Amtsblatt der Stadt Werne

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1 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: I/2 Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Werne vom (zuletzt geändert durch 1. Änderungssatzung vom , VI/207) Für die Durchführung der in den 101 bis 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom (GV NW S. 666/ SGV NW S. 2023) in der z. Z. gültigen Fassung enthaltenen Vorschriften hat der Rat der Stadt Werne in seiner Sitzung am folgende Rechnungsprüfungsordnung erlassen: 1 Stellung des Rechnungsprüfungsamtes (1) Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit dem Rat unmittelbar unterstellt ( 104 Abs. 1 Satz 1 GO NW). (2) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist das Rechnungsprüfungsamt nur an rechtliche Vorschriften gebunden. (3) Für den allgemeinen Dienstbetrieb sind die für alle städtischen Fachbereiche und Dienstkräfte geltenden Vorschriften und Anweisungen maßgebend. 2 Personelle Voraussetzungen (1) Das Rechnungsprüfungsamt besteht aus dem Amtsleiter, den Prüfern und sonstigen Dienstkräften. Der Leiter und die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes werden gemäß 104 Abs. 2 GO vom Rat bestellt und abberufen. (2) Leiter und Prüfer sollen persönlich und fachlich für die Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes geeignet sein. Sie müssen die für ihre Prüfungstätigkeit erforderlichen Kenntnisse der verwaltungsrechtlichen Vorschriften besitzen. Darüber hinaus sind bei den Fachprüfern noch besondere Kenntnisse auf technischem Gebiet, für die kameralistische und kaufmännische Buchführung, für die Betriebsabrechnung sowie für die automatisierte Datenverarbeitung erforderlich. (3) Die Prüfer sind verpflichtet, sich für ihren Aufgabenbereich laufend fortzubilden

2 I/2 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes (1) Das Rechnungsprüfungsamt übt die Kontrolle über die Haushaltsführung, das Kassenund Rechnungswesen und die Vermögens- und Schuldenverwaltung aus. (2) Nach 103 Abs. 1 GO NW hat das Rechnungsprüfungsamt folgende Pflichtaufgaben: 1. Die Prüfung der Rechnung (nach den näheren Bestimmungen des 101 GO), 2. die laufende Prüfung der Kassenvorgänge und Belege zur Vorbereitung der Prüfung der Jahresrechnung, 3. die dauernde Überwachung der Kassen der Stadt Werne und der Sondervermögen (Eigenbetriebe) sowie die Vornahme der Kassenprüfungen, 4. die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß 56 Abs. 3 des Haushaltsgrundsätzegesetzes und gemäß 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung, 5. die Prüfung von Vergaben, 6. die Prüfung der im Bereich der Haushaltswirtschaft der Gemeinde und der Sondervermögen eingesetzten Programme vor ihrer Anwendung. Darüber hinaus hat das Rechnungsprüfungsamt die durch besondere gesetzliche Bestimmungen übertragenen Aufgaben wahrzunehmen. (3) Dem Rechnungsprüfungsamt werden aufgrund des 103 Abs. 2 GO folgende weitere Aufgaben übertragen: 1. Die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände, 2. die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen, 3. die Prüfung von Anordnungen vor ihrer Zuleitung an die Kasse, wobei eine sachliche und zeitliche Beschränkung der Visakontrolle der Entscheidung des Rechnungsprüfungsamtes überlassen bleibt, 4. die Prüfung der zur befristeten und unbefristeten Niederschlagung und zum Erlaß vorgesehenen Forderungen vor Benachrichtigung der Schuldner, - 2 -

