Arbeitsmaterial für ausbildende Betriebe

Transkript

1 umschlag-heft-modul-2.qxd :35 Seite 1 Wi e f i n d e i c h q u a l i f i z i e r t e Au s z u b i l d e n d e? Arbeitsmaterial für ausbildende Betriebe MODUL 1: Der Weg zu qualifizierten Bewerber/innen MODUL 2: Die Auswahl der Bewerber/innen MODUL 3: Wie binde ich gute Auszubildende an meinen Betrieb?

2 Wie finde ich qualifizierte Auszubildende? Arbeitsmaterial für ausbildende Betriebe MODUL 2: Die Auswahl der Bewerber/innen Dieses Arbeitsmaterial wurde erstellt im Projekt»Verbesserung der Ausbildungssituation von Betrieben im Ziel 2-Gebiet«

3 Vor wor t Die Auswahl von Bewerber/innen ist ein Prozess, der gerade bei kleinen und mittleren Betrieben ohne eigene»personalabteilung«viele Fragen aufwirft, z. B.: Wie werte ich schriftliche Bewerbungen aus? Was genau muss ich für ein Vorstellungsgespräch vorbereiten? Wie erfahre ich von dem/der Bewerber/in, ob er/sie auch für den Ausbildungsberuf geeignet ist? Passt er/sie in unseren Betrieb? Das vorliegende MODUL 2:»Die Auswahl der Bewerber/innen«gibt Ihnen wichtige Tipps und Hinweise zur Auswertung von Bewerbungsunterlagen und zur Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Nicht nur die Fachkompetenzen des/der Bewerber/in spielen hierbei eine Rolle. Immer wichtiger werden im Arbeitsleben auch die Aspekte der sozialen und persönlichen Kompetenzen. Hierzu finden Sie Beispielfragen, anhand derer Sie sich ein Bild von den verschiedenen Fähigkeiten Ihrer Bewerberin bzw. Ihres Bewerbers machen können. Das Arbeitsmaterial ist in drei Module gegliedert. In MODUL 1:»Der Weg zu qualifizierten Bewerber/innen«erhalten Sie Tipps und Ratschläge, wie sich die Suche nach qualifizierten Auszubildenden Erfolg versprechend sowie kosten- und zeitgünstig gestalten lässt. Aber auch der erfolgreiche Start in die Ausbildung muss gelingen. Dieses Thema finden Sie in MODUL 3:»Wie binde ich gute Auszubildende an meinen Betrieb?«2

4 Inhalt VORWORT MODUL 1:»Der Weg zu qualifizierten Bewerber/innen«1. Anforderungen an den künftigen Auszubildenden Die Gestaltung von Stellenanzeigen Der Kontakt zu Schulen Der Aushang an Schulen Die Betriebsbesichtigung Das Praktikum Bei weiteren Fragen Ansprechpartner/innen Impressum MODUL 2:»Die Auswahl der Bewerber/innen«1. Die schriftliche Bewerbung Die Vorbereitung der Vorstellungsgespräche Beispielfragen zur Berufswahl Beispielfragen zu sozialen Kompetenzen Beispielfragen zu persönlichen Kompetenzen Eignungstests Vermeidung von Doppelabschlüssen bei Ausbildungsverträgen Bei weiteren Fragen Ansprechpartner/innen Impressum MODUL 3:»Wie binde ich gute Auszubildende an meinen Betrieb?«1. Der erste Tag im Betrieb Ins Gespräch kommen Im Gespräch bleiben Anreize schaffen Was Jugendliche sich in ihrer Ausbildung wünschen Bei weiteren Fragen Ansprechpartner/innen Impressum

5 1. Die schriftliche Bewerbung Wichtig: Lassen Sie sich auf jeden Fall eine schriftliche Bewerbung geben! Die Auswahl der Bewerber/innen erfolgt in Anlehnung an die in Modul 1 schriftlich festgehaltenen Anforderungen. Die schriftliche Bewerbung gibt Ihnen die erste Auskunft darüber, ob der Bewerber für Ihren Ausbildungsplatz in Frage kommt. Anhand der Zeugnisse können Sie sehen, ob erste Anforderungen erfüllt werden und wie groß die Motivation für eine Ausbildung ist, denn: Nur der, der auch motiviert ist, macht sich die Mühe einer schriftlichen Bewerbung. Hinzu kommt der Gesamteindruck der Bewerbung:! Wurden Ihr Name und Ihre Anschrift vollständig und richtig geschrieben?! Ist das Anschreiben an Sie klar und deutlich formuliert?! Geht aus dem Anschreiben hervor, warum der/die Bewerber/in in Ihrem Betrieb genau diese Ausbildung absolvieren möchte?! Wie steht es mit Grammatik und Rechtschreibung im verfassten Text?! Ist die Bewerbung vollständig und übersichtlich (Anschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, Zeugniskopien, evtl. Belege für Zusatzqualifikationen)?! Ist die Bewerbungsmappe»sauber und ordentlich«?! War die Bewerbung ausreichend frankiert? Tipp: Wenn Sie sich die Bewerbungsunterlagen kopieren, können Sie sich für das Vorstellungsgespräch in diesen Kopien Notizen machen! 4

