Protokoll der 5. Sitzung der Expertengruppe GKD am 6. November 2003 in der Deutschen Bibliothek Frankfurt am Main. 10:30 bis 16:55 Uhr

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1 Arbeitsstelle Normdateien, GKD Christel Hengel, Christine Frodl Frankfurt am Main, 12. November 2003 Protokoll der 5. Sitzung der Expertengruppe GKD am 6. November 2003 in der Deutschen Bibliothek Frankfurt am Main 10:30 bis 16:55 Uhr Status: Verabschiedet Teilnehmer: Petra Ammon DDB Monika Denker HeBIS Christine Frodl (Protokoll) DDB Peter Gruber (i. V. von Frau Junger) SBB Berlin Christel Hengel (Vorsitz) DDB Werner Holbach BSB Monika Humpertz HBZ Eva Janke BSZ Cornelia Katz BSZ Ute Klier BSB Josef Labner Österr. Bibliothekenverbund Elisabeth Pitz SBB Berlin Roswitha Schwan-Michels HBZ Monika Winkler ÖNB Gäste: Rosemarie Geist DDB Luise Hoffmann HBZ (Projekt Umstieg) Esther Scheven DDB 1

2 Tagesordnung TOP 1 TOP 2 TOP 3 TOP 4 TOP 5 TOP 6 TOP 7 TOP 8 TOP 9 TOP 10 TOP 11 Verabschiedung des Protokolls der 4. Expertengruppen-Sitzung vom 2. April 2003 Stand des Projekts Umstieg auf internationale Formate und Regelwerke (MARC21, AACR2) (Luise Hoffmann) VIAF Virtual International Authority File Angleichung der Ansetzungsregeln RAK/RSWK: Vereinbarungen der weiteren Vorgehensweise Rangfolge der Nachschlagewerke bei Geographika Historische Ländercodes und Struktur der hierarchischen Ländercodes Fragebogen zur Anwendung der GKD in den Verbünden Zusammenführung von ILTIS-GKD und zentraler GKD (Bernd Althaus) Schaffung einer Web-Eingabemöglichkeit in die GKD Nutzung von OAI zum Datentausch (Bernd Althaus) Mitarbeit des Deutschen Exilarchivs in der GKD IT-Anforderungen 11.1 Liste der IT-Anforderungen Mitführung der Identifikationsnummern von umgelenkten Datensätzen MAB-Felder TOP 12 Mitteilungen 12.1 Städteliste 12.2 Redaktionsschluss Liste der fachlichen Nachschlagewerke TOP 13 Einzelfälle 13.1 Ordnungshilfen bei Gleichnamigkeit 13.2 Behandlung juristischer Wendungen in Körperschaftsnamen 13.3 Wortzusammensetzungen im offiziellen Namen 13.4 Abteilungen von nicht angesetzten Spitzenorganen von Religionsgemeinschaften 13.5 Behandlung von Börsen TOP 14 Verschiedenes 2

3 Versandte Unterlagen / Tischvorlagen Anlagen-Übersicht Anlage zu TOP 2. Anlage zu TOP 3. Stand des Projekts Umstieg auf internationale Formate und Regelwerke (MARC21, AACR2) VIAF Virtual International Authority File (Power-Point-Präsentation Statusbericht VIAF ) Anlagen 1-3 zu TOP 4. Angleichung der Ansetzungsregeln RAK/RSWK: Vereinbarungen der weiteren Vorgehensweise Anlage zu TOP 5. Rangfolge der Nachschlagewerke bei Geographika Anlagen 1-4 zu TOP 6. Historische Ländercodes und Struktur der hierarchischen Ländercodes Anlage zu TOP 7. Anlage zu TOP 8. Anlage zu TOP 9. Anlage zu TOP 13. Fragebogen zur Anwendung der GKD in den Verbünden Zusammenführung von ILTIS-GKD und zentraler GKD (Power-Point- Präsentation Das neue ILTIS-Bestandskonzept ) Schaffung einer Web-Eingabemöglichkeit in die GKD Nutzung von OAI zum Datentausch (Power-Point-Präsentation WebKAT und OAI- PMH ) Einzelfälle Tischvorlagen-Übersicht Tischvorlage zu TOP 3. Tischvorlage zu TOP 11. Tischvorlage zu TOP 11. Tischvorlage zu TOP 11. Tischvorlage zu TOP 12. Tischvorlage zu TOP VIAF Virtual International Authority File IT-Anforderungen Identifikationsnummern MAB-Felder Mitteilungen Behandlung von Börsen 3

4 Bestätigung der Tagesordnung Die Tagesordnung wird um einen weiteren Punkt (TOP 13.5) erweitert: die Behandlung von Börsen, die bereits Thema der letzten Sitzung war, wird nochmals besprochen. Die Tagesordnung wird mit dieser Ergänzung angenommen. TOP 1. Verabschiedung des Protokolls der 4. Expertengruppen-Sitzung vom 2. April 2003 Es liegen keine Änderungswünsche vor. Das Protokoll wird einstimmig genehmigt und in der verabschiedeten Form auf dem FTP-Server Der Deutschen Bibliothek veröffentlicht. TOP 2. Stand des Projekts Umstieg auf internationale Formate und Regelwerke (MARC21, AACR2) (Luise Hoffmann) Frau Luise Hoffmann berichtet über den gegenwärtigen Stand des Projekts Umstieg auf internationale Formate und Regelwerke (MARC21, AACR2) (vgl. Anlage zu TOP 2). TOP 3. VIAF Virtual International Authority File Frau Hengel berichtet über den aktuellen Stand des