Einladung zur außerordentlichen Mitgliederversammlung

Transkript

1 ASC Düsseldorf e.v. Reiherweg Düsseldorf Einladung zur außerordentlichen Mitgliederversammlung Liebe ASC-Sportfreunde, der Vorstand lädt ein zur außerordentlichen Mitgliederversammlung unseres Vereins am Samstag, den von 10:45 11:30 Uhr Die Versammlung findet im U-Raum in der Leichtathletikhalle Düsseldorf, Am Staad, Düsseldorf, statt. Tagesordnung: 1. Begrüßung des Vorsitzenden 2. Feststellung der stimmberechtigten Anwesenden 3. Vorstellung der Satzungsänderung und Anhörung 4. Benennung Wahlleiter 5. Beschlussfassung Satzungsänderung Stimmberechtigt sind alle Mitglieder ab dem vollendeten 16. Lebensjahr. Der Grund für diese außerordentliche Mitgliederversammlung ist die beabsichtigte Satzungsänderung hinsichtlich der Einhaltung der Datenschutzregelungen nach der DSVGO. Aufgrund des Inkrafttretens der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EUDSGVO) in Deutschland zum ist eine Anpassung der Satzung des Sportvereins ASC Düsseldorf e.v., Reiherweg 10, Düsseldorf zum als 7 (neu) Datenschutz im ASC Düsseldorf e.v. erforderlich. Es soll in dieser Mitgliederversammlung die dementsprechende Satzungsänderung (siehe Anlagen zu dieser Einladung) beschlossen werden. Mit freundlichen Grüßen Düsseldorf, Der Vorstand i.v. Torsten Grube, 1. Vorsitzender ASC Düsseldorf Anlagen: 1. Satzungsänderung 7, 4 ( 5) 2. Einwilligungserklärung Mitglieder 3. Einwilligungserklärung Organe / Trainer 4. Homepage Datenschutzhinweise

2 7 (neu) Datenschutz im ASC Düsseldorf e.v. 1. Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des ASC Düsseldorf e.v. werden unter Beachtung der Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der überarbeiteten Fassung vom personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der aktiven und ehemaligen Mitglieder im Verein ASC Düsseldorf e.v. verarbeitet. Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden von den aktiven Mitgliedern des ASC Düsseldorf e.v. folgende Daten erhoben: Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnadresse, -Adresse, Telefonnummern, Spartenzugehörigkeit, Vereinseintritt und die Bankverbindung zum Zwecke des Beitragseinzuges. Nach Vereinsaustritt werden die Daten vorgenannten Daten für den Zeitraum von einem Jahr nach Vereinsaustritt gespeichert. Danach werden diese personenbezogenen Daten anonymisiert und gelöscht. Die anonymisierten Daten werden lediglich zu statistischen Zwecken verwendet und betreffen nur die Mitgliedsnummer, das Geburtsdatum, das Geschlecht, die Spartenzugehörigkeit sowie den Vereinsein- und austritt. Als Mitglied des ASC Düsseldorf e.v. im Leichtathletikverband Nordrhein (LVN) und des Stadtsportbundes Düsseldorf ist der ASC Düsseldorf e.v. verpflichtet, die Daten seiner Mitglieder (Name, Vorname, Geburtsdatum und Spartenzugehörigkeit) an den LVN weiterzugeben. Die aktiven Mitglieder des ASC Düsseldorf e.v. stimmen der Weitergabe der vorerwähnten Datenan den LVN mit Begründung ihrer Mitgliedschaft ausdrücklich zu. Ein Fall des Art. 28 EU DSGVO - Auftragsverarbeiter ist hier jedoch nicht gegeben. 2. Die aktiven Vereinsmitglieder des ASC Düsseldorf e.v. akzeptieren mit ihrer Mitgliedschaft vor diesem Hintergrund Folgendes: zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken generiert der ASC Düsseldorf e.v. für die Berichterstattung insbesondere u.a. über Erfolge, Teilnahmen an Veranstaltungen (speziell zu Wettkämpfen und Meisterschaften) sowie Ferienfreizeiten Gruppenund/oder Einzelbilder, Videos, Tonaufnahmen, Textbeiträge (mit Vor- und Nachnamen) seiner Mitglieder und veröffentlicht diese auf seiner Homepage, in der Vereinszeitschrift, auf Social Media Plattformen (wie z.b. WhatsApp, Facebook, Instagram) sowie in Fach- und Regionalzeitschriften und -portalen. Zielsetzung der öffentlichen und vereinsinternen Berichterstattung ist es, eine realistische und objektive Darstellung der sportlichen Aktivitäten seiner Mitglieder und Athleten im Verein und seines Umfeldes vorzunehmen. In diesem Zusammenhang werden private Inhalte über Wohnadressen, Erlebnisse und persönliche Verhältnisse (insbesondere in Bezug auf Familienstand, Beruf, Schule, Vermögen und Religionszugehörigkeit) explizit von der Berichterstattung des ASC Düsseldorf e.v. ausgeschlossen. Im Fokus steht hierbei ausschließlich das sportliche Ereignis im Zusammenhang mit der Teilnahme des aktiven Mitglieds / der aktiven Mitglieder des ASC Düsseldorf e.v. Mit Blick darauf hat jedes aktive Mitglied als zwingende Voraussetzung für seine Mitgliedschaft im ASC Düsseldorf e.v. schriftlich zu bestätigen (im Falle von Minderjährigen durch deren Erziehungsberechtigen), dass Fotos und Videos etc. nach Maßgabe der Festlegungen unter Ziff. 2 in dieser Satzung vom ASC Düsseldorf e.v. zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken generiert und veröffentlicht werden dürfen. 3. Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes aktive und ehemalige Vereinsmitglied des ASC Düsseldorf e.v. grundsätzlich die nachfolgenden Rechte: - das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU DSGVO - das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU DSGVO