6 Im Falle einer Absage senden Sie dem/der Bewerber/in einen freundlichen Brief und die vollständigen Bewerbungsunterlagen zurück. Wünschen Sie ihm/ihr viel Erfolg für seinen/ihren beruflichen Weg. Dieser Wunsch bewirkt, dass Ihr Betrieb in angenehmer Erinnerung bleibt und der Jugendliche auch weiterhin motiviert ist, Bewerbungen zu schreiben. Senden Sie die Absagen möglichst direkt, wenn Sie wissen, dass der/die Bewerber/in nicht in die engere Wahl kommt. Der Jugendliche kann seinen beruflichen Weg so besser planen. Ein Einladungsschreiben zu einem Vorstellungsgespräch umfasst! wann das Gespräch stattfindet! wo es stattfindet! mit wem der/die Bewerber/in sprechen wird! evtl. Informationen zum Betrieb (z. B. Flyer, Zeitungsartikel, Internetadresse etc.) Wichtig: Antworten Sie auf jedes Bewerbungsschreiben! 5

7 2. Die Vorbereitung der Vorstellungsgespräche Ein Vorstellungsgespräch, das gut vorbereitet und in Ruhe durchgeführt wird, ist ein effektiver Weg der Eignungsprüfung! Folgende Ziele werden im Gespräch verfolgt:! Gewinn eines persönlichen Eindruckes über den Bewerber! Feststellen des Eignungspotentials! Erkennen von Interessen und Wünschen des Bewerbers! Bewerber/in über Unternehmen und Arbeitsplatz informieren! Positiven Eindruck beim Bewerber schaffen Alle im Folgenden genannten Fragen haben zum Ziel, dass ein lebhaftes Gespräch zwischen Ihnen und der/dem Bewerber/in entsteht. In einer entspannten und partnerschaftlichen Atmosphäre ist es wichtig, dem/der Bewerber/in Interesse, Wertschätzung und Verständnis entgegenzubringen. Bedenken Sie, dass der/die Bewerber/in sehr aufgeregt sein wird. Er/sie sollte nicht das Gefühl bekommen, einer Prüfung unterzogen zu werden. Tipp: Erzählen Sie erst einmal etwas über den beruflichen Alltag in ihrem Betrieb, das lockert die Situation auf und der/die Bewerber/in»vergisst«seine/ihre Nervosität. 6

8 3. Beispielfragen zur Berufswahl Wichtig: Machen Sie sich vor dem Gespräch eine Checkliste mit den Fragen, die Sie gerne stellen möchten. Anhand der folgenden Fragen erfahren Sie etwas über die Motivation des Bewerbers, in Ihre Branche einzusteigen:! Welche Erwartung haben Sie an die Ausbildung?! Welche Vorstellungen haben Sie von unserem Beruf?! Aus welchen Gründen haben Sie sich für diesen Ausbildungsberuf entschieden?! Was hatte den größten Einfluss auf Ihre Berufswahl?! Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Sie besitzen, glauben Sie in diesem angestrebten Beruf verwenden zu können?! Was ist Ihnen in Bezug auf Ihre Arbeitsumgebung wichtig?! Wie lange besteht Ihr Berufswunsch? 7

