Der Landesschulrat für OÖ übermittelt in der Anlage zwei Anleitungen. Das Übernehmen der BBG Bestellung in SAP (Teil 2) ist nicht verpflichtend!

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1 LANDESSCHULRAT FÜR OBERÖSTERREICH A LINZ, SONNENSTEINSTRASSE 20 Direktionen der allgemein bildenden höheren Schulen, berufsbildenden mittleren und höheren Schulen sowie der Anstalten für Lehrer- u. Erzieherbildung des Bundes in Oberösterreich Bearbeiter: Fr. Reiter Fr. Pirngruber Tel: 0732 / , 3101 Fax: 0732 / lsr@lsr-ooe.gv.at _ Ihr Zeichen vom Unser Zeichen vom A4-119/ Anleitung für die Bearbeitung von e-rechnungen Sehr geehrte Damen und Herren! Der Landesschulrat für OÖ übermittelt in der Anlage zwei Anleitungen e-rechnung Teil 1 ohne e-shop Bestellung e-rechnung Teil 2 über e-shop Bestellung für die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen. Das Übernehmen der BBG Bestellung in SAP (Teil 2) ist nicht verpflichtend! Es wird darauf hingewiesen, dass die Anleitungen dem derzeitigen Stand entsprechen und es bis zum Jahresende noch zu Änderungen kommen kann, die Ihnen gegebenenfalls umgehend mitgeteilt werden. Mit freundlichen Grüßen Für den Amtsführenden Präsidenten Ing. Hartl eh. Anlagen: e-rechnung Teil 1 ohne e-shop Bestellung e-rechnung Teil 2 per e-shop Bestellung DVR Parteienverkehr Montag - Freitag

2 e-rechnung an den Bund o Grundlagen o Teil 1 e-rechnung langt ein keine Bestellung über SAP vorherige Mittelbindung

3 Grundlage: IKT- Konsolidierungsgesetz regelt die Entwicklung, Weiterentwicklung und den Betrieb bestehender und neu zu schaffender IKT- Lösungen und IT-Verfahren IKT = Informations- und Kommunikationstechnik 5 Abs. 1: e-rechnung => Nähere Regelung durch Verordnung e-rechnungsverordnung: 1 (2) Diese Verordnung gilt im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen für alle Vertragspartnerinnen oder Vertragspartner von Bundesdienststellen oder deren sonstige Berechtigte. (4) Diese Verordnung gilt nicht für Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt. 2 (1) Eine elektronische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. 3 (1) Vertragspartner/innen sind zur Ausstellung und Übermittlung von e-rechnungen im Sinne des 2 verpflichtet. (2) Die Bundesdienststellen sind zur Annahme und Verarbeitung der e-rechnungen verpflichtet. 4 (1) Neben umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen hat die e-rechnung zu enthalten: 1. Lieferantennummer (Kreditorennummer) 2. Auftragsreferenz (Muss: Einkäufergruppe; Kann: Zusatzinfo wie GZ oder Besteller ( SARI-User) 3. Positionsnummern 4. Bankverbindung (IBAN, BIC) 5. Zahlungsbedingungen 6. -Adresse des Vertragspartners (2) Bundesdienststellen haben die in Abs. 1 Z 1 und 2 angeführten Angaben bereits in der Beauftragung den Vertragspartner/innen zu übermitteln. 5 (1) e-rechnungen sind in den vom Bundesministerium für Finanzen vorgegebenen Datenstrukturen (Formaten) einzubringen. (2) Vertragspartner/innen müssen folgende Übertragungswege benutzen: 1. Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes 2. Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL)- Transport-Infrastruktur (3) Vertragspartner/in ist automatisationsunterstützt von ordnungsgemäßer Einbringung zu benachrichtigen (formale Fehlerfreiheit).

