ALLGEMEINE INFORMATIONEN

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1 A ALLGEMEINE INFORMATIONEN 1. Saal Maritim (EG+Galerie), Foyer Saal Maritim (EG), Foyer Galerie Saal Maritim (1. OG) Frist 2. Fristen Formulare + Dokumente Maßgebend sind alle vertraglich vereinbarten Leistungen! Formulare B1 und B2: B1: Standbau und B2: Mietmöbel B2: Mietmöbel ist OPTIONAL Formular C: Internet Formular D: Registrierung/Anmeldung der Teilnehmer Erläuterungen siehe Punkt 19 auf den Seite 7-8 Formular E: Logistik Anlieferung Versandanzeige Abholung Formular F: Produktgruppen 3. Adressen und Ansprechpartner 3.1 Veranstaltungsort An BME + MPS (Messebauer) BME Maritim Hotel Düsseldorf Maritim-Platz 1, Düsseldorf Tel.: +49 (0) info.dus@maritim.de Internet: Veranstalter Bundesverband Materialwirtschaft Einkauf und Logistik e.v. (BME) Frankfurter Straße 27, Eschborn Internet: Sales Ilka Schaper ilka.schaper@bme.de Organisation Ausstellung Sarah Kahl sarah.kahl@bme.de 3.3 Zimmerabrufkontingent und Übernachtungsmöglichkeiten Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass für den folgenden Personenkreis der Sponsoren die Zimmerreservierungen direkt von den Sponsoren im unten genannten Hotel vorgenommen werden können: Referenten Referenzkunden Kongressteilnehmer Standbetreuer Besucher der Fachausstellung Der BME übernimmt keine Zimmerreservierungen für oben genannten Personenkreis der Partner/Aussteller! Reisekosten, Spesen, Übernachtungskosten etc. für den oben genannten Personenkreis tragen die Sponsoren selber. S e i t e 1

2 Zimmerkontingente: Das Maritim Hotel Düsseldorf ist bereits ausgebucht. Bitte weichen Sie auf ein anderes Hotel in der Nähe aus. Eine Übersicht mit allen Zimmerabrufkontingenten finden Sie hier: pdf 3.4 Messebauer MPS GmbH Xaver-Fendt-Str. 2-8, Frankfurt am Main Jochen Schwarz: Tel.:+49 (0) , Mobil: +49 (0) und/oder 4. Zeitplan Anlieferung Aufbau Abbau Öffnungszeiten 4.1 Anlieferung Details entnehmen Sie bitte dem Formular F1 11. März Uhr für Paketdienstleister über die Warenannahme 11. März Uhr für alle anderen direkt in den Raum Maritim über die ebenerdige Anlieferung Saal Maritim (siehe Seite 7 im Formular E_Logistik ) 4.2 Aufbau 11. März Uhr Ausnahme: Der Aufbau im Foyer Saal Maritim muss am um Uhr beendet sein aufgrund des Get-Togethers. Sollten Sie einen eigenen Messebauer haben, der zum Aufbau Ihres eigenen Standes mehr Zeit benötigt, wenden Sie sich zur Genehmigung formlos an sarah.kahl@bme.de 4.3 Pre-Check-In 11. März Uhr 4.4 Aussteller Get Together 11. März ca Uhr Foyer Saal Maritim 4.5 Einlass und Öffnungszeiten Ausstellung 12. März Uhr für Mitarbeiter von Partnern und Ausstellern, Referenten und Teilnehmer Uhr für reine Fachbesucher der Ausstellung ohne Teilnahmeberechtigung an den Vorträgen 13. März Uhr für Mitarbeiter von Partnern und Ausstellern, Referenten und Teilnehmer Uhr für reine Fachbesucher der Ausstellung ohne Teilnahmeberechtigung an den Vorträgen S e i t e 2

