neue VorgAben FÜr Die ordnungsmässigkeit Der buchführung

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1 neue VorgAben FÜr Die ordnungsmässigkeit Der buchführung Wie Sie den Tax-Compliance-Level steigern und Sanktionen vermeiden.

2 2 Tax-Compliance steigern gobd - nie gehört?! Am 14. November 2014 veröffentlichte das BMF die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) als seine überarbeitete Auffassung und Konkretisierung von Anforderungen, welche an die Wahrnehmung von Buchführungspflichten mithilfe von IT-Systemen zu stellen sind. Die Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen mithilfe von IT-Systemen ist aus der heutigen Buchführungspraxis nicht mehr wegzudenken. Sie ist jedoch nur dann zulässig, wenn die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen und darüber hinaus auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachtet werden. Die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen machen entsprechende gesetzliche Anpassungen unumgänglich. Um mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Schritt zu halten, hat die Finanzverwaltung neue Anforderungen, welche bei Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung zu beachten sind, statuiert. Neben allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsvorgaben werden insb. neue Dokumentationspflichten eingeführt und bestehende verschärft. Die Verifikation der Buchführung geht zukünftig mit der Prüfung von IT-Systemen einher. Anderenfalls kann keine Aussage im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit von Prozessen und vor allem von Daten, die sodann als Basis für die weitere Prüfung dienen, getroffen werden. Auch rücken die unternehmensinternen Kontrollsysteme, ihre Wirksamkeit sowie die entsprechenden Dokumentationen verstärkt in den Fokus der Finanzverwaltung.

3 Steuerliche Risiken vermeiden 3 Die Finanzverwaltung spricht von Büchern und Aufzeichnungen, meint aber IT- Systeme, Daten und Prozesse. Keine Ausnahmen Betroffen sind alle Steuerpflichtige, sofern sie unternehmerische Prozesse IT-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form erfüllen. Bei der Nicht- oder Schlechterfüllung drohen steuerrechtliche Sanktionen bis hin zur Aberkennung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. In dem Zusammenhang kommen auch Haftungsfälle für die Unternehmensleitungen in Betracht.

4 4 Tax-Compliance steigern Die ÄnDerUngen im einzelnen Die Finanzverwaltung konkretisiert in ihrem Schreiben auf insgesamt 38 Seiten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz von IT-Systemen und erläutert Anforderungen an die Buchführung, das Belegwesen und die Aufbewahrung. Modalitäten, die bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen zu beachten sind, werden ausführlich beschrieben. Dabei wird auch auf die Anforderungen an das Interne Kontrollsystem, die Datensicherheit und -sicherung sowie an die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit der Belege eingegangen. Die Verschärfung bisheriger und die Einführung neuer Pflichten sorgen dafür, dass zukünftig wesentlich strengere Maßstäbe bei der Beurteilung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzulegen sein werden. Bei Verstößen ist die Festsetzung von Verzögerungsgeldern vorgesehen. In bestimmten Fällen kann die Buchführung auch als nicht ordnungsgemäß anerkannt werden, wodurch zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen übergegangen werden kann. Aufgrund der Vielzahl von Vorgaben und Anforderungen werden Unternehmen mit komplexen IT- und Prozessstrukturen einen erheblichen Zeitaufwand benötigen, um ihre Prozesse nach den GoBD auszurichten und entsprechende Dokumentationen zu erstellen.

