VERTIEFUNGSSEMINAR. Vertiefungsseminar: Gebäudereinigung kalkulieren, ausschreiben, bewerten

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1 VERTIEFUNGSSEMINAR Vertiefungsseminar: Gebäudereinigung kalkulieren, ausschreiben, bewerten Das Zweitagesseminar richtet sich an Entscheidungsträger und Sachbearbeiter aus den Bereichen Facility Management, Gebäudebewirtschaftung, Einkauf und Beschaffung. Der Workshop kommt sowohl für erfahrene Teilnehmer, die ihr Wissen auffrischen und um die aktuellen Entwicklungen ergänzen möchten, als auch für Interessierte in Frage, die sich die Basics und Grundlagen der Kalkulation und Ausschreibung aneignen wollen.

2 SEMINARBESCHREIBUNG Begrüßung Vorstellungsrunde Sammeln individueller Fragen Klärung Seminarablauf Einführung Die Ausschreibung der Gebäudereinigung gewinnt immer mehr an Komplexität. Dies ist nicht nur dem Vergaberecht mit seinen vielen Fristen und Fallstricken geschuldet. Vielmehr handelt es sich bei der Gebäudereinigung um ein Gewerk, das hinsichtlich seiner technischen Beschreibung und der Leistungserbringung immer komplexer wird. Um sich dem Thema Ausschreibung der Gebäudereinigung zu nähern, sollen zunächst die Begrifflichkeiten und das Grundsätzliche geklärt werden. In einer praktischen Übung wird gemeinsam ein Projektplan entwickelt, der als Matrix oder Orientierung für eigene Ausschreibungen dienen kann. Im ersten Teil geht es deswegen im Wesentlichen um folgende Aspekte: Grundsätzliches zur Gebäudereinigung Verschiedene Gewerke / Teilbereiche der Gebäudereinigung Klärung von Begrifflichkeiten Zusammensetzung einer Kalkulation Definition Leistungswerte Stundenverrechnungssatz Welche Termine und Daten gibt es? Zeitplanung Welche Fristen sind zu beachten? Übung: Gemeinsame Entwicklung eines fiktiven Zeitplans für die Ausschreibung der Gebäudereinigung im offenen Verfahren. Vergaberecht Ein wesentlicher Teil wird auf die juristischen Aspekte der Vergabe entfallen: GWB, VgV, VOL/A sowie VOL/A- EG, aber auch die Anforderungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes werden den thematischen Rahmen vorgeben. Dieser Teil richtet sich hinsichtlich des Teilnehmerkreises besonders an öffentliche Auftraggeber aus dem kommunalen Bereich. Sie werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen kennen lernen und alle Aktualisierungen und Neuerungen erfahren. Dieser Teil befähigt Sie, juristische Fallstricke frühzeitig zu erkennen, um diesen aus dem Weg gehen zu können. Welche juristischen Grundvoraussetzungen gibt es bei der öffentlichen Vergabe von Reinigungsaufträgen? Was sind die Geltungsbereiche von GWB, VOL/A und VOL/A-EG sowie der VgV? Wo liegt der Unterschied zwischen freihändigen Vergaben, offenen Verfahren und europaweiten Ausschreibungen? Wann darf welches Verfahren zum Einsatz kommen? Welche Sorgfaltspflichten ergeben sich durch das Arbeitnehmerentsendegesetz?

3 SEMINARBESCHREIBUNG Leistungsverzeichnis In der Gebäudereinigung bekommen Sie maximal das, was Sie nachvollziehbar und detailliert in den Leistungsverzeichnissen (LV) beschreiben können. Das LV ist die Basis einer qualitativen Ausschreibung Fehler an dieser Stelle kosten viel Zeit, Nerven und Geld. Wir werden folgenden Themen nachgehen: Wie kann ich meine Erwartungen nachvollziehbar definieren? Wie erstelle ich verbindliche LVs? Wie bilde ich Leistungsverzeichnisse in einer Ausschreibung ab? Unterschiede von Leistungsverzeichnissen und -beschreibungen Welche Mindestanforderungen gibt es? Was sind Raumgruppen? Und wie stelle ich diese zusammen? Wie kann ich die Auskömmlichkeit von Leistungswerten beurteilen? Minimal- und Maximalwerte Übung: Sie schlüpfen in die Rolle des Dienstleisters und kalkulieren realistische Leistungswerte für unsere fiktive Ausschreibung. Stundenverrechnungssatz Gerade als öffentlicher Auftraggeber ist es absolut notwendig, die Auskömmlichkeit der Angebote einschätzen zu können. Insbesondere die tarifrechtlichen Aspekte haben eine herausragende Bedeutung. Das Arbeitnehmerentsendegesetz schreibt Ihnen eine ganze Reihe von Pflichten zu, unter anderem die genaue Prüfung der Zusammensetzung des Stundenverrechnungssatzes. Wir werden in unserem Seminar aus diesem Grund dieses Thema ausführlich behandeln. Im Vordergrund stehen die Fragen: Was ist der Stundenverrechnungssatz (SVS)? Wie setzt sich der SVS zusammen? Definition Tariflohn, lohngebundene Kosten, auftragsbezogene Kosten, Unternehmenskosten Welche Positionen sind zwingend? Empfehlungen vom Hauptzollamt Beurteilung der Auskömmlichkeit Wie stehen SVS und Leistungswerte im Zusammenhang mit dem Arbeitnehmerentsendegesetz? Übung: Als fiktiver Dienstleister werden Sie in Kleingruppen einen auskömmlichen Stundenverrechnungssatz kalkulieren.