3 4.6 Abbau 13. März Uhr Der Abbau darf nicht vor Uhr erfolgen! Bitte benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, damit diese Ihre Abreise danach planen. Ein Ende des Abbaus nach Uhr ist genehmigungspflichtig und bis spätestens dem BME in schriftlicher Form mitzuteilen. Sollte die Genehmigung erteilt werden, muss der Abbau am spätestens bis Uhr erfolgt sein. Ein späterer Abbau ist nicht erlaubt. 4.7 Abholung 13. März Uhr für alle Paketdienstleister, Kuriere + Speditionen Uhr für eigene Messebauer Eine Abholung am Donnerstag, den 14. März 2019 ist nicht möglich! Hinweis zu beauftragten Speditionen/Kurieren: Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen beauftragte Spedition/Kurier einen deutsch- oder englischsprachigen Fahrer mit der Abholung beauftragt, damit diese reibungslos erfolgen kann! 4.8 Zeitlicher Programmablauf im Überblick Einen detaillierten zeitlichen Ablauf erhalten Sie in der Broschüre der Veranstaltung, die Sie hier downloaden können: Hier eine Kurzübersicht: 11. März ca Uhr Aussteller Get Together Foyer Saal Maritim 12. März Uhr Welcome Reception mit Kaffee & Tee Uhr Beginn des Vortragsprogramms Uhr Kaffeepause und Networking Uhr Mittagspause und Networking Uhr Kaffeepause und Networking Uhr Ende des Vortragsprogramms Uhr Abendveranstaltung Foyer Saal Maritim und Saal Düsseldorf 13. März Uhr Frühstücksimbiss im Rahmen der Fachausstellung Uhr Beginn des Vortragsprogramms Uhr Kaffeepause und Networking Uhr Mittagspause und Networking Uhr Ende des Vortragsprogramms Uhr Ende und Schließung der Ausstellung S e i t e 3

4 5. Anreise + Parken 5.1 Anreise Anreise: Die Lage und Anfahrt entnehmen Sie bitte dem Formular E_Logistik. Das Maritim Hotel ist perfekt in die Infrastruktur des Flughafens Düsseldorf integriert. Über eine Fußgängerbrücke mit dem Terminal C verbunden, liegt das Hotel ebenso günstig zu den Autobahnen A 44, A 52 und A 3 wie zur Messe. Die Innenstadt ist nur wenige S-Bahn-Stationen entfernt. Den Hauptbahnhof erreicht man via Linie S11. Entfernung zum Flughafen: 100 m Entfernung zur Airport City: 100 m Entfernung zum Hauptbahnhof: 7 km Entfernung zur Autobahn A 44: 0,2 km Entfernung zur Messe: 4,5 km Entfernung zur Königsallee: 7 km Entfernung zur Altstadt: 7 km Entfernung zur ESPRIT-Arena: 4,5 km Entfernung zum ICE Bahnhof Flughafen 0,5 km Mit dem Auto erreichen Sie uns über die Autobahn A44/Ausfahrt "Düsseldorf Flughafen". Fahren Sie weiter Richtung "Ankunft" und folgen Sie der Beschilderung Richtung "Airport City". Das Maritim Hotel Düsseldorf befindet sich direkt vor Ihnen. Bahn- und Buslinien: ab Düsseldorf Hauptbahnhof S11 bis Haltestelle "Flughafen/Terminal" oder Bus Linie 721 ab Düsseldorf Fernbahnhof Airport Alle o.g. Angaben ohne Gewähr! Sky Train bis Terminal C 5.2 Parken Maritim Flughafen Tiefgarage - Die Tiefgarage direkt gegenüber den Terminals. Adresse: Maritim Flughafen Tiefgarage Maritim Platz Düsseldorf Pro angefangene Std: 3,50 Pro Tag: 25,00 Maximale PWK-Größe: 5,50 m Länge und 2,50 m Breite, Höhe 2,00 m. Maximale PWK-Größe: 5,50 m Länge und 2,50 m Breite, Höhe 2,00 m. Anfahrt: Verlassen Sie die Autobahn A44 / Ausfahrt Düsseldorf Flughafen. Fahren Sie weiter Richtung Ankunft und folgen Sie der Beschilderung Richtung Airport City. Die Tiefgarage des Maritim Hotels Düsseldorf befindet sich direkt vor Ihnen. Dieses hat 470 Stellplätze. Sollte dieses Parkhaus belegt sein, können Sie auch das benachbarte Parkhaus P8 benutzen (1.857 Stellplätze). Für mehr Informationen zum Parkhaus P8 klicken Sie bitte hier. Alle o.g. Angaben ohne Gewähr! 6. Haftungsausschluss und Sicherheitshinweis Bitte beachten Sie, dass der BME keinerlei Haftung für eingebrachte Waren und persönliche Wertgegenstände von Mitarbeitern der Partner und Ausstellern übernimmt. Dies betrifft sowohl öffentlich zugänglichen Orte als auch abgeschlossenen Räume, die zur Aufbewahrung dienen. Sicherheitshinweis: Für den Verlust und die Beschädigung an der Garderobe gegen Entgelt und Marke zur Aufbewahrung abgegebener Kleidungsstücke, Taschen und ähnliches haftet der Betreiber der Garderobe. Beim Verlust von Wertsachen, Schmuck, Handys, sonstige Gegenstände aus Edelmetall, Bargeld, sonstige Zahlungsmittel, Geschäftspapiere, Urkunden aller Art, Fahrausweise und Schlüssel ist die Haftung durch den BME ausdrücklich ausgeschlossen. Bitte verwahren Sie Ihre persönlichen Wertgegenstände an einem sicheren Ort. Es gilt die persönliche Sorgfaltspflicht. S e i t e 4

