Performance with SharePoint 2013 Large lists List view throttling

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1 Performance with SharePoint 2013 Large lists List view throttling After migrating content from MOSS 2007 to SharePoint 2013, I attempted to navigate to a list on a particular site that contained thousands of items. I was not able to view the contents as I received a message: (Click image to see larger view) The number of items in this list exceeds the list view threshold, which is 5000 items. The default threshold for general users is 5000 items. This is to limit any strain or excessive use of resources. While it makes sense and we do want SharePoint to be at optimal performance, in certain cases, we need to see more than 5000 items. To increase this threshold, you need to modify the Resource Throttling properties of the web application. In Central Administration, select Manage Web Applications and then select the web application you wish to modify. From the General Settings button menu on the top ribbon, select Resource Throttling: On the Resource Throttling dialog, increase the List View Threshold value:

2 Click OK. You should be able to navigate to the original list which contained more than 5000 items. The best practice would be, however, to create various views which limit the amount of items returned, but as with anything, sometimes you can't follow all of the rules. Performance with SharePoint 2010 Large lists List view throttling Posted on January 15, 2012 by Bogdan Coamesu SharePoint 2010 lists and libraries can hold a maximum number of 30,000,000 items. In a SharePoint site the list view threshold is 5000 for users and 20,000 for auditors and administrators. SharePoint large list and libraries operations like Delete/Update are one of the top performance killers. What can we do if the server is overloaded when we access large lists and libraries? One solution is list view throttling. A. List view throttling

3 List view throttling protects the server from unintentional load by limiting the number of list items returned per view. When the list view is greater than throttle limit, users receive a message that all the data cannot be retrieved. Resource throttling monitors CPU %, Available Memory, ASP.NET Queue and Wait time in Queue. Every 5 seconds a timer job is checking resources. Throttling will begin after 3 unsuccessful checks. This throttling period will end after one successful check of the resources. During a period of active throttling, HTTP GET requests and Search Robot requests will generate a 503 error and will be logged in the event viewer and no new timer jobs will begin. Resource throttling counters can be changed via PowerShell commands. More in this article Activate List throttling Remark: Is recommended to configure at the Web Application level - Go to SharePoint Central Administration - Click on Application Management, and then click on Manage Web Applications.

4 - Click on a single web application to select it, then in the ribbon click on the General Settings drop down and select the Resource Throttling menu item - A new page will open with the following fields: - List View Threshold this is the maximum number of items that can be retrieved in one request, all operations that exceed this limit are blocked. The default value is 5,000, the smallest is 2000.

5 - Object Model Override this option needs to be enabled in order to enable auditors or administrators to retrieve items through the object model - List View Threshold for Auditors and Administrators this is a special limit for super users. Allow super users to retrieve up to the number of items set in this property via object model. Object model override needs to be activated. More in this article - List View Lookup Threshold This feature limits the number of Lookup, Person/Group, or Workflow Status fields that a query can perform. It should not be greater than 8

6 - Daily Time Window for Large Queries - this option allows you to create a block of time during the day, typically when usage is low, that you will allow queries to run and not enforce the list throttling limits. - List Unique Permissions Threshold This is the maximum number of unique permissions allowed per list or library - Turn Backward-Compatible Event Handlers on or off. By default, this is off. If you have a large amount of development work in SharePoint Server 2007 that leveraged event handlers for lists or libraries, you will want to turn this on. You should check with your developers if you are upgrading from SharePoint Server 2007.

7 - Configure HTTP Request Monitoring And Throttling. This changes the setting in IIS for all Web servers in the farm for this Web application. You can turn request throttling off to allow services like search to run uninterrupted on the farm. - Change Log constraints, do not to reduce this too much because it will negatively affect servers that rely on history information for sites contained in the Web application - Click on Ok

8 Before applying list view throttling is recommended to test the functionality in a test environment by performing different stress tests. B. SharePoint indexed columns Another important step to improve list performance is indexing SharePoint columns. This option with query throttling strategies can help you to improve the performance of large lists. You can index up to 20 columns but be aware that not all of the columns types are supported to be indexed. Here you have a complete list. Activate Indexed columns Remark: Before applying the following operations be sure you are doing them during the Daily time Window if List throttling is active, because creating an index requires accessing all the items in the list. - Navigate to your SharePoint list and library - In the ribbon, under List Tools or Library Tools, click the List or Library tab - In the Settings group, click List Settings or Library Settings. - Under the Columns section, click Indexed columns.

