EPO UID Check. UID Nummern prüfen und Stammdaten aktuell halten. Stand 2018/08

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1 EPO UID Check UID Nummern prüfen und Stammdaten aktuell halten Stand 2018/08

2 Kurzprofil EPO Consulting GmbH 2003: Gründung EPO Consulting GmbH in Wien und Start der Entwicklung des EPO Connectors für SAP NetWeaver ABAP 2005: Erste SAP Zertifizierung des EPO Connectors für SAP Integration 2012: Aufbau Geschäftsbereich SAP Mobility mit Web Applikationen 2013: Verstärkte Zusammenarbeit mit B&IT und gemeinsame Projekte 2014: Gegenseitige Beteiligung von B&IT und EPO Consulting 2015: EPO Mobile Apps und SAP UI5 Apps auf Basis des EPO Connectors 2017: EPO Connector SAP S/4 HANA Zertifizierung -2-

3 EPO UID Check: Business Case Direkte Kosteneinsparung Vermeidung von Umsatzsteuer Nachzahlungen bei Finanzamtsprüfungen Vermeidung der Akzeptanz und fälschlichen Bezahlung von Eingangsrechnungen mit Formfehlern (UID, Adresse) Vermeidung der Ausstellung unrichtiger Ausgangsrechnungen (UID, Adresse, Gesellschaftsform) -3-

4 EPO UID Check: Business Case Kosteneinsparung durch Effizenzsteigerung Höhere Qualität der Stammdaten und Rechnungen Verhinderung und Bereinigung von Stammsatz Duplikaten Weniger Nacharbeit und schnellere Bezahlung durch korrekte Ausgangsrechnungen Weniger Diskussionen mit Lieferanten durch frühzeitiges Erkennen von Fehlern -4-

5 EPO UID Check für SAP Damit Betriebsprüfungen und Umsatzsteuerprüfungen keine Nachzahlung von Vorsteuer ergeben! Die Rechtsansicht des Finanzministerium in Österreich bezüglich der Notwendigkeit der UID Prüfung hat sich Ende 2013 offiziell geändert. Durch die Streichung des Satzes: Die inhaltliche Richtigkeit der UID ist bis auf weiteres nicht zu prüfen. ist es notwendig geworden, die UID aller Lieferanten nachweislich und regelmäßig zu prüfen. (vgl. UStR 2000 Rz 1539 idf Wartungserlass 2013 vom ) Der EPO UID Check für SAP bietet eine einfache Möglichkeit, dies sicher zu stellen! geleh b a g n lu h ernachza u e t s r o V e gegen d r e w h c s -5Be nt

6 EPO UID Check: Grundfunktion Grundfunktion: Einfache, regelmäßige automatisierte Durchführung und revisionssichere Verwaltung der UID Nummernprüfung integriert in SAP ERP und SAP CRM Verfügbare Prüfservices (Web Service): FinanzOnline Österreich, MIAS VIES EU, BZST Deutschland Voraussetzung: FinanzOnline Zugang mit einer in Österreich registrieren Firma UID Web Service der Schweiz Voraussetzung: keine UID Web Service von Norwegen Voraussetzung: keine Alle EU Länder plus Schweiz und Norwegen Prüfung und Adressauswertung für alle UID Nummern in der EU + Schweiz und Norwegen Dies gilt für alle Prüfservices -6-

7 EPO UID Check: Zusatzfunktionen in SAP integriert UID Nummernprüfung ohne Stammsatz möglich Aus einer solchen Prüfung kann ein Stammsatz (Lieferant oder Kunde) erfasst werden. Prüfstatus der UIDs in allen SAP Standard Transaktionen Mit der F1 Taste wird der aktuelle Prüfstatus angezeigt und Prüfungen können ad-hoc durchgeführt werden. Dubletten Prüfung über idente UID Nummern Adressprüfung mit Hilfe des UID Web Services Adressabweichungen können als geprüft und akzeptiert gekennzeichnet werden. -7-

8 EPO UID Check für SAP: Funktionen Einfache Überprüfung der UID Nummern ihrer Lieferanten, Kunden und sonstiger Geschäftspartner direkt in SAP ERP Übersichtliche Darstellung im UID Prüfungsbuch Aktionen einfach durchführbar, wie - UID Nummern-Prüfung, - Nachweis der Prüfung in HTML-Format (und PDF Druck) - Stammdaten Pflege (Adressabgleich) Massenverarbeitung und Hintergrundverarbeitung für die Automatisierung dieser Aufgabe In alle SAP Transaktionen wie FK02, FD02, MIRO konfigurierbar und modifikationsfrei integriert -8-

