AGILIA CAMPAIGN. Exportmanager. Benutzer- Dokumentation

Transkript

1 AGILIA Benutzer- Dokumentation CAMPAIGN

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul: Campaign. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Schulungen an. Eine detaillierte Beschreibung der Schulungen senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax office@ebitonline.com * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 14

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES... 4 Wozu brauche ich den?... 4 Wie finde ich den? DATENEXPORT... 5 Wie exportiere ich Daten? Exportstruktur festlegen... 5 Schritt 1 Wie lege ich eine Exportstruktur fest?... 5 Schritt 2 Attribute der Exportstruktur bearbeiten... 6 Schritt 3 Benennen und Speichern der Exportstruktur Exporttyp wählen... 7 Zielgruppen-Export... 8 Outbound-Export... 8 Kontaktpersonen-Export Infomaterial-Export Ordertaking Export Dateien verwalten Job-Liste ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 14

4 1 Allgemeines Wozu brauche ich den? Der ermöglicht es, auf einfache Weise Daten aus AGILIA zu exportieren. Er bietet Ihnen die Möglichkeit, den Export nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Dieser Teil der Benutzerdokumentation beschreibt die Funktionalität und Bedienung der Bereiche, welche sich mit dem Export von Daten beschäftigen. Der Datenexport gliedert sich in folgende zwei Teile: Export-Jobs: Diese bestimmen, welche Daten (Datensätze) in welcher Form exportiert werden. Export-Strukturen: Diese bestimmen, welche Attribute von den Datensätzen exportiert werden. Strukturen sind für die meisten Export-Jobs notwendig. Wie finde ich den? Im Modul CAMPAIGN finden Sie den Menüpunkt EXPORTMANAGER. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden zwei Menüpunkten: EXPORTASSISTENT und EXPORTSTRUKTUR Abbildung 1: Menü Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 14

5 2 Datenexport Wie exportiere ich Daten? Um die gewünschten Daten zu exportieren, folgen Sie diesen beiden Schritten: 1. Legen Sie die gewünschte Exportstruktur fest. Sie können auch eine bereits früher erstellte Struktur benützen bzw. ändern. 2. Wählen Sie den Exporttyp. Diese beiden Schritte werden anschließend im Detail beschrieben (siehe Abschnitte 2.1 Exportstruktur festlegen und 2.2 Exporttyp wählen). 2.1 Exportstruktur festlegen Die Exportstruktur definiert die Attributmenge für verschiedene Exportjobs. Die Struktur wird von den Jobs verwendet, kann also jederzeit erweitert bzw. verringert werden und auch für verschiedene Jobs verwendet werden. Schritt 1 Wie lege ich eine Exportstruktur fest? Abbildung 2: Dialogfenster Exportstruktur Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Exportstruktur festzulegen: ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 14

6 Schritt 1 Wählen Sie den Menüpunkt EXPORTSTRUKTUR aus dem Menü EXPORTMANA- GER aus. Schritt 2 Entweder benützen bzw. ändern Sie eine bereits erstellte Exportstruktur oder Sie legen eine neue Exportstruktur im Menüpunkt NEUE STRUKTUR an. Schritt 3 Sie befinden sich nun im Dialogfenster Exportstruktur (siehe Abbildung 2: Dialogfenster Exportstruktur). Die Struktur ist aufgebaut wie die Objektstruktur von AGILIA, wie sie etwa bei einem Profil in der Dynabase zu finden ist. Schritt 4 Wählen Sie nun die gewünschten Attribute der Objekte, indem Sie die entsprechenden Checkboxen anklicken. Zu Beginn erscheinen nur die Attribute des Objektes Profil. Schritt 5 Für Attribute anderer Objekte klicken Sie auf die jeweiligen Buttons der Objekte. Diese befinden sich jeweils links der Objekte. Sobald Sie ein Objekt zur Exportstruktur hinzugefügt haben, können Sie die gewünschten Attribute auswählen. Hinweis: Jedes Attribut, welches exportiert werden soll, muss mit einer Checkbox markiert sein. Schritt 6 Anschließend klicken Sie auf Schritt 2 Attribute der Exportstruktur bearbeiten Abbildung 3: Dialogfenster Exportstruktur Detail Im nächsten Fenster (Schritt 2) wird die vorher erstellte Struktur nochmals zusammenfassend dargestellt (siehe Abbildung 3: Dialogfenster Exportstruktur Detail). Hier haben Sie die Möglichkeit: 1 Attribute wieder zu entfernen, 2 Attribute hinzuzufügen, welche bei jedem Datensatz gleich sind, 3 die Reihenfolge der Attribute in der Export-Datei zu beeinflussen, ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 14