5 Steuerliche Risiken vermeiden 5 ORDNUNGSMÄSSIGKEIT Unverändert soll mithilfe des Belegs der sichere und klare Nachweis des Zusammenhangs zwischen Geschäftsvorfällen und deren buchhalterischer Abbildung erbracht werden. Für diesen Zweck wurde ein Katalog von Pflichtangaben geschaffen, die bei der Belegerfassung zwingend eingehalten werden müssen, damit ein Geschäftsvorfall als ordnungsgemäß beurteilt werden kann. Im Vergleich zu bisherigen Vorgaben fällt die Fülle der erforderlichen Informationen deutlich umfangreicher aus. ARCHIVIERUNG UND DATENZUGRIFF Sofern Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungsund vorlagepflichtig. Unverändert gilt die Anforderung, dass originär digitale Unterlagen auch in elektronischer Form aufzubewahren sind und ihre maschinelle Auswertbarkeit gegeben sein muss. Darüber hinaus bedarf es einer Analyse und Klassifizierung der eingesetzten IT-Systeme und Unterlagen, um den Datenzugriff der Finanzverwaltung zu ermöglichen. DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT Steuerlich relevante IT-Systeme sind gegen Verlust und gegen unberechtigte Veränderungen zu sichern. Die Maßnahmen sind in einem Datensicherungskonzept zu beschreiben und auf Anforderung vorzulegen. Ein unzureichender Schutz kann in einer formell nicht ordnungsgemäßen Buchführung resultieren. Auch sind Prozesse zu etablieren, um sicherzustellen, dass ergriffenen Vorkehrungen zum Datenschutz und Datensicherheit weiterhin den aktuellen technischen Möglichkeiten und Anforderungen entsprechen. INTERNES KONTROLLSYSTEM Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ist für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften unabdingbar. Es umfasst Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung. Neben der Dokumentation des IKS ist die Ausübung von Kontrollen zwingend zu dokumentieren und die Ergebnisse zu protokollieren. VERFAHRENSDOKUMENTATION Um die Überprüfung aller buchhalterischen IT-Systeme, Datenstrukturen und Prozesse zu gewährleisten, ist eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Zu den Bestandteilen zählen alle System- bzw. Verfahrensänderungen, das IKS mitsamt implementierten und ausgeübten Kontrollen sowie Archivierungs-, Datensicherungs- und Datensicherheitskonzepte. Zuwiderhandlungen können in einer ordnungswidrigen Buchführung resultieren.

6 6 Tax-Compliance steigern Sanktionen können bei Verstößen ohne weitere Prüfungshandlungen verhängt werden. Vorgehensweise der Finanzverwaltung Die behördeninterne Vorgabe, arbeits- und zeitsparend aber dennoch effektiv zu prüfen setzt voraus, dass neben der Verifikation einzelner Belege auch buchhalterische Daten, Prozesse, IT-Systeme und die Verfahrensdokumentation analysiert und steuerrechtlich gewürdigt werden. Denn die Betriebsprüfung ist mit der Fülle auszuwertender Belege überfordert, wodurch nicht zuletzt die Qualität der Prüfung leidet. Demgegenüber ermöglicht die sog. System- bzw. Verfahrensprüfung, mit geringerem Prüfungsaufwand alle in einem Unternehmen angefallenen Daten zu analysieren und mithilfe spezieller Prüfsoftware standardisierte Feststellungen zu treffen. Die Vorgehensweise bedingt jedoch sowohl das Vorhandensein entsprechender Dokumentationen, als auch die Einhaltung von Ordnungsmäßigkeitsvorgaben. Daher wird die Finanzverwaltung zukünftig neben der Ermittlung und dem Nachvollzug der Besteuerungsgrundlagen auch das Vorhandensein und die inhaltliche Ausgestaltung der Prozess- und Systemdokumentationen verifizieren. Sollten für die Prüfung benötigte Unterlagen fehlen, kann dies dem Wortlaut der GoBD folgend sofort sanktioniert werden. Dies führt zu einem Paradigmenwechsel in der Vornahme von Betriebsprüfungen. Die Möglichkeit ein Verzögerungsgeld in einer Höhe zwischen und Euro pro Verstoß festzusetzen, kann aufgrund der Vielzahl der Anforderungen schnell in einem sehr hohen Gesamtbetrag resultieren. Bei ca. dreißig sanktionierbaren formalen Dokumentationsvorgaben können allein auf dieser Grundlage Verzögerungsgelder in einer Mindesthöhe von Euro festgesetzt werden. Insbesondere bei KMU führt der Ansatz zu wesentlich höheren Steuereinnahmen. Gleichzeitig deuten die Feststellungen auf eine nicht ordnungsmäßige Buchführung, wodurch zusätzlich eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen ermöglicht wird.

