Best practice in German Payroll

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1 iproconference 2015 Jörg Edinger Best practice in German Payroll 1 iprocon: Better HR

2 Agenda Datenschutz und löschung im HCM Abgleich von Personalrechenschemen und regeln Test-Workbenches f. Personalabrechnung und zeitwirtschaft 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? Employee Self-Service für die Simulation der Personalabrechnung Points to take home 2 iprocon: Better HR

3 Gesetzliche Grundlagen 35 Bundesdatenschutzgesetz Abs. 2 S. 2 regelt, dass Daten Personenbezogene Daten zu löschen sind, wenn darüberhinaus gibt es eine Reihe weiterer spezifischer Rechtsgrundlagen (z. B. für Beamte in den Gesetzen der Bundesländer) Einheitlichkeit und klare Definition leider nicht vorhanden 3 iprocon: Better HR

4 Der Status Quo Datenlöschung zwar gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis selten umgesetzt unbestimmter Rechtsbegriff macht es schwierig Verantwortlichen Stellen fällt es schwer das Ende v. Prozessen zu definieren ebenso konkrete Löschfristen auszuprägen Verständnis f. Löschregeln nicht vorhanden, Vorstellungen unklar viele Beteiligte tun sich schwer wie kann Realisierung nachgewiesen u. geprüft werden 4 iprocon: Better HR

5 Lebenszyklus von Daten Erstmalige Erzeugung Ändern, ggf. auch Löschen Archivierung möglich Löschen - verpflichtend 5 iprocon: Better HR

6 Entwicklung eines Löschkonzepts Ermittlung der gespeicherten Datenarten Zuordnung der Datenarten zu Löschfristen Fixierung der Löschregeln Festlegung von Verantwortlichkeiten Definiton der Dokumentationspflichten 6 iprocon: Better HR

7 Die Lösung der SAP AG SAP ILM 7 iprocon: Better HR

8 Realisierung in SAP ILM Für gesetzliche Löschzwecke lizenzfrei Reihenfolge ist Archivieren Löschen Dieser Prozess kann ohne Unterbrechung erfolgen SAP liefert Optionen für Löschregeln aus Kunde muss Regel definieren Im HCM wird sog. Vernichtungsbeleg geschrieben (IT 283) Sperren der Vernichtung möglich (IT 3246) 8 iprocon: Better HR

9 Besonderheiten Nicht alle Daten können regelbasiert vernichtet werden Sehr lange aufzubewahrende Daten (z. B. bav) Daten, die den MA identifizieren Daten, die aus technischen Gründen notwendig sind Alle Daten einer PerNr können mit RPUDELPP vernichtet werden Einzelfallprüfung, grds. Mit 4-Augenprinzip Ohne Bezug zum ILM Verteilte Daten werden nicht vernichtet Keine Prüfung, ob PerNr noch in Prozesse involviert ist 9 iprocon: Better HR

10 Agenda Datenschutz und löschung im HCM Abgleich von Personalrechenschemen und regeln Test-Workbenches f. Personalabrechnung und zeitwirtschaft 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? Employee Self-Service für die Simulation der Personalabrechnung Points to take home 10 iprocon: Better HR

11 Analyse von Schemen und Regeln Standard iprocon-tool Abgleich über RPDASC00 oder innerhalb Objekt möglich - Report vergleich Kunden- u. Standardschema - Ausweis Differenzen kategorisiert - Erhöhter Aufwand - Gefahr von Falschabrechnung - Aufwände f. Abgleich minimiert - Höhere Sicherheit 11 iprocon: Better HR

12 Agenda Datenschutz und löschung im HCM Abgleich von Personalrechenschemen und regeln Test-Workbenches f. Personalabrechnung und zeitwirtschaft 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? Employee Self-Service für die Simulation der Personalabrechnung Points to take home 12 iprocon: Better HR

13 Testworkbenches Änderungen in Konfiguration u. Coding Upgrades SP-Einspielung Fehlerbehebung Projekte Regressionstests notwendig Querschnittsauswirkungen verhindern Sicherheit erhöhen Aufwände minimimeren Tests automatisieren Testworkbenches nutzen Protokolle zeigen Prüfbedarf Erhöhte Sicherheit, minimierte Aufwände 13 iprocon: Better HR

14 Beispiel: Testworkbench Payroll 14 iprocon: Better HR

15 Agenda Datenschutz und löschung im HCM Abgleich von Personalrechenschemen und regeln Test-Workbenches f. Personalabrechnung und zeitwirtschaft 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? Employee Self-Service für die Simulation der Personalabrechnung Points to take home 15 iprocon: Better HR

16 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? 4-Augen-Prinzip Manipulationen verhindern Vollständig Stichprobe Manipulationen verhindern unvollständig Hohe Sicherheit Hohe Sicherheit aufwändig wenig Aufwand teuer günstig 16 iprocon: Better HR

17 Dokumentierte Stichprobenprüfung oder nachgelagertes 4-Augen-Prinzip Backend- und Frontend-Version verfügbar Customizing f. Infotypen u. länderspezifische Stichprobendefinition Stichprobengenerierung möglich Genehmigungsfunktion in Ergebnisliste Kommentarfunktion 17 iprocon: Better HR

18 Backendversion 18 iprocon: Better HR

19 Agenda Datenschutz und löschung im HCM Abgleich von Personalrechenschemen und regeln Test-Workbenches f. Personalabrechnung und zeitwirtschaft 4-Augen-Prinzip oder Stichprobe? Employee Self-Service für die Simulation der Personalabrechnung Points to take home 19 iprocon: Better HR

20 Simulationstool für die Payroll Absenkung/Erhöhung der Arbeitszeit Firmenwagen Umwandlung in ein Lebensarbeitszeitkonto künftige Brutto- u. Nettowerte für den Mitarbeiter unbekannt Informationslage für Mitarbeiter und Unternehmen verbessern Service für Mitarbeiter verbessern Differenzen aufgrund falscher Aussagen verhindern Simulationstool ermöglicht Abrechnung mit geänderten Mitarbeiterdaten OHNE Änderung produktiver Daten 20 iprocon: Better HR

21 Employee Self-Service 21 iprocon: Better HR

22 22 iprocon: Better HR

23 Key Points to Take Away Datenlöschung im HCM ist Stiefkind BR/PR drängen mehr und mehr zur Aktivität Lösung von SAP auf Basis ILM lizenzfrei nutzbar Löschkonzept sollte Grundlage sein Tools für Abgleich von Schemen- u. Regeln sowie Testworkbenches machen das Leben leichter Egal ob nachgelagerter 4-Augen-Prinzip oder Stichprüfenprüfung Systemunterstützung sinnvoll iprosim ermöglicht Payroll-Simulation im ESS 23 iprocon: Better HR

24 Usefull sources SAP-Help: 24 iprocon: Better HR

25 Questions?! 25 iprocon: Better HR