Willkommen zum Webinar: - Wie verwalten Sie Ihre Ehrenamtlichen? Dr. Lorenz Lauer (Koordinator Ehrenamtsmanager und Unternehmensengagement)

Transkript

1 Willkommen zum Webinar: - Wie verwalten Sie Ihre Ehrenamtlichen? Dr. Lorenz Lauer (Koordinator Ehrenamtsmanager und Unternehmensengagement) Autor: Dr. Lorenz Lauer, Koordinator Unternehmensengagement & Ehrenamtsmanager, Stiftung Gute-Tat

2 Ziel & Plan 1. Wer ist die Stiftung Gute-Tat? 2. Was brauche ich um loszulegen? Datenschutz Ehrenamtliche importieren 3. Alltag mit dem Ehrenamtsmanager 4. Markierungen 5. Such-Funktion 6. Administration Inhalt

3 Wer ist die Stiftung Gute-Tat? Kleine Freiwilligenagentur in Berlin, Hamburg und München in Stiftungsform Enge Kooperation mit Index Internet und Mediaforschung GmbH Über Engel In Berlin über 550 aktuelle Projekte Sozialer Marktplatz, Gute-Sache Fortbildungsreihe,

4 Webbasiertes Programm ehrenamtsmanager.gute-tat.de Mandanten anfordern unter Keine Installation notwendig Aktueller Internetbrowser (Internet Explorer, Chrome, Mozilla) Von jedem Internetzugang aus nutzbar Wie steht es um den Datenschutz? Datenschutz

5 Datenschutz Index Internet und Mediaforschung GmbH Langjährige Erfahrung mit sensiblen Daten und Datenschutz. Zentrale Betreuung durch die IT-Abteilung. Login nur mit Benutzername und Passwort Datenschutz

6 Datenschutz Die Daten befinden sich in einem sicheren und professionell betriebenen Rechenzentrum von Versatel (Berlin). Tägliche Datensicherung. Die Anwendung ist 256-Bit-SSL verschlüsselt. Datenschutz

7 Referenzen Persönliche Daten personal total GmbH speichert hochsensible Datensätze auf dem Server (Lebensläufe, Bewerbungen). Kundendaten Weitere Firmenkunden verwalten ihre Vertriebsdaten (kompletter Kundenstamm) auf dem Server. Datenschutz

8 Ehrenamtliche importieren Excel csv Datei hochladen Felder zuordnen Mögliche Duplikate Import durchführen/starten Markierung anlegen Daten anlegen

9 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt kopieren Projekt veröffentlichen Per Schnittstelle auch auf Ihrer Website Alltag

10 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung (direkt Online) Kennenlernen (Infoabend) Profil anlegen (schon bestehenden Datensatz verwenden) Verlauf dokumentieren Alltag

11 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Zusammenführung Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Alltag

12 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Zusammenführung Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Informationsaustausch über Vermittlungsmails Alltag

13 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Zusammenführung Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Fortlaufende Betreuung Wiedervorlage: Alles in Ordnung? Erinnerungen anlegen Serienmails (Newsletter) Alltag

14 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Zusammenführung Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Pool aufbauen Pool an: Ehrenamtlichen / Unterstützern Diverse Verteilergruppen: Aktive E, ruhende E, Sommerfest, Spendenaufrufe, etc. Fortlaufende Betreuung Alltag Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Wiedervorlage: Alles in Ordnung? Erinnerungen anlegen Serienmails (Newsletter)

15 Alltag Projekt Spaß im Ehrenamt benötigt Hilfe Projekt erstellen Projekt veröffentlichen Zusammenführung Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Basisversion 100 Ehrenamtliche und Projekte kostenlos bei Gemeinnützigkeit Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Fortlaufende Betreuung Wiedervorlage: Alles in Ordnung? Erinnerungen anlegen Serienmails (Newsletter) Alltag

16 Alltag Organisationen / Einrichtungen / Projektbereiche Basisversion Projekt Spaß im Ehrenamt Projekt erstellen Projekt veröffentlichen 100 Ehrenamtliche und Projekte kostenlos bei Gemeinnützigkeit Zusammenführung Passendes Projekt finden In das Projekt vermitteln Ehrenamtlicher meldet sich Anmeldung Kennenlernen Profil anlegen Verlauf dokumentieren Profiversion Mehrere Organisationen Mehr Ehrenamtliche und Projekte Mehr Funktionen Kostengünstig Alltag Fortlaufende Betreuung Nachfragen: Alles in Ordnung? Erinnerungen anlegen Serienmails

17 Markierungen I Es gibt verschiedene Möglichkeiten Markierungen anzulegen: Suchergebnis Ehrenamtlicher Markierung Organisation Ansprechpartner (Organisation) Markierung

18 Markierungen II Projekte Markierung Gewünschte Projekte, Ehrenamtliche oder Ansprechpartner markieren Drucken Serien senden Serienbriefe senden Markierung

19 Such-Funktionen Suche nach Projekten Ehrenamtlichen Organisationen diverse Filterfunktion Such-Funktion

20 Administration 1. Einstellungen 2. Schnittstellen auf der Homepage Projektsuche Externe Zugänge Ehrenamtliche Organisationen 3. verkehr 4. Benutzerverwaltung Weitere Informationen im Handbuch Administration

21 Tipps Klick auf Menüs: Der Ehrenamtsmanager merkt sich, in welchem Untermenü Sie das letzte Mal waren (letzte Suche) Vermeiden Sie bei der Eingabe von s Umlaute (ä,ö,ü). Personen vom Verteiler nehmen > Markierung löschen Ehrenamtliche und Projekte deaktivieren statt löschen Tipps

22 Unser Service Kostenlose Basisversion Ausführliches Benutzerhandbuch Videotutorial Ansprechpartner bei Problemen ( ) Kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung Service

23 Wer arbeitet schon mit dem Ehrenamtsmanager? Auswahl: Lebenshilfe Berlin Bürgeraktiv Berlin AWO Weser-Ems Aber auch Kommunen und andere Freiwilligenagenturen Über 65 aktive Mandanten Service

24 Ansprechpartner Koordinator für den Ehrenamtsmanager Dr. Lorenz Lauer 030/ Organisationen