9 4. Beispielfragen zu sozialen Kompetenzen Kooperationsbereitschaft und Teamfähigkeit drücken sich im Wir-Gefühl des Bewerbers aus. Erfahrungen werden ausgetauscht, Informationsmaterialien weitergegeben und dort, wo es notwendig ist, auch einmal»außer der Reihe«mitgeholfen. In der Schule werden diese Eigenschaften u. a. in Gruppen- bzw. Projektarbeit erlernt.! Welche Erfahrungen konnten Sie bei der Arbeit in Gruppen mit Ihren Mitschüler/innen machen?! Was hat Ihnen besonders gut gefallen?! Was störte Sie bei der Zusammenarbeit?! Wie waren Sie mit den Ergebnissen zufrieden?! Wie sehen Sie Ihren Lernerfolg? Höflichkeit und Freundlichkeit sind im Umgang mit anderen Menschen fast schon zu selbstverständlich, als dass es Fragen hierzu in Bewerbungsgesprächen geben muss. Trotzdem ist es hilfreich, auf einige Kleinigkeiten zu achten. Die ganze Haltung des Bewerbers gibt schon Auskunft darüber, ob er sein Gegenüber achtet.! Sieht er/sie Sie im Gespräch an?! Lässt er/sie Sie ausreden?! Hört er/sie aufmerksam zu und antwortet gezielt auf Fragen?! Gibt er/sie von sich aus Informationen?! Bedankt er/sie sich für das Vorstellungsgespräch?! Lächelt er/sie auch schon mal? 8

10 Konfliktfähigkeit und Toleranz bezieht sich auf die friedliche und aufbauende Bewältigung unterschiedlicher Meinungen und Ansichten. Hier gilt es, mit der persönlichen Verärgerung und Widersprüchen umgehen zu können und die Meinungen und Ansichten der anderen gelten zu lassen.! Können Sie ein Beispiel für einen Streit in der Schule geben?! Wie wurde der Streit gelöst?! Fanden Sie die Lösung in Ordnung?! Warum war diese Lösung für Sie in Ordnung bzw. nicht in Ordnung?! Hat sich anschließend etwas zwischen den Streitpartnern geändert? 9

11 5. Beispielfragen zu persönlichen Kompetenzen Zuverlässigkeit bedeutet, dass Jugendliche die ihnen übertragenen Aufgaben ihrer Leistungsfähigkeit entsprechend ohne ständige Überwachung oder Kontrolle verrichten. Es bedeutet aber auch, dass sie erkennen, wann Rückfragen notwendig sind, um eine Aufgabe zu bewältigen. Auch in der Schule ist Zuverlässigkeit wichtig, denn pünktliches Erscheinen im Unterricht, die Bearbeitung von Hausaufgaben oder die Vorbereitung auf Klassenarbeiten gehören dazu. Hat ein/e Bewerber/in Geschwister, können folgende Fragen gestellt werden:! Sind Sie von Zeit zu Zeit für Ihre Geschwister verantwortlich?! Helfen Sie sich gegenseitig bei den Hausaufgaben?! Haben Sie schon einmal einen Babysitter-Job übernommen?! Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Diese Fragen sind auch gut geeignet, das Verantwortungsgefühl und die Selbstständigkeit einzuschätzen. Mit zunehmender Reife wächst die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Verantwortungsbereitschaft bringt Selbstständigkeit mit sich. Beides sind Eigenschaften, die auf jeden Fall in der Ausbildung gefördert werden sollten. Lern- und Leistungsbereitschaft sind Grundbedingungen für eine erfolgreiche Ausbildung. Anhand der Beispielfragen zur Berufswahl können Sie feststellen, inwieweit der/die Bewerber/in Ausbildung, Beruf und Arbeit entweder als wichtigen Baustein des eigenen Lebens sieht oder als»notwendiges Übel«. Nur mit Ausdauer und Durchhaltevermögen ist eine Ausbildung erfolgreich zu beenden. Es gibt Zeiten des Erfolgs, aber auch des Misserfolges. Um Misserfolge und Enttäuschungen bewältigen zu können, bedarf es der Fähigkeit, Frustration wegzustecken und aktiv nach Lösungen zu suchen. Aufschlussreich ist, ob der Jugendliche 10

12 bei Misserfolg und Enttäuschung gerne»schuldzuweisungen«ausspricht oder ob er aktiv in die Zukunft plant. Eng mit Ausdauer und Durchhaltevermögen ist die Fähigkeit zu Kritik und Selbstkritik verbunden. Die Fähigkeit zu Kritik ermöglicht die schnelle Unterscheidung zwischen Wichtigem und Unwichtigem mit sachgerechter Begründung. Bei der Fähigkeit zur Selbstkritik stehen das Eingestehen von Fehlern und die Art und Weise, wie sie korrigiert werden im Vordergrund.! Worauf haben Sie es zurückgeführt, wenn Sie in der Schule eine schlechte Note geschrieben haben was ja immer mal vorkommt?! Worauf haben Sie es zurückgeführt, wenn Sie im Sport nicht die gewünschte Leistung erbracht haben?! Was haben Sie daraufhin unternommen?! Hatten Sie auf Ihre Aktivität Erfolge? Konzentrationsfähigkeit ist kein Merkmal, das»ein Mensch hat oder nicht hat«. Konzentrationsfähigkeit muss immer wieder aufs Neue trainiert werden. Es ist die Fähigkeit, sich nicht ablenken zu lassen und mit seinen Gedanken über einen bestimmten Zeitraum bei nur einer Sache zu sein. Im Bewerbungsgespräch selbst können Sie sich ein Bild von der Konzentrationsfähigkeit machen.! Hört er/sie aufmerksam zu und antwortet gezielt auf Fragen?! Ist er/sie bei der Sache?! Springt er/sie zwischen verschiedenen Themen hin und her?! Stellt er/sie Rückfragen, wenn er/sie etwas nicht verstanden hat? 11

