Protokoll. 3. Mitgliederversammlung des Fachverbandes Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung (FINSOZ) e.v.

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1 Protokoll 3. Mitgliederversammlung des Fachverbandes Informationstechnologie in Sozialwirtschaft und Sozialverwaltung (FINSOZ) e.v. Es versammelten sich heute, am 6. November 2012, Beginn 14:00 Uhr im Haus des Christlichen Vereins Junger Menschen, Kornmarkt 6, Nürnberg die Mitglieder des FINSOZ Fachverbandes zur 3. Mitgliederversammlung. Tagesordnungspunkte der Mitgliederversammlung: Top 1 Begrüßung und Tagesordnung Top 2 Bestimmung von Versammlungsleiter (Vorstandsvorsitzender) und Protokollführer Top 3 Vorstellung der Assistenz der Geschäftsführung Top 4 Jahresbericht des Vorstands Top 5 Jahresrechnung des Kassenführers und Bericht der Kassenprüfer Top 6 Entlastung des Vorstandes Top 7 Arbeitsgruppen: Sachstand, Austausch, Initiativen Top 8 Anträge von Mitgliedern Top 9 Vortrag: Walter Steigauf: Elektronische Archivierung Top 10 Worldcafé TOP 1 - Begrüßung und Tagesordnung Herr Nelles begrüßt die Anwesenden und stellt die Tagesordnungspunkte vor. TOP 2 - Bestimmung von Versammlungsleiter und Protokollführer Auf Vorschlag von Herr Nelles werden von der Versammlung Herr Prof. Kreidenweis als Versammlungsleiter und Herr Bassin als Protokollführer einstimmig bestimmt. TOP 3 Vorstellung des Assistenten der Geschäftsführung Der am eingestellte Assistent der Geschäftsführung Konstantin Bassin stellt sich sowie seine Aufgaben und Ziele vor. Gemeinsame Wahrnehmung der Aufgaben des Verbandes mit der Geschäftsführung und den Arbeitsgruppen-Koordinatoren Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Marketing, Einbeziehung des FINSOZ e.v. in soziale Netzwerke Veranstaltungsorganisation insb. der FINSOZ-Akademie Ansprechpartner für Mitglieder, Arbeitsgruppen-Koordinatoren und Interessenten 1

2 TOP 4 - Jahresbericht des Vorstands a) Gemeinnützigkeit b) Stand der Mitglieder c) Beitragsvolumen d) Entwicklung FINSOZ-Akademie e) Geschäftsordnung / Beitragsordnung f) Arbeitsgruppen g) PR / Marketing h) Website Der Jahresbericht des Vorstandes erfolgt anhand einer PowerPoint-Präsentation (siehe Anhang). Herr Nelles trägt den Bericht zu den Punkten a-c vor. Die Punkte d (Entwicklung der FINSOZ-Akademie) und e (Geschäftsordnung) werden von Frau von Plotho übernommen. Anschließend übernimmt Herr Prof. Kreidenweis die Punkte, f (Arbeitsgruppen), g (PR und Marketing). Abschließend stellt Herr Nelles den Punkt h, die Veränderung auf der FINSOZ Website, dar. d) Entwicklung FINSOZ-Akademie Frau v. Plotho stellt die Ergebnisse der FINSOZ Akademie vor. Herr Wolfgang Rauch von der AWO Hessen-Süd stellt die Frage: Wie ist das generelle Verhältnis zwischen Nicht-Mitgliedern und Mitgliedern bei der Teilnahme an Akademieveranstaltungen? Frau von Plotho antwortet, dass bisher eher Mitglieder an den Veranstaltungen teilnehmen, aber auch immer wieder Nicht-Mitglieder dabei sind. Herr Prof. Kreidenweis regt dazu an, dass auch Mitglieder gerne Ideen für die Akademie einbringen können damit das Programm noch vielfältiger gestaltet werden kann. Damit würde die Attraktivität des Angebots auch für Organisationen, die noch nicht Mitglied sind, steigen. e) Geschäftsordnung / Beitragsordnung