3 - das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU DSGVO - das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU DSGVO - das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 EU DSGVO und - das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU DSGVO. 4. Den Organen des ASC Düsseldorf e.v., allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen, der Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, zu veröffentlichen, Dritten zugänglich zu machen oder in sonstiger Weise zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus. Vor diesem Hintergrund verpflichten sich insbesondere die Organe, Funktionäre und Trainer eine Erklärung abzugeben, wonach sie die bei der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von personenbezogener Daten der aktiven und ehemaligen Mitglieder im ASC Düsseldorf die relevanten Datenschutzanforderungen nach Maßgabe der EU DSGVO und des BDSG beachten werden. Der ASC Düsseldorf e.v. stellt insbesondere sicher, dass die personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt werden und ausschließlich die zuständigen Stellen im Verein Zugriff auf diese Daten haben. Der ASC Düsseldorf e.v. und etwaige von ihm mit der Datenverarbeitung beauftragte Dritte gewährleisten zudem, dass bei einer zukünftigen Datenverarbeitung im Auftrag die schutzwürdige Belange der Mitglieder des Vereins nach Maßgabe der EU DSGVO und des BDSG berücksichtigt werden. 5. Bedingt dadurch, dass der ASC Düsseldorf e.v. keine Kerntätigkeit bezüglich der Durchführung von Datenverarbeitungsvorgängen hat und auch darüber hinaus die Voraussetzungen des relevanten Art. 37 EU DSGVO im zugrundeliegenden Fall des ASC Düsseldorf e.v. nicht vorliegen, bedarf es keiner Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Zur Wahrnehmung der Aufgaben und Pflichten nach der EU DSGVO und dem BDSG ist der geschäftsführende Vorstand des ASC Düsseldorf e.v. der relevante Ansprechpartner. 6. Jedem Mitgliedsantrag ist als Anlage 1 eine Einwilligungserklärung zum Datenschutz im Verein und zur Veröffentlichung von Mitgliederdaten zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken des ASC Düsseldorf e.v. beigefügt, die von jedem neuen Mitglied als zwingende Voraussetzung für die Mitgliedschaft zu unterzeichnen ist. 7. Weitergehende Informationen enthalten die Allgemeinen Datenschutzhinweise des ASC Düsseldorf e.v., die jedem Mitgliedsantrag als Anlage 2 beigefügt sind. B. Satzungsänderung in Bezug auf Beendigung der Mitgliedschaft im Verein 4 Abs. 5 (neu) Beendigung der Mitgliedschaft 5. Die Mitgliedschaft endet auch dann, wenn das aktive Mitglied nicht explizit schriftlich zustimmt, dass der ASC Düsseldorf e.v. zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken für die Berichterstattung insbesondere u.a. über Erfolge, Teilnahmen an Veranstaltungen (speziell zu Wettkämpfen und Meisterschaften) sowie Ferienfreizeiten Gruppen- und/oder Einzelbilder, Videos Tonaufnahmen, Textbeiträge (mit Vor- und Nachnamen) seiner Mitglieder veröffentlichen darf z.b. auf seiner Homepage, in der Vereinszeitschrift, auf Social Media Plattformen (wie z.b. WhatsApp, Facebook, Instagram) sowie in Fach- und Regionalzeitschriften und-portalen. Der ASC Düsseldorf e.v. wird das aktive Mitglied vor diesem Hintergrund postalisch oder per anschreiben und mit angemessener Frist die Einwilligung zur Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken einfordern. Sollte nach Verstreichen dieser Frist und auch nach nochmaliger Erinnerung keine diesbezügliche Einwilligung des aktiven Mitglieds vorliegen, endet die Mitgliedschaft im ASC Düsseldorf e.v. unter

