WICHTIG - DAS ZUSAMMENSPIEL MIT NEUER ERP-APPLIKATION

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1 HEILPÄDAGOGISCHE HILFE OSNABRÜCK n b i

2 BERATUNGSGESELLSCHAFT WÄHLT egecko WICHTIG - DAS ZUSAMMENSPIEL MIT NEUER ERP-APPLIKATION n l im Sozial tzt f k fmän e So lö ng egecko CSS AG. Die Heilpädagogische Hilfe Osnabrück (HHO) beglei- KAUFMÄNNISCHE DIENSTLEISTUNGEN IM UNTER- tet seit 1960 Menschen mit Behinderung auf dem Weg NEHMENSVERBUND zu einem möglichst selbstständigen Leben. In den Einrichtungen der HHO genießen Menschen mit geistiger, Die HHO Verwaltungs GmbH erbringt kaufmännische psychischer oder körperlicher Behinderung adäquate Dienstleistungen für die dem HHO-Verbund angeschlos- Unterstützung und bestmögliche Förderung. Sie ent- senen Gesellschaften. Das Dienstleistungsspektrum um- wickeln so wichtige Fähigkeiten und profitieren von fasst dabei Bereiche wie das Personalwesen, die Lohn- und zahlreichen Angeboten, die sich flexibel nach ihren Finanzbuchhaltung, Leistungsabrechnungen, Rechnung- konkreten Bedürfnissen gestalten lassen. Heute ist die swesen oder Controlling. Um diese Aufgaben professionell Heilpädagogische Hilfe der größte Träger von statio- zu erledigen, sind auch geeignete kaufmännische Soft- nären, teilstationären und ambulanten Angeboten der warelösungen gefragt. Und genau hier stand man im Jahr Behindertenhilfe in Stadt und Landkreis Osnabrück vor einer Herausforderung, denn die genutzte Soft- An mehr als 60 Standorten unterstützt und fördert die ware war veraltet und wurde vom Hersteller nicht mehr un- HHO mit mehr als 1500 Mitarbeitern rund Kin- terstützt und gepflegt. Ein neues System musste also her. der, Jugendliche und Erwachsene. Um das für die Entscheidungsfindung notwendige Auswahlverfahren professionell zu gestalten, wurde eigens eine Beratungsgesellschaft damit beauftragt. Diese ermittelte in der Folgezeit drei prinzipiell geeignete Anbieter, die oftware S s es de Bus in ihre Lösungen im März 2007 in Osnabrück präsentierten.. s s w w w. c

3 DIE AUSWAHLKRITERIEN HERAUSFORDERUNGEN DER EINFÜHRUNGSPHASE Besonderes Augenmerk legte die HHO bei der Auswahl Herausforderungen bei der Einführung von egecko waren auf die Möglichkeiten der Geschäftsprozessoptimierung. die Stammdatenübernahme aus der vorhandenen Finanz- Wichtigster Punkt dabei war das Zusammenspiel der Soft- und Anlagenbuchhaltung, die Umstellung der Debitoren ware für die kaufmännische Verwaltung mit der ebenfalls von Leistungsträgern (Zentalregulierer) auf Einzeldebitor- neuen ERP Applikation, die bei Produktion und Leistung- en sowie die Übernahme der Anlagegüter in die Anlagen- serbringung in den Werkstätten für behinderte Menschen buchhaltung. Aufgaben, die zwischen Dezember 2007 und im Einsatz war. Hier konnte CSS überzeugen. Wie auch mit Januar 2008 mit geringem Zeitaufwand gemeistert werden den flexiblen Schnittstellen zum Vorgängersystem sowie konnten. Die Schulungs- und Einweisungsphase war eben- zur Personalabrechnung. falls kurz. Nach drei Schulungen von je drei Tagen Länge konnte die Arbeit beginnen. Ein weiteres wichtiges Argument für CSS waren die Gespräche mit vergleichbaren, zufriedenen Kunden aus dem Sozialwesen. Insgesamt war die Einführung der neuen Lösung dann rasch realisiert. Im Juni 2007 erfolgte die Entscheidung für egecko von CSS und im Dezember des gleichen Jahres ging das System bereits in Betrieb. Seit Januar 2008 wird damit an 95 Arbeitsplätzen und für neun Mandanten mit den Modulen Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Faktura, Vertragsmanagement und Kassenbuch gearbeitet. Mit egecko haben wir eine zukunftsfähige Software, die den Anforderungen unserer Unternehmensgruppe gerecht wird. Carsten Dunkel Leiter Finanzbuchhaltung

