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Friederike Grosser
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1 Das elektronische Personenstandsbuch Technische Möglichkeiten und Visionen Vortrag auf der Landesfachtagung des Fachverbandes der Hessischen Standesbeamtinnen und Standesbeamten, Idstein 7. Mai 2003 Prof. Dr. Burkhardt Renz Fachhochschule Gieÿen-Friedberg Wiesenstr. 14 D Gieÿen V 1.0, Copyright 2003 by. Alle Rechte vorbehalten. 1/29

2 Das elektronische Personenstandsbuch Technische Möglichkeiten und Visionen Ende der gebundenen Bücher auf Qualitätspapier mit handschriftlichen Vermerken? Alles nur noch elektronisch? Womöglich im Internet? Geht das überhaupt? Und ist das sicher? Und wie haltbar? Und wie arbeiten die Standesbeamtinnen und Standesbeamten dann? Übersicht Eine (wahre) Geschichte... und eine (noch) ktive Geschichte Was steckt hinter der Vision? 2/29

3 Eine (wahre) Geschichte 3/29

4 4/29

5 5/29

6 Eine (noch) ktive Geschichte Das war die wahre Geschichte. Es könnte auch anders sein. Stellen wir uns vor, es gäbe ein elektronisches Personenstandsbuch, dann ist folgender Ablauf denkbar. Aber Achtung: Folgende Geschichte ist frei erfunden. Etwaige Ähnlichkeiten mit lebenden Personen wären ein höchst merkwürdiger Zufall. 6/29

7 Wir betreten das Standesamt 7/29

8 Anmelden beim Elektronischen Personenstandsbuch 8/29

9 Suchen im Elektronischen Personenstandsbuch 9/29

10 Das Suchergebnis 10/29

11 Wir werfen einen Blick ins Tübinger Geburtenbuch 11/29

12 Die Daten werden in unser Standesamt übertragen 12/29

13 ... und landen in unserem Programm 13/29

14 ... und schupp-di-wupp, die Geburtsurkunde, voilà 14/29

15 Art der Information im Personenstandsbuch oder: was soll überhaupt gespeichert werden? Beispiele 15/29

16 16/29

17 Art der Information /1 [V] Konkrete Vorgangsdaten Die Daten der Beteiligten und des Vorgangs, der im Eintrag beurkundet wurde. [R] Rechtliche Gegebenheiten Der vorgedruckte Text des Formulars enthält die rechtlichen Regelungen, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig waren. Liest man die Vorgangsdaten allein, erfährt man nicht den vollen Sachverhalt. [U] Unterschriften Die Unterschriften des beurkundenden Standesbeamten und von Beteiligten sind im Original auf dem Eintrag und verbürgen die Authentizität. 17/29

18 Art der Information /2 [F] Fortführung Der Eintrag kann ergänzt werden, wobei der ursprüngliche Inhalt erhalten bleibt und die Fortführung als solche erkennbar ist. [S] Suchinformationen Zum Aufnden des Registereintrags benötigt man die Kerninformationen über den Eintrag; heute etwa in Form des eingehefteten Namenverzeichnisses. [B] Bearbeitungsdaten Daten, die während der Bearbeitung benötigt werden, aber nicht im Eintrag selbst erscheinen; bei Fortführungen müssen sie eventuell erneut erfasst werden. Es erleichert die Arbeit im Standesamt, wenn diese Informationen gespeichert werden können. 18/29

19 Idee der Architektur Skizze der Idee: 19/29

20 Datenmodell: 20/29

21 Funktionalität des elektronischen Personenstandsbuchs oder: wie soll das elektronische Buch verwendet werden? Funktionen Übersicht Beurkunden Registrieren Nachträgliches Registrieren Fortführen Aufbewahren Einsehen Protokollieren 21/29

22 Funktionen /1 Beurkunden Die Beurkundung des Personenstandsfalls ist ein rechtlicher Akt, der durch eine komplexe Software unterstützt wird; eine Software, die in hohem Maÿe adaptierbar sein muss möglichst nicht mit der Funktion des Aufbewahrens koppeln. Der rechtliche Vorgang: Die Aufgabe der Standesbeamtinnen und Standesbeamten! Registrieren im elektronischen Buch Die erfolgte Beurkundung wird im elektronischen Personenstandsbuch registriert. Ab nun obliegt die Verantwortung für die Authentizität des Dokuments dem elektronischen Buch. Ein technischer Vorgang! Nachträgliches Registrieren Übernahme alter Einträge in des elektronische Personenstandsbuch. 22/29