Projektes VIAF (Virtual International Authority File). (vgl. Power-Point-Präsentation Statusbericht VIAF als Anlage zu diesem Protokoll). TOP 4. Angleichung der Ansetzungsregeln RAK/RSWK: Vereinbarungen der weiteren Vorgehensweise Der Standardisierungsausschuss bezeichnete die Angleichung von RAK-WB und RSWK bei den Ansetzungsformen von Personen und Körperschaften in seiner 4. Sitzung am 5. Juni 2002 als Desiderat und bekräftigte dies noch einmal in seiner 5. Sitzung am 27. November Ein entsprechendes Arbeitspaket ist im Projektplan Weiterentwicklung der RAK sowie im Arbeitsprogramm der Arbeitsstelle Normdateien enthalten. Eine Umfrage an die Verbünde im Frühjahr 2003 bestätigte nochmals die gemeinsame Zielsetzung, die Ansetzungsregeln nach RAK-WB und RSWK anzugleichen. Die Verbünde haben sich mehrheitlich deutlich für die Angleichung von Ansetzungsregeln ausgesprochen. Mit der Regelangleichung solle, beginnend bei den Personennamen, begonnen werden. Die Ausgangssituation bei Körperschaftsnamen wurde, im Vergleich zu den Personennamen, als schwieriger eingeschätzt, die Angleichung der Ansetzungsregeln sowie die Zusammenführung der Körperschaftsnamen von GKD und SWD in gemeinsamen Datensätzen wird aber ebenfalls angestrebt. Die Zusammenführung der Datensätze soll allerdings im Moment nicht vorangetrieben werden. Vielmehr soll hier das Ende des Umstiegsprojektes abgewartet werden. Die Verbünde sprechen sich für die Zukunft mehrheitlich deutlich für eine Normdatenhaltung in einer Normdatei mit einem einheitlichen Format aus. Die Auswertung der Rückläufe der Umfragen zur Angleichung der Ansetzungsregeln für Personen- und Körperschaftsnamen nach RAK-WB und RSWK sowie zur Normdatenhaltung (Stand August 2003) ist in der Anlage zum Protokoll in tabellarischer Form dargestellt. Ein nochmaliges Meinungsbild darüber, ob die Angleichung von Ansetzungsregeln von Körperschaftsnamen nach RAK-WB und RSWK hinter die Angleichung bei Personennamen zurückgestellt werden solle, ergibt in der Expertengruppe folgendes Ergebnis: 4

5 Dafür: HBZ, SBB, BSB, HeBIS, ÖNB Enthaltung: SWB Nicht mit abgestimmt: DDB Damit sprechen sich die Expertengruppenmitglieder eindeutig für eine Verschiebung der Regelangleichung aus. Dieses Ergebnis wird an die Expertengruppe Formalerschließung weitergegeben. TOP 5. Rangfolge der Nachschlagewerke bei Geographika Es ist ein langjähriges Desiderat, eine Angleichung der Rangfolge in der Benutzung von Nachschlagewerken zur Ansetzung von Körperschaften nach RSWK/RAK bzw. SWD/GKD herbeizuführen. Hierzu wurden bereits schon mehrfach Aktivitäten unternommen. Ein Ergebnis dieser Bemühungen ist die gemeinsame Nutzung der Liste der Nachschlagewerke. In der Arbeitsstelle Normdateien wurde für GKD und SWD ein Vorschlag zur Angleichung der Rangfolge der Nachschlagewerke für die Ansetzung von Gebietskörperschaften (Geographika) in SWD und GKD gemacht (vgl. hierzu auch Anlage zu TOP 5). In der Expertengruppe ergeben sich zu den Vorschlägen, Ortschaften Österreich in der Rangfolge dem Österreichischen Amtskalender vorzuziehen bzw. den Columbia Lippincott in der Rangfolge vor den Geo-Duden zu stellen, Diskussionen. Österreichischer Amtskalender Die ÖNB möchte vom Österreichischen Amtskalender als maßgebliches Nachschlagewerk nicht abrücken, weil man im Verzeichnis von STATISTIK AUSTRIA ( Ortschaften Österreich ), einer Online-Liste, immer nur auf den neuesten Stand zugreifen kann. Da die GKD immer den offiziellen Namen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Publikation bestimmen muss, ist die Online-Liste, die jeweils nur die neuesten Namen enthält, für die Zwecke der GKD schlechter geeignet. Der Österreichische Amtskalender erscheint jährlich lückenlos. Auch gibt es in der Online-Liste keine tiefer gehende Gliederungsübersicht, nur eine Gemeindekennzahl und eine Gliederung nach Postleitzahlen. Man kann nicht unterscheiden, ob es sich um einen Ortsteil oder eine Katastralgemeinde handelt. Ein Postamt reicht als Verifizierung der Gebietskörperschaft nicht aus. Für die Zwecke der SWD scheint demgegenüber das Nachschlagewerk Ortschaften Österreich absolut ausreichend. Die unterschiedlichen Nutzungspräferenzen ergeben sich aus der Tatsache, dass in der SWD der jeweils neueste Name