UNVERÄNDERTER BUDGETS IN DER BETREUUNGSFÜHRUNG. Stephan Sigusch Betreuungsverein Oschersleben e.v.

Transkript

1 LANDESVERBAND DER BETREUUNGSVEREINESACHSEN E.V. LEIPZIG AM BETREUUNGSVEREINEN ANGESICHTS UNVERÄNDERTER BUDGETS IN DER BETREUUNGSFÜHRUNG Stephan Sigusch Betreuungsverein Oschersleben e.v. Pressemitteilung vom Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen fu r die Arbeit der Betreuungsvereine sind zusehends weniger attraktiv geworden. Konferenz der Rechnungsho fe fordert von Bund und La ndern Anstrengungen zur Verbesserung der Qualitaẗ von rechtlicher Betreuung und zur Begrenzung des Kostenanstiegs Pressemitteilung vom Landesrechnungshof Brandenburg- 1

2 Mein Auftrag für den Vortrag Heute Wie kann durch organisatorische Maßnahmen die Qualität der Betreuungsführung gehalten und wirtschaftliche Stabilität eines Betreuungsvereins erhalten werden? Sachsen im Jahr Einwohner auf km² 10 Landkreise und 3 kreisfreie Städte Betreuungen insgesamt neue Betreuungen 10,84 % Vereinsbetreuer/innen ( 1090 ) 55,82 % Ehrenamt ( 5613 ) 33,01 % Berufsbetreuer ( 3319 ) 00,34 % Behördenbetreuungen ( 34 ) 33 anerkannte Betreuungsräume davon 4 mit Landesförderung ( ) Vergleich je 1000 Einwohner gibt es 18,12 Betreuungen ,04 Kosten im Justizhaushalt ( ,00 ) und 9,26 Förderung für Betreuungsvereine 2

3 Mit Einführung der Pauschalen 2005 ergab sich bei vielen Betreuungsvereinen die Notwendig mehr rechtliche Betreuungen zu übernehmen, um die Kosten im Betreuungsverein decken zu können. Allerdings sind durch diese Pauschalen auch halbwegs sicher Planungen der Einnahmen möglich. PROBLEM Seit 2005 gab es keine Anpassung der KOSTEN für Betreuungsvereine! Im Gegenteil, der Gesetzgeber hat ersatzlos den Steuervorteil für Betreuungsvereine gestrichen! BETREUUNGSVEREINE UND IHRE BETRIEBSORGANISATION... Kosten im Blick Aufbau des Vortrag -Was kostet ein Vereinsbetreuer? Pauschalen - Planungsmöglichkeiten - Bezahlbare Arbeitszeit - Controlling ist - Ein- und Ausgabenübersicht - Erbrachte Leistungen pauschal - Vorschau bis zum Jahresende 3

4 BETREUUNGSVEREINE UND IHRE BETRIEBSORGANISATION... WARUM haben wir uns damit schon länger beschäftigt? Grundlageninformation zum Betreuungsverein Oschersleben e.v. Eigene Trägerschaft seit Gründung 1992, Mitglied in der LAG Sachsen-Anhalte e.v. Bis 2005 gute Kooperation mit alten Landkreis, teilweise Vorfinanzierung der neuen Vereinsbetreuerstellen. ( 3 Stellen ab 2001 bis 2005) Konkrete und transparente Zahlen überzeugen Finanzverwaltung 2011 sollte uns die gesamte Förderung auf 0 gestrichen werden. Mitarbeiter (heute) 8 Vereinsbetreuer 4 Verwaltungskräfte Besonderheiten Tod von zwei Vereinsbetreuern 2012/2013 Kündigung einer Vereinsbetreuerin Selbstständigkeit einer Vereinsbetreuerin 3 Standorte im Landkreis Börde ( Oschersleben, Haldensleben, Wanzleben) plus Außensprechstunden Einzugsbereich einziger noch existierender BV seit 2006 Landkreis Börde 2366 qkm ca Einwohner 4

5 Die Kosten im Blick behalten Betreuungsvereine benötigen zur Erfüllung Ihrer Aufgaben diese hochqualifizierte und motivierte Mitarbeiter. Fachkräfte zur Führung von Vereinsbetreuungen, in der Querschnittsarbeit und in der Verwaltung. Diese Mitarbeiter haben Anspruch auf eine entsprechend qualifizierte Bezahlung: 5