23 Funktionen /2 Fortführen Wie beim Ersteintrag ist die Beurkundung selbst die Aufgabe im Standesamt. Das elektronische Personenstandsbuch erlaubt das Erweitern der elektronischen Dokumente ohne Veränderung des bisherigen Inhalts. Aufbewahren Das elektronische Personenstandsbuch sorgt für die sichere und langfristige Aufbewahrung der Einträge. Einsehen Suchmechanismen, Darstellung der Einträge wie auf dem Papier. Protokollieren Alle Aktivitäten mit den Einträgen im elektronischen Personenstandsbuch werden aufgezeichnet und sind nachvollziehbar. 23/29

24 Eigenschaften dieser Architektur Trennung der Belange Das elektronische Personenstandsbuch ist nur für die Aufbewahrung der Dokumente zuständig, Verantwortung für den Inhalt liegt ganz beim Standesamt. Charakter des Werkzeugs Das elektronische Personenstandsbuch ist eine Software zur Aufbewahrung von Dokumenten, es wird nicht berührt durch Veränderungen am rechtlichen Umfeld der Beurkundung. Unabhängigkeit Das elektronische Personenstandsbuch kann unabhängig von der im Standesamt eingesetzten Software entwickelt, erweitert, verbessert... werden. Flexibilität Viele verschiedene Kombinationsmöglichkeiten des elektronischen Personenstandsbuchs mit den Standesämtern sind auf Basis dieser Architektur denkbar. 24/29

25 Qualitative Merkmale oder: was garantiert der Treuhänder des elektronischen Buches? Die Architektur kann so umgesetzt werden, dass sie folgende qualitativen Merkmale hat: Qualitative Merkmale /1 Sichere langfristige Datenhaltung Langzeiterhaltung der Dokumente obliegt dem elektronischen Personenstandsbuch. Hybride Datenhaltung denkbar: Erstbuch in Papierform, Zweitbuch elektronisch. Oder: Erst- und Zweitbuch elektronisch, zusätzliche Aufbewahrung als Mikroche. 25/29

26 Qualitative Merkmale /2 Sicherheit Nur Berechtigte haben Zugriff. Jede Veränderung der Einträge wird protokolliert. Authentizität Das elektronische Personenstandsbuch garantiert als Treuhänder Dritten gegenüber die Authentizität der Dokumente. Skalierbarkeit Verschiedene Konstellationen denkbar: lokal, lose gekoppelt, zentralisiert Mandantenfähigkeit des elektronischen Personenstandsbuchs Variable Einsatzmöglichkeiten: Intranet, gesichertes Subnetz des Internets, Internet. 26/29

27 Qualitative Merkmale /3 Erweiterbarkeit Trennung des Treuhänders von der Beurkundung macht die Integration weiterer Dienste möglich: Auskünfte im Verkehr der Standesämter, weiterer Ämter, aber auch gegenüber dem Bürger. Herstellerunabhängigkeit Das elektronische Personenstandsbuch wird über die Protokolle deniert, ist also von einer bestimmten Art der Implementierung und Technik unabhängig. Da es von den Systemen zur Beurkundung getrennt ist, erzwingt es nicht die Verwendung eines bestimmten Verfahrens im Amt. 27/29

28 Schritte der Entwicklung oder: wie kann man ein elektronisches Personenstandsbuch einführen? Entwicklungsschritte /1 Denition der Protokolle Die Architektur kann ihren Dienst nur erfüllen, wenn Protokolle für die Funktionen des elektronischen Personenstandsbuchs deniert werden. Einheitlichkeit der Datenformate Alle Standesämter müssen gemäÿ der Protokolle die Dokumente und Daten in vereinbarten Datenformaten bereitstellen. Und sie müssen umgekehrt in der Lage sein, diese Formate zu verarbeiten. 28/29

29 Entwicklungsschritte /2 Beteiligung und Abstimmung durch alle Mitspieler Der maximale Nutzeffekt wird nur erreicht, wenn alle Beteiligten die Konzeption des Systems unterstützen. Inkrementelle Einführung Die Architektur ist so gewählt, dass eine sukzessive Einführung möglich ist, ohne dass durch einen Big Bang die Arbeitsweise der Ämter umgestellt werden müsste. Das elektronische Personenstandsbuch kann mit dem traditionellen Personenstandsbuch koexistieren. Einführung durch Prototypen und sukzessive Erprobung Das System kann durch prototypische Entwicklung nach und nach aufgebaut werden. Gute Steuerung der Kosten und Sicherheit in der Anwendung der neuen Technik ist dadurch möglich. 29/29

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Das elektronische Personenstandsbuch Überlegungen zu Anforderungen und Systemarchitektur von Burkhardt Renz Prof. Dr. Burkhardt Renz Fachhochschule Gieÿen-Friedberg Wiesenstr. 14 D-35390 Gieÿen Burkhardt.Renz@mni.fh-giessen.de