Ingenieurdienstleistungen Beschaffung und Vertragsumsetzung Best Practice Award

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1 AG Vergabe Ingenieurdienstleistungen Beschaffung und Vertragsumsetzung Best Practice Award Wettbewerbsreglement September 2011 usic Geschäftsstelle Geschäftsstelle/Secrétariat: Effingerstrasse 1 Postfach 6916, 3001 Bern Telefon Telefax usic@usic.ch

2 Inhaltsverzeichnis I. Ausgangslage... 3 II. Zielsetzung... 3 III. Ausschreibung Verfahren Beurteilungskriterien Jury Auszeichnung Termine Preisverleihung Öffentlichkeitsarbeit Teilnahmebedingungen

3 I. Ausgangslage Mit der Einführung der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen (auf Bundesstufe Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen/BöB vom 16. Dezember 1994) hat sich die öffentliche Hand zum Ziel gesetzt, (i) die Vergabeverfahren zu regeln und transparent zu gestalten, (ii) den Wettbewerb zu stärken und (iii) den wirtschaftlichen Einsatz der öffentlichen Mittel zu fördern (vgl. Art. 1 Abs. 1 BöB). Seit Inkrafttreten der neuen Regeln setzt sich die Schweizerische Vereinigung Beratender Ingenieurunternehmungen (usic) zusammen mit den öffentlichen Beschaffungsstellen laufend dafür ein, dass die Vorgaben für die Vergabe von Ingenieur- und Planerdienstleistungen verbessert werden. Trotz dieser Bemühungen sind viele Beschaffungsverfahren nach wie vor ungenügend. Bei vielen Anwendungen ist letztlich nicht die Qualität der zu erbringenden Dienstleistungen, sondern das tiefste Honorar für die Vergabe der Arbeiten ausschlaggebend. Über die diesbezüglichen Gründe wurde und wird viel diskutiert und es gibt unterschiedliche Meinungen dazu. Nebst dem Vergabeprozess stellt auch die gesamte Abwicklung lang andauernder Planermandate, bei denen unvorhersehbare Entwicklungen oder Veränderungen während der Vertragslaufzeit auftreten eine grosse Herausforderung dar. Alle an einem Projekt Beteiligten haben mit Blick auf einen erfolgreichen Projektabschluss ein grosses Interesse an einer fairen Beschaffungsabwicklung; denn nur eine faire Beschaffungsabwicklung garantiert, dass der Planer seine Rolle als Treuhänder des Bauherrn wirksam und erfolgreich wahrnehmen kann. II. Zielsetzung Die usic vergibt nach 2010 zum zweiten Mal einen Best Practice Award. Der Best Practice Award 2012 widmet sich der Beschaffung, Vertragsgestaltung und Vertragsumsetzung von Ingenieur- und Planerdienstleistungen. Ausgezeichnet werden mustergültige Vorgehensweisen öffentlicher Bauherren, welche Basis für ein gutes Treuhandverhältnis zwischen Planer und Bauherr sowie eine positive Umgangskultur schaffen. Durch die Bekanntmachung von guten Beschaffungsprozessen sowie guten Planerverträgen und deren Umsetzung während der Leistungserfüllung werden drei Zielsetzungen verfolgt: Die Branche kann sich mit Fallbeispielen auseinandersetzen, daraus lernen und sich gestützt darauf weiterentwickeln. Die Branche kann eine unité de doctrine entwickeln. 3