zur Ansetzung verwendet und von den früheren Namensformen verwiesen wird, während in der GKD der Name der Körperschaft zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Publikation als Ansetzungsform verwendet wird. Im Ergebnis werden allerdings in GKD und SWD doch dieselben Namensformen angegeben: in der GKD als Ansetzungsformen in chronologisch miteinander verknüpften Datensätzen, in der SWD in einem gemeinsamen Datensatz, in dem die älteren Namensformen auf den neuesten Namen verwiesen sind. Aus diesem Grund wird eine Angleichung in der Benutzung der Nachschlagewerke weiterhin als durchaus sinnvoll erachtet, um sicherzustellen, dass in beiden Normdateien die Ansetzungen für die neuesten Namensformen deutschsprachiger Körperschaften identisch sind und die Ansetzungsformen der GKD für ehemalige Namen mit den entsprechenden Verweisungsformen der SWD für dieselben Namen übereinstimmen. Hier stellt sich die Frage, ob das Nachschlagewerk Österreichischer Amtskalender nicht auch für die SWD benutzbar ist. 5

6 Der Vorschlag, die Ortschaften Österreich in der Rangfolge an die Stelle des Österreichischen Amtskalenders zu setzen, wird zurückgezogen. Frau Hengel bittet Frau Scheven, das Thema in der nächsten Sitzung der Expertengruppe SWD/RSWK einzubringen. Columbia Lippincott Zurzeit ist der Geo-Duden das maßgebliche Nachschlagewerk, um für fremdsprachige Gebietskörperschaften Gleichnamigkeit festzustellen und als Grundlage für die Angabe der Ordnungshilfen zu dienen. Der Geo-Duden ist ein umfangreiches und preisgünstiges Nachschlagewerk für Gebietskörperschaften (Duden Wörterbuch geographischer Namen : Europa (ohne Sowjetunion). Er ist 1966 erschienen und daher besonders auch für alte Namen eine gute Quelle. Darin liegt jedoch auch sein Nachteil. Je mehr neue Namen für die Ansetzung hinzukommen, um so problematischer wird die Verwendung des Geo-Duden. Im Gegensatz zum Geo-Duden ist der Columbia Lippincott das qualitativ beste auf dem Markt befindliche Nachschlagewerk für fremdsprachige Gebietskörperschaften. Sein Nachteil ist der hohe Preis, ein Grund dafür, dass er in der Vergangenheit in der Rangfolge der Nachschlagewerke nicht an die erste Stelle gesetzt wurde. Die GKD-Expertengruppe beschließt als Praxisregel zur RAK-Anlage 17 Ansetzung von gleichnamigen Orten, dass der Columbia Lippincott in der Rangfolge vor den Geo-Duden gesetzt wird. Dies gilt nicht nur für die Wahl der Ordnungshilfe, sondern auch für die Bestimmung von Gleichnamigkeit. Die Änderung soll auch als GKD-Information veröffentlicht werden. Der Geo- Duden kann, allerdings nachrangig zum Columbia Lippincott, zur Bestimmung älterer Namen weiterverwendet werden. Rückwirkende Korrekturen sollen nicht erfolgen. Die Verbundteilnehmer, die über die Nachschlagewerke nicht verfügen, setzen entsprechend nach anderen Nachschlagewerken an und vermerken dies ggf. im Bemerkungsfeld. TOP 6. Historische Ländercodes und Struktur der hierarchischen Ländercodes Die Anwendung des historischen Ländercodes wurde auf der Expertengruppensitzung am beschlossen. Die Arbeitsstelle Normdateien bereitete dementsprechend eine Konkordanztabelle von den für bisher vergebenen Ländercodes zu den neuen historischen Codes nach vor. Frau Hengel dankt Frau Scheven, die die entsprechenden Tabellen erarbeitet hat, ausdrücklich für die gute Durchführung. In der Vorbereitung wurde angeregt, den Übergang zum historischen Ländercode mit der Umstellung auf die hierarchisierte Angabe des Ländercodes nach DIN zu verbinden. Sowohl in den Titeldaten der Deutschen Nationalbibliografie als auch in PND und SWD wird DIN bereits jetzt in hierarchisierter Form angegeben und in Zukunft auch ausgeliefert. Die Expertengruppe GKD sowie die Expertengruppe Formalerschließung und die Expertengruppe SWD/RSWK wurden wegen dieses Vorhabens angeschrieben und gebeten, sich auch bei ihren Verbundzentralen rückzuversichern, dass mit einem Übergang zum historischen Ländercode (nach DIN ) sowie der hierarchisierten Angabe des Ländercode nach DIN keine Schwierigkeiten auf Verbundseite verbunden sind. Die Rückmeldungen ergaben, dass gegen eine Einführung der Hierarchisierung sowie gegen die Einführung des historischen Ländercodes keine Bedenken bestehen. In der Expertengruppe wird nochmals darauf hingewiesen, dass in der zentralen GKD auch bei Angabe des Ländercodes in hierarchisierter Form nur der Ländercode auf Staatenebene eingegeben, und der vorangestellte Code für den Erdteil daraus automatisch abgeleitet wird. [Zur Offline-Einspielung von Datensätzen mit Ländercodes in die zentrale GKD vgl. den Passus Umstellungsverfahren unter demselben TOP.] 6