3 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: I/2 5. die Prüfung der Verwaltung auf Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, 6. die gutachterliche Stellungnahme zur Verfahrensregelung im Haushalts-, Kassenund Rechnungswesen und zu wesentlichen Änderungen organisatorischer, finanzund betriebswirtschaftlicher Art sowie zum wirtschaftlichen Einsatz der Datenverarbeitung, 7. die Prüfung der Betätigung der Stadt Werne als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts sowie die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfungen, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat, (4) Bei der Prüfung von Vergaben gemäß Abs. 2 Ziffer 5 sind die Ausschreibungsunterlagen dem Rechnungsprüfungsamt vor der Beschlußfassung bzw. Auftragsvergabe vorzulegen, sofern die Auftragssumme bei der Vergabe die vom Rechnungsprüfungsamt festgelegte Summe übersteigt. Bei Aufträgen darunter erfolgt die Prüfung in Stichproben. Entsprechendes gilt für die Prüfung der Bauausführungen bzw. -abrechnungen gemäß Abs. 3 Ziffer 2. (5) Die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen (Eigenbetriebe) wird dem Rechnungsprüfungsamt gemäß 103 Abs. 2 GO NW ebenfalls übertragen, wobei auf die Jahresabschlußprüfung nach 106 GO NW mit abzustellen ist. 4 1) Weitere Übertragung von Aufgaben (1) Dem Rechnungsprüfungsamt können durch den Rat weitere Aufgaben übertragen bzw. Aufträge erteilt werden. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuß kann im Rahmen seiner gesetzlichen und vom Rat übertragener weiterer Aufgaben dem Rechnungsprüfungsamt Aufträge erteilen. (3) In Einzelfällen ist der Finanzausschuß berechtigt, dem Rechnungsprüfungsamt Prüfungsaufträge zu erteilen. (4) Der Bürgermeister kann dem Rechnungsprüfungsamt Aufträge zu Prüfungen erteilen. Der Finanzausschuß ist von der Auftragserteilung zu unterrichten. (5) Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes entscheidet, welche weiteren Prüfungen unter Berücksichtigung des 7 Abs. 1 durchgeführt werden

4 I/2 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: Befugnisse der Prüfer (1) Das Rechnungsprüfungsamt ist im Rahmen seiner Aufgaben befugt, von den Fachbereichen und Betrieben der Stadt jede für die Prüfung notwendige Auskunft, den Zutritt zu allen Dienst- und Lagerräumen, die Öffnung von Behältern usw. und die Vorlage bzw. Aushändigung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen sowie Einblick in die Datenbestände zu verlangen, sofern nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Von Gesellschaften, an denen die Stadt beteiligt ist, kann das Rechnungsprüfungsamt unter Beachtung des Prüfungszweckes Auskunft verlangen. (2) Der Leiter und die Prüfer sind berechtigt, Ortsbesichtigungen vorzunehmen. (3) Die Prüfer sind nicht berechtigt, in die Geschäftsführung einzugreifen oder Weisungen für den Geschäftsbetrieb zu geben. (4) Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes und die Prüfer haben sich mit den für ihre Tätigkeit erforderlichen Bestimmungen und Verhältnissen sowie den allgemeinen Dienstvorschriften vertraut zu machen. (5) Der Amtsleiter und die Prüfer weisen sich durch einen vom Bürgermeister ausgestellten Dienstausweis aus. (6) Das Rechnungsprüfungsamt führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftwechsel selbständig. Rückschriften von besonderer Bedeutung an Dienststellen der Stadtverwaltung sind vom Leiter des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen. 6 1) Informationspflicht der Verwaltung (1) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, sogleich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten. Das gilt auch für alle übrigen Vorschriften und Verfügungen, die das Rechnungsprüfungsamt als Prüfungsunterlagen benötigt, z. B. Arbeitsordnungen, Dienstpläne, Lohntarife, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen, ADV-Richtlinien usw. (2) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle Einladungen (mit Anlagen) und Sitzungsniederschriften des Rates und der Ausschüsse zeitgleich mit den Rats- und Ausschußmitgliedern zuzuleiten