4 Die öffentliche Hand wird in den Prozess aktiv einbezogen und für gute Verträge sowie für eine gute Projektabwicklung geehrt. Mit der Auszeichnung sollen Beschaffungsverfahren und Planerverträge gewürdigt werden, bei denen die Tätigkeit des Planers als Treuhänder hervorgehoben wird und bei denen partnerschaftlich auf veränderte Randbedingungen eingegangen werden kann. Mit der Publikation von guten vertraglichen Beziehungen sowie der gemeinsame Anwendung und Auslegung von Planerverträgen soll ein Stand der Technik (Best Practice) etabliert werden. III. Ausschreibung 1. Verfahren 1.1 Teilnehmer Zur Teilnahme am Wettbewerb werden öffentliche Beschaffungsstellen des Bundes, der Kantone sowie der Gemeinden eingeladen. Ingenieur- und Planungsbüros der usic können Wettbewerbsbeiträge von öffentlichen Beschaffungsstellen vorschlagen 1.2 Zulassungskriterien Zum Wettbewerb im Jahre 2012 zugelassen sind Beschaffungen (unabhängig der Verfahrensart), welche die folgenden Kriterien kumulativ erfüllen: Sie beziehen sich auf Planerdienstleistungen im Infrastrukturbau oder Hochbau / Gebäudetechnik. Bei den betroffenen Projekten ist die Beschaffung abgeschlossen und der Planervertrag unterzeichnet. Hingegen braucht das Projekt noch nicht beendet zu sein. 1.3 Eingaben Jede Eingabe hat nach Möglichkeit folgende Angaben zu machen resp. Unterlagen zu beinhalten: Ausschreibungsunterlagen und Dokumentation des Beschaffungsverfahrens, so namentlich Unterlagen, die den Anbietern zu Beginn und während des Beschaffungsverfahrens ausgehändigt wurden 4

5 die Offertevaluation sowie die Zuschlagsverfügung. Dokumentation des Planervertrags, soweit für die Beurteilung notwendig, so namentlich Grundvertrag (in der Fassung, wie er direkt nach Vergabe abgeschlossen wurde) inkl. sämtlicher hiergegenüber vorgenommener späterer Anpassungen; vertraglich geregelter Leistungsinhalt (soweit nicht im Grundvertrag explizit enthalten); Dokumente zu vereinbarten Vertragsanpassungen für Mehr-/Minderleistungen infolge geänderter Randbedingungen / Leistungsinhalte während der Vertragserfüllung (Nachtragsmanagement); Pflichten des Auftraggebers. Kurzdarstellung über das gewählte Beschaffungsverfahren, den Vertragstext und die Methode, wie mit sich ändernden Randbedingungen umgegangen wird/wurde. Es können dabei folgende Inhalte beschrieben werden: Was ist der zentrale Beweggrund für den Wettbewerbsbeitrag? War die Vermutung von sich ändernden Randbedingungen während der Vertragsdauer bereits vor der Beschaffung der Planerdienstleitung bekannt und falls ja, wie wurde diese in den Beschaffungsunterlagen berücksichtigt? Wie wird der vertragliche Umgang bei Änderungen des vertraglich festgelegten Leistungsinhalts gehandhabt? Zeichnet sich die Vertragsabwicklung durch einen fairen, partnerschaftlichen Umgang der Vertragspartner aus? Wie äussert sich das? Eingaben sind zu richten an: usic Geschäftsstelle Best Practice Award Effingerstrasse 1 Postfach Bern 2. Beurteilungskriterien Die Wettbewerbseingaben werden nach folgenden Kriterien beurteilt: 5

