der Arbeitszeiten werden Berufsschulzeiten nur während des Zeitraums der Ausbildung berücksichtigt! Arbeitzeitmodelle zuweisen Hier können Sie dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zuweisen. Klicken Sie auf die Schaltfläche unter Arbeitszeitmodelle. Ordnen Sie dem ausgewählten Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zu und wählen Sie das Geltungsdatum aus. Mit der Schaltfläche [OK] speichern Sie die Zuweisung. Die Mitarbeiterzeitverwaltung betrachtet das Datum der ersten Arbeitszeitmodellzuweisung intern als Eintrittsdatum des Mitarbeiters und damit als Basis für alle darauffolgenden Zeitberechnungen. Eine Änderung der Arbeitszeitmodellzuweisung bewirkt, dass die Soll-/Ist-Stundenberechnung sich ab dem angegebenen Stichtag nach dem neuen Arbeitszeitmodell richtet. Um später die Arbeitszeitmodellzuweisung zu ändern, gehen Sie auf die Schaltfläche [Änderungshistorie aufrufen ] Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 280

282 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 und dort in den Punkt [Arbeitszeitmodell ]. In dem Zeitraum, in dem der Mitarbeiter als inaktiv geführt wird, werden keine Zeitdaten für ihn angezeigt oder weiterberechnet. Wenn Sie den Mitarbeiter später wieder aktivieren, müssen Sie ggf. die Stände für Urlaubskonto und Überstundenkonto manuell korrigieren. Überstundenregelung Im Dialog zur Überstundenregelung können individuelle Regelungen bzgl. der Übertragung oder dem Kappen von Überstunden eingestellt werden. Wählen Sie unter dem Punkt Überstundenregelung die obere der links angeordneten Schaltfläche aus. Zwischen folgenden Optionen können Sie wählen: Übertrag ohne Einschränkung: Alle angefallenen Über- oder Unterstunden des Mitarbeiters werden auf den Folgemonat übertragen. Es gibt keinen Verfall und keine Kürzung von Überstunden. Keine Überstunden übertragen: Mit einem Monatsabschluss verfallen alle angefallenen Überstunden des Mitarbeiters, sie werden also auf 0:00 h gekürzt. Falls Unterstunden angefallen sein sollten, wird die Unterstundenzahl auf den Folgemonat übertragen. Übertrag maximal n Stunden: Dieser Fall ist für Arbeitsverträge mit Überstundenkappung vorgesehen. Falls mehr als n Überstundenstunden angefallen sind, werden diese nach Übertragung auf den Folgemonat auf n Stunden gekürzt. Das heißt, ein Mitarbeiter kann niemals mehr als diese n Stunden ansammeln. Falls weniger Überstunden angefallen sind, werden diese ungekürzt übertragen. Falls Unterstunden angefallen sind, wird die Unterstundenzahl ebenfalls vollständig übertragen. n Stunden nicht übernehmen bzw. abziehen: Dieser Fall ist für Arbeitsverträge vorgesehen, bei denen die Sollarbeitszeit und ggf. bis zu n Überstunden (z.b. 10 Überstunden) mit dem Grundgehalt abgegolten sind ( Kappung von unten ). Wenn dann z.b. 9 Überstunden angefallen sind, werden diese beim Monatsabschluss auf 0 gekürzt, da sie ja abgegolten sind. Wenn 12 Überstunden angefallen sind, wären die ersten 10 mit dem Gehalt abgegolten, die übrigen 2 würden in den Folgemonat übertragen werden. Unterstunden werden wie immer vollständig 281 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