7 4 Attribut-Werte in Blockbuchstaben zu konvertieren und 5 nach bestimmten Attribut-Werten zu sortieren (mit Klick auf ). Klicken Sie auf Schritt 3 Benennen und Speichern der Exportstruktur Abbildung 4: Name der Exportstruktur Im letzten Schritt müssen Sie einen Namen für die Struktur definieren. Unter diesem Namen können Sie später bei allen Auswahlen die Struktur finden. Speichern Sie die Exportstruktur und Sie erhalten eine Erfolgsmeldung. Sie haben nun erfolgreich eine neue Exportstruktur angelegt bzw. eine bestehende Exportstruktur modifiziert. Hinweis: Wenn Sie nun den Menüpunkt EXPORTSTRUKTUR wählen, finden Sie die von Ihnen erstellte und gespeicherte Exportstruktur. Gegebenenfalls können Sie hier nochmals Änderungen vornehmen, indem Sie die eben erklärten Schritte erneut durchgehen. 2.2 Exporttyp wählen Wählen Sie im Modul CAMPAING und im Menü EXPORTMANAGER den Menüpunkt EX- PORTASSISTENT und hier den Menüpunkt EXPORT DEFINIEREN. Unter diesem Menüpunkt ist es möglich, neue Datenexports zu erstellen. Hierbei wird ein Exportjob erstellt, der zum angegebenen Zeitpunkt den Datenexport von der Datenbank durchführt. AGILIA stellt je nach Modulumfang verschiedene Exporttypen zur Verfügung (siehe Abbildung 5: Exporttypen). Je nach konkreter Aufgabenstellung wählen Sie den passenden Export aus. Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. Abbildung 5: Exporttypen Es werden nun die verschieden Exporttypen im Detail erklärt, die jeweils unterschiedliche Einstellungen erlauben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 14

8 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass manche Optionen nur angezeigt werden, wenn sie bereits vor dem Export in den betreffenden Modulen ausgewählt und eingestellt wurden. Zielgruppen-Export Mit Hilfe des Zielgruppen-Exports können Sie die Profile einer Zielgruppe exportieren. Hierbei werden alle Attribute der ausgewählten Struktur in das Ergebnis übernommen. Abbildung 6: Zielgruppen-Export 1 Die Auswahl der Zielgruppe definiert welche Zielgruppe exportiert werden muss. Die Auswahl ist verpflichtend. 2 Die Exportstruktur muss aus den gespeicherten Exportstrukturen des Mandanten ausgewählt werden. Die Auswahl ist verpflichtend. 3 Der Startzeitpunkt des Export-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Export- Job. Bis dahin ist der Export-Job im Status "wartend". 4 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Export-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Exporttyp verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. Nach Klick auf wird der Export-Job in die Job-Liste übernommen und zum gegebenen Startzeitpunkt ausgeführt. Outbound-Export Beim Outbound-Export können die Ergebnisse der Outbound-Aktion exportiert werden. Hierbei werden die Attribute der gewählten Exportstruktur erweitert um die Attribute der Outbound-Aktion (Abschlüsse, Wiedervorlagen, Benutzer, Fragen, Termine). ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 14

9 Abbildung 7: Outbound-Aktion wählen Zum Erstellen eines neuen Export-Jobs muss eine Outbound-Aktion gewählt werden (siehe Abbildung 7: Outbound-Aktion wählen). Es werden nur Profile der gewählten Outbound-Aktion für den Export verwendet. Abbildung 8: Zielgruppenauswahl Der nächste Schritt (4) führt zu den Zielgruppen der Aktion (siehe Abbildung 8: Zielgruppenauswahl). Es muss mindestens eine Zielgruppe für den Export ausgewählt werden. Abbildung 9: Outbound-Export-Job Anschließend wird der eigentliche Export-Job definiert und aufgegeben (siehe Abbildung 9: Outbound-Export-Job). 1 Die Abschlussgründe der betreffenden Aktion werden angezeigt. Mit der Checkbox davor kann selektiert werden, welche Datensätze aufgrund des Abschlusses in der Aktion exportiert werden sollen. Auf der linken Seite werden die Abschlussgründe der Aktion dargestellt, 2 auf der rechten Seite die Wiedervorlage-Typen sowie die Systemabschlussgründe. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 14