9 Tipp: Einbindung in beliebige SAP Transaktionen Mit der F1-Hilfe Taste wird aus jeder SAP Transaktion für die UID Nummer das Prüfprotokoll aufgerufen. Erneute oder initiale Prüfung von UID Nummern aus jeder Transaktion. Protokollierung zentral im UID Prüfungsbuch. Keine Modifikation und damit keine Beeinflussung ihrer bestehenden Geschäftsprozesse! Ad-hoc Prüfungen von UID Nummern für CPD-Lieferanten oder CPD-Kunden direkt bei der Rechnungserfassung! F1 UID Hilfe Transaktionen und Berechtigungen über SAP Customizing und Standard Berechtigungsvergabe einfach einstellbar -9-

10 Einbindung in Rechnungseingangs-Prozesse UID Prüfung kann einfach in Rechnungseingangs-Prozesse integriert werden. Aufruf der Funktion über EPO Connector als Web Service oder per RFC Protokollierung immer zentral im UID Check Prüfungsbuch in SAP UID Prüfung auch als Web App mit Protokollierung im UID Prüfungsbuch in SAP

11 EPO UID Check: Screenshot Selektionsschirm I Selektion und Kontrolle, Prüfung und Nachweis der UID Nummern Prüfung in einer SAP Transaktion übersichtlich vereint. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten ermöglichen zum Beispiel die Prüfung nur jener Lieferanten mit einem Rechnungseingang im laufenden Geschäftsjahr

12 EPO UID Check: Screenshot Selektionsschirm II Aktion Zeige Liste als Voreinstellung verhindert ungewollte Massenprüfungen Weitere Aktionen für Einzelprüfungen und direkte Massenprüfungen (per Web Service, auch als Hintergrundjob) Vorgefertigte Aktionen erleichtern die Bedienung und Verwaltung der UID Nummernprüfung

13 EPO UID Check: Screenshot Liste mit Aktionen I Ampeldarstellung des Ergebnisses der letzten UID Prüfung Farbige Darstellung des Status des Adressvergleichs Aktionen (konfigurierbar) für Partner anzeigen, Historie anzeigen, UID Prüfung, Adresse übernehmen usw

14 EPO UID Check: Screenshot Liste mit Aktionen II Eigener Status für Ergebnis der Adressprüfung Direkte Gegenüberstellung von Name, PLZ, Ort und Straße

15 EPO UID Check: Screenshot Prüfdokument und Historie der Prüfungen Anzeige der gespeicherten Prüfdokumente als HTML (PDF Druck), XML oder Text Doppel-Klick für Anzeige der Historie der UID Prüfungen

16 EPO UID Check: Screenshot Dokumentübersicht Anzeige aller Prüfdokumente zum einfachen Durchblättern Ideal zum schnellen Nachweis bei Umsatzsteuerprüfungen

17 EPO UID Check: F1 UID Hilfe Kreditorenstamm Drücken der F1 Taste für die UID Nummer zeigt den Prüfstatus Erneute UID Prüfung per Web Service ad-hoc möglich Einfaches Customizing für Transaktionen wie FK02, FK03 usw. Das Ergebnis einer erneuten UID Prüfung wird sofort als SAP Meldung ausgegeben. Die vollständige Protokollierung erfolgt im UID Prüfungsbuch

18 EPO UID Check: F1 UID Hilfe Rechnungserfassung F1 Tastenaufruf für das Lieferantenkonto zeigt den Prüfstatus Erneute UID Prüfung per Web Service ad-hoc möglich Einfaches Customizing für Transaktionen wie FB60, F-43 usw

19 EPO UID Check: F1 UID Hilfe bei CPD Kreditoren Drücken der F1 Taste für die UID Nummer zeigt den Prüfstatus Erneute UID Prüfung per Web Service ad-hoc möglich Einfaches Customizing für Transaktionen wie MIGO, F-43 usw

20 Anlage von Kunden und Lieferanten mit Prüfungswerten Stammdatenanlage, Nutzung der Werte aus der Prüfung Übernahme Gesellschaftsform Übernahme Adresse Für die Ausführung dieser Funktion ist die Berechtigung nötig

21 Übernahme der Adresse aus Prüfung Bei Unterschieden der Stammdaten zu den Prüfungswerten kann eine Vergleichsmaske aufgerufen werden AndwenderInnen mit der erforderlichen Berechtigung können in der Vergleichsmaske entscheiden, welcher Wert in Zukunft verwendet werden soll

22 EPO UID Check für SAP Technische Merkmale Eine von vielen Lösungen auf Basis des bewährten EPO Connectors Entwickelt in eigenem Namensraum /EPO1/ Verfügbar für alle SAP Release Stände SAP S/4 Version mit Geschäftspartnern (anstelle von Debitoren/Kreditoren) Professionelle Softwareherstellung und Wartung von EPO Consulting seit 2003 SAP ISV (Independent Software Vendor) Partnerschaft seit vielen Jahren Durchgehende Zertifizierung des EPO Connectors bei SAP seit Im April 2014 für SAP on HANA zertifiziert

23 Kontakt EPO Consulting GmbH Ungargasse 64-66/2/208, 1030 Wien / Österreich Homepage: Mag. Werner Kroiss Position: Geschäftsführung werner.kroiss@epoconsulting.com