5 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: I/2 (3) Die Dienststellen sind verpflichtet, die zur Prüfung der gutachtlichen Beurteilung nach 3 erforderlichen Unterlagen dem Rechnungsprüfungsamt von sich aus rechtzeitig vorzulegen. Alle Dienststellen haben den Prüfern ihre Prüfung in entgegenkommender Weise zu erleichtern. (4) Die Prüfungsberichte übergeordneter oder sonstiger Prüfungsorgane sind dem Rechnungsprüfungsamt unmittelbar nach Vorliegen der Berichte zuzuleiten. (5) Die Jahresabschlüsse einschl. der Geschäfts- und Prüfungsberichte der Sondervermögen (Eigenbetriebe) sind dem Rechnungsprüfungsamt vorzulegen. (6) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Namen und Unterschriften der verfügungs-, anweisungs- und sonstigen zeichnungsberechtigten Beamten und Angestellten mitzuteilen. Außerdem sind ihm die Namen der Beamten und Angestellten zu übermitteln, die berechtigt sind, Verpflichtungsgeschäfte abzuschließen. Insoweit ist auch der Umfang der Berechtigung anzugeben. (7) Das Rechnungsprüfungsamt ist von der Absicht, wichtige Änderungen in der Kasse, insbesondere im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, vorzunehmen, so rechtzeitig zu unterrichten, daß es sich vor der Entscheidung gutachtlich äußern kann. (8) Das Rechnungsprüfungsamt ist von allen Unregelmäßigkeiten, die in Dienststellen und Betrieben festgestellt werden und durch die ein Vermögensschaden für die Stadt entstanden ist oder entstehen könnte, unter Darlegung des Sachverhalts unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Das gleiche gilt für Verluste durch Diebstahl, Beraubung usw. 7 Durchführung der Prüfungen, Prüfungsberichte (1) Der Amtsleiter stellt einen Prüfplan auf. Dabei ist zu beachten, daß neben den termingebundenen Prüfungen in gewissen Zeitabständen alle weiteren zu prüfenden Aufgabengebiete der Verwaltung erfaßt werden. (2) Die Prüfungsberichte sind vom Leiter des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen. Er entscheidet, welche Beanstandungen in den Prüfungsbericht aufgenommen werden und übernimmt die Verantwortung für das Prüfungsergebnis im ganzen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Darstellung der in den Prüfungsermittlungen festgehaltenen Tatbestände trägt der einzelne Prüfer

6 I/2 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: (3) Bei Prüfungen, über die ein abschließender Bericht erstattet wird, insbesondere bei angeordneten Sonderprüfungen, sind die Leiter der geprüften Fachbereiche und Einrichtungen, soweit es der Prüfungszweck zuläßt, über den Fortgang der Prüfung auf dem laufenden zu halten. In diesen Fällen ist den beteiligten Betriebs- und Fachbereichsleitern vor Abschluß der Prüfung eine Schlußbesprechung über das Prüfungsergebnis anzubieten. (4) Dienststellen, denen Berichte oder Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes zugehen, haben hierzu innerhalb der gesetzten Frist Stellung zu nehmen. (5) Werden bei der Durchführung einer Prüfung wesentliche Unkorrektheiten oder Unregelmäßigkeiten festgestellt oder ergeben sich zwischen Prüfer und geprüftem Fachbereich wesentliche Unstimmigkeiten, so ist der Bürgermeister und, wenn Veruntreuungen oder Unterschlagungen vermutet werden, auch der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses vom Leiter des Rechnungsprüfungsamtes zu unterrichten. (6) Ergeben sich bei der Prüfung Schwierigkeiten zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und dem zu prüfenden Fachbereich, so bittet der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes den Bürgermeister unter Benachrichtigung des Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses um die erforderlichen Maßnahmen. (7) Das Rechnungsprüfungsamt legt die Berichte über alle Prüfungen, die es im Auftrag des Rates, des Haupt- und Finanzausschusses oder des Rechnungsprüfungsausschusses durchgeführt hat, gleichzeitig dem Bürgermeister und dem Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses vor. 8 Prüfung der Jahresrechnung (1) Die Jahresrechnung wird vom Rechnungsprüfungsamt geprüft. Das Ergebnis der Prüfung ist in einem Schlußbericht zusammenzufassen und in einen allgemeinen und einen gesonderten Berichtsband zu gliedern. Der Bericht ist dem Bürgermeister, den Fraktionen und dem Rechnungsprüfungsausschuß zuzuleiten. (2) Die Einwohner oder Abgabepflichtigen sind zur Einsichtnahme in den allgemeinen Berichtsband berechtigt. Aus diesem Grunde wird der Berichtsband an 7 Tagen zur Einsichtnahme vorgehalten. Auf die Möglichkeit und den Ort der Einsichtnahme wird im Amtsblatt der Stadt Werne hingewiesen

