ebm-papst Verhaltenskodex

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1 PRCO - 08/16 ebm-papst Gruppe ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle Mulfingen Germany Phone Fax info1@de.ebmpapst.com 2016 ebm-papst Verhaltenskodex ebm-papst Verhaltenskodex Grundsätze für verantwortungsvolles und rechtmäßiges Handeln

2 ebm-papst Gruppe ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle Mulfingen Germany Phone Fax info1@de.ebmpapst.com Stand August 2016

3 Inhaltsverzeichnis 4 Corporate Governance: Grundsätze der Unternehmensführung 6 Wir verhalten uns gesetzestreu 8 Wir wenden den Verhaltenskodex der EICC an 10 Wir stehen zu sozialer Verantwortung und Nachhaltigkeit 12 Wir lehnen Bestechung und Korruption ab 14 Wir hinterziehen keine Steuern 16 Wir setzen auf fairen Wettbewerb 18 Wir achten die Vorschriften des grenzüberschreitenden Handels. 20 Wir achten materielles Eigentum 22 Wir schützen und beachten geistiges Eigentum 24 Wir gehen mit persönlichen Daten vertraulich um 26 Wir dokumentieren Geschäftsvorgänge korrekt und zeitnah 28 Wir schützen Mensch und Umwelt 30 Wir unterstützen die Interessen von ebm-papst 32 Wir achten andere Kulturen und Einstellungen 34 Wir kommunizieren abgestimmt 36 Nachwort 38 Ansprechpartner 3

4 Corporate Governance: Grundsätze der Unternehmensführung Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ebm-papst ist ein besonderes Unternehmen. Und das liegt vor allem an unseren grundlegenden Werten, die wir seit über 50 Jahren leben. Ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur ist, dass wir unser Handeln eben nicht nur an den gesetzlichen Vorgaben ausrichten, sondern uns darüber hinaus auch ethischen Standards verpflichten. Wir gehen respektvoll mit unseren Mitmenschen und der Umwelt um und wertschätzen diese. Der nachfolgend beschriebene Kodex ist für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter verbindlich und soll Ihnen dabei helfen, sich an unsere Regeln zu halten und unsere Werte zu leben. Überdies erfüllt ebm-papst auch den Verhaltenskodex der Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC ). Falls Sie Fragen haben oder im konkreten Fall unsicher sind, wie Sie sich verhalten müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten. Gruppengeschäftsführung der ebm-papst Gruppe 5

5 Oberster Grundsatz Gesetzestreues Verhalten entspricht unserer Überzeugung. Die Gesetze der Länder, in denen wir tätig sind, halten wir ein. Rechtswidriges Handeln ist keine Option und nicht im Interesse unseres Unternehmens, weil es unethisch ist, zu gravierendem Reputationsverlust führt und Strafverfolgung, Schadenersatz und Auftragsverlust nach sich ziehen kann. Mitarbeiter, die rechtswidrig handeln, müssen sich dessen bewusst sein, dass sie selbst von Strafverfolgung bedroht sind. Gesetzestreues Handeln dient dem eigenen Schutz des Mitarbeiters. Wir verhalten uns gesetzestreu. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich über die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Vorschriften zu informieren und diese einzuhalten. In Zweifelsfällen ist zur Klärung der Vorgesetzte einzuschalten. 6

6 Wir haben uns zur Einhaltung des Verhaltenskodex der Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC ) verpflichtet, welcher die Inhalte unseres Verhaltenskodexes weiter konkretisiert. Wir wenden den Verhaltenskodex der Electronic Industry Citizenship Coalition (EICC ) an. Der EICC Verhaltenskodex ist wesentlicher Teil unserer Beschaffungskette und wir erwarten von allen Geschäftspartnern, dass sie sich diesen Werten ebenfalls verpflichten. Kerninhalte sind sichere Arbeitsbedingungen, eine respekt- und würdevolle Behandlung der Arbeitskräfte sowie umweltgerechte und ethisch vertretbare Geschäftsprozesse. 9

7 ebm-papst ist sich seiner sozialen und gesellschaftlichen Verantwortung bewusst. Über die Einhaltung der gesetzlichen Forderungen hinaus leisten wir einen freiwilligen Beitrag zu einer nachhaltigen Entwicklung der ebm-papst Gruppe und unseres Umfeldes. Im Mittelpunkt unseres Handelns steht für uns neben Effizienz und Begeisterung die Menschlichkeit. Bei allem Erfolgsstreben sind wir nie rücksichtslos. Wir verstehen uns als offen, loyal unseren Kunden und Mitarbeitern gegenüber, als zuverlässig und integer. Als Unternehmen wissen wir, dass wir auch eine soziale Verpflichtung haben. Wir schaffen Freiräume für die Entwicklung eines Jeden von uns und wir erkennen Leistung an. Wir stehen zu sozialer Verantwortung und Nachhaltigkeit. Wir behalten bei allem, was wir tun, die langfristigen Auswirkungen im Blick. Ressourcenschonung, Energieeffizienz, Umweltschutz und Mitarbeiterförderung sichern uns die Zukunft. Durch unser aufrichtiges und nachhaltiges Verhalten möchten wir auch international ein Zeichen setzen und dazu beitragen, die arbeitsteilige Welt fairer zu gestalten. 10

