Brandt & Partner GmbH

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1 Organisationsberatung Prozessmodellierung Projektmanagement Auf dem richtigen Weg zu SAP S/4HANA Erfolgreich vom Kunden und Lieferanten zum Geschäftspartner-Modell Brandt & Partner GmbH Dr. Bernd Brinkmann, Dr. Michael Koch Radisson Blu, Frankfurt 2017 Brandt & Partner GmbH. 1

2 Organisationsberatung Prozessmodellierung Projektmanagement Auf dem richtigen Weg zu SAP S/4HANA Erfolgreich vom Kunden und Lieferanten zum Geschäftspartner-Modell Brandt & Partner GmbH Dr. Bernd Brinkmann, Dr. Michael Koch Erfolgreich vom Kunden und Lieferanten zum Geschäftspartner-Modell 2017 Brandt & Partner GmbH. 2

3 Agenda Der Weg zu S/4HANA, Optionen / Erfahrungen Debitoren / Kreditoren / Geschäftspartner Konvertierungsansätze, Problemstellungen und Lösungen Ausblick: Dubletten-Problematik und Datenpflege Q & A 2017 Brandt & Partner GmbH. 3

4 S/4HANA Roadmap Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 4

5 S/4HANA Umstellungs Optionen brown field Ansatz green field Ansatz green field Ansatz Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 5

6 S/4HANA Umstellungs Erfahrungen Quelle: IDC, 2017 Die 10 wichtigsten Dinge bei einer S/4HANA Einführung: Link: c97c c7 eda71af511fa.pdf Copyright 2017 IDC 2017 Brandt & Partner GmbH. 6

7 S/4HANA Umstellungs Erfahrungen Die 10 wichtigsten Dinge bei einer S/4HANA Einführung: Benutze Standard-Prozesse in S/4HANA statt altes Customizing zu übernehmen Green Field Ansatz wird präferiert Chance nutzen zum Redesign der Geschäftsprozesse Systeme sind vielfach über 20 Jahre alt, vieles ist inzwischen fehlerhaft / veraltet / sinnlos Datenmenge kann reduziert werden (auf HANA auch ein wichtiger Kostenpunkt) Eigenentwicklungen können kritisch überprüft werden? / Das gesamte Unternehmen ist beteiligt in einem green field Ansatz, nicht nur die IT 2017 Brandt & Partner GmbH. 7

8 S/4HANA Umstellungs Erfahrungen Die 10 wichtigsten Dinge bei einer S/4HANA Einführung: Das Aufbereiten der Daten ist die größte technische Hürde Mehrere Interview-Partner bezeichneten die Datenaufbereitung, speziell der Stammdaten, als die technisch größte Herausforderung bei der Implementierung. Arbeiten zur Datenbereinigung und Datenqualität sind zeitaufwendig aber notwendig bei der Umstellung auf ein neues ERP System. Nach der initialen Aufbereitung suchten die Unternehmen nach Möglichkeiten, die Prozesse neu zu gestalten, um einen höheren Grad an Datenqualität schon bei der Datenerfassung zu gewährleisten Brandt & Partner GmbH. 8

9 S/4HANA Simplification List e7327f64f7d964/1610%20002/en US/SIMPL_OP1610_FPS02.pdf 674 Seiten, ständig aktualisiert Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 9

10 Geschäftspartner Ansatz Kapitel: 2.15 S4TWL - Business Partner Approach Der zentrale Geschäftspartner ist obligatorisch für S/4HANA. Folgende Transaktionen sind NICHT mehr verfügbar: FD01, FD02, FD03, FD05, FD06, FD0 FK01, FK02, FK03, FK05, FK06 MAP1, MAP2, MAP3 MK01, MK02, MK03, MK05, MK06, MK12, MK18, MK19, V-03, V-04, V-05, V-06, V-07, V-08, V-09, V-11, V+21, V+22, V+23 VAP1, VAP2, VAP3 VD01, VD02, VD03, VD05, VD06 XD01, XD02, XD03, XD05, XD06, XD07 XK01, XK02, XK03, XK05, XK06, XK07 Aufruf XK01: Die Stammdaten-Pflege erfolgt nur über die Transaktion BP business partner (Geschäftspartner) Die alten Tabellen (KNA1 / LFA1 / ) werden weiterhin versorgt über CVI: Customer-Vendor-Integration (Kunden-Lieferanten-Integration) Zentraler Hinweis im OSS: S4TWL - Geschäftspartneransatz Brandt & Partner GmbH. 10

