Erhebungsbogen zur personenbezogenen Aufgabenanalyse

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1 Erhebungsbogen zur personenbezogenen Aufgabenanalyse I. Angaben zur Person I.1. Name der Organisationseinheit / Aufgabenbereich / Sachgebiet (Dezernat / Abteilung / Stabsstelle; Sachgebiet / Fachbereich) Abt Organisationsentwicklung I.2. Vor- und Nachname Christiane Rüffer I.3. Arbeitszeitmodell Vollzeit mit 41 Stunden Wochenarbeitszeit Teilzeit mit Stunden Wochenarbeitszeit befristet bis - I.4. Amtsbezeichnung und Wertigkeit der Stelle (nach Besoldungs-/Entgeltgruppe) A 11 Verwaltungsamtfrau I.5. Qualifikation (Schul-/Hochschulausbildung, Fachkenntnisse, Zusatzqualifikationen) Dipl.-Verwaltungswirtin; Projektleiterin (TÜV); Hochschulorganisatorin (HÜF) I.6. Stärken / Interessen / eigene Entwicklungsperspektiven (z.b. zukünftig wahrzunehmende Aufgaben) Organisations- oder Personalentwicklung I.7. Funktion (z.b. Dezernent/in, Abteilungsleiter/in, Sachbearbeiter/in) Sachbearbeiterin; stellvertretende Abteilungsleitung (für Abt. 34) I.8. Leitungsfunktion Ja weisungsbefugt gegenüber Mitarbeitern/innen Nein (nur stellvertretend in Abt. 34) I.9. sonstige Aufgaben/Funktionen (z.b. Mitglied im Personalrat, Gremien, Projekten etc.) - Senatorin der weiteren Mitarbeiter Organisationsentwicklung Seite 1 von 18

2 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Durchführung der Aufgabenanalyse in der Verwaltung - Eigenverantwortliche Projektleitung: Planung, (Termin-) Koordination, Organisation der Aufgabenanalyse - Konzepterstellung und -ausarbeitung - Entwicklung des Fragebogens - Erstellung von Präsentationen - Planung und Durchführung von Informationsveranstaltungen - Abstimmung mit der Verwaltungsleitung, dem Lenkungsausschuss, dem Personalrat usw. - Durchführung und Auswertung von Interviews - Erhebung, Darstellung und Dokumentation der Ist-Daten - Berichterstellung - Optimierung von Aufgaben und Prozessen - Geschäftsprozessmodellierung - Vorbereitung und Begleitung von Umsetzungsmaßnahmen - Beratung und methodische Unterstützung - Evaluation des Verfahrens - fachliche Bewertung und Zusammenführung der erarbeiteten Projektergebnisse bei gleichzeitiger Berücksichtigung und Erarbeitung von potenziellen Entwicklungs- und Lösungsalternativen II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 60 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) - Durchführung von Interviews II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von Minuten bis Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) - Fragebogen - Dokumentationsvorlagen (selbst erstellt in Word) - Teamroom-Datenbank in Lotus Notes Organisationsentwicklung Seite 2 von 18

3 - Ibo prometheus (Geschäftsprozessmodellierung) - Ms visio - Ms powerpoint II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) bisher wurden ca. 200 Mitarbeiter interviewt persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: flächendeckende Analyse in der gesamten Verwaltung persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Veränderungsprozesse begleiten Konfliktmanagement Ggf. Tarifrecht Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - die Durchführung der Aufgabenanalyse könnte durch mehr Personalressourcen beschleunigt werden (erfolgt nur durch 1 VZÄ) - die Umsetzung vorgeschlagener Maßnahmen sollte zügiger voran gehen - Führungskräfte müssen mehr eingebunden werden und sollen mehr Verantwortung für das Soll-Konzept übernehmen Organisationsentwicklung Seite 3 von 18

4 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Geschäftsführung der AG Personalbedarf - Terminkoordination, Schriftverkehr, Sitzungsvor- und -nachbereitung - Protokollführung - Erstellung von Entscheidungsvorlagen - Erstellung von Antragsformularen - Pflege der Datenbank - Nachhaltung der Verfahren und Maßnahmen - Beratung der Antragsteller und der AG II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 15 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) - Zuweisungsverfahren in der Verwaltung II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von Minuten bis Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) - Antragsformulare, Protokolle, Entscheidungsvorlagen (selbst erstellt in Word) - Teamroom-Datenbank - Übersichtsliste in Excel II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) Verfahren pro Jahr persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Organisationsentwicklung Seite 4 von 18

5 Gründe für die Entwicklung: viele neue Stellen; verbindliches Verfahren der AG persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: s.o. II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) Organisationsentwicklung Seite 5 von 18

6 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Pflege des Geschäftsverteilungsplans und Organigramms der Verwaltung - Änderungen einpflegen (in Worddokument), in PDF konvertieren - Einstellung ins Intranet - Jährliche Aktualisierungsabfrage erstellen II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 2 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von 2 Minuten bis 60 Minuten je nach Umfang der Änderungen II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) - Word, PDF - ZMS II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: Organisationsentwicklung Seite 6 von 18

7 persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - Änderungen sollten automatisch von den Führungskräften mitgeteilt werden, um die Dokumente aktuell zu halten (erfolgt meist nur auf Nachfrage) - Die Aufgabe könnte von einem Mitarbeiter im Zentralen Dienst / Vorzimmer vorgenommen werden (keine besondere Qualifikation erforderlich) Organisationsentwicklung Seite 7 von 18