4 SEMINARBESCHREIBUNG Qualität und Qualitätssicherung Gebäudereinigung bedeutet auch immer Werterhalt, nur durch qualifizierte Unterhaltsreinigung können Sie Ihre Gebäude und Objekte vor Verschleiß und Beschädigungen schützen. Dies bedeutet, dass die Anforderungen an die Gebäudereinigung gestiegen sind: Unterhaltsreinigung stellt ein hochkomplexes Gewerk dar, das Auftraggeber sowie Auftragnehmer vor schwierige Aufgaben stellt. Qualitativ hochwertige Gebäudereinigung erhalten Sie als Auftraggeber nur, wenn Sie diesen Anspruch bereits in der Vergabe definieren können. einen leistungsfähigen Dienstleister zu einem angemessenen Preis bezuschlagen können. Billig versus preiswert Welche Zuschlagskriterien gibt es? Wie setzt sich eine sinnvolle Gewichtung zusammen, die auf ein wirtschaftliches Angebot abzielt? Umgang mit weichen Bewertungsfaktoren Vorsicht vor Doppelbewertungen In öffentlichen Ausschreibungen sollten Sie nicht den billigsten Anbieter bezuschlagen, sondern den, der Ihnen das ideale Verhältnis von Preis und Leistung liefert. Dies können Sie ausschließlich über die Zuschlagskriterien steuern. Was bedeutet Qualität im Kontext der Reinigung? Welche Aufgaben entfallen dabei auf den Auftraggeber? Welche auf den Auftragnehmer? Was sind Merkmale erfolgreicher Qualitätssicherung? Wie lässt sich die Qualität bereits in der Ausschreibung mitberücksichtigen? Welche Instrumente / Verfahren gibt es? Zuschlagskriterien Mit der Gestaltung der Zuschlagskriterien stellen Sie die wesentlichen Weichen für Ihr Ausschreibungsergebnis. An dieser Stelle wird deutlich, ob Sie eine qualitätsoptimierte Reinigung oder eine möglichst preisgünstige Vergabe beabsichtigen. Von der Bezuschlagung eines Billigangebotes muss unbedingt abgeraten werden - andererseits sind die finanziellen Mittel begrenzt. Wir möchten in unserem Seminar verdeutlichen, durch welche Gewichtung Sie Ausschreibungspraxis Orientiert an dem gemeinsam erstellten fiktiven Projektplan widmen wir uns an dieser Stelle des Seminars der praktischen Ausgestaltung einer Ausschreibung. Wie sieht eine Veröffentlichung im Europäischen Amtsblatt aus? Welche Punkte sind unbedingt zu beachten? Was sind die vier Bewertungsstufen? Wie wertet man Angebote transparent aus? Zuschlagsentscheidung Ab- und Zusagen Als Abschluss des Seminars wenden wir uns noch einmal dem praktischen Beispiel zu. Anhand der fiktiven Ausschreibung der Gebäudereinigung eines Landkreises wird das Erlernte in einen praktischen Kontext gesetzt und zusammenfassend wiederholt.