13 Bedenken Sie jedoch immer, dass der/die Bewerber/in nervös sein könnte. In einer solchen Situation kann es den Jugendlichen schwerer als normal fallen, konzentriert zu bleiben. Sie können dann auch nach einer Selbsteinschätzung seiner/ihrer Konzentrationsfähigkeit fragen:! In welchen Situationen fällt es Ihnen besonders schwer, sich zu konzentrieren?! In welchen Situationen fällt es Ihnen leicht? Wichtig: Auch der/die Bewerber/in muss zu Wort kommen können! Schon im Bewerbungsgespräch muss der/die interessierte Jugendliche das Gefühl bekommen, sich wohl zu fühlen und auch seine/ihre Meinung sagen dürfen. Qualifizierte und motivierte Jugendliche stellen Fragen und möchten selbst zusätzliche Informationen erhalten. Zum Schluss des Vorstellungsgesprächs sollten folgende Informationen vermittelt werden:! Beginn und Dauer der Berufsausbildung! Dauer der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit! Dauer der Probezeit! Zahlung und Höhe der Ausbildungsvergütung! Dauer des Urlaubs! Information geben, wann eine konkrete Entscheidung zu erwarten ist! evtl. eine Betriebsbesichtigung durchführen! den/die Bewerber/in verabschieden! sich für das Gespräch bedanken Tipp: Machen Sie sich nach dem Gespräch Notizen zu Eindruck, Antworten und Dingen, die Ihnen aufgefallen sind. Es erleichtert später die Entscheidung für eine/n Bewerber/in! 12

14 6. Eignungstests Viele große Unternehmen setzen zur Auswahl Ihrer Auszubildenden Eignungstests ein. Diese Vorgehensweise ist nicht zwangsläufig notwendig. Sollten Sie trotzdem an Tests interessiert sein, können Sie sich an Ihre Kammer / Innung oder Ihren Verband wenden. Viele dieser Organisationen stellen ihren Mitgliedern Einstellungstests zur Verfügung. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, bei Fachverlagen nachzufragen. Ein Eignungstest gibt Aufschlüsse über die Bewerber/innen. Wichtig sind dabei nicht nur die Testergebnisse, sondern gerade auch die Fragen:! War der/die Bewerber/in pünktlich?! Stellte er/sie sich der Herausforderung?! Brachte er/sie das erforderliche Arbeitsmaterial mit?! Bearbeitete er/sie den Test vollständig? Wichtig: Wenn Sie die Fahrtkosten erstatten, drücken Sie aus, dass Sie den/die Bewerber/in schätzen! 13

15 7. Vermeidung von Doppelabschlüssen bei Ausbildungsverträgen Haben Sie sich für einen Auszubildenden entschieden, sollten Sie möglichst schnell einen Ausbildungsvertrag abschließen, damit der/die Bewerber/in nicht abspringt. Der Jugendliche ist dann sicher, dass er in Ihrem Betrieb die Ausbildung beginnen kann und braucht sich nicht um weitere Alternativen zu bemühen. Ferner ist auch für Sie das Bewerbungsverfahren erfolgreich beendet. Tipp: Lassen Sie sich die Lohnsteuerkarte aushändigen! Leider kann es vorkommen, dass eine Schulabgängerin oder ein Schulabgänger gleichzeitig mehrere Ausbildungsverträge mit verschiedenen Betrieben abschließt. Um sicher zu gehen, dass Ihr/e Auszubildende/r die Ausbildung auch wirklich antritt, sollten Sie sich bei Vertragsabschluss gleichzeitig die Lohnsteuerkarte geben lassen. Jugendliche verbringen mit Beginn einer Ausbildung die nächsten zwei bis drei Jahre in Ihrem Betrieb. Die Schülerinnen und Schüler stellen Weichen in ihrem Leben mit einer für sie unbekannten Zukunft, wenn sie die gewohnte Umgebung der Schule verlassen. Jugendliche brauchen daher Vertrauen zu Ihrem Betrieb. Eine gut organisierte Ausbildung ist die beste Möglichkeit, Vertrauen zu schaffen. Sie können schon vor Beginn der Ausbildung ein gutes Klima schaffen: TIPP: Halten Sie schon im Zeitraum zwischen Abschluss des Ausbildungsvertrages und Ausbildungsbeginn Kontakt zu Ihrem künftigen Auszubildenden! Auf diese Weise binden Sie ihn an Ihren Betrieb und erfahren unter Umständen rechtzeitig, ob er/sie sich für eine andere berufliche Karriere entscheidet. Laden Sie ihn/sie z. B. zu Ihrer Firmenfeier ein oder zu einem geplanten Betriebsausflug. 14