7 Auch für die Einführung des hierarchischen Codes sind durch Frau Scheven dankenswerterweise bereits Umsetzungskonkordanzen vorbereitet. Mit der IT-Abteilung Der Deutschen Bibliothek ist abgesprochen, dass die Umsetzung in die neuen Strukturen der Ländercodes in der zentralen GKD im zweiten Quartal 2004 durchgeführt werden kann. Sowohl zu den vorgelegten Konkordanztabellen als auch zum geplanten Umsetzungsverfahren gibt es Rückfragen. Konkordanztabellen Für den Hinweis von Frau Pitz, dass die Codes IK und ZZ innerhalb des hierarchisierten Codes eine Ausnahmestellung einnehmen, dankt Frau Hengel ausdrücklich. Der Code IK wird im Moment für internationale Körperschaften vergeben, der Code ZZ ist neu vorgesehen für die Fälle, in denen für eine Körperschaft die Staatszugehörigkeit nicht eindeutig festgestellt werden kann. Frau Scheven merkt an, dass bei dem Code IK die Gefahr besteht, dass er für einen neu entstandenen Staat vergeben werden könne. Sie schlägt vor, anstatt dessen den Code XP zu verwenden, der innerhalb der SWD für internationale Körperschaften verwendet wird. Das Codesegment XA bis XZ ist innerhalb des DIN zur freien lokalen Verwendung freigegeben. In diesem Kontext erklären sich die Expertengruppenmitglieder mit der Validation des Ländercode-Feldes einverstanden. Hierzu wird der Ländercode ZZ (freier Code) eingeführt, der angegeben werden kann, falls ein Ländercode nicht oder nur mit Recherche-Aufwand festzustellen ist. Die Praxis soll zeigen, ob der Arbeitsfluss dadurch beeinträchtigt wird. Die Expertengruppenmitglieder stimmen der Verwendung des Codes ZZ zu. Zum Übergang von dem Code IK auf XP werden die Mitglieder nochmals getrennt angeschrieben und um eine Stellungnahme gebeten. Die Umstellung der Ländercodes IK auf XP soll ggf. zum selben Zeitpunkt wie die weiteren Umstellungen durchgeführt werden. Für die nicht in DIN enthaltenen Ländercodes DX und AA wird in Frage gestellt, ob sie wie vorgeschlagen, analog zu DIN vierstellig anzugeben sind. Die Arbeitsstelle möchte aber bei der vorgeschlagenen vierstelligen Angabe bleiben; damit seien keine Nachteile verbunden. (In der Ländercode-Übersicht werden die Ländercodes, die nicht zur DIN-Norm gehören, gesondert gekennzeichnet.] Umstellungsverfahren Die Expertengruppenmitglieder sprechen sich dafür aus, für das Umstellungsverfahren nach Möglichkeit einen getrennten Änderungsdienst oder aber die Bereitstellung einer Neuausgabe der GKD vorzusehen. [Nach Rückfrage bei den Zentralen Diensten sowie der IT-Abteilung wird die Bereitstellung einer Neuausgabe der GKD möglich sein.] Es wird als Problem angesprochen, dass für den Fall, dass ein Anwender lokal oder auf Verbund- Ebene bei der nicht-hierarchisierten Angabe der Ländercodes bleibt, bei Offline-Lieferungen in die GKD auch Datensätze mit nicht-hierarchisiertem Ländercode in die GKD einfließen können. [Das Problem soll durch einen Durchlauf im Batch-Verfahren nach Einspielung der Offline-Lieferungen gelöst werden.] Herr Gruber weist darauf hin, dass die Umstellung auch Auswirkungen auf weitere Dienste hat, zum Beispiel die Normdaten-CD-ROM. Die Mitglieder sprechen sich dezidiert dafür aus, dass die Terminplanung für das Umstellungsverfahren rechtzeitig bekannt gegeben werden muss. Dies wird von Seiten der Arbeitsstelle Normdateien zugesichert. Das Papier Vergabe von Ländercodes in der GKD kann nicht mehr ausführlich besprochen werden. Die Stellungnahme und Zustimmung der Expertengruppe soll per Umlaufverfahren eingeholt werden. 7

