ELWIS 3.0. Dokumentation -Verteilerlisten

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1 ELWIS 3.0 Dokumentation -Verteilerlisten Dienstleistungszentrum Informationstechnik im Geschäftsbereich des BMVBS (DLZ-IT BMVBS) Bundesanstalt für Wasserbau Am Ehrenberg 8, Ilmenau Stand,

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Allgemeines Navigation innerhalb der Anwendung Registrierung neuer Verteilerlisten-Autoren Anmeldung an ELWIS Abmeldung von ELWIS Verteilerlisten Anlegen einer neuen Liste Bearbeiten einer vorhandenen Liste Löschen einer vorhandenen Liste

3 1. Allgemeines Der Elektronischer Wasserstraßen-InformationsService (ELWIS) ist durch die Fachstelle der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung für Informationstechnik (DLZ-IT) neu aufgebaut worden. Diese Dokumentation dient der Einweisung der WSV-Mitarbeiter in die Verwaltung und Pflege der -Verteilerlisten, damit diese über ELWIS bearbeitet bzw. neu anlegt werden können. Praktischen Einsatz finden die Modul-übergreifenden Verteilerlisten in denjenigen ELWIS-Diensten, die Verteiler-Funktionalitäten benötigen. So können z.b. im BfS- oder NfB-Modul erstellte oder geänderte Bekanntmachungen für Seemacher automatisch an zuvor definierte -Verteilerlisten gesendet werden (siehe dazu auch die BfS- bzw. NfB-Dokumentation). ELWIS ist über die Web-Adresse zu erreichen. Abbildung 1 Die ELWIS-Startseite - 3 -

4 2. Navigation innerhalb der Anwendung Innerhalb der geschützten ELWIS-Seiten darf nur die Anwendungsnavigation dieser Seiten verwendet werden! Auf Grund der notwendigen Sicherheitsanforderungen und der deswegen eingesetzten Technologien sind die Navigationsbutton des Webbrowsers (d.h. der Zurück- und Vorwärts-Button sowie Aktualisieren bzw. Neu laden ) nicht benutzbar (Siehe Abbildung 2 Navigation auf geschützten Seiten )! Abbildung 2 Navigation auf geschützten Seiten 3. Registrierung neuer Verteilerlisten-Autoren Da ELWIS ein global im Internet verfügbarer Service ist, wird durch die Anmeldung am System und die anschließende Autorisierung sichergestellt, dass sich ausschließlich berechtigte Nutzer anmelden und interne Daten bearbeiten können. Die Einrichtung bzw. das Löschen neuer Nutzer, wird von Mitarbeitern der DLZ-IT vorgenommen und kann über die -Adresse webmaster@elwis.de beauftragt werden. Die Nutzername/Kennwort-Kombinationen für die Nutzer der Anwendung werden von den Administratoren beim Anlegen eines neuen Nutzers erstmalig vergeben. Das persönliche Kennwort und die persönliche E- Mail-Adresse kann jeder Nutzer nach der Anmeldung über die Funktion "Ihr Konto" (Abbildung 7 "Nutzerkonto") selbst festlegen

5 4. Anmeldung an ELWIS Sobald ein Autor in ELWIS registriert wurde, kann er sich mit Hilfe des Login-Moduls am System anmelden. Das Modul Login ist auf der Startseite über die Rubriken-Direktauswahl (siehe Abbildung 3 "Rubriken- Direktauswahl auf der Startseite") zu erreichen. Auf allen anderen ELWIS-Seiten dient dazu jeweils das Symbol rechts außen in der oberen Leiste. Beide Möglichkeiten führen zur Eingabemaske, die in Abbildung 4 "die Login-Seite"dargestellt ist. Abbildung 3 "Rubriken-Direktauswahl auf der Startseite" Auf der Login-Seite müssen die persönlichen Login-Daten (Nutzername und Kennwort) eingegeben werden. Bei der Eingabe von Nutzernamen und Kennwort unterscheidet das System zwischen Groß- und Kleinschreibung, d.h. Mustermann ist nicht gleich mustermann! Jeder Autor muss bei der Eingabe auf die richtige Schreibweise seiner Login-Daten achten

