Bewertungs- und Übernahmemanagements für Fachverfahren
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- Christina Fürst
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1 Hessische Digitales Archiv Staatskanzlei Hessen Bewertungs- und Übernahmemanagements für Fachverfahren 22. Tagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen Dr. Annekathrin Miegel
2 Übernahmepraxis im Hessischen Landesarchiv Stand der Vorbewertungen 2017 Vorbewertete Fachverfahren über 600 davon potentiell archivwürdige Fachverfahren ca. 10 % Stand der Bewertungs- und Übernahmeverfahren 2017 übernommene Fachverfahren 22 34,4 % laufende Projekte 13 20,3 % noch nicht begonnen 29 45,3 % 2
3 Gliederung 1. Herausforderungen bei der Bewertung und Übernahme von Fachverfahren 2. Anforderungen an ein effizientes Bewertungs- und Übernahmemanagement 3. Instrumente 3.1 IT Portfolio des Landes Hessen 3.2 Workflow zur Bewertung und Übernahme von Fachverfahren 4. Fazit 3
4 Herausforderungen bei der Bewertung und Übernahme von Fachverfahren Bewertung Kenntnis von den in der Landesverwaltung eingesetzten Fachverfahren Integration in die bestehende Bewertungspraxis Übernahme frühzeitige Löschungen fehlende Aussonderungslösungen Gesamtverfahren fehlende personelle Ressourcen (Archiv + anbietende Stellen) erhöhter Abstimmungsbedarf aufgrund vieler Akteure Dauer und Komplexität der Bewertungs- und Übernahmeverfahren 4
5 Herausforderungen bei der Bewertung und Übernahme von Fachverfahren Mögliche Akteure einer Fachverfahrens-Übernahme Anbietende Stelle Organisationsreferat fachliche Ansprechpartner technische Ansprechpartner Weitere Akteure IT-Dienstleister Datenschutz Archiv Facharchivare (Bewertung) Archivar Digitales Archiv (Übernahme) Informatiker 5
6 Anforderungen an ein effizientes Bewertungs- und Übernahmemanagement geregeltes Anbieteverfahren für Informationen aus Fachverfahren effizientes und qualitatives Bewertungsverfahren organisatorische Festlegung von Verantwortungsbereichen zwischen Fachseite (Bewertung) und DAH (Übernahme) Verbesserung der Organisation der Übernahme zwischen anbietenden Stellen und Archiv Verbesserung des internen Wissensmanagements Einsatz von Workflow- und Dokumentationswerkzeugen zur Übernahmedurchführung 6
7 IT-Portfolio des Landes Hessen Verzeichnis für IT-Einführungsprojekte und IT-Verfahren gemeinsamer Betrieb durch das Hessische Ministerium des Inneren und das Hessischen Landesarchiv dient als IT-Projekt- und Verfahrenskatalog des Landes Hessen dient dem Hessischen Landesarchiv zur Anbietung von Fachverfahren a) Beratung bei IT-Einführungsprojekten b) Bewertung und Archivierung von Informationen aus Fachverfahren 7
8 IT-Portfolio des Landes Hessen Technische Lösung Share-Point-Anwendung mit Verfahrenslisten pro Ressort und einer Querschnittsliste Umstieg auf ein alternatives Werkzeug ist geplant. Pflege des Datenbestands Aktualisierung durch die Ressorts (jährlich) Vorbewertung durch das Hessische Landesarchiv (jährlich) Bereinigung von Fehlmeldungen und Dubletten (jährlich) Eintragung der Vorbewertungsentscheidungen (laufend) 8
9 IT-Portfolio des Landes Hessen Attribute 9
10 IT-Portfolio des Landes Hessen Attribute (Auswahl) Kurzbeschreibung Ansprechpartner Status Betrieb Datenübernahme (.) Vorbewertungsentscheidungen 10
11 IT-Portfolio Hessen Verfahrensmeldungen Einträge
12 Geschätztes Arbeitsvolumen in den nächsten 10 Jahren Eingesetzte Fachverfahren in der Landesverwaltung ca Archivwürdige Verfahren ca. 100 Geschätzter Arbeitsaufwand pro Jahr Vorbewertungen pro Jahr 100 Übernahmeverfahren pro Jahr (einmalige Umsetzung einer Aussonderungslösung) Beratungsaufwand bei Neueinrichtung eines Fachverfahrens Laufende Datenlieferungen
13 Der HLA-interne Workflow zur Bewertung und Übernahme von Fachverfahren 13
14 14
15 15
16 16
17 17
18 18
19 Fazit Anforderungen geregeltes Anbieteverfahren für Informationen aus Fachverfahren IT Portfolio Hessen effizientes und qualitatives Bewertungsverfahren Mehrstufiges Bewertungsverfahren begrenzte Personalressourcen organisatorische Festlegung von Verantwortungsbereichen zwischen Fachseite (Bewertung) und DAH (Übernahme) Workflow zur Bewertung von Fachverfahren 19
20 Fazit Anforderungen Verbesserung des internen Wissensmanagements IT-Portfolio Handreichungen Schulungen Verbesserung der Organisation der Übernahme zwischen anbietenden Stellen und Archiv Verbesserte Wahrnehmung in der Landesverwaltung durch das IT- Portfolio fehlender Personalressourcen schwachen Stellung des Archivs als nachgeordnete Behörde 20
21 Fazit Anforderungen Einsatz von Workflow- und Dokumentationswerkzeugen zur Übernahmedurchführung (Vor)bewertungsentscheidung im IT-Portfolio Projektkoordination über Excelliste 21
22 Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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