Durch Evatic haben wir uns wichtige Freiräume geschaffen.

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1 Evatic Case Study We make your service profitable! Fallstudie des Projekts Flux / Evatic Durch Evatic haben wir uns wichtige Freiräume geschaffen.

2 Vorwort Warum sollen wir das Rad neu erfinden? Manchmal mag hinter diesem Satz eine Ausrede stecken, um sich über neue Dinge weniger Gedanken machen zu müssen. Im vorliegenden Fall jedoch geht es darum, positive Projekt- Erfahrungen an andere Firmen weiterzugeben, die vor einem ähnlichen Problem stehen: Die Steigerung und Stabilisierung der betrieblichen Profitabilität. Die Flux GmbH als Kunde und die Evatic GmbH als Lösungsanbieter haben gleichermaßen ein Interesse daran, über die Hintergründe zu berichten, die zu diesem Projekt führten in der Analyse und Herangehensweise, der Umsetzung und Implementierung sowie dem daraus gewonnenen Nutzen. In dieser Fallstudie über die Zusammenarbeit beider Firmen beschreiben wir, wie der Einsatz von Evatic-Lösungen durch Kostensenkung und Zeiteinsparung sowie durch neue Vertriebswege und konzepte bei der Fa. Flux Bürotechnik zu einer signifikanten Erhöhung der Profitabilität beigetragen hat und weiterhin beitragen wird. Wir werden zeigen, wie sich einerseits Flux aus einem betrieblichen Dilemma befreit hat, von einem Warenwirtschaftssystem ohne moderne, zeitgemäße Anbindung und Kompatibilität, hin zu einer Lösung mit hohem Automatisierungsgrad und verbesserter Profitabilität. Andererseits machen wir anhand von 4 Kernelementen deutlich, wie sich Evatic in die Aufgabenstellung eingearbeitet und mit erfolgreichem Projektmanagement für optimale Lösungen gesorgt hat: Die Reduzierung von Tonerverbrauch und Transportkosten Die Einsparung von Arbeitszeit Der Gewinn neuer Aufträge Die Generierung eines neuen Vertriebskonzeptes

3 Über Flux und Evatic Dieter Gruß und Udo Roland, Geschäftsführer von Flux Bürotechnik Flux ein außergewöhnliches Unternehmen In der Bürotechnik-Branche hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Nicht nur die Arbeitsabläufe im Büro haben sich gewandelt, auch die Geräte, mit denen gearbeitet wird, leisten heute viel mehr als früher. Die Vernetzung verschiedener Komponenten zu effizienten Kommunikationssystemen ist die Aufgabenstellung der Zukunft. Eine Herausforderung, der sich Flux stellt. Als lösungsorientiertes Unternehmen beschäftigt sich Flux Bürotechnik mit 19 Angestellten seit vielen Jahren mit leistungsfähiger und wirtschaftlicher Bürokommunikation. Kopierer, Drucker, Faxgeräte und Scanner sowie Präsentationssysteme, verbunden mit intelligenter Betriebskostenkontrolle, gehören zum Leistungsangebot. Flux bietet Kompetenz aus einer Hand von der Beratung über den Verkauf und der Finanzierung bis hin zu Service, Wartung und Reparatur. 6 Servicetechniker und Partner sind tagtäglich in ganz Deutschland unterwegs, um für reibungslose Abläufe im Büroalltag beim Kunden zu sorgen. Dabei stellt Flux immer den Menschen in den Mittelpunkt, ganz gleich ob es sich um Kunden, Partner oder Mitarbeiter handelt. In einer vertrauensvollen Zusammenarbeit legt das Unternehmen besonderen Wert auf Ehrlichkeit und Vertrauen sowie auf Offenheit und Klarheit. Mit begeisterten Mitarbeitern begeistert man auch seine Kunden. Dies macht Flux zu einem außergewöhnlichen Unternehmen in Bezug auf Kundenbeziehungen, individuelle Persönlichkeitsentwicklungen und wirtschaftlichen Erfolg. Ketil Johnsen, Country Manager Deutschland Evatic GmbH Evatic wir machen Ihren Service profitabel! Evatic, 1991 gegründet, entwickelt die Evatic Service Management Software und vertreibt sie an Unternehmen, die in der Serviceindustrie für Dokumenten management tätig sind. Diese Software- Lösungen sind speziell zur Unterstützung der Bedürfnisse von Unternehmen mit technischem Service rund um Stellplätze und IT-Services konzipiert. Der typische Evatic Kunde konzentriert sich auf die Optimierung der Dienstleistungskette, indem er besonderen Wert auf detaillierte Sales- und Warenwirtschaft, Vertragsverwaltung, Personaleinsatzplanung und Terminplanung legt. Seine Servicetechniker nutzen Handhelds mit mobilen Lösungen wie z. B. Evatic Mobile für Handys, PDAs und Smartphones oder Tablet-PCs. Die Evatic-Kundenliste umfasst eine große Spannweite von Unternehmen von kleinen lokal ansässigen Firmen bis hin zu internationalen Konzernen. Das Evatic Service Management System ist derzeit in 10 verschiedenen Sprachen erhältlich. Dabei verfügt Evatic über Niederlassungen in Norwegen, Schweden, Deutschland, Frankreich, Singapur, Benelux und Polen.

