Von der Insel zum zentralen Werkzeug

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1 Von der Insel zum zentralen Werkzeug HAWE setzt im Dokumenten- und Informationsmanagement auf Wilken InfoShare Software-Programme täglich archivieren zwei Contra 150 Manntage migration 2,8 Millionen Dokumente bisher archiviert

2 Seit 1949 beschäftigt sich das Unternehmen mit der Entwicklung und Herstellung von Pumpen, Hydraulikaggregaten, Ventilen, Sensoren und Zubehör. Heute ist HAWE mit 13 Tochtergesellschaften und 30 Vertriebspartnern weltweit präsent und erwirtschaftete 2010 mit Mitarbeitern 247 Millionen Euro. Weitere Informationen unter

3 Solutions for a World under Pressure HAWE-Unternehmensleitsatz Noch bis in die 2000er-Jahre hinein archivierte die HAWE Hydraulik in vielen Bereichen auf Mikrofilm. Lediglich im Kundendienst wurde ein AS / 400-basiertes elektronisches Archiv eingesetzt, in dem Dokumente wie Lieferscheine und Reklamationen in einem WORM- System abgelegt wurden schließlich entschloss sich HAWE zu einem radikalen Wechsel: Mit Wilken InfoShare wurde das Dokumenten Management grundlegend modernisiert. Seitdem hat sich diese DMS-Lösung zu einem zentralen IT-System entwickelt, mit dem längst nicht mehr nur herkömmliche Belege archiviert werden.

4 Solutions for a World under Pressure lautet der HAWE-Unternehmensleitsatz. Seit 1949 beschäftigt sich das Unternehmen mit der Entwicklung und Herstellung von Pumpen, Hydraulikaggregaten, Ventilen, Sensoren und Zubehör. Heute ist HAWE mit 13 Tochtergesellschaften und 30 Vertriebspartnern weltweit präsent und erwirtschaftete 2010 mit Mitarbeitern 247 Millionen Euro. Speziell in der Hydraulik müssen die einzelnen Komponenten jeweils individuell an die spezifischen Kundenbedürfnisse und Einsatzgebiete angepasst werden, beispielsweise in Form kundenspezifischer Software für Elektronikprodukte. Das geschieht heute über Microcontroller in den Ventilelektroniken, die dazu notwendigen Programme werden auf integrierten Chips eingespielt. Nachdem wir von diesen Komponenten große Stückzahlen liefern, mussten wir Wege finden, die individuellen Programme zu dokumentieren. Mit Wilken InfoShare war dies ganz einfach, denn dem System ist es egal, ob es klassische Belege sind, die im Archiv abgelegt werden müssen, oder eben Softwareprogramme. Auf diese Weise sind wir heute in der Lage, per Mausklick genau nachzuvollziehen, welches Programm bei welchem Kunden läuft, so Rainer Distler, Systemarchitekt IT Systeme & Infrastruktur bei der HAWE Hydraulik SE. Insgesamt Softwareprogramme oder Prüfdaten täglich werden heute auf diesem Wege dokumentiert und sind so jederzeit verfügbar, beispielsweise, wenn es zu einer Reklamation oder einem Reparaturauftrag kommt.

5 Übernahme der Daten: zwei contra 150 Manntage Auch schon zum Start des Projektes im Jahr 2007 standen die Prozesse des Kundendienstes und des Sales Supports im Fokus des Dokumenten Managements. 150 Manntage allein für die Migration der Altdaten lautete damals beispielsweise das Angebot eines der Platzhirsche in der IT-Branche. Als Anwender kann man das ja sehr schlecht einschätzen. Da nimmt man das mal so hin, vor allem wenn das Angebot von einem äußerst renommierten IT- Unternehmen kommt. Deswegen hatten wir schon überlegt, einen Schnitt zu machen und auf die Altdaten komplett zu verzichten. Denn dieser Aufwand wäre nicht tragbar gewesen, erinnert sich Rainer Distler. Mehr durch Zufall wurde er dann auf die Wilken Informationsmanagement GmbH aufmerksam gemacht und erlebte eine Überraschung. Mich hat nicht nur das Produkt schon bei der ersten Präsentation überzeugt, sondern vor allem auch die Aufwandsschätzung für die Datenmigration: Zwei statt 150 Manntage ist schon ein spürbarer Unterschied, da nutzt dann auch der große Name nichts mehr, beschreibt er die Gründe für seine Entscheidung. Erleichtert wurde die schnelle Datenübernahme auch durch die Tatsache, dass Wilken Informationsmanagement schon zahlreiche Archiv-Installationen mit InfoShare abgelöst hatte und die Übernahme so weitestgehend automatisiert erfolgen konnte. Auch sonst hielt sich der Aufwand für die Umstellung absolut im Rahmen. Der größte Aufwand lag in der Vorbereitung also in der Sichtung der Daten und der Entscheidung, was übernommen werden sollte und was nicht. Das System ging inklusive der Datenübernahme nach nur einer Woche in den produktiven Betrieb, beschreibt Rainer Distler den Projektverlauf. RAINER DISTLER Systemarchitekt IT Systeme und Infrastruktur Hawe Hydraulik SE»Mich hat nicht nur das Produkt schon bei der ersten Präsentation überzeugt, sondern vor allem auch die Aufwandsschätzung für die Datenmigration: Zwei statt 150 Manntage ist schon ein spürbarer Unterschied, da nutzt dann auch der große Name nichts mehr.«