Frau v. Plotho erläutert, dass eine Änderung der Geschäftsordnung nach jeder Vorstandssitzung vorgenommen wird. Anpassungen und Änderungen sind nötig, um sich den ständig ändernden Gegebenheiten anzupassen. So sind die Punkte Unterschriftenberechtigung der Geschäftsführung und FINSOZ Akademie erst hinzugekommen. Die aktuelle Fassung finden Sie auf der Website im geschlossenen Mitgliederbereich. Änderung der Beitragsordnung: Der stellvertretende Vorstand Herr Prof. Dr. Wolff vertritt die Auffassung, dass gegenseitige Mitgliedschaften, am Beispiel DGCS und FINSOZ, von Vorteil für den Verband sind. Zum einen können wir noch von anderen Verbänden lernen, zum anderen gewinnen wir damit inspirative Partner, die in der Politik deutlich besser vernetzt sind und mit denen wir unsere Kräfte bündeln können. Nötig für die gegenseitige Mitgliedschaft ist eine Änderung der Beitragsordnung. Herr Prof. Kreidenweis stellt diese vor. FINSOZ kann zur Förderung der eigenen Satzungszwecke gegenseitige Mitgliedschaften mit anderen Interessenverbänden eingehen. Sind die Mitgliedsbeiträge anderer Interessenverbände geringer als die Beiträge von FINSOZ, so können diese Interessenverbände zu den Konditionen Mitglied werden, die FINSOZ für die Mitgliedschaft bei dem anderen Interessenverband zu entrichten hat. Über jede einzelne Mitgliedschaft ist ein Vorstandsentscheid erforderlich. 2

3 Herr Rauch hat diesbezüglich die Anmerkung, dass eine separate Ausweisung dieser Mitglieder nötig sei und diese nicht in der normalen Mitgliederliste zu führen sind. Herr Steigauf fragt, welche Konditionen für die gegenseitige Mitgliedschaft gelten. Antwort von Herrn Prof. Dr. Wolff: Es gelten immer die Konditionen des Kooperationsmitgliedes mit dem niedrigeren Beitragssatz, was für FINSOZ bedeutet, dass der Höchstbeitrag bei 750,00 Euro liegt. Herr Rauch merkt noch an, dass die bereits bestehenden Kooperationen mit Mitgliedern anzupassen seien, bspw. die der DGCS. Die Abstimmung über die Änderung der Beitragsordnung für die gegenseitige Mitgliedschaft zeigt folgendes Ergebnis: 33 Ja-Stimmen 0 Gegenstimmen 2 Enthaltungen Die Änderung der Beitragsordnung ist somit angenommen. g) PR / Marketing Herr Prof. Kreidenweis stellt die PR-Aktivitäten des Verbandes vor. Er beklagt dabei die insgesamt eher schwach ausgeprägte Fachpresse-Landschaft in der Sozialwirtschaft. Er führt aus, dass eine Verbreitung der FINSOZ- Inhalte daher nur begrenzt über die klassischen Printmedien erreicht werden könne. Deshalb werden im Vorstand folgende weitere Möglichkeiten einer besseren Verbreitung der FINSOZ-Inhalte diskutiert: Herr Prof. Kreidenweis stellt vor, dass FINSOZ zukünftig ideeller Träger der ConSozial wird und damit das Kongressprogramm mitgestalten kann. Herr Rauch fragt nach, ob auch die Mitglieder in die Gestaltung des Programms einbezogen werden. Dies wird von Seiten des Verbandes bejahrt. In welcher Form steht allerdings noch nicht fest. Herr Prof. Dr. Wolff bittet um Inhalte für den Kongress der ConSozial zum Thema IT in der Sozialwirtschaft, gerne auch aus der Perspektive der Anwender, da die Anbieterseite i.d.r ihre Vorstellungen deutlich zum Ausdruck bringt. Außerdem bittet er nach kurzer Darstellung der bisherigen Gespräche mit der Wirtschaftsgenossenschaft der Kirchen