Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung FINSOZ e.v. Herzlich Willkommen zur Mitgliederversammlung 2012

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1 Fachverband Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung FINSOZ e.v. Herzlich Willkommen zur Mitgliederversammlung 2012

2 Tagesordnung Agenda Teil 1: 14:00 15:45 Uhr: Begrüßung Bestimmung von Versammlungsleiter (Vorstandsvorsitzender) und Protokollführer Vorstellung des Assistenten der Geschäftsführung Jahresbericht des Vorstandes Jahresrechnung des Kassenführers und Bericht der Kassenprüfer Entlastung des Vorstandes

3 Tagesordnung Agenda Teil 2 Arbeitsgruppen: Sachstand, Austausch, Initiativen, Neuorientierung Aufnahme von Anträgen aus dem Kreis der Verbandsmitglieder Pause (15: 45 16:15 Uhr) Vortrag: Elektronische Archivierung Basis für digitales Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 45 Minuten) Worldcafé (ca. 90 Minuten) Diskussion und Abstimmung über Anträge

4 2. Versammlungsleitung und Protokoll Vorschlag Versammlungsleiter: Prof. Helmut Kreidenweis Bestimmung des Protokollführers: Konstantin Bassin

5 3. Neuer Geschäftssitz Neuer Geschäftssitz (seit ): Mandelstraße Berlin Tel.: (030) Fax: (030)

6 3. Assistent der Geschäftsführung Konstantin Bassin Diplom-Politikwissenschaftler Geburtsdatum: Januar 1980 Geburtsort: Berlin Tel.: 030/ Mail:

7 3. zu meiner Person Studium der Politikwissenschaft an der Universität Potsdam 01/2001 heute Teilzeitmitarbeiter im Customer Service bei GE Auto Service Leasing GmbH 01/ /2012 Praktikum im Berliner Christoph Links Verlag im Bereich Vertrieb und Marketing

8 3. Aufgaben Gemeinsame Wahrnehmung der Aufgaben des Verbandes mit der Geschäftsführung und den Arbeitsgruppen-Koordinatoren Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Marketing, Einbeziehung des FINSOZ e.v. in soziale Netzwerke Veranstaltungsorganisation insb. der FINSOZ-Akademie Ansprechpartner für Mitglieder, Arbeitsgruppen-Koordinatoren und Interessenten

9 4. Jahresbericht des Vorstandes a) Gemeinnützigkeit b) Mitglieder-Stand c) Beitragsvolumen d) Entwicklung FINSOZ - Akademie e) Geschäftsordnung f) Arbeitsgruppen g) PR / Marketing h) Website

10 a) Gemeinnützigkeit die Gemeinnützigkeit wurde uns anerkannt Wir sind [ ] durch vorläufige Bescheinigung des Finanzamtes für Körperschaften I vom 15. Februar 2012 ab 4. Februar 2010 als steuerbegünstigten Zwecken dienend anerkannt. Freistellungsbescheide für 2011 wurden bereits verschickt

11 b) Mitglieder-Stand Mitgliederstand: Mitglieder (Zuwachs: 25 %) Aufteilung: 79 juristische Personen/ 44 natürliche Personen/ 6 Studenten 51 - IT Hersteller/Beratung 51 - Sozialwirtschaft 27 - Forschung und Wissenschaft

12 b) Mitglieder-Stand Mitgliederstand prozentual am

13 b) Mitgliederentwicklung Insgesamt: 57 Mitglieder 82 Mitglieder 103 Mitglieder 129 Mitglieder IT-Anbieter Soziale Org Forschung

14 c) Beitragsvolumen Auf Grund des aktuellen Mitgliederstands ergeben sich Einnahmen in Höhe von Versand der Mitglieds-Jahresrechnungen Versand am 12. Juli 2012

15 d) FINSOZ - Akademie Programm 1. Halbjahr 2012: 1. Viertägige Qualifizierungsmaßnahme zum IT-Compliance Beauftragten in der Sozialbranche (15./16. und 22./23. März) = 10 Teilnehmer 2. Software kompetent auswählen Prozesse und Methoden (19. April) = 16 TN 3. IT-Kosten senken, IT-Wertschöpfung steigern! (15. Mai) = 16 TN 4. Nutzungsgerechte Gestaltung von Fachsoftware für die Sozialwirtschaft (22. Mai) = abgesagt wg. zu geringer Anmeldung 5. Forum: Office-Anwendungen in der Sozialwirtschaft (5. Juni) = 27 TN 6. Projektmanagement und Akquise von Fördermitteln für Partner in der Sozialwirtschaft (20. Juni) = 6 TN