4 Hinweis auf 4 Abs. 5 der Vereinsatzung durch eine einseitige schriftliche Mitteilung des ASC Düsseldorf e.v. Auf 7 Abs. 2 der Satzung wird insoweit ausdrücklich Bezug genommen.

5 Allgemeine Datenschutzhinweise des ASC Düsseldorf e.v. Der ASC Düsseldorf e.v. nimmt den Schutz und die Sicherheit ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Es ist uns wichtig, sie darüber zu informieren, welche persönlichen Daten erfasst, wie diese verwendet werden und welche Gestaltungsmöglichkeiten sie diesbezüglich haben. Aufgrund dessen aktualisieren wir unsere Allgemeinen Datenschutzhinweise, um den hohen Anforderungen der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (EU DSGVO) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der überarbeiteten Fassung vom , zu entsprechen. Wo finde ich die Informationen, die für mich wichtig sind? Dieser Allgemeine Datenschutzhinweis gibt einen Überblick über die Aspekte, die generell für die Verarbeitung ihrer Daten durch den ASC Düsseldorf e.v. relevant sind. Auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeitet der ASC Düsseldorf e.v. meine Daten? Wir erheben, verarbeiten und nutzen ihre Daten auf Basis der aktuell gesetzlich gültigen europäischen und deutschen Datenschutzgesetze, d.h. auf Basis der oben erwähnten EU DSGVO und des BDSG. Welche Rechte habe ich? Sie haben mit Bezug auf die Regelung zum Datenschutz in der Satzung des ASC Düsseldorf e.v. unter 7 (neu) das Recht, a. Auskunft zu verlangen (Art. 15 EU DSGVO) b. die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 EU DSGVO) c. eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 EU DSGVO) d. einer Datenverarbeitung, die aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgen soll, aus Gründen zu widersprechen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 EU DSGVO) e. in bestimmten Fällen des Art. 17 EU DSGVO die Löschung von Daten zu verlangen insbesondere wenn diese Daten für den ursprünglich verfolgten Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden oder eine erteilte Einwilligung widerrufen haben (vgl. lit. c.) oder einen Widerspruch erklärt haben (vgl. lit. d.) f. unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung von Daten zu verlangen, soweit eine Löschung nicht möglich oder streitig ist (Art. 18 EU DSGVO) g. auf Datenübertragbarkeit, d.h. sie können ihre Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen maschinenlesbaren Format erhalten und ggf. an andere übermitteln (Art. 20 EU DSGVO) h. sich bei der Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen) Werden meine Daten zu Kommunikations- oder Veröffentlichungszwecken verwendet?