5 7. Promotionaktionen außerhalb Ihrer Standfläche und Standaktionen auf Ihrem Stand Promotionaktionen jeglicher Art sind nur mit schriftlicher Genehmigung mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung durch die BME Marketing GmbH erlaubt. Diese sind limitiert und kostenpflichtig (2.000,- für 1 und 3.500,- für 2 Tage jeweils zzgl. gesetzl. MwSt). Dazu zu zählen u.a.: aktive Verteilung von Flyern, Geschenken o.ä. außerhalb Ihrer Standfläche oder dem Broschüren Auslagentisch aktive Auslage von Flyern, Geschenken o.ä. außerhalb Ihrer Standfläche oder dem Broschüren Auslagentisch Das gleiche betrifft Standaktionen auf Ihrem Stand. Diese müssen vorher schriftlich angemeldet und ausschließlich durch die BME Marketing GmbH genehmigt werden. Da es sich grundsätzlich um zusätzliche Marketingaktionen/-leistungen, die über bereits gebuchte Ausstellung hinausgehen, handelt, müssen diese berechnet werden. Sollte es sich um Bewirtungsaktionen handeln, fällt ggs. seitens des Hotels Korkgeld an. Diese sind ebenfalls kostenpflichtig (1.500,- für 1 Tag und 2.500,- für 2 Tage jeweils zzgl. gesetzl. MwSt). Dazu zählen u.a.: Gewinnspiele Bewirtungsaktionen (aktives Anbieten von Kaffee o.ä.) Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ilka Schaper (+49 (0) , ilka.schaper@bme.de). Sollten vor Ort nicht von der BME Marketing GmbH genehmigte Promotionaktionen/Standaktionen durchgeführt werden, behält sich der BME vor, diese sofort zu unterbinden und ggs. in Rechnung zu stellen. Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor Ort. 8. Bewirtung an den Ständen Das Einbringen jeglicher Art von Getränken oder Speisen, welche für Promotionaktionen oder Verteilung an den Ständen - oder außerhalb dieser - benötigt werden, ist grundsätzlich anmelde- und genehmigungspflichtig. Ggf. wird Korkgeld vom Hotel Maritim erhoben!!! Bitte beachten Sie dazu auch den Punkt 7 Promotion-und Standaktionen! 9. Müllentsorgung Während des Auf- und Abbaus befinden sich im Ausstellungsraum mehrere Gitterwagen, die von den Ausstellern zur Müllentsorgung genutzt werden können. Jeder Stand erhält einen 1 Papierkorb (Fassungsvermögen ca. 14 Liter) vom BME kostenlos gestellt. 10. Zwischenlagerung In geringen Mengen können Sie Umverpackungen und/oder Verbrauchmaterial in einem separaten Raum zwischenlagern (von Montagabend, den bis Mittwochnachmittag, den , Uhr). Wie in 2018 können Materialien der Aussteller im Raum Malta zwischengelagert werden. Er kann nur zusammen mit eine(r)m Mitarbeiter(in) des BME betreten werden. Bitte beachten Sie den Punkt 6 Haftungsausschluss! 11. Sicherheitsdienst Zu folgenden Zeiten wird der Ausstellungsraum (Saal Maritim) durch Sicherheitspersonal beobachtet: Montag, 11. März Uhr bis Dienstag, 12. März Uhr Dienstag, 12. März 2019 Mittwoch, 13. März Uhr bis Uhr S e i t e 5

