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1 Anleitung pcvisit SupportJournal Stand vom Mit dem pcvisit SupportJournal ist Online-Support nun simpel & effizient! Erstellen Sie Abrechnungen und Leistungsberichte und schlüsseln exakt auf, welche Leistungen erbracht wurden. Ihr Kunde erhält nach dem Ende einer pcvisit Sitzung eine kleine Gedankenstütze und Sie erschaffen eine Atmosphäre der Fairness und Transparenz und erhöhen ganz nebenbei die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden. Systemvoraussetzungen: Pentium II, 500 MHz; empfohlen: Pentium III, 1 GHz 128 MB RAM; empfohlen: 256 MB RAM 5 MB Festplattenspeicher und zusätzlicher Platz für Sitzungsprotokolle und Aufzeichnungen Betriebssystem: ab Win2k Diese Minimalanforderungen stellen die Funktionsfähigkeit der Software sicher. Die Geschwindigkeit der Software-Funktionalität kann durch ein System mit einer geringeren Hardware-Konfiguration stark eingeschränkt sein. Inhaltsverzeichnis: 1. Aktivierung der Sitzungskommentare (Seite 2) 2. SupportJournal (ab Seite 3) 2.1 SupportJournal aufrufen 2.2 Filter 2.3 Export 2.4 Leistungsbericht erstellen 2.5 Abrechnung erstellen 3. Einstellungen (ab Seite 10) 3.1 Leistungsbericht 3.2 Abrechnung 4. Hilfe pcvisit Software AG Tatzberg 47/ Dresden Germany Fon: +49 (0) 351/ Fax: +49 (0) 351/ [email protected] Besuchen Sie uns in unserem Online-Shop unter

2 1. Aktivierung der Sitzungskommentare Nutzen Sie die Sitzungskommentare, um Ihren pcvisit Sitzungen feste Bezugsdaten wie KundenIDs oder Bemerkungen zu zuweisen. Zur weiteren Auswertung & Bearbeitung der Sitzungsprotokolle über das pcvisit SupportJournals ist es empfehlenswert, dass die geführten Sitzungen, mit einem Sitzungskommentar versehen werden. Damit erleichtern Sie die Zuordnung z.b. beim Erstellen einer Abrechnung. Zur Aktivierung der Sitzungskommentare öffnen Sie die Einstellungen (Werkzeugschlüssel-Button im Gastgeber-Modul) und wählen den Reiter Allgemein. Nehmen Sie Ihre Auswahl vor, Sie können Sitzungskommentare vor und nach einer pcvisit Sitzung eingeben. Der Sitzungskommentar sollte einheitlich und eindeutig gehalten sein. So können später alle Sitzungen korrekt dem jeweiligen Kunden zugewiesen werden. Beispiele: Eingabe der KundenID Eingabe des Nachnamen - Müller 2. SupportJournal Mit dem SupportJournal ist es Ihnen möglich, geleistete Support-Arbeit effizienter und professioneller abzubilden. Sie können Leistungsberichte und Abrechnungen erstellen und finden darüber hinaus sämtliche Informationen zu pcvisit Sitzungen, wie Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Blickrichtungswechsel, Fernsteuerung etc Aufrufen des SupportJournals Klicken Sie im Gastgeber-Modul auf SupportJournal. Die Hauptübersicht mit allen geführten Sitzungen öffnet sich. Per Klick auf den Link im Startmenü, öffnet sich die Hauptübersicht mit allen geführten Sitzungen. Öffnen Sie das SupportJournal über das Desktop-Icon, können Sie Sitzungsprotkolle manuell importieren. Dabei besteht die Möglichkeit auch Sitzungsprotokolle weiterer pcvisit Produkte zu laden. Klicken Sie dazu den Button Sitzungsprotokoll öffnen. Hinweis: Möchten Sie Sitzungskommentare nicht nur vor und nach einer Sitzung nutzen, dann verwenden Sie konfigurierbare Sitzungskommentare. Lesen Sie dazu die Anleitung zur Datenbankintegration, diese finden Sie hier. Seite 2 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 3

3 Zur weiteren Auswertung & Bearbeitung der Sitzungsprotokolle über das pcvisit SupportJournals ist es empfehlenswert, dass die geführten Sitzungen, mit einem Sitzungskommentar versehen werden. Damit erleichtern Sie die Zuordnung z.b. beim Erstellen einer Abrechnung. Der Sitzungskommentar sollte einheitlich und eindeutig gehalten sein. So können später alle Sitzungen korrekt dem jeweiligen Kunden zugewiesen werden. Beispiele: Eingabe der KundenID Eingabe des Nachnamen - Müller Hinweis: Geben Sie die KundenID gleich zu Beginn einer Sitzung in den Sitzungskommentar ein. Aktivieren Sie dazu Beim Verbindungsaufbau nach Sitzungskommentar fragen in den Einstellungen des Gastgeber-Moduls. Sie erreichen die Sitzungskommentare über Einstellungen des pcvisit ProfiSupport und den Reiter Allgemein. Weitere Informationen zu den Sitzungskommentaren finden Sie unter Punkt Filter Nutzen Sie die Filter-Funktion zum Einoder Ausblenden bestimmter Sitzungen. = Filter Wenn Sie die Filterfunktion nutzen möchten, betätigen Sie den Filter-Button (Lupen-Smbol). Sie können nach Text (Kommentare, Teilnehmer) und Datum filtern. Sie können außerdem weitere Suchkriterien hinzufügen, indem Sie vor den Auswahlmöglichkeiten einen Haken setzen. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl OK. 2.3 Export Mit der ExportFunktion können Sie ausgewählte Sitzungen in eine Excel-Zusammenfassung exportieren. = Export Markieren Sie dazu die gewünschten Sitzungen mit einem Haken (Mehrfachauswahl mit Strg-Taste) und klicken Sie Export. Wählen Sie anschließend im Dialog-Fenster den Speicherort und klicken Speichern. Ihre Excel-Zusammenfassung finden Sie unter dem von Ihnen bestimmten Speicherort. Seite 4 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 5

