Der Lebenslauf einer Akte

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1 Der Lebenslauf einer Akte Vorschriften Papier vs. Elektronik BSIG-Weisung Checkliste VG-Merkblatt Erfahrungen Aktenmässigkeit der Verwaltung Archiv Einsichtsrecht Edition für Gericht Aktenedition Archivierung Lebenslauf einer Akte v 3 Aktenführungspflicht Akteneinsicht Wer Was Wann Wo Gesetzliche Grundlage Dossierführung

2 Frage 1 Woran orientieren Sie sich zur Frage, worüber, wie und warum Sie Akten erstellen? (Rechtsgrundlage für Aktenführungspflicht)

3 Aktenführungspflicht I Bundesverfassung, Art. 29 Allgemeine Verfahrensgarantien 2 Die Parteien haben Anspruch auf rechtliches Gehör. u.a. Akteneinsichtsrecht

4 Aktenführungspflicht II Qualität/Inhalt/Umfang sind nirgends konkret normiert. BGE 5A.20/2003: Das Bundesgericht verpflichtet die Behörden dazu, dass alles in den Akten festgehalten wird, was zur Sache gehört ( ). Dieser mit Bezug auf das Strafverfahren entwickelte Grundsatz muss als Gehalt von Art. 29 Abs. 2 BV für alle Verfahrensarten gelten ( ).

5 Aktenführungspflicht III Kant. Archivverordnung, Art. 4 (seit ) Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns 1 Die Behörden stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit in ihren Unterlagen jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden kann..

6 Dossierführung

7 Akten eigene Normen Qualität/Inhalt/Umfang: Leitungsentscheid Denken an: a)eigene Ansprüche für Fallführung; Kosten/Nutzen b)auswirkungen auf Dritte Dossierkontrolle durch Behörde Akteneinsichtsrecht der Betroffenen Akten-Edition; «Ansprüche» Verwaltungsgericht

8 Frage 2 Bei Ihnen ist eine vormundschaftliche Abklärung hängig, ausgelöst durch eine Gefährdungsmeldung. Der 16-jährige betroffene Jugendliche verlangt Akteneinsicht. Was zeigen Sie ihm?

9 Einsichtsrecht I Kant. Informationsgesetz, Art Jede Person hat ein Recht auf Einsicht in amtliche Akten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Der weitergehende Schutz von Personendaten in der besonderen Gesetzgebung bleibt vorbehalten. 3 Für nicht rechtskräftig abgeschlossene Verwaltungsund Justizverfahren gelten die entsprechenden Verfahrensbestimmungen.

10 Einsichtsrecht II Unterschied, ob Einsicht in eigene Akten Urteilsfähige; Schranken: öffentliches Interesse oder privates Interesse Dritter durch Dritte / Amtsstelle / Gericht wenn Zustimmung oder gesetzliche Grundlage, z.b. Offizialdelikt

11 IG vs. DSG IG: Recht auf Akteneinsicht DSG: Recht auf Persönlichkeitsschutz Güterabwägung: Interesse am Sachverhalt Anspruch auf Anonymität

12 Einsichtsrecht - Arbeitshilfen avenir social; Soziale Arbeit und der Umgang mit besonders schützenswerten Personendaten, Urs Vogel, 2007 BKSE: Merkblatt Datenschutz für Sozialarbeitende; Daniel Rosch, 2009

13 Aktenedition Verwaltungsgericht des Kantons Bern Aktenordnung in Sozialhilfeangelegenheiten Brief vom an Regierungsstatthalterämter

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15 Frage 3 Wie handhaben Sie das Merkblatt des Verwaltungsgerichtes? Erfahrungsaustausch

16 Akten eigene Normen Bei Leitungsentscheid denken an: b) Auswirkungen auf Dritte Dossierkontrolle durch Behörde Checkliste in Weisungen GEF beachten Akteneinsichtsrecht der Betroffenen Fakten, Beobachtungen, Hypothesen als solche bezeichnen, keine Wertungen Akten-Edition; «Ansprüche» Verwaltungsgericht unversehrte Originale

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18 Archiv - Vorschriften Kanton: Kant. Gemeindegesetz (GG), Art. 69a von 2009 Kant. Archivierungsgesetz (ArchG), 2009 Kant. Archivierungsverordnung (ArchV), 2009 Kant. Datenschutzgesetz (DSG), 1986 Kant. Informationsgesetz (IG), 1993 BSIG-Weisung Nr. 1/ /3.1 vom 24. September 2007 Gemeindearchive / Aktenaufbewahrung in der Gemeinde Herausgeberin: Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) (aber IV. elektronische Datenverarbeitung ist veraltet!) Gemeinden: allenfalls eigene Normen und Richtlinien; Zuständigkeitsregelungen

19 Papier vs. Elektronik Kant. Archivgesetz, Art. 7 (gültig ab ) Elektronische Unterlagen 1 Elektronische Unterlagen sind den Unterlagen auf Papier gleichgestellt.. Neue ArchG und ArchV erlauben das Archivieren von digitalen Unterlagen; die Archivweisungen sind aber noch nicht angepasst.

20 GV, Art Form 1 Dokumente, die mehr als zehn Jahre aufbewahrt werden, sind in archivfähiger Form auf Papier (Original) zu archivieren. 2 Die übrigen Dokumente können als Aufzeichnungen auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Aufzeichnungen mit den Originaldokumenten übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können. aufgehoben mit ArchG und ArchV, 2009

21 Kantonal-bernische Gesetzes-Umsetzung AGR vom :

22 BSIG-Weisung 2007 Archivführungspflicht; Organisation / Zuständigkeit Was ist Archivgut? Archiv-Kategorien und Abteilungen Zusammenspiel mit IG und DSG: Einsichtsrecht durch Dritte; Vernichtungsanspruch Aufbewahrungsfristen Checkliste Dossier

23 BSIG-Weisung: Kategorien A Geschäft hängig; Akten auf Pult, Aktenschrank, Registratur B Geschäft erledigt; Aufbewahren zur Beweissicherung oder für Wiederaufleben ; im Archiv; Aufbewahrungsdauer abhängig von Verjährung C Akten für Geschichtsforschung; im Archiv; gesondert / dauernd

24 BSIG-Weisung: Archiv-Abteilungen I historische Abteilung, Akten vor 1834 II ab 1834, aber nach heute nicht mehr aktuellem Registratursystem III späteres, allenfalls auch noch heute aktuelles Registratursystem IV, usw. mit jedem neuen Registraturplan

25 Personendaten Art. 19 Kant. Datenschutzgesetz (DSG) verlangt, nicht mehr benötigte Personendaten seien zu vernichten. Beim Überführen der Akten in die nächste Kategorie (B,C) muss Interessenabwägung erfolgen: persönliche Interessen vs. geschichtliche und wissenschaftliche Interessen

26 Frage 4 Im Archiv Ihres Dienstes befinden sich Vormundschaftsberichte und rechnungen einer 1975 verstorbenen Person. Wer darf sie einsehen? Niemand - diese Akten müssten vernichtet sein! Laut BSIG-Weisung Nr. 1/ /3.1 vom : 30 Jahre nach Ende der vormundschaftlichen Massnahme vernichten, sofern nicht geschichtliches Interesse nach Art DSG

27 BSIG-Weisung - URL web/bsig/filedownload?documentid=57&language=de.