6 Bitte beachten Sie den Punkt 6 Haftungsausschluss! 12. Mit-/Unteraussteller Bitte beachten Sie, dass Mit-/Unteraussteller, die nicht bereits im Vorfeld angemeldet wurden und werblich (z.b. mit Roll-ups oder anderen Werbemittels) an Ihrem Stand auftreten, nachträglich berechnet werden. Konditionen Leistungspaket Mitaussteller: 2.500,- (zzgl. gesetzl. MwSt) 13. Teilnehmerliste Die Teilnehmerliste (wenn im gebuchten Paket enthalten) bestehend aus Position und Firma erhalten Sie am 26. Februar 2019 als PDF- und Excel-Datei. Diese ist nur zum internen Gebrauch zu benutzen und darf nicht an dritte Parteien weitergeleitet oder für Marketingzwecke verwendet werden. Auf der Veranstaltung erhalten Sie eine Teilnehmerliste mit Namen in gedruckter Fassung! Ca. 1-2 Wochen nach der Veranstaltung erhalten Sie eine aktualisierte Liste inkl. Name, Vorname, Position und Firma als PDF- und Excel-Datei. Zur Sicherheit werden die Teilnehmerlisten mit einem Passwort geschützt. Sie erhalten die Listen und das Passwort in 2 separaten s Die Ansprache der Teilnehmer vor dem Event per , Telefon, Fax oder Post ist nicht gestattet. 14. Einlasskarten Die Einlasskarten erhalten Sie vor Ort. Diese werden im Vorfeld der Veranstaltung nicht verschickt! Der Pre-Check-In beginnt am ab Uhr und endet um Uhr. 15. Besucher der Fachausstellung ohne Zugangsberechtigung zu den Vorträgen Die Besuchertagestickets berechtigen Ihre Kunden zum Besuchen der Fachmesse ohne Zugang zu den Vorträgen. Diese können nicht von Mitarbeitern der Aussteller/Partner oder anderen Anbietern/Beratern genutzt werden. Die Zulassung als Besucher erfolgt vor der Veranstaltung in Form einer Bestätigung durch den BME. Der BME behält sich vor, den Zugang zur Veranstaltung nicht zu gewähren oder die reguläre Teilnahmegebühr (siehe Punkt 19.1) in Rechnung zu stellen. 16. Dekoration Beschädigung Versicherung Dekoration Sämtliche Materialien müssen den feuerpolizeilichen Anforderungen entsprechen. Die Verwendung von Klebstoffen, Klebestreifen, Möbelheftern, Nägeln, Schrauben, etc. zur Befestigung von Materialien an Wänden, Bodenflächen oder Decken ist untersagt. Das Bekleben, Bemalen, Besprühen und jede andere Beschädigung der Wände, Decken und Böden ist nicht gestattet. Beschädigung / Versicherung Der Aussteller haftet für alle evtl. entstandene Schäden, auch für leichte Fahrlässigkeit. Sollten Beschädigungen entstehen, sind diese unverzüglich dem Veranstalter zu melden, der diese an das Hotel weiterleitet. Das Hotel/der Veranstalter haftet für abhandengekommene bzw. beschädigte Gegenstände und sonstige Schäden nur dann, wenn der Verlust bzw. Schaden nachweislich durch eine dem Hotel/Veranstalter zuzurechnende, vorsätzliche oder grob fahrlässig begangene Pflichtverletzung verursacht wurde. Es ist auf Verschlusssicherheit, auf Sicherung des persönlichen Eigentums sowie des Ausstellerequipments zu achten. Sowohl das Hotel als auch der Veranstalter übernehmen keine Haftung bei Verlust oder Beschädigung S e i t e 6