6 Ja. Die aktiven Vereinsmitglieder des ASC Düsseldorf e.v. akzeptieren mit ihrer Mitgliedschaft vor diesem Hintergrund folgendes: zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken generiert der ASC Düsseldorf e.v. für die Berichterstattung u.a. über Erfolge, Teilnahmen an Veranstaltungen (insbesondere Wettkämpfe und Meisterschaften) sowie Ferienfreizeite, Gruppen- und/ oder Einzelbilder, Videos, Tonaufnahmen, Textbeiträge (mit Vor- und Nachnamen) seiner Mitglieder und veröffentlicht diese auf dessen Homepage, in der Vereinszeitschrift, auf Social Media Plattformen (wie z.b. WhatsApp, Facebook, Instagram) sowie in Fach- und Regionalzeitschriften und -portalen. Zielsetzung der öffentlichen und vereinsinternen Berichterstattung ist es, eine realistische und objektive Darstellung der sportlichen Aktivitäten seiner Mitglieder und Athleten im Verein und seines Umfeldes vorzunehmen. In diesem Zusammenhang werden private Inhalte über Wohnadressen, Erlebnisse und persönliche Verhältnisse (insbesondere in Bezug auf Familienstand, Beruf, Schule, Vermögen und Religionszugehörigkeit) explizit von der Berichterstattung des ASC Düsseldorf e.v. ausgeschlossen. An wen gibt der ASC Düsseldorf e.v. meine Daten weiter? Als Mitglied des ASC Düsseldorf e.v. im Leichtathletikverband Nordrhein (LVN) und des Stadtsportbundes Düsseldorf ist der ASC Düsseldorf e.v. verpflichtet, die Daten seiner Mitglieder (Name, Vorname, Geburtsdatum und Spartenzugehörigkeit) an den LVN weiterzugeben. Ein Fall des Art. 28 EU DSGVO - Auftragsverarbeiter ist darin jedoch nicht zu erblicken. Wo werden meine Daten verarbeitet? Die persönlichen Daten der Mitglieder des ASC Düsseldorf e.v. werden ausschließlich in Deutschland erhoben, verarbeitet und genutzt. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung? Wer ist verantwortlich, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe? Bedingt dadurch, dass der ASC Düsseldorf e.v. keine Kerntätigkeit in der Durchführung von Datenverarbeitungsvorgängen hat und auch darüber hinaus die Voraussetzungen des relevanten Art. 37 EU DSGVO im zugrunde liegenden Fall des ASC Düsseldorf e.v. nicht vorliegen, bedarf es keiner Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Zur Wahrnehmung der Aufgaben und Pflichten nach der EU DSGVO und dem BDSG ist daher der geschäftsführende Vorstand des ASC Düsseldorf e.v. der relevante Ansprechpartner. Düsseldorf, den

7 Einwilligungserklärung zu 7 (neu) der Satzung des ASC Düsseldorf e.v. Datenschutz im Verein und zur Veröffentlichung von Mitgliederdaten zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken 1. Einwilligung zur Erhebung von Daten über die Mitgliedschaft (sog. Spezifische Daten zum Zwecke der Mitgliederverwaltung) Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des ASC Düsseldorf e.v. werden unter Beachtung der Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der überarbeiteten Fassung vom personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der aktiven und ehemaligen Mitglieder im Verein ASC Düsseldorf e.v. verarbeitet. Mit Blick darauf wurde eine entsprechende Datenschutzregelung in der Satzung des ASC Düsseldorf e.v. aufgenommen. Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung werden von den aktiven Mitgliedern des ASC Düsseldorf e.v. folgende Daten erhoben: Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnadresse, -Adresse, Telefonnummern, Spartenzugehörigkeit, Vereinseintritt und die Bankverbindung zum Zwecke des Beitragseinzuges. 2. Einwilligung zur Erhebung von Daten zur Berichterstattung über den ASC Düsseldorf e.v. (sog. Allgemeine Daten zu Kommunikations- bzw. Veröffentlichungszwecken) Die aktiven Vereinsmitglieder des ASC Düsseldorf e.v. akzeptieren mit ihrer Mitgliedschaft vor diesem Hintergrund folgendes: zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken generiert der ASC Düsseldorf e.v. für die Berichterstattung u.a. über Erfolge, Teilnahmen an Veranstaltungen (speziell Wettkämpfe und Meisterschaften) sowie Ferienfreizeiten Gruppen- und/ oder Einzelbilder, Videos, Tonaufnahmen, Textbeiträge (mit Vor- und Nachnamen) seiner Mitglieder und veröffentlicht diese auf dessen Homepage, in der Vereinszeitschrift, auf Social Media Plattformen (wie z.b. WhatsApp, Facebook, Instagram) sowie in Fach- und Regionalzeitschriften und -portalen. Zielsetzung der öffentlichen und vereinsinternen Berichterstattung ist es, eine realistische und objektive Darstellung der sportlichen Aktivitäten seiner Mitglieder und Athleten im Verein und seines Umfeldes vorzunehmen. In diesem Zusammenhang werden private Inhalte über Wohnadressen, Erlebnisse und persönliche Verhältnisse (insbesondere in Bezug auf Familienstand, Beruf, Schule, Vermögen und Religionszugehörigkeit) explizit von der Berichterstattung des ASC Düsseldorf e.v. ausgeschlossen. Mit Blick darauf hat jedes Mitglied als zwingende Voraussetzung für seine Mitgliedschaft im ASC Düsseldorf e.v. schriftlich zu bestätigen (im Falle von Minderjährigen durch deren Erziehungsberechtigen), dass Fotos und Videos etc. nach Maßgabe der Festlegungen in 7 (neu) der Satzung des ASC Düsseldorf e.v. zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken erhoben und veröffentlicht werden dürfen. Das Vereinsmitglied trifft die Entscheidung zur Verarbeitung bzw. Nutzung seiner Daten für die vorstehend angegebenen Zwecke freiwillig. Die u.a. Erklärung mit der Bestätigung des Einwilligung durch das