6 Die Integration des Informationsmanagements in die Kundenprozesse wurde bis heute deutlich ausgebaut. Neben der Ablage von klassischen Dokumenten wie Export- und Lieferscheinen, Reparaturaufträgen und Berichten oder Reklamationen war auch der Abgleich mit dem CRM-System ein wichtiges Ziel. Gelöst wurde dies über eine bidirektionale Synchronisations- Schnittstelle, mit der die Vertriebsmitarbeiter in die Lage versetzt wurden, benötigte Dokumente auf das Notebook zu überspielen, um sie so auch offline beim Kunden vor Ort zur Verfügung zu haben. Die Synchronisation der Dokumente erfolgt automatisiert und nachts, so dass sich der einzelne Mitarbeiter um nichts kümmern muss und natürlich so auch nichts vergessen kann.

7 Klassische Belegflüsse integriert mit SAP umgesetzt An die Umsetzung der klassischen Belegflüsse wie etwa des Rechnungseingangs ging HAWE Hydraulik erst im Rahmen der SAP-Einführung, bei der das alte SoftM-ERP-System ausgemustert wurde. Damit verbunden war auch ein Wechsel in der Benutzerführung. Denn während die Mitarbeiter in den kundennahen Bereichen nach benötigten Dokumenten und Programmen meist direkt über den InfoShare-Client recherchieren, geschieht dies in der SAP-Buchhaltung vollständig über die SAP-GUI. Die Integration wurde über Wilken ArchiveLink realisiert und konnte so ebenfalls sehr schnell in Betrieb genommen werden. Auch hier war die technische Umsetzung das kleinste Problem. Viel aufwändiger war die organisatorische Einführung, denn da mussten sich viele Menschen einig werden, schmunzelt Rainer Distler. Inzwischen ersetzt Info- Share den SAP-Content-Server vollständig, nun sollen auch die Belegflüsse mit InfoShare über die Schnittstellen zum SAP-System und zum SharePoint- Server weiter optimiert werden. Derzeit wird bereits alles, was mit SAP gedruckt und gefaxt wird, automatisch archiviert. Als nächstes werden wir das Barcode-Scanning einführen, so dass die Belegflüsse durchgängig elektronisch abgebildet sind, so Distler. Das Belegvolumen hat sich so in den letzten Jahren bereits vervielfacht und wird weiter stark anwachsen. Derzeit werden täglich rund Dokumente und Softwareprogramme über Wilken InfoShare archiviert, die Summe liegt inzwischen bei 2,8 Millionen. Insgesamt arbeiten heute 140 Mitarbeiter direkt mit dem System, indirekt über SAP sind es bereits mehr als 400. Auch die Standorte weltweit können bei Bedarf auf das zentrale Archiv zugreifen. In diesem Falle erfolgt der Zugriff über virtuelle Clients direkt über InfoShare. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass es die richtige Entscheidung für uns war, nicht auf einen großen Namen, sondern auf Flexibilität und Anwenderorientierung zu setzen. Denn so konnten wir auf neue Anforderungen immer schnell und zeitnah reagieren und das Dokumenten Management in nur wenigen Jahren als eines der zentralen IT-Werkzeuge im Unternehmen etablieren, so das Fazit von Rainer Distler. RAINER DISTLER Systemarchitekt IT Systeme und Infrastruktur Hawe Hydraulik SE» Die Erfahrungen haben gezeigt, dass es die richtige Entscheidung für uns war, nicht auf einen großen Namen, sondern auf Flexibilität und Anwenderorientierung zu setzen.«

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard- Software. Mit mehr als 460 Mitarbeitern an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2012 einen Umsatz von über 51 Millionen Euro im Jahr. Unser Vorgehensmodell? Zuerst Ein persönlicher Termin. Damit Sie uns Kennenlernen. Und schauen ob es Passt. Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe Juli 2012