BlueStar Beste Scan-Technologie

Transkript

1 BlueStar Beste Scan-Technologie Die schärfste und sicherste Scan-Qualität

2 BlueStar BlueStar Qualitätsscan Die von den ScanAll -BlueStar -ScanEngines produzierten PDFs (PDF/A) sind auf allen Seiten im oberen rechten Eck mit einem ein Millimeter großen blauen Stern [BlueStar ] digital gestempelt. Dieser ist durch das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) geschützt. Den BlueStar, mit dem unsere PDFs seit April 2006 gekennzeichnet werden, verstehen wir als echtes Gütesiegel. Damit haben Sie die Sicherheit, dass Ihre elektronischen Dokumente langzeitarchivierungssicher im Inhalt und Aussehen den Original-Papierdokumenten bestmöglich entsprechen. Sie sind hinsichtlich ihrer Lesbarkeit und ihres Informationsgehalts sowohl formattechnisch als auch optisch dem Stand der Technik entsprechend einwandfrei und stehen den Originalen in nichts nach. Verbesserte Klarheit Selbst schwierig zu scannende Dokumente wie Durchschläge, Sicherheitspapiere, Nadeldrucke, pergamentähnliche, zerknitterte oder geprägte Papiere (z. B. Urkunden) werden von unseren BlueStar -ScanEngines auch bei strukturiertem oder schwierigem Hintergrund 2

3 einwandfrei erfasst und verarbeitet. Die Lesbarkeit wird gegenüber dem Originaldokument oftmals sogar noch verbessert. Eine Schrift- und Linienerkennung mit Kontrastverstärkung sowie eine Umsäumung der Buchstaben bei Grauschattierungen erfolgen bei kontrastschwachen Vorlagen oder Leuchtmarkern. Schwache Kugelschreiber-, Stempel- oder Bleistiftanmerkungen werden verstärkt oder ein schwacher Nadeldruck so in Kontrast gesetzt, dass alles gut lesbar bleibt. Zudem wird generell eine Körnungs- und Schmutzentfernung nachgeschaltet, so dass jeder Scan so klar als irgend möglich ist. Beim Betrachten oder Ausdrucken und vor allem bei der Texterkennungsquote zahlt sich dieser Aufwand aus. Das ursprüngliche Aussehen des Dokuments bleibt bei optimierter Lesbarkeit vollumfänglich erhalten. Automatische Seitenausrichtung Unabhängig davon, wie man Papiere dem Scanner zuführt, werden die Seiten anhand von automatisch erkannter Textflussrichtung immer so gedreht (90 /180 /270 ), dass sie ohne nachträgliches Kippen im Viewer lesbar sind. Dies ist besonders praktisch, da eine Vorsortierung entfällt und quer gedruckte Dokumente (z. B. Listen) trotzdem 3

4 BlueStar richtig dargestellt werden. So können wir Belege in jeder Größe quer in den automatischen Einzug des Scanners legen und selbst kleinste Quittungen (Tankbelege etc.) einwandfrei erfassen, ohne diese auf große Seiten aufkleben zu müssen. Dies spart Ihnen Kosten bei gemischtem Beleggut. Automatische Geraderichtung Der automatische Einzug des Scanners zieht Seiten von großen Stapeln niemals 100 Prozent gerade ein. Auch der beste Kopierer hat beim Einzug einen kleinen Fehlwinkel. Rein optisch stört dies kaum, aber die Texterfassung (OCR) leidet bei der Erkennungsrate u. U. erheblich. Deswegen werden alle Seiten nach dem Drehen von unseren ScanAll -BlueStar -ScanEngines nochmals im Fehlwinkel korrigiert. Dies geschieht entweder anhand der Papierkanten oder optional anhand der Textzeilen (sogar leicht schief bedruckte Papiere haben dann gerade Textzeilen). Abgesehen von den somit besten Voraussetzungen für die OCR-Maschine stört auch später beim Durchblättern im PDF-Viewer kein Hin- und Herhüpfen der Seiten mehr. 4

5 Automatischer Formatzuschnitt Wir scannen prinzipiell immer in DIN A3 (Über-)Größe. Kleinere Seiten (Legal, A4, Letter, A5 etc.) werden im Anschluss in elektronischer Form auf ihr eigentliches Format zugeschnitten. Dadurch ist gewährleistet, dass auch Papiere, die nicht den üblichen Formatvorgaben entsprechen (z. B. Faxe mit Kopfzeilen), in ganzer Größe erfasst und keine Randbereiche abgeschnitten werden. Überdies müssen die Belegstapel nicht nach Formaten vorsortiert werden, was Ihnen Kosten erspart. Auch bleiben kleine Seiten (wie Post-it, Quittungen etc.) so klein, wie sie sind, und kosten keinen unnötigen Speicherplatz. Alle Dokumente entsprechen in elektronischer Form also exakt dem Format ihrer Originalvorlagen, ohne dass dabei Informationen verloren gehen könnten, da immer zuerst die größtmögliche Fläche abgetastet wird. Intelligente Leerseitenlöschung Wir scannen grundsätzlich auch alle Rückseiten mit (generelles Duplex-Scannen). So gehen keine Informationen auf Rückseiten verloren, auch wenn sie noch so klein und 5