16 8. Bei weiteren Fragen»Ausbildungsfibel 2004 Tipps und Hilfen für Betriebe«Bundesagentur für Arbeit, Geschäftsstelle für Veröffentlichungen, Nürnberg, Fax: (09 11) (Quelle: Pressemitteilung BIBB Nr. 17/2004)»Die richtige Azubiwahl. Leitfaden für ein Bewerbungsgespräch mit Ausbildungsplatzbewerbern«Hg.: Industrie- und Handelskammer Frankfurt (Oder), Puschkinstr. 12 b, Frankfurt (Oder), Fax: (03 35) , Ausbildung. Ratgeber für Betrieb, Lehrling und Beratung«Autor: Clemens Urbanek, Hg.: Westdeutscher Handwerkskammertag, Düsseldorf, Verlag: for mat medienagentur + verlag GmbH, Niederkasseler Str. 61, Düsseldorf»Kommunikation und Motivation in der Ausbildung.»Leitfaden für Ausbilder in Handwerksbetrieben«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter Das Management-Center Handwerk, in Betrieben Wissenswertes in Kurzform«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter für Betriebe«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter für Lehrerinnen und Lehrer«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter für Schülerinnen und Schüler«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter der Schulabschlüsse in NRW. Abschlussvermerke auf den Zeugnissen von Hauptschulen, Realschulen, Gymnasien und Gesamtschulen«Hg.: Westdeutschen Handwerkskammertag, Düsseldorf, Sternwartstr , Fax: (02 11) Die Broschüren sind entweder in gedruckter Form oder als PDF-Dateien zu erhalten unter 15

17 9. Ansprechpartner/innen Industrie- und Handelskammer im mittleren Ruhrgebiet zu Bochum Ostring Bochum Internet: Sigrid Ernst: Tel: (02 34) Fax: (02 34) Handwerkskammer Dortmund Reinoldistraße Dortmund Internet: Volker Proboscht: Tel.: (02 31) Fax: (02 31) volker.proboscht@hwk-do.de Kai Thomaschewski: Tel.: (02 31) Fax: (02 31) kai.thomaschewski@hwk-do.de Jörg Hamann: Tel.: (02 31) Fax: (02 31) joerg.hamann@hwk-do.de Industrie- und Handelskammer zu Dortmund Märkische Straße Dortmund Internet: Sigrid Lante: Tel.: (02 31) Fax: (02 31) s.lante@dortmund.ihk.de Handwerkskammer Düsseldorf Handwerkszentrum Ruhr Mülheimer Straße Oberhausen Frank Rüther: Tel: (02 08) Fax: (02 08) f.ruether@uzh.hwk-duesseldorf.de Internet: Handwerkskammer Münster Echelmeyerstraße Münster Internet: Michael Overbeck: Tel.: (02 51) Fax: (02 51) michael.overbeck@hwk-muenster.de Gesellschaft für Bildung und Technik der IHK Nord Westfalen Rathausplatz Gelsenkirchen Internet: Roswitha Kuhna: Tel.: (02 09) Fax: (02 09) kuhna@ihk-nordwestfalen.de Impressum Herausgeber: Ansprechpartnerin & Text: Layout: Westdeutscher Handwerkskammertag, Sternwartstraße 27 29, Düsseldorf Tel.: (02 11) , Fax: (02 11) whkt@handwerk-nrw.de Dr. Annette Klotz, annette.klotz@handwerk-nrw.de Peter Luttke M.A. Best.-Nr. E-IV