8 Vereinsmitglied in Bezug auf die Datenerhebung zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken ist jedoch eine zwingende Voraussetzung für die Mitgliedschaft im ASC Düsseldorf e.v. Die Einwilligungserklärung gilt für folgende Mitglieder: Vorname Nachname Geburtsdatum Vorname Nachname Geburtsdatum Vorname Nachname Geburtsdatum Vorname Nachname Geburtsdatum Vorname Nachname Geburtsdatum Vorname Nachname Geburtsdatum Ich bestätige das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben und willige ein, dass der Verein ASC Düsseldorf e.v. zu meiner Person bzw. Personen unserer Familienmitgliedschaft spezifische Daten zur Mitgliederverwaltung wie oben unter Ziff. 1 beschrieben: Name, Vorname, Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnadresse, -Adresse, Telefonnummern, Spartenzugehörigkeit, Vereinseintritt und die Bankverbindung Allgemeine Daten zu oben unter Ziff. 2 angegebenen Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken: Erfolge, Teilnahmen an Veranstaltungen (insbesondere Wettkämpfe und Meisterschaften) sowie Ferienfreizeiten Gruppen- und/oder Einzelbilder, Videos, Tonaufnahmen, Textbeiträge (mit Vor- und Nachnamen) erheben, verarbeiten bzw. nutzen darf. Die als Anlage 2 dem Mitgliedsantrag beigefügten Allgemeinen Datenschutzhinweise des ASC Düsseldorf e.v. habe ich ebenfalls zustimmend zur Kenntnis genommen. Ort, Datum: Unterschrift:. (Bei Minderjährigen Unterschrift eines Erziehungsberechtigten)

9 Verpflichtungserklärung der Organe, Funktionäre, Trainer etc. zum Datenschutz im Verein im ASC Düsseldorf e.v. Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des ASC Düsseldorf e.v. werden unter Beachtung der Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der überarbeiteten Fassung vom personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der aktiven und ehemaligen Mitglieder im Verein ASC Düsseldorf e.v. verarbeitet. Der ASC Düsseldorf e.v. hat diverse Maßnahmen aufgesetzt (geplante Satzungsänderung zum Datenschutz im Verein, Datenschutzhinweise für aktive und ehemalige Mitglieder, explizites Einfordern der Zustimmung der aktiven Mitglieder zu insbesondere Berichterstattungen über Veranstaltungen, Erfolge, Fotos, Gruppenfotos, Tonaufnahmen zu Kommunikations- und Veröffentlichungszwecken) um die Datenschutzkonformität im Verein sicherzustellen. Die mit der Datenverarbeitung im ASC Düsseldorf e.v. befassten Personen erklären vor diesem Hintergrund folgendes: ich erkläre hiermit, dass ich mich verpflichte, die Anforderungen an den Datenschutz im Rahmen meiner Funktion nach Maßgabe der Anforderungen der EU DSGVO und des BDSG sicherzustellen und die personenbezogenen Daten von aktiven und ehemaligen Mitgliedern im Verein ausschließlich im Rahmen der Zweckbindung zur Mitgliederverwaltung und für Kommunikations- und Veröffentlichungszwecke des ASC Düsseldorf e.v. zu erheben, zu nutzen und zu verarbeiten. Ort, Datum: Unterschrift:. (Vorname, Name). (Funktion im ASC Düsseldorf e.v.)