6 BlueStar unscheinbar sind. Damit tatsächlich leere PDF-Rückseiten beim Betrachten nicht stören und vor allem die Dateigrößen nicht unnötig anwachsen lassen, werden diese von unseren ScanAll - BlueStar -ScanEngines automatisch entfernt. Dabei wird sogar ein auf der Vorderseite angebrachter, sich aber auf die Rückseite durchdruckender Stempel oder Text (auch handschriftlich) erkannt und die eigentlich leere Rückseite gelöscht (der Informationsgehalt der Vorderseite wird mit der der Rückseite verglichen). Automatische Lochentfernung Um den Kontrast zu verbessern und ein Durchscheinen dünner Seiten zu vermeiden, legt man beim Scannen einen schwarzen Hintergrund. Stanzlöcher von Heftungen werden dadurch schwarz und vergrößern mit ihrem zusätzlichen Informationsgehalt die Datei. Da sie zudem spätestens beim Ausdruck auf Papier stören, können wir diese schwarzen Löcher optional erkennen und wieder weiß einfärben. Auch feine schwarze Seitenränder (die durch die Kanten der Papierseiten beim Scannen entstehen können) werden von unseren ScanAll -BlueStar -ScanEngines entfernt, 6

7 damit bei einem erneuten Ausdruck keine unschönen Rahmen erscheinen. Automatische Farbinhaltserkennung Optional werden farbige Seiten von unseren ScanAll -BlueStar -ScanEngines automatisch erkannt und in Vollfarbe bei voller Auflösung gescannt. Dies erhält das originale Abbild des Dokuments. Die automatische Farberkennung kann entweder schon bei kleinstem Farbinhalt der Seiten (wie z. B. einer blauen Unterschrift) oder alternativ nur bei größeren Farbflächen (z. B. Bildern) ansprechen. Farbe kann ein Informationsgehalt per se sein (z. B. rote Zahlen ) oder immerhin das Arbeiten mit elektronischen Dokumenten erheblich erleichtern und beschleunigen. Mitarbeiter arbeiten besser mit farbigen Dokumenten! Automatische Glättung von Farbhintergründen Einfarbige Formularhintergründe oder Farbflächen können nach dem Scannen Pixel für Pixel verschiedene Farbnuancen enthalten (entweder schon vom Originaldruck her oder aber spätestens bedingt durch die Belichtung beim Scannen). Die Dateigröße wächst jedoch mit jeder 7

8 BlueStar Farbinformation unweigerlich an. Deshalb, aber auch um das originäre Aussehen des Dokuments bestmöglich zu erhalten, werden Farbflächen von unseren ScanAll -BlueStar -ScanEngines geglättet, d. h. viele verschiedene minimale Abweichungen auf einen errechneten Mittelwert geebnet. Damit hierbei Bilder (z. B. von Gegenständen oder Personen) nicht an Detailreichtum einbüßen, werden diese zuverlässig erkannt und von der Glättung ausgenommen. Optional können einfarbige Formularhintergründe oder Seitenhintergründe ganz entfernt werden, um die Lesbarkeit zu verbessern (farbige Schriften und Bilder bleiben dabei natürlich vollständig erhalten). Automatische Kantenglättung und Verarbeitung Beim S/W-Scannen werden nur schwarze oder weiße Punkte ausgegeben anders als beim fälschlich so genannten S/W- Kopieren, das in Wirklichkeit in 256 verschiedenen Grautönen und nicht nur in Schwarz und Weiß erfolgt. Bitonales Scannen (also in S/W) kann zur Zerfransung von Buchstabenkanten führen und somit die OCR-Ergebnisse beeinträchtigen. 8