16 d) Einnahmen/ Ausgaben je Seminar

17 d) FINSOZ - Akademie Programm 2. Halbjahr 2012: 1. IT-Kosten senken, IT-Wertschöpfung steigern! (11. September, Berlin) = 6 TN 2. 2-tägiger Workshop zum Thema IT-Projekte strukturiert geführt und mit Nutzerakzeptanz zum Erfolg (19./20. September, Stuttgart) = 5 TN 3. Forum: mobile Anwendungen (24. September, Walldorf) = 24 TN 4. Viertägige Qualifizierungsmaßnahme zum IT- Compliance Beauftragten in der Sozialbranche (9./10. Oktober und 22./23. Januar, Eichstätt) = 9 TN 5. BYOD Maßnahmen zur Erhöhung der Informationssicherheit (30. Oktober, Kassel) = 8 TN 6. Lost in Hyperspace Qualitätsverbesserung der Webauftritte sozialer Einrichtungen (19. November, Hamburg)

18 d) Einnahmen/ Ausgaben je Seminar

19 d) Seminarangebot Resümee 2012 Nicht alle Seminare waren kostendecken Seminare die mehr Einnahmen als Ausgaben hatten tragen nichtkostendeckende Seminare mit Die Akademie soll breites Angebot bieten In der Startphase herantasten was verlangt wird Mit erhöhter Bekanntheit des Verbandes wird auch die Teilnehmerzahl pro Seminar steigen

20 d) FINSOZ - Akademie Programm 1. Halbjahr 2013: 1. Qualifizierungsmaßnahme zum IT- Compliance Beauftragten in der Sozialbranche (22./23. Januar) 2. Software kompetent auswählen Prozesse und Methoden (5. Februar) 3. Workshop: IT-Projekte strukturiert geführt und mit Nutzerakzeptanz zum Erfolg (6./7. Februar) 4. IT-Governance/ IT-Management in sozialen Organisationen (13./14. März)

21 d) FINSOZ - Akademie Programm 1. Halbjahr 2013: 5. FINSOZ Forum: Cloud Computing (16. April) 6. IT Compliance Hilfe zur Entwicklung von Reifegradmodellen (24. April) 7. Social Media und Datenschutz (16. Mai) 8. FINSOZ Forum: einvoice (6. Juni)

22 e) Geschäftsverteilung Vorstand Zuständigkeiten des Vorstandes Herr Nelles Herr Prof. Kreidenweis Herr Prof. Dr. Wolff Herr Ristok Herr Boelmann Vorsitz, Verwaltung, Personal, Websitegestaltung stellv. Vorsitz, Marketing/Presse stellv. Vorsitz, Mitgliederverwaltung / Kassenführung, Geschäftsordnung AG-Koordination, Koordinator ConSozial FINSOZ-Akademie, Technik/EDV

23 e) Geschäftsordnung Die GO wird nach jeder Vorstandssitzung angepasst regelt folgende Punkte: (zuletzt geändert am 14.9.) Aufnahme/ Änderung von Nr. 2, 7, 8

24 e) Beitragsordnung Anpassung der Beitragsordnung FINSOZ kann zur Förderung der eigenen Satzungszwecke gegenseitige Mitgliedschaften mit anderen Interessenverbänden eingehen. Sind die Mitgliedsbeiträge anderer Interessenverbände geringer als die Beiträge von FINSOZ, so können diese Interessenverbände zu den Konditionen Mitglied werden, die FINSOZ für die Mitgliedschaft bei dem anderen Interessenverband zu entrichten hat. Über jede einzelne Mitgliedschaft ist ein Vorstandsentscheid erforderlich. Beschluss der Mitgliederversammlung:

25 f) Arbeitsgruppen - Themen Interoperabilität (Herr Prof. Dr. Wolff) Untergruppe: Datenträgeraustausch (Herr Prof. Kreidenweis, Herr Ristok) Untergruppe: Patientendaten (Herr Prof. Dr. Wolff) Sozialmanagement und IT (Hr. Sutor) Usability (Fr. Dr. Rudlof) IT-Compliance (Hr. Nelles) Mobile Lösungen (Herr Prinz, Herr Ristok)

26 g) PR/ Marketing Pressearbeit Fünf Fachpressemeldungen in 2011 Positionspapier und Roundtable Datenträgeraustausch FINSOZ-Foren Office und Mobile Lösungen IT-Compliance Zwei Interviews Care Konkret und Care Invest Präsenz auf Branchenevents SAP-Forum T-Systems IT-Strategietag ConSozial

27 g) PR/ Marketing Messe Zusammenarbeit mit der ConSozial Treffen im Bay. Sozialministerum August 2012 FINSOZ wird ein ideeler Träger der ConSozial (wie z.b. Deutscher Verein, BMFSFJ, Wohlfahrtsverbände) FINSOZ wird Mitglied der Programmkommission für die Gestaltung des Kongressprogramms 2013 wird IT ein Jahresthema der ConSozial, das zusammen mit FINSOZ gestaltet werden soll Die FINSOZ-Mitgliederversammlung findet auf dem Messegelände statt

28 g) PR/ Marketing: Aktion Aktion: Mitglieder werben Mitglieder Wenn Sie als Mitglied ein weiteres Mitglied (eine natürliche oder juristische Person) anwerben, so können Sie kostenfrei an einem Kompaktseminar oder Forum (Tagesveranstaltung) teilnehmen Voraussetzung: Sie sind auf dem Mitgliedsantrag benannt

29 g) PR/ Marketing: Impulsveranstaltungen Vier Impulsveranstaltungen 2012 = in Nürnberg, in Hamburg, in Köln, 6.9. in Berlin Zweck: Vorstellung der Verbandsarbeit für Mitglieder und Interessenten Information der Branche zu aktuellen Themen Kontakt und Austausch zw. IT-Anwender und -Anbietern Fazit eines Teilnehmers: Sie haben mit den "Impulsen" ein schönes Format, insbesondere für FINSOZ-Neulinge wie mich, gefunden.

30 g) PR/ Marketing: Kooperation Gespräche mit der WGKD bezüglich einer Kooperation WGKD = Wirtschaftsgesellschaft der Kirchen in Deutschland mbh Ansprechpartner: Herr Meretzki Interesse an IT-Seminarprogramm

31 h) Website: Website-Relaunch (Juli 2012)

32 h) Website: Selbständige Benutzerverwaltung: Adressänderung Firmenlogo Verweis auf Homepage Anlegen von Benutzern Diskussion in Form von Forenbeiträgen starten oder daran teilhaben

33 h) Website: Mitgliederverwaltung/ geschlossener Bereich: Jeder kann eine Forumsdiskussion starten, Mitteilung per Mail

34 h) Website: Kontakt zu anderen Mitgliedern fremder Arbeitsgruppen Kontakt zu anderen Mitgliedern meiner Arbeitsgruppe

35 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer Jahresabschluss durch HTG Wirtschaftsprüfung GmbH, Berlin Einnahmen: Mitgliedsbeiträge Mitgliedsbeiträge Ausgaben: sonstige Kosten, Reisekosten Ergebnis (ideell): Zweckbetriebe: Vereinsergebnis: sonstige Kosten, Personalkosten, Reisekosten, Rechts-/Beratungskosten Seminarerlöse (Umsatzsteuerfrei)

36 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer Kassenführer: Herr Prof. Dr. Wolff und Frau von Plotho Kassenprüfer: Herr Hegenauer und Herr Rauch Kassenprüfung Teil 1 am in Berlin Anwesende: Herr Hegenauer, Herr Prof. Dr. Wolff, Frau von Plotho Kassenprüfung Teil 2 am in Frankfurt/Main Anwesende: Herr Rauch, Herr Prof. Dr. Wolff

37 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer Beitragsvolumen: Fixkosten bis : Fixkosten ab : Offene Posten 2012: 1 juristische Organisation, 3 natürliche Personen, 1 Student Kontostand zum = ,90