in Deutschland (WGKD)die Anwesenden darüber nachzudenken welche Inhalte in Zusammenarbeit mit der WGKD besprochen werden können und die dann ggf. in das Programm der Akademie einfließen sollten. Als PR-Aktion für die Gewinnung von Mitgliedern ist 2013 geplant: Mitglieder werben Mitglieder. Wenn Sie als Mitglied ein weiteres Mitglied (eine natürliche oder juristische Person) anwerben, so kann der Werbende kostenfrei an einem Kompaktseminar oder Forum (Tagesveranstaltung) teilnehmen. Auch so soll eine Verbreitung der Inhalte und Aktivitäten von FINSOZ stattfinden. h) Website Im Jahr 2012 hat ein Relaunch der Website stattgefunden, den Herr Nelles an Hand der Folien vorstellt. Herr Steigauf stellt die Frage, ob bei der Umgestaltung der Website noch weitere Verbesserungen einfließen? Er weist auf Linkprobleme bei der Anmeldung hin. Frau von Plotho merkt an, dass es Verbesserungen im geschlossenen Mitgliederbereich geben wird, um z.b. Zugriffsprobleme zu vermeiden. 3

4 Des Weiteren kommt die Frage nach einem geeigneten Besucherauswertungssystem der FINSOZ-Website auf. Und wenn ja, was dieses System zählen würde? Frau von Plotho erläutert, dass es eine allgemeine Auswertung aus dem System gibt. Die Zahlen, die dargestellt werden, sind nicht eindeutig. Ob die Besucher oder die einzelnen Klicks pro Seite gezählt werden ist unklar und soll geklärt werden. Frau v. Plotho weist die Mitglieder noch mal auf die eigenständige Benutzerverwaltung auf der Website hin. Dazu gehören die Adressänderung, das Sichtbarmachen des Firmenlogos und der URL, das Anlegen von Benutzern und die Teilnahme an Diskussionen in Form von Forenbeiträgen. Top 5 Jahresrechnung des Kassenführers und Bericht der Kassenprüfer Herr Prof. Dr. Wolff berichtet gemäß der Folien über den aktuellen Kassenstand und die am stattgefundene Kassenprüfung in Berlin (Anwesende: Herr Prof. Dr. Wolff, Herr Hegenauer, Frau von Plotho). Herr Rauch fehlte krankheitsbedingt. Ihm wurden die Unterlagen im Anschluss zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt. Daher gab es eine Kassenprüfung Teil 2 am in Frankfurt/Main. Anwesende: Herr Rauch, Herr Prof. Dr. Wolff. Der in der Mitgliederversammlung am bestimmte Kassenprüfer, Thomas Hegenauer, DGCS e.v., hat die Zahlungs- und Rechnungseingänge anhand der vom anwesenden Kassenführer Prof. Dr. Dietmar Wolff (stv. Vorstandsvorsitzender), vorgelegten Belege für den Zeitraum bis im Beisein der Geschäftsführerin, Bettina von Plotho geprüft. Im Rahmen der Kassenprüfungen wurden stichprobenartig die Buchungen laut Kontoauszüge mit in der Regel höheren Beträgen mit dem entsprechenden Beleg und den Buchungen in der Buchhaltung verglichen. Geprüft wurden insbesondere die Konten: 4000 Mitgliedsbeiträge 6300 sonstige Betriebliche Aufwendungen 6345 Messen und Veranstaltungen 6600 Werbekosten 6650 Reisekosten 6825 Rechts- und Beratungskosten Die Prüfung hat zu keinen Beanstandungen geführt. Anmerkungen durch Herrn Prof. Dr. Dietmar Wolff: Hohe Ausgaben beim Punkt Personal sowie Rechts- und Beratungskosten kommen erstens durch die Anstellung der Assistenz der Geschäftsführung und zweitens der Beantragung der Gemeinnützigkeit des Vereins zustande. Der Vorstand stellt klar, dass die Personalentscheidung für Herrn Bassin bewusst getroffen wurde trotz