4 Die Ausgangssituation Der Idealfall war ebenfalls schnell skizziert. Ein zentrales automatisiertes System sollte sämtliche Transaktionen eines Kunden erfassen: Die Zeit war reif - das erkannte man bei Flux sehr schnell, als das bislang verwendete Branchenprogramm an seine Grenzen stieß. Es fehlte u.a. eine Statusübersicht über die gesamten Aufträge und über den Service. Außerdem ließ sich nicht ermitteln, inwieweit sich Verträge mit den Kunden in punkto ihrer Profitabilität entwickelten. Eine betriebswirtschaftlich gefährliche Situation! Ebenso geriet die gesamte zeitgemäße Kommunikation nach außen (z.b. Web-Interfaces, -Anbindungen etc.) ins Stocken, denn eine Kompatibilität war mit der herkömmlichen Lösung nicht möglich. Hinzu kam, dass viel manuelle Arbeit geleistet werden musste, da die einzelnen Softwaresysteme nicht oder nur bedingt miteinander interagierten: Das CRM lief unter Cobra, Kalkulationen wurden mit Excel erstellt, Angebote mit Word geschrieben und für Service und Vertragsverwaltung verwendete man Koab. Die einzelnen Datensätze waren auf mehrere Speichermedien verteilt und mussten von Hand zur jeweiligen Applikation abgerufen werden. Hier lauerte ständig der Fehlerteufel. All dies und die generelle Erkenntnis über sinkendes Volumen und geringere Margen in der Industrie führte zu der dringenden Notwendigkeit einer Kostenoptimierung. Vertriebsaktivitäten Serviceeinsätze Gerätestellplätze Verträge Aufträge Rechnungen Sonstige Aktivitäten Gesucht war eine komplette Übersicht und Auswertung sämtlicher Bewegungen beim Kunden, am besten auf Knopfdruck. Die Vertragsmöglichkeiten und die damit verbundenen Abrechnungen müssen sich flexibel gestalten lassen, ebenso die Möglichkeit an Ausschreibungen teilzunehmen. Des Weiteren brauchte man eine deutliche Optimierung aller Service- und Auftragsprozesse, um hier für mehr Effizienz zu sorgen. Gepaart mit einem verbesserten Informationsfluss durch die Anbindung an moderne Kommunikationssysteme würde eine solche Lösung im Endeffekt die Kundenzufriedenheit eindeutig weiter steigern.