283 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG übertragen. Bei dieser Kappungsregelung ist es möglich, ein Überstundenpolster aufzubauen. Wenn z.b. 3 Monate lang jeweils 25 Überstunden anfielen, würde das Überstundenkonto danach 45 Überstunden enthalten (pro Monat würden = 15 Überstunden angesammelt). Wenn im vierten Monat dann nur 5 Überstunden anfielen, würden zwar keine neuen Stunden hinzukommen, das Konto würde dadurch aber auch nicht verringert werden. Nachdem Sie die Regelung gewählt haben, geben Sie das Datum ein ab wann die Regelungen gültig sind. Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit dem Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Um die Überstundenregelung zu ändern, gehen auf die Schaltfläche [Änderungshistorie aufrufen ] und dort in den Punkt [Überstundenregelung ]. Über das Symbol vor dem Punkt Überstundenkonto können Sie den aktuellen Kontostand oder Korrekturen eintragen. Geben Sie hier die Anzahl der Überstunden ein, die zum angegebenen Geltungsdatum hinzugefügt oder abgezogen werden sollen. Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit dem Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Urlaubsregelung Die Anzahl der Urlaubstage, die einem Mitarbeiter zusteht, sowie mögliche Resturlaubstage aus dem Vorjahr werden über diesen Dialog erfasst. Klicken Sie unter dem Punkt Urlaubsregelung auf das oberste Symbol um die Urlaubsregelung für den jeweiligen Mitarbeiter festzulegen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 282

284 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Unter dem Punkt Jahresurlaub geben Sie die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr ein. Unter dem Punkt Einstellungen (Verfall des Resturlaubs) können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: Verfällt nicht Verfällt mit Ende des Jahres Gültig bis maximal z.b. 31. März Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit einem Klick den Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Um die Urlaubsregelung zu ändern, gehen Sie auf die Schaltfläche [Änderungshistorie aufrufen ] und dort in den Punkt [Urlaubsregelung ]. Klicken Sie auf die Schaltfläche vor dem Punkt Resturlaub am... um im Dialog Urlaubskorrektur den aktuellen Urlaubsstand zu erfassen. 283 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

285 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Setzen Sie in den Korrekturwertfeldern die Tageskorrekturwerte auf die gewünschte Anzahl Tage und geben Sie das Geltungsdatum der Korrektur an. Um Ihre Eingaben zu speichern, bestätigen Sie bitte mit einem Klick den Button [OK]. Mit dem Button [Abbrechen] wird dieser Dialog ohne Änderung geschlossen. Person aus MAZV entfernen Durch Anwählen des Buttons [Person aus der MAZV entfernen] können Sie eine Person dauerhaft aus der Mitarbeiterzeitverwaltung entfernen. Bitte beachten Sie, dass dabei sämtliche MAZV-Daten dieser Person gelöscht werden. Dies betrifft alle Buchungen, Korrekturen, Kontostände und Abschlüsse. Ausgenommen sind lediglich Urlaube, Krankheiten, individuelle Abwesenheiten und Überstundenausgleiche, da diese Daten auch für den Terminvergabebetrieb des CGM PRAXISTIMERs relevant sind. Möglicherweise möchten Sie einen Mitarbeiter aber nur zeitweise und ohne Datenverlust aus der MAZV herausnehmen, z.b. wegen einer längeren Elternzeit. Dies können Sie erreichen, indem Sie der Person über die Änderungshistorie das Arbeitszeitmodell inaktiv/ohne zuweisen. An dem angegebenen Geltungstag wird der Mitarbeiter dann als inaktiv geführt und standardmäßig aus den meisten Dialogen der Mitarbeiterzeitverwaltung ausgeblendet. Daten der Mitarbeiterzeitverwaltung löschen Unter dem Menüpunkt Extras Systemprogramme Zurücksetzen der Mitarbeiterzeitverwaltungsdaten haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiterzeitverwaltungsdaten eines einzelnen Mitarbeiters bis zu einem angegebenem Datum zurückzusetzen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 284