8 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Verleih von Laptop, Beamer, Moderationsmaterial - Koordination des Equipments - Pflege der Termindatenbank - Ggf. Aufbau der Medientechnik - Nachbestellung von Moderationsmaterial Verwaltung des Besprechungsraums im 4. OG - Pflege der Termindatenbank - Schlüsselausgabe II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 2 % % II.3. - Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von 1 Minuten bis 10 Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) - Lotus-Notes Datenbank II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Organisationsentwicklung Seite 8 von 18

9 Gründe für die Entwicklung: viele Besprechungen mit Medienunterstützung persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - Die Aufgabe könnte von einem Mitarbeiter im Zentralen Dienst / Vorzimmer vorgenommen werden (keine besondere Qualifikation erforderlich) Organisationsentwicklung Seite 9 von 18

10 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Mitarbeit am Best-Practice-Modell für Berufungsverfahren - Layoutgestaltung für das Best-Practice-Modell für Berufungsverfahren - Übertragung ins Intranet II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 5 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) - Berufungsverfahren II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von Minuten bis Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) - Word - ZMS II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Organisationsentwicklung Seite 10 von 18

11 Gründe für die zu erwartende Entwicklung: II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - Organisationsentwicklung Seite 11 von 18

12 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) DV-Koordination und Website-Pflege - Pflege und Aktualisierung der Webseiten der Abt Betreuung der IT-Geräte der Abteilung 31 II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 2 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von 2 Minuten bis 120 Minuten II.5. - ZMS Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: Organisationsentwicklung Seite 12 von 18

13 II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - Die Aufgabe könnte von einem Mitarbeiter im Zentralen Dienst / Vorzimmer vorgenommen werden (keine besondere Qualifikation erforderlich) Organisationsentwicklung Seite 13 von 18

14 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Stellvertretende Abteilungsleitung Abt Unterstützung und Vertretung des Abteilungsleiters - Abstimmung bei organisatorischen oder personalwirtschaftlichen Maßnahmen - Bisher nur formelle Vertretung (keine inhaltliche Bearbeitung der Fälle) II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 5 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von Minuten bis Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: Organisationsentwicklung Seite 14 von 18

15 II.7. Fortbildungsbedarf Ja Nein für folgende Bereiche/Themen: ggf. Beihilferecht (sofern inhaltliche Vertretung erforderlich wird) Personalführung II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) - Organisationsentwicklung Seite 15 von 18

16 II. Angaben zur Aufgabe II.1. Beschreibung der Aufgabe (Hier ist jeweils eine Aufgabe aus dem o.g. Aufgabenbereich zu benennen und ggf. kurz zu erläutern) Konzeptionelles - Unterstützung des Abteilungsleiters - Koordination und Planung einzelner Maßnahmen - Konzeptentwicklung zu diversen Themen - Erstellung von Präsentationen, Formularen - Moderation, Begleitung und Unterstützung von Projekten/Arbeitsgruppen - Organisationsuntersuchungen II.2. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe bezogen auf die Jahresarbeitszeit IST (in Prozent) SOLL (in Prozent) 10 % % II.3. Prozess (Hier sind der Prozess / das Verfahren und die Schnittstellen zu der o.g. Aufgabe zu benennen und zu erläutern) II.4. Durchschnittlicher Zeitanteil der Aufgabe (wenn möglich schätzen Sie bitte den Zeitaufwand für die Aufgabe) Spanne Erläuterungen von Minuten bis Minuten II.5. Arbeitsmaterialien / Hilfsmittel (z.b. Formulare, Vordrucke, Gesetzestexte, Datenbanken) II.6. Quantitative Entwicklung der Aufgabenerfüllung (Wie entwickelte sich der Umfang der Aufgabe in den vergangenen 3 Jahren quantitativ?) keine (statistischen) Daten verfügbar Zahlen verfügbar (z.b. Fallzahlen, Arbeitsmenge etc.) persönliche Einschätzung der Entwicklung der Aufgabe in den letzten 3 Jahren: Gründe für die Entwicklung: Abt. 31 ist in viele Themen involviert Organisationsentwicklung Seite 16 von 18

17 persönliche Einschätzung der zukünftigen Entwicklung der Aufgabe: Gründe für die zu erwartende Entwicklung: viele Themen stehen noch aus II.7. Fortbildungsbedarf Ja für folgende Bereiche/Themen: Nein II.8. Ihre Anmerkungen zur Aufgabe (Optimierungsvorschläge, Aufgabenverlagerung, Zuständigkeiten, Delegation, Hilfsmittel) Organisationsentwicklung Seite 17 von 18

18 III.1. Sonstige Anmerkungen / Anregungen / Vorschläge / Kritik - grds. mehr Delegation von Aufgaben und auch Verantwortlichkeiten auf die Mitarbeiter/innen zur Entlastung der Führungskräfte und Motivation der Mitarbeiter/innen - Optimierung der IT-Landschaft (einheitliche Systeme, Workflow) - Informationsflüsse optimieren - Einführung von Personalentwicklungsmaßnahmen (z.b. Mitarbeitergespräche, Profilbildungen etc.) Datum des Interviews Organisationsentwicklung Seite 18 von 18