11 Der SAP GP im Gui 2017 Brandt & Partner GmbH. 11

12 Der SAP GP im Browser 2017 Brandt & Partner GmbH. 12

13 SAP GP Modell Der Geschäftspartner als Basisobjekt mit unterschiedlichen Rollenausprägungen Jede Rolle ermöglicht eine spezifische Sicht auf die gemeinsamen Daten des Geschäftspartners und fügt ggf. rollenspezifische Daten hinzu. Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 13

14 SAP GP Modell Der Geschäftspartner als Basisobjekt mit unterschiedlichen Rollenausprägungen Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 14

15 SAP GP Modell Der Geschäftspartner als Basisobjekt mit unterschiedlichen Rollenausprägungen Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 15

16 SAP GP Modell Der Geschäftspartner als Basisobjekt mit unterschiedlichen Rollenausprägungen Geschäftspartner: gemeinsame Basisdaten Adressdaten Rolle Kunde Rolle Debitor Rolle Lieferant Rolle Kreditor Vertrieb KNA1 + KNVV Buchhaltung KNA1 + KNB1 Einkauf LFA1 + LFM1 Buchhaltung LFA1 + LFB1 Rolle... Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 16

17 SAP GP Modell CVI CVI: Customer-Vender-Integration Verknüpfung des Geschäftspartners zur alten Welt (Debitor / KNA1, Kreditor / LFA1) Geschäftspartner: gemeinsame Basisdaten Rolle Kunde Rolle Debitor Rolle Lieferant Rolle Kreditor Rolle... Vertrieb KNA1 + KNVV Buchhaltung KNA1 + KNB1 Einkauf LFA1 + LFM1 Buchhaltung LFA1 + LFB1 OSS: Verknüpfung von Kunden und Lieferanten mit einem einzelnen Geschäftspartner bei der Erstdatenübernahme vor dem Upgrade auf S/4: Quelle: SAP 2017 Brandt & Partner GmbH. 17

18 SAP GP Modell Beziehungen Beziehungen: Das Beziehungsmodell im SAP-GP eröffnet Möglichkeiten, Informationen über Verflechtungen und Zusammenhänge zwischen den Geschäftspartnern zu speichern und für Auswertungen zu nutzen Brandt & Partner GmbH. 18

19 GP Konvertierung CVI Customizing Quelle: SAP Kreditoren / Debitoren Ansprechpartner GPs (Organisationen*) GPs (Personen) * Umgekehrt können Personen im GP aber auch zu Debitoren / Kreditoren werden Brandt & Partner GmbH. 19

20 GP Konvertierung Problemfälle Feldcustomizing (Pflichtfelder) muss passen. Insb. älteren Stammdaten sind oft fehlerhaft gegenüber den aktuellen Einstellungen Feldinhalte / unterschiedliche Prüfungen im Deb/Kred. und GP-Stamm Auch hier können alte Daten den aktuellen Prüfungen nicht mehr genügen. Typische Fehlerkandidaten: Bankdaten (insb. IBAN) Steuernummern -Adressen Branchen PLZ (ggf. auch Region) Rechtsformen Technische Fehler (z.b. falscher Link zur ADRC) Hervorgerufen durch manuelle Eingriffe / Datenübernahmen / Falsche / fehlende Feldinhalte (z.b. Steuernummern) Fehlerhafte / unvollständige Anschriften Dubletten in den Stammdaten 2017 Brandt & Partner GmbH. 20

21 GP Beispiel Steuernummern Kreditor: Prinzipielle Regel: <LAND>0 DE0 CH0 = Ust-ID (nur EG-Land!) = Ust-ID für DE gibt es nicht CH1 falsch Steuernummer X = Schlüsselwert <LAND>X z.b.: Steuernummer 1 in FR = FR1 (bis auf sehr wenige Ausnahmen) Geschäftspartner: Steuernummer 3 ist in FR nicht erlaubt Strengere Prüfung im GP-Stamm auf den Inhalt der Steuerfelder. (In aktuellen ERP-Versionen angeglichen, jedoch nicht für Altdaten.) 2017 Brandt & Partner GmbH. 21