7 Steuerliche Risiken vermeiden 7 Die Buchführung wird lückenlos analysiert, um Verzögerungsgelder festzusetzen. Jedes NEIN kann zu einem Verzögerungsgeld und ggfs. einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen: NEIN 1. Ist sichergestellt, dass alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß verbucht werden? 2. Ist ein internes Kontrollsystem implementiert und werden die Kontrollen ausgeübt und protokolliert? 3. Kann ein Datenschutz-, ein Datensicherungs- und ein Datensicherheitskonzept vorgelegt werden? Falls ja, sind die Unterlagen GoBD-konform? 4. Werden Änderungen an den Systemeinstellungen der Buchführungssoftware protokolliert und ist sichergestellt, dass die Protokolle über die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher gespeichert werden? 5. Kann eine Dokumentation aller IT-Systeme und Prozesse vorgelegt werden, aus welcher die Verfahren zur DV-gestützten Buchführung hervorgehen? 6. Ist die Extraktion aller relevanten Daten inklusive Metadaten und Bildbelege aus den betroffenen IT-Systemen möglich? JA

8 8 Tax-Compliance steigern Unsere Leistungen Obwohl heute über 85% aller Betriebsprüfungen digital erfolgen, ist ein Großteil aller Unternehmen aufgrund der vielfältigen Vorgaben der GoBD mit ihrer Erfüllung überfordert. Denn die Umsetzung erfordert sowohl betriebswirtschaftliche, als auch rechtliche und IT-Kenntnisse. Zudem wird das Steuerrecht durch den Einfluss der Digitalisierung zunehmend komplizierter. Hieraus ergeben sich individuelle Fragestellungen, welche der Steuerberater oftmals allein nicht mehr beantworten kann. Durch unsere interdisziplinäre Expertise bieten wir Ihnen professionelle Lösungen und entlasten Sie dadurch in steuerlichen Fragestellungen. GoBD- Check Durch einen von uns speziell entwickelten Prüfungsansatz erhalten Sie einen ersten Überblick über den Prüfungssimulation Wir simulieren die Betriebsprüfung durch die Vornahme von betriebswirtschaftlichen und mathematisch- Verfahrensdokumentation Auf der Basis Ihrer IT-Systeme, Datenbestände und Prozesse erstellen wir eine GoBD-konforme Erfüllungsgrad der GoBD-Anforde- statistischen Prüfungshandlungen Verfahrensdokumentation, welche rungen. Feststellungen und Empfehlungen fassen wir in einem Bericht zusammen. mithilfe spezieller Datenanalysesoftware und können hierdurch Risiken im Vorfeld identifizieren. anschließend von Ihnen ohne Mehraufwand weiter gepflegt werden kann. Darüber hinaus unterstützen wir Sie gern bei der Identifikation und Beurteilung der steuerlichen Relevanz von IT-Systemen und Schnittstellen Prüfung implementierter Kontrollen im Hinblick auf ihre Wirksamkeit Beurteilung des Erfüllungsgrades der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen, insb. Beleg,- Journal- und Kontenfunktion, Zeitgerechtigkeit und Nachvollziehbarkeit Beurteilung der Verfahrensdokumentation Plausibilisierung der Datenschutz-, Datensicherung- und Datensicherheitskonzepte Prüfung der Einhaltung der Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen

9 Steuerliche Risiken vermeiden 9 Ihr Nutzen 1. Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung durch die vollumfängliche Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Anforderungen 2. Vermeidung von Sanktionen und Bußgeldern durch die rechtzeitige Erkennung von Problemfeldern 3. Analyse, Beurteilung und Optimierung buchhalterischer Prozesse 4. Verhandlungsspielraum bei den Abschlussprüfungskosten durch vollumfänglich dokumentiertes und geprüftes IKS 5. Unternehmensweite System-, Daten- und Prozesstransparenz 6. Ausschöpfung des Potenzials Ihrer Daten für weitere Entwicklung des Unternehmens Vollständige Transparenz durch Datenanalysen bedingt eine verbesserte Entscheidungsfindung sowie die Steigerung der Effizienz in operativen Prozessen. Hierdurch werden Optimierungspotenziale sichtbar. Eine 360 -Compliancelösung gleicht handels-, gesellschafts- und steuerrechtliche Anforderungen durch eine einzige Prüfung mit der IST-Situation ab. Mehrfache, anlassbezogene Prüfungsvornahmen werden hierdurch obsolet. Unser ganzheitlicher Prüfungsansatz reduziert die Eintrittswahrscheinlichkeit von Fehlern, Unstimmigkeiten und Manipulationen, wodurch die Unternehmensleitung haftungsrechtlich entlastet wird.