9 Unsere ScanAll -BlueStar -ScanEngines glätten daher diese Kanten, bevor die Texterkennung erfolgt, und erzielen so eine nahezu hundertprozentige Erkennungsquote von gedruckten Texten. Hochkompression Aufwändiges Image-Processing, Segmentierung und individuelle Hochkompression der einzelnen Bildbestandteile mit den neuesten Algorithmen stellen sicher, dass bei unseren Farbscans jeweils die kleinstmögliche Dateigröße erreicht wird und dies 100 Prozent ISO konform! Dazu wird das Dokument in drei Layer (Bildebenen) unterteilt, die unabhängig voneinander kodiert werden (Vordergrund: Textfarbe, Maskenbild: Schrift, Hintergrundbild: Texthintergrund und Bilder). So erzielen wir Kompressionsraten von bis zu 600:1. Dabei sind die ScanAll PDF/A-Dateien in Vollfarbe nur so groß wie ein S/W-Scan im TIFF-Format. Jeglicher Text wird dabei stets vollkommen verlustfrei komprimiert und stellt sich mit optimaler Schärfe und bestmöglichem Kontrast dar sowohl dem Betrachter als auch der OCR-Maschine. Auch Unternehmen, die nur S/W-Belege haben, profi- 9

10 BlueStar tieren von den State-of-the-art-Kompressoren in den ScanAll -BlueStar -ScanEngines: Unsere S/W- PDFs/A sind um 50 Prozent kleiner als herkömmliche TIFF-Scans! Web- und Serveroptimierung Nebst der aufgrund unserer Hochkompression ohnehin extrem kleinen Dateigrößen werden unsere PDFs überdies für Web- und Datenbankanwendungen optimiert. So wird z. B. bei vielseitigen PDFs immer nur die gerade betrachtete Seite vom Server gesaugt bzw. vom Datenträger geladen und nicht das ganze PDF auf einmal übertragen. Wenn nur wenige Seiten von großen PDFs gesichtet werden müssen, beschleunigt das den Ladevorgang erheblich und sorgt für eine deutliche Entlastung der Netzwerke (natürlich auch und besonders, wenn der Zugriff über das Inter- oder Intranet erfolgt). Ferner werden von uns obligatorisch die Metadaten der PDFs im XML-Format bestückt, um für Web- und Datenbanksuchmaschinen indexierbar (und somit leicht auffindbar) zu sein. 10

11 PDF/A (ISO ) Unsere PDFs entsprechen vollumfänglich dem PDF/Archiv-Standard (PDF/A) nach ISO D. h., es ist die Langzeitarchivierbarkeit, die plattformunabhängige und langfristige Lesbarkeit nach ISO-Norm vollumfänglich gewährleistet. Diese Norm ist als Untermenge von PDF 1.4 unter ISO :2005 spezifiziert. Da diese Dateien für die langfristige Archivierung gedacht sind, darf das Dokument nur die zum Öffnen und Anzeigen unbedingt erforderlichen Elemente aufweisen. So dürfen PDF/A-kompatible Dateien lediglich Text, Rasterbilder und Vektorobjekte enthalten. Verschlüsselung und Skripten sind nicht möglich. Zudem müssen alle Schriften eingebettet werden, damit die Dokumente wie erstellt geöffnet und angezeigt werden können. Diese PDFs sind ab Version 5 des Adobe Acrobat/Reader ohne Einschränkungen darstellbar. Ferner ist die Lesbarkeit auch für künftige Reader-Versionen (ohne sonst eventuell nötige Migration) gewährleistet (eine Anforderung an die Langzeitarchivierbarkeit und Lesbarkeit Stichwort: Aufbewahrungsfristen). 11

12 BlueStar PDF-Validation ScanAll hat in ihre BlueStar -ScanEngines eine automatisierte Überprüfung der endgültigen PDF-Ausgabeversion analog dem ISO-Standard b implementiert. Dies gewährleistet, dass bei all unseren Scans respektive PDF-Dateien sämtliche Voraussetzungen für die Anforderungen an die Langzeit-Reproduzierbarkeit vollständig erfüllt sind. Diese voll integrierte und automatische Validation ist eine grundlegende Qualitätssicherungsmaßnahme. Sie gibt unseren Kunden Gewissheit, dass bei der Erstellung von PDFs für die Langzeit-Archivierung all ihre Daten in einem Norm-PDF/A gesichert sind auch wenn lediglich PDF draufsteht. Denn obwohl sich der innere Aufbau des PDF/A grundlegend vom herkömmlichen PDF unterscheidet, ist rein äußerlich kein Unterschied zu erkennen: Ein PDF/A trägt als Dateiendung ebenfalls.pdf. Qualifizierte elektronische PDF-Signatur Die optionale qualifizierte ScanAll - Signatur ermöglicht den rechtssicheren Nachweis darüber, dass die durch den Scan-Vorgang erzeugten digitalen Daten nicht unentdeckt manipu- 12

