Arbeitsprozesse individuell gestalten

Transkript

1 Arbeitsprozesse individuell gestalten :24 von Bernfried Howe Die Anforderungen an ein Aufgaben Management können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Die erforderlichen Aufgabentypen, die Art der Priorisierung und der Aufwandseinschätzung und insbesondere der Arbeitsablauf, um Aufgaben von einem initialen in einen finalen Status zu überführen, sollten daher pro Unternehmen oder sogar pro Unternehmensbereich individuell einstellbar sein. Nur so kann ein optimales Aufgaben Management gewährleistet und die Akzeptanz aller Beteiligten erzielt werden. Daher haben wir im Agile Workers schon sehr früh die Möglichkeit geschaffen, die Eigenschaften von Aufgaben, die Arbeitsabläufe und deren Darstellung auf den Pinnwänden individuell definieren zu können. Mit dem aktuellen Release wurde nun sichergestellt, dass diese Einstellungen als Vorlagen zentral gepflegt und einfach wiederverwendet werden können. Pinnwandvorlagen Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" können mit dem aktuellen Release nun sogenannte Pinnwandvorlagen definiert werden. Diese werden verwendet, um das Erscheinungsbild und Verhalten der Projekt- und Team Pinnwände individuell gestalten zu können.

2 Eine Pinnwandvorlage definiert dabei folgende Eigenschaften: Ein Pinnwandvorlage kann ein oder mehrere Pinnwände definieren. Das bedeutet, dass für ein Projekt oder für ein Team mehrere Pinnwände für die Visualisierung der Aufgaben angeboten werden können, die über ein entsprechendes Drop-Down Menü im Pinnwand Dialog ausgewählt werden können. Beispiel: Es wird eine Pinnwand für die Darstellung von Aufgaben des Typs "Ziel" und für Aufgaben des Typs "Aufgabe" angeboten, da diese unterschiedliche Arbeitsprozesse zugrunde liegen haben. Eine Pinnwanddefinition legt fest welche Bereiche (areas) die einzelnen Arbeitsprozessschritte gruppieren sollen welche Spalten (cols) pro Bereich angezeigt werden sollen welche Blöcke (parts) innerhalb einer Spalte gebildet werden sollen, um die einzelnen Aufgaben in Abhängigkeit des Status darzustellen Für die Bereiche und Blöcke können Überschriften, Farben und Symbole hinterlegt werden. Spalten dienen lediglich der vertikalen Aufteilung. Pro Block wird eine maximale Anzahl an Aufgaben festgelegt. Wenn diese überschritten wird, erscheint eine Warnmeldung. Pro Block werden die Status hinterlegt, die bestimmen, welche Aufgaben mit welchem Status wo erscheinen sollen. Auf Basis dieser Konfigurationsmöglichkeiten lassen sich unterschiedlichste Anforderungen an die Darstellung von Aufgaben auf der Pinnwand realisieren. Arbeitsprozessvorlagen Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" können nun ebenfalls Vorlagen für Arbeitsprozesse definiert werden. Diese werden verwendet, um für Aufgaben individuelle Eigenschaften hinterlegen und auf Basis der definerten Status einen Arbeitsprozess definieren zu können. Folgende Eigenschaften von Aufgaben werden in einer Arbeitsprozessvorlage definiert:

3 Status: Es werden die möglichen Status einer Aufgabe definiert, z.b. Neu, In Arbeit, In QA, In Abnahme, Abgeschlossen. Die Liste der Status ist die Grundlage für den Arbeitsprozess (Workflow), wo die erlaubten Statusübergänge hinterlegt werden. Abschlussgründe: Es werden die möglichen Abschlussgründe festgelegt, z.b. Gelöst, Doppelt, Ungelöst, Nicht reproduzierbar, die vergeben werden, wenn eine Aufgabe in den finalen Status überführt wird. Typ: Es werden die verschiedenen Typen von Aufgaben definiert, z.b. Anforderung, Aufgabe, Support Ticket oder Epic, User Story, Task, usw. Priorität: Es werden die Prioritätsstufen frei definiert, z.b. gering, mittel, hoch, kritisch oder einfach 1,2,3,4,5 Komplexität: Für die Einschätzung des Aufwands, ohne konkrete Aufwandszahlen zu hinterlegen, können Komplexitätsgrade, wie z.b. gering, mittel, hoch oder 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64 Storypoints hinterlegt werden. Verknüpfungen: Es werden alle Arten der Verknüpfungen definiert, die eine Beziehung zwischen Aufgaben darstellen, z.b. ist abhängig von, ist blockiert von, ist Ziel von. Standardwerte: Für alle o.g. Eigenschaften (außer Verknüpfungen) werden Standardwerte hinterlegt, die z.b. bei der Erstellung einer neuen Aufgabe herangezogen werden. Darüber hinaus wird in einer Arbeitsprozessvorlage der eigentliche Prozess separat mit folgenden Eigenschaften definiert: Arbeitsabläufe: In einer Arbeitsprozessvorlage können ein oder mehrere Arbeitsabläufe (Workflows) definiert werden. Initialer Status: Es wird festgelegt, welcher Status den initialen Zustand einer Aufgabe in dem Arbeitsablauf ausdrückt. Finaler Status: Es wird festgelegt, welcher Status den finalen Zustand einer Aufgabe in dem Arbeitsablauf ausdrückt. Fortschrittsstatus: Alle Status, die einen Fortschritt ausdrücken, werden definiert, z.b. "In Arbeit" drückt einen Fortschritt aus, "Neu" nicht. Schritte (steps): Es werden die einzelnen Schritte des Arbeitsablaufs definiert. In der Regel entspricht jeder Status einem Schritt. Statusübergänge (transition): Jeder Schritt verfügt über die Liste der möglichen Statusübergange z.b. von "Neu" nach "In Arbeit". Mit den Statusübergängen wird somit der eigentliche Arbeitsablauf definiert. Zuordnung zu Aufgabentypen: Jeder Arbeitsablauf kann anschließend bestimmten Aufgabentypen zugeordnet werden, so dass jeder Aufgabentyp seinen eigenen Arbeitsablauf erhalten kann. Standart-Arbeitsablauf: Es wird ein Arbeitsablauf als Standard für alle Aufgabentypen hinterlegt, die keine explizite Zuordnung zu einem Arbeitsablauf erhalten haben. Zum Abschluss muss jeder Arbeitsprozessvorlage eine Pinnwandvorlage zugeordnet werden, damit die Aufgaben und Arbeitsabläufe auf der Pinnwand korrekt dargestellt werden können. Hierbei ist es wichtig, dass die Pinnwandvorlage mit den definierten Statuswerten und -übergängen harmoniert. Diese umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten ermöglichen eine zentrale Konfiguration vielfältiger Arbeitsabläufe eines Unternehmens, die in den Projekten und Teams Ihre Anwendung finden. Arbeitsprozessvorlagen verwenden Jedes Projekt definiert durch die Zuordnung einer Arbeitsprozessvorlage die Arbeitsweise der Aufgaben, die dem Projekt zugrunde liegen. Schon bei der Erstellung eines Projekts wird daher festgelegt, welche Arbeitsprozessvorlage verwendet werden soll. Die Zuordnung kann bei Bedarf auch später noch geändert

4 werden, wobei zu beachten ist, dass bestehende Aufgaben unter Umständen nicht mehr mit der Vorlage übereinstimmen könnten. Auf Basis der zugeordneten Arbeitsprozessvorlage können anschließend alle Aufgaben erzeugt und auf Basis des gewünschten Arbeitsablaufs umgesetzt werden. Pinnwandvorlagen verwenden Die Pinnwandvorlage wird für zwei Anwendungfälle benötigt. Zum einen wird auf Basis einer Vorlage die Team Pinnwand definiert, die eine Besonderheit aufweist. Denn auf der Team Pinnwand werden Aufgaben aus allen Projekten des Teams dargestellt. Das bedeutet, dass unter Umständen sogar unterschiedliche Arbeitsprozesse verschiedener Projekte in einer Team Pinnwand vereint werden. Daher sind Pinnwandvorlagen für Teams unter Umständen anders zu gestalten, als für Projekte.

5 Powered by TCPDF ( Da jedes Projekt auch seine eigene Pinnwand besitzt, müssen natürlich auch Pinnwandvorlagen zu Projekten zugeordnet werden. Dieses geschieht indirekt über die Arbeitsprozessvorlage. Somit kann pro Projekt eine unterschiedliche Darstellung der Pinnwand bei Bedarf erzielt werden. In der Praxis wird es aber eher zu einer einheitlichen Pinnwand kommen und abweichende Pinnwände stellen eher die Ausnahme dar. Fazit Die zentrale Konfiguration von Pinnwand- und Arbeitsprozessvorlagen stellt eine wesentliche Möglichkeit dar, Agile Workers zu einem auf die eigenen Arbeitsprozesse zugeschnittenem Aufgaben Management zu machen. Durch die Verwendung von gewohnten Begriffen und Arbeitsweisen wird ein intuitives Arbeiten gefördert und die Akzeptanz für alle beteiligten Mitarbeiter gesteigert. Wichtige Faktoren, um Projekte erfolgreicher umsetzen zu können.