8 Wir lehnen Bestechung und Korruption ab. Bestechung, Korruption, Geschenke, Zuwendungen Bestechung und Korruption sind gesetzeswidrig und unethisch. Beides ist mit hohem Risiko für unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen verbunden. Bestechung und Korruption stellen eine existenzielle Gefährdung des Unternehmens dar und sind deshalb keine Option und folglich zu unterlassen; wir nehmen dabei auch den Verlust von Umsatz in Kauf. Wir bieten unseren Geschäftspartnern keine unzulässigen Vorteile an und nehmen solche auch nicht in Anspruch. Unter Korruptionshandlungen verstehen wir u.a. die Einschaltung von Dritten/Vermittlern, Zahlung von Bestechungsgeldern, Kick-back-Zahlungen und Incentive-Zuwendungen. Bei der Annahme und Vergabe von Geschenken und sonstigen Zuwendungen (etwa auch Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen) sind wir zurückhaltend. Keinesfalls dürfen diese so gestaltet sein, dass ihre Annahme sich außerhalb des Rahmens geschäftsüblicher Gastfreundschaft, Sitte und Höflichkeit bewegt. 13

9 Steuern und Subventionen Die Steuergesetze eines jeden Landes sind für uns bindend und daher strikt zu befolgen. Jedem Mitarbeiter muss bewusst sein, dass bei Steuerdelikten mit Strafverfolgung zu rechnen ist; sowohl für das Unternehmen als auch für den einzelnen Mitarbeiter. Das Risiko, bei Steuerdelikten aufgrund regelmäßiger und sorgfältiger Prüfungen der Steuerbehörden entdeckt zu werden, ist hoch. Verdachtsmomente führen sehr schnell zur Einschaltung der Strafverfolgungsbehörden. Bei der Beteiligung von Kunden und Lieferanten erfolgen Kontrollmitteilungen an ihre zuständigen Steuerbehörden und umgekehrt. Wir hinterziehen keine Steuern. Die steuer- oder subventionsrechtliche Einschätzung von Sachverhalten ist oft schwierig. In Zweifelsfällen bedarf es der Einschaltung des Vorgesetzten und/oder der Klärung durch die kaufmännische Gruppengeschäftsführung. 14

10 Wir setzen auf fairen Wettbewerb. Wahrung des fairen Wettbewerbs Wettbewerb kann nur funktionieren, wenn er frei und fair ist. Ein abgestimmtes Wettbewerbsverhalten wirkt dem Wettbewerb entgegen. Daher stimmen wir uns nicht mit Konkurrenten über unser Wettbewerbsverhalten ab. Wir halten uns an die Gesetze zum Schutz des Wettbewerbs. Verboten sind insbesondere die Absprache von Preisen und Konditionen, die Aufteilung von Märkten und Regionen, die Zuteilung von Kunden und die Abstimmung von Angebots-, Entwicklungs- oder Produktionsstrategien. Bereits der Informationsaustausch mit Konkurrenten, der Grundlage einer abgestimmten Verhaltensweise sein kann, (insbesondere zu Preisen, Kosten, Margen, Konditionen, Kunden, Angeboten, Produktentwicklungen, Fertigungskapazitäten) ist unzulässig. Verstöße gegen diese Verbote werden durch die Kartellbehörden konsequent verfolgt und können zu existenzgefährdenden Sanktionen für das Unternehmen führen. 17

11 Internationaler Handel ebm-papst profitiert in hohem Maße von grenzüberschreitendem Handel. Ihn zu sichern und seine Regeln einzuhalten liegt in unserem ureigensten Interesse. Daher beachten wir bestehende Import- und Exportbestimmungen, holen erforderliche Genehmigungen ein und zahlen festgesetzte Zölle und Steuern. Bei Unklarheiten sind die Ausfuhrbeauftragten hinzuzuziehen. Wir achten die Vorschriften des grenzüberschreitenden Handels. Die Einhaltung dieser Bestimmungen unterliegt regelmäßigen Prüfungen durch die Behörden. Bei Verstößen drohen erhebliche Sanktionen. 18

12 Wir achten materielles Eigentum. Wir beachten Eigentumsrechte Dritter. Mit Eigentum unseres und anderer Unternehmen gehen wir verantwortungsvoll um. Wir achten auf die Integrität unserer Geschäftspartner. 21

13 Auch Gedanken, Ideen und Design sind Eigentum und daher gesetzlich geschützt. Wir beachten geistiges Eigentum Dritter. Als Technologieunternehmen mit einem hohen Aufwand für Forschung und Entwicklung ist ebm-papst auf den Schutz seiner Erfindungen und seines Know-hows angewiesen. Wir gehen deshalb mit Geschäftsgeheimnissen besonders vorsichtig um. Es ist sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht an unbefugte Dritte gelangen. Wir schützen und beachten geistiges Eigentum. Dies gilt ebenso für vertrauliche Informationen, die wir von unseren Geschäftspartnern erhalten. Ist aufgrund besonderer Umstände (z. B. bei sensiblen Entwicklungsvorhaben von Kunden oder Unternehmenskäufen) besondere Vertraulichkeit angeordnet, so wahren wir diese auch gegenüber Kollegen. 22