38 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer

39 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer

40 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer Am hat in den Räumen des FINSOZ e.v., Mandelstr. 16, Berlin, die Kassenprüfung des FINSOZ e.v. stattgefunden. Das Konto weist mit Datum ein Guthaben von ,90 Euro aus. Eine Barkasse bestand und besteht nicht. Der in der Mitgliederversammlung am bestimmte Kassenprüfer, Thomas Hegenauer, DGCS e.v., hat die Zahlungs- und Rechnungseingänge anhand der vom anwesenden Kassenführer Prof. Dr. Dietmar Wolff (stv. Vorstandsvorsitzender), vorgelegten Belege für den Zeitraum bis im Beisein der Geschäftsführerin, Bettina von Plotho geprüft. Im Rahmen der Kassenprüfungen wurden stichprobenartig die Buchungen laut Kontoauszüge mit in der Regel höheren Beträgen mit dem entsprechenden Beleg und den Buchungen in der Buchhaltung verglichen.

41 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer... Geprüft wurden insbesondere die Konten: 4000 Mitgliedsbeiträge 6300 sonstige Betriebliche Aufwendungen 6345 Messen und Veranstaltungen 6600 Werbekosten 6650 Reisekosten 6825 Rechts- und Beratungskosten Die Prüfung hat zu keinen Beanstandungen geführt.

42 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer... Mit dem anwesenden Vorstandsmitglied Herrn Prof. Wolff und der Geschäftsführerin Frau von Plotho wurden folgende Anmerkungen und Verbesserungen besprochen: Das Geschäftsjahr sollte durch eine Satzungsänderung dem Prüfungszeitraum der Kassenprüfung angepasst werden, z. B. durch ein Geschäftsjahr vom bis Es sollten in der Buchhaltung mehr Konten angelegt werden, um die Transparenz zu erhöhen und bestimmte Kosten gesondert darzustellen. Auf den jeweiligen Belegen sollte das Datum der Zahlung und die Belegnummer notiert werden, um den Vergleich mit dem Kontoauszug zu erleichtern Empfohlen wird zusätzlich die Verwendung eines Buchungsstempels Sammelüberweisungen weisen nicht die einzelnen Überweisungsbeträge aus. Mit der Bank für Sozialwirtschaft sollten Möglichkeiten besprochen werden, die einzelnen Überweisungen innerhalb einer Sammelüberweisung einzeln auf dem Kontoauszug auszuweisen. Nachtrag durch Herrn Rauch: Umsätze und Kosten der Akademie sollten auf eigene Kostenstellen/ Kostenträger je Schulung gebucht und über ein eigenes Konto abgewickelt werden.

43 5. Bericht Kassenführer / Kassenprüfer... Zusätzlich wurde im Rahmen der Kassenprüfung der Bericht über die Erstellung der Jahresrechnung mit Vermögensübersicht zum eingesehen. Der zweite Kassenprüfer, Wolfgang Rauch, AWO Hessen Süd, konnte krankheitsbedingt nicht an der Kassenprüfung teilnehmen Der Kassenprüfer testiert hiermit die Vollständigkeit der Belege und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und empfiehlt der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstandes. Berlin, den , Thomas Hegenauer, Kassenprüfer

44 6. Entlastung des Vorstandes

45 7. Arbeitsgruppen: Sachstand Interoperabilität Untergruppe: Datenträgeraustausch Untergruppe: Patientendaten Sozialmanagement und IT Usability IT-Compliance Mobile Lösungen

46 Arbeitsgruppen 1. Interoperabilität: Regelmäßige Arbeitsgruppentreffen mit Vertiefung des Themas DTA letzte Sitzung: , nächste Sitzung: (Patienten) (gesamt) Publikation eines Positionspapiers: FINSOZ fordert Reform des Datenträgeraustausches Zusammenarbeit mit Ombudsfrau für Entbürokratisierung in der Pflege Frau Beikirch im Bundesministerium für Gesundheit Roundtable mit Vertretern aller Spitzenverbände Gespräche mit GMDS, bvitg => Teilnahme Interoperabilitätsforum Gespräche mit dem AWV