22 Konvertierungsansätze Stammdaten Brown Field Ansatz (SAP-Weg): Alle Debitoren / Kreditoren werden via CVI 1:1 in GPs überführt CVI-Synchronisation wird umgekehrt Die aktuelle Welt wird unverändert aufrecht erhalten Alle Daten müssen konvertiert + bereinigt werden (auch längst veraltete) Die Vorteile des GP-Modells werden nicht genutzt Die Verbesserung der Datenqualität (insb. Dubletten) ist gering 2017 Brandt & Partner GmbH. 22

23 Konvertierungsansätze Stammdaten Brown Field Ansatz (SAP-Weg): Alle Debitoren / Kreditoren werden via CVI 1:1 in GPs überführt CVI-Synchronisation wird umgekehrt Die aktuelle Welt wird unverändert aufrecht erhalten Alle Daten müssen konvertiert + bereinigt werden (auch längst veraltete) Die Vorteile des GP-Modells werden nicht genutzt Die Verbesserung der Datenqualität (insb. Dubletten) ist gering Green Field Ansatz (Alternative): Es werden Geschäftspartner losgelöst vom CVI aus den vorhandenen Stammdaten erzeugt Aus diesen GPs werden neue Debitoren / Kreditoren erzeugt Nur noch relevanten Daten müssen überprüft / korrigiert werden Das GP-Modell wird zukunftssicher aufgebaut ohne Altlasten Ein Redesign des Datenmodells und der Prozesse ist möglich Eine dauerhafte Verbesserung der Datenqualität ist möglich Die Historie (insb. z.b. Konditionen, Infosätze, Bewertung) muss gesondert übertragen werden Brandt & Partner GmbH. 23

24 Konvertierungsansätze Stammdaten Brown Field Ansatz (SAP-Weg): Alle Debitoren / Kreditoren werden via CVI 1:1 in GPs überführt CVI-Synchronisation wird umgekehrt Die aktuelle Welt wird unverändert aufrecht erhalten Alle Daten müssen konvertiert + bereinigt werden (auch längst veraltete) Die Vorteile des GP-Modells werden nicht genutzt Die Verbesserung der Datenqualität (insb. Dubletten) ist gering Green Field Ansatz (Alternative): Es werden Geschäftspartner losgelöst vom CVI aus den vorhandenen Stammdaten erzeugt Aus diesen GPs werden neue Debitoren / Kreditoren erzeugt Nur noch relevanten Daten müssen überprüft / korrigiert werden Das GP-Modell wird zukunftssicher aufgebaut ohne Altlasten Ein Redesign des Datenmodells und der Prozesse ist möglich Eine dauerhafte Verbesserung der Datenqualität ist möglich Die Historie (insb. z.b. Konditionen, Infosätze, Bewertung) muss gesondert übertragen werden. Eine Kombination ist auch denkbar, indem erzeugte GPs mit vorhandenen Deb. / Kred. verknüpft werden. OSS: BP_CVI: Transaktionen zur Anlage/Verknüpfung von GPs, Verknüpfungstabellen: 2017 Brandt & Partner GmbH. 24

25 Konvertierungs Prozess Datenqualität Stufe 4: Stufe 3: Stufe 2: Stufe 1: Zukünftige Pflege-Prozesse - dauerhafte Sicherung der Datenqualität - Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip Dubletten-Bereinigung - innerhalb der Debitoren / Kreditoren - Debitoren / Kreditoren übergreifend Datenkorrekturen auf GP-Ebene (Adressprüfung, VAT-Prüfung, ) Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen) Stufe 0: Konvertierung 1:1 Korrektur der unumgänglichen Fehler 2017 Brandt & Partner GmbH. 25

26 Konvertierungs Prozess Datenqualität Stufe 4: Stufe 3: Stufe 2: Stufe 1: Zukünftige Pflege-Prozesse - dauerhafte Sicherung der Datenqualität - Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip Dubletten-Bereinigung - innerhalb der Debitoren / Kreditoren - Debitoren / Kreditoren übergreifend Datenkorrekturen auf GP-Ebene (Adressprüfung, VAT-Prüfung, ) Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen) Stufe 0: Konvertierung 1:1 Korrektur der unumgänglichen Fehler optional: Abschwächen / Entfernen der Prüfung: OSS: GP in SAP S/4HANA: Obligatorische GP-Feldgruppenprüfungen über Transaktion MDS_LOAD_COCKPIT unterdrücken OSS: SAP-S/4HANA: Automatisierung für Stammdatenmigration Brandt & Partner GmbH. 26