286 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Im Abschnitt Daten für den folgenden Mitarbeiter löschen: werden alle Buchungen, Abschlüsse, Überstundenkonten, Resturlaubskonten, Berufsschuleinträge und Änderungseinträge eines einzelnen Mitarbeiters bis zu einen angegebenem Datum gelöscht. Diese Funktion kann verwendet werden, um bei einem Mitarbeiter alles auf Null zu sellen. Im Abschnitt Buchungsdaten für den folgenden Mitarbeiter löschen werden ausschließlich die Buchungsdaten eines Mitarbeiters aus dem CGM PRAXISTIMER gelöscht. Sämtliche Abschlussdaten (erbrachte Überstunden, Überstundenstand, Urlaub) bleiben erhalten. Diese Funktion kann verwendet werden um zu Vermeiden, dass übermäßig Daten zu einer Person gespeichert werden. Wenn Sie einen Monatsabschluss stornieren, dessen Buchungsdaten bereits zurückgesetzt worden sind, gehen die Abschlussdaten unwiederbringlich verloren! Wir empfehlen vor dem Löschen von Mitarbeiterzeitverwaltungsdaten eine Sicherung der Datenbank anzulegen. Nachdem Sie die gewünschte Person und das Datum ausgewählt haben, können Sie die Daten mit dem Button [Ausführen] löschen. Im nachfolgenden Dialog werden Sie darauf hingewiesen, dass die betroffenen Daten unwiderruflich gelöscht werden. Bestätigen Sie diese Abfrage mit [Ja] wenn Sie sich sicher sind. Sollten Sie den Vorgang an dieser Stelle 285 MITARBEITERZEITVERWALTUNG Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

287 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 MITARBEITERZEITVERWALTUNG nicht durchführen wollen, klicken Sie auf [Nein] und das Zurücksetzen der Mitarbeiterzeitverwaltungsdaten wird nicht ausgeführt. Im Anschluss an den Löschvorgang erhalten Sie eine Bestätigung. Bitte beachten Sie, dass es nicht notwendig ist, die Daten eines Mitarbeiters zu löschen, falls dieser ihre Praxis ganz oder zeitweise (z.b. wegen Elternzeit) verlässt. Sie können alternativ dem Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum das Arbeitszeitmodell inaktiv zuweisen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER MITARBEITERZEITVERWALTUNG 286

288 Anbindung CGM ORGANIZER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Anbindung CGM ORGANIZER Allgemeines Im CGM PRAXISTIMER steht Ihnen eine Schnittstelle zu unserer Qualitätsmanagement-Software CGM ORGANIZER zur Verfügung. Dies ermöglicht Ihnen eine optimale Integration Ihrer QM-Dokumente in den Praxisablauf. Ein Termin, der Leistungen mit zugeordneten QM-Dokumenten beinhaltet, wird in der Ansicht mit einem Q vor dem Patientennamen gekennzeichnet. Aufruf CGM ORGANIZER Sofern Sie CGM ORGANIZER auf Ihrem Rechner installiert haben (Server oder Client), können Sie die CGM ORGANIZER-Startseite über das Symbol in der CGM PRAXISTIMER Taskleiste aufrufen. Der Aufruf des CGM ORGANIZER Dashboards ist ebenfalls direkt aus dem CGM PRAXISTIMER möglich. Klicken Sie hierfür auf das Symbol in der CGM PRAXISTIMER Taskleiste. Falls Sie mehrere QM-Systeme, -Untersysteme oder CGM ORGANIZER-Server eingerichtet haben, wird neben dem o.g. Symbol ein Dropdown-Pfeil angezeigt, über den Sie eine Auswahlliste ausklappen können. In eckigen Klammern ist dabei das favorisierte System (näheres dazu finden Sie in Ihrer CGM ORGANIZER-Dokumentation) hervorgehoben. Das favorisierte System wird auch gestartet, wenn Sie direkt auf das CGM ORGANIZER-Symbol klicken. Beim Aufruf der Startseite wird der jeweils bevorzugte Browser (Internet Explorer oder Firefox) für das angegebene System verwendet. Die Einstellung können Sie über CGM ORGANIZER verändern. 287 Anbindung CGM ORGANIZER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