10 3 Der Zeit-Typ definiert, für welche Art von Zeit es sich beim Zeitraum handelt. Der Abschlusszeitpunkt ist jener Zeitpunkt, an welchem ein Outbound-Ticket das letzte Mal "abgeschlossen" wurde, also wann es von einem Benutzer im System gespeichert wurde. Der Aktivierungszeitpunkt ist jener Zeitpunkt, an welchem eine Wiedervorlage aktiviert wird, das heißt wann sie bei einem Benutzer dargestellt werden soll. 4 Der Zeitraum definiert eine Einschränkung der Datensätze je nach gewähltem Zeit- Typ. Hinweis: In Kombination mit Aktivierungszeitpunkt kann hier auch ein zukünftiges Datum eingegeben werden. Dadurch können beispielsweise Wiedervorlagen exportiert werden, welche in der kommenden Woche aktiviert werden. 5 Die Exportstruktur definiert die Attributmenge, welche im Zuge des Exports verwendet werden soll. Hinweis: Die Outbound-Attribute werden automatisch auf Grund des Export-Typs exportiert. 6 Mit den Checkboxen "Opportunity exportieren" bzw. "Kontaktperson exportieren" ist es möglich, die durch Outbound erzeugten bzw. mit Outbound verknüpften Opportunities bzw. Kontaktpersonen ebenfalls zu exportieren. Hierbei wird die Attributmenge entsprechend erweitert. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass manche Optionen nur angezeigt werden, wenn sie bereits vor dem Export in den betreffenden Modulen ausgewählt und eingestellt wurden. 7 Die Einstellung Ticket-Anzahl definiert, ob pro Profil im gewählten Zeitraum ein Ticket oder mehr als ein Ticket exportiert werden muss. 8 Der Startzeitpunkt des Export-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Export- Job. Bis dahin ist der Export-Job im Status "wartend". 9 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Export-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Exporttyp verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. Nach Klick auf wird der Export-Job in die Job-Liste übernommen und zum gegebenen Startzeitpunkt ausgeführt. Kontaktpersonen-Export Der Kontaktpersonen-Export stellt die Daten der Kontaktpersonen und Profile von AGI- LIA in einem Outlook-Datenformat zur Verfügung. Hinweis: Diese Daten können über den Importassistent von Outlook zu Outlook-Kontakten gewandelt werden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 14

11 Abbildung 10: Kontaktpersonen-Export 1 Die Auswahl der Zielgruppe definiert welche Zielgruppe exportiert werden muss. Die Auswahl ist verpflichtend. 2 Bei den Kontaktpersonen können entweder alle Personen der Zielgruppe oder nur die Kontaktpersonen, welche in AGILIA als "Standardkontakt" markiert sind, exportiert werden. 3 Der Startzeitpunkt des Export-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Export- Job. Bis dahin ist der Export-Job im Status "wartend". 4 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Export-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Exporttyp verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. Nach Klick auf wird der Export-Job in die Job-Liste übernommen und zum gegebenen Startzeitpunkt ausgeführt. Infomaterial-Export Der Infomaterial-Export stellt die zu versendenden Informationsmaterial-Tickets zur Verfügung. Durch die Durchführung des Export-Jobs werden die darin enthaltenen Tickets auf den Status "versendet" geändert und werden daher nicht mehr exportiert. Hinweis: Gibt es Profile, welche bei einem Informationsmaterial mehr als ein offenes Ticket haben (pro Profil bzw. pro Kontaktperson), so wird nur ein Ticket exportiert, jedoch alle betroffenen Tickets auf den neuen Status gesetzt. Abbildung 11: Infomaterial-Export 1 Die Auswahl der Zielgruppe definiert welche Zielgruppe exportiert werden muss. Die Auswahl ist verpflichtend. 2 Die Exportstruktur muss aus den gespeicherten Exportstrukturen des Mandanten ausgewählt werden. Die Auswahl ist verpflichtend. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 14