27 Konvertierungs Prozess Datenqualität Stufe 4: Stufe 3: Stufe 2: Stufe 1: Zukünftige Pflege-Prozesse - dauerhafte Sicherung der Datenqualität - Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip Dubletten-Bereinigung - innerhalb der Debitoren / Kreditoren - Debitoren / Kreditoren übergreifend Datenkorrekturen auf GP-Ebene (Adressprüfung, VAT-Prüfung, ) Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen) Stufe 0: Konvertierung 1:1 Korrektur der unumgänglichen Fehler 2017 Brandt & Partner GmbH. 27

28 Daten prüfen Bearbeitung / Korrektur: 2017 Brandt & Partner GmbH. 28

29 Konvertierungs Prozess Datenqualität Stufe 4: Stufe 3: Stufe 2: Stufe 1: Zukünftige Pflege-Prozesse - dauerhafte Sicherung der Datenqualität - Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip Dubletten-Bereinigung - innerhalb der Debitoren / Kreditoren - Debitoren / Kreditoren übergreifend Datenkorrekturen auf GP-Ebene (Adressprüfung, VAT-Prüfung, ) Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen) Stufe 0: Konvertierung 1:1 Korrektur der unumgänglichen Fehler 2017 Brandt & Partner GmbH. 29

30 Dubletten Prüfung Golden Record : 2017 Brandt & Partner GmbH. 30

31 Dubletten Problematik Debitoren / Kreditoren werden häufig bewusst mehrfach angelegt (aus unterschiedlichen Gründen). Auch das neue GP-Modell bietet hierfür auch keine (direkte) Alternative. Der Bezug GP <-> Debitor / Kreditor ist 1:1, ein GP kann allerdings gleichzeitig zum Deb. + Kred. werden. Das Beziehungswissen im GP eröffnet Möglichkeiten diese Problematik anzugehen: Zentrale Daten: golden record GP: GP-Beziehung: Konsolidierung:1 GP-Beziehung: Konsolidierung:2 GP-Beziehung: Konsolidierung:1 lokale Daten: local record GP: CVI Kred GP: CVI Kred GP: CVI Debitor Der golden record ist der Master für alle local records, Änderungen am golden record werden auf die local records gespiegelt. local records können aber (je nach Konsolidierungstyp) Abweichungen auf bestimmten Attributen haben. Nur die local records werden via CVI in die Debitoren / Kreditoren übertragen, der golden record ist aber Master für alle Versionen Brandt & Partner GmbH. 31

32 Konvertierungs Prozess Datenqualität Stufe 4: Stufe 3: Stufe 2: Stufe 1: Zukünftige Pflege-Prozesse - dauerhafte Sicherung der Datenqualität - Workflow-Prozesse, 4-Augen-Prinzip Dubletten-Bereinigung - innerhalb der Debitoren / Kreditoren - Debitoren / Kreditoren übergreifend Datenkorrekturen auf GP-Ebene (Adressprüfung, VAT-Prüfung, ) Datenkorrekturen auf Feldebene (Pflichtfelder / Dateninhalte / Validierungen) Stufe 0: Konvertierung 1:1 Korrektur der unumgänglichen Fehler 2017 Brandt & Partner GmbH. 32

33 Organisationsberatung Prozessmodellierung Projektmanagement Auf dem richtigen Weg zu SAP S/4HANA Erfolgreich vom Kunden und Lieferanten zum Geschäftspartner-Modell Brandt & Partner GmbH Dr. Bernd Brinkmann, Dr. Michael Koch Radisson Blu, Frankfurt 2017 Brandt & Partner GmbH. 33