10 10 Tax-Compliance steigern Über uns Sie sind nicht irgendwer - vertrauen Sie nicht irgendwem! Wir verfügen über eine langjährige Expertise auf den Fachgebieten Betriebsprüfung, Datenanalysen, Prozessbeurteilung, elektronische Buchführungssysteme, Verfahrensdokumentationen, Archivierung und IT-Compliance. Neben unserer beruflichen Tätigkeit engagieren wir uns in berufsständischen Organisationen und Vereinen und haben zahlreiche Publikationen veröffentlicht. Seit über einem Jahrzehnt sind wir in der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Daten- und Prozessanalyse tätig. Unsere Fähigkeiten und Kenntnisse haben wir dabei abermals unter Beweis gestellt. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, setzt sich unser Team aus erfahrenen Wirtschaftsprüfern, Steuer- und Unternehmensberatern sowie IT-Spezialisten zusammen. Hierdurch können wir Sie optimal und professionell in allen Fragen der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung unterstützen. Von der Aufnahme und Prüfung der IT-Systeme, über die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bis hin zur Implementierung von Internen Kontrollsystemen und der Erstellung von Verfahrensdokumentationen - durch die rechtzeitige Erkennung von Problemen helfen wir Ihnen Sanktionen und Bußgelder zu vermeiden und gleichzeitig die Prozesse und Strukturen zu optimieren. Dabei ist und bleibt Ihre Zufriedenheit unser primäres Ziel weshalb wir größten Wert auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit legen. Denn wir verstehen fachkompetente Beratung als Service. Unser Qualitätsversprechen umfasst fundierte Analysen und Aussagen sowie transparentes Feedback. Profitieren auch Sie von unserer Expertise!

11 Steuerliche Risiken vermeiden 11 Thorsten Jansen Wirtschaftsprüfer / Steuerberater Michael Goldshteyn Certified Information Systems Auditor Herr Thorsten Jansen studierte Betriebswirtschaftslehre an der RWTH Aachen sowie Wirtschafts- und Steuerrecht an der Ruhr-Universität Bochum. Es folgte eine mehrjährige Tätigkeit in einer Steuerund Wirtschaftsrechtskanzlei in Neuss. Anschließend war er bei einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf, zuletzt als Manager, tätig. In 2008 wurde Herr Thorsten Jansen zum Steuerberater und in 2014 zum Wirtschaftsprüfer bestellt. Er verbindet fundiertes betriebswirtschaftliches Know-how mit Steuerund Wirtschaftsrecht und verfügt über eine langjährige Expertise auf den Gebieten Bilanzrecht, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensbewertung, Interne Revision, elektronische Buchführungssysteme sowie Tax Compliance. Neben seiner beruflichen Tätigkeit engagiert er sich in berufsständischen Organisationen und Vereinen. Herr Michael Goldshteyn begann seine Karriere bei einer der Big4-Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Nach einer mehrjährigen Tätigkeit in der Wirtschaftsprüfung als Leiter der IT-Revision, übernahm er die Verantwortung für das Risikomanagement eines Krankenhauskonzerns. Zu seinen Verantwortungsbereichen und Beratungsschwerpunkten gehört die Weiterentwicklung des geschäftsprozessorientierten Prüfungsansatzes, die Vornahme von IT-Systemprüfungen, die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Buchführungssysteme sowie die Vornahme von Geschäftsprozesskontrollen. Darüber hinaus hält er regelmäßig Schulungen zum Thema Datenanalyse und Datenzugriff der Finanzverwaltung. Neben seiner beruflichen Tätigkeit publiziert Herr Goldshteyn regelmäßig zu den Themenkomplexen digitale Betriebsprüfung, elektronische Rechnungen, Datenanalysen und hat zuletzt ein Praxishandbuch zu den GoBD veröffentlicht.

12 wir LAssen sie nicht im regen stehen Jansen GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wallstraße Düsseldorf Tel: Fax: Web: