die einzelne StraSSenbahn kostentechnisch im Blick behalten Cottbusverkehr setzt auf Wilken-ERP-System CS/2

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1 die einzelne StraSSenbahn kostentechnisch im Blick behalten Cottbusverkehr setzt auf Wilken-ERP-System CS/2

2 Vier StraSSenbahn- und 44 Omnibuslinien betreibt die Cottbusverkehr GmbH sowohl innerstädtisch als auch im gesamten Landkreis Spree-NeiSSe. Die Fahrzeugflotte umfasst insgesamt 21 StraSSenbahnen sowie 44 Omnibusse. Bei der Kundenberatung

3 Als die Cottbusverkehr GmbH 2001 in die örtlichen Stadtwerke integriert wurde, hatte sich das Thema einer eigenen ERP-Software zunächst einmal erledigt. Das änderte sich jedoch mit der Ausgliederung im Jahr Um eine tatsächlich auf die Bedürfnisse eines Verkehrsbetriebes zugeschnittene Lösung zu finden, startete Cottbusverkehr ein umfangreiches Auswahlverfahren. Heute hat das Unternehmen mit CS/2 eine Lösung im Einsatz, die eine transparente Sicht auf alle Kosten und Erlöse, bis hinunter zum einzelnen Bus oder zur einzelnen Straßenbahn ermöglicht. Die Cottbusverkehr GmbH ist der Dienstleister für den öffentlichen Personennahverkehr in der Stadt Cottbus und im Landkreis Spree-Neiße und betreibt ein Liniennetz von fast Kilometern Länge. Gesellschafter der Cottbusverkehr GmbH ist die Stadt Cottbus, die gleichzeitig auch als Aufgabenträger fungiert. Für den Aufgabenträger Landkreis Spree-Neiße führt das Unternehmen ÖPNV-Leistungen im westlichen Teil des Landkreises durch. Das Unternehmen beschäftigt 218 Mitarbeiter und erzielte 2011 einen Umsatz von mehr als 34 Millionen Euro. Insgesamt beförderte die Cottbusverkehr GmbH im Jahr 2011 rund 11 Millionen Fahrgäste.

4 »Mit dem Wilken-ERP-System CS/2 haben wir endlich einen absolut transparenten Blick auf die Kosten. Und das nicht nur im Modul MRS: Wir können jederzeit auf jeder Ebene flexible Auswertungen erstellen, egal ob im Controlling, im Einkauf oder im Lager.«ROSWITHA SCHANDER LEITERIN FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN Cottbusverkehr GmbH Umfangreiche Auswahlkriterien Gerade in einem subventionierten Bereich wie dem öffentlichen Nahverkehr kommt es besonders darauf an, Kosten und Erlöse im Griff zu behalten. Aus diesem Grund gestaltete sich die Suche nach einem geeigneten System aufwändig für die Cottbusverkehr GmbH. Denn die Auswahlkriterien waren umfangreich. So benötigte Cottbusverkehr nicht nur ein umfassendes ERP-System, das alle Bereiche von der Finanzbuchhaltung über Anlagenbuchhaltung und Materialwirtschaft bis hin zum Vertrieb abdeckt. Es sollte darüber hinaus auch die verkehrsspezifischen Anforderungen abbilden insbesondere im Controlling. Und es sollte eine Lösung sein, die über möglichst viele Referenzinstallationen bei kommunalen Eigenbetrieben, insbesondere bei Stadtwerken, verfügt. Wir haben uns zahlreiche Systeme angesehen und miteinander verglichen. Am Ende entschieden wir uns für die ERP-Lösung CS/2 von Wilken, da sie unseren Anforderungen funktional am besten entsprach und zudem im Stadtwerkeumfeld bestens etabliert war, fasst Cindy Janke, kaufmännische Geschäftsbereichsleiterin der Cottbusverkehr GmbH, die Entscheidungsgründe zusammen.

5 Durchgängige Datenflüsse Ein besonderes Augenmerk legte das Unternehmen bei der Einführung der Lösung auf die Struktur der Kostenstellen und Aufträge. Unser Ziel war es, am Ende eine Fahrzeugeinzelabrechnung durchführen zu können, bis hin zu einer Deckungsbeitragsrechnung für jede einzelne Straßenbahn und jeden einzelnen Omnibus, erläutert Roswitha Schander, Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens. Eine Schlüsselfunktion nimmt deswegen bei Cottbusverkehr das Modul MRS Management Reporting System ein. Hier laufen alle Werte zu jedem Fahrzeug zusammen. Schon im Lager werden dabei die entnommenen Materialien auf Instandhaltungs- oder Reparaturaufträge gebucht. Über die weiteren Module werden zudem Rechnungen, Personalzeiten, Maschinenkosten oder durch Dritte erbrachte Dienstleistungen exakt zugeordnet. Sämtliche Kostenstellen-, Kostenträger- und Auftragshierarchien wurden entsprechend angelegt, so dass das Unternehmen heute auf Knopfdruck feststellen kann, welche Kosten zu einem einzelnen Fahrzeug gehören. Dies soll künftig bis hin zu einer Deckungsbeitragsrechnung pro Fahrzeug ausgebaut werden. Damit haben wir endlich einen absolut transparenten Blick auf die Kosten. Und das nicht nur im Modul MRS: Wir können jederzeit auf jeder Ebene flexible Auswertungen erstellen, egal ob im Controlling, im Einkauf oder im Lager, so Schander weiter. Auch interne Verrechnungen beziehungsweise Teilungsrechnungen sind einfach umsetzbar. Beispielsweise wenn es darum geht, Gewinn- und Verlustaufteilungen für unterschiedliche Bereiche umzusetzen, etwa getrennt nach Bussen und Straßenbahnen oder nach Stadt- und Überlandbetrieb. Daneben werden aber auch Abrechnungen für Leistungen an Dritte über CS/2 abgerechnet, etwa die Wartungsarbeiten, die in der Werkstatt für private Busunternehmen erbracht werden. Sämtliche Informationen stehen uns hier über CS/2 zur Verfügung, ohne dass wir beispielsweise auf das Werkstattsystem zugreifen müssen, freut sich Roswitha Schander.

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7 »Gerade bei Standardaufträgen, wie etwa einer Hauptuntersuchung, können wir die Prozesse erheblich vereinfachen und so Aufwände und Kosten einsparen.«cindy Janke kaufm. Geschäftsbereichsleiterin Cottbusverkehr GmbH Vereinfachte Prozesse in vielen Bereichen Entsprechend wurden auch andere für einen Verkehrsbetrieb spezifischen Abläufe innerhalb von Wilken CS/2 abgebildet. Etwa im Fahrkartenverkauf, wo heute sowohl die Abos als auch die Kontingentverkäufe an Kooperationspartner wie Kioske, die Abrechnung der Handkasse der Fahrer und die Automatenabrechnung über das ERP-System abgewickelt werden. Oder der Prozess der Fahrerbekleidung, vom Einkauf und das Lager über die Entnahme bis hin zur Abschreibung. Die Einführung des Systems gestaltete sich entsprechend anspruchsvoll. Dennoch konnten wir die neue Lösung pünktlich zum geplanten Stichtag in Betrieb nehmen, erinnert sich Cindy Janke. In den nächsten Schritten plant Cottbusverkehr nun weitere Prozesse zu optimieren und, wo möglich, zu automatisieren. So soll künftig im Lager ein Barcodeverfahren mit mobilen Erfassungsgeräten eingeführt werden, mit dem die Daten künftig automatisch in das ERP-System CS/2 übertragen werden, statt wie bisher manuell. Mit Hilfe des eprocurements von Wilken sollen zudem die Mitarbeiter selbst in die Lage versetzt werden, ihre Arbeitsmittel selbstständig nachzubestellen, ohne dass dabei die Einkaufsabteilung aktiv werden muss. Das soll in Cottbus nicht nur für Büromaterialien gelten, sondern beispielsweise auch für die Werkstatt. Gerade bei Standardaufträgen, wie etwa einer Hauptuntersuchung, können wir die Prozesse erheblich vereinfachen und so Aufwände und Kosten einsparen. Denn der Mitarbeiter in der Werkstatt weiß ja genau, welche Teile jeweils benötigt werden und welche Liefer- fristen diese in der Regel haben. Über das eprocurement kann er diese Bestellung selbstständig und frühzeitig auslösen. Dabei werden alle Daten automatisch dem entsprechenden Auftrag zugeordnet und stehen so in allen weiteren Prozessschritten zur Verfügung, beschreibt Cindy Janke die Planungen für den Ausbau des Systems. Ihr Fazit: Mit CS/2 haben wir eine ERP-Lösung eingeführt, die nicht nur alle spezifischen Anforderungen eines Verkehrsbetriebes abdeckt, sondern uns auch viele Wege öffnet, um in unseren Abläufen effizienter zu werden und damit auch zu einer Senkung der Allgemeinkosten beizutragen.

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard software. Mit mehr als 450 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm / Greven / Sierksdorf, Energiewirtschaft), Wilken Entire AG (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2011 einen Umsatz von über 47 Millionen Euro im Jahr. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken.de Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-rz.de Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Entire AG Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe August 2012