14 Wir gehen mit persönlichen Daten vertraulich um. Datenschutz Wir nutzen persönliche Daten unserer Mitarbeiter und Vertragspartner nur für Zwecke, zu denen sie uns zur Verfügung gestellt wurden und behandeln sie vertraulich. Die zum Schutz persönlicher Daten erlassenen Gesetze werden von ebm-papst uneingeschränkt befolgt. 25

15 Dokumentation von Geschäftsvorgängen Interne wie externe Berichte müssen korrekt und vollständig sein, so dass der Empfänger zutreffend informiert ist. Dabei halten wir uns an die Darstellung der Fakten und eine sachliche Ausdrucksweise. Dokumente, die für laufende oder zu erwartende interne Nachforschungen oder behördliche Untersuchungen benötigt wurden, dürfen nicht zerstört, entfernt oder verändert werden. Wir dokumentieren Geschäftsvorgänge korrekt und zeitnah. 26

16 Produktsicherheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz An die Qualität und Sicherheit unserer Produkte und Leistungen stellen wir höchste Ansprüche. Wir beobachten die Qualität unserer Produkte im Markt und unterstützen den Kunden bei der Vermeidung von Gefahren. Wir schützen Mensch und Umwelt. Wir sorgen für ein sicheres Arbeitsumfeld. Sicherheitsvorschriften sind strikt einzuhalten und auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen. Missstände sind unverzüglich aufzuzeigen und zu beseitigen. Wir gehen sparsam mit natürlichen Ressourcen um und streben Sparsamkeit auch für unsere Produkte an (in Verbindung mit unserer Unternehmensleitlinie GreenTech). Schädliche Einwirkungen auf die Umwelt vermeiden wir. Die Einhaltung der Gesetze zum Schutz der Umwelt ist für uns selbstverständlich. 29

17 Vermeidung von Interessenkonflikten Wir trennen geschäftliche und private Interessen. Geschäftliche Nebentätigkeiten bedürfen der vorherigen Zustimmung von ebm-papst. Hier gilt es, den Vorgesetzten zu fragen. Das betrifft besonders Nebentätigkeiten für Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten von ebm-papst oder finanzielle Beteiligungen an ihnen. Sind enge Familienangehörige in solchen Tätigkeiten oder Beteiligungen engagiert, so ist dies anzugeben. Wir unterstützen die Interessen von ebm-papst. Außerdem nutzen wir unsere Tätigkeit bei ebm-papst nicht zur Erlangung privater Vorteile. Die Beauftragung von Geschäftspartnern für private Zwecke ist zu vermeiden. Geschäftspartner dürfen nicht aus privatem Interesse bevorzugt werden. 30

18 Wir achten andere Kulturen und Einstellungen. Wir sind Teil einer globalen Gesellschaft. Von daher sind die Achtung und der Respekt von anderen Kulturen und Wertvorstellungen für uns selbstverständlich. Wir gehen fair, respektvoll und offen miteinander um. Diskriminierung lehnen wir ab. Im Unternehmen verhalten wir uns politisch neutral. 33

19 Kommunikation Offizielle Aussagen im Namen von ebm-papst dürfen nur dafür autorisierte Personen treffen. Aussagen, die die Unternehmensgruppe betreffen, sind vor einer Veröffentlichung mit der Abteilung Unternehmenskommunikation in Mulfingen abzustimmen. Ansprechpartner: Hauke Hannig Pressesprecher ebm-papst Gruppe Phone Wir kommunizieren abgestimmt. 34

20 Nachwort Dieser Verhaltenskodex ist für alle Mitarbeiter der ebm-papst Unternehmensgruppe verbindlich. Er kann durch themen- oder landesspezifische Regelungen und Schulungen konkretisiert und ergänzt werden. Besondere Verantwortung haben unsere Führungskräfte. Sie sind aufgerufen, die in diesem Kodex beschriebenen Regeln und Werte von ebm-papst vorzuleben. Sie sind bei Fragen ihrer Mitarbeiter nach dem richtigen Verhalten der erste Ansprechpartner. Ihre Aufgabe ist es, in ihrem Verantwortungsbereich die Einhaltung des Kodex sicherzustellen. Fragen zum Kodex oder zum richtigen Verhalten im Einzelfall beantwortet der jeweilige Vorgesetzte, die Geschäftsführung der Standorte und Niederlassungen oder die kaufmännische Gruppengeschäftsführung. Verstöße gegen den Kodex werden nicht geduldet und können den Verlust des Arbeitsplatzes bzw. strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. 37

21 Ansprechpartner Verantwortungsbereich Compliance Hans Peter Fuchs Geschäftsführung Finanzen und Controlling ebm-papst Gruppe Bachmühle Mulfingen Bei Angelegenheiten und Fragen, die das Thema Compliance betreffen: compliance@de.ebmpapst.com Mehr Informationen: 38