8 TOP 7. Fragebogen zur Anwendung der GKD in den Verbünden Die Arbeitsstelle Normdateien, GKD, beabsichtigt, eine Fragebogen-Umfrage zur Anwendung der GKD in den Bibliotheksverbünden durchzuführen und dadurch die Informationsgrundlage für Entwicklungen im Normdatenbereich zu verbessern. Hierzu wurde ein Fragebogen entwickelt, der der Expertengruppe als Entwurf vorgelegt wird. Die Expertengruppen-Mitglieder stimmen der Durchführung der Fragebogen-Umfrage zu. Bei der Besprechung der einzelnen Fragestellungen des Fragebogen-Entwurfs ergeben sich eine Reihe von Änderungen, Präzisierungen und Streichungen, die in die Endfassung des Fragebogens übernommen werden sollen. Es wird vereinbart, dass in den Fällen, in denen eine Frage durch die Expertengruppen-Mitglieder nicht beantwortet werden kann, dieser Sachverhalt im Bemerkungsfeld kurz erläutert werden soll. Für die Rücklieferung des beantworteten Fragebogens wird eine längere Frist vereinbart. [Die überarbeitete Fassung des Fragebogens ist am an die Ansprechpartner verschickt worden, Termin für die Rücksendung des ausgefüllten Fragebogens ist der 27. Februar 2004.] TOP 8. Zusammenführung von ILTIS-GKD und zentraler GKD Herr Althaus, IT DDB, erläutert das neue Bestandskonzept für PICA-ILTIS (vgl. Anlage zu TOP 8 Das neue ILTIS-Bestandskonzept ). Ziel bei der Neukonzeption ist die Überführung aller Datenbestände in einen gemeinsamen Datenbestand in der PICA-ILTIS-Datenbank zur Vermeidung der doppelten Datenhaltung. Ein wesentlicher Baustein des neuen Bestandskonzepts wird die (technische) Integration der ZDB mit dem Zeitschriftenbestand der DDB in PICA-ILTIS sein. Verteilte bzw. doppelte Datenhaltung ist zur Zeit aber auch bei Normdaten gegeben, z. B. bei den Personennamendateien in der ZDB und im DMA und bei der GKD, die einmal als Bestandteil der ZDB und einmal als gespiegelte Datei als Bestandteil des DDB-Hauptbestandes ILTIS gehalten wird. Die zentrale GKD wird mit der in PICA-ILTIS gespiegelten Datei vereinigt werden. Für die Zusammenführung der GKD in ILTIS und die Überführung der ZDB nach PICA-ILTIS ist bereits ein Vorgehensplan aufgestellt. Die Durchführung ist für das 2. Quartal 2004 geplant. Der Zugriff auf Teilbestände innerhalb von PICA-ILTIS wird so gestaltet werden, dass unterschiedliche Sichten auf Teilbestände ermöglicht werden, also sollen z. B. für ZDB- Teilnehmer nur ZDB- und GKD-Sätze sichtbar sein, für PND-Teilnehmer nur PND-Sätze etc.. Für die Datendienste der jetzigen Bezieher sollen keine Veränderungen eintreten. (Auf Grund sich überschneidender Nummernkreise in einzelnen Teilbeständen kann es bei der Realisierung des Bestandskonzeptes zwar zu Nummernumstellungen kommen, dies bezieht sich aber nur auf interne Nummernkontingente Der Deutschen Bibliothek.) TOP 9. Schaffung einer Web-Eingabemöglichkeit in die GKD Nutzung von OAI zum Datentausch Herr Althaus, IT DDB, erläutert die Konzeption für ein browserbasiertes Katalogisierungs- Interface für die PND, das über eine Web-Eingabemaske verfügt. Es soll von kleineren Bibliotheken, Archiven und Museen etc. als Online-Eingabemöglichkeit in die PND genutzt werden können. Das Verfahren könnte auch für die GKD verfügbar gemacht werden. 8

9 Das Konzept sieht vor, dass die über das Web-Formular in die PND übertragenen Datensätze mittels OAI-PMH (Open Archive Initiative Protocol for Metadata Harvesting) von den jeweiligen Lokal- oder Verbundsystemen in das eigene System zurückübernommen werden. Die Entwicklung und Realisierung wird voraussichtlich im Jahr 2004 in enger Zusammenarbeit mit dem Kalliope-Verbund (Frau Dr. Weber) erfolgen. (vgl. Anlage zu TOP 9 WebKAT und OAI- PMH ) Herr Holbach berichtet in diesem Zusammenhang von einem Vorhaben zwischen der ZDB und dem Bayerischen Bibliotheksverbund. In dem dabei vorgesehenen Verfahren sollen in den einzelnen Bibliotheken Zeitschriftentitelaufnahmen über die WIN-IBW in die ZDB eingegeben und danach in einem nahezu Real-Time -Verfahren über OAI in den Bayerischen Bibliotheksverbund zurückübertragen werden. Das analoge Verfahren wird voraussichtlich auch für die für die Zeitschriftentitelaufnahmen benötigten GKD-Sätze verwendet werden. Unmittelbar nach der primären Erfassung oder Änderung in der Master-GKD erfolgt über eine OAI-Schnittstelle der Transport der Daten in das Verbund- bzw. Lokalsystem zur lokalen Verwendung. Das OAI- Protokoll ermöglicht darüber hinaus ein Selektives Harvesting, z. B. die Beschränkung durch Eingabe eines Datumsbereichs oder durch SET-Bildung. Gegebenenfalls könnten in Zukunft auch Änderungsdienste mit Hilfe der OAI-Technik ausgetauscht werden. Frau Hengel