Wir sind dann mal umgezogen... eneregio lagert IT ins Wilken Rechenzentrum aus

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1 Wir sind dann mal umgezogen... eneregio lagert IT ins Wilken Rechenzentrum aus

2 A n W EN D ER B ER I CHT Die eneregio GmbH entstand im Jahr 2000 als Nachfolger der Gemeindewerke Muggensturm und agiert heute als gemeinsames Energiewerk der badischen Gemeinden Muggensturm, Oberndorf und Kuppenheim. Mit Netz- und Vertriebskunden beim Strom, Wasser- und 200 Gaskunden gehört das Unternehmen zu den kleineren im Land.

3 Gesetzesänderungen und Regulierungsvorgaben führen nicht nur dazu, dass Geschäftsprozesse in den Energieunternehmen immer komplexer werden. Auch die Anforderungen an die IT-Werkzeuge und an die IT-Infrastruktur nehmen zu. Das stellt vor allem kleinere Versorger vor große Herausforderungen, denn hier müssen sich Mitarbeiter oftmals nebenher mit um die IT kümmern, obwohl sie eigentlich ganz andere Aufgaben haben. Eine sinnvolle Alternative ist der Umzug der IT in ein externes Rechenzentrum. Auf diese Weise können derartige Probleme durchaus kurzfristig gelöst werden, wie das Beispiel eneregio zeigt.

4 Es kam immer wieder zu störungen und Fehlern Mit seinen 24 Mitarbeitern im Innen- und Außendienst kümmert sich eneregio um das Funktionieren der Netze, ist aber auch im Stromvertrieb aktiv. Eine eigene IT-Abteilung existiert nicht, die Aufgaben wurden vom Kundenservice Abrechnung mit übernommen. Das hatte Folgen: In den Jahren 2010 und 2011 hatten wir ausgesprochene Probleme mit unserer IT. Aufgrund der fehlenden personellen Ressourcen wurden Basisaufgaben wie etwa regelmäßige Backups oder das Einspielen von Patches und Updates vernachlässigt. Und es kam immer wieder zu Störungen und Fehlern, berichtet Jochen Mühl, kaufmännischer Leiter der eneregio GmbH. Auch der Lieferant der Software, die Wilken GmbH, konnte diese Lücken nicht ausgleichen. Denn die zahlreichen Änderungen und Neuerungen, die in dieser Zeit durch die Vorgaben der Bundesnetzagentur in die Software eingebaut und beim Kunden implementiert werden mussten, führten wie bei vielen anderen Software-Herstellern auch zu einem permanenten Personalengpass, unter dem die Service-Kapazitäten entsprechend litten. Die Folge: Es kam zu Fehlern, weil die Prozesse nicht liefen oder Daten ohne ausreichende Prüfung einfach übernommen wurden.

5 »Wir hatten den Vorteil, dass wir die komplette Verantwortung für alltägliche Routinen wie die Datensicherung, die Administration der Systeme oder das Einspielen von Patches auf einen Schlag loswurden. Gleichzeitig mussten sich unsere Mitarbeiter nicht komplett umstellen und konnten mit der gewohnten Lösung weiterarbeiten«benjamin Geiger IT-verantwortlicher TEamleiter Kundenservice und Abrechnung ENEREGIO

6 »Für den Unternehmenserfolg ist ein starker Partner für die IT enorm wichtig. Der Schritt ins Wilken Rechenzentrum war rückblickend gesehen der richtige.«jochen Mühl Kaufmännischer Leiter ENEREGIO Gerd Oczenaschek Bereichsleiter Systemservice Wilken Rechenzentrum»Eine enge Zusammenarbeit im Projekt, ermöglichte es uns, alle Anforderungen gemeinsam abzustimmen und im Rechenzentrum final und zügig umzusetzen. Die Überführung von Applikationen und Datenbank konnten wir innerhalb von 12 Stunden realisieren und somit die Ausfallzeiten des Produktiv-Betriebes gering halten, als Ergebnis umfangreicher Vorarbeiten.«Aufrüstung des Bestehenden Wilken Systems und Auslagerung in das wilken Rechenzentrum Anfang 2012 stellte sich eneregio gerade einmal zwei Jahre nach Einführung der Software von Wilken, deswegen die Grundsatzfrage, wie es mit der Abrechnungs- und ERP-Software weitergehen sollte. Nachdem alle Alternativen geprüft worden waren, entschloss sich eneregio im Sommer 2012 für eine Aufrüstung des bestehenden Systems von Wilken und gleichzeitig für eine Auslagerung in das Wilken Rechenzentrum auf Basis eines langfristigen Vertrags. Das hatte für uns den Vorteil, dass wir die komplette Verantwortung für alltägliche Routinen wie die Datensicherung, die Administration der Systeme oder das Einspielen von Patches auf einen Schlag loswurden. Gleichzeitig mussten sich unsere Mitarbeiter nicht komplett umstellen und konnten mit der gewohnten Lösung weiterarbeiten, berichtet Benjamin Geiger, Teamleiter Kundenservice und Abrechnung und nebenbei verantwortlich für die IT.

7 Erwartungen an das IT Outsourcing wurden mehr als erfüllt Tatsächlich wurden die Erwartungen, die eneregio an das IT-Outsourcing geknüpft hatte, mehr als erfüllt. Der Umzug an sich konnte innerhalb von nicht einmal 24 Stunden bewältigt werden. Lediglich einen Tag lang wurden die Systeme stillgelegt und schon am späten Freitagnachmittag wurden sie auf den neuen Servern hochgefahren. Anfängliche Probleme mit der gesicherten Verbindung via VPN (Virtual Private Network) wurden innerhalb kürzester Zeit gelöst. Damit blieb das Wochenende, welches das Team zur Sicherheit eingeplant hatte, frei. Auch die Vorbereitung hatte für die Anwender wenige Belastungen mit sich gebracht. Denn fast alle Vorarbeiten, die für den Umzug der Anwendungen und Daten nötig waren, konnten innerhalb von nur zwei Wochen abgeschlossen werden und wurden fast vollständig vom Wilken- Team umgesetzt. Donnerstagabends wurden die Mitarbeiter nach Hause geschickt, der Freitag wurde zum Abbau von Überstunden eingesetzt und am Montag ging die Arbeit weiter als wäre nichts geschehen. In den kommenden Wochen und Monaten wird die Software auf den neuesten Versionsstand gehoben und schrittweise neue Module eingeführt werden. Dazu gehört das Kunden-Informations-Cockpit ebenso wie das Einspeisemanagement. Parallel dazu können die bestehenden Prozesse entsprechend optimiert werden. Der Umzug ins Wilken Rechenzentrum hat die Mitarbeiter entlastet und den Geschäftsbetrieb stabilisiert. Die Energiewirtschaft unterliegt einem sich weiter beschleunigenden Veränderungsprozess, so dass sich unsere Mitarbeiter voll auf das Kerngeschäft konzentrieren müssen. Für den Unternehmenserfolg ist ein starker Partner für die IT enorm wichtig. Der Schritt ins Wilken Rechenzentrum war rückblickend gesehen der richtige, beschreibt Jochen Mühl die gemachten Erfahrungen.

8 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard software. Mit mehr als 450 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm / Greven / Sierksdorf, Energiewirtschaft), Wilken Entire GmbH (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2011 einen Umsatz von über 47 Millionen Euro im Jahr. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken.de Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-rz.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Unternehmensgruppe Februar 2013