6 (1) Beurteilung des Beschaffungsverfahrens Das Beschaffungsverfahren ist darauf ausgerichtet, dass der Planer die Treuhandfunktion wirksam wahrnehmen kann. Das Beschaffungswesen definiert den Grundauftrag genügend klar und grenzt die erwarteten Leistungen gegenüber möglichen Änderungen deutlich ab. Das Beschaffungsverfahren und die Vertragsgestaltung geben dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer den nötigen Spielraum, um die Zielsetzungen zu erreichen. Das Beschaffungsverfahren und die Vertragsgestaltung ermöglichen eine spätere Anpassung des Vertragsverhältnisses an sich verändernde Randbedingungen (Nachtragswesen und -kultur von Anfang an definiert). (2) Beurteilung des Grundvertrages: Verständliche Definition des zu erbringenden Leistungsumfangs (Klarheit der Leistungsabgrenzung, Umfang Leistungsbeschrieb); Existenz, Inhalt und Praktikabilität der Regelung über das Vorgehen bei sich ändernden Randbedingungen. (3) Beurteilung der Auslegung und (sofern möglich) Anwendung des Planervertrags bei geänderten Randbedingungen: Klare Erfassung von Änderungen gegenüber dem Grundvertrag. Für beide Seiten faire Regelungen. Kreative Nutzung von Spielräumen ohne Übergewichtung von Eigeninteressen. Partnerschaftliches Verhältnis im Prozess der Vertragsanpassungen. 3. Jury Die Jury besteht aus folgenden Personen Peter Rauch / Sennhauser, Werner & Rauch AG, Dietikon (Vorsitz) Dr. Peter Schuster / Ernst Basler + Partner AG, Zürich (Bauingenieurwesen) Mirko Feller / Emch+Berger AG, Bern (Bauingenieurwesen) 6

7 Andreas Rüegg / Amstein + Walthert AG, Zürich (Gebäude- und Elektrotechnik) Eduard Tüscher / KBOB, Bern (Öffentliche Hand) Toni Eder / Bundesamt für Verkehr, Bern (Öffentliche Hand) Alec von Graffenried, Nationalrat Bern (Politik) Der Geschäftsführer usic, Dr. Mario Marti, nimmt ohne Stimmrecht an den Sitzungen der Jury teil und führt das Sekretariat. Beschlüsse der Jury erfolgen mit einfachem Mehr. Die Jury ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte ihrer Mitglieder anwesend ist. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Die Beratungen in der Jury werden protokolliert. Die Entscheide der Jury werden in einem kurzen Bericht begründet. Im Falle von Interessenkonflikten (insb. bei Beteiligungen der Unternehmen der Jurymitglieder an fraglichen Beschaffungen oder bei Beschaffungen von Bauherrn, die in der Jury vertreten sind) tritt das betroffene Jurymitglied für die Beurteilung der entsprechenden Beschaffung in den Ausstand. 4. Auszeichnung Es werden ein Gewinner, ein Zweit- und ein Drittplatzierter bestimmt (Gold, Silber, Bronze). Die Ausgezeichneten erhalten ein Zertifikat (Best Practice Award). Sie werden zudem durch die vorgesehene Öffentlichkeitsarbeit geehrt (vgl. Ziff. 7 unten). 5. Termine Ausschreibung: Oktober 2011 Frist für Eingaben: Preisverleihung: 29. Februar 2012 / Uhr 11. Mai 2012 in Bern 6. Preisverleihung Die Preisverleihung erfolgt im Rahmen der Generalversammlung 2012 der usic am 11. Mai Zum Anlass werden alle Wettbewerbsteilnehmer eingeladen. 7

8 7. Öffentlichkeitsarbeit Die Jury verfasst einen kurzen Bericht über den Ausgang des Wettbewerbs. Dieser wird allen Teilnehmern zugestellt sowie auf der Website der usic allgemein zugänglich gemacht. Für die Preisverleihung wird eine mediale Begleitung angestrebt. 8. Teilnahmebedingungen Mit der Unterzeichnung des Teilnahmeformulars akzeptiert der Teilnehmer die Teilnahmebedingungen. Der Entscheid der Jury ist endgültig. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Über die Preisvergabe wird keine Korrespondenz geführt. Mit der Teilnahme an der Preisvergabe erklärt sich der Teilnehmer damit einverstanden, dass die in der Eingabe enthaltenen Informationen öffentlich gemacht werden. Ein Anspruch auf Nennung einzelner Projektteilnehmer oder -verantwortlicher besteht nicht. Beschaffungsstellen und an den ausgezeichneten Projekten beteiligte Planer dürfen auf die erhaltene Auszeichnung (Best Practice Award) hinweisen (Webseiten, Referenzlisten etc.). *.*.*.*.* 8