4 FAZIT Besonders geschätzt werden in Osnabrück die umfassenden und flexiblen Suchfunktionen von egecko. Diese und der anschließend mögliche, ebenfalls völlig flexible Datenexport, lassen Analysen und Auswertungen zu einer leichten Übung werden. Aber auch besondere Wünsche werden von egecko erfüllt. Etwa die Buchung von Abschlagzahlungen der Leistungsträger mit anschließendem OP-Ausgleich, wenn die Rechnung gebucht ist. Ein weiteres Beispiel für die Flexibilität des Systems: Bei der Ausgliederung der HHO Verwaltungs GmbH im Jahr 2009 wurde das Rechnungswesen im laufenden Geschäftsjahr rückwirkend auf den 1. Januar des Jahres von zwei auf insgesamt sieben Mandanten erweitert. Somit mussten alle Geschäftsvorfälle den neuen Mandanten, nach zuvor festgelegten Kriterien zugeordnet werden. Die dazu erforderliche Sortierung und Übertragung konnte innerhalb von kurzer Zeit korrekt durchgeführt werden. Dass man mit der Entscheidung für CSS sehr zufrieden ist verwundert daher nicht. Dies bestätigt auch Carsten Dunkel, Leiter der Finanzbuchhaltung bei der HHO Verwaltungs GmbH: Mit egecko haben wir eine zukunftsfähige Software, die den Anforderungen unserer Unternehmensgruppe gerecht wird. Und für die Zukunft sehen wir sogar noch zusätzliches Potenzial, um Arbeitsabläufe und Auswertungen mit egecko noch besser und schneller zu gestalten.

5 UNSER ANWENDER Un r groß Zi : E e ziale d klu ve G a! Seit seiner Gründung im Jahr 1960 verfolgt der Verein Betreuungsverein. Verein und Unternehmensgruppe Heilpädagogische Hilfe Osnabrück e.v. ein zentrales Ziel: haben sich im Laufe der Jahre durch erfolgreiche Arbeit das Menschen mit Behinderung sollen ein selbstbestimmtes Vertrauen und den Respekt der Kommunen, der Wirtschaft, Leben mitten in der Gesellschaft führen. Die Vorstellungen, vor allem aber der Menschen in der Region erworben. wie dieses gestaltet werden kann, haben sich im Laufe Der Verein verwaltet die zugehörigen Immobilien und der Jahre gewandelt und weiterentwickelt. In den Spendengelder. Der ehrenamtliche Vorstand, zu dem qua gesellschaftlichen Diskussionen darüber bezieht der Verein Satzung unter anderem auch Vertreter von Caritas, Diakonie immer wieder Position für die Interessen der Menschen mit und Lebenshilfe gehören, unterstützt und begleitet das Behinderung und ihrer Angehörigen. Wirken der gesamten HHO-Unternehmensgruppe. Um Menschen mit Behinderung ein möglichst hohes Maß an Teilhabe zu ermöglichen, engagiert sich der Verein in allen relevanten Lebensbereichen mit Gemeinsam mit Respekt und Wertschätzung. ständig wachsendem Erfolg: Inzwischen begleitet die Heilpädagogische Hilfe Osnabrück (HHO) an mehr als 60 Standorten in Stadt und Landkreis Osnabrück, sowie neun festen und mobilen Beratungsstellen in ganz Niedersachsen, rund Menschen mit Behinderung. Der Verein ist mit 85 Prozent an der Heilpädagogischen Hilfe Osnabrück ggmbh beteiligt, Mitgesellschafter ist der HfhM e.v. Zudem ist der HHO e. V. ein anerkannter B BRANCHE Sozial- und Gesundheitswesen BENUTZER AKTUELL 95 EINFÜHRUNG 2007 egecko MODULE Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Faktura Anlagenbuchhaltung Vertragsmanagement

6 CSS STANDORTE MÜNCHEN DÜSSELDORF BERLIN Mies-van-der-Rohe-Str München Tel +49 (0) 661/ Elisabethstraße Düsseldorf Tel +49 (0) 661/ Unter den Linden BerlinHamburg Tel +49 (0) 661/ el +49 (0) 661/ VILLINGEN-SCHWENNINGEN WILHELMSHAVEN DRESDEN Peterzellerstraße Villingen-Schwenningen Tel +49 (0) 661/ Gökerstraße 125g Wilhelmshaven Tel +49 (0) 661/ Werdauer Straße Dresden Tel +49 (0) 661/ LAMPERTHEIM HAMBURG Biedensandstr Lampertheim Tel +49 (0) 6206/950-0 Domstraße Hamburg Tel +49 (0) 661/ CSS ZENTRALE 1 KÜNZELL CSS AG Friedrich-Dietz-Straße Künzell Tel +49 (0) 661/ info@css.de