S&W UID Validierung für Microsoft Dynamics NAV

Transkript

1 S&W UID Validierung für Microsoft Dynamics NAV S&W Business Solutions GmbH & Co KG Burgenland Wien Telefon

2 S&W UID Validierung für Microsoft Dynamics NAV Das Bundesministerium für Finanzen hat die Prüfung der UID-Nummern ausgeweitet. Bisher war es so, dass die UID-Nummern der liefernden Unternehmens nicht auf ihre inhaltliche Richtigkeit überprüft werden musste, solange keine besonderen Auffälligkeiten vorliegen und die UID-Nummer optisch richtig aussieht (Zeichenfolge ATU und 8 Ziffern). Jetzt hat das Bundesministerium für Finanzen aber die Sichtweise geändert: Die auf Eingangsrechnungen ausgewiesene UID-Nummer des Lieferanten muss vom Empfänger der Rechnung überprüft werden, da im Falle einer ungültigen UID-Nummer dessen Vorsteuerabzug verloren geht. Weder Gesetz noch das Bundesministerium für Finanzen treffen klare Aussagen über die Häufigkeit der Überprüfung. Bei laufenden Geschäftskontakten sollte in regelmäßigen Abständen eine nachweisliche Kontrolle der UID-Nummer des Lieferanten erfolgen. Bei neuen Lieferanten ist eine Überprüfung spätestens mit Eingang der ersten Rechnung ratsam. Die UID Überprüfung kann entweder manuell über das Bundesministerium für Finanzen eigene Portal Finanzonline oder über ein Webservice durchgeführt werden. Durch die gesetzlichen Änderungen und der manuellen Überprüfung entsteht ein enormer Mehraufwand. Mit S&W UID Validierung wird dieser Mehraufwand durch eine vollautomatische Überprüfung der UID-Nummer vermieden. Somit ist eine manuelle Überprüfung hinfällig, was Zeit und Geld spart! S&W UID Validierung Kernfeatures Vollautomatische UID Validierung Prüfbericht mit Prüfungsnachweis UID Validierungs Historie In den Stammdaten jederzeit neu validierbar Echtzeitdaten durch Webservices Konfigurationsfrei Qualifiziertes Bestätigungsverfahren Qualifiziertes Bestätigungsverfahren S&W UID Validierung unterstützt das qualifizierte Bestätigungsverfahren (Stufe 2). Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer im Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Bei dem einfachen Bestätigungsverfahren (Stufe 1) wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID-Nummer überprüft. Der Bezug zu einer bestimmten Unternehmerin/einem bestimmten Unternehmer wird nicht hergestellt. Aus diesem Grund hat sich die S&W Business Solutions für das qualifizierte Bestätigungsverfahren entschieden. Nur so kann eine Übereinstimmung der Stammdaten mit der UID-Nummer gewährleistet werden. 2

3 Vollautomatische UID Validierung Die vollautomatische UID Validierung erfolgt bereits bei der Eingabe bzw. Änderung von UID-Nummern und kann auch jederzeit manuell mit dem Button USt-IdNr. prüfen überprüft werden. Bei der Überprüfung wird der Firmenwortlaut sowie die Adressdetails angezeigt, die mit den Stammdaten verglichen werden können. Dadurch erhält man die Sicherheit, dass die hinterlegte UID-Nummer mit den eingegebenen Firmendaten übereinstimmt. Prüfbericht mit Prüfungsnachweis Hier können UID-Nummern in einem Durchlauf überprüft werden. Der Prüfbericht kann zusätzlich für die unterschiedlichsten Anforderungen (z.b. Länder, Änderungsdatum, Firmenname, etc.) gefiltert werden. Somit werden nur die UID-Nummer überprüft, die auch tatsächlich benötigt werden. 3

4 UID Validierungs Historie Die UID Validierungs Historie gibt genaue Auskunft über das Validierungsergebnis, wo jederzeit ersichtlich ist wann und mit welchem Ergebnis validiert wurde. Diese Information wird bei den jeweiligen Stammdaten gespeichert. S&W UID Validierung Vorteile Rechtssicherheit bei Rechnungslegung Automatische Validierung bereits bei Eingabe der UID-Nummer Fortlaufender Prüfungsnachweis auf Knopfdruck Keine manuelle Validierung notwendig Zeitersparnis S&W UID Validierung Tipps Sofortige Validierung bei erstmaligen/gelegentlichen Geschäftsbeziehungen Jährliche Validierung bei so genannten Dauerkunden / Bestandskunden Ausdruck und Aufbewahrung (solange die Ausgangsrechnungen gesetzlich aufbewahrt werden müssen, zumindest 7 Jahre) des Prüfungsnachweis Die Inanspruchnahme des Bestätigungsverfahrens kann ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein. 4

5 S&W Business Solutions GmbH & Co KG S&W Business Solutions ist ein Softwareanbieter, mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Einführung von betriebswirtschaftlichen Unternehmenslösungen. Basierend auf Microsoft Dynamics NAV bieten wir Ihnen unsere Expertise und Fachkenntnisse in den Bereichen: Dynamics Immobilien, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Lagerwirtschaft, Produktion, Projektverwaltung und Marketing an. Unseren Focus haben wir auf Lösungen für die Immobilienwirtschaft sowie für Handels- und Produktionsbetriebe gelegt. S&W Business Solutions GmbH & Co KG Deutscheck 14 A-8350 Welten Tel.: Fax: Ihre Ansprechpartner: Andreas Scheider Ing. René Windisch andreas.scheider@sw-business.at rene.windisch@sw-business.at Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Homepage S&W Business Solutions GmbH & Co KG office@sw-business.at Burgenland Wien Telefon