4 2.4 Leistungsbericht erstellen Mit der Funktion Leistungsbericht erstellen können Sie ein PDF-Dokument generieren, in dem Sie Ihre geleistete Support-Arbeit nachweisen. Leistungsberichte können Sie manuell oder automatisch erzeugen. = Leistungsbericht erstellen Zum Erstellen eines Leistungsberichts klicken Sie den Leistungsbericht-Button (Uhr-Symbol). Um einen Leistungsbericht manuell zu erstellen, markieren Sie die gewünschte(n) Sitzung(en) in der Übersichtstabelle und klicken auf Leistungsbericht erstellen. Sie erhalten eine kurze Hinweismeldung, sobald der Leistungsbericht erstellt wurde. Das Dokument befindet sich, in dem von Ihnen bestimmten Speicherort. Den Speicherort können Sie unter Einstellungen festlegen. Konfigurationen und Vorlagen für den Leistungsbericht können Sie unter Einstellungen anpassen. Aktivieren Sie in den Einstellungen von pcvisit ProfiSupport die Checkbox Leistungsbericht erzeugen und es wird immer nach dem Beenden einer Sitzung automatisch ein Leistungsbericht erstellt und für den versand vorbereitet. 2.5 Abrechnung erstellen Mit der Funktion Abrechnung erstellen ist es möglich zu jedem Kunden, dem Sitzungen zugeordnet werden konnten, eine Abrechnung im PDF-Format zu erstellen. Die Abrechnung schlüsselt alle geführten Sitzungen mit einem Kunden auf und gibt Auskunft über die erbrachten Support- Dienstleistungen. Hinweis: Alle Kunden die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, werden als nicht_kategorisiert zusammengefasst. = Abrechnung erstellen Markieren Sie die Sitzungen (Haken setzen), zu denen Sie eine Abrechnung erstellen möchten in der Hauptübersicht. Um eine Abrechnung zu erstellen klicken Sie auf den Button Abrechnung erstellen. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum aus, Sie können zwischen verschiedenen Varianten wählen. Selektierte Einträge meint Sitzungen, die sie vorab bereits für die Abrechnungserstellung markiert haben. Sie können den Abrechnungszeitraum auch individuell festlegen, klicken Sie dazu benutzerdefiniert und geben Sie Ihre Daten ein. Wählen Sie auch das Kommentarfeld aus, welches die KundenID Ihres Kunden enthält. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben Kunden-ID aus Kommentar. Beachten Sie rechts das KundenID-Vorschaufenster, in diesem sehen Sie das jeweils ausgewählte Kommentarfeld und dessen Inhalte. Seite 6 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 7

5 Klicken Sie anschließend OK. 3. Einstellungen Es werden nun die Abrechnungen im PDF- Format erstellt und eine Excel-Tabelle, mit den Ergebnissen aller Abrechnungen für die weitere Bearbeitung in der Buchhaltung. Hinweis: Für das Erstellen und Bearbeiten von Abrechnungen ist es empfhelenswert, dass alle Sitzungen, mit einem Sitzungskommentar versehen werden. Um die Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf den Button Einstellungen. 3.1 Leistungsbericht Der Reiter Leistungsbericht bietet einige grundlegende Einstellungsmöglichkeiten, wie Briefkopf, Fußzeile, Firmenlogo und Ausgabepfad. Klicken Sie jeweils auf den grauen Ordner-Button, um Ihre Änderungen vorzunehmen. So können Sie z.b. Ihre Mailsignatur importieren. Oder nehmen Sie Ihre Änderungen im Textfeld vor. Einstellungen nach der Erstellung des Leistungsberichts können Sie ebenfalls festlegen. Wählen Sie dazu Ergebnis anzeigen und Ergebnis für den -Versand vorbereiten. Setzen Sie zur Aktivierung einen Haken hinter die Optionen. Aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres pcvisit Produkts die Checkbox Leistungsbericht erzeugen und es wird immer nach dem Beenden einer Sitzung automatisch ein Leistungsbericht erstellt und für den E- Mailversand vorbereitet. Seite 8 zurück zur Inhaltsübersicht Seite 9

6 3.2 Abrechnungen Der Reiter Abrechnungen bietet einige grundlegende Einstellungsmöglichkeiten, wie Briefkopf, Firmenlogo und Ausgabepfad. Klicken Sie jeweils auf den grauen Ordner-Button, um Ihre Änderungen vorzunehmen. Oder nehmen Sie Ihre Änderungen im Textfeld vor. Einstellungen nach der Erstellung der Abrechnung können Sie ebenfalls festlegen. Wählen Sie dazu Alle Abrechnungen anzeigen. und Übersicht anzeigen. Setzen Sie dazu einen Haken hinter die Optionen, um die Funktion zu aktivieren. Klicken Sie abschließend OK, um Ihre Auswahl zu speichern. 4. Hilfe = Hilfe Sie erreichen den Hilfe-Dialog, indem Sie auf den Hilfe-Button oben rechts im SupportJournal klicken. Es öffnet sich die pcvisit ProfiSupport-Anleitung, in der Sie weiterführende Informationen finden. Seite 10 zurück zur Inhaltsübersicht