6 TVÖDin etwa BAT 4a/ 4b S 12 Stufe 2 ( 2 Jahre Berufstätigkeit im Verein) S 14 Stufe 6 ( nach 16 Jahren Berufstätigkeit im Verein) BVOC Vereinsbetreuer im Durschnitt ( 10 Mitarbeiter) Arbeitnehmerkosten ( Brutto) Arbeitgeberkosten incl. Zusatzversorgung , , , , , ,45 Kosten EDV Arbeitsplatz 9.700, , ,00 Verwaltungskosten (ca. 25% Summe 1.1 und 1.2) Mobilitätskosten (BVOC Auswertung ) , , , , , ,41 Gesamt , , ,61 Die Kosten im Blick Arbeitszeit S 12 Stufe 2 S 14 Stufe 6 BVOC Arbeitgeberkosten , , ,61 pro Stunde bei 40h =1615 h/jahr (netto) (Berechnung KGST) pro Stunde bei 39 h = 1575 h/ Jahr (netto) 43,51 55,14 47,22 44,61 56,54 48,42 6

7 Die Kosten im Blick Refinanzierung ,18 = 1597 h/ Jahr pauschal ,36 = 2023 h/ Jahr pauschal ,61 = 1733 h/ Jahr pauschal Da die Jahresarbeitszeit und die Pauschalen Stunden nicht ewig in die Höhe gehen können, sollte diese Zeit effektiv genutzt werden... Ohne Mitarbeiter können Vereine nicht existieren! Hauptamtliche und Ehrenamtliche 7

8 BETREUUNGSVEREINE BRAUCHEN SOLCHE MITARBEITER Mitarbeiter im Betreuungsverein 1. Leistungsgerecht Bezahlung ist eine gute Motivation für Arbeitnehmer 2. Arbeit darf auch Spaß machen 3. Gestaltungsmöglichkeiten als Anreiz - Mitgestalten im Verein - Selbstverwalten der Arbeitseinteilung = Freiheit zum effektiven Arbeiten - Eigen- bzw. Selbstorganisation ermöglichen - STRUKTURVORGABEN vom Arbeitgeber auf das notwendige beschränken - Kontrolle und Absicherung auf das erforderliche Maß 8

9 Mitarbeiter im Betreuungsverein Die Ausbildung eines Vereinsbetreuers dauert ca. 2 Jahre. Dann erst kann die Qualifikation zum Querschnittsmitarbeiter erfolgen. In dieser Zeit hat der Verein als Arbeitgeber ca in den Mitarbeiter investiert. Es dauert etwa zwei Jahre bis der neue Mitarbeiter seine laufenden Kosten erwirtschaftet und weitere 3-4 Jahre bis das investierte Geld in den Verein zurück fließt. BETRIEBSORGANISATION IM BLICK In der Umsetzung und bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben verlieren hin und wieder Geschäftsführer von Betreuungsvereinen Wichtige Sachen aus dem Blick Oft haben wir nur die tägliche Arbeit der Betreuungsführung vor Augen und auch die Gewinnung und Begleitung ehrenamtlicher Betreuer im Blick. Wie ist es aber mit den eigenen Vereinsbetreuern und Mitarbeitern? Wie erfolgt hier eine Begleitung und Gewinnung? Wie ist die Anleitung, Aufgabenverteilung und Arbeitserleichterung organisiert? Jeder für sich? Alle gegen alle? In Kooperation? 9

10 Bei täglichen Termindruck, kann falsches oder fehlendes Zeitmanagement dazu führen, dass nur 30-40% unserer Leistungsfähigkeit entwickelt wird! Gewinnung der Mitarbeiter - Effektive EDV Arbeitsplatzgestaltung - Mobiler Arbeitsplatz!? - Nutzung von Technik im Verein Strukturvorgaben im Verein Effektives Arbeiten im Blick EFFEKTIVES arbeiten Planen Gemeinsame Schulung aller Mitarbeiter Zukunftswerkstatt im Anschluss an Schulung - wie die Arbeit im Verein organisieren? - Mitarbeiterentwicklung ( Rente, Vorruhestand, Neu) Gewinnung der Mitarbeiter Umsetzung der Planung Reflexion 10

11 Zukunftsplanung Wann gehen welche Mitarbeiter in Ruhestand? Wann brauche ich welche Mitstreiter? Vorstand Vereinsmitglieder Vereinsbetreuer Verwaltung Wie kann mehr ZEIT gewonnen werden für die Arbeit mit den Betreuten? Meine Antwort: Durch eine effektive Organisation der Arbeit im Büro kann mehr als die üblichen 30-40% der Leistungsfähigkeit erbracht werden und zudem der unnötige Stress und Termindruck rausgenommen werden! 11