4 Musterablauf: 1. Bei der Beauftragung einer Dienstleistung bzw. eines Wareneinkaufs ist dem (späteren) Rechnungsleger die Kreditorennummer sowie eine Zahlungsreferenz mitzuteilen. Zahlungsreferenz: Entweder nur die Einkäufergruppe (EKG) oder EKG + Zusatzinformation, getrennt durch Doppelpunkt und ohne Abstand (z.b: U03:14.180/3-B/2013) die Zusatzinformation wird im Feld Aktenzeichen/zahl ausgewiesen (frei wählbar, kann z.b. auch der Besteller oder sonstiger Text oder Zahlen angegeben werden). 2. Die e-rechnung langt als vorerfasster Beleg im elektronischen Schreibtisch (SCASEPS) in HV-SAP ein (Unter Vorgänge neu wie bisher die gescannte Rechnung). 3. Im Laufweg ist die/der Bestätiger/in der sachlichen und/oder rechnerischen Richtigkeit (SARI-User) einzutragen. Vom System wird danach automatisch wieder der Anweisungsreferent eingetragen (d.h. Rg. kommt nach SARI-User wieder automatisch zurück). Speichern => weiter zur Freigabe Erfolgt die Bestätigung vom Anweisungsreferenten selbst ist diese direkt am elektronischen Schreibtisch vorzunehmen => Eine Änderung des Laufwegs ist dann nicht erforderlich. 4. Nur bei inventarisierungspflichtigen Ankäufen ist im Laufweg auch die/der zuständige Inventarverwalter/in (nach SARI-User) einzutragen. Speichern => weiter zur Freigabe Erfolgt die Inventarisierung vom Anweisungsreferenten (ARE hat auch Rolle Anlagenreferent) selbst ist die Zugangsnummer im Zuge der Kontierung in der Sachkontenzeile (Feld Zuordnung) einzutragen. => Eine Änderung des Laufwegs ist dann nicht erforderlich. 5. Wenn dann die Rechnung sachlich und rechnerisch bestätigt bzw. mit eingetragener Zugangsnummer wieder zurück kommt ist sie zu kontieren und vollständig zu sichern. Speichern => weiter zur Freigabe Alternativ dazu besteht natürlich auch die Möglichkeit erst zu kontieren und dann weiterzuleiten (Pkt. 5 vor Pkt. 3 und Pkt. 4).

5 Teil 1 e-rechnung ohne Bestellbezug o Einstieg in den elektronischen Schreibtisch (SCASEPS) o E-Rechnung ist als vorerfasster MM-Beleg unter Vorgänge neu Optional: Doppelklick oder rechte Maustaste => erweiterte Liste öffnet eine Liste in der Zusatzfelder wie: Lieferantennummer Lieferantenname Aktenzahl * angezeigt werden können. Vorgänge können von hier per Doppelklick gestartet werden. Siehe Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 36 * Kann individuell verwendet werden. Z.B.: Für Besteller der dann sachl/rechn richtig bestätigt.

6 Ein Doppelklick auf den neuen Rechnungsvorgang entweder unter Vorgänge neu oder in der erweiterten Liste öffnet die e-rechnung

7 Da in diesem Beispiel zuerst der Laufweg an den SARI-User (bzw. Anlagenreferent) eingetragen wird, sind die Fenster mit der als PDF dargestellten e-rechnung ( Archive Link Dokument ) und die Erfassungsmaske ( Vorerfassten Rechnungsbeleg anzeigen ) wieder zu schließen.

8 Für Rechnungen die vom ARE selbst (z.b.: Post, Ankauf eigener Arbeitsuntensilien ) sachl. u. rechn. geprüft werden können, kann der Vermerk direkt im Workflow gesetzt werden => Eine Änderung des Laufwegs ist dann nicht erforderlich. Ankauf Inventargegenstand: Wenn Anweisungsreferent = Anlagenreferent kann die Zugangsnummer (im Zuge der Rechnungserfassung) in der Sachkontenzeile im Feld Zuordnung eingetragen werden => Eine Vorschreibung im Laufweg ist dann nicht erforderlich.

9 Weiterleitung an SARI-User bzw. danach Inventarverwalter Button Laufweg drücken und dann mit Linksklick entweder Anweisungsreferent (wenn SARI-User eingetragen werden muss) oder den bereits eingetragenen SARI-User (wenn Inventarverwalter eingetragen werden muss) anklicken.

10 In diesem Fall wurde bereits SARI-User vergeben => daher für Inventarverwalter SARI-User mit Linksklick markieren. Danach Button Sequentiell einfügen drücken. Müsste ein SARI-User eingetragen werden: Anweisungsreferent markieren => weitere Vorgangsweise ident, nach dem SARI User wird automatisch (außer der Beleg wurde vorher kontiert/erfasst) wieder der Anweisungsreferent im Laufweg eingetragen.

11 Wertehilfe im Feld Bearbeiter-ID anklicken. Name des Bed. Eingeben => Bestätigen

12 Tätigkeit auswählen User ist eingetragen Speichern und Weiterleiten Enter oder Häkchen Im Falle einer Vorschreibung an SARI-User: sachliche u. rechnerische Prüfung auswählen

13 Nachdem die Bestätigungsvermerke vom SARI-User (bzw. die Eintragung der Zugangsnummer von der Inventarverwaltung) erfolgte kommt der Beleg wieder in den Arbeitsvorrat. Ein Doppelklick auf den neuen Rechnungsvorgang entweder unter Vorgänge neu oder in der erweiterten Liste öffnet die e-rechnung

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16 Der Rechnungsbeleg ist im Anzeigemodus und muss auf Ändern gesetzt werden: Bearbeiten => Anzeigen/Ändern