7 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: I/2 (3) Der Rechnungsprüfungsausschuß kann den Bericht unverändert übernehmen bzw. Änderungen oder Ergänzungen veranlassen. Er gibt ihn als seinen Schlußbericht an den Rat weiter. Unterschiedliche Auffassungen zwischen Rechnungsprüfungsausschuß und Rechnungsprüfungsamt sind dem Rat zur Kenntnis zu bringen. (4) Der Rat beschließt die vom Rechnungsprüfungsausschuß geprüfte Jahresrechnung und entscheidet zugleich über die Entlastung des Bürgermeisters gemäß 94 GO NW. 9 1) Prüfungsbericht der Gemeindeprüfungsanstalt (1) Zur Schlußbesprechung von Prüfungsberichten der Gemeindeprüfungsanstalt sind neben dem Bürgermeister die Fraktionsvorsitzenden der im Rat vertretenen Parteien, der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses sowie der Amtsleiter des Rechnungsprüfungsamtes einzuladen. (2) Der Bürgermeister legt den Prüfungsbericht dem Rechnungsprüfungsausschuß zur Beratung vor. Der Rechnungsprüfungsausschuß unterrichtet den Rat über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes sowie über das Ergebnis seiner Beratungen. 10 Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses (1) Aufgaben und Zusammensetzung des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach den näheren Vorschriften der Gemeindeordnung und der Hauptsatzung. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuß tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. (3) Das Rechnungsprüfungsamt unterrichtet halbjährlich den Rechnungsprüfungsausschuß über alle Prüfungen. Wesentliche Beanstandungen und wichtige Vorkommnisse seines Aufgabenbereichs sind sofort dem Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses zu berichten. In diesen Fällen ist gleichzeitig der Bürgermeister zu informieren. (4) An den Ausschußsitzungen nimmt der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes teil. Die Teilnahme des Bürgermeisters und der Beigeordneten an den Sitzungen richtet sich nach den Bestimmungen der GO ( 69 Abs. 2). Andere Mitarbeiter können hinzugezogen werden

8 I/2 Jahrgang: 2003 Ausgabe: 8 Ausgabetag: (5) An den Sitzungen, in denen das Prüfungsergebnis der Jahresrechnung beraten wird, nehmen der Bürgermeister, der Kämmerer oder der für das Finanzwesen zuständige Beamte und der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes teil, andere Mitarbeiter können hinzugezogen werden. (6) Die stellvertretenden Ausschußmitglieder sowie die Ratsmitglieder, die dem Rechnungsprüfungsausschuß nicht angehören, können an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses als Zuhörer teilnehmen. Ratsmitglieder, die einen Antrag eingebracht haben, der zur Behandlung im Rechnungsprüfungsausschuß führt, können sich an der Beratung zu diesem Tagesordnungspunkt beteiligen, jedoch nicht bei der Beschlußfassung mitwirken. 11 Schlußbestimmungen Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt treten die Rechnungsprüfungsordnung vom und die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt vom außer Kraft Die vorstehende Satzung wird hiermit öffentlich bekanntgemacht. Die Verletzung von Verfahrens- oder Formvorschriften der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen kann gegen diese Satzung nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündung nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt, b) die Satzung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekanntgemacht worden, c) der Bürgermeister hat den Ratsbeschluß vorher beanstandet oder d) der Form- oder Verfahrensmangel ist gegenüber der Stadt Werne vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt. W e r n e, ) geändert durch 1. Änderungssatzung vom , VI/207 gez. Wichmann Bürgermeister - 8 -