stellt klar, dass man sich zurzeit noch in einem Vor-Projektstadium befindet. Erst nach Abschluss der geplanten Projekte können konkrete Vorgehensweisen abgeleitet werden. TOP 10. Mitarbeit des Deutschen Exilarchivs in der GKD Im Februar 2004 wird das Deutsche Exilarchiv (DEA) mit der Erschließung der Archivalien (Nachlässe) beginnen und dabei die GKD nutzen. Schulungen zur Anwendung der GKD sind ab Januar 2004 vorgesehen. Das DEA wird eine eigene Eingabekennung erhalten. TOP 11. IT-Anforderungen Der TOP Urheberkennungen entfällt, da dazu vorab noch weitere Gespräche geführt werden müssen. Das der GKD-Expertengruppe vorgelegte Papier Übernahme von Identifikationsnummern [GKD- Nummern] umgelenkter GKD-Sätze in den Zielsatz (vgl. Anlage zu TOP 11) wird angenommen. Die Arbeitsstelle Normdateien legt den Teilnehmern das Papier Von der Arbeitsstelle Normdateien beantragte Vorhaben für die GKD (vgl. Anlage zu TOP 11) zur Kenntnisnahme vor. Die Teilnehmer werden gebeten, Ergänzungs- und Korrekturwünsche an die Arbeitsstelle Normdateien bzw. an die GKD-Redaktion der SBB zu richten. Schon in der Sitzung weist Herr Gruber darauf hin, dass eine wichtige Anforderung, die Optimierung des Online-Dublettenchecks und des Dublettenchecks für Offline-Einspielungen, in dem Papier nicht enthalten ist. Frau Hengel führt aus, dass die Anforderungspakete Dublettencheck, Validation und Indexierung bereits vorbereitet sind, aber zunächst mit der GKD- Redaktion der SBB abgestimmt werden sollen. Zu der Anforderung ZDB-GKD-Skript für das Anlegen von Mailboxsätzen erläutert Frau Winkler, dass dieses Skript an der GKD-Redaktion der ÖNB verwendet wird. Sie wird das betreffende Makro an Frau Ammon zur Weitergabe an weitere Interessierte senden. Vor seinem Einsatz muss es jedoch auf das entsprechende Betriebssystem (z. B. Windows XP) angepasst werden. 9

10 TOP 12. Mitteilungen Städteliste Die Arbeitsstelle Normdateien hat von der Expertengruppe GKD den Auftrag erhalten, eine Veröffentlichung des aktuellen Standes der Städteliste vorzubereiten. In der Anlage zu TOP 12 Veröffentlichung der Städteliste ist dargestellt, in welcher Form die Arbeitsstelle Normdateien eine solche Veröffentlichung realisieren kann und welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind. Die Expertengruppe wird allerdings zuvor nochmals um eine Stellungnahme gebeten, ob eine Städteliste in gedruckter Form noch benötigt wird, wenn die Datensätze in der GKD entsprechend gekennzeichnet sind. Derzeit besteht die Anlage 16. Städteliste im Rahmen der RAK-WB als alphabetisch geordnete Liste der Städte, vorwiegend in deutscher Sprache, aber auch mit abweichenden fremdsprachigen Namensformen, soweit diese häufiger vorgekommen sind. Diese Liste wurde ursprünglich konzipiert zur Festlegung von Ortseintragungen, die keine Ordnungshilfe bekommen sollten, weil sie (weltweit) als bekanntester Ort des jeweiligen Namens galten. Im Laufe der Jahre haben sich nun viele Änderungen bei den Datensätzen von Orten ergeben, u. a. auf Grund der Änderungen bei den Staaten, die dann z. T. andere Sprachen als Amtssprachen eingeführt haben etc.. Demzufolge ist die Städteliste schon seit Jahren nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Eine inhaltliche Überarbeitung wurde durch die GKD-Redaktion der Staatsbibliothek zu Berlin vorgenommen, die Überarbeitung in den betreffenden GKD-Sätzen wurde durch die Arbeitsstelle Normdateien durchgeführt und in diesem Zusammenhang wurden alle betroffenen Datensätze mit dem Hinweis im Bemerkungsfeld Ohne OH gem. RAK-Anlage 16 gekennzeichnet. In der GKD selbst ist demzufolge klar zu entnehmen, warum die entsprechenden Datensätze ohne Ordnungshilfe geblieben sind. Soll die Liste ergänzt werden, lässt sich dies für neue Datensätze ohne großen Aufwand fortsetzen. Der Wunsch, die Städteliste zusätzlich in aktualisierter Form als Druckausgabe zur Verfügung zu stellen, scheint jedoch aus den nachfolgend dargestellten Gründen nicht sinnvoll. Die Städteliste ist eine Hilfsliste mehr nicht. Jeder Blick in die GKD sagt mehr aus über den gesuchten Ort. Wer mit der GKD arbeitet, sucht den Ortsnamen in der GKD und findet dort alle Angaben, u. a. auch den Hinweis im Bemerkungsfeld, dass der Ort Teil der Städteliste