289 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Anbindung CGM ORGANIZER Zuordnung der QM-Dokumente Einer Terminleistung können jetzt ein oder mehrere Dokumente zugeordnet werden, sofern diese in CGM ORGANIZER freigegeben sind. Hierzu wählen Sie im Bearbeitungsdialog der Einzel- oder Sammelleistungen den Button [CGM ORGANIZER ]. Im Anschluss öffnet sich ein Menü zur Zuordnung der freigegebenen QM-Dokumente. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Anbindung CGM ORGANIZER 288

290 Anbindung CGM ORGANIZER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Falls Sie mehrere CGM ORGANIZER-Systeme oder -Untersysteme verwenden, können Sie in der Auswahlliste links oben das für Sie geeignete QM-System auswählen. Der Dokumentenbaum darunter wird danach neu aufgebaut. Falls Sie nur ein QM-System haben, ist die Auswahlliste gesperrt und der Dokumentenbaum enthält bereits alle für Sie relevanten QM-Dokumente. Folgende Funktionen stehen im Dialog zur Verfügung: Markiertes Dokument zuordnen Zuordnung für markiertes Dokument rückgängig machen Vorschau des Dokumentes in CGM ORGANIZER Aufruf der CGM ORGANIZER Anmeldeseite Aufruf eines zugeordneten CGM ORGANIZER Dokuments Wird eine Terminleistung, der ein CGM ORGANIZER-Dokument zugeteilt wurde, geplant, können die zugeordneten Dokumente durch Klick auf den Termin über den Punkt CGM ORGANIZER angezeigt und aufgerufen werden. Wenn dieser Punkt grau abgeblendet ist, sind der Leistungsart des Termins entweder keine QM- Dokumente zugeordnet oder auf Ihrer jeweiligen Arbeitsstation ist kein CGM ORGANIZER-Client eingerichtet. Export von Mitarbeiterdaten Wenn Sie den CGM ORGANIZER neu einrichten, möchten Sie sich vielleicht ein wenig Tipparbeit erleichtern und die im CGM PRAXISTIMER bereits angelegten Praxismitarbeiter direkt in den CGM ORGANIZER übernehmen. Datei Export Mitarbeiterexport für CGM ORGANIZER 289 Anbindung CGM ORGANIZER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

291 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Anbindung CGM ORGANIZER Es öffnet sich ein Exportdialog, über den Sie alle Mitarbeiter in einer CSV-Datei speichern können. Diese Datei wird dann in einem für CGM ORGANZER geforderten Format an einen Speicherort Ihrer Wahl geschrieben. Die entstandene Datei können Sie dann wiederum bei der Einrichtung Ihres CGM ORGANIZER-Systems importieren. Import der Mitarbeiterdaten in CGM ORGANIZER Um den Datenimport starten zu können, muss zuvor die CSV-Datei sich im Verzeichnis exchange, des Installationspfades vom CGM ORGANIZER befinden. In unserem Beispiel liegt die Datei empexch.csv unter C:\CGM\ORGANIZER\qmassist\exchange. Im nächsten Schritt starten Sie den CGM ORGANIZER und gehen über die Navigationsleiste (links) auf den Programmpunkt Einstellungen Benutzer/Rollen. Hier öffnen Sie die Registerkarte Nutzer, anschließend bestätigen Sie die Schaltfläche [Importiere aus Datei]. Erst jetzt stehen Ihnen im CGM ORGANIZER die Daten der Mitarbeiter für den Import bereit. Markieren Sie hierzu die gewünschten Mitarbeiter durch Mausklick in das vorgesehene Kästchen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Anbindung CGM ORGANIZER 290