9 - On the Indexed Columns page, click Create a new index. - Do one of the following: To create a simple index: - In the Primary Column section, under Primary column for this index, select the column. - Click Create. To create a compound index: - In the Primary Column section, under Primary column for this index, select the column.

10 - In the Secondary Column section, under Secondary column for this index, select a different column. - Click Create. Thank you for reading this article. Sources of this article: SharePoint 2013 Metadata Navigation Falco Ostermann 26/08/ Comments Der in SharePoint 2010 erstmals eingeführte Managed Metadata Service zum Verwalten von Metadaten stellt ab sofort eine weitere nützliche Funktionalität bereit. Die SharePoint Navigation muss sich nicht mehr auf der Struktur der einzelnen Websites und Seiten aufbauen, sondern kann ganz einfach mit Hilfe von Terms dynamisch und flexibel aufgebaut werden. Wie das geht soll dieser kleine Artikel verdeutlichen. Fangen wir an Ich werde das Beispiel anhand von einzelnen Seiten demonstrieren und habe dafür zunächst ein paar erstellt.

11 Anschließend muss im Termstore Manager die gewünschte Navigationsstruktur erstellt werden. Dafür über Site Settings, in der Kategorie Site Administration den Punkt Term store management wählen. Ich habe für mein Beispiel extra eine Navigation Group definiert, um die Inhalte zu kapseln. Im nächsten Schritt muss ein Term Set erstellt werden, um die einzelnen Terms (Navigationspunkte) darin abbilden zu können. Wurden die einzelnen Terms erstellt, können diese auf Seiten im SharePoint gemapped werden. In meinem Beispiel sieht das wie folgt aus: Damit ist die initiale Arbeit getan und es kann die gewünschte Seite für die Verwendung der Metadata Navigation konfiguriert werden. Dafür zur gewünschten Seite wechseln und über Site Settings, in der Kategorie Look and Feel zu Navigation navigieren. Die Global Navigation darf sich nun nicht mehr anhand der Struktur aufbauen, sondern an der definierten Struktur im

12 Termstore. Dazu wie im Screenshot dargestellt, die Option Managed Navigation auswählen und weiter unten auf das definierte Term Set mappen. Damit sind alle Anpassungen abgschlossen und beim Aufrufen der Seite wird die neue Navigation dargestellt. Jedoch kann eine Navigation in der Praxis selten ohne Untermenüs abgebildet werden. Deswegen betrachten wir uns auch mal diesen Punkt etwas genauer. Dazu wieder in den Termstore manager wechseln und in dem Term Set einen weiteren Term hinzufügen. Dieser Term SubSite dient bloß als Menüpunkt und verweist auf keine Seite. Unter diesen Term wird jedoch ein weiterer Term angelegt, welcher wiederum auf eine Seite verweist (In meinem Fall auf die default.aspx).

13 Da die Global Navigation auf die Verwendung der Metadata Navigation konfiguriert ist, werden diese Änderungen direkt beim Aufrufen der Seite angezeigt. Und wie zu sehen ist, wurde die Navigation erfolgreich um ein Untermenü erweitert. Diese Verschachtelung kann natürlich noch weiter ausgebaut und vertieft werden.

14 Fazit: Es ist sehr schnell möglich eine flexible Navigation durch die Verwendung des Managed Metadata Service aufzubauen. Diese kann jeder Zeit schnell und einfach angepasst werden. Auch ist es möglich Untermenüs darzustellen Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist die Mehrsprachigkeit, da die Bezeichnungen für Term Sets und Terms können für jede Sprache frei definiert werden können. Dadurch wird eine mehrsprachige Navigation gewährleistet, was bisher in SharePoint 2010 nur mit einer Eigenentwicklung möglich war. Außerdem bietet die Navigation friendly URLs. Das bedeutet die bekannten Endungen /Pages/default.aspx entfallen. Ein großer Minuspunkt besteht darin, dass die Metadata Navigation nicht Security Trimmed ist. Seiten für dich ich persönlich keine Berechtigung besitze, wird mir bei dieser Art von Navigation trotzdem angezeigt. Wird auf solch eine geklickt erscheint anschließend die Meldung, dass die Seite nicht mit mir geteilt ist. Und das ist in meinen Augen Benutzerunfreundlich! Ich persönlich bin von diesem Feature trotzdem sehr begeistert und freue mich auf meine erste Anwendung im Projekt. Ich hoffe dieser Artikel hilft euch weiter.