6 Abbildung 4 "die Login-Seite" Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt man zur persönlichen Startseite, die neben einer Login-Bestätigung alle internen Module und Funktionen auflistet, auf die der aktuell angemeldete Nutzer Zugriff hat (siehe Abbildung 5 "persönliche Startseite"). Abbildung 5 "persönliche Startseite" Die persönliche Startseite ist eine sogenannte interne Seite. Das wichtigste Erkennungsmerkmal aller internen Seiten ist die Anzeige Ihres Nutzernamens rechts unten (siehe Abbildung 6 "Anzeige des Login- Namen"): Abbildung 6 "Anzeige des Login-Namen" - 6 -

7 Weiterhin gelangen Sie hier mit einem Klick auf den Link Ihr Konto (rechts unten) zur Nutzer-Administration (siehe Abbildung 7 "Nutzerkonto"). Dort kann der angemeldete Nutzer seine -Adresse und/oder sein Kennwort ändern. Die geänderten Daten werden daraufhin an die von Ihm eingegebene -Adresse übermittelt. Die Angabe der richtigen -Adresse ist äußerst wichtig, da die neu gesetzten Nutzerdaten über diese -Adresse verschickt werden. Liegt eine falsche -Adresse vor, können die Daten nicht korrekt übermittelt werden. Abbildung 7 "Nutzerkonto" 5. Abmeldung von ELWIS Um sich von ELWIS abzumelden, rufen Sie einfach wie im Kapitel 4 beschrieben die Login-Seite erneut auf (über die Rubriken-Direktauswahl oder das Symbol). Erscheint die in Abbildung 4 "die Login-Seite" zu sehende Maske, wurden Sie bereits abgemeldet. Dies geschieht immer automatisch beim Aufruf der Login-Seite. Weitere Eingaben sind für die Abmeldung nicht zu tätigen. Zur erneuten Anmeldung geben Sie einfach wieder Ihre Login-Daten in die Felder Nutzernamen und Kennwort ein

8 6. -Verteilerlisten 6.1. Anlegen einer neuen Liste Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie zunächst auf die Einstieg-Seite (siehe Abbildung 8 Startseite ). Dort sind alle Dienste aufgelistet, für die der aktuell angemeldete Nutzer Autorenrechte besitzt. Über den Link -Verteilerlisten gelangen Sie zur Startseite für die Verwaltung der -Verteilerlisten (siehe Abbildung 9 "Startseite -Verteilerlisten"). Abbildung 8 Startseite Ist dieser Link nach Ihrer Anmeldung nicht vorhanden, fehlt Ihnen noch die entsprechende Berechtigung auf die -Verteiler. Diese Berechtigung wird von den ELWIS-Administratoren vergeben und kann über die -Adresse webmaster@elwis.de beauftragt werden

9 Abbildung 9 "Startseite -Verteilerlisten" Klicken Sie auf den Link "neue Liste anlegen", erscheint ein neues Fenster (siehe Abbildung 10 "Neue Liste anlegen"). Hier tragen Sie einen Namen und eine kurze Beschreibung für die neue Liste ein. Der Name der Liste kann eine maximale Länge von 30 Zeichen haben. Für die Beschreibung der Liste sind max. 200 Zeichen zulässig. Abbildung 10 "Neue Liste anlegen" Sie gelangen nach dem Drücken des Buttons "Liste anlegen" automatisch zurück zur Startseite für die Verwaltung der -Verteilerlisten. Das erfolgreiche Anlegen einer neuen Liste wird angezeigt. Die eben neu erstellte Liste ist bereits in der tabellarischen Auflistung der Verteiler vorhanden (siehe Abbildung 11 "Bestätigung neue Liste")

10 Abbildung 11 "Bestätigung neue Liste" 6.2. Bearbeiten einer vorhandenen Liste Um eine neu angelegte oder bereits vorhandene Liste zu bearbeiten, klicken Sie auf der Startseite für die Verwaltung der -Verteilerlisten auf die anzupassende Liste (z.b. WSA Verden"). Die sich anschließende Detail-Seite der betreffenden Verteilerliste (siehe Abbildung 12 "Liste bearbeiten") bietet Ihnen folgende Möglichkeiten. Abbildung 12 "Liste bearbeiten" 1. Ändern der Attribute einer Liste über den Link Listenattribute ändern Um den Namen oder die Beschreibung einer Verteilerliste zu ändern, klicken sie auf den Link Listenattribute ändern. Nun erscheint eine Maske (ähnlich Abbildung 10 "Neue Liste anlegen") in deren Felder bereits Namen und Beschreibung der zu ändernden Liste stehen. Führen Sie hier die gewünschten Anpassungen durch und speichern Sie diese mit einem Klick auf den Button ändern

11 2. Hinzufügen neuer Listeneinträge über den Link neuen Listeneintrag hinzufügen Zum Hinzufügen einer -Adresse zu einer Liste muss zunächst ein eindeutiger und möglichst erklärender Namen für den -Adressaten eingetragen werden. Dieser darf eine maximale Länge von 200 Zeichen besitzen. In das Feld " " kommt die eigentliche -Adresse von max. 100 Zeichen (siehe Abbildung 13 "neuer -Eintrag"). Abbildung 13 "neuer -Eintrag" Nach Drücken des Buttons "in die Liste eintragen", wird eine teilweise Überprüfung der -Adresse durchgeführt. Somit können offensichtliche Fehler in der -Adresse von vornherein vermieden werden. Sollte das System fälschlicherweise eine korrekte -Adresse zurückweisen, ist eine Eintragung dennoch über den Umweg der Änderung der Attribute eines Listeneintrages (siehe unter Punkt 3) möglich. Tragen Sie in solchen Fällen am besten zunächst Ihre persönliche -Adresse anstatt der fälschlicherweise abgelehnten Adresse ein. Wurde der Eintrag angelegt, ändern Sie Ihre persönliche -Adresse umgehend in die ursprünglich vorgesehene Adresse. Bei der nachträglichen Änderung einer -Adresse, wird - im Gegensatz zu deren Neueinstellung - keine Überprüfung der Adressen durchgeführt. Wurde die -Adresse korrekt eingegeben, gelangen Sie wieder zum Fenster "Verwaltung der - Adressen" mit einer Bestätigungsinformation (siehe Abbildung 14 "Liste -Einträge"). Abbildung 14 "Liste -Einträge"

12 Nun können Sie den beschriebenen Vorgang so oft wiederholen, bis alle gewünschten -Adressen in die jeweilige Liste eingetragen sind. Der Link " an alle in dieser Liste" bietet Ihnen eine vereinfachte Möglichkeit, eine Gruppen- an alle bereits vorhandenen -Einträge zu versenden. Dazu wird das lokal auf Ihrem Computer installierte -Programm (z.b. MS Outlook) aufgerufen. Zusätzlich werden bereits die -Adressen aller Listeneinträge in das Adressaten-Feld kopiert. Nun müssen Sie lediglich die Betreff-Zeile und die eigentliche Nachricht ergänzen. 3. Ändern der Attribute eines Listeneintrags über den Link des jeweiligen Eintrags Klicken Sie auf den jeweiligen Namen des anzupassenden Eintrages (siehe Abbildung 14 "Liste - Einträge"). Nun erscheint eine Maske (ähnlich Abbildung 13 "neuer -Eintrag") in deren Felder bereits Namen und des entsprechenden Eintrages stehen. Führen Sie hier die gewünschten Anpassungen durch und speichern Sie diese mit einem Klick auf den Button Eintrag ändern. 4. Löschen eines Listeneintrages über den Link Listeneintrag löschen in der Zeile des betreffenden Eintrags Zum Löschen eines einzelnen Listeneintrages, klicken Sie den Link Listeneintrag löschen (siehe Abbildung 14 "Liste -Einträge"). Nach ihrer Bestätigung auf der anschließenden Seite (ähnlich Abbildung 15 "Liste löschen"), wird der Eintrag dann aus der Verteilerliste gelöscht. Der Link zurück zur Listenübersicht führt Sie wieder zur Gesamtübersicht Ihrer Verteilerlisten Löschen einer vorhandenen Liste Sie haben die Möglichkeit, eine erstellte Liste auch wieder zu löschen. Durch Drücken des Links "löschen" in der Zeile der betreffenden Liste, wird die Liste nicht sofort gelöscht. Sie gelangen zunächst zu einer weiteren Seite, auf der die Liste dann endgültig gelöscht werden kann. Dazu klicken Sie auf den Link "löschen" (siehe Abbildung 15 "Liste löschen"). Verwenden Sie den Link "zurück zur Listenübersicht, wird die Liste NICHT gelöscht. Abbildung 15 "Liste löschen"