der damit verbundenen höheren Ausgaben, die momentan noch nicht durch Mitgliedseinnahmen vollständig gedeckt werden können. Der Verband verwendet hierfür zunächst die Rücklagen und setzt auf ein weiteres Wachstum des Vereins. Entsprechend wurden auch die Zielvereinbarungen der Geschäftsführung getroffen. Ein Wirtschaftsplan für das Jahr 2013 wurde erstellt. Dieser wird den Mitgliedern nach einer vorstandsinternen Klärung und Einsichtnahme vorgelegt. Im Anschluss wird dieser veröffentlicht. Weiter aus den Ergebnissen der Kassenprüfung: Mit dem anwesenden Vorstandsmitglied Herrn Prof. Dr. Wolff und der Geschäftsführerin Frau von Plotho wurden folgende Anmerkungen und Verbesserungen besprochen: 4

5 Das Geschäftsjahr sollte durch eine Satzungsänderung dem Prüfungszeitraum der Kassenprüfung angepasst werden, z. B. durch ein Geschäftsjahr vom bis Es sollten in der Buchhaltung mehr Konten angelegt werden, um die Transparenz zu erhöhen und bestimmte Kosten gesondert darzustellen. Auf den jeweiligen Belegen sollte das Datum der Zahlung und die Belegnummer notiert werden, um den Vergleich mit dem Kontoauszug zu erleichtern Empfohlen wird zusätzlich die Verwendung eines Buchungsstempels Sammelüberweisungen weisen nicht die einzelnen Überweisungsbeträge aus. Mit der Bank für Sozialwirtschaft sollten Möglichkeiten besprochen werden, die einzelnen Überweisungen innerhalb einer Sammelüberweisung einzeln auf dem Kontoauszug auszuweisen. Nachtrag durch Herrn Rauch: Umsätze und Kosten der Akademie sollten auf eigene Kostenstellen/ Kostenträger je Schulung gebucht und über ein eigenes Konto abgewickelt werden. Herrn Rauch ist bei der Prüfung der Kontoauszüge aufgefallen, dass hinter einigen Beiträgen von 150,00 Euro keine Einzelperson, sondern eine Organisation steht. Er merkt dazu an, dass ein Betrag von 750,00 Euro für Organisationen mit über Mitarbeitern tragbar sein sollte. Herr Rauch appelliert an jene Mitglieder, die eine Personenmitgliedschaft bezahlen aber für Ihre jeweilige Firma auftreten, dass hier auch eine Organisationsmitgliedschaft angestrebt wird und dem Verband die höheren Einnahmen zufließen. Der Vorstand soll sich Gedanken machen, wie an solche Organisationen heranzutreten sei. Gerne unterstütze er den Verband dabei. Abschließend testieren die Kassenprüfer die Vollständigkeit der Belege und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und empfehlen der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstandes. Auch vor dem Plenum bestätigt Herr Rauch die Kassenführung als ordnungsmäßig. Top 6 Entlastung des Vorstandes Die Entlastung des Vorstandes durch die Mitglieder wird einstimmig angenommen. Der Vorstand (5 Stimmen) enthält sich einstimmig. Top 7 Arbeitsgruppen: Sachstand, Austausch, Initiativen Kurze Vorstellung der Arbeitsgruppe vor dem Podium: Interoperabilität Herr Prof. Dr. Wolff Regelmäßige Arbeitsgruppentreffen mit Vertiefung des Themas DTA: letzte Sitzung: , nächste Sitzung: (Patientenstammdaten), Interoperabilität (gesamt), Publikation eines Positionspapiers: FINSOZ fordert Reform des Datenträgeraustausches, Zusammenarbeit mit Ombudsfrau für Entbürokratisierung in der Pflege, Frau Beikirch, im Bundesministerium für Gesundheit, Roundtable mit Vertretern aller Spitzenverbände am 13.9., nächstes Treffen 2013 geplant, Gespräche mit GMDS, bvitg => Teilnahme Interoperabilitätsforum, 5