17 Reiter Sachkonto anklicken

18 Sachkonto, Betrag und Mittelbindung eintragen Ist keine Mittelbindung vorhanden: Zusätzlich Kostenstelle, Finanzposition, Finanzstelle und Text Danach Enter

19 Text aus Sachkontenzeile in Feld Text Grunddaten kopieren

20 In Karteireiter Zahlung wechseln Zahlungsbedingung, Zahlweg und Partnerbanktyp eingeben Bei Abbucher auch Zahlsperre setzen

21 Geschäftsbereich und (optional) Kopftext eingeben

22 Wurde in der Sachkontenzeile ein Steuerkennzeichen eingegeben, so wird der Karteireiter Steuer automatisch befüllt.

23 Ist der Rechnungsbetrag auf mehrere Monate zu verteilen, so ist im Karteireiter HHRR2 der diesbezügliche Referenzschlüssel einzutragen. Zeitliche Abgrenzung verpflichtend: unterjährig je Rg. ab EUR ,00 zwischen 2 Finanzjahren ab EUR ,00 je Konto der Voranschlagsstelle Danach Vollständig Sichern, am Schreibtisch Speichern und Weiter zur Freigabe

24 e-rechnung an den Bund o Teil 2 (optional) keine Verpflichtung! Bestellung im e-shop und Übernahme der Daten in SAP => autom. generierte Bestellung in SAP => Freigabe in SAP!

25 Teil 2: E-Shop Bestellung o Einstieg in den BBG e-shop o Waren in den Warenkorb legen

26 o Bestellung bestätigen o Auswahl des Genehmigungsverfahrens auswählen: o Bestellantrag/über SAP o Einkäuferorganisation und -gruppe eintragen Achtung: Dieses Verfahren ist optional!!! Wird nicht über HV-SAP bestellt, ist eine Mittelbindung anzulegen und bei Einlangen der e- Rechnung (siehe Teil 1) darauf zu referenzieren.

27 o Im Reiter Genehmigungsstatus sehen Sie dass die Bestellung nun im SAP ist

28 o Nun findet man die e-shop Bestellung im Schreibtisch o Mit Doppelklick öffnen

29 o Klicken Sie um die Bestellung zu bearbeiten. o Lassen Sie sich Kopf, Positionsübersicht und Position anzeigen in dem Sie diesen Button klicken

30 o Im Register Lieferung/Rechnung tragen Sie den Kontierungstyp (K für Kostenstelle oder A für Anlage) und die Warengruppe ein. o Sollten Sie die Warengruppe nicht kennen, Enter-Button drücken, nun wird das Feld mit einem Text befüllt.

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32 o Gehen Sie zum Abschnitt Position zum Register Kontierung o Hier werden das Sachkonto, die Kostenstelle, die Finanzstelle etc. eingegeben, dieser Vorgang ist für jede Bestellposition notwendig.

33 o Im Register Zusatzdaten können Sie den Anforderer und Abgrenzungsmerkmale eingeben

34 o Nun sichern Sie die Bestellung o Sie gelangen wieder in den Schreibtisch, hier erneut speichern. o Nun können Sie es freigeben bzw. weiter zur Freigabe senden. o Der BBG-Besteller erhält eine , dass die Bestellung genehmigt wurde

35 o In den vorangegangenen Arbeitsschritten wurde eine Bestellung angelegt. Die e-rechnung langt dann ebenso wie in Teil 1 beschrieben im elektronischen Schreibtisch ein. Als Auftragsreferenz dient allerdings die Bestellnummer. Es sollten in der e-rechnung alle Felder die bereits in der Bestellung angesprochen wurden ausgefüllt sein (siehe nächste Folie). o Es ist noch der SARI (und erforderlichenfalls die Inventarverwaltung) vorzuschreiben und der Beleg danach weiterzuleiten.

36 Folgende Attribute werden durch die e-rechnung mitgeliefert Teil 1: Teil 2: ohne Bestellbezug: Belegnummer (Falls HV-Beleg angelegt werden konnte z.b: gesperrter Kreditor) Organisationseinheit lt. Organisationsmanagement Buchungskreis (Falls HV-Beleg angelegt werden konnte z.b: gesperrter Kreditor) Einkäufergruppe Auftragsreferenz Betrag in Hauswährung (Gesamtbetrag) Geschäftsjahr Kreditor Name des Kreditor mit Bestellbezug: Belegnummer Organisationseinheit lt. Organisationsmanagement Buchungskreis Geschäftsbereich Innenauftrag Einkäufergruppe Auftragsreferenz Betrag in Hauswährung (Gesamtbetrag) Geschäftsjahr Finanzstelle Kostenstelle Fonds PSP-Element Einkaufsorganisation Kreditor Name des Kreditor