7 17. Bewerbung von anderen Veranstaltungen Jegliche Bewerbung von Veranstaltungen, die zeitgleich während der 10. BME-eLÖSUNGSTAGEN 2019 sattfinden und nicht durch den BME unterstützt werden, ist nicht gestattet. 18. Erläuterungen zum Ausfüllen des Formulars E (Registrierung von Personen) 19.1 Generelle Erläuterungen Bitte melden Sie Personen entsprechend Ihrer gebuchten Leistungen an. Bitte melden Sie Ihre Teilnehmer über das im Formular E an. Zusätzliche Personen werden nachberechnet (alle Preise zzgl. gesetzl. MwSt). Die Preise entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle: Status Kosten für 2 Tage Kosten für 1 Tag Kongressteilnehmer (KT oder G) 845,75 inkl. 15% Rabatt (regulär 995,- ) 590,75 inkl. 15 % Rabatt (regulär 695,- ) Standbetreuer (SB) 400,- pro Person 200,- pro Person Besuchertageskarte (B) Anmeldeschluss: ,- pro Person 95,- pro Person Bitte beachten Sie auch Punkt 15!!! Beschreibung des jeweiligen Status siehe nächster Punkt (19.2) 19.2 Erläuterungen zum Status und zu den Zugangsberechtigungen Berechtigungen Status Einlösbar von Ausstellungs -bereich Beschreibung Abendveranstaltungen, Frühstücksbuffet Besuch der Vorträge (Fachforen, Workshops) Besuch Solution- Foren und Round Tables REF Referent Mitarbeiter und/oder Kunde des Sponsors. KT Kongresseilneh mer Mitarbeiter des Sponsors. SB Standbetreuer Ausschließlich Mitarbeiter des Sponsors. - S e i t e 7

8 B Besucher Kunde aus dem Einkauf des Sponsors Informationen zu den Rahmenveranstaltungen Wann? Was? Wo? ca Uhr Aussteller Get Together nur für Mitarbeiter der Sponsoren Foyer Saal Maritim ca Uhr Abendveranstaltung Berechtigungen siehe Punkt 19.2 Foyer Saal Maritim und Saal Düsseldorf Uhr Frühstücksimbiss Berechtigungen siehe Punkt 19.2 Saal Maritim EG und Galerie und Foyer Saal Maritim 1. OG 19.4 Anmerkung zu den Workshops Die Teilnehmerzahl der Workshops ist begrenzt. Daher ist eine Teilnahme nur nach vorheriger Anmeldung bis spätestens und nach vorheriger Anmeldebestätigung durch den BME möglich! Anmeldungen vor Ort zu den Workshops sind nur möglich, wenn noch Plätze frei sind und angemeldete Personen nicht erscheinen. Die Entscheidung treffen die Workshopleiter kurz vor Beginn der Workshops direkt vor dem Raum. 19. Partner- und Ausstellerliste (alphabetisch) Eine aktuelle Übersicht der Partner und Aussteller finden Sie auf unserer Webseite: Eine Übersicht mit den aktuellen Standnummern finden Sie hier: S e i t e 8

9 20. Hallenplan; Stand Dezember Erdgeschoss Die Stände 1 bis 70 befinden sich im Saal Maritim. Die beiden Premium-Lounges finden Sie im Foyer Saal Maritim. S e i t e 9

10 21.2 Erstes Obergeschoss Die Stände G 1 bis G 14 befinden sich auf der Galerie im 1. OG des Saals Maritim mit Blick in den Innenraum des Saals Maritim. Aufgang zur Galerien aus dem Raum Maritim über die Treppen links und rechts der Bühne (SOLUTION FOREN). Die Stände 1.1. bis 1.6. befinden sich im Foyer Galerie Saal Maritim im 1. OG und sind ebenfalls über die Treppen links und rechts der Bühne oder über die Treppe im Foyer Saal Maritim zu erreichen. S e i t e 10