292 Anbindung CGM ORGANIZER Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Mit dem Button [OK] starten Sie den Import. Über [Abbrechen] schließen Sie den Dialog, ohne Änderungen vorzunehmen. Nach dem Start des Imports erhalten Sie eine Rückmeldung, welche ausgewählten Mitarbeiter, mit welchem Anmeldenamen, erfolgreich importiert wurden. Klicken Sie auf [Beenden], um Ihre Eingaben zu speichern. Im Anschluss werden die importierten Mitarbeiter in der Registerkarte Nutzer aufgelistet. Abschließend ordnen Sie den Mitarbeitern die entsprechenden Rollen/ Funktionen zu. Ausführliche Informationen zur Schnellzuweisung von Rollen/ Funktionen erhalten Sie in der Gebrauchsanweisung des CGM ORGANIZER im Kapitel Einstellungen Benutzer / Rollen Nutzern schnell Rollen zuweisen. Weitere ausführliche Informationen zur Zuordnung von Rollen/Funktionen können Sie in der Gebrauchsanweisung des CGM ORGANIZER im Kapitel Einstellungen Benutzer/ Rollen Zugewiesene Rollen nachlesen. 291 Anbindung CGM ORGANIZER Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

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294 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Allgemeines Die Schnittstelle zu den CGM LIFE eservices ermöglicht Ihnen, Termine für Ihre Praxis online über das Internet direkt in den CGM PRAXISTIMER-Kalender buchen zu lassen. Sie können optional die Terminanfragen Ihrer Patienten vorab überprüfen und entscheiden, ob eine Terminvereinbarung getroffen wird. Dieser manuelle Modus kann in den CGM PRAXISTIMER Optionen eingeschaltet werden. Selbstverständlich wird Ihre CGM PRAXISTIMER-Konfiguration in allen Bereichen (Personal, Ressourcen, Zeiten, Urlaube etc.) dabei vollständig beachtet. Online gebuchte Termine und Terminanfragen erkennen Sie im CGM PRAXISTIMER-Kalender an einem -Symbol, sowie durch eine graue Schriftfarbe wenn es sich um eine Terminanfrage handelt. Sie können sich diese Termine aber auch in einem separaten Dialog auflisten lassen oder sich eine Liste ausdrucken. Voraussetzungen Lizenzierung CGM PRAXISTIMER: Sie benötigen eine um die Lizenzoption onlineterminbuchung erweiterte CGM PRAXISTIMER-Lizenz. Aktivierung/Freischaltung CGM LIFE eservices: Nach Erwerb des CGM LIFE eservices ist eine Aktivierung und Freischaltung, sowie die anschließende Einrichtung des Admin-Panel erforderlich. DSL-Leitung: 24stündige Verbindung ins Internet auf mindestens einem Praxisrechner Vorhandene oder neu zu erstellende Praxis-Homepage: Nach Einrichtung des CGM LIFE eservices muss die onlineterminbuchung in eine Homepage eingebunden werden. Einrichtung (CGM PRAXISTIMER) Praxiseinstellungen Checkliste onlineterminbuchung. Über dieses Menü können Sie die Checkliste aufrufen, über die Sie in wenigen Schritten den CGM PRAXISTIMER für die Online-Terminvergabe via CGM LIFE eservices onlineterminbuchung konfigurieren können. 293 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

295 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Über den Punkt Online-Behandler und Online-Leistungen werden alle verfügbaren Behandler und Leistungen aufgelistet und können durch Selektion für die onlineterminbuchung bereitgestellt werden. Ausführliche Informationen zur Raumzuordnung finden Sie unter Praxiseinstellungen Zimmer/Standorte Raumzuordnung auf Seite 69. Über den Menüpunkt Verbindungsrechner können Sie festlegen, an welchem Rechner die Komponenten zur Synchronisation Ihrer onlineterminbuchung durchgeführt werden. Sollte es vorkommen, dass die Komponenten an einem anderen Rechner gestartet werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Über den Punkt Terminverwaltung gelangen Sie in die CGM PRAXISTIMER Optionen und können einstellen ob der automatische oder der manuelle Modus für die Terminverwaltung von Online- Terminen verwendet werden soll. Mit einem Doppelklick auf Standortverwaltung gelangen Sie in die CGM PRAXISTIMER Optionen und können die Standorte, die sich in der Datenbank befinden, verwalten. Das zwingend notwendige CGM PRAXISTIMER-Programm PT-Synchronisation onlineterminbuchung ist im Startmenü standardmäßig unter Programme CGM CGM PRAXISTIMER verknüpft und muss für eine onlineterminbuchung geöffnet sein. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung 294