34 Datenpflege via Workflow System Anforderung: Einführung geeigneter SAP-Anwendungsfunktionen für die Pflege zentraler Geschäftspartnerdaten zur Sicherstellung der Stammdatenqualität und effizienter Erfassungs- und Änderungsprozesse. Lösungsansatz: 1. Unternehmensweite, abteilungsübergreifende Implementierung effizienter SAP- Workflow-gesteuerter GP-Anlage- und Änderungsfunktionen zur Sicherstellung der Stammdatenqualität und Schaffung transparenter Arbeitsprozesse. 2. Revisionssichere Dokumentation aller Änderungsprozesse durch Realisierung über SAP-Business-Workflow; 3. Einrichtung einer zentralen organisatorischen Einheit für das Clearing von GP- Daten zur Klärung/Harmonisierung konkurrierender Anforderungen für GP- Neuanlagen/ Adressänderungen sowie Erhöhung der Qualitätsstandards und Compliance-Anforderungen durch Einführung eines Vier-Augen-Prinzips Brandt & Partner GmbH. 34

35 Datenpflege via Workflow System Beispiel: Unternehmen mit unterschiedlichen Landesgesellschaften, abgebildet als Verkaufsorganisationen im SAP. Diese pflegen gemeinsam bzw. konkurrierend GP- Daten VkOrg 0001 (Deutschland) VkOrg 0002 (Österreich) VkOrg 0003 (Schweiz) 2017 Brandt & Partner GmbH. 35

36 Datenpflege via Workflow System Die Pflege von GP-Daten findet im S4/Hana in verschiedensten Bereichen statt. Treasury Besonders für Datenschutzund Compliance-Themen werden hohe Anforderungen an die Datenqualität im Geschäftspartnerstamm gestellt (neue EU-Richtlinie ab Mai 2018 zur Verwendung von Kundendaten durch Unternehmen). Kreditoren CRM SAP GP Debitoren... HR 2017 Brandt & Partner GmbH. 36

37 Datenpflege via Workflow System Anforderung: GP- Neuanlage/Änderung Automatische Benachrichtigung (z.b. per ) Antragsprüfung Antragsteller: GP Suche im SAP Erfassung Neuanlage /Änderungs Antrag Antragsprüfung Ergänzung fachspez. Daten (Vertrieb/Einkauf) bzw. Überarbeitung des Antrags Neuanlage/Änderung SAP GP bzw. Ablehnung des Antrags Automatische Benachrichtigung (z.b. per ) 2017 Brandt & Partner GmbH. 37

38 Datenpflege via Workflow System (Beispiel ) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Anforderung: Neuanlage SAP-GP mit kreditorischer Rolle. Neuanlage SAP-GP (Kreditor) Antragsteller: Eingabe zentraler Daten (Name, Anschrift, Kommunikations- Daten, etc.); ggf. Ergänzung von Bankverbindungen und Buchungskreisdaten 2017 Brandt & Partner GmbH. 38

39 Datenpflege via Workflow System (Beispiel) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Postalische Validierung, Dublettenprüfung und Konsistenzprüfung 2017 Brandt & Partner GmbH. 39

40 Datenpflege via Workflow System (Beispiel) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Automatische Weiterleitung des Antrags an den Genehmiger über das SAP-Workflow-System 2017 Brandt & Partner GmbH. 40

41 Datenpflege via Workflow System (Beispiel) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Erweiterte Prüfung der Antragsdaten (Bsp. Umsatzsteuer-ID) 2017 Brandt & Partner GmbH. 41

42 Datenpflege via Workflow System (Beispiel) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Verbuchung der Antragsdaten bzw. Ablehnung des Antrags 2017 Brandt & Partner GmbH. 42

43 Datenpflege via Workflow System (Beispiel) Anforderung erstellen Workflow Antrag prüfen Workflow Antrag verbuchen Revisionssicherheit durch automatische Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsschritte 2017 Brandt & Partner GmbH. 43

44 Zusammenfassung Entscheidungsfindung green field oder brown field Einbindung des ganzen Unternehmens ist wichtig Chance für ein grundlegendes Redesign Stammdaten sind die größte technische Herausforderung im Projekt Die Umstellung auf den SAP-GP kann vorbereitend schon im aktuellen ERP stattfinden, Optionen: - 1:1 Übernahme ( brown field für den GP) - Neuaufbau ( green field für den GP) Eine gute Datenqualität ist die entscheidende Basis, um die Stärken von S/4HANA nutzen zu können Datenqualität sollte kein Einmal-Thema bleiben, sondern dauerhaft gesichert werden Brandt & Partner GmbH. 44