ist. Will man aus der GKD eine Druckausgabe ableiten, ist es aus Umfangsgründen nicht möglich, alle in der GKD vorhandenen Verweisungen von anderssprachigen Ortsnamen mit in die Liste einzubeziehen, zumal in den Verweisungen auch Spitzenorgane etc. enthalten sind. Die Liste würde sich also aus den offiziellen Ortsnamen in den verschiedenen Sprachen zusammensetzen und damit nicht mehr mit der ursprünglichen Städteliste vergleichbar sein. Eine maschinelle Ableitung der deutschen Namensformen aus den Datensätzen der GKD ist nicht möglich, da sie nicht in einem getrennten Verweisungsfeld abgelegt sind. Dementsprechend ist auch eine alphabetische Sortierung der Druckausgabe nach deutschsprachigen Ortsnamen, wie sie im Moment gegeben ist, nicht herstellbar. Der deutsche Name wäre in der Liste nicht enthalten (so würde die Verweisung Tripolis ->.Tar abulus al- Garb nicht auftauchen). Das Land, das den jeweiligen Ort näher bezeichnen soll, könnte zwar (maschinell) aus dem Ländercode bestimmt werden, es gibt aber Orte mit z. B. 3 Ländercodes, hier müsste intellektuell die zutreffende Staatszugehörigkeit ermittelt werden. Die GKD-Experten werden gebeten, bis Ende des Jahres eine Stellungnahme abzugeben. 10

11 Liste der fachlichen Nachschlagewerke Frau Ammon weist darauf hin, dass wegen der Umstellung der Liste der fachlichen Nachschlagewerke auf die DDC, die Meldung neuer Nachschlagewerke bis 10. Dezember 2003 an sie erfolgen soll. TOP 13. Einzelfälle 13.1 Ordnungshilfen bei Gleichnamigkeit Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien: Wird bei Recherchen zur Ansetzung einer Körperschaft festgestellt, dass eine gleichnamige Körperschaft vorhanden ist, erhält die neu anzusetzende Körperschaft eine Ordnungshilfe, auch wenn die ermittelte gleichnamige Körperschaft noch keinen Datensatz in der GKD hat. Der Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien wird mit 4 Ja-Stimmen und zwei Nein-Stimmen akzeptiert. Im Bemerkungsfeld des neu angelegten GKD-Satzes soll jeweils auf den Tatbestand hingewiesen werden. Es soll auch dann dementsprechend vorgegangen werden, wenn der für die Ordnungshilfe benötigte Gebietskörperschafts-Name noch nicht in der GKD ist. Die neue Regelung wird als GKD-Information veröffentlicht Behandlung juristischer Wendungen in Körperschaftsnamen Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien: Strittig ist die Behandlung der Wendung & Co. als Bestandteil von Körperschaftsnamen. In der Verbindung GmbH & Co. bzw. GmbH & Co. KG handelt es sich eindeutig um eine juristische Wendung, die eine bestimmte Rechtsform ausdrückt. In diesem Falle muss die Wendung am Schluss des Körperschaftsnamens nach RAK-WB 404 a entfallen, wenn ohne sie erkennbar ist, dass es sich um eine Körperschaft handelt. Steht hingegen nur die Wendung & Co. am Schluss des Körperschaftsnamens, so wird sie nicht als juristische Wendung gewertet, weil sich dahinter unterschiedliche Rechtsformen verbergen können (vgl. hierzu auch RAK-WB 404 a, Erl. 1). Dementsprechend wird in diesen Fällen & Co. als Namensbestandteil berücksichtigt. Der Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien wird einstimmig akzeptiert. [Beispiele: Offizieller Name: Bastei-Verlag Gustav H. Lübbe GmbH & Co. Ansetzung: Bastei-Verlag Gustav H. Lübbe <Bergisch Gladbach> Aber: Offizieller Name: Bastei-Verlag Gustav H. Lübbe & Co. Ansetzung: Bastei-Verlag Gustav H. Lübbe & Co. <Bergisch Gladbach>] Die neue Regelung wird als GKD-Information veröffentlicht. 11

12 13.3 Wortzusammensetzungen im offiziellen Namen Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien: Nach RAK-WB 401, Anm. 3 in Verbindung mit RAK-WB 204, 1+2 werden Wortzusammensetzungen, deren Teile nach der geltenden Rechtschreibung bzw. dem gewöhnlichen Gebrauch der betreffenden Sprache entweder in ununterbrochener Buchstabenfolge geschrieben oder durch Bindestriche verbunden werden,... mit Bindestrichen angesetzt. Dementsprechend ist in Körperschaftsansetzungen zu verfahren. Rückwirkende Korrekturen in der GKD werden nicht gemacht. [Beispiel: Offizieller Name: 24StundenGruppe Ansetzung: 24-Stunden-Gruppe Probleme entstehen immer dann, wenn das Grundwort in einer Wortzusammensetzung als Kompositum möglich ist, insbesondere dann, wenn in einem der