296 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Einrichtung (CGM LIFE eservices) Nach Erwerb des CGM LIFE eservices werden Ihnen die entsprechenden Unterlagen mit Installationsund Einrichtungsanleitung zugesendet. Bei weiteren Fragen hierzu wenden Sie bitte sich an Ihren Vertriebs- und Servicepartner. Online-Behandler und Online-Leistungen Um einen Behandler bzw. eine Leistung für die onlineterminbuchung freizugeben, setzen Sie den Haken auf der rechten Seite. Für jeden Standort gibt es nun eine eigene Spalte. Zur besseren Orientierung wird das Standortkürzel als Spaltenüberschrift verwendet. Wenn Sie mehrere Standorte eingetragen haben, wird jeder weitere Standort als neue Spalte auf der rechten Seite ergänzt. Ein Behandler kann immer nur einem Standort zugewiesen werden, Leistungen können grundsätzlich für mehrere Standorte freigeschaltet werden. Terminanfragen bearbeiten Im manuellen Modus werden die online gebuchten Termine nur noch vorläufig in den Kalender eingetragen. In diesem Augenblick erhält der Patient eine Benachrichtigung per , dass sich seine Terminanfrage in Bearbeitung befindet. Ein vorläufig eingetragener Termin wird im Kalender in grauer Schrift dargestellt. Durch Anklicken des Termins öffnet sich ein neues Menü. Hier können Sie zur direkten Bearbeitung zwischen Termin annehmen und Termin ablehnen wählen. 295 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

297 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Liste Online-Termine Termine Liste Online-Termine Die Liste von online gebuchten Terminen können Sie entweder über das Menü Termine Liste Online- Termine aufrufen oder über -Icon in der Statusleiste des CGM PRAXISTIMERs, wo Ihnen auch die Anzahl der heute vergebenen Online-Termine und Anfragen signalisiert wird. In der Liste ist standardmäßig als Zeitraum der heutige Tag gewählt. Sie können aber auch einen beliebigen anderen Zeitraum einstellen. Bitte beachten Sie, dass sich diese Angabe hier auf den Tag der Terminvergabe bezieht und nicht auf den geplanten Tag des Termins. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung 296