12 BETREUUNGSVEREINE UND IHRE ARBEITSFELDER Fragen die im Vorfeld zu klären sind! Betreuungsvereine haben verschiedene Arbeitsfelder. Wie erfolgt die Organisation dieser Geschäftsbereiche? Zusammen, getrennt, vermischt??? Leistungsbereich Querschnittsarbeit Planmäßige Gewinnung und Vermittlung Einführung von Betreuern Fortbildung von Betreuern Beratung, Begleitung und Erfahrungsaustausch für Betreuer Beratung von Bevollmächtigten Beratung von Betroffenen Information zu Vorsorgevollmachten, Betreuungsund Patientenverfügungen Beratung zur Errichtung einer Vorsorgevollmacht Regelmäßige Informations- und Öffentlichkeitsarbeit 12

13 Welche Büroorganisation benötige ich zur Erfüllung dieser Aufgabenfelder? Wer ist verantwortlich für welche Aufgaben? (Was können die Neuen nicht wissen!) Wer macht welche Arbeit? Planung Konzeption Vorbereitung Umsetzung Nachbereitung Betreuungsführung EDV Grundlagenplanung Netzwerke Software Scanner Handy/ Smartphone 13

14 Mögliche Gestaltung von EDV Netzwerken Peer-to-Peer Netzwerk Server/Client Netzwerk Peer to Peer Netzwerk Peer-to-Peer (engl. peer "Gleichgestellter", "Ebenbürtiger" oder "Altersgenosse/in") im Peer-to-Peer Netzwerk sind alle Rechner miteinander verbunden und nutzen gegenseitig deren Kapazität z.b. Drucker, Datensicherung etc. 14

15 Peer-to-Peer Netzwerk Vorteile - Eine Form die meistens eingerichtet und bekannt ist da beim Einrichten der Aufwand am Anfang geringer ist Nachteile Software muss auf jeden Rechner laufen, jeweils jedes Update muss auch lokal erfolgen Jeder Rechner benötigt Datensicherung, Virenschutz, etc. 15

16 Ein Server (engl. "Diener") ist ein Dienst der in einem Netzwerk Daten oder Ressourcen zur Verfügung stellt. Ein Computer, auf dem dieses Computerprogramm läuft. Man spricht auch oft vom Client-Server-Prinzip, d.h. das Prinzip, dass der Client (Benutzer) sich mit dem Server( Dienst) für einen bestimmten Zweck verbindet. Es hat sich in der Praxis durchgesetzt, dedizierte (alleinstehende) Server zu betreiben, auf dem nur das Server -Programm läuft. Bessere Leistungshöhe Höhere Netzwerksicherheit Bessere Verwaltungsmöglichkeiten Ein Anwender (Client), für den ein Konto im Netzwerk angelegt wurde. Über dieses Konto werden die Rechte im Netzwerk zugewiesen. Er verfügt über ein Kennwort um sich am Netzwerk anzumelden und mit diesem zu arbeiten. Vorteil Ein zentraler Ort Zugriff von überall möglich Geringerer IT Aufwand als bei Peer-to-Peer 16

17 Software im Betreuungsverein Ziel der Nutzung ist es die alltäglichen Arbeitsabläufe effektiv zu gestalten Schriftverkehr Vermögensverwaltung Scannen von DOKUMENTEN Zeit gewinnen für die Betreuungsarbeit und Sicherung von Standards 17

18 Schriftverkehr - einheitliche Dokumentenvorlagen im Verein - einheitliches Layout, automatische Übernahme von Daten aus EDV System - Dokumentenvorlagen mit ANLAGEN - Betreuerausweise, Befreiungen, etc. - anhängen von eingescannten Dokumenten an ausgedruckte Dokumentenvorlagen Eingescannte Dokumente in EDV Akte EDV Akten mit gesamten Schriftverkehr Vermögensverwaltung Transparente Buchführung aller Konten, Schulden, Haushaltsbuch Vorgaben zur Organisation der Rechnungslegung Datenimport SFIRM der Sparkassen Schneller und taggenauer Stand aller Konten Import in Betreuungssoftware Umbuchungen/ Gegenbuchungen Schuldenkonten Barbetragsverwaltung, etc. 18

19 Scannen im Betreuungsvereine Scanner stehen lokal am Arbeitsplatz der zuständigen Verwaltungsmitarbeiterin an allen drei Standorten Strukturvorgaben - Was wird alles gescannt!? - Wie erfolgt die Dateiablage und Speicherung!? - Dateiname und Angaben - ( _MusterM_JOB_Bescheid) - Übertrag in Terminverwaltung der jeweiligen Betreuer ( Termine, Fristen, Widervorlagen) 19