12 3 Der Startzeitpunkt des Export-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Export- Job. Bis dahin ist der Export-Job im Status "wartend". 4 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Export-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Exporttyp verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. 5 Es werden die Infomaterialien angezeigt, welche im Mandanten definiert wurden. Es muss ausgewählt werden, welches Infomaterial exportiert werden muss. Nach Klick auf wird der Export-Job in die Job-Liste übernommen und zum gegebenen Startzeitpunkt ausgeführt. Ordertaking Export Der Ordertaking Export ermöglicht den Export von Bestellungen, welche im Modul Ordertaking verwaltet werden. Abbildung 12: Ordertaking Export 1 Die Auswahl der Zielgruppe definiert welche Zielgruppe exportiert werden soll. 2 Die Checkboxen des Feldes "aktueller Status" ermöglichen eine Auswahl der zu exportierenden Daten. Es kann ausgewählt werden zwischen offenen, vorläufig offenen, stornierten und bereits exportierten Bestellungen. 3 Wenn Sie im Feld "neuer Status" die jeweiligen Checkboxen "Exportiert" auswählen, so werden die Daten in der Ausgabe als exportiert gekennzeichnet. 4 Der Startzeitpunkt des Export-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Export- Job. Bis dahin ist der Export-Job im Status "wartend". 5 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Export-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Exporttyp verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. 6 Der Zeitraum ist jener Zeitraum, in welchem die Bestellungen gespeichert wurden. Dadurch kann der Umfang der exportierten Datensätze beschränkt werden. Nach Klick auf wird der Export-Job in die Job-Liste übernommen und zum gegebenen Startzeitpunkt ausgeführt. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 14

13 2.3 Dateien verwalten Im Modul CAMPAIGN unter dem Menüpunkt EXPORTMANAGER, EXPORTASSISTENT finden Sie den Menüpunkt DATEIEN VERWALTEN. Jeder Export-Job, welcher bereits einmal abgeschlossen wurde, hat eine Datei erzeugt. Diese Datei liegt am Applikationsserver. Im Menüpunkt DATEI VERWALTEN können Sie Dateien löschen bzw. die benötigten Dateien abrufen. Abbildung 13: Dateien Verwalten 2.4 Job-Liste Im Modul CAMPAIGN unter dem Menüpunkt EXPORTMANAGER, EXPORTASSISTENT finden Sie den Menüpunkt JOB-LISTE. Der Menüpunkt JOB-LISTE stellt alle Export-Jobs in Listenform dar (siehe Abbildung 14: Export-Job-Liste). Abbildung 14: Export-Job-Liste 1 Bestimmte Export-Jobs können Sie über die drei Felder "Jobname", "Ersteller" und "Erstell-Datum" suchen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 13 / 14

14 2 Jeder Export-Job hat einen Status. Durch Aktivierung/Deaktivierung der Checkboxen neben den Status-Namen (wartend, läuft gerade ) können Sie einen Filter setzen. Es werden nur noch Jobs der markierten Status angezeigt. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). 3 Die Auflistung der Export-Jobs stellt immer dar, wann von wem ein Export-Job aufgegeben wurde. Der Aktivierungszeitpunkt ist jener Zeitpunkt, zu dem die Daten aus der Datenbank ausgelesen werden bzw. wurden. 4 Der aktuelle Status wird ebenfalls angezeigt. 5 Jeder Export-Job hat einen Typ. Dieser Typ stellt einen Zusammenhang zu den betroffenen Daten dar, welche exportiert werden. 6 Es wird in der Liste auch der Erzeuger des Jobs (Benutzer Name) dargestellt. 7 Über die Detailansicht können weitere Details zum Job aufgerufen werden. 8 Jobs, die Sie nicht mehr benötigen, können in der Checkbox "Job löschen" markiert werden und werden mit anschließendem Klick auf den Button gelöscht. 9 Jeder Export-Job hat einen Namen. Sobald der Job im Status "abgeschlossen" ist, kann mittels Klick auf den Jobnamen das Ergebnis vom Server geladen werden. Es öffnet sich ein neues Fenster. Mit einem Klick auf den Button können Sie markierte Jobs abbrechen. Mit einem Klick auf den Button wird die Job-Liste neu geladen und somit aktualisiert. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 14 / 14