13 liert wurden. Dies wird durch qualifizierte personenbezogene Signaturen sichergestellt. Der Mitarbeiter der ScanAll - Qualitätssicherung (SAQA ) kann diese Übereinstimmung von Papier und elektronischem Pendant durch das Aufbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur bestätigen. Durch die spezielle Technologie der ScanAll -Qualitätssicherung (SAQA ) können auch hochvolumige Papier- und Datenbestände schnell und sicher in papierlose Archive überführt werden. Insbesondere im Bereich der gesetzlichen Krankenund Sozialversicherungen ist der Einsatz qualifizierter Signaturen bei Scan-Prozessen bereits heute durch entsprechende Vorschriften in der Gesetzgebung eine unumgängliche Anforderung an die im Scannen eingesetzte Technologie. Automatisierte Formularfelderkennung und digitale Extraktion Die optionale vollautomatische Erkennung von bestimmten Feldern in einem Scan ermöglicht die digitale Extraktion der mittels OCR gewonnenen Daten dieses spezifischen Feldes und die standardisierte Übergabe der Informationen in ein nachgelagertes ERP-System. 13

14 BlueStar Nach dem Scannen steht das im Volltext erfasste elektronische Dokument in Form eines ISO-Norm-PDF/A zusammen mit den ausgelesen Feldinhalten zur Verfügung. Bei der templatebasierten Formularerkennung erstellen wir zuerst mit unserem Formularwerkzeug ein Formular, dessen klar definierte Feldinhalte nach dem Scannen problemlos mit höchster Trefferquote vollautomatisch ausgelesen werden können. Die Freiformfelderkennung können wir hingegen bei beliebigen bereits bestehenden Vorlagen und Dokumenten einsetzen so z. B. bei Eingangsrechnungen, Belegen etc. Barcodeerkennung und Dateinamengenerierung Die ScanAll -BlueStar -ScanEngines sind in der Lage, einen Barcode schon während des Scannens automatisch auszulesen und diese Informationen bei der weiteren Dokumentenverarbeitung heranzuziehen. Hierdurch kann z. B. auch eine Dokumententrennung mit automatischer Dateinamenvergabe durchgeführt werden, wodurch auch einzelne Schriftstücke preisgünstig im Stapelscanverfahren zu digitalisieren sind. Beliebige Informationen können aus den Barcodes sicher ausgelesen und zur Dateinamengenerierung verwendet werden. 14

15 Wird von Ihnen bereits beim Posteingang ein Barcode aufgeklebt (z. B. ein alternativ zu einem Eingangsstempel mittels Barcodedrucker selbst erzeugter beliebiger alphanumerischer Code), dann generieren sich daraus beim Scannen automatisch der Dateiname und die Metadaten des PDFs. Alternativ können originär auf dem zu scannenden Dokument vorhandene Codes (u. a. Lieferschein- und Rechnungsnummer) ausgelesen und als Beleg- bzw. Dateiname verwendet werden. Bei Dokumenten mit mehreren Barcodes z. B. amtliche Schreiben mit bereits vorhandenem Barcode ermitteln unsere BlueStar -ScanEngines anhand der Platzierung, der Namenskonvention oder des Barcodetyps den von Ihnen aufgebrachten oder für Sie relevanten Code lesen nur diesen aus (sogar hochkant oder auf dem Kopf stehend) und verarbeiten ihn weiter. All dies bedeutet für Sie eine einfachere, zeitsparende und weit kostengünstigere Belegdigitalisierung. 15

16 ScanAll Der Spezialist für Ihr Dokumentenmanagement! ScanAll ist ein führender mittelständischer Spezialist für analoges wie digitales Dokumentenmanagement, Scandienstleistungen (Imaging) und PDF-Technologie, Content- Management sowie Dokumentenlogistik. Unser erfahrenes, engagiertes Team konzeptioniert und realisiert bereits seit 1987 innovative und leistungsstarke Dokumentenmanagement- und Digitalisierungsprojekte für Technologiegroßunternehmen wie u. a. die Siemens AG, Infineon Technologies AG, Qimonda AG, Nokia Siemens Networks, Continental Automotive GmbH und die Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH. Unsere Kunden setzen auf unsere qualifizierten Dienstleistungen, um hochkomprimierte, elektronische Dokumente zu erhalten. Aufgrund der Art unserer Dienstleistungen der Umgang mit vertraulichen und betrieblichen Dokumenten der Kunden ist Datenschutz und Datensicherheit eines der wichtigsten Qualitätsziele unseres Unternehmens. IT-zertifiziert nach ISO (Zert.-Nr.: SOE ) Die ScanAll GmbH führt das Prima-Klima-Siegel des Vereins PRIMAKLIMA-WELTWEIT e. V. als Beleg für nachhaltiges und umweltgerechtes Handeln. ScanAll GmbH Postfach D München Fon +49 [0] Fax +49 [0] ScanAll, das ScanAll -Logo, der blaue Stern, BlueStar und Scan-As-Scan-Can sind rechtlich als Wort und/oder Bildmarken geschützt. Alle anderen genannten Marken sind im Besitz der jeweiligen Unternehmen oder Personen.