6 Gespräche mit dem AWV Mobile Lösungen Herr Ristok Wiederbelebung der Arbeitsgruppe nach Übernahme der Leitung von Herrn Prinz, Arbeitsgruppenleitung übernimmt nun Herr Helmut Ristok (euregon AG), Forum zum Thema mobile Anwendungen am 24. September 2012, Künftige Themen und Aktivitäten werden im Worldcafe diskutiert Sozialmanagement und IT Herr Boelmann Regelmäßige Arbeitsgruppentreffen (25.1., und ), Erarbeitung eines Positionspapiers zum Thema: "Berufsprofil und Rollenverständnis der IT- Leitung in sozialen Organisationen, Bearbeitung des Themas: Erfolgsfaktoren für Nutzerakzeptanz der IT in sozialen Organisationen, Nächstes Arbeitsgruppentreffen: in Frankfurt Usability Frau Dr. Rudlof, vertreten durch Herrn Ristok Kompaktseminar zum Thema: Nutzungsgerechte Gestaltung von Fachsoftware für die Sozialwirtschaft, Angebot eines Usability-Review von Fachsoftware, mit dem Ziel eine Studie zu veröffentlichen IT-Compliance Herr Nelles Letztes AG Treffen mangels Anmeldungen abgesagt, Neues in Planung, 2 komplette Qualifizierungsmaßnahmen in 2012 (Modul 3+4 in 2013), 24. April 2012 Seminar: Best Practices mit Microsoft, Gute bis sehr gute Resonanz zur Qualifizierungsmaßnahme Top 8 Anträge von Mitgliedern Es wird nach Anträgen aus dem Plenum gefragt. Es wurden keine Anträge gestellt. Pause bis 16:30 Uhr Top 9 Vortrag: Walter Steigauf Elektronische Archivierung Basis für digitales Informations- und Dokumentenmanagement s. Präsentation Top 10 Worldcafé Themen: 1) Open Source: Herr Faiß 2) Dokumentenmanagement: Herr Steigauf 3) Empfängerorientiertes Informationsmanagement: Herr Wunsch 4) Mobile Lösungen: Herr Ristok 6

7 Die Teilnehmer finden sich in Gruppen um Tische zusammen und diskutieren das vom Moderator vorgestellte Thema. So inspirieren sich die Teilnehmer gegenseitig mit neuen Ideen und Perspektiven. Ziel ist es, neue Fragestellungen aufzuwerfen und schriftlich festzuhalten. Nach 15 Minuten Wechseln die Teilnehmer den Tisch/ das Thema. Der Moderator trägt die Ergebnisse der einzelnen Gruppen zusammen. Jeder Teilnehmer entscheidet sich nun für eine der vier Gruppen. Jetzt besprechen die Gruppen 15 Minuten lang den weiteren Umgang mit und die Bearbeitungsmöglichkeiten des jeweiligen Themas. Der Moderator hat eine kurze Zusammenfassung anzufertigen, die dem Vorstand vorzulegen ist. Es wurden in jeder Gruppe Tischnotizen und Flipcharts angefertigt, die die jeweiligen Moderatoren nun zusammenfassen und auswerten. Danach entscheiden die Moderatoren und der Vorstand wie mit den Ideen, Themen und Fragestellungen weiter umgegangen wird. Weiteres: Am Ende der Veranstaltung werden Bögen ausgegeben auf denen um ein Feedback zur Verbandsarbeit gebeten wird. Zudem erhalten die Mitglieder die Möglichkeit ein Statement zur Arbeit des Verbandes abzugeben, was auf der Website von FINSOZ veröffentlicht wird. Diesen Bogen finden Sie zukünftig auch auf der Website, denn Frau von Plotho regt an, sich jederzeit mit Ideen und Vorschlägen schriftlich oder telefonisch an die Geschäftsstelle zu wenden. Die Versammlung wird um Uhr durch Herrn Prof. Kreidenweis geschlossen. Nürnberg, den 06. November Herr Frank Nelles Vorstandsvorsitzender Herr Konstantin Bassin Protokollführer 7