GDPdU Vorbereitung für die digitale Betriebsprüfung

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1 Vorbereitung für die digitale Betriebsprüfung CONSULTEC Dr. Ernst GmbH Fon / CON- SULTEC Nachdem das Bundesministerium für Finanzen (BMF) 2001 mit seinen Grundsätzen für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen () einen regelrechten Hype in der einschlägigen IT-Szene ausgelöst hatte, ist es um das Thema zuletzt eher ruhig geworden. Wie so oft benötigt eine solche Initiative einfach Zeit, um konzeptionell und technisch zu reifen. Die digitale Betriebsprüfung ist immer noch die Ausnahme aber aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Denn: Die Vorteile einer digitalen Prüfung der steuerrelevanten Daten und Dokumente sind für die Finanzverwaltung so überzeugend, dass die Umsetzung der -Anforderungen mittelfristig wohl kaum einem Unternehmen erspart bleiben wird. In dieser Consultec-Information werden das Problemfeld und die Lösungsansätze skizziert. Consultec Information

2 Hintergrund Mit Schreiben vom 16. Juli 2001 hat der Bundesfinanzminister darüber informiert, dass mit dem geänderten 147 Abs. 6 AO der Finanzbehörde das Recht eingeräumt ist, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzbehörde > selbst unmittelbar auf die IT-Systeme zugreifen, in dem sie in Form eines Nur-Lesezugriffs Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt (unmittelbarer Datenzugriff), > verlangen, dass der Steuerpflichtige die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder auswerten lässt (mittelbarer Datenzugriff), > fordern, dass ihr die gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (Datenträgerüberlassung) Zugriffsarten: > mittelbarer Zugriff > unmittelbarer Zugriff > Datenträgerüberlassung Dabei muss das betroffene Unternehmen die Revisionssicherheit des Datenbestandes und seine Auswertbarkeit über die volle Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Gesetzliche Basis AO-Änderung 146, 147, 200 Arbeitsanweisung BMF-Schreiben 2001 Abstrakter Rechtsanspruch: Zugriff auf auswertbare Daten gemäß Aufbewahrungsfrist (bis zu 10 Jahre + x) Konkrete Umsetzung: Zugriffsarten Z1 (unmittelbarer Zugriff) Z2 (mittelbarer Zugriff) Z3 (Datenträgerüberlassung) Zugriff auf auswertbare Daten für 10 Jahre (+x) gewährleisten! Abb.: Gesetzliche Vorgaben Konfliktpotenziale Die Anforderungen der Finanzverwaltung verursachen mindestens drei wesentliche Konfliktpotenziale: > Die Auswertbarkeit der -Daten muss über den geforderten Aufbewahrungszeitraum also mehr als 10 Jahre gewährleistet werden. Das kollidiert nicht selten mit der Nutzungsdauer der IT-Systeme. Muss ein IT-System betriebsbereit gehalten werden, nur um alte -Daten auswerten zu können? > Mindestens für die Datenträgerüberlassung genügt die Bereitstellung der relevanten Daten im Rohzustand nicht. Die Auswertbarkeit der Daten wird erst durch eine Beschreibung der meist relationalen - Datenstruktur erreicht. Inwieweit Ausswertbarkeit der -Daten über lange Zeiträume Beschreibung der Datenstruktur Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

3 müssen Softwarehersteller ihre Datenstruktur offen legen, damit die Software- Anwender die erfüllen können? > Die -Daten können z.b. in der Personalbuchhaltung sensible personenbezogene Daten enthalten. Was hat Vorrang, Datenschutz oder? Umgang mit sensiblen Daten Die Zukunft wird mit zunehmender praktischer Erfahrung mancherlei Klärung schaffen und u.u. werden auch die von der Finanzverwaltung modifiziert, um die Umsetzung zu erleichtern. Lösungsansätze Wie bei jedem Projekt im Informations- und Prozessmanagement sollten die Ziele des Projektes am Anfang einer Lösung feststehen. Es gibt nämlich tatsächlich zwei unterschiedliche Projektszenarien: > Sie können die behördlichen Anforderungen mit möglichst geringem Aufwand erfüllen. > Sie können aber auch versuchen, betriebliche Bedürfnisse in die -Lösung zu integrieren. Eine integrierte Lösung wirkt auf den ersten Blick sehr naheliegend. Die -Daten sind meist eine Untermenge jener Daten, auf die das Management des Unternehmens ohnehin in einem Data Warehouse zugreifen möchte. Dieser Lösungsansatz kann tatsächlich sinnvoll sein, wenn drei wesentliche Hindernisse gemeistert werden: > Die Daten im Data Warehouse sollen und können nicht unbedingt unveränderlich sein. Die -Daten müssen möglichst im buchhalterischen Sinne unveränderlich sein, d.h. ab dem Zeitpunkt der jeweiligen Buchung. > Die -Lösung funktioniert am einfachsten, wenn die Daten erst nach dem Jahresabschluss aus den Buchhaltungssystemen exportiert werden. Für ein Data Warehouse dürfte das meist etwas spät sein. > Mindestens für die Datenträgerüberlassung werden die -Daten im IDEA- Format der Finanzverwaltung benötigt (IDEA ist ein Softwareprodukt der Firma Audicon). Viele Buchhaltungssysteme besitzen eine herstellerspezifische IDEA- Schnittstelle. Werden die Daten darüber exportiert und auch im Data Warehouse im IDEA-Format genutzt oder wird eine zusätzliche IDEA-Schnittstelle im Data Warehouse implementiert? Wenn nicht besondere Umstände die integrierte Lösung nahelegen, empfiehlt Consultec eine autonome -Lösung nach dem Erfolgsprinzip keep it simple. autonome -Lösung integrierte -Lösung Keep it simple Datenselektion Die meistgestellte Frage in -Projekten ist welche Daten sind denn betroffen?. Hier fehlen bisher die praktischen Erfahrungen aus durchgeführten digitalen Betriebsprüfungen ganz besonders. Niemand kann und will die Verantwortung für eine abschließende und verbindliche Antwort übernehmen. Sicher können in einer -Lösung die Daten durch abgestufte Zugriffsrechte Wer übernimmt die Verantwortung? Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

4 selektiv bereitgestellt werden. Der Betriebsprüfer erhält zunächst nicht alle Daten, die vorhanden sind. Erst auf besondere Anfrage werden weitere Datenbestände frei geschaltet. Das gilt insbesondere für personenbezogene Daten, die dem Datenschutz unterliegen. Eine extensive Selektion der -relevanten Daten kann aber den Projektaufwand erheblich vergrößern. Deshalb hat sich eine abgestimmte Datenauswahl bewährt, wobei an der Abstimmung mindestens die Wirtschaftsprüfer bzw. Steuerberater und die Unternehmensleitung beteiligt sind. selektive Bereitstellung der -Daten abgestimmte Datenselektion Schnittstellen Wenn die Buchhaltungssysteme (Hauptbuch und Nebenbücher) herstellerspezifische IDEA-Schnittstellen besitzen, bietet es sich an, für alle Zugriffsarten das IDEA-Format zu nutzen. Der Betriebsprüfer sollte unabhängig von der Zugriffsart immer dieselben Informationen erhalten. Diffizil kann es bei proprietärer Individualsoftware werden dann ist das steuerpflichtige Unternehmen nicht nur Anwender, sondern auch Hersteller der Software und muss ggf. selbst eine IDEA-Schnittstelle implementieren. Auch das ist aber eine lösbare Aufgabe wenn die Datenstrukturen hinreichend korrekt dokumentiert sind. Die Archivierung der -Daten ist übrigens meist der einfachste Teil der Prozesskette. Die Daten werden nach Bedarf in Containern zusammengefasst und in einen gesonderten Archivbereich geschrieben. Die Datenmengen können recht voluminös werden, aber die Performance muss auch nicht auf einem Top-Level liegen. herstellerspezifische IDEA-Schnittstelle XML =version XML-Header =encoding DOCTYPE DataSet DataSet Version Container DataSupplier Media Table Abb.: -Containerinhalte Datenträger URL Tabelle Description VariableLength VariableColumn... ForeignKey References VariablePrimaryKey... Spalte Fremdschlüssel Primärschlüssel Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

5 Auswertungsplattform Das Quellsystem ist als Auswertungsplattform maximal während seiner produktiven Nutzung geeignet. Altsysteme nur für Zwecke der betriebsbereit zu halten, ist möglich, aber nur bedingt sinnvoll. Wartung und Support für die Hard- und Software mehrerer Altsysteme ergeben eine relativ teure -Lösung. Eine neutrale Auswertungsplattform ist zunächst auch keine reine Freude, weil betriebsspezifische Auswertungsfunktionen aus den Buchhaltungssystemen nachimplementiert werden müssen. Es gilt also, das kleinere Übel ausfindig zu machen. Konservieren der Altsysteme oder konservieren der Daten und Auswertungen? Testbetrieb Consultec empfiehlt im Anschluss an die Realisierung einen sorgfältig geplanten Probebetrieb durchzuführen. Folgende Punkte sollten enthalten sein: > Daten aus Quellsystemen exportieren und archivieren > Re-Import der Daten aus dem Archiv testen > Zugriffsvarianten ausführen > Auswertefunktionen auf IDEA-Formate anwenden Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten die realisierten Prozesse und IT-Systeme in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Abnahmegrundlage Verfahrensdokumentation Consultec verfügt zum Thema über konkrete Projekterfahrung auch für die Abnahme der Lösung durch interne Revisionsabteilungen und wo nötig durch namhafte Wirtschaftsprüfer-Gesellschaften. Fragen Sie uns, wir unterstützen Sie gern. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information