ersten Bestandteile einer (möglichen) Wortzusammensetzung ein Ergänzungsstrich vorkommt. In den Fällen, in denen der letzte Bestandteil einer (möglichen) Wortzusammensetzung aus einem Kompositum besteht und in denen in einem der ersten Bestandteile ein Ergänzungsstrich vorkommt, bleibt die Getrenntschreibung im Körperschaftsnamen unverändert. Beispiele: Offizieller Name: Fort- und Weiterbildungsinstitut... Ansetzung: Fort- und Weiterbildungsinstitut... Offizieller Name: Haus- und Grundbesitzer-Verein... Ansetzung: Haus- und Grundbesitzer-Verein...] Der Vorschlag wird von allen Teilnehmern angenommen. Die Regelung wird als GKD-Information veröffentlicht Abteilungen von nicht angesetzten Spitzenorganen von Religionsgemeinschaften Der Sachverhalt ist in den RAK-WB hinreichend geregelt und eine gesonderte Praxisregel sowie eine GKD-Information unnötig. Da die betreffenden Regeln aber schwer nachvollziehbar sind, schlägt Frau Pitz eine dreistufige Verweisung mit der Abteilung des Spitzenorgans im Datensatz für die Religionsgemeinschaft vor. [Beispiel: Vorlage: Bischöfliches Ordinariat Trier, Hauptabteilung Pastorale Dienste Ansetzung: Diözese <Trier> 12

13 Verweisung: Diözese <Trier> / Hauptabteilung Pastorale Dienste Zusätzliche Verweisung: Diözese <Trier> / Ordinariat / Hauptabteilung Pastorale Dienste Frau Ammon weist darauf hin, dass dann analog auch im Falle von Abteilungen von Spitzenorganen von Gebietskörperschaften so verfahren werden sollte. Beispiel: Vorlage: Rat der Stadt Dresden, Abteilung Kultur Ansetzung: Dresden Verweisungen: Dresden / Rat Dresden / Abteilung Kultur Zusätzliche Verweisung: Dresden / Rat / Abteilung Kultur] Die Expertengruppen-Mitglieder stimmen beiden Vorschlägen zu Behandlung von Börsen Auf der GKD-Sitzung am 2. April 2003 wurde beschlossen, nach den Grundregeln des Regelwerkes vorzugehen: Sind Börse und Betreibergesellschaft, abgesehen von der Angabe der Unternehmensform, namensgleich, sollten beide als Körperschaften nebeneinander angesetzt werden, im Namen der Betreibergesellschaft sollte die juristische Wendung für die Unternehmensform in diesem Fall erhalten bleiben. Nachdem sich die Durchführung dieses Beschlusses in der Praxis als schwierig erwies (die Angaben in den Titelvorlagen sind sehr unterschiedlich, d. h. mit Börse ohne juristische Wendung wird sehr oft die Betreibergesellschaft zitiert), schlug die Arbeitsstelle Normdateien nach ausführlicher Diskussion die folgende Vorgehensweise vor: Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien: Die Betreibergesellschaften von Börsen werden als deren Träger behandelt. Gemäß GKD- Information von 07/2001 werden mit ihrem Träger namensgleiche Körperschaften in einem Datensatz geführt. Unterscheidet sich der Name einer Börse von dem der Betreibergesellschaft nur dadurch, dass im Namen der Betreibergesellschaft am Namensende eine juristische Wendung angefügt ist, werden Börse und gleichnamige Betreibergesellschaft in einem Datensatz geführt. In diesen Fällen entfällt in der Ansetzungsform die Rechtsform der betreibenden Körperschaft. Der Name unter Einschluss der Rechtsform wird als Verweisung angegeben. Auf den Sachverhalt wird in Feld 900 [=INFO] mit folgender Bemerkung hingewiesen: Ansetzung gilt auch für die Betreibergesellschaft [Name]. Der Vorschlag der Arbeitsstelle Normdateien wird, bis auf eine Enthaltung (SWB), akzeptiert. Die Regelung wird als GKD-Information veröffentlicht. TOP 14. Verschiedenes 13

14 Unter dem Tagesordnungspunkt Verschiedenes, der im Ablauf der Sitzung vorgezogen wird, wird die Durchführung des GKD-Dublettenchecks für 2003 besprochen. Frau Ammon hat hierzu ein Papier bezüglich der Verteilung der Fehlerprotokolle erarbeitet. Im Dublettencheck selbst sind einige Verbesserungen eingeführt worden. Das Protokoll über dublette Ansetzungs- und Verweisungsformen ist diesmal alphabetisch sortiert. Außerdem ist eine zweite Liste mit fehlerhaften Früher-Später-Verknüpfungen zusammengestellt worden. Wie schon bei dem letzten Dublettencheck werden die Fehlerprotokolle zur Bearbeitung unter den GKD-Partnern verteilt. Weitere Beiträge zum Tagesordnungspunkt Verschiedenes liegen nicht vor. Die Sitzung endet um 16:55 Uhr. Für das Protokoll: Christine Frodl Christel Hengel 14