5 REFERENTEN Dietmar Knoll Dietmar Knoll ist unser Spezialist für alle Praxisfragen. Als Gründer und Geschäftsführer einer Unternehmensberatung hat er seit 1998 über 100 Ausschreibungen begleitet und kennt damit alle Anforderungen und Eventualitäten europaweiter Ausschreibungen aus erster Hand. Zuvor war er 17 Jahre lang für verschiedene internationale Banken tätig, zunächst als Sachbearbeiter und Handlungsbevollmächtigter, dann als Abteilungsleiter im Rechnungswesen und als Innenleiter einer Investmentbank. Dank dieser Erfahrung ist er auch mit der Arbeitswelt vieler Seminarteilnehmer bestens vertraut. Oliver Majowski Den Handwerksberuf des Gebäudereinigers hat Herr Majowski von der Pike auf gelernt: vom Gesellen im Gebäudereinigerhandwerk zum Fachwirt für Reinigungund Hygienemanagement (FIGR) bis hin zum Meister im Gebäudereinigerhandwerk bis hin zum Sachverständigen im Gebäudereinigerhandwerk. Seit vielen Jahren ist Herr Majowski in der Gebäudereinigungsbranche tätig. Seine professionelle Arbeitsweise und sein Fachwissen veranlasste die Handwerkskammer in Potsdam, Herrn Majowski zum öffentlich bestellten und verteidigten Sachverständigen für das Gebäudereinigerhandwerk zu ernennen. Dr. Rainer Noch Dr. Rainer Noch ist ein ausgewiesener Experte im Bereich Europa- und Vergaberecht. Seit er 1995 mit einer Arbeit zur Vergabe von Staatsaufträgen promovierte, hat er sich im Bereich Vergaberecht einen Namen als Autor, Anwalt und Weiterbilder gemacht. Heute arbeitet er als freier Sachverständiger sowie als Partner einer Kanzlei. Daneben ist er auch noch Mitherausgeber der Zeitschriften Vergabe Spezial und Vergabe Navigator. Der JUVE Verlag für juristische Informationen führt Dr. Noch in der Rubrik Vergaberecht als einen der deutschlandweit führenden Vergaberechtler.

6 ABLAUFPLAN & SEMINARDETAILS 1.Tag 10:00 Uhr Beginn Begrüßung, Vorstellung, Seminarablauf Teil 1: Brennpunkt Vergaberecht 11:30 Uhr Kaffeepause Teil 1: Brennpunkt Vergaberecht 13:00 14:00 Uhr Mittagspause Teil 1: Brennpunkt Vergaberecht Teil 2: Ausschreibungsvorbereitung: Projektplan, LV, Leistungswerte, SVS, Übungen 16:00 Uhr Kaffeepause Teil 2: Ausschreibungsvorbereitung: Projektplan, LV, Leistungswerte, SVS, Übungen 17:30 Uhr Abschlussrunde, Ausblick auf den nächsten Tag 19:00 Abendessen

7 ABLAUFPLAN & SEMINARDETAILS 2.Tag 9:00 Uhr Beginn Teil 3: Qualitätssicherung in der Gebäudereinigung 11:00 Uhr Kaffeepause Teil 3: Qualitätssicherung in der Gebäudereinigung Teil 4: Zuschlags- und Bewertungskriterien, Entwicklung einer Ausschreibung 12:30 13:30 Uhr Mittagspause Teil 4: Zuschlags- und Bewertungskriterien, Entwicklung einer Ausschreibung 15:00 Uhr Kaffeepause Teil 5: Umsetzung der Übungen in ein Angebot Abschlussrunde, Ende der Veranstaltung Datum Ort Berlin Seminargebühr 520 Euro zzgl. MwSt. (Inkludiert sind darin eine Übernachtung, Getränke, zwei Kaffeepausen, das Mittagessen sowie ein Abendessen)

8 ANMELDEFORMULAR Bitte schicken Sie uns dieses Anmeldeformular ausgefüllt per Post, Fax oder . Vertiefungsseminar: Gebäudereinigung kalkulieren, ausschreiben, bewerten vom in Berlin Ich melde mich verbindlich an! Firmendaten/Rechnungsempfänger Teilnehmer/in Firma Anmelder/in, falls abweichend Name/Vorname Straße, Nr. Anmeldebestätigung zu Händen Position PLZ/Ort Anzahl Mitarbeiter/innen in Ihrem Unternehmen Abteilung Telefon Bitte unbedingt angeben, denn so erhalten Sie am schnellsten Ihre Anmeldebestätigung! Fax Datum/Ort, Unterschrift Teilnehmerinformationen Bitte schicken Sie uns Ihre Anmeldung per Post, oder Fax zu. Wir buchen Ihre Anmeldung in der Reihenfolge des Eingangs. Nach Erreichen der Mindestteilnehmerzahl erhalten Sie eine Anmeldebestätigung mit ausführlichen Informationen zum Veranstaltungshotel. Die angegebenen Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Mehrfachbucherrabatt Bei mehreren Buchungen aus Ihrem Hause erhalten Sie ab der zweiten Buchung 10% Rabatt auf die jeweilige Veranstaltungsgebühr. Sollten Sie nachträglich teilstornieren, wird der o.g. Rabatt zurückgenommen bzw. nachbelastet. Ihre Rücktrittsgarantie Bei Stornierung (nur schriftlich möglich) der Anmeldung bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 60,- Euro zzgl. MwSt. Stornierung ab 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: die volle Teilnahmegebühr zzgl. MwSt. Selbstverständlich können Sie jederzeit einen Vertreter benennen. In diesem Fall entstehen keine zusätzlichen Kosten. Beratung & Kontakt Dr. Knoll KG Böttcherstraße Bremen Telefon: Fax: info@ktkg-seminare.de