298 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zu jeder onlineterminbuchung ist als Pflichtangabe in jedem Fall die -Adresse des Patienten enthalten. Sie haben somit auch immer die Möglichkeit, den Patienten über die Schaltfläche [ ] direkt zu kontaktieren es wird dann Ihr Standardmailprogramm geöffnet und die Adresse des Patienten im Empfänger-Feld voreingetragen. Durch einfachen Klick auf die Kopfzeile können Sie je Spalte auf- oder absteigend sortieren. Mit gedrückter STRG-Taste können Sie gleichzeitig mehrere Spalten sortieren. Von dieser Liste aus können Sie auch Termine über die automatische Terminsuche verschieben, falls dies notwendig sein sollte. Über die Schaltfläche [Zum Termin ] wird im Hintergrund der Kalender aktualisiert und der Tag geladen, an dem der markierte Termin liegt. Mit der Option Abgelehnte und Gelöschte Online-Termine anzeigen werden Ihnen, für den gewählten Zeitraum alle vom Patient über CGM LIFE eservices abgesagten Termine durchgestrichen angezeigt. Durch die Praxis abgesagte Termine werden zusätzlich in grauer Schriftfarbe dargestellt. Sofern Sie in Ihren Optionen den Patientenabgleich OnlineTerminbuchung auf Einmal pro Stunde eingestellt haben, wird das Buchungsverfahren einmal die Stunde automatisiert versuchen, den Online- Patienten anhand dessen Eigenschaften automatisch mit Ihren Stammpatienten abzugleichen. Der Termin wird dann direkt für den Stammpatienten gespeichert und seiner Patientennummer zugeordnet. Sollte dies nicht gelingen (z.b. bei einem Neupatienten), wird der Termin für einen temporären Patienten gespeichert. In der Liste sehen Sie in diesem Fall ein (t) hinter dem Namen des Patienten. In der Spalte Standort sehen Sie für welchen Standort der Termin/ die Terminanfrage ist. In dieser Spalte wird die in den Optionen eingetragene Standortbezeichnung verwendet. Mit der Schaltfläche [Automatischer Patientenabgleich ] werden alle in der Liste angezeigten, temporären Patienten automatisch abgeglichen. Über die Schaltfläche [Temporärer Patientenabgleich ] können Sie einzeln markierte Patienten später manuell abgleichen und den zugehörigen Stammpatienten zuordnen. Diese Funktionalität können Sie auch durch einen Doppelklick auf die Zeile eines temporären Patienten aufrufen. Sie können über den gewohnten Listendruckdialog alle verfügbaren Drucklisten gezielt nur für online gebuchte Termine erstellen lassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Drucken Terminlisten. 297 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER

299 Stand: 22. März 2016, Version 4.12 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Befindet sich eine offene Terminanfrage in Ihrem Kalender, öffnet sich das Fenster automatisch mit einem neuen Reiter offene Terminanfragen. Hier sehen Sie alle durch Ihre Patienten angefragten Termine und können diese bearbeiten. Über die Schaltfläche [Zum Termin] wird im Hintergrund der Kalender aktualisiert und der Tag geladen, an dem der markierte Termin liegt. Mit [Annehmen] wird der markierte Termin fest in Ihren Kalender eingetragen. Der Patient erhält nun eine Terminbestätigung per . Mit [Ablehnen] wird der markierte Termin aus dem Kalender entfernt und der Patient erhält eine Terminabsage per . Mit der Schaltfläche [Automatischer Patientenabgleich ] werden alle in der Liste angezeigten, temporären Patienten automatisch abgeglichen. Über die Schaltfläche [Manueller Patientenabgleich ] können Sie einzeln markierte Patienten manuell abgleichen und den zugehörigen Stammpatienten zuordnen. Im Feld Kommentar/ Begründung haben Sie die Möglichkeit, vor Annahme oder Ablehnung eines Termins, dem Patienten zusätzliche Informationen zu seiner Terminanfrage zu übermitteln (zum Beispiel eine Begründung, warum der Termin abgelehnt wurde). Statistische Auswertungen Online gebuchte Termine können Sie auch über das Statistikmodul effizient auswerten. Hierzu steht Ihnen für selbstdefinierte Statistiken die neue Gruppierungsmöglichkeit Online-Termine zur Verfügung. Diese erzeugt zwei Datenreihen mit der Anzahl der online gebuchten Termine vs. den normal in der Praxis vergebenen Terminen. Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung 298

300 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Version 4.12, Stand: 22. März 2016 Zur leichteren Nutzung der neuen Möglichkeiten haben wir auch zwei vordefinierte Schnellauswahlen integriert. Diese bieten einerseits eine Übersicht des Online-/Standardtermin-Verhältnisses über die Behandler, andererseits über die Leistungsgruppen. Beide Schnellauswahlen beziehen sich jeweils auf das aktuelle Quartal, was Sie jedoch über die Zeitraumsauswahl bei Bedarf auch leicht ändern können. 299 Anbindung CGM LIFE eservices onlineterminbuchung Der Terminplaner CGM PRAXISTIMER