5 Der Kontakt Evatic ist in der Service-Branche keine Unbekannte, hatten sich doch bereits in der Vergangenheit einige Partnerfirmen von Flux über die bueroboss.de-gruppe für Lösungen von Evatic entschieden. So kam man gemeinsam in Kontakt und Flux konnte durch seine fundierte Erfahrung sowie mit einem schlüssigen Gesamtkonzept zur Erreichung der gestellten Ziele überzeugt werden: Die Entscheidung fiel auf Evatic! Die Lösungen Um die von Flux definierten Anforderungen zu erfüllen und die Geschäftsabläufe zu optimieren hat Evatic - nach einer genauen Analyse der bestehenden Prozesse - ein Lösungspaket geschnürt, das mit verschiedenen Modulen als Komplettsystem eingesetzt wurde: Evatic Service (Vertragswesen, Serviceabwicklung, Auftragsmanagement) Evatic Mobile (mobile Lösung für den Einsatz der Servicetechniker) Evatic Sales (Sales Management) Evatic Stock (Warenwirtschaft und Logistik) Evatic Report Designer (Formular und Layout Manager) Evatic FiBu Sync (Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung) Evatic EES (Exchange Synchronisation zu MS Outlook) Evatic M2M (automatisierte Zählerimporte und VBM Bestellungen) Hierzu wurde das Fleet System FM Audit gewählt und in die Gesamtlösung integriert Die Umsetzung Die Implementierung beim Kunden dauerte in ihrer Gesamtheit nur 3 Monate, inkl. Anbindung an die FiBu. Die Ziele waren seitens Flux klar definiert und konnten seitens Evatic mit passender Software und erfahrenen Consultants ideal umgesetzt werden. Darüber hinaus wurden der gesetzte Zeitrahmen und das Budget eingehalten. Die Qualität, darüber sind sich beide Unternehmen einig, war exakt auf dem hohen Niveau, das man erwartet hatte! Dabei ist ausdrücklich die konstruktive Zusammenarbeit beider Parteien hervorzuheben, die dieses Projekt so reibungslos hat ablaufen lassen.

6 Der Nutzen Wie stellt sich die Situation für Flux nach der erfolgreichen Implementierung dar? Was hat sich konkret in den betrieblichen Abläufen durch die Einbindung der Evatic Komplettlösung verändert? Mit Evatic M2M wurde der gesamte Tonerprozess optimiert, was dazu führte, dass die monatlichen Frachtkosten mit dem Spediteur um 50% gesenkt wurden. Die interne Arbeitszeit für die Abwicklung von Tonerbestellungen und lieferungen kostete früher ca. 10 Arbeitsstunden wöchentlich. Diese Arbeit ist jetzt in deutlich weniger als 1 Stunde erledigt, was einer Reduzierung um nahezu 90% entspricht. Die Auslieferung der Toner erfolgt jetzt bedarfsgenau - 1:1 - je Stellplatz und Tonerkartusche. Ein Kunden- Tonerlager wird nicht mehr benötigt. Die verbesserte Tonernutzung senkte den Verbrauch um 4%, was für Flux eine Einsparung von immerhin EUR pro Jahr bedeutete. Für Nicht-Vertragskunden konnte ein effizienter Tonerprozess erstellt werden. Dies brachte ein neues Vertriebskonzept hervor, was wiederum neue Umsätze generierte. Alles zusammen führte bei Flux zu einem fantastischen RoI nach bereits 6 Monaten. Stimmen und Meinungen Die Einführung von Evatic hat unser Business entscheidend vorangebracht. Über das Fleetsystem und Evatic M2M kommen bei uns die Aufträge rein, die Direktbelieferung über unseren Distributor wird automatisch ausgelöst, fast zeitgleich erfolgt das Erstellen und Einbuchen der Rechnung. Das schafft uns wichtige Freiräume. Überhaupt hat die gesamte Projektphase sehr toll funktioniert, überdies wurde das Budget eingehalten! Es war eine sehr gute Entscheidung auch im Hinblick auf den RoI sämtliche Prozesse in die Hände von Evatic zu legen. Dieter Gruß, GF Flux Bürotechnik GmbH & Co KG Solche Projekte sind für uns ideal. Hier können wir einerseits zeigen, wozu unsere Lösungen imstande sind und andererseits unser Potenzial im Projektmanagement unter Beweis stellen. Nur durch einen professionellen und strukturierten Auftritt können wir einen Kunden überzeugen. Und im Fall von Flux hat die Zusammenarbeit während der gesamten Projektphase von Anfang an funktioniert. Das Ergebnis kann sich wirklich sehen lassen! Michael Blesenkemper-Klar, Project Coordinator Evatic GmbH Impressum Für den Inhalt verantwortlich: Evatic GmbH Michael Blesenkemper-Klar, Ketil Johnsen Flux Bürotechnik Dieter Gruß, Udo Roland