47 Roundtable am Positionspapiers: FINSOZ fordert Reform des Datenträgeraustausches Zusammenarbeit mit Ombudsfrau für Entbürokratisierung in der Pflege Frau Beikirch im Bundesministerium für Gesundheit Roundtable mit Vertretern aller Spitzenverbände

48 Arbeitsgruppen 2. Mobile Lösungen Forums zum Thema mobile Anwendungen am 24. September Arbeitsgruppenleitung übernimmt Herr Helmut Ristok (euregon AG) Künftige Themen und Aktivitäten werden im Worldcafe diskutiert

49 Arbeitsgruppen 3. Sozialmanagement und IT Regelmäßige Arbeitsgruppentreffen (25.1., und ) Erarbeitung eines Positionspapiers zum Thema: "Berufsprofil und Rollenverständnis der IT- Leitung in sozialen Organisationen Bearbeitung des Themas: Erfolgsfaktoren für Nutzerakzeptanz der IT in sozialen Organisationen Nächstes Arbeitsgruppentreffen: in Frankfurt

50 Arbeitsgruppen 4. Usability Kompaktseminar zum Thema: Nutzungsgerechte Gestaltung von Fachsoftware für die Sozialwirtschaft Kompaktseminar zum Thema: Lost in Hyperspace Qualitätsverbesserung der Webauftritte sozialer Einrichtungen, am in Hamburg Angebot eines Usability-Review von Fachsoftware, mit dem Ziel eine Studie zu veröffentlichen

51 Arbeitsgruppen 5. IT-Compliance Letztes AG Treffen mangels Anmeldungen abgesagt IT Compliance hat 21 Mitglieder Neues in Planung MS als Partner in AG 2 komplette Qualifizierungsmaßnahmen in 2012 (Modul 3+4 in 2013) 24. April 2012 Best Practices mit Microsoft Großes Interesse an Best Practices Gute bis sehr gute Resonanz zur Qualifizierungsmaßnahme

52 8. Antragsaufnahme Zeit, zur Antragsaufnahme aus dem Kreis der Mitglieder!

53 9. Vortrag Elektronische Archivierung Basis für digitales Informations- und Dokumentenmanagement Referent: Herr Walter Steigauf

54 9. Worldcafé: Methodik Das Worldcafe ist sinnvoll, um: Große Gruppen ins Gespräch zu bringen Das Wissen und die Erfahrung großer Gruppen zu nutzen Zur Erhebung und Differenzierung von Meinungen Neue Ideen und Konzepte zu erarbeiten Wir möchten Sie in die Sammlung von Themen und Ideen für die künftige Gestaltung der Arbeit und Aktivitäten des FINSOZ e.v. direkt miteinbeziehen. Viel Spaß beim Diskutieren.

55 9. Worldcafé: Ablaufplan 17:15 18:15 Uhr 1. Die Teilnehmer finden sich in Gruppen um Tische zusammen und diskutieren das vom Moderator vorgestellte Thema. So inspirieren sich die Teilnehmer gegenseitig mit neuen Ideen und Perspektiven. Ziel ist es, neue Fragestellungen aufzuwerfen und schriftlich festzuhalten. 2. Nach 15 Minuten Wechseln die Teilnehmer den Tisch/ das Thema. 3. Der Moderator trägt die Ergebnisse der einzelnen Gruppen zusammen. 18:15 18:30 Uhr 4. Jeder Teilnehmer entscheidet sich nun für eine der vier Gruppen. Jetzt besprechen die Gruppen 15 Minuten lang den weiteren Umgang mit und die Bearbeitungsmöglichkeiten des jeweiligen Themas. Der Moderator hat eine kurze Zusammenfassung anzufertigen, die dem Vorstand vorzulegen ist.

56 9. Worldcafé: Themen 1. Open Source: Herr Faiß 2. Dokumentenmanagement: Herr Steigauf 3. Empfängerorientiertes Informationsmanagement: Herr Wunsch 4. Mobile Lösungen: Herr Ristok Bitte finden Sie sich nun zu gleich großen Gruppen zusammen!

57 10. Diskussion und Abstimmung über Anträge aus dem Kreis der Verbandsmitglieder

58 Auf Wiedersehen und eine gute Heimreise Ihr Vorstand