20 Handy/ Smartphone im Betreuungsvereine Jeder Vereinsbetreuer hat ein Diensthandy Handytarif und Datentarif, zum Teil mit SMS Flat - APP zum Scannen mit Handy - Anwendung in der Praxis: - - beim Hausbesuch Dokumente/ Briefe scannen - - Passbilder für Krankenkassen Terminverwaltung im Betreuungsverein Vorgaben zum Eintrag in Terminkalender (Software) mit zentralen Einblick - Wer ist wann wo und wie erreichbar! Eintragung der Fristen und Termine durch Verwaltungskraft und Vereinsbetreuer Erreichbarkeit Sprechzeiten im Büro Telefonische Erreichbarkeit ( Festnetz und Handy) Mail Erreichbarkeit 20

21 Aktenführung im Verein Vorgabe Handakte = EDV Akte einfache Vertretung im Verein ermöglichen Verwaltungskräfte können einfachen Schriftverkehr, auch per Mail führen Vorgabe interne Rechnungslegung Aufbau der Rechnungslegungsmappe Zusammenstellung, Nummerierung, Nachweise Farben ( Girokonto, Sparbuch, Bargeldverwaltung) Zeitraum jährlich bis zur Vorlage Geschäftsführung Prüfung erfolgt durch geschulte Mitarbeiterin Einbindung Verwaltungskräfte in Zusammenstellung Vorbereitung auf Strukturplanung Klärung im Verein Will ich delegieren? Wenn JA, Was will ich delegieren? Klarer Plan der Aufgabenverteilung! WER Macht Wann WAS 21

22 Frage Betreuungsassistenz Möchte ich im Verein Betreuungsassistenz? Kann ich mir das finanziell leisten? Was verspreche ich mir vom Einsatz der Betreuungsassistenzen? Controlling Habe ich eine aktuelle Übersicht der Einnahmen und Ausgaben? Was kann ich mir das finanziell leisten? Was verspreche ich mir vom Einsatz der Betreuungsassistenzen und Verwaltungskräften? 22

23 Controlling Einnahmen im Überblick Pauschal Planung Ausgaben im Überblick Controlling Einnahmen im Überblick Welche Einnahmen hat der Betreuungsverein? WANN und WIE OFT? (Pauschalen) Planbar??Einzelabrechnung? Betreuung oder auch Arbeitsfelder Verfahrenspflegschaften/ Vormund etc. Förderung/ Finanzierung? Was wird gefördert? Rechnet sich der Aufwand mit den Ausgaben? 23

24 Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember LZK Betreute Förderung Fam. verfahren Einnahmen aus Fort-und Weiterbildungen Untervermietung Mitgliedsbeiträge Spenden/ Zuwendungen Sonstiges Controlling Ausgaben im Überblick Personalkosten Sachkosten Einmalig laufende Kosten Geschäftsbedarf Reise- und Fuhrpark Idealer Bereich 24

25 Personal Ausstattung Ergänzung Miete Nebenkosten Telefon/ Internet Porto Bürobedarf Fachliteratur Öffentlichkeitsarbeit Reisekosten Fahrzeugkosten Fortbildung Steuerberatung Versicherungen Beiträge Ideeller Bereich Sonstiger Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember GESAMT Controlling -Pauschalen und Vorschau- Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten Entwicklung der Pauschalen Entwicklung der Kosten Vorschau und Aktionsplan 25

26 BETRIEBSORGANISATION CONTROLLING NUN Einnahmen Ausgaben Ergebnis Vorschau Pauschalen Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Gesamt Abrechnung Interne Kontrolle im Verein Dienstaufsicht versus Fachaufsicht Umfang und Notwendigkeit von Kontrollen Dienstanweisungen 26

27 Interne Kontrolle im Verein Dienstaufsicht versus Fachaufsicht Interne Kontrolle im Verein Umfang und Notwendigkeit von Kontrollen 27

28 Interne Kontrolle im Verein Dienstanweisungen Was will ich wie regeln? Zwischen völliger Kontrolle und völliger Freiheit Wie sind Ihre Mitarbeiter und wie ist Ihr Leitungsselbstverständnis? Fragen aus der oder zur Praxis? 28

29 ZIELVORSTELLUNGEN EINER GELUNGENEN UMSETZUNG DER STRUKTUR IM VEREIN VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Stephan Sigusch 29

30 Stephan Sigusch Betreuungsverein Oschersleben e.v. Lindenstraße Oschersleben Tel Fax