Anwendungs- und Schulungshandbuch Mandatos 4.4. Die Lösung für digitale Gremienarbeit

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1 Anwendungs- und Schulungshandbuch Mandatos 4.4 Die Lösung für digitale Gremienarbeit SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 1 von 30

2 Inhalt 1 Einleitung Navigation Vor- und zurückblättern Seite aktualisieren Hilfe-Funktion Bedienung Mandatos starten Reiter SessionNet Allgemein Bedeutung der Symbole Alle Dokumente einer Sitzung lokal verfügbar machen manueller Download Alle Dokumente einer Sitzung lokal verfügbar machen asynchroner Download Reiter Lokale Dokumente Allgemein Bedeutung der Symbole Besonderheiten der Recherche Reiter Sitzungen Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten mit dem Adobe Reader Dokumentbearbeitung mit dem Adobe Reader Dokument öffnen Dokument bearbeiten: Notiz-Funktion und weitere Kommentierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten Versand von Dokumenten per Import von Kommentaren in eigene Version Glossar... Fehler! Textmarke nicht definiert. 5 Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 2 von 30

3 1 Einleitung Dieses Handbuch soll Ihnen eine Hilfestellung im Umgang mit Mandatos leisten. Was ist Mandatos? Mandatos ist die neue Lösung für digitale Gremienarbeit. Es handelt sich dabei um eine Desktop-Anwendung, die auf der Komponente SessionNet aufsetzt und die spezialisiert ist auf den Bereich der Dokumentenverwaltung. Der Bereich der Dokumentenverwaltung umfasst die folgenden Punkte: Synchronisation und Offline-Verfügbarkeit der SessionNet-Dokumente, des Sitzungskalenders und der Tagesordnungen Sobald eine Internetverbindung besteht, synchronisiert sich Mandatos mit SessionNet. Sämtliche Dokumente können dann heruntergeladen und lokal abgelegt werden. Auch das Offline-Arbeiten ist möglich mit Mandatos, d.h. die Funktion "Lokale Dokumente" steht zur Verfügung. Mehr Informationen dazu im Kapitel "Bedienung". Sichere und lokale Dokumentenablage Die Ablage der Dokumente erfolgt auf Ihrem Computer unter Eigene Dateien des aktuell angemeldeten Nutzers, so dass die Dokumente sicher abgelegt sind. Zusätzlichen Schutz kann das Laufwerk bieten (über verschlüsselte Laufwerke etc.). Hinweis: Bitte beachten Sie die Notwendigkeit der Datensicherung aller lokaler Daten! Die Verantwortung für die regelmäßige Datensicherung liegt beim Anwender. Versionsverwaltung für Dokumente Die Versionsverwaltung erfolgt lokal. Sobald Sie ein Dokument bearbeiten (z.b. kommentieren) entsteht eine Version. Sobald eine Internetverbindung besteht, prüft Mandatos ob es eine neue, aktuellere Version des Dokumentes zur Verfügung steht. Zusammenarbeit In den Dokumenten stehen Ihnen eine Vielzahl an Bearbeitungs- und Kommentierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Markieren Sie Textpassagen, hinterlegen Sie Notizen und versenden und erhalten Sie kommentierte Dokumente zur Überprüfung per SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 3 von 30

4 Lokale Volltextrecherche Profitieren Sie von der Volltextrecherche. Die Windows Desktop Search ist in Mandatos integriert und durchsucht sämtliche Sitzungsdaten und dokumente. Integration mit SessionNet Arbeiten Sie wie gewohnt mit Ihrem Gremieninformationssystem SessionNet ist direkt in die Mandatos-Oberfläche integriert. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 4 von 30

5 2 Navigation 2.1 Vor- und zurückblättern Ähnlich wie in einem Internet-Browser können Sie die Pfeiltasten nutzen, um in den Reitern vor- oder zurückzublättern. 2.2 Seite aktualisieren Klicken Sie auf das Seite neu laden -Symbol um eine Seite zu aktualisieren. Die F5-Taste steht nicht zur Verfügung. Klicken Sie immer auf das Symbol. 2.3 Hilfe-Funktion Über das Hilfe-Symbol können Sie die Mandatos-Hilfe aufrufen. Mit Klick auf das Symbol öffnet sie sich in einem Browser - Fenster. Sie erhalten eine Produktbeschreibung sowie Hinweise zur Bedienung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 5 von 30

6 3 Bedienung 3.1 Mandatos starten Starten Sie Mandatos entweder per Doppelklick auf das Symbol auf Ihrem Desktop oder über Start Programme Somacos Mandatos. Die Anwendung öffnet sich. Wie Sie sehen stehen drei Reiter zur Verfügung: SessionNet, Lokale Dokumente und Sitzungen. Auf die einzelnen Reiter wird im Folgenden eingegangen. Wird im Offline Modus gearbeitet, stehen nur die Reiter Lokale Dokumente und Sitzungen zur Verfügung SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 6 von 30

7 3.2 Reiter SessionNet Allgemein Im Reiter SessionNet wird Ihr Gremieninfosystem wie gewohnt dargestellt. Wie gehabt, müssen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Sie auf der Gremieninfo-Startseite. Sie können sich nun wie gewohnt in SessionNet bewegen. Es gibt jedoch einige Zusatzfunktionen, die durch bestimmte Symbole zur Verfügung gestellt werden. Bereits im Bereich Aktuelle Dokumente auf der Startseite sind diese Symbole verfügbar. Sehen Sie den Bereich Aktuelle Dokumente nicht, so kann dieser über die Portaladministration aktiviert werden. Auch über die Menüpunkte Meine Sitzungen oder Sitzungskalender stehen die Symbole für die Arbeit mit den Sitzungsdokumenten zur Verfügung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 7 von 30

8 3.2.2 Bedeutung der Symbole Das Dokument ist noch nicht lokal (also noch nicht auf Ihrem Computer) vorhanden. Klicken Sie auf das Symbol um das Dokument herunterzuladen und automatisch lokal zu speichern (unter Eigene Dateien"). Nach dem Laden können Sie das Dokument lesen und bearbeiten. Das Dokument ist bereits auf Ihrem Computer vorhanden. Klicken Sie auf das Symbol um das Dokument zu lesen oder zu bearbeiten. Bearbeiten Sie das Dokument (z.b. durch das Hinzufügen einer Notiz), wird automatisch eine Dokumentversion erstellt. Diese Version bleibt Ihnen erhalten auch wenn das Originaldokument geändert werden sollte. Dieses Dokument ist bereits auf Ihrem Computer vorhanden. Im Internet gibt es jedoch eine neue Version des Dokumentes. Klicken Sie auf das Symbol um die neue Version herunterzuladen. Das alte Dokument wird damit überschrieben. Dokumentversionen bleiben Ihnen erhalten und werden entsprechend markiert. Das Dokument ist bereits auf Ihrem Computer vorhanden und wurde bereits bearbeitet, d.h. es gibt eine vorhandene Dokumentversion. Klicken Sie auf das Symbol um diese Dokumentversion zu lesen oder zu bearbeiten. Dieses Dokument ist eine veraltete Dokumentversion. Klicken Sie auf das Symbol um diese Dokumentversion zu lesen oder zu bearbeiten. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 8 von 30

9 3.2.3 Alle Dokumente einer Sitzung lokal verfügbar machen manueller Download Sie haben auch die Möglichkeit alle Dokumente einer Sitzung auf einmal herunterzuladen und lokal zur Verfügung zu stellen. Dazu müssen Sie direkt in eine Sitzung verzweigen. Im oberen rechten Bereich gibt es dazu das Symbol Alle Dokumente zu dieser Sitzung zusammenfassen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 9 von 30

10 Klicken sie auf das Symbol. Sie erhalten die Meldung Download erfolgreich, Dokumente wurden entpackt. Damit stehen sämtliche Sitzungsunterlagen nun lokal auf Ihrem Computer zur Verfügung. In den nächsten beiden Registern Lokale Dokumente und Sitzungen können Sie nun damit arbeiten. Alle Dokumente werden auf Ihrem Computer unter Eigene Dateien abgelegt. Nehmen Sie Dokumentänderungen nie außerhalb von Mandatos vor. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 10 von 30

11 3.2.4 Alle Dokumente einer Sitzung lokal verfügbar machen asynchroner Download Bei schneller Internetverbindung besteht die Möglichen, Dokumente automatisch und asynchron, d.h. im Hintergrund, bereitstellen zu lassen. Durch Aktivierung der entsprechenden Auswahl unter Extras Optionen... wird der automatische Download aktiviert. Danach überprüft Mandatos während der Arbeit im Register SessionNet alle Verweise auf Dokumente. Sollten Dokumente veraltet oder noch nicht offline vorhanden sein, werden sie im Hintergrund nachgeladen. Der Vorgang ist dadurch erkenntlich, dass sich für aktualisierte Dokumente automatisch die Symbole ändern. Diese Funktion ist besonders praktisch beim Aufruf der Seite Aktuelle Dokumente in SessionNet. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 11 von 30

12 3.3 Reiter Lokale Dokumente Allgemein Im Reiter Lokale Dokumente können Sie Ihre Sitzungsdokumente durchsuchen. Dazu ist hier die Windows Desktop Search integriert. Standardmäßig werden die Suchergebnisse per Relevanz sortiert. Die Anzeige richtet sich danach, wie Ihr Desktop Search-Dienst die Suchtreffer bewertet, Mandatos hat keinen Einfluss auf die Reihenfolge der Suchtreffer. Sie haben jedoch die Möglichkeit die Ergebnisse auch nach Datum zu sortieren mit Auswahl der gleichnamigen Option. Die Suchergebnisse sind verlinkt. Mit Klick auf ein Suchergebnis öffnet sich das entsprechende Dokument und wird als ein weiterer Reiter in Mandatos angezeigt. Sie können das Dokument jetzt lesen und bearbeiten. Es werden maximal 10 Treffer pro Seite angezeigt. Gibt es mehr als 10 Treffer, so wird unter der Trefferliste eine Seitennavigation angezeigt mit der die anderen Suchergebnisse einsehbar sind. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 12 von 30

13 3.3.2 Bedeutung der Symbole Das Dokument ist bereits auf Ihrem Computer vorhanden. Klicken Sie auf das Symbol um das Dokument zu lesen oder zu bearbeiten. Bearbeiten Sie das Dokument (z.b. durch das Hinzufügen einer Notiz), wird automatisch eine Dokumentversion erstellt. Diese Version bleibt Ihnen erhalten auch wenn das Originaldokument geändert werden sollte. Das Dokument ist bereits auf Ihrem Computer vorhanden und wurde bereits bearbeitet, d.h. es gibt eine vorhandene Dokumentversion. Klicken Sie auf das Symbol um diese Dokumentversion zu lesen oder zu bearbeiten. Ist der Suchtreffer ein Original-Dokument, werden Verweise zu allen vorhandenen Dokument-Versionen angeboten. Ist das Suchtreffer-Dokument eine Version wird als Verweis der Link zum Original-Dokument angeboten. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 13 von 30

14 Besonderheiten der Recherche Da die Such-Funktion auf der Windows Desktop Search basiert, greifen hier auch die gleichen Suchrestriktionen wie auch in der eigentlichen Windows Desktop Search. Das bedeutet im Einzelnen: Als Recherchewörter können auch Wortbestandteile eingegeben werden. Bei mehr als einem Suchwort, die Wörter durch Leerzeichen getrennt eingeben. Bsp: das Suchwort stadt findet auch das Wort Musterstadt. Mehrere Suchbegriffe mit Leerzeichen getrennt werden als UND -Suche angesehen. Es werden nur Dokumente angezeigt, die alle Suchbegriffe enthalten. Mittels des Filterworts AND (Großschreibung beachten) wird die Suche ebenfalls als UND Suche deklariert. Bsp: die Suche Bau AND Flughafen bringt Treffer mit beiden Begriffen in den Dokumenten. NOT schließt Wörter von der Suche aus. Bsp: wenn Sie nach bebauung suchen möchten aber nicht im Zusammenhang mit "flughafen", dann muss das Suchfenster so aussehen: bebauung NOT flughafen. OR bringt Dokumente mit mindestens einen der Suchbegriffe. Bsp: Bebauungsplan OR B-Plan ist eine Suchmöglichkeit wenn sie sich nicht sicher sind welcher der beiden Suchbegriffe im Dokument verwendet wurde Anführungszeichen kennzeichnet eine Wortgruppensuche, d.h. es wird nach genau dieser Wortkette gesucht. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 14 von 30

15 Hinterlegen Sie das/die Suchwort/Suchwörter und drücken Sie die Suchen -Schaltfläche. Die folgenden Zusatzinformationen können in der Suchtrefferanzeige erscheinen: Vorlage:... Sitzung:... Antrag:... Das Dokument gehört zu einem Vorgang aus dem Sitzungsdienst vom Typ Vorlage. Das Dokument gehört zu einem Vorgang aus dem Sitzungsdienst vom Typ Sitzung. Das Dokument gehört zu einem Vorgang aus dem Sitzungsdienst vom Typ Antrag.... (Version vom tt.mm.jjjj hh:mm:ss) Es handelt sich um eine Dokumentversion. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 15 von 30

16 3.4 Reiter Sitzungen Im Reiter Sitzungen werden Ihnen alle Sitzungstermine angezeigt, die Sie auch im Reiter SessionNet unter der Menüoption Meine Sitzungen angezeigt bekommen. Über die obige Monatsnavigation können Sie sich durch die Monate navigieren. Klicken Sie auf den entsprechenden Monat um Ihre Sitzungen in diesem Monat einzusehen. Mit Klick auf das Jahr springen Sie in das entsprechende Jahr. Diese Übersicht zeigt Ihnen jedoch zusätzlich an, welche der Sitzungen bereits lokal zur Verfügung stehen. Es gibt in dieser Übersicht 3 Möglichkeiten: Keine Verlinkung Der Sitzungstermin ist online verfügbar, jedoch keine weiteren Informationen. Hier muss erst eine entsprechende Freigabe für das SessionNet erfolgen. Weltkugel Die Sitzung ist mit sämtlichen Dokumenten bereits online und steht für den Download bereit. Mit Klick auf die Kugel werden alle Sitzungsdokumente automatisch heruntergeladen.und die Sitzung offline verfügbar gemacht. Sobald Sie in SessionNet eine Sitzung anschauen, wird diese auch offline zur Verfügung gestellt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 16 von 30

17 Verlinkung Die Sitzung wurde bereits mit sämtlichen Dokumenten heruntergeladen und steht somit lokal zur Verfügung. Mit Klick auf eine der bereits lokal verfügbaren Sitzungen (d.h. die verlinkten Sitzungen) können Sie in das Sitzungsübersichtsblatt (Inhaltsverzeichnis) wechseln. Layouttechnisch erfolgt hier die gleiche Darstellung wie im Reiter "SessionNet". Alle Dokumente stehen zur Verfügung und können per Klick geöffnet und dann gelesen und bearbeitet werden. Besteht keine Internetverbindung, so werden in diesem Reiter alle lokal verfügbaren Sitzungstermine angezeigt. Mit Klick auf die verlinkte Sitzung gelangen Sie ebenfalls zum Sitzungsübersichtsblatt und zu den dazugehörigen Sitzungsdokumenten. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 17 von 30

18 3.5 Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten mit dem Adobe Reader Das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten kann mit dem Adobe Reader erfolgen. Im Folgenden wird das Öffnen und Bearbeiten mit dem Adobe Reader gezeigt und erklärt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 18 von 30

19 3.6 Dokumentbearbeitung mit dem Adobe Reader Dokument öffnen Sie haben die Möglichkeit Ihre Dokumente zu bearbeiten (z.b. Notizen hinzuzufügen). Dazu können die entsprechenden Funktionen des Adobe Acrobat Readers genutzt werden. Öffnen Sie das Dokument. Das Dokument öffnet sich in einem zusätzlichen Reiter in Mandatos. Mit jedem Dokument, das Sie öffnen, wird ein zusätzlicher Reiter mit dem Dokumentnamen geöffnet. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 19 von 30

20 Im Reiter des geöffneten Dokuments sind im obigen Bereich 2 Symbolleisten eingeblendet. Die obere Symbolleiste ist die Mandatos- Symbolleiste: Dokument bearbeiten Damit wird das Dokument im in einem separaten Fenster geöffnet. Sämtliche Funktionen des Adobe Readers können nun genutzt werden um das Dokument zu bearbeiten (z.b. Notizfunktion). Dokument löschen Damit wird das Dokument von Ihrem Computer gelöscht. Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol für die Hilfe-Funktion. Dokument schließen Klicken Sie auf das Symbol um das Dokument und das Register zu schließen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 20 von 30

21 Unter der Mandatos-Symbolleiste gibt es eine weitere Symbolleiste, die Sie vielleicht schon aus dem Adobe Reader kennen. Hier können Sie u.a.: Drucken Zum Drucken des Dokumentes. Speichern Zum Speichern des Dokumentes. Dokumente austauschen (kostenpflichtige Funktion von Adobe) Online-Sitzungen können angelegt und Dokumente ausgetauscht werden. Vor- und zurückblättern im Dokument Falls das Dokument mehr als eine Seite hat, können Sie hier in den Seiten navigieren. Zoomen Vergrößern oder verkleinern Sie die Ansicht des Dokumentes. Fortlaufende Seitenansicht Klicken Sie auf das Symbol um jede Seite im gesamten Fenster anzuzeigen und fortlaufend durch das Dokument zu blättern. Anzeige ganze Seite Klicken Sie auf das Symbol um eine Seite vollständig auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen. Suchen Geben Sie hier Suchwörter ein, nach denen Sie das Dokument durchsuchen möchten. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 21 von 30

22 Im rechten Bereich gibt es ebenfalls einige Symbole: Seiten in Miniaturansicht einblenden Die Seiten werden in Miniaturansicht angezeigt und können per Klick auf die Ansicht rechts geöffnet werden. Suchen Auch hierüber kann gesucht werden. Es stehen außerdem Suchfilter zur Verfügung. Hilfe-Funktion Anleitung für die am häufigsten verwendeten Funktionen. Anlagenansicht Falls es Anlagen zum Dokument gibt, werden diese hier angezeigt. Kommentarverwaltung Kommentare zum Dokument können hier anzeigt und verwaltet werden. Verschiedene Funktionen stehen zur Auswahl. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 22 von 30

23 3.6.2 Dokument bearbeiten: Notiz-Funktion und weitere Kommentierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten Um eine Notiz zu einem Dokument zu machen, öffnen Sie dieses und klicken auf das "Dokument bearbeiten"-symbol. Die Datei öffnet sich in einem neuen Fenster, klicken Sie nun auf "Bearbeitung aktiieren" SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 23 von 30

24 Es öffnet sich das Notizfeld. Ziehen Sie es an die gewünschte Stelle und schreiben Sie die Notiz. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Dokument und beantworten die Speicherabfrage mit Ja. Sämtliche Änderungen werden zu dieser Version abgespeichert. Sie müssen nicht pro Notiz eine neue Version erstellen. Sie können das Dokument jederzeit wieder öffnen, um es zu lesen oder weitere Notizen zu hinterlegen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 24 von 30

25 Es gibt zahlreiche weitere Bearbeitungsmöglichkeiten. u.a. Notizen machen Text bearbeiten (d.h. anzeigen an welchen Stellen Text eingefügt, gelöscht oder ersetzt werden soll) Textpassagen farblich hervorheben Freihandobjekte zeichnen und vieles mehr SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 25 von 30

26 3.6.3 Versand von Dokumenten per Die pdf-dokumente können über den Acrobat Reader per Anlage an Fraktionsmitglieder versendet werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Datei An anhängen Es öffnet sich Ihr Programm und die Anlage wird beigefügt. ACHTUNG: Es sollte sicher gestellt sein, dass der Versand der Sitzungsdokumente nur über verschlüsselte Mails mit E- Mail Signatur erfolgt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 26 von 30

27 3.6.4 Import von Kommentaren in eigene Version Erhalten Sie ein kommentiertes Dokument können Sie mittels der Importfunktion des Acrobat die Kommentare in Ihre eigene Version übernehmen. Dazu müssen Sie das erhaltene Dokument erstmal abspeichern. Danach können Sie das Originaldokument aus oder Ihre bereits bearbeitete Version in Mandatos öffnen und den Menüpunkt Dokument Kommentare Kommentare importieren auswählen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 27 von 30

28 Im nächsten Schritt suchen sie sich Ihre Anlage und klicken auf Auswählen Nun erscheinen alle Kommentare in Ihrem Dokument, welches Sie nun als Version abspeichern und jederzeit über Mandatos wieder aufrufen können SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 28 von 30

29 3. Es wird Ihnen im Dokument eine Kommentarliste eingeblendet, so dass Sie immer den Überblick und die Bearbeitungsmöglchkeit über alle Kommentare und Markierungen haben. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 29 von 30

30 4 Kontakt SOMACOS GmbH & Co. KG Bahnhofstraße Salzwedel Ansprechpartnerin: